Toelichting Eind december 2014 hebben wij van onze accountant Deloitte de Managementletter 2014 ontvangen. De Managementletter is een uitvloeisel van de tussentijdse controle die heeft plaatsgevonden in oktober 2014. Deze tussentijdse controle, ook wel de interimcontrole genoemd, maakt onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole 2014. Het concept van de Managementletter is door de accountant (de heren De Leeuw en Leus), besproken met wethouder Hoek en de heren Nieuwkoop, Duine en Moerland. De Managementletter is opgebouwd uit de volgende onderdelen: o Managementsamenvatting; o Bevindingen interne beheersing; o Follow-up aanbevelingen 2013; o Actuele ontwikkelingen; o Frauderisicoanalyse. Managementsamenvatting Het overall beeld van de (financiële) beheersing is gelijk aan het niveau van voorgaande jaren. Tegelijk zijn de eisen aan de accountants(controle) nadrukkelijk toegenomen, wat leidt tot hogere eisen aan de werkzaamheden van de gemeente Tholen en de wijze waarop dit wordt vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat het aantal bevindingen ten opzichte van voorgaande jaren is toegenomen. De oorzaak voor deze omslag is een rapport van de AFM. Door dit rapport kan de accountant, mede door de verzwaarde eisen die hij opgelegd heeft gekregen, minder steunen op de interne controle van de gemeente. Voor de gemeente Tholen betekent dit concreet een zwaardere opgave om aan de vernieuwde en verscherpte eisen te voldoen. Belangrijkste verbeterpunten voor de korte termijn zijn de volgende zaken: o Grondexploitaties: Actualiseren van de kostprijsberekeningen en daarbij rekening houden met de aanbevelingen vanuit de accountantscontrole 2013, alsook het raadsbesluit tot tijdelijke verlaging van de grondprijzen voor gemeentelijke woningbouwprojecten. o Beheersing belastingdebiteuren en -opbrengsten: De gemeente ontvangt tussentijds onvoldoende informatie van SaBeWa over de hoogte van het debiteurensaldo, geïnde bedragen en de benodigde voorziening voor oninbaarheid. Tevens is er nog geen controleprotocol 2014. o Dossiervorming en interne controle uitkeringen: Ondersteunende documenten worden niet op één centrale plaats bewaard. Het risico hiervan is dat de gemeente bepaalde informatie kwijtraakt of dubbel vastlegt. Tevens bemoeilijkt het de in- en externe controle. Aanbevolen wordt om alles op één centrale plaats vast te leggen. o Interne controle inkopen en aanbestedingen: De checklist en documentatie van de interne controle op de inkopen en aanbestedingen is niet meer toereikend. o Het actualiseren en documenteren (lijncontroles) van de belangrijkste processen c.q. procesbeschrijvingen. Bevindingen interne beheersing Omdat voor de accountant de eisen voor de controlewerkzaamheden sterk zijn verscherpt heeft dit ook gevolgen voor de gemeente, met name de interne controle functie, welke eveneens aan aanscherpte eisen moet voldoen. Dit heeft tot gevolg dat er een verschuiving gaande is van 'steunen naar ondersteunen op de interne controle'. De interne controle is en blijft voor de gemeente een belangrijke interne beheersingsmaatregel, waarmee de gemeente zelf tussentijds de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties vaststeld. Als de interne controle plaatsvindt en wordt gedocumenteerd op een wijze die aansluit bij de wijze waarop de accountantscontrole plaatsvindt, kunnen de interne controlewerkzaamheden als ondersteuning dienen voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole.
