WAARDERINGSKAMER. Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

WAARDERINGSKAMER

Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

Definitieve versie 1.9 Tekst vastgesteld op: 10 september 2010

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE

2


HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZADMINISTRATIE

1.

Inleiding Het is de ervaring van de Waarderingskamer dat bij de uitvoering van de Wet WOZ regelmatig problemen optreden als gemeenten een systeemconversie van de WOZ- / belastingadministratie uitvoeren. Doordat gegevens onjuist of onvolledig worden geconverteerd moeten herstelactiviteiten worden uitgevoerd. Deze kunnen leiden tot vertraging bij het verzenden van OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen. Dit is niet alleen negatief voor particulieren en bedrijven van de gemeenten, maar heeft ook financiële schade tot gevolg bij gemeenten (rentederving) zelf en bij de overige afnemers van de WOZ-gegevens (Belastingdienst en de waterschappen). Om een bijdrage te leveren aan de interne beheersing van conversietrajecten van gemeentelijke WOZ- / belastingadministraties heeft de Waarderingskamer, in samenwerking met de VNG en drie accountantskantoren (Deloitte, Ernst & Young, PriceWaterhouseCoopers en Haute Equipe) de Handreiking interne beheersing van systeemconversies opgesteld. Deze handreiking is primair bedoeld voor gemeenten die een conversietraject moeten doorlopen. Voor de handreiking zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van bovengenoemde organisaties, aangevuld met enkele gemeenten die recent zijn geconfronteerd met een systeemconversie en enkele softwareleveranciers.

2.

Systeemconversies van de gemeentelijke WOZ-administratie Er zijn diverse redenen waarom gemeenten worden geconfronteerd met een systeemconversie. De redenen die het meest frequent voorkomen zijn: - een nieuwe release of update van het huidige softwarepakket; - de overgang naar een nieuwe softwareleverancier; - een (inter)gemeentelijke samenwerking; - een gemeentelijke herindeling. In deze handreiking onderscheiden wij binnen een systeemconversie de volgende twee onderdelen: - dataconversie; - applicatieconversie. Onder het begrip dataconversie verstaan wij de overgang van de gegevens van het datamodel van de "oude" applicatie naar het datamodel van de "nieuwe" applicatie. Dit is grotendeels een "technische" operatie, waarbij het uitgangspunt is dat er geen informatieen / of kwaliteitsverlies mag optreden. Alle WOZ-gegevens moeten juist en volledig worden geconverteerd. Gemeenten moeten voldoende maatregelen nemen om dit te waarborgen.

3


Onder het begrip applicatieconversie verstaan wij de verandering van de softwareinterface van de gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie. Dit is technisch relatief eenvoudig, maar heeft wel directe gevolgen voor het WOZ-proces en voor de betrokken medewerkers. Dit komt doordat de werkprocessen en de handelingen die medewerkers moeten verrichten, veranderen door dit onderdeel van de systeemconversie. Voor de kwaliteit van de WOZ-administratie en de continuïteit van het WOZ-proces is het daarom van belang dat medewerkers voldoende de mogelijkheid krijgen om zich de nieuwe applicatie eigen te maken. Dit veranderproces en het doorbreken van oude gewoontes en routines, het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden worden in de praktijk soms onderschat. Dit kan vertraging en/of kwaliteitsverlies veroorzaken. 3.

Risico's bij de systeemconversies van de gemeentelijke WOZ-administratie In deze paragraaf beschrijven wij de belangrijkste risico's die gemeenten lopen bij het uitvoeren van een systeemconversie. Hoewel wij van mening zijn dat de handreiking belangrijke algemene risico's beschrijft die gemeenten lopen bij de uitvoering van een systeemconversie van de WOZ-administratie, realiseren we ons dat de complexiteit van een dergelijke operatie groot is. Daarom bevelen wij gemeenten aan om ook een eigen risicoanalyse uit te voeren waarbij met name aandacht is voor de risico's die specifiek voor de gemeente gelden. In deze paragraaf laten we zien welke negatieve effecten de door ons beschreven risico's kunnen veroorzaken. Daarbij leggen we de relatie met de twee verschillende onderdelen van systeemconversies: dataconversie en applicatieconversie. De belangrijkste risico's die gemeenten lopen bij een systeemconversie zijn in onze optiek: - onvolledige conversie van de gegevens (dataconversie); - onjuiste conversie van de gegevens (dataconversie); - onjuiste uitvoering van het WOZ-proces (applicatieconversie). Deze risico's kan een aantal negatieve effecten hebben voor de kwaliteit van het gemeentelijke WOZ-proces. De twee meest in het oog springende negatieve effecten zijn: 1. het niet tijdig verzenden van (een deel van de) OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen; 2. het verzenden van WOZ-beschikkingen van onvoldoende kwaliteit. Deze twee negatieve gevolgen kunnen beide weer andere gevolgen veroorzaken, zoals financiële schade door rentederving, schadeclaims van de afnemers van WOZ-gegevens (Belastingdienst en waterschappen) en imagoschade van de gemeente. De relatie tussen de verschillende onderdelen van een systeemconversie, de risico's die gemeenten lopen en het (mogelijke) effect van deze risico's is weergegeven in de volgende figuur.

4


SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE DATACONVERSIE

APPLICATIECONVERSIE

RISICO - Onjuiste dataconversie

RISICO - Onjuist gebruik applicatie

- problemen met velddefinities - problemen met relaties

- bestandsvervuiling - stagnerend WOZ-proces

- Onjuiste gegevensverwerking - Onvolledige dataconversie

- bestandsvervuiling

- verlies data - verlies relaties

EFFECT - Vertraging bij opleggen OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen - rentederving (financieel risico) - extra kosten bij afnemers WOZ-gegevens (schadeclaim bij gemeente) - negatieve beoordeling accountant - negatieve beoordeling Waarderingskamer

- WOZ-beschikkingen van onvoldoende kwaliteit worden verzonden - imagoschade gemeente - toename aantal WOZ-bezwaarschriften (extra maatschappelijke kosten) - negatieve beoordeling Waarderingskamer - negatieve beoordeling accountant (bij "verlies" WOZ-objecten)

Om meer inzicht te geven in de financiële consequenties van dergelijke effecten, hebben wij de omvang van rentederving door het te laat verzenden van OZB-aanslagen / WOZbeschikkingen in een fictieve gemeente berekend. In een gemiddelde gemeente van 37.000 inwoners en met een belastingcapaciteit van € 4.600 miljoen kost het twee maanden "te laat" verzenden van de OZB-aanslagen meer dan € 1 per inwoner1. 4.

