WAARDERINGSKAMER. Handreiking interne beheersingsmaatregelen WOZ

WAARDERINGSKAMER

Handreiking interne beheersingsmaatregelen WOZ

Tekst vastgesteld op: 27 augustus 2009

HANDREIKING INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN WOZ

2


HANDREIKING INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN WOZ 1.

Inleiding De Waarderingskamer bevordert het vertrouwen in een adequate uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). Om dit te bereiken is het van belang dat de WOZ-beschikkingen van goede kwaliteit zijn. Gemeenten voeren controles uit die deze kwaliteit borgen. Het is van belang dat bij het inrichten van het WOZ-proces voldoende aandacht wordt besteed aan interne beheersingsmaatregelen. Deze interne beheersingsmaatregelen waarborgen dat de genoemde controles worden uitgevoerd en waar nodig de bevindingen uit deze controles ook leiden tot bijsturing van het proces en/of tot verbetering van het product (de WOZ-beschikkingen). Gemeenten die voldoende aandacht besteden aan de interne beheersingsmaatregelen zijn in staat om de belangrijkste risico's bij de uitvoering van de Wet WOZ beter en doelmatiger te beheersen. Dat is vooral voor henzelf een goede zaak, maar ook de andere externe toezichthouders profiteren van een proces dat "in control" is. Om gemeenten hierbij te ondersteunen is, in overleg met de VNG, drie accountantskantoren (Deloitte, Ernst & Young en PriceWaterhouseCoopers) en Haute Equipe een handreiking voor interne beheersingsmaatregelen WOZ opgesteld. Hierin zijn op hoofdlijnen de voorwaarden geformuleerd voor een doelmatige en doeltreffende interne beheersing rondom de uitvoering van de Wet WOZ. Wanneer de uitvoering en vastlegging van deze beheersingsmaatregelen door de gemeenten plaatsvinden, sluit dit bovendien optimaal aan op de controles die de accountant en de Waarderingskamer uitvoeren. Daarnaast borgen deze beheersingsmaatregelen en de hieraan gekoppelde interne controles ook de noodzakelijke kwaliteit van dit belangrijke gemeentelijke proces. Eventueel kunnen gemeenten deze handreiking gebruiken om hun eigen proces van interne beheersingsmaatregelen te vervolmaken. Sommige gemeenten besluiten om op het gebied van de gemeentelijke belastingen/Wet WOZ samen te werken met andere gemeenten. Wij zijn van mening dat de risico's en bijbehorende beheersingsmaatregelen die in deze handreiking worden beschreven, zowel van toepassing zijn op individuele gemeenten als op samenwerkingsverbanden tussen gemeenten.

2.

Leeswijzer Allereerst beschrijft deze handreiking kort de uitvoering van de Wet WOZ door gemeenten. Daarna gaat de handreiking nader in op het belang van risicoanalyse en de belangrijkste (financiële) risico's die gemeenten lopen bij de uitvoering van deze wet. Tenslotte wordt er een overzicht van interne beheersingsmaatregelen WOZ gepresenteerd dat gemeenten kunnen gebruiken bij het inrichten van en de controle op het WOZ-proces. Daarmee worden de relaties zichtbaar tussen het WOZ-proces, de bijbehorende wet- en regelgeving, de hierbij optredende risico's en de beheersingsmaatregelen die gemeenten kunnen inzetten om deze risico's te ondervangen of te beperken.

3


De handreiking wordt regelmatig geactualiseerd. De actuele versie staat steeds op onze website (www.waarderingskamer.nl). 3.

De uitvoering van de Wet WOZ door gemeenten In de Wet WOZ is geregeld dat gemeenten belast zijn met de uitvoering van deze wet. De eerste jaren na invoering van de Wet WOZ hebben gemeenten veel energie gestoken in het inrichten van de werkprocessen. Nu mede door de overgang naar jaarlijkse waardebepaling de uitvoering van de Wet WOZ procesmatig is ingericht, is de tijd rijp voor een volgende stap in het verbeteren van de doelmatigheid. Vanuit de ontwikkelingen rond de financiële functie van gemeenten (doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheidscontroles) werken veel gemeenten aan een systeem van interne sturing en beheersing rond alle primaire processen binnen gemeenten. Daarin hoort ook de uitvoering van de Wet WOZ thuis. Zaken als planning en beheersing, interne controle, kwaliteitscontrole en het afleggen van verantwoording maken hier onderdeel van uit.

4.

Het belang van risicoanalyse Het periodiek in kaart brengen en beoordelen van risico's (risicomanagement) is een belangrijk aspect van een systeem van interne beheersing. Door beheersingsmaatregelen in de werkprocessen te implementeren waarborgen gemeenten dat de belangrijkste risico's worden beheerst, of worden teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau. Deze paragraaf gaat verder in op de belangrijkste (financiële) risico's die gemeenten lopen bij de uitvoering van de Wet WOZ. Voor een samenhangend beeld zijn in deze beschrijving ook de direct aan de Wet WOZ gerelateerde gemeentelijke onroerende zaakbelastingen en de heffing van belastingen op basis van de WOZ-waarde en de WOZgegevens door de overige afnemers betrokken. Tenslotte is er aandacht voor de onderlinge relaties tussen deze risico's en is een aanzet gegeven om de risico's te kwantificeren. 4.1

Typen te onderscheiden risico's Om de risico's die gemeenten lopen bij de uitvoering van de Wet WOZ in kaart te brengen zijn voor deze handreiking vier typen risico's benoemd. Er is een onderscheid tussen risico's die alle gemeenten lopen bij de uitvoering van de Wet WOZ en risico's die alleen voor individuele gemeenten van belang kunnen zijn. Daarnaast is een onderscheid van belang tussen risico's die direct zijn gerelateerd aan de uitvoering van de Wet WOZ en meer algemene risico's die uitvoering van de Wet WOZ kunnen beïnvloeden, maar evengoed invloed hebben op (alle) andere werkprocessen van de gemeente. Deze onderverdeling is weergegeven in de hierna opgenomen tabel.