In het kader van de interne beheersing zijn door Deloitte de volgende zaken geconstateerd: Procesbeschrijvingen Geadviseerd wordt om actuele procesbeschrijvingen op te stellen. De beoordeling van de procesbeschrijvingen en -inrichting zou vervolgens structureel onderdeel moeten zijn van de IC. Follow-up: Alle relevante procesbeschrijvingen zijn inmiddels opgesteld. Liquiditeitsplanning: Geadviseerd wordt om periodiek een verschillenanalyse op te stellen tussen de in de liquiditeitsplanning geraamde kasstromen en de werkelijke kaststromen, zodat de planning aan betrouwbaarheid wint. Follow-up: Bij het actualiseren van de liquiditeitsplanning worden verschillen over de afgelopen periode geanalyseerd. Dit vindt echter niet zichtbaar plaats. We vinden dit ook niet noodzakelijk, mede gezien de beperkte ambtelijke capaciteit voor treasury-actviteiten. Documenteren interne controle inkopen en investeringen Momenteel biedt de uitgevoerde interne controle door verschillende eisen nog onvoldoende basis om een oordeel te geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de inkopen en investeringen. De checklist over 2014 tijdig aanvullen en aanscherpen met de benoemde aspecten en eventuele bevindingen en tekortkomingen nader analyseren. Follow-up: De checklist inkopen en investeringen is inmiddels aangevuld. De (aangescherpte) interne controle op inkopen en investeringen is inmiddels afgerond. Getrouwheid en rechtmatigheid inkopen en investeringen Bij de controle wordt nog te weinig aandacht besteedt aan het terecht (ineens) ten laste van de exploitatie verantwoorden in plaats van activeren en afschrijven. De getrouwheid en rechtmatigheid kan vastgesteld worden door het aantal waarnemingen uit te breiden en aan bovenstaande aandacht te besteden. Follow-up: De checklist inkopen en investeringen evenals de interne controle is inmiddels dusdanig ingericht dat ook de activerings- en afschrijvingsvoorwaarden worden gecontroleerd. De (aangescherpte) interne controle op inkopen en investeringen is inmiddels afgerond. In- en externe aanbestedingsrichtlijnen De gemeente Tholen heeft geen sluitende procedure en/of zichtbare controle in het inkoopproces, die waarborgt dat de gemeente de juiste aanbestedingsprocedure toepast. Geadviseerd wordt: 1. Een procedure te implementeren voor inkopen die waarborgt dat voldaan wordt aan inen externe aanbestedingsregels. Bijvoorbeeld het verplicht betrekken van het Inkoopbureau West-Brabant boven een bepaalde drempelwaarde. 2. Om een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid van de inkopen is het noodzakelijk dat de gemeente Tholen onderzoek verricht naar de naleving van de Europese aanbestedingsregels door het uitvoeren van een integrale crediteurenanalyse. Hiertoe is het noodzakelijk dat de gemeente voor alle crediteuren met een saldo over 2014 groter dan € 50.000 vaststelt dat de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Follow-up:
1. Het MT zal zich beraden over de implementatie van een eventuele procedure om naleving van de Europese aanbestedingsregels te waarborgen. 2. De crediteurenanalyse is inmiddels uitgevoerd. BTW-compensatiefonds Geadviseerd wordt om aansluiting te vinden tussen de voorcalculatorische mengpercentages met correspondentie van de Belastingdienst, het verrichten van interne controle op de juistheid en volledigheid van de nacalculatie om vast te stellen dat de nacalculatie volledig is en rekenkundig juist en vaststellen dat de BCF positie in de jaarrekening aansluit op de aangifte rekening houdend met de nacalculatie. Follow-up: De interne controle wordt voor het opstellen van de jaarrekening 2014 uitgevoerd. Proces sociale uitkeringen (WWB, IOAZ, IOAW, etc.) Zoals in bovenstaande al benoemd is wordt geadviseerd om actie te ondernemen om te komen tot een eenduidige dossiervorming per uitkeringsgerechtigde en 'spelregels' op te stellen om de dossiervorming zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden en tevens efficiënte in- en externe controle mogelijk te maken. Follow-up: Het MT zal zich over de dossiervorming van Werk & Inkomen beraden. IT-audit: Digitale factuurverwerking en zaaksysteem De laatste IT-audit van Civision dateert van 2010. Voor het Zaaksysteem heeft in het geheel nog geen IT-audit plaatsgevonden. Voor een oordeel over de rechtmatigheid van de inkopen resp. aanvragen en verstrekkingen sociale zaken is het noodzakelijk dat voorafgaand aan de jaarrekening 2014 een IT-audit plaatsvindt op de opzet, het bestaan en de werking van Civision en Zaaksysteem en dat waar nodig aanvullende interne controles plaatsvinden op die beheersmaatregelen, vervat in de applicaties, waarop niet (volledig) kan worden gesteund. Follow-up: Het al dan niet uitvoeren van een IT-audit vinden we een afweging van de externe accountant. Follow-up aanbevelingen 2013 De accountant heeft een opsomming gemaakt van de stand van zaken over de 13 onderwerpen die benoemd zijn in de managementletter 2013 en 2012. Van deze 13 onderwerpen zijn er vijf opgelost. De zaken zullen hieronder worden opgesomd: 1. Geadviseerd wordt om memoriaalboekingen zichtbaar te controleren en te autoriseren voordat memoriaalboekingen in de financiële administratie worden verwerkt. Inmiddels worden alle memoriaalboekingen zichtbaar gecontroleerd en geautoriseerd door de leidinggevende van het cluster Financiën en Belastingen. 2.