Model interne beheersing systeemconversies Om de bovengenoemde risico’s en effecten succesvol te beheersen, of tot acceptabel niveau te reduceren, hebben wij een model met beheersingsmaatregelen opgesteld. Ook daarbij maken wij onderscheid tussen de interne beheersing van een dataconversie en de interne beheersing van een applicatieconversie.

1

Op basis van de gemiddelde OZB-tarieven in 2008, zoals gepubliceerd door het Centrum voor Onderzoek van de Economie van de Lagere overheden genomen. Verder hebben wij ons gebaseerd op de kengetallen die worden gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. 5


Model interne beheersingsmaatregelen dataconversie Bij het beschrijven van de interne beheersingsmaatregelen voor een dataconversie van de gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie is ons uitgangspunt dat voorafgaand aan de definitieve dataconversie een proefconversie in een testomgeving wordt uitgevoerd. Pas als deze proefconversie een goed resultaat oplevert, kan de definitieve dataconversie plaatsvinden. Het model met beheersingsmaatregelen is op hoofdlijnen in de onderstaande tabel weergegeven. Een uitwerking van het model staat in bijlage 1 bij deze notitie. Bij het beschrijven van de beheersingsmaatregelen zijn wij uitgegaan van de vier fasen die bij een dataconversie kunnen worden onderscheiden (zie horizontale as). Ook hebben wij de oorzaken van een dataconversie (zie §3) als uitgangspunt genomen (zie verticale as). Omdat het bij een nieuwe release en update van het huidige softwarepakket de intensiteit van de verandering of ingreep sterk kan variëren, is deze oorzaak bewust in het model buiten beschouwing gelaten. Als de update of release van een omvangrijk karakter zijn, kunnen gemeenten altijd tergvallen op de beheersmaatregelen Tabel 1, rij A (Dataconversie door overgang naar nieuwe soft-wareleverancier). Tabel 1: Model interne beheersing dataconversie TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE

REDEN DATACONVERSIE

I. Voorbereidingen op een dataconversie

II. Het uitvoeren van (een) proefdataconversie(s) in een testomgeving

III. Het uitvoeren van de definitieve dataconversie

IV. Afrondende werkzaamheden ná een dataconversie

A. Algemene interne beheersingsmaatregelen bij een dataconversie

A.I.

A.II.

A.III.

A.IV.

B. Dataconversie door overgang naar nieuwe softwareleverancier

B.I.

B.II.

B.III.

B.IV.

C. Dataconversie door gemeentelijke herindeling

C.I.

C.II.

C.III.

C.IV.

D. Dataconversie door gemeentelijke samenwerking

D.I.

D.II.

D.III.

D.IV.

I. Voorbereidingen van een dataconversie Onder de fase voorafgaande aan de dataconversie verstaan wij alle handelingen die voorafgaand aan de proefconversie worden uitgevoerd. Gemeenten zijn hier vooral bezig om een gunstig startsituatie te krijgen en met het treffen van voorbereidingen voor de dataconversie. Denk hierbij aan uitwisseling van kennis en ervaring met andere gemeenten omtrent succesvol converteren van data, het onderzoeken van beschikbare softwarepakketten, het samenstellen van een pakket van eisen en de aanschaf van een nieuwe softwaresysteem. Ook zijn het opstellen van een conversiedraaiboek, het opstellen van noodscenarioplan en het uitvoeren van een risicoanalyse activiteiten die de gemeente in dit stadium van de systeemconversie moet uitvoeren. Natuurlijk is ook de planning van be6


lang, waarbij niet alleen gekeken wordt naar een inschatting van de benodigde tijd en doorlooptijd, maar ook naar de afstemming op de voor de WOZ-uitvoering cruciale data, zoals het verzenden van de WOZ-beschikkingen en het beantwoorden van vragen van belanghebbenden. Bij de planning is ook de afweging aan de orde tussen het uitvoeren van de conversie door eigen mensen of de inhuur van externen. Bij de inzet van eigen mensen moet gekeken worden naar de invloed op de voortgang van de reguliere werkzaamheden. II. Het uitvoeren van (een) proefdataconversie(s) in een testomgeving Voorafgaand aan de dataconversie in de productieomgeving dient een proefconversie in een testomgeving plaats te vinden. Daarbij moet steeds worden beoordeeld of de te converteren gegevens (en relaties tussen gegevens) juist en volledig in het nieuwe datamodel komen conform de vooraf vastgestelde eisen. Door middel van herhalingen en verbeteringen moeten de proefconversies iteratief steeds beter gaan verlopen. Uitvallijsten en signaleringslijsten moeten hier inzicht in geven. Als uit de verschillende controles blijkt dat gegevens succesvol geconverteerd kunnen worden, dan is er een "GO moment" om de definitieve dataconversie te starten. Omdat de duur van deze fase moeilijk voorspelbaar is, adviseren wij om regelmatig de planning te beoordelen en eventueel bij te stellen aan de hand van resultaten verkregen uit de proefconversies. III. Het uitvoeren van de definitieve dataconversie In deze fase worden de gegevens (en relaties tussen gegevens) geconverteerd die van belang zijn voor de gemeentelijke WOZ- / belastingadministratie. In de WOZ-administratie kan hierdoor tijdelijk niet worden gemuteerd. Gemeenten moeten ervoor zorgen dat binnenkomende mutaties tijdelijk worden bewaard. Het is zeer aan te bevelen om de oude WOZ- / belastingadministratie in deze periode raadpleegbaar te houden. IV. Afrondende werkzaamheden ná een dataconversie Voorafgaand aan het starten van het WOZ-proces moeten de finale afloopcontroles worden uitgevoerd. Als er een externe dienstverlener in dienst is, kan de gemeente de dataconversie op basis hiervan al dan niet accepteren. Na afloop hiervan zal het reguliere WOZ-proces weer worden gestart. Voorwaarde is uiteraard wel dat de applicatieconversie ook is afgerond. Daarbij moeten gemeenten prioriteit geven aan het verwerken van de mutaties (kadastrale mutaties, bouwmutaties, GBA-mutaties) die zijn binnengekomen in de periode dat het WOZ-proces stil lag. Model interne beheersingsmaatregelen applicatieconversie Uit de gesprekken die wij hebben gevoerd over dit onderwerp blijkt dat betrokkenen applicatieconversies als "technisch relatief eenvoudig uitvoerbaar" beschouwen. De risico's bij dit onderdeel van de systeemconversie komen met name voort uit het feit dat medewerkers met een andere automatiseringsomgeving moeten gaan werken. Het is van belang om de gevolgen van een applicatieconversie vooraf te onderkennen en om maatregelen te nemen. De interne beheersingsmaatregelen die als gevolg van de applicatieconversie gebruikt kunnen worden zijn weergegeven in bijlage 2. Daarbij is het onderstaande model het uitgangspunt.