4


WOZ GERELATEERDE RISICO'S:

ALGEMENE RISICO'S:

RELEVANT VOOR ALLE GEMEENTEN:

 De volledigheid van de WOZadministratie  De juistheid van de WOZtaxaties  WOZ-taxatie(s) van objecten met een relatief hoge WOZwaarde binnen de gemeente  WOZ-taxaties van woningen die in het bezit zijn van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden  De juiste berekening van de OZB-tarieven  Juiste, tijdige en volledige gegevenslevering aan de afnemers  Etc.

 Informatiebeveiliging  Integriteitbeleid  Etc.

RELEVANT VOOR

 Relatief veel unieke vrijstaande woningen  Relatief veel recreatie-objecten  Etc.

 Een grote conversie van het geautomatiseerde systeem  Een gemeentelijke herindeling / herhuisvesting  Toetreding tot een samenwerkingsverband  Etc.

INDIVIDUELE GEMEENTE:

In deze handreiking staan de Wet WOZ gerelateerde risico's centraal die voor alle gemeenten gelden (het kwadrant linksboven in de bovenstaande tabel). Hoewel wij denken dat hiermee de belangrijkste risico's bij de uitvoering van de Wet WOZ zijn beschreven, raden wij gemeenten aan om ook een eigen risico-analyse uit te voeren waarbij met name aandacht is voor de overige typen risico's. Als dat suggesties oplevert voor verbetering van deze handreiking horen wij dat graag! 4.2

Algemene risico’s binnen de uitvoering van de Wet WOZ Op basis van opgedane ervaringen hebben de bij deze handreiking betrokken partijen de Wet WOZ nader geanalyseerd op mogelijke risico's die kunnen optreden. Onzorgvuldige handelingen binnen deze risicogebieden kunnen grote financiële consequenties hebben die ook in de jaarrekening tot uitdrukking kunnen komen (zie voor een financiële kwantificering paragraaf 4.4). Het zo goed mogelijk ondervangen van deze risico’s in werkprocessen is daarom van belang voor bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad, de lokale rekenkamer, de accountant en de Waarderingskamer. De volgende WOZ-gerelateerde risico's die voor alle gemeenten gelden, worden door ons in deze handreiking verder uitgewerkt: 1. De volledigheid van de WOZ-administratie; 2. De juistheid van de WOZ-taxaties; 3. De WOZ-taxatie(s) van objecten met een relatief hoge WOZ-waarde binnen de gemeente;

5


4. WOZ-taxaties van woningen die in het bezit zijn van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden; 5. De juiste berekening van de OZB-tarieven; 6. Juiste, tijdige en volledige gegevenslevering aan de afnemers. De nadere uitwerking van deze risico's treft u aan in de bijlagen 1 t/m 6 bij deze handreiking. In de bijlagen wordt per risico aangegeven wat de maatschappelijke relevantie is en op welke wijze gemeenten deze risicogebieden kunnen borgen binnen de uitvoering van de Wet WOZ. Tenslotte is per risico het verschil in aanpak/diepgang weergegeven van de controles die de door accountant en de Waarderingskamer worden uitgevoerd. 4.3

Onderlinge relatie risico's De hiervoor genoemde risico's hebben onderling invloed op elkaar. Zo zijn risico 3 (de kwaliteit van de WOZ-taxatie(s) van objecten met een relatief hoge WOZ-waarde binnen de gemeente) en risico 4 (de kwaliteit van de WOZ-taxaties van woningen in het bezit van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden) deelverzamelingen van risico 2 (de kwaliteit van de WOZtaxaties). Daarnaast hebben risico 1 t/m risico 4 een directe invloed op de totale belastingcapaciteit (de totale waarde van alle onroerende zaken) van een gemeente en daarmee op risico 5 (juiste berekening OZB-tarieven).

4.4

Financiële kwantificering risico's De eerste vier risico's die in subparagraaf 4.2 zijn genoemd, hebben een directe invloed op de totale belastingcapaciteit (is de totale waarde van alle onroerende zaken) van een gemeente. De belastingcapaciteit1 is de basis voor de OZBopbrengst van de gemeente, maar speelt ook een rol bij de berekening van de algemene uitkering uit het gemeentefonds. Deze paragraaf beschrijft welke gevolgen een onjuiste vaststelling van de belastingcapaciteit heeft. De OZB is een belangrijke inkomstenbron van gemeenten. Een gemiddelde gemeente met circa 40.000 inwoners en met een belastingcapaciteit van € 5 miljard ontvangt circa € 6 miljoen aan OZB-inkomsten. Een onjuiste grondslag (onjuiste of onvolledige administratie of onjuiste taxaties) voor de vaststelling van de belastingcapaciteit heeft voor de gemeente niet alleen invloed op de OZB-tarieven en de OZB-opbrengst, maar ook op de algemene uitkering uit het gemeentefonds. Daarmee is er ook een effect op de hoogte van de algemene uitkering aan alle andere gemeenten. Bovendien heeft een onjuiste grondslag van de belastingcapaciteit ook invloed op de belastingopbrengst van de andere afnemers van WOZ-gegevens (de Belasting-

1

6

In deze paragraaf wordt gesproken over de belastingcapaciteit van een gemiddelde gemeente met circa 40.000 inwoners. Bij de berekening van de OZB-opbrengst is verder uitgegaan van een gemiddelde verhouding tussen de totale waarde van alle woningen en de totale waarde van alle niet-woningen in de gemeente (4:1). Voor de OZB-tarieven zijn wij uitgegaan van de rekentarieven die het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in 2007 heeft gehanteerd bij de berekening van de algemene uitkering aan gemeenten uit het gemeentefonds.


dienst, de waterschappen). Verder gebruiken ministeries de belastingcapaciteit voor macro berekeningen, zoals voor de bepaling van de algemene uitkering uit het gemeentefonds en voor de berekening van het tarief voor het eigenwoningforfait. Deze relaties zijn weergegeven in de onderstaande figuur.