Het is aan te raden om de interne controle op grondtransacties uit te breiden naar transacties tot € 25.000 en de grootste transacties achteraf te voorzien van een objectieve onderbouwing van de prijzen. De interne controle is inmiddels uitgebreid met waarnemingen tot € 25.000.
3.
Het is essentieel dat de gemeente zich in ieder geval per jaareinde - mede met de verantwoording van SaBeWa Zeeland incl. controleverklaring - een onderbouwd
oordeel vormt over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid omtrent de belastingopbrengsten en de waardering van de debiteurenpositie. De uitbreiding van SaBeWa Zeeland heeft organisatorisch tot problemen geleid, mede door de aanschaf van nieuwe belastingprogrammatuur. Er is op dit moment nog geen inzicht in de individuele belastingdebiteuren en de voorziening dubieuze debiteuren. Voor aanvang van de jaarrekeningcontrole 2014 ontvangen we van SaBeWa Zeeland een controleverklaring over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verantwoorde belasting-opbrengsten. 4.
Geadviseerd wordt om de interne controles op uitkeringen Wwb, bijstand etc per kwartaal te plannen. Ook is het vanwege het ontbreken van functiescheiding in het toekenningsproces Wwb aan te raden de resultaten uit de collegiale toetsing nauwgezet te blijven volgen en waar nodig deze toetsing te intensiveren. De interne controles worden tegenwoordig verspreid over alle kwartalen. Ook de resultaten van de collegiale toetsing blijven punt van aandacht. Veelal vinden deze niet-zichtbaar plaats.
5.
Aanbevolen wordt om de controles zichtbaar te maken die plaatsvinden bij het afhandelen van subsidieaanvragen en -vaststellingen. Hieruit moet blijken dat aan alle subsidievereisten is voldaan. Het subsidieregister (subsidieverstrekkingen) wordt in 2015 aangescherpt.
6.
Gezien het gebruik en de impact van Corsa Invoice wordt benadrukt het belang van een tijdige SEPA conversie van deze applicatie. Conversie naar SEPA heeft plaatsgevonden begin 2014.
7.
Gezien het toenemende belang van een adequate en vooral volledige liquiditeits- en financieringsprognose, is het aan te bevelen de huidige liquiditeitsplanning voor de korte termijn uit te breiden met een planning voor de lange(re) termijn waarbij vooral ook rekening gehouden moet worden met de verwachte balansmutaties. Ook is het van belang om inzichtelijk te maken hoe en wanneer de in de grondexploitaties geïnvesteerde bedragen terugvloeien naar de gemeente. Naast de liquiditeitsplanning voor de korte termijn wordt er ook een meerjarige liquiditeitsplanning opgesteld. Deze meerjarige liquiditeitsplanning is op hoofdlijnen en kan nog gedetailleerder worden opgezet. Wij vinden de mate van detaillering echter voldoende.
8.
Het is aan te bevelen om een rechten- en verplichtingenregistratie te voeren. Met een dergelijke registratie kan gedurende het hele jaar 'met een druk op de knop' inzichtelijk gemaakt worden wat de rechten en verplichtingen zijn, wat efficiënter is en minder foutgevoelig. Ambtelijk zijn alternatieven uitgewerkt; binnenkort wordt een voorstel aan het MT voorgelegd.
9.
Geadviseerd wordt om actie te ondernemen op de bepalingen opgenomen in de Wet Markt en Overheid, zodat aan de wettelijke eisen voldaan kan worden. In 2015 wordt op dit punt actie ondernomen.