7

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE Tabel 2: Model interne beheersing applicatieconversie TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN APPLICATIECONVERSIE

Type beheersingsmaatregelen in de verschillende fasen

I. Voorbereidingen op een applicatieconversie

II. Het uitvoeren van de applicatieconversie

III. Fase na een applicatieconversie

Maatregelen gericht op selectie van de applicatie en de inrichting van het nieuwe WOZ-proces

Maatregelen gericht op het opleiden / scholen van medewerkers

Maatregelen gericht op het begeleiden van medewerkers

I. Voorbereidingen van een applicatieconversie Het uitvoeren van werkzaamheden in een nieuwe applicatie wordt door veel medewerkers als een ingrijpende verandering ervaren. Gemeenten hebben er daarom belang bij om voorafgaand aan de conversie het personeel voor te breiden op de komst van de nieuwe applicatie. Een goede interne communicatie over de op handen zijnde conversie intern blijkt van groot belang voor draagvlak bereidwilligheid om aan deze verandering mee te werken. Ook kiezen veel gemeenten bewust voor om personeel nauw bij de keuze voor een nieuwe applicatie te betrekken. II. Het uitvoeren van de applicatieconversie In deze fase ligt het primaire proces vaak stil. Hierdoor kunnen gemeenten de nadruk op scholing en opleiding van het personeel leggen. Als het nieuwe pakket operationeel is moet het WOZ-proces zo snel mogelijk. weer worden hervat. III. Afrondende werkzaamheden ná afloop van een applicatie conversie Dit is de afsluitende fase waar gemeenten een goed contact met de externe diensverlener wilt behouden om vragen, onduidelijkheden en toekomstige problemen gemakkelijk te kunnen verhelpen. Ook vraagt deze fase vaak om een intensieve begeleiding van medewerkers. 5.

Rol accountant bij systeemconversie In het kader van de jaarlijkse getrouwheids- en rechtmatigheidsonderzoeken zullen gemeentelijke accountants conversietrajecten kritisch bekijken. Het kan daarom raadzaam zijn tijdens de voorbereiding van de dataconversie de gemeentelijke accountant te betrekken bij het beoordelen van de opgestelde conversieplanning en het controleplan. Hierdoor kunnen de noodzakelijke controles gedurende het conversietraject door de gemeente (of de externe dienstverlener) zelf worden uitgevoerd. In de praktijk zien we dat gemeenten erg geholpen zijn met de tijdige bijdrage van de accountant, maar ook dat het gemeenten veel extra werk achteraf bespaart. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat de resultaten van de uitgevoerde controles worden vastgelegd. Dit biedt de accountant de mogelijkheid om op deze controles te "steunen", zonder ze zelf opnieuw uit te hoeven voeren.

6.

Tot slot Wij hopen dat deze handreiking gemeenten helpt om conversietrajecten beter te beheersen. Wij hopen in ieder geval gemeenten bewust te maken van de volgende zaken: - dat een systeemconversie een zeer complex proces is.

8


- dat een conversie omwille van de mogelijk schadelijke effecten zeer serieus genomen dient te worden. - dat eigen regie en een gedegen voorbereiding tot succes leiden. - dat eigen medewerkers een factor is waar zeer serieus aandacht aan besteed moet worden. - dat informatie uitwisseling en/of samenwerking met andere gemeenten een succesfactor is. De handreiking is geen blauwdruk die één op één kan worden toegepast, daarvoor zijn de verschillen tussen gemeentelijke organisaties en gemeentelijke automatiseringsomgevingen te groot. Heeft u nog vragen over deze handreiking, neem dan contact op met de heer M. Kuijper van het secretariaat van de Waarderingskamer (telefoon: 070 311 05 55, e-mail: [email protected]). Wij beschouwen deze handreiking als een groeidocument. Daarom zijn suggesties voor aanvullingen en/of verbeteringen van harte welkom. Op onze internetsite staat de actuele versie van deze handreiking.

9


10


Bijlagen bij Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

Bijlage 1

Model interne beheersingsmaatregelen dataconversie

Bijlage 2

Model interne beheersing applicatieconversie

Bijlage 3

Controleprotocol dataconversie

Bijlage 4

Controleprotocol applicatieconversie

11


BIJLAGE 1: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ DATACONVERSIE

REDEN VAN EEN DATACONVERSIE

TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN DATACONVERSIE

12

I. VOORBEREIDINGEN OP EEN DATACONVERSIE

II. HET UITVOEREN VAN (EEN) PROEFCONVERSIE(S) IN EEN TESTOMGEVING

III. HET UITVOEREN VAN DE DEFINITIEVE DATACONVERSIE

IV. AFRONDENDE WERKZAAMHEDEN NÁ EEN DATACONVERSIE

A. Interne beheersingsmaatregelen die altijd relevant zijn bij een dataconversie

A.I.1: Beoordelen of Europese aanbesteding moet worden doorlopen A.I.2: Permanente onderdelen van het WOZ-proces bijwerken A.I.3: Openstaande WOZ-beschikkingen versturen A.I.4: Openstaande bezwaarschriften afhandelen A.I.5: Conversieplanning opstellen A.I.6: Controleplan opstellen A.I.7: Externe review op conversieplanning en/of controleplan laten uitvoeren A.I.8: Afspraken met externe dienstverlener vastleggen A.I.9: WOZ-administratie optimaliseren A.I.10: Noodscenario opstellen A.I.11: Back-ups maken A.I.12 Lessen trekken uit ervaringen van andere gemeenten A.I.13 Verschillenanalyse tussen oude en nieuwe datamodel A.I.14 De juiste resources beschikbaar hebben voor de conversie