Gemeente

WOZproces

OZB-tarief Belastingcapaciteit

OZB-opbrengst

Uitkering gemeentefonds

Afnemers

'Watersysteemheffing

Eigenwoningforfait

Vennootschapsbelasting

De relaties tussen de door de gemeente vastgestelde belastingcapaciteit en de belastingopbrengst van andere afnemers onderstrepen het belang van een doelmatige en doeltreffende interne beheersing van het WOZ-proces. 5.

Interne beheersingsmaatregelen WOZ Op basis van de beschrijving van de risico's en het overzicht van controleactiviteiten die de accountant en de Waarderingskamer in het kader van deze risico's uitvoeren, is een overzicht met mogelijke interne beheersingsmaatregelen opgesteld. Hierin zijn op hoofdlijnen de beheersingsmaatregelen geformuleerd voor de diverse werkzaamheden die gemeenten verrichten (of laten verrichten) in het kader van de Wet WOZ. Dit overzicht is als bijlage 7 bij deze handreiking gevoegd. Op dit moment zijn er veel ontwikkelingen rondom de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en de (Basisregistratie) WOZ. De werkprocessen van beide administraties worden in een aantal gemeenten voor een deel met elkaar geïntegreerd. Indien daar aanleiding voor is wordt deze handreiking hierop aangepast. 5.1

Toelichting op het overzicht Het overzicht met beheersingsmaatregelen is opgebouwd vanuit de processen zoals beschreven in de Waarderingsinstructie. Per proces wordt aangegeven: welke relatie dit proces heeft met de geldende wet- en regelgeving; 7


5.2

welke risico’s (zie paragraaf 4 van deze handreiking) bij dit proces voorkomen; welke beheersingsmaatregelen mogelijk zijn om die risico’s terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau; welke hulpmiddelen voorhanden zijn om de beheersingsmaatregel vorm te geven; in hoeverre het betreffende proces ook wordt betrokken in de onderzoeken van de accountant en/of de Waarderingskamer.

Gebruik van de handreiking Gemeenten kunnen de handreiking gebruiken om te onderzoeken of op dit moment voldoende interne beheersingsmaatregelen binnen het WOZ-proces zijn getroffen. Dit kan leiden tot de conclusie dat het WOZ-proces voldoende wordt "beheerst", of tot de conclusie dat er aanvullende beheersingsmaatregelen gewenst zijn. Daarnaast kunnen gemeenten gebruik maken van de in de handreiking geformuleerde "hulpmiddelen" zoals de door de Waarderingskamer opgestelde Waarderingsinstructie en beoordelingsprotocollen. Gemeenten kunnen deze hulpmiddelen gebruiken om te onderzoeken of de opzet van reeds bestaande beheersingsmaatregelen kan worden verbeterd, of om nieuwe beheersingsmaatregelen vorm te geven. Als interne beheersingsmaatregelen een vast onderdeel vormen van de werkprocessen wordt een hogere mate van zekerheid verkregen dat gemeenten betrouwbaar, doeltreffend, doelmatig en rechtmatig handelen. Wanneer een gemeente besluit de in de handreiking geformuleerde interne beheersingsmaatregelen in de WOZ-werkzaamheden op te nemen, verschuift het initiatief van de controleactiviteiten van "extern" naar "intern". Het inbedden van de controleactiviteiten in de werkprocessen van de gemeente maakt dat deze controlewerkzaamheden grotendeels door de gemeente zelf worden uitgevoerd en volledig over het jaar worden gespreid, wat minder werkbelasting en kosten met zich meebrengt. De resultaten van de eigen beheersingsmaatregelen maken eveneens onderdeel uit van de verantwoording van gemeenten in de richting van de accountant en de Waarderingskamer. Deze partijen kunnen dan volstaan met een marginale toets waardoor diepgaand onderzoek mogelijk achterwege kan blijven. Dat dit aanzienlijke voordelen met zich mee kan brengen, is evident.

5.3

Relatie tussen werkzaamheden accountant en de Waarderingskamer De accountants en Waarderingskamer streven ernaar om de werkzaamheden zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. De Handreiking interne beheersingsmaatregelen WOZ laat echter zien dat enkele controleactiviteiten zowel door de accountant als door de Waarderingskamer worden getoetst. Toch is er sprake van een verschil. Dit wordt in het algemeen veroorzaakt doordat de nadruk en/of diepgang die de accountant en de Waarderingskamer hanteren bij een bepaalde controleactiviteit onderling verschilt. Zo kan er bijvoorbeeld sprake van zijn dat

8


de Waarderingskamer de controleactiviteiten gedurende het hele jaar uitvoert en de activiteiten van de accountant primair gericht zijn op de jaarrekening. Ook hier liggen dus doelmatigheidsvoordelen in het verschiet. Ondanks de verschillen tussen accountant en Waarderingskamer beschrijft deze handreiking beheersingsmaatregelen die zowel onderzoeken op initiatief van de accountant als onderzoeken op initiatief van de Waarderingskamer kunnen ondersteunen. 6.

Tot slot Wij hopen dat gemeenten deze handreiking gebruiken om hun eigen interne beheersing verder te optimaliseren. Deze optimalisatie sluit aan op de optimalisering van de rest van het WOZ-proces. Ter ondersteuning van de optimaliseren van het WOZ-proces facilieert en stimuleert de Waarderingskamer de WOZ-benchmark. De handreiking en de WOZbenchmark leveren daarmee een bijdrage aan een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de Wet WOZ en daarmee aan het vertrouwen van de verschillende belanghebbenden in het functioneren van de overheid. Heeft u nog vragen over deze handreiking, neem dan contact op met de heer M. Kuijper van het secretariaat van de Waarderingskamer (telefoon: 070 311 05 55, e-mail: [email protected]). Ook suggesties voor aanvullingen en/of verbeteringen zijn van harte welkom. Op onze internetsite staat een actuele versie van deze handreiking.

