98
Bron AV 2009
Onderwerp Interne beheersing
AV 2009
Proces samenstellen jaarrekening
AV 2009
Rechtmatigheid
AV 2009
Vorderingen Dijkzone VOF en Multiveste
AV 2009
Grondexploitatie
Toelichting De interne beheersing kent diverse belangrijke verbeterpunten, zoals budgetbeheersing van de grondexploitaties, het naleven van EU aanbestedingsregels en de optimale benutting van het Participatiebudget. Het traject van het samenstellen en controleren van de jaarrekening 2009 is beter verlopen dan in voorgaande jaren het geval was. Onderdelen waarin voor 2010 verdere verbetering mogelijk of noodzakelijk is, zijn de onderdelen uitkeringen, grondexploitatie en de onderbouwing van de geldstromen van de programmarekening. De gemeente voert in het kader van de rechtmatigheid controle interne audits uit. Onze conclusie is dat de kwaliteit van deze controles goed is.
Actiepunten Aandacht blijven schenken aan verdere verbetering interne beheersing.
Vervaldatum N.v.t.
Status Genoemde punten hebben blijvende aandacht.
Gereed Nee
Doorlooptijd controle jaarrekening.
31-12-2010
Bij het opstellen van de planning voor de jaarstukken 2010 wordt extra tijd ingeruimd voor het geven van extra aandacht aan de verbetering van deze aspecten.
Nee
In 2010 prioriteit leggen bij de interne controle op de uitkeringen (Wet Werk en Bijstand)
01-09-2010
Ja
In 2008 hebben wij gerapporteerd over transacties met Dijkzone VOF en MultiVeste voor respectievelijk € 5,7 miljoen en € 10,3 miljoen. Op de vordering Dijkzone VOF is in 2009 een beperkt deel afgelost. De vordering op MultiVeste stond tijdens de afwikkeling van onze controle nog geheel open. De gevolgen van de recessie werken door in de exploitatie van het grondbedrijf. Dit is in 2009 ook het geval bij uw gemeente. De
Actief blijven volgen en periodiek laten informeren over de stand van zaken.
N.v.t.
Met de accountant is inmiddels overeenstemming bereikt over de wijze van uitvoering. De prioriteit wordt bij de interne controle op de uitkeringen gelegd. De vordering Multiveste is volledig ontvangen. Aan de invordering Dijkzone VOF wordt continu aandacht besteed.
Via de reguliere planning & control cyclus het bestuur informeren over de
N.v.t.
Per collegeadvies wordt ingegaan op eventuele afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde nota
Ja
2e Bestuursrapportage 2010
Nee
Bron
Onderwerp
AV 2008
BTW compensatie fonds
IC 2008
Grondexploitatie
2e Bestuursrapportage 2010
Toelichting financiële effecten hiervan zijn verwerkt in de stand per eind 2009. De uitkomsten van deze berekeningen hebben ertoe geleid dat in uw jaarrekening 2009 per saldo voor een bedrag van € 3,9 miljoen aan extra voorzieningen voor verwachte verliezen op de complexen van de grondexploitatie is getroffen. Naar aanleiding van een (landelijk) onderzoek van de fiscus inzake het BTW-compensatiefonds heeft de gemeente een naheffingsaanslag van € 1,1 miljoen ontvangen. De gemeente heeft bezwaar aangetekend. De uitkomsten hiervan zijn nog onzeker. Voor ongeveer € 0,6 miljoen is een voorziening getroffen ten laste van 2008. Naar aanleiding van het onderzoek van de fiscus uit 2007 heeft intern een herrekening plaatsgevonden van de compensabele BTW over de algemene kosten. Over de periode 2003-2008 levert dit totaal een vordering op van ongeveer € 800.000. Van dit bedrag moet in 2009 nog aangifte plaatsvinden. Wij hebben u geadviseerd zich periodiek te laten informeren over de stand van zaken.
Actiepunten stand van zaken bij de complexen van de grondexploitatie. Het financiële risico blijft onverminderd groot.
Vervaldatum
Status GREX. Daarnaast worden deze afwijkingen gemeld via de bestuursrapportages.
Gereed
Huidige stand van zaken is ongewijzigd ten opzichte van 2009. Advies blijft staan derhalve.
N.n.b.