A.II.1: Resultaten van de proefconversie(s) onderzoeken A.II.2: Resultaten van de proefconversie(s) gebruiken om de definitieve dataconversie probleemloos te laten verlopen A.II.3: Conversieplanning bijstellen (eventueel)

A.III.1: Mutaties in de WOZ-administratie stopleggen en systematisch bewaren A.III.2: Van de WOZ-administratie een "alleen lezen" omgeving maken A.III.3: Voor- en achteraf back-ups maken en deze bewaren A.III.4: Resultaten van de definitieve conversie(s) onderzoeken en fiatteren

A.IV.1: Bewaarde mutaties in de juiste tijdsvolgorde verwerken in de WOZadministratie A.IV.2: De oude omgeving operationeel houden om de laatste backup (van voor de conversie) te kunnen raadplegen A.IV.3: WOZ-administratie regelmatig optimaliseren A.IV.4: Extra capaciteit inplannen voor het oplossen van onvoorziene conversieproblemen en het verwerken van bewaarde mutaties

B. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door overgang naar nieuwe softwareleverancier

B.I.1: Het opstellen van een programma van eisen aan nieuwe WOZ- / belastingadministratie

-

-

-

C. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door gemeentelijke herindeling

C.I.1: Afstemmen werkprocessen tussen gemeenten C.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende gemeenten onderzoeken C.I.3 Veldcodering uniformeren C.I.4 Betrokkenheid van alle deelnemende gemeenten waarborgen

C.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken

C.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken

C.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens)

D. Interne beheersingsmaatregelen specifiek voor een dataconversie door gemeentelijke samenwerking

D.I.1: Afspraken maken over aanlevering van mutaties D.I.2: Kwaliteit WOZ-administraties deelnemende (nieuwe) gemeenten onderzoeken D.I.3 Veldcodering uniformeren

D.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken

D.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken

D.IV.1 Start uitvoering uniform WOZproces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens)


A.I. A.I.1: Beoordelen of Europese aanbesteding moet worden doorlopen

Als de kosten die gemoeid zijn met een systeemconversie hoger uitvallen dan het drempelbedrag (in 2010: € 196.000) moet Europese aanbestedingsprocedure plaatsvinden. Dit kan het conversieproces vertragen omdat een aantal verplichte procedures moeten worden doorlopen. Er zijn echter ook voordelen. Een Europese aanbesteding "dwingt" overheidsorganisaties om vooraf duidelijke eisen en beoordelingscriteria te formuleren.

A.I.2: Permanente onderdelen van het WOZproces bijwerken

Het is van belang dat de belangrijkste permanente onderdelen van het WOZ-proces (bouwmutaties, kadastrale mutaties, GBA-mutaties en de permanente marktanalyse) voor een conversietraject volledig "bij" zijn. Eventuele vertraging van het conversietraject kan dan makkelijker worden opgevangen.

A.I.3: Openstaande WOZ-beschikkingen versturen

Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk openstaande WOZ-beschikkingen te verzenden. Gemeenten kunnen dan "schoon" het conversietraject starten.

A.I.4: Openstaande bezwaarschriften afhandelen

Wij adviseren om voorafgaand aan een conversietraject zo veel mogelijk openstaande WOZ-bezwaarschriften af te handelen. Gemeenten kunnen dan "schoon" het conversietraject starten.

A.I.5: Conversieplanning opstellen

Vooraf moet een duidelijke planning (plan van aanpak) worden gemaakt. Het is van belang om de fase van de definitieve dataconversie te plannen in de periode augustus – november. Gemeenten kunnen dan eerst de WOZ-beschikkingen verzenden en de WOZ-bezwaarschriften afhandelen, voordat het WOZ-proces (tijdelijk) stil komt te liggen. Het is van belang dat een gemeente voldoende tijd inplant om een conversie uit te kunnen voeren. Het belangrijkste struikelblok hierbij is dat uit de proefconversie mogelijk bevindingen komen die meer tijd kosten om opgelost te worden dan gepland. Ook kan het aanbestedingstraject vaak meer tijd kosten dan verwacht. Als gevolg hiervan kan er minder tijd beschikbaar zijn voor de definitieve conversie, waardoor er bijvoorbeeld minder getest kan worden en fouten niet worden gesignaleerd. Gedurende het conversietraject moet de realiteit van de planning regelmatig worden beoordeeld en eventueel worden bijgesteld (zie A.II.3). Voor de begeleiding van een dataconversie is naast technische kennis, ook specifieke kennis van de WOZ-administratie van belang. Daarom adviseren wij om naast medewerkers van dienstverleners "eigen" medewerkers te betrekken bij het conversietraject.

A.I.6: Controleplan opstellen

Om te kunnen beoordelen of een dataconversie goed verloopt moeten controles worden uitgevoerd. In en controleplan moet in elk geval aandacht worden besteed aan: - de verantwoordelijkheid voor controles (wie voert de controles uit?); - uitzoeken welke controles er uitgevoerd moeten worden om veilig te converteren; - de normen/acceptatiegrenzen (wanneer zijn de resultaten van een controle goed?); - het vastleggen van controleresultaten (bijvoorbeeld voor de accountantscontrole).

13

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE A.I.7: Externe review op conversieplanning en/of controleplan laten uitvoeren

Als gemeenten geen of onvoldoende kennis hebben van dataconversies, is het raadzaam om de conversieplanning en het controleplan door een externe partij te laten beoordelen. Deze externe partij moet kennis van en ervaring hebben met conversietrajecten en EDP-audits. Bovendien heeft deze partij bij voorkeur een onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente en de externe dienstverlener (bij een conversie is dat meestal de softwareleverancier).