9


10

BIJLAGEN

Bijlagen bij Handreiking interne beheersingsmaatregelen

Bijlage 1

Risico 1 Volledigheid WOZ-administratie

Bijlage 2

Risico 2 De juistheid van de WOZ-taxaties

Bijlage 3

Risico 3 WOZ-taxatie(s) van objecten met een relatief hoge WOZ-waarde binnen de gemeente

Bijlage 4

Risico 4 De WOZ-taxatie(s) van woningen in het bezit van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden

Bijlage 5

Risico 5 De juiste berekening van de OZB-tarieven

Bijlage 6

Risico 6 Juiste, tijdige en volledige gegevenslevering aan de afnemers

Bijlage 7

Model Interne beheersingsmaatregelen WOZ

11


BIJLAGE 1 Risico 1:

Volledigheid WOZ-administratie

Beschrijving risico en maatschappelijke relevantie Als niet alle WOZ-objecten/subjecten zijn opgenomen in de WOZ-administratie, krijgen belastingplichtigen mogelijk (ten onrechte) géén WOZ-beschikking of worden hierdoor mogelijk bepaalde WOZ-objecten (ten onrechte) niet in de belastingheffing betrokken. Deze gebeurtenissen hebben niet alleen gevolgen voor de OZB-opbrengst van een gemeente, maar ook voor de belastingopbrengst van de waterschappen en de Belastingdienst. Om de volledigheid van de opbrengst van de onroerendezaakbelastingen (OZB) van een gemeente te waarborgen is het van belang dat de gemeente alle objecten en subjecten in beeld heeft en aan de objecten een waarde heeft toegekend. De gemeente moet daarom de werkprocessen rondom objecten subjectmutaties voorzien hebben van voldoende interne beheersingsmaatregelen. Meest relevante wet- en regelgeving Wet WOZ: Artikel 16, 18 (lid 4); Uitvoeringsregeling instructie waardebepaling Wet WOZ; Uitvoeringsregeling uitgezonderde objecten Wet WOZ. Intern: Verordening op de heffing en de invordering van onroerendezaakbelastingen Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant De controle door de accountant richt zich op het vaststellen van de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen ten aanzien van objecten subjectmutaties. Hierbij besteedt de accountant onder andere aandacht aan zaken als:  adequate functiescheiding;  adequate administratieve organisatiebeschrijvingen;  controles in (financiële) systemen, die de integriteit van de gegevensbestanden en tabellen waarborgen;  vergelijking van de WOZ-registratie met andere gemeentelijke administraties (GBA en Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG));  vergelijking van de WOZ-registratie met externe bronnen zoals de registers van de Kamer van Koophandel bij niet-natuurlijke personen;  goede procesinrichting ter waarborging van juiste, tijdige en volledige aanlevering van mutaties vanuit: het Kadaster, de GBA en via de afgifte van bouwvergunningen;  periodieke analyse van uitzonderingsrapportages uit de WOZ-registratie en andere gerelateerde systemen en bestanden;  aansluiting tussen de op juistheid gecontroleerde tarieven vermenigvuldigd met de totale waarde van de op juistheid en volledigheid gecontroleerde objecten en subjecten enerzijds en de opbrengstverantwoording in de administratie (periodiek en op jaarbasis) en jaarrekening (op jaarbasis) anderzijds.

12

BIJLAGEN

De beheersingsmaatregelen worden hierbij onder andere getoetst op opzet en bestaan. Tevens wordt nagegaan of de gemeente de effectieve werking van de beheersingsmaatregelen ook periodiek toetst. Indien vastgesteld kan worden dat de opzet en bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing doelmatig en doeltreffend is, worden door de accountant deelwaarnemingen uitgevoerd om de werking gedurende het jaar (en bij jaareinde) van de genoemde beheersingsmaatregelen vast te stellen. Toezicht Waarderingskamer In het toezicht van de Waarderingskamer komt met name de kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie aan de orde tijdens reguliere inspecties die de Waarderingskamer gemiddeld één keer per jaar bij een groot aantal gemeenten uitvoert. De kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie wordt dan gecontroleerd met behulp van het "Beoordelingsprotocol aansluiting Basisregistratie Kadaster". Ook voert de Waarderingskamer uitgebreide bestandsonderzoeken uit naar de kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie. Hiervan worden er 30 – 50 per jaar uitgevoerd.

13


BIJLAGE 2 Risico 2:

De juistheid van de WOZ-taxaties

Beschrijving risico en maatschappelijke relevantie De WOZ-waarde die gemeenten jaarlijks naar alle belanghebbenden sturen is een jaarlijks terugkomend communicatiemoment tussen gemeente en belanghebbenden. Een WOZtaxatieverslag dat de WOZ-waarde op een overtuigende wijze onderbouwt en waar de belanghebbende ook voor andere doeleinden gebruik van kan maken, kan hierdoor gaan fungeren als het jaarlijkse "visitekaartje" van de gemeente. Daarnaast zijn de WOZ-taxaties vanuit financieel oogpunt ook van belang, omdat ze een rol spelen bij de uitkering die de gemeente ontvangt uit het gemeentefonds. Het is daarom van belang dat de gemeente voldoende aandacht besteedt aan de kwaliteit van de WOZ-beschikkingen. Om de kwaliteit van de taxatiewaarden te beoordelen kan de gemeente gebruik maken van de beoordelingprotocollen (taxaties woningen, taxaties courante niet-woningen, taxaties incourante niet-woningen, taxaties agrarische objecten) van de Waarderingskamer. Deze zijn gepubliceerd in de Waarderingsinstructie (en beschikbaar op www.waarderingskamer.nl). Meest relevante wet- en regelgeving Wet WOZ: Artikel 17, 18; Uitvoeringsbesluit onderbouwing en uitvoering waardebepaling Wet waardering onroerende zaken (Waarderingsinstructie) Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant In het kader van de accountantscontrole wordt beoordeeld in hoeverre een gemeente de kwaliteitscontroles organisatorisch heeft geborgd en of uitgevoerde controles systematisch worden vastgelegd. De wijze waarop de kwaliteitscontroles organisatorisch zijn ingebed is afhankelijk van de wijze waarop de gemeente de Wet WOZ uitvoert. Hierbij is vooral het onderscheid tussen zelftaxerende en niet-zelftaxerende gemeenten van belang. Bij zelftaxerende gemeenten zal de accountant meer de nadruk leggen op functiescheiding tussen het "registreren/taxeren" en het "fiatteren/beschikken". Tevens zal door de accountant worden nagegaan dat taxaties ook zijn ingebracht in het systeem. De juistheid van de WOZ-taxaties is inhoudelijk geen onderdeel van de deskundigheid van de accountant. Wel wordt nagegaan of er sprake is van een verhoudingsgewijs groot aantal bezwaarschriften en wordt beoordeeld of er sprake is van grote afwijkingen tussen de huidige en de nieuwe WOZ-waarden ten opzichte van de gemiddelde landelijke waardeontwikkeling. Een groot aantal bezwaarschriften hoeft niet direct te wijzen op onjuiste taxaties of op onjuiste gegevensbestanden. Extra alertheid is wel geboden als er verhoudingsgewijs veel WOZ-bezwaarschriften geheel of gedeeltelijk gegrond worden verklaard.

14

BIJLAGEN

Toezicht Waarderingskamer De Waarderingskamer controleert de kwaliteit van de WOZ-taxaties tijdens inspecties en door middel van vragenlijsten via internet die ter beantwoording aan alle gemeenten worden voorgelegd. Onder meer door middel van een systematische vergelijking van verkoopprijzen met WOZ-taxaties beoordeelt de Waarderingskamer of de taxatiewaarden marktconform zijn. De controles die de Waarderingskamer uitvoert en de vragen die zij via internet stelt, sluiten aan op de genoemde beoordelingsprotocollen. Ook onderlinge waardeverhoudingen, verhoudingen ten opzichte van vorige taxaties en relatie met geregistreerde objectkenmerken komen in deze beoordelingsprotocollen aan de orde.

15


BIJLAGE 3 Risico 3:

WOZ-taxatie(s) van objecten met een relatief hoge WOZ-waarde binnen de gemeente

Beschrijving risico en maatschappelijke relevantie Een relatief klein aantal WOZ-objecten in de categorie niet-woningen kan binnen één gemeente een groot deel uitmaken van de belastingcapaciteit. Te denken is aan: defensieterreinen, spoorwegterreinen, havens, grote industriële bedrijven, energiecentrales. Het is van belang dat ook deze objecten van een kwalitatief hoogwaardige taxatie worden voorzien, omdat die de basis vormt voor een relatief groot deel van de OZB-inkomsten. Als gevolg van de "Wet werken aan winst" zal, door bepaalde groepen belanghebbenden, nog meer belang worden gehecht aan de WOZ-waarde van deze grote complexen. Dit onderstreept het belang van goede beheersingsmaatregelen rondom de waardering van deze objecten met een relatief hoge WOZ-waarde binnen de gemeente. Bij het gebruik maken van onjuist vastgestelde (te lage) waarden en onvolledigheid van de objecten vindt in principe een onjuiste vaststelling van de OZB–tarieven plaats, met als gevolg mogelijk een onrechtvaardige aanslagoplegging van de OZB. Ook heeft een onjuiste en onvolledige waardebepaling invloed op de hoogte van de algemene uitkering uit het gemeentefonds. Ook onjuiste te hoog vastgestelde waarden hebben negatieve gevolgen. Zo kunnen bezwaar- en beroepsprocedures lange perioden van (financiële) onzekerheid veroorzaken. De gemeente moet kunnen aantonen dat de betreffende objecten volledig, nauwkeurig en juist zijn getaxeerd en zijn voorzien van een overtuigende onderbouwing. Dat wil zeggen dat alle objectdelen in de taxatie zijn opgenomen. De kwaliteit (nauwkeurigheid en aansluiting op de marktgegevens) van de taxaties kan voor een deel worden vastgesteld met behulp van het "beoordelingsprotocol taxaties incourante niet-woningen" van de Waarderingskamer. Met behulp van dit protocol kunnen gemeenten beoordelen of ook het ter onderbouwing beschikbare taxatieverslag aansluit op beschikbare marktinformatie, danwel op landelijke kengetallen. De kengetallen die gemeenten moeten hanteren voor de taxaties, zijn op basis van het WOZ-Datacenter landelijk vastgesteld en gepubliceerd in landelijke taxatiewijzers. Een extra punt van aandacht is de beoordeling of men op juiste wijze is omgegaan met het betrekken van de omzetbelasting in de WOZ-waardering. Meest relevante wet- en regelgeving Wet WOZ: Artikel 17 Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant Allereerst zal worden nagegaan of alle objecten zijn meegenomen. Dit vindt plaats door controle op objecten en door vergelijking met voorgaand jaar. Tevens zal de accountant nagaan welke aansluiting en afstemming bestaat met de bouw- en sloopvergunningen. Op

16

BIJLAGEN

basis van individuele taxatierapporten/taxatieverslagen en een cijferbeoordeling wordt de taxatiewaarde nagegaan. Toezicht Waarderingskamer De Waarderingskamer stimuleert dat gemeenten de kwaliteit van de taxaties van grote complexen zo goed mogelijk borgen door controles, zoals het genoemde beoordelingsprotocol, uit te voeren. Tevens controleert de Waarderingskamer of gemeenten de kengetallen uit de uniforme landelijke taxatiewijzers als uitgangspunt nemen.