De aangifte 2009 heeft inmiddels plaatsgevonden. Op 1 juli is de vordering over 2009 inmiddels aan de gemeente overgemaakt. Op basis van eigen onderzoek verwachten wij dat de belastingdienst over de oudere jaren geen vordering op de gemeente Spijkenisse meer heeft. Hierover vindt overleg plaats met de belastingendienst. Ultimo 2009 staat er nog wel een vordering van de belastingdienst open van € 1.200.000. Met de belastingdienst wordt in juli 2010 verder overleg gepleegd.
Nee
De projectleiders leggen per kwartaal verantwoording af over de risico’s per project. Voor de kwalificatie van risico en impact zijn geen „objectieve‟ criteria ontwikkeld, waardoor de kwalificaties subjectief en moeilijk vergelijkbaar zijn. Voor een meer uniforme beheersing van de
De projectleiders maken maandelijks een risico analyse. De informatie in de nota grondexploitaties 2009 heeft u versterkt door de verschillen te analyseren ten opzichte van de
In de nieuwe nota Grondexploitatie zal aandacht worden gegeven aan een aanname van de financiële gevolgen van de ingeschatte risico’s.
Nee
31-12-2010
99
100
Bron
Onderwerp
Toelichting risico’s adviseren wij evenals voorgaand jaar meer objectieve criteria vast te stellen. Om het risicomanagement meer in te bedden in de organisatie adviseren wij in de rapportage een analyse op te nemen van de verschillen tussen twee opvolgende rapportages. Hierdoor kunt u de ontwikkeling van risico‟s en de effectiviteit van getroffen maatregelen gestructureerd monitoren.
Actiepunten voorgaande kostprijsberekening per complex. Daarnaast worden per complex de risico’s benoemd. Een volgende stap is om een inschatting te maken voor de financiële gevolgen van de genoemde risico’s.
Vervaldatum
Status
Gereed
IC 2008
Grondexploitatie
Het proces is nog niet beschreven. De afdeling grondzaken werkt momenteel aan een verbeterplan. De inrichting van de werkprocessen maakt hier onderdeel van uit.
01-01-2010
In 2007 is reeds een procedurebeschrijving gemaakt door de afdeling FEZ, team AO/IC.
Ja
IC 2008
Grondexploitatie
In 2007 is gestart met het beschrijven van de procedure grondexploitaties. Het proces is nog niet geheel beschreven. Wij adviseren de overige onderdelen eveneens te beschrijven en expliciet aandacht te besteden aan zichtbare interne controle en vastleggingen rondom besluitvorming over keuzen, scenario’s en accenten. De budgetten van de complexen van de grondexploitatie worden aan de hand van DG-dialog door de planeconomen bewaakt. De aansluiting tussen de budgetten en verplichtingen in DG-Dialog en de financiële administratie wordt tussentijds niet vastgesteld. Daarnaast wordt bij de tussentijdse informatievoorziening geen gebruik gemaakt van de financiële administratie. Dit brengt het risico met zich mee dat begrotingsoverschrijdingen niet tijdig worden gesignaleerd. Wij adviseren periodiek en zichtbaar de aansluiting vast te stellen tussen de financiële administratie
In 2009 is dit nog niet opgepakt. De afdeling grondzaken werkt momenteel aan een verbeterplan. De afstemming tussen DG-Dialog en Coda maakt hier onderdeel van uit.
31-12-2011
Door aanpassing van de procedure rondom bestelorders grondexploitatie wordt er aan een continue aansluiting gewerkt. De eerste stappen zijn daarvoor reeds gedaan. Inzicht in de kredieten wordt in de loop van 2011 gecompleteerd. Na deze laatste stap is er weer sprake van actuele krediet- overzichten in coda.