10.
Geadviseerd wordt om in het vervolg de uitvoering van de interne controle op inkopen en investeringen meer over het jaar te verspreiden en gerichte controle uit te voeren op de naleving van de EU- aanbestedingsregels. De controle is vanaf 2014 meer gespreid over het jaar, waarbij ook specifieke aandacht wordt geschonken aan de EU-aanbestedingsregels.
11.
Aanbevolen wordt om periodiek een cijferbeoordeling uit te voeren op de bezetting van de verschillende accommodaties. Door het vergelijken van bezettingspercentages met de voorgaande perioden kan onderbezetting gesignaleerd worden, wat zou kunnen duiden op onvolledigheden in de verhuurapplicatie. De verhuurapplicatie is helaas niet geschikt om bezettingspercentages te vergelijken.
12.
Het is aan te raden om 'spelregels' op te stellen voor de uitvoering van investeringsprojecten. Een opzet van de 'spelregels' is inmiddels door het MT vastgesteld. Opvolgende acties worden begin 2015 uitgevoerd.
13.
Geadviseerd wordt om gemeentebreed de lopende subsidietrajecten te inventariseren en daarbij de administratieve voorwaarden per subsidie in beeld te brengen. Via een centrale registratie en bewaking kan zo de beheersing van de subsidiegelden worden verbeterd. Er is inmiddels een gemeentebreed subsidieregister (voor subsidieontvangsten). Hierin zijn de belangrijkste basisgegevens vastgelegd. Alleen de subsidievoorwaarden rondom aanbestedingsregels zijn nog niet opgenomen in het register. Dit wordt in 2015 aangevuld.
Actuele ontwikkelingen Wijziging verantwoordelijkheid en financiering buitenonderhoud schoolgebouwen primair onderwijs - impact op de jaarrekening 2014 Per 1 januari 2015 is de wet overheveling buitenonderhoud primair onderwijs van kracht. Hierdoor worden schoolbesturen verantwoordelijk voor het onderhoud en de aanpassing van schoolgebouwen primair en (voortgezet) speciaal onderwijs. Het budget dat gemeenten ontvangen voor onderwijshuisvesting wordt in verband met de wetswijziging aangepast en flink gekort. Gemeenten zullen minder geld krijgen voor dezelfde taken, wat naar verwachting negatieve gevolgen zal hebben voor de integrale huisvestingplannen onderwijshuisvesting. De wetswijziging betekent dat in de jaarrekening 2014 geen specifieke balanspost meer voorkomt voor het in stand houden van buitenonderhoud schoolgebouwen primair onderwijs maar een vrijval van middelen ten gunste van het resultaat 2014. Follow-up: De gemeente heeft met deze wetswijziging rekening gehouden. Drie decentralisaties in het sociale domein (zorg, jeugd en participatie) Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van drie forse taken, tevens gaan deze decentralisaties gepaard met een forse financiële taakstelling. Het is dus zaak om deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren tegen een lage prijs. Bij deze transities komen verschillende risico's kijken waarop de gemeente nog in moet spelen. Door de gemeenteraad van de gemeente Tholen is de Beleidsnota Sociaal Domein Gemeente Tholen 2015-2018 vastgesteld. Deze beleidsnota dekt het gehele sociale veld van de gemeente af. Het budget voor de nieuwe taken wordt door het Rijk verstrekt als integratie-uitkering. De consequentie hiervan is dat de verplichting voor gemeenten komt te vervallen om de middelen binnen drie jaar te besteden aan taken binnen het sociaal domein.
Follow-up: Niet van toepassing. Frauderisicoanalyse Tijdens de uitvoering van de interimcontrole heeft Deloitte geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Echter, er is ook gebleken dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte (fraude)risicoanalyse geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersomgeving, wat een risico zou kunnen vormen. Verder procedure De managementletter 2014 is op woensdag 4 februari besproken in het MT, hierbij is het stuk vastgesteld. Nadat uw College van B&W het bovenstaande vaststeld zal dit stuk ter kennisgeving worden voorgelegd aan de commissie bestuurszaken. Tijdens de commissie van 4 maart 2014 zal de accountant een toelichting op de managementletter 2014 komen geven.