17


BIJLAGE 4 WOZ-taxaties van woningen die in het bezit zijn van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden Maatschappelijke relevantie De waarde van woningen die in het bezit zijn van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden vertegenwoordigt vaak een groot deel van de belastingcapaciteit van een gemeente. De WOZ-taxaties zijn voor de verhuurders/woningcorporaties verder niet alleen van belang voor de OZB-heffing. De WOZ-taxaties spelen ook een rol bij de Vennootschapsbelasting die woningcorporaties vanaf 2008 over al hun activiteiten moeten betalen. Tenslotte gebruiken sommige woningcorporaties de WOZ-taxaties om de huurprijs richting huurders te onderbouwen. Risico 4:

Het taxeren van het woningbezit van corporaties of andere groot zakelijk gerechtigden is vaak minder eenvoudig, omdat er van de desbetreffende categorieën woningen vaak minder verkoopcijfers beschikbaar zijn. Dit probleem speelt met name, wanneer het bezit van woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden is geconcentreerd in bepaalde wijken waar relatief weinig "eigen-woningbezit" is. Als woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden het oneens zijn met de WOZ-taxaties van de gemeente en vervolgens bezwaar aantekenen, kan dit invloed hebben op de belastingcapaciteit, maar wellicht nog meer op de beeldvorming en de administratieve kosten. Overigens is het markconform taxeren van de onroerende zaken van woningcorporaties voor gemeenten ook van belang om niet het beeld te laten ontstaan dat over de hoogte van de WOZ-taxaties van woningcorporaties "onderhandeld" is. De gemeente moet daarom aantonen dat woningen die in het bezit zijn van woningcorporaties volledig, juist en nauwkeurig zijn getaxeerd. Zij moeten voorzien zijn van een overtuigende onderbouwing. De kwaliteit (nauwkeurigheid en aansluiting op de marktgegevens) van de taxaties kan voor een deel worden vastgesteld met behulp van het "beoordelingsprotocol taxaties woningen" van de Waarderingskamer. Met behulp van dit protocol kunnen gemeenten beoordelen of ook de onderlinge waardeverhoudingen ten opzichte van andere woningen en het ter onderbouwing beschikbare taxatieverslag aansluiten op beschikbare marktinformatie. Meest relevante wet- en regelgeving Wet WOZ: Artikel 17, 18, Uitvoeringsbesluit onderbouwing en uitvoering waardebepaling Wet waardering onroerende zaken (Waarderingsinstructie) Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant (gelijk aan de controle bij risico 3) Allereerst zal worden nagegaan of alle objecten zijn meegenomen. Dit vindt plaats door controle op objecten en door vergelijking met voorgaand jaar. Tevens zal de accountant nagaan welke aansluiting en afstemming bestaat met de bouwvergunningen. Op basis van individuele taxatierapporten en een cijferbeoordeling wordt de taxatiewaarde nagegaan.

18

BIJLAGEN

Toezicht Waarderingskamer De Waarderingskamer controleert de kwaliteit van de WOZ-taxaties tijdens inspecties en door middel van vragenlijsten via internet die ter beantwoording aan gemeenten worden voorgelegd. Onder meer door middel van een systematische vergelijking van verkoopprijzen met WOZ-taxaties beoordeelt de Waarderingskamer of de taxatiewaarden marktconform zijn. De controles die de Waarderingskamer uitvoert en de vragen die zij via internet stelt, sluiten aan op het genoemde beoordelingsprotocol. Ook onderlinge waardeverhoudingen, verhoudingen ten opzichte van vorige taxaties en relatie met geregistreerde objectkenmerken komen in dit beoordelingsprotocol aan de orde. Bij de circa dertig grootste gemeenten/samenwerkingsverbanden bespreekt de Waarderingskamer dit onderwerp standaard tijdens inspecties. Hierbij benadrukt de Waarderingskamer het belang om bij overleg met woningcorporaties of andere groot zakelijk gerechtigden het "vier-ogen-principe" door de gemeente toe te passen. Van deze vergaderingen op ambtelijk en/of bestuurlijk niveau wordt een verslag gemaakt. Op verzoek kan de Waarderingskamer dit inzien.

19


BIJLAGE 5 Risico 5:

De juiste berekening van de OZB-tarieven

Beschrijving risico en maatschappelijke relevantie Gemeenten moeten aan het eind van het kalenderjaar bij het vaststellen van de belastingverordening hun OZB-tarieven voor het komende kalenderjaar vaststellen. Vaak zijn dan nog niet (voor alle objecten) de definitieve WOZ-taxaties beschikbaar. Als de gemeente niet voldoende betrouwbaar inzicht heeft in deze marktontwikkeling kan het voorkomen dat de OZB-tarieven niet juist worden vastgesteld of dat het definitief vaststellen van de tarieven wordt uitgesteld tot na 1 januari. Zowel een te laag als een te hoog tarief kan negatieve gevolgen hebben. Als de belastingtarieven ten onrechte "te hoog" of "te laag" zijn, zijn de opbrengsten mogelijk onrechtvaardig voor de belastingplichtigen. De gemeente moet daarom waarborgen dat de permanente marktanalyse juist, volledig en tijdig wordt uitgevoerd en dat zaken als areaaluitbreiding, sloop, leegstand, etc. bekend zijn. Meest relevante wet- en regelgeving Gemeentewet: Artikel 216, 220f, 220g Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant Naast de controles die de accountant in het kader van de risico's 1 t/m 4 uitvoert, controleert de accountant of de gemeente kan waarborgen dat de basisgegevens zoals die gebruikt worden bij de berekening van de tarieven betrouwbaar zijn. De uitkomsten van deze controles zijn richtinggevend voor mogelijke verdere gegevensgerichte werkzaamheden om de werking vast te stellen zoals:  dat de tarieven tijdig en juist zijn vastgesteld door de Raad en de verordeningen tijdig en juist zijn gepubliceerd;  dat de in de verordening opgenomen tarieven juist zijn verwerkt in de belastingadministratie en in de hieruit voortvloeiende aanslagen. Toezicht Waarderingskamer De juiste vaststelling van de OZB-tarieven ligt buiten het terrein van het toezicht van de Waarderingskamer. Wel is het proces van de permanente marktanalyse een belangrijk aandachtspunt in het toezicht van de Waarderingskamer. De Waarderingskamer verzamelt de resultaten van deze marktanalyse bij gemeenten ook om waterschappen en het rijk te ondersteunen bij hun vaststelling van tarieven (watersysteemheffing en eigenwoningforfait) Tevens inventariseert de Waarderingskamer aan het begin van het kalenderjaar de ingeschatte marktontwikkeling en vergelijkt deze (ook op landelijk niveau) met de uiteindelijke marktontwikkeling zoals die blijkt uit de ontwikkeling van de belastingcapaciteit.