A.I.8: Afspraken met externe dienstverlener vastleggen

Zowel de gemeente als een externe dienstverlener hebben geen belang bij een onduidelijke situatie. Dit kan leiden tot ongewenste problemen in de loop van het conversietraject, met vertragingen en financiële verliezen tot gevolg. Daarom is het van belang dat afspraken duidelijk ("SMART" geformuleerd) worden vastgelegd in een (dienstverlening)overeenkomst. Daarin moet de te verrichten inspanningen en de af te leveren producten van alle partijen worden vastgelegd. Ook moet in een dergelijke overeenkomst staan: - wie waar verantwoordelijk voor is; - wie de uitkomst accepteert; - wat er precies geconverteerd dient te worden; - wat de acceptatienormen zijn (voor tussentijdse acceptaties en de eindacceptatie); - wie de uitkomst accepteert; - wat er gebeurt op het moment dat de norm / kwaliteitseisen niet gehaald kunnen worden; - de wederzijdse verwachtingen; - de wederzijdse verantwoordelijkheden.

A.I.9: WOZ-administratie optimaliseren

Het doel van deze optimalisatie is om de uitgangssituatie, voor de conversie, zoveel mogelijk te optimaliseren. Het is raadzaam voor gemeenten om regelmatig de kwaliteit (juistheid en volledigheid) van de WOZadministratie te optimaliseren (zie beheersingsmaatregel A.IV.3). Dit is met name voorafgaand aan een conversietraject van belang, omdat hierdoor zo min mogelijk problemen tijdens de conversie naar boven zullen komen: Wij adviseren gemeenten om ten minste: - de kadastrale volledigheid van de WOZ-administratie te onderzoeken (hiervoor kunnen gemeenten gebruik maken van het document "Bestandsanalyse volledigheidsonderzoek" en het document "Beoordelingsprotocol aansluiting basisregistratie kadaster" zoals gepubliceerd op www.waarderingskamer.nl); - de juistheid van de veldcoderingen te onderzoeken; - de juistheid van de vulling van de velden te onderzoeken (zijn de waardes reëel, kloppen de gebruikte eenheden; - de juistheid en de volledigheid van de aansluiting op de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) te onderzoeken; - de juistheid en de volledigheid van de aansluiting op de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) te onderzoeken.

A.I.10: Noodscenario opstellen

Wij adviseren gemeenten in kaart te brengen welke stappen zij zetten op het moment dat de conversie niet goed verloopt (bijvoorbeeld als het tijdig verzenden van de OZB-aanslagen / WOZ-beschikkingen in gevaar komt). Gemeenten doen er daarom goed aan om voor de conversie een noodscenario op te stellen. Dit dwingt om vooraf stil te staan bij risico's die bij de conversie kunnen optreden.

14

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE A.I.11: Back-ups maken

Het is van belang dat de gemeenten regelmatig back-ups van de WOZ-/ belastingadministratie te maken. Hierdoor kan de gemeente altijd "terugvallen" op een oude situatie. Voorwaarde is wel dat de "oude" applicatie (die gebruik maakt van het "oude" datamodel) nog draait.

A.I.12 Lessen trekken uit ervaringen van andere gemeenten.

Het is van belang dat gemeenten, ook bij systeemconversies, zoveel mogelijk leren van de ervaringen van andere gemeenten. Wij verwachten dat gemeenten zeker met betrekking tot systeemconversies waardevolle informatie van andere gemeenten, die vergelijkbare trajecten hebben doorlopen, actief verzamelen en ook kunnen gebruiken.

A.I.13 Verschillenanalyse tussen oude en nieuwe datamodel

Om inzicht te krijgen in de gevolgen van een dataconversie moeten verschillen tussen het "oude" en "nieuwe" datamodel worden geanalyseerd. Daarbij moet de gemeente tenminste een overzicht krijgen van: - alle gegevens die in het "oude" systeem zijn geregistreerd en die niet worden geconverteerd naar het "nieuwe" systeem; - alle gegevens die van belang zijn voor een goede vulling van het "nieuwe" systeem, maar die in het "oude" systeem niet zijn geregistreerd; - de verschillen in gegevensdefinities tussen het "oude" en het "nieuwe" systeem.

A.I.14 De juiste resources beschikbaar hebben voor de conversie

Van belang is dat de juiste medewerkers met voldoende kennis en ervaring bij het conversietraject worden betrokken. Hierbij kan worden gedacht aan de systeembeheerder, de applicatiebeheerder en een aantal key-users. Als dit interne medewerkers betreft, moeten de dagelijkse werkzaamheden van hen worden waargenomen door andere medewerkers.

A.II. A.II.1: Resultaten van de proefconversie(s) onderzoeken

Doel van deze controle is om te bepalen of de dataconversie juist en volledig zal verlopen. Hiervoor moeten de gegevens voor en na de proefconversie worden vergeleken. Dit kan door: controletotalen voor en ná de (proef)conversie te berekenen; hash-totalen van entiteiten (tabellen binnen een relationele database) voor en ná de conversie te berekenen; steekproefsgewijs de registratie van WOZ-objecten in de "oude" en in de "nieuwe" omgeving te vergelijken.; voor en na de proefcoversie het Beoordelingsprotocol aansluiting basisregistratie Kadaster te doorlopen. Voor de controletotalen geldt dat het volgende verband nauwlettend moet worden bewaakt: - totalen in oude bestand (A); - totalen niet te converteren gegevens (B); - totalen te converteren gegevens (C); - totalen nieuwe bestand (D). Bij de beoordeling van de (proef)conversies moeten de volgende verbanden worden bewaakt: (1): A–B=C (2): C=D Een hulpmiddel bij het controleren van de juistheid van een dataconversie zijn de signaleringslijsten die na de aanmaak van een Stuf-WOZ / StufTAX bestand (automatisch) worden gegenereerd. De totalen (controletotalen) die hierin zijn vermeld, kunnen met elkaar worden vergeleken en 15