Nee
2e Bestuursrapportage 2010
Bron
Onderwerp
IC 2008
Grondexploitatie
IC 2008
Kosten
IC
Kosten
2e Bestuursrapportage 2010
Toelichting en DG-Dialog. Bij onze controle hebben wij geen zichtbare interne controle door de planeconomen op de werkelijke uitgaven en inkomsten aangetroffen. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de indeling van de financiële administratie niet aansluit bij de indeling in de projecten. Van uw medewerkers hebben wij vernomen dat schaduwadministraties worden bijgehouden. Wij adviseren u de indeling van de financiële administratie aan te passen zodat de sturing op de grondexploitatie is geborgd op vastleggingen in de reguliere registraties. Voor het registreren van opdrachten hanteert de gemeente een verplichtingenadministratie. Op de juistheid en de volledigheid van de geregistreerde verplichtingen ontbreekt zichtbare controle. Wij hebben van uw medewerkers vernomen dat de verplichtingenadministratie sterk is vervuild. Hierdoor ontbreekt een actueel beeld over de nog te verwachten uitgaven en inkomsten, wat gevolgen heeft voor de betrouwbaarheid van de tussentijdse financiële informatie. Wij adviseren prioriteit te stellen aan het actualiseren van de verplichtingenadministratie in het kader van het opstellen van de jaarrekening. De doelstelling van uw gemeente is om voor het eind van het boekjaar alle vervuiling uit de verplichtingenadministratie te hebben verwijderd. Uw gemeente boekt de BTW op
Actiepunten
Vervaldatum
Status
Gereed
Deze aanbeveling houdt verband met het voorgaande punt. In 2009 is dit nog niet opgepakt, dit aandachtspunt is wel onderkend. Ook dit punt wordt meegenomen in het interne verbetertraject.
31-12-2011
Na het compleet maken van de vorige stap wordt hieraan voldaan.
Nee
De verplichtingen hebben intern voldoende aandacht. In het kader van het samenstellen van de jaarrekening 2009 worden de saldi op de intern gecontroleerd.
30-09-2010
Een verdere verbetering wordt gerealiseerd door de boeking-periode in 2009 te verlengen. Onderzocht wordt of de regels rondom het gebruik van verplichtingen verbeterd kunnen worden.
Nee
De gemeente heeft
N.n.b.
Er zijn aanvullende
Nee
101
102
Bron 2008
Onderwerp
Toelichting vervoer gehandicapten, ouderen en leerlingen vooralsnog als kosten, hetgeen niet onjuist is. Volgens uw medewerkers loopt er een discussie met de Belastingdienst.
IC 2008
Kosten
IC 2008
Administratie en verslaglegging
Ten aanzien van sportbeoefening boekt de gemeente alle BTW voorlopig als kostenpost. Voor binnensport hebben wij de ervaring dat toepassing van het sportbesluit ook voor gymlokalen zeer wel mogelijk is. Dat civielrechtelijk een huurovereenkomst is gesloten, doet daar naar onze mening niet aan af. Ook voor buitensport accommodaties is btw-heffing mogelijk, op voorwaarde natuurlijk dat voldoende aanvullende diensten worden verricht. Soms kan daarbij de oprichting van een “sportstichting” helpen. Bij onze controle hebben wij de aansluiting tussen de bouwleges administratie met de leges administratie nog niet kunnen vaststellen. Wij hebben vernomen dat de aansluiting wel beschikbaar is. Wij zullen dit bij de
Actiepunten inmiddels een uitspraak ontvangen van de belastingdienst. De kosten van het vervoer van gehandicapten mogen met terugwerkende kracht tot november 2005 verrekend worden. Daarnaast is er een bezwaarschrift ingediend om ook de BTW van voor november 2005 te verrekenen. Dit geldt ook voor de kosten van het leerlingenvervoer. Voor nieuwe investeringen wordt het sportbesluit inmiddels toegepast. Voor de oude investeringen geldt dat de gevolgen van toepassing van het sportbesluit nog voor de jaren vanaf 2005 worden berekend. Aangifte hiervan moet nog plaatsvinden. Voor buitensport is een verzoek ingediend bij de belastingdienst.
Vervaldatum
Status suppleties voor de jaren tot en met 2009 ingediend bij de belastingdienst op basis van een bezwaarprocedure. In 2010 wordt de BTW direct verrekend en afgedragen (Wet Omzetbelasting).
Gereed
N.n.b.
Er zijn aanvullende suppleties voor zowel de binnen- als buitensport voor de jaren tot en met 2009 ingediend bij de belastingdienst op basis van een bezwaarprocedure. In 2010 wordt de BTW over de binnen-sport direct verrekend en afgedragen (Wet Omzetbelasting). Voor de buitensport wordt een uitspraak van de belastingdienst afgewacht.
Nee
Bij de jaarrekeningcontrole 2008 hebben we vastgesteld dat deze aansluiting aanwezig was. Voor 2009 is nog geen automatische
01-01-2010
Er is een koppeling tussen beide programma’s gelegd. Er vindt regelmatig afstemming plaats tussen de medewerkers bouwleges- en de
Ja
2e Bestuursrapportage 2010
Bron
Onderwerp
Toelichting jaarrekeningcontrole vaststellen. U bent voornemens om vanaf 2009 de aansluitingen geautomatiseerd vast te laten stellen.