20

BIJLAGEN

BIJLAGE 6 Risico 6:

Juiste, tijdige en volledige gegevenslevering aan de afnemers

Beschrijving risico en maatschappelijke relevantie In de Wet WOZ is geregeld dat een gemeente verplicht is om WOZ-gegevens tijdig aan het (de) betreffende waterschap(pen) en de Belastingdienst te verstrekken. Het niet voldoen aan een juiste, tijdige en volledige levering van deze gegevens kan tot gevolg hebben dat de genoemde afnemers niet of niet tijdig aanslagen kunnen opleggen en daardoor schade lijden en een schadeclaim indienen bij de gemeente. De gemeente moet daarom kunnen aantonen dat de WOZ-beschikkingen van voldoende kwaliteit zijn en dat de WOZ-gegevens van alle objecten tijdig aan de afnemers worden geleverd. Meest relevante wet- en regelgeving Wet WOZ: Artikel 24 (derde en zevende lid), 29; Uitvoeringsbesluit kostenverrekening en gegevensuitwisseling Wet waardering onroerende zaken Op welke wijze wordt de gemeente gecontroleerd? Controle door de accountant Veelal is de betreffende claim niet materieel in het kader van de jaarrekeningcontrole. Door het beoordelen van de managementrapportages over de aanslagoplegging en de hierin opgenomen analyses van de opbrengsten per categorie en overige opbrengsten en het bespreken hiervan beoordeelt de accountant of er risico’s bestaan ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de opbrengsten van de afnemers van WOZ-gegevens. De gekozen controleaanpak ondersteunt gemeenten bij het opzetten van de AO/IC die de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de belastingadministratie waarborgt. Hierdoor wordt het risico van "onjuiste en niet-tijdige gegevensaanlevering aan de afnemers" teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau. Toezicht Waarderingskamer De tijdigheid van de levering van de WOZ-gegevens aan de afnemers maakt deel uit van beoordeling door de Waarderingskamer van de voortgangsinventarisatie in de maand april. De tijdigheid en volledigheid van de levering van de WOZ-gegevens is ook onderdeel van de inspecties bij gemeenten. Voor gemeenten waarvan één of meer afnemers melden dat er sprake is van meer dan drie maanden achterstand bij het leveren van de gegevens, start de Waarderingskamer, op basis van artikel 21 van de Wet WOZ, een aanbevelingsprocedure. Bij het leveren van de gegevens aan het begin van een kalenderjaar aan de afnemers wordt geverifieerd of het aantal aan de afnemers geleverde objecten overeenkomt met het aantal actuele objecten in de WOZ-administratie en of niet een te hoog percentage van de geleverde objecten "geblokkeerd" is . Ook beoordeelt de Waarderingskamer of de gemeente de meldingen (uitvallijsten) van de afnemers heeft gebruikt om de kwaliteit van de WOZadministratie te optimaliseren.

21

22

Algemeen

Algemeen

Algemeen

Algemeen

Algemeen

Algemeen

Algemeen

Beheer objectafbakening / subjecten





0.

0.

0.

0.

0.

0.

0.

1.

1.

1.

1.

1.

Activiteiten binnen het WOZproces

1, 2, 3

1, 2, 3

1, 2, 3

1

1, 3

1, 2, 3, 4, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

1, 2, 3, 4, 5, 6

Risico

Worden alle subjectmutaties juist en tijdig verwerkt?

Zijn alle subjecten (gebruikers) op de juiste wijze geregistreerd?

Worden alle kadastrale mutaties juist en tijdig verwerkt?

Is van alle (deels) uitgezonderde WOZ-objecten de reden van uitzondering vastgelegd?

Kan de kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie worden aangetoond?

Verloopt het WOZ-proces doelmatig? Leert de gemeente van andere gemeenten?

Is de bevoegdheid voor de uitvoering van de Wet WOZ formeel geregeld?

Is er een adequate regeling van informatiebeveiliging?

Ondersteunen de automatiseringssystemen de werkprocessen op juiste wijze?

Is er sprake van een adequate functiescheiding tussen "registreren/taxeren" en "fiatteren/beschikken"?

Kan de vakbekwaamheid van de WOZ-medewerkers worden aangetoond?

Zijn alle relevante stappen in de AO-beschrijving van de gemeente opgenomen?