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE verschillen kunnen worden onderzocht. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld voor en na een (proef)conversie een Stuf-WOZ / Stuf-TAX genereren.Ook kunnen gemeenten ervoor kiezen om de totale Stuf-WOZ en Stuf-TAX bestanden met elkaar te vergelijken. Na een proefconversie moet worden beoordeeld of de resultaten voldoende zijn om te starten met de definitieve dataconversie. Als de bovenstaande verbanden niet kunnen worden aangetoond is de proefconversie niet geslaagd en moeten de verschillen worden onderzocht, bijvoorbeeld steekproefsgewijs. Het verdient de aanbeveling om deze norm ook op te nemen in de conversieplanning en/of het controleplan op te nemen (zie A.I.5 en A.I.6). Als hulpmiddel bij het uitvoeren van deze beheersingsmaatregel hebben wij een controleprotocol opgesteld. Dit protocol is als bijlage 3 toegevoegd aan deze handreiking, A.II.2: Resultaten van de proefconversie(s) gebruiken om de definitieve dataconversie probleemloos te laten verlopen

De kwaliteitsnormen die in het pakket van eisen zijn vastgelegd moeten eerst succesvol behaald worden in een testomgeving. Hierna kan men overgaan op een conversie in de productieomgeving. De resultaten van de proefconversie geven inzicht in de juistheid en de volledigheid van een proef(data)conversie. Als resultaten van een proefconversie (zie A.II.1) nog niet voldoende zijn moeten er aanpassingen worden gedaan om de volgende proefconversie beter te laten verlopen. Deze aanpassingen kunnen betrekking hebben op: - de WOZ-administratie van de gemeente; - de gehanteerde conversiemethode.

A.II.3: Conversieplanning bijstellen (eventueel)

Omdat de duur van een proefconversie (fase II) vaak vooraf lastig kan worden ingeschat, is van belang om tijdens deze fase de conversieplanning (zie A.I.5) regelmatig te actualiseren.

A.III. A.III.1: Mutaties in de WOZ-administratie stopzetten en systematisch bewaren

In deze fase wordt de dataconversie in de productieomgeving uitgevoerd. Daarbij wordt de meest actuele situatie in de huidige WOZ-administratie overgezet naar de nieuwe applicatie. In deze periode kunnen er geen mutaties in de administratie verwerkt worden. Wij adviseren dringend om mutaties systematisch te bewaren, zodat het bijwerken van de mutaties in het nieuwe systeem niet tot onnodige vertragingen leidt.

A.III.2: Van de WOZadministratie een "alleen lezen" omgeving maken

Omdat de data van de productieomgeving overgaat naar het nieuwe datamodel (van de nieuwe applicatie) kan een schaduwomgeving worden gecreëerd waarin de meest actuele situatie (van voor de mutatiestop) van de WOZ-administratie kan worden geraadpleegd (alleen lezen). Hierdoor hebben medewerkers de mogelijkheid om bepaalde werkzaamheden, ondanks de mutatiestop, toch uit te voeren. Het beschikbaar hebben van een schaduw systeem is daarom voor medewerkers vaak waardevol, bijvoorbeeld voor contacten met particulieren en bedrijven.

A.III.3: Voor- en achteraf back-ups maken en deze bewaren

Het is van belang dat er, bijvoorbeeld bij calamiteiten, altijd kan worden teruggevallen op de situatie van voor de definitieve dataconversie. Daarom adviseren wij om vooraf een back-up te maken van de administratie en om de oude versie van de applicatie draaiende te houden zodat de oude situatie raadpleegbaar is. Ook kan de oude situatie als verantwoording richting de externe accountant worden gebruikt.

16

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE A.III.4: Resultaten van de definitieve conversie(s) onderzoeken en eventueel fiatteren

Doel van deze controle is om te bepalen of de dataconversie juist en volledig zal verlopen. Zie A.II.1.

A.IV. A.IV.1: Bewaarde mutaties in de juiste tijdsvolgorde verwerken in de WOZ-administratie

Mutaties die in de periode van de definitieve dataconversie zijn ontvangen, moeten in de juiste tijdsvolgorde in de WOZ-administratie worden verwerkt. Als mutaties niet in de juiste tijdsvolgorde worden verwerkt, kan dit leiden tot bestandsvervuiling.

A.IV.2: De oude omgeving operationeel houden om de laatste backup (van voor de conversie) te kunnen raadplegen

Zie A.III.3.

A.IV.3: WOZadministratie regelmatig optimaliseren

Zie A.I.9.

A.IV.4: Extra capaciteit inplannen voor het oplossen van onvoorziene conversieproblemen en het verwerken van bewaarde mutaties

Als de gemeente voldoende (interne en/of externe) capaciteit beschikbaar heeft kunnen eventuele problemen die pas na afloop van een dataconversie blijken, eenvoudiger worden opgelost. Ook is voor het verwerken van tijdens de definitieve conversie binnengekomen mutaties vaak extra capaciteit nodig.

B.I. B.I.1: Het opstellen van een programma van eisen

Bij de overgang van softwareleverancier speelt de nieuwe softwareleverancier een belangrijke rol. Als gemeenten de systeemconversie willen beheersen is het verstandig om vooraf een programma van eisen op te stellen. Hierin zou duidelijk omschreven worden: - wat er exact geconverteerd moet worden; - kwaliteitseisen/acceptatienorm; - de verdeling van verantwoordelijkheden tussen gemeente en software leverancier; - wie de wederzijdse primaire contactpersonen zijn; - welke dienstverlening de gemeente van de dienstverlener mag verwachten (maximale reactietermijn etc.); - duidelijke afspraken over de manier waarop de gemeenten de nieuwe leverancier in de toekomst weer kan verlaten als gevolg van bijv. een herindeling, samenwerking of ontevredenheid.

C.I. C.I.1: Afstemmen werkprocessen tussen gemeenten

Bij een herindeling moeten er besluiten worden genomen over het WOZproces in de nieuwe gemeente. Het is verstandig voor gemeenten om inzicht te krijgen in de wijze waarop het WOZ-proces in de andere gemeente(n) verloopt. Dit kan bijvoorbeeld door meeloopdagen te organiseren. Bij het onderling afstemmen van de werkprocessen moet in elk geval aandacht worden besteed aan: - de wijze van vasteggen van gegevens; - de kwaliteitseisen; - gebruikte velddefinities; - etc.