IC 2008
Administratie en verslaglegging
IC 2008
Wmo
IC 2008
Inkoop en aanbesteding
IC 2008
Inkoop en aanbesteding
Bij het analyseren van de tussenrekeningen vindt nog onvoldoende een beleidsmatige of inhoudelijke analyse plaats. Ook ontbreekt een prognose en een zichtbare beoordeling van de ouderdom. Wij adviseren u bij het beoordelen van de tussenrekeningen aandacht te besteden aan bovenstaande punten. Net als alle andere gemeenten heeft de gemeente Spijkenisse geen inzicht in de volledigheid van de geïnde eigen bijdrage door het CAK. Wel heeft uw gemeente een verbandcontrole op aantallen uitgevoerd. Het Platform Rechtmatigheid Provincie en Gemeenten (PRPG) heeft uitgesproken dat dit geen rechtmatigheidconsequenties heeft indien de gemeente dit toelicht in het jaarverslag. Wij adviseren u hieraan aandacht te besteden bij het opstellen van de jaarrekening. Een afdelingsoverstijgende leveranciersregistratie ontbreekt, waardoor gegevens zoals kredietwaardigheid en kwaliteit niet gestructureerd worden bewaard en bewaakt. De registratie van de uitvoerende werkzaamheden is in 2008 niet gestructureerd vastgelegd. Hierdoor kan achteraf niet op eenduidige wijze worden vastgesteld welke werkzaamheden door het team inkoop zijn
2e Bestuursrapportage 2010
Actiepunten koppeling gerealiseerd tussen de subadministraties en de financiële administratie. Beheersing tussenrekeningen heeft intern aandacht. In het kader van het samenstellen van de jaarrekening 2009 worden de saldi op de tussenrekeningen intern gecontroleerd.
Vervaldatum
Status belasting-administratie
Gereed
31-12-2010
Het proces om te komen tot een verbeterde werkwijze van de analyse wordt in de 2e helft van 2010 opgepakt.
Nee
Dit levert waarschijnlijk nog een aanvullende last op voor de gemeente. De exacte verschillen moeten nog afgestemd worden met aanbieder Careyn.
01-01-2010
De afstemming en afrekening met Careyn heeft plaatsgevonden
Ja
Geen ontwikkelingen in 2009. Het proces inkoop- en aanbesteding is een aandachtspunt voor de gemeente. Geen ontwikkelingen in 2009. Het proces inkoop- en aanbesteding is een aandachtspunt voor de gemeente.
31-12-2010
De verbeterpunten worden meegenomen in een college advies over het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Nee
31-12-2010
Per inkoopproject wordt een inkoopdossier opgesteld. Er is een projectregistratie ingevoerd voor ieder inkoopproject. De registratie van
Nee
103
104
Bron
Onderwerp
Toelichting uitgevoerd.
Actiepunten
Vervaldatum
Status uitvoerende werkzaamheden vind nog niet plaats. Door het grote werkaanbod vragen budgethouders zelf offertes op in overleg met inkoop. Voorgesteld wordt om het interne grensbedrag te verhogen naar € 25.000 In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt dit verwerkt.
Gereed
IC 2008
Inkoop en aanbesteding
Geen ontwikkelingen in 2009. Het proces inkoop- en aanbesteding is een aandachtspunt voor de gemeente.
31-12-2010
IC 2008
Inkoop en aanbesteding
Geen ontwikkelingen in 2009. Het proces inkoop- en aanbesteding is een aandachtspunt voor de gemeente.