Beheersmaatregel Hoofdvraag

 Koppeling GBA-WOZ  Koppeling KvK - WOZ  Deels: Waarderingsinstructie (deel II)

-

 De procesbeschrijvingen in de Waarderingsinstructie (deel I)  Uitvallijsten van het systeem

Beoordelingsprotocol aansluiting Basisregistratie Kadaster

Beoordelingsprotocol aansluiting Basisregistratie Kadaster

WOZ-benchmark Waarderingskamer

Modelverordeningen gemeentelijke belastingen: handleiding toedeling bevoegdheden (VNG)

Nota informatiebeveiliging

Deels: Waarderingsinstructie (deel II), paragraaf 1.4

 AO-beschrijving  Vastlegging fiatteringsbesluit (digitaal)

 Waarderingsinstructie (deel II), hoofdstuk 4  Inschrijving in register (bijv. de WOZ-kamer van de Stichting VastgoedCert, of van de SCVM

De procesbeschrijvingen in de Waarderingsinstructie (deel I)

Hulpmiddel

BIJLAGE 7: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN WOZ









 









 









 









 

Wordt betrokken in het onderzoek door: Waarderingskamer Accountant

Artikel 16, Wet WOZ Artikel 24, lid 3 t/m 9, Wet WOZ



Uitvoeringsregeling uitgezonderde objecten

Artikel 16, Wet WOZ

Artikel 1, lid 2, Wet WOZ

-

-

-

Deels: Uitvoeringsregeling vakbekwaamheidseisen Wet WOZ

-

Normenkader Relatie met wet- en regelgeving


2, 3

Bijhouding objectkenmerken

Bijhouding objectkenmerken

Permanente marktanalyse



Modelmatige waardebepaling




Kwaliteitsbewaking (modelmatige) waardebepaling

2.

2.

3.

3.

3.

4.

4.

4.

4.

5.

2, 3, 4

1

2

2

5

2, 3

2, 3

2, 4, 5

1, 5

Risico


Kan de juistheid van de WOZtaxaties worden aangetoond?

Zijn de getaxeerde WOZ-waarden juist overgenomen in de WOZadministratie?

Kan de betrouwbaarheid van het taxatiemodel worden aangetoond?

Kan de vakbekwaamheid / deskundigheid van de externe dienstverlener worden aangetoond?

Wordt de verwachte waardeontwikkeling juist en tijdig ingeschat voor het vaststellen van de OZB-tarieven?

Worden alle stichtingskosten juist en tijdig geanalyseerd en aangeleverd aan het WOZdatacenter?

Worden alle huurcijfers juist en tijdig geanalyseerd?

Worden alle verkoopcijfers juist en tijdig geanalyseerd?

Is aan alle WOZ-objecten de juiste kwalificatie "woning" / "niet-woning" gekoppeld?

Zijn alle bouw- en sloopvergunningen juist en tijdig verwerkt?


 Beoordelingsprotocol woningen  Beoordelingsprotocol courante niet-woningen  Beoordelingsprotocol incourante niet-woningen  Beoordelingsprotocol agrarische WOZ-objecten

Adequate koppeling van de systemen

Uitkomsten beoordelingsprotocollen van meerdere jaren

 Waarderingsinstructie (deel II)  Inschrijving in register

Proces PMA: Waarderingsinstructie (deel III), vragenlijst Waarderingskamer, vraag 3



 De procesbeschrijvingen in de Waarderingsinstructie (deel I)  Waarderingsinstructie (deel III), vragenlijst Waarderingskamer, vraag 3c

Steekproef

 Nog geen hulpmiddelen in verband met actuele ontwikkelingen rond de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG), beschrijving werkprocessen in voorbereiding  De procesbeschrijvingen in de Waarderingsinstructie (deel I)

Hulpmiddel







 

















 












Artikel 17, Wet WOZ Uitvoeringsregeling instructie waardebepaling Wet WOZ

Artikel 17, Wet WOZ

-

Deels: Uitvoeringsregeling vakbekwaamheidseisen Wet WOZ

Uitvoeringsregeling instructie waardebepaling Wet WOZ




Artikel 220a, lid 2, Gemeentewet



BIJLAGEN

23

24

2, 3, 4, 5

Kwaliteitsbewaking (modelmatige) waardebepaling

Waardevaststelling en levering aan de afnemers



Bezwarenafhandeling

Bezwarenafhandeling

Bezwarenafhandeling

5.

6.

6.

6.

7.

7.

7.

2, 3

1, 2, 3

1, 2, 3

6

6

2, 6

Risico


Zijn de bezwaarschriften door de gemeente tijdig afgehandeld?

Zijn de bezwaarschriften gebruikt om de kwaliteit van de WOZadministratie te verbeteren?

Is onderzoek gedaan naar de oorzaak van de bezwaarschriften?

Hebben de afnemers claims bij de gemeente ingediend vanwege tekortkomingen bij de gegevenslevering?

Kan de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de gegevenslevering(en) worden aangetoond?

Zijn alle WOZ-beschikkingen tijdig aan de belastingplichtigen gezonden?

Kan het verschil tussen de "oude" en "nieuwe" WOZ-waarden overtuigend worden verklaard?


-

 Deels: Resultaten beoordelingsprotocollen\  Steekproef

Waarderingsinstructie (deel III), vragenlijst Waarderingskamer, vraag 7

-

 Door het systeem gegenereerde uitvallijsten  Signaleringslijsten van de afnemers  Normatiek Waarderingskamer

Waarderingsinstructie (deel III), vragenlijst Waarderingskamer, vraag 6

Deels: Resultaten beoordelingsprotocollen

Hulpmiddel






























Artikel 30, Wet WOZ

Artikel 30, Wet WOZ

Artikel 30, Wet WOZ

Artikel 39, Wet WOZ Besluit kostenverrekening en gegevensuitwisseling

Artikel 39, Wet WOZ Besluit kostenverrekening en gegevensuitwisseling


Artikel 17, 18, Wet WOZ Uitvoeringsbesluit onderbouwing en uitvoering waardebepaling Wet WOZ



WAARDERINGSKAMER. Handreiking interne beheersingsmaatregelen WOZ

Recommend Documents