17

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE C.I.2: Kwaliteit WOZadministraties deelnemende gemeenten onderzoeken

Het is noodzakelijk om de kwaliteit van de verschillende WOZadministraties op elkaar af te stemmen. Door niet onderkende onderlinge kwaliteitsverschillen van de WOZ-administratie daalt de kwaliteit van de beste administratie na de conversie. Daarom is het verstandig om voor de conversie de kwaliteit van de verschillende data in kaart te brengen, op elkaar af te stemmen en eventueel verbeteringen door te voeren.

C.I.3 Veldcodering uniformeren

Als gemeenten de velddefinities goed op elkaar afstemmen en uniformeren, kan dit negatieve effecten zoals kwaliteitsverlies voorkomen. Verschillen tussen veldcoderingen moeten secuur worden geinventariseerd en. Vervolgens moet een plan worden gemaakt om ongelijke coderingen aan te passen.

C.I.4 Betrokkenheid van alle deelnemende gemeenten waarborgen

Het is de ervaring van gemeenten dat bij een gemeentelijke herindeling de betrokkenheid van alle gemeenten een belangrijke succesfactor is. Medewerkers die geruime tijd met een WOZ-administratie hebben gewerkt kunnen het beste de verschillen met WOZ-administraties van andere gemeenten inschatten. Dit blijkt een succesfactor voor een geslaagde dataconversie te zijn.

C.II. C.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken

Zie A.11.1. Door de resultaten per gemeente te onderzoeken, krijgt men een beter inzicht in het conversieresultaat en in de handelingen die nog per gemeente moeten worden uitgevoerd om de kwaliteit te optimaliseren.

C.III. C.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken

Zie C.II.1

C.IV. C.IV.1 Start uitvoering uniform WOZ-proces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens)

Na afloop van een dataconversie bij een herindeling moet het nieuwe WOZ-proces starten. Medewerkers (van verschillende gemeenten) moeten dan gegevens op een uniforme wijze registreren. Dit vergt vaak de nodige begeleiding.

D.I. D.I.1: Afspraken maken over aanlevering van mutaties

Het is verstandig om als gemeenten onderling duidelijke afspraken te maken, ook met de software leverancier, over de manier waarop mutaties dienen te worden aangeleverd. Ook moet helder zijn welke delen uit het systeem er aangeleverd moeten worden. Zeker als mutaties vanuit een deelnemende gemeente moeten worden aangeleverd is het van belang om de volledigheid hiervan te borgen.

D.I.2: Kwaliteit WOZadministraties deelnemende (nieuwe) gemeenten onderzoeken

Het samenwerkingsverband moet vooraf onderzoeken wat de kwaliteit van de afzonderlijke WOZ/belastingadministraties is. Om goede voorbereidingsstappen (zie A.I.9) te kunnen treffen.

D.I.3 Veldcodering uniformeren

De verschillende WOZ-administraties moeten onderling op elkaar worden afgestemd. Dit kan alleen door een heldere en uniforme veldcodering. Wij adviseren gemeenten hierop aan te sturen.

18

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE D.II. D.II.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de proefconversie onderzoeken

Zie A.11.1 en toevoeging uit C.11

D.III. D.III.1 Per deelnemende gemeente de resultaten van de definitieve conversie onderzoeken

Zie A.11.1 en toevoeging uit C.11

D.IV. D.IV.1 Start uitvoering uniform WOZ-proces begeleiden (gericht op uniforme registratie van gegevens)

Zie C.IV.1

19


BIJLAGE 2: MODEL INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN BIJ APPLICATIECONVERSIES Inleiding Het doel van deze beheersingsmaatregelen bij applicatieconversies, is om het veranderingsproces dat WOZ-medewerkers doormaken tijdens een systeemconversie zo prettig/soepel mogelijk te laten verlopen en om de kwaliteit van de WOZ-administratie daardoor op peil te houden. Door een applicatieconversie verandert de interface van de software. Dit is de gebruikersomgeving van WOZ-medewerkers, een applicatieconversie kan wijzigingen in het WOZwerkproces tot gevolg hebben. Dit kan betekenen dat medewerkers jarenlange gewoonten en routine moeten veranderen. Interne beheersingsmaatregelen bij applicatieconversies moeten waarborgen, dat medewerkers op gepaste wijze veranderen zodat ze nieuwe applicaties op de juiste wijze kunnen gaan gebruiken. In de onderstaande tabel zijn de fasen weergegeven die wij onderscheiden bij het beheersen van een applicatieconversie en is per fase het karakter van de interne beheersingsmaatregelen weergegeven. Tabel 3: Model interne beheersing applicatieconversie TE ONDERSCHEIDEN FASEN BIJ EEN APPLICATIECONVERSIE

Type beheersingsmaatregelen in de verschillende fasen

I. Voorbereidingen op een applicatieconversie

II. Het uitvoeren van de applicatieconversie

III. Fase na een applicatieconversie

Maatregelen gericht op selectie van de applicatie, creëren van draagvlak en de inrichting van het nieuwe WOZ-proces

Maatregelen gericht op het opleiden / scholen van medewerkers

Maatregelen gericht op begeleiding en nazorg van medewerkers

I. Voorbereidingen op een applicatieconversie Maatregelen gericht op selectie van de nieuwe applicatie, creëren van draagvlak en de inrichting van het nieuwe WOZ-proces

-

-

-

-

-

20

Stel medewerkers vroegtijdig op de hoogte als er een conversie systeemconversie aankomt. En leg uit wat dit voor hun gaat betekenen. Vraag welke rol zij hierin willen spelen zodat verwachtingen en misverstanden vooraf verholpen kunnen worden. Zorg voor een gestructureerde informatievoorziening naar gebruikers en relevant (WOZ) betrokkenen toe over actuele conversie zaken ook als deze zaken buiten de verantwoordelijkheid vallen van deze betrokkenen. Biedt de mogelijkheid aan alle betrokken WOZ-medewerkers om mee te denken en te praten over de aanschaf van een nieuw softwarepakket, indien gewenst en mogelijk. Creëer draagvlak en betrokkenheid voor veranderingen door WOZmedewerkers invloed te geven op beslissingen die betrekking hebben op de conversie. Grijp de kans aan, om kennis van eigen mensen te gebruiken om zwakke plekken van de oude applicatie te onderkennen.

HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE -

Maak gebruik van de kennis en ervaring van medewerkers om het toekomstige WOZ-proces verder te optimaliseren. Zorg dat de nieuwe taxatieapplicatie al "draait" in een testomgeving. Taxateurs kunnen dan al voor de applicatieconversie starten met het inrichten van het nieuwe taxatiemodel.

II. Het uitvoeren van de applicatieconversie Maatregelen gericht op het opleiden / scholen van medewerkers

-

Besteed intensief en voldoende aandacht aan trainingen over de nieuwe applicatie. Plan daar genoeg tijd en goeie begeleiding voor in. Evalueer met de WOZ-medewerkers om in beeld te krijgen waar zich problemen en/of verbeterpunten aandienen. Toets op de juiste uitvoering van het nieuwe WOZ-proces voordat de begeleiding beëindigd wordt. Zie bijlage 4

III. Fase na een applicatieconversie Maatregelen gericht op begeleiding en nazorg van medewerkers

-

Laat medewerkers zelf aangeven of zij nog eventuele extra begeleiding nodig hebben. Zorg dat er een helpfunctie gecreëerd wordt, zodat moeilijkheden waar men achteraf tegen aanloopt makkelijk afgehandeld kunnen worden. Zorg voor een contactpersoon bij de softwareleverancier voor vragen.

21


BIJLAGE 3: BEOORDELINGSPROTOCOL DATACONVERSIE Dit beoordelingsprotocol is een voorbeeld hulpmiddel voor de inhoudelijke beoordeling van een dataconversie. Het is bedoeld om te beoordelen of geregistreerde WOZ-gegevens juist en volledig naar in het nieuwe datamodel komen. Deze beheersingsmaatregel heeft betrekking op A.II.1 zoals beschreven in bijlage 1. De genoemde controles zijn niet limitatief, we adviseren om daarnaast ook "eigen" aanvullende controles uit te voeren. Wij adviseren gemeenten om bij het opstellen van aanvullende controles gebruik te maken van hash totaal berekeningen. Hash totalen zijn arbitraire getallen die geen waarde of betekenis hebben buiten de context waarin deze worden gebruikt. Ze worden gebruikt om de juistheid van de te converteren gegevens te toetsen. De keuze voor effectieve hash totalen is afhankelijk van het gegevensmodel en de tabelstructuur. Daarom gaan we hier niet verder dan het geven van een aantal voorbeelden, die voor en na de conversie met elkaar kunnen worden vergeleken. 1: 2: 3: 4:

De som van alle huisnummers en het aantal objecten. Deel de totale grondoppervlakte door de laatste acht cijfers van het objectnummer. Vermenigvuldig van elk adres het huisnummer keer de cijfers van de postcode en sommeer deze. Tel alle subjectnummers bij elkaar op

CONTROLE

OORDEEL Verschil is nul of verschil is verklaard

Voor dataconversie

Na dataconversie:

Aantal WOZ-objecten:

………………………

………………………



Aantal woningen:

………………………

………………………



Aantal niet-woningen:

………………………

………………………



Aantal straten:

………………………

………………………



Som WOZ-waarde:

………………………

………………………



Som WOZ-waarde woningen:

………………………

………………………



Som WOZ-waarde nietwoningen:

………………………

………………………



Som huisnummers woningen:

………………………

………………………



Som huisnummers nietwoningen:

………………………

………………………



22


………………………

………………………

………………………



………………………

………………………

………………………



………………………

………………………

………………………



CONCLUSIE

ANTWOORD Ja

Nee

NVT

Zijn de verschillen tussen de bovengenoemde aantallen voor en na de dataconversie voldoende verklaard?







Zijn aanvullende maatregelen nodig om de dataconversie beter te laten verlopen?







Zo ja, welke maatregelen zijn dat?

1.: ……………………… 2.: ……………………… 3.: ……………………… 4.: ……………………… 5.: ………………………

Is na afronding van deze maatregelen het opnieuw uitvoeren van (dit deel van) het beoordelingsprotocol nodig?

Gecontroleerd door:



Naam:

Datum:

………………………

………………………





Handtekening: ………………………

23


BIJLAGE 4: BEOORDELINGSPROTOCOL APPLICATIECONVERSIE Dit beoordelingsprotocol is een voorbeeld hulpmiddel om te beoordelen of een aantal relevante scenario's in de nieuwe applicatie op een juiste manier worden uitgevoerd. Dit protocol sluit aan op beheersingsmaatregel in fase II van de applicatieconversie, zoals beschreven in bijlage 2. De genoemde scenario's zijn niet limitatief, we adviseren om daarnaast ook "eigen" aanvullende scenario's uit te voeren. CONTROLE Worden de volgende scenario's op een juiste manier in de nieuwe applicatie uitgevoerd?

24

ANTWOORD Ja

Nee

NVT

-

Het opvoeren van een WOZ-object.







-

Het afvoeren van een WOZ-object.







-

Een kadastraal perceel splitsen in deelobjecten.







-

Vastleggen dat een woning na verkoop verbouwd is.







-

………………………







-

………………………







-

………………………







-

………………………







-

………………………







-

………………………







HANDREIKING INTERNE BEHEERSING SYSTEEMCONVERSIE WOZ-ADMINISTRATIE CONCLUSIE

ANTWOORD

Zijn aanvullende maatregelen nodig om de applicatieconversie beter te laten verlopen? Zo ja, welke maatregelen zijn dat?

Ja

Nee

NVT







1.: ……………………… 2.: ……………………… 3.: ……………………… 4.: ……………………… 5.: ………………………

Is na afronding van deze maatregelen het opnieuw uitvoeren van (dit deel van) het beoordelingsprotocol nodig?

Gecontroleerd door:



Naam:

Datum:

………………………

………………………





Handtekening: ………………………

25

WAARDERINGSKAMER. Handreiking interne beheersing systeemconversie WOZ-administratie

Recommend Documents