IC 2008
Belastingen en heffingen
In het inkoopbeleid is verplichte inschakeling van het team inkoop bij opdrachten boven de € 5.000 euro vastgelegd. Wij hebben van de medewerkers binnen uw gemeente vernomen dat in sommige gevallen budgethouders zelf offertes opvragen, zonder hiervoor instemming van Inkoop te vragen. Hierdoor bestaat het risico dat een onjuist aanbestedingstraject is doorlopen, zonder dat van de kennis en expertise van het team inkoop gebruik is gemaakt. Voor de registratie van de contracten wordt geen contractenregister gehanteerd. Hierdoor bestaat het risico dat contractvoorwaarden niet worden nageleefd of dat bij verlenging het risico op onrechtmatigheid in het kader van Europese aanbesteding niet is afgedekt. Binnen de gemeente zijn plannen ontwikkeld om de contracten te registreren in Corsa. Voor het registreren en ondersteunen van taxatiewerkzaamheden maakt uw gemeente gebruik van GOUW-it. In het taxatiesysteem ontbreekt een adequate bevoegdhedenstructuur. Hierdoor wordt het risico op onjuiste mutaties niet in voldoende mate beperkt. Wij adviseren u om in de applicatie de nodige functiescheidingen op te nemen en de werking van deze functiescheidingen zichtbaar vast
31-12-2010
De verbeterpunten worden meegenomen in een college advies over het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Nee
In 2009 is deze functiescheiding niet geïmplementeerd in de applicatie.
01-06-2010
De functiescheiding is doorgevoerd. De taxateur bepaald de taxatie. De kwaliteitsmedewerker voert de uitkomsten via Gouw-it in.
Ja
2e Bestuursrapportage 2010
Nee
Bron
Onderwerp
IC 2008
Bouwleges
IC 2008
Treasury
Het proces treasury is nog niet beschreven in een handboek administratieve organisatie.
IC 2008
Treasury
IC 2008
Rechtmatigheid, verhuur opbrengsten
Voor de beheersing van de liquiditeiten maakt uw gemeente gebruik van een liquiditeitsbegroting. Op basis van de werkelijke uitgaven en inkomsten wordt de liquiditeitsbegroting tussentijds bijgewerkt, waardoor een actueel beeld ontstaat. Wij zien verbetermogelijkheden door het opstellen van analyses over de verschillen tussen de werkelijke en de geprognosticeerde kasstromen. Deze analyses dragen bij aan de kwaliteit van de liquiditeitsbegroting. De registratie van de verhuur van panden en erfpacht vindt plaats in Planon. Bij de interne controle is vastgesteld dat de volledigheid van de verhuur en erfpacht (objecten) in Planon niet kan worden vastgesteld met het gebruik van gegevens van het kadaster en de WOZ administratie. Bij de controle op de verhuur van panden en erfpacht kan de juistheid van de toegepaste tarieven op grond van vastgesteld gemeentelijk beleid niet worden
2e Bestuursrapportage 2010
Toelichting te stellen. De aanneemsom is het uitgangspunt voor de berekening van de bouwleges. Hierop ontbreekt een zichtbare toetsing.
Actiepunten
Vervaldatum
Status
Gereed
In 2009 is gestart met het maken van nieuwe beleidsregels. Dit advies meenemen. Daarom is dit punt nog „geel‟ gearceerd. Het Treasurystatuut wordt in 1e/ 2e kwartaal 2010 herschreven. Dan wordt ook het beleid bepaald en het proces opnieuw ingericht. Onderwerp heeft aandacht gemeente. Onduidelijk zijn nog de kaders waarbuiten de verschillen geanalyseerd moeten worden. Wij adviseren hiervoor een norm vast te stellen.
31-12-2010
Het beleid wordt geschreven.
Nee
01-06-2011
Dit wordt opgepakt na opstelling van het nieuwe statuut en regeling.
Nee
N.v.t.
De beheersing van de liquiditeiten vindt plaats als onderdeel van de budgetcyclus. Het vaststellen van een norm staan wij niet voor.
Ja
Het is nog niet mogelijk gebleken om een koppeling te verkrijgen tussen Planon en de gegevens van het kadaster en de WOZ administratie ter toetsing van de volledigheid met betrekking tot de geregistreerde objecten in Planon. De interne controle op de
01-01-2010
Verkrijging van een koppeling tussen de gegevens van het kadaster is bij deze problematiek niet mogelijk en ook niet gewenst als controle van je administratie. Alle contracten zijn verwerkt binnen planon. Jaarlijks vindt de interne controle plaats via vergelijking van de gegevens planon met die van de financiële
Ja
105
Bron
106
Onderwerp
Toelichting vastgesteld. Wij adviseren u bij het doortrekken van de deelwaarneming de juistheid van de toegepaste tarieven te betrekken.
Actiepunten invoer van de tarieven en factuur-bedragen is in 2009 niet zichtbaar gemaakt.
Vervaldatum
2e Bestuursrapportage 2010
Status administratie. Ten behoeve van de accountant zal deze laatste procedure worden uitgeschreven in een rapport met ingang van 2010.
Gereed
