WAARDERINGSKAMER
Waarderingskamer Werk Werkplan 2003
Versie 1.0 Vastgesteld door de Waarderingskamer op 14 november 2002
1
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
Inhoudsopgave 1.
INLEIDING.................................................................................................................................................. 3
2.
BELEIDSPLAN ........................................................................................................................................... 4 2.1 INLEIDING ............................................................................................................................................. 4 2.2 TOEZICHT .............................................................................................................................................. 4 2.2.1 Toezichtfunctie................................................................................................................................. 4 2.2.2 In te zetten instrumenten.................................................................................................................. 6 2.2.3 Speerpunten voor het toezicht in 2003............................................................................................. 8 2.2.3.1. Planning en control in gemeenten .............................................................................................. 8 2.2.3.2. Niet-woningen............................................................................................................................. 8 2.2.3.3. Het kunnen vergelijken van gemeenten....................................................................................... 9 2.2.3.4. Inhoudelijke accenten ................................................................................................................. 9 2.3 COÖRDINATIE ..................................................................................................................................... 12 2.3.1 De coördinatiefunctie .................................................................................................................... 12 2.3.2 Coördinatieonderwerpen voor 2003.............................................................................................. 12 2.3.2.1. Inzet communicatiemiddelen..................................................................................................... 12 2.3.2.2. Leren van elkaar ....................................................................................................................... 13 2.3.2.3. Uniformeren van werkwijzen en de aansluiting functionaliteit van automatiseringssystemen . 13 2.3.2.4. Kostenreductie en kwaliteitsverbetering niet-woningtaxaties................................................... 13 2.3.2.5. Beoordeling redelijkheid WOZ-rekeningen gemeenten ............................................................ 15 2.4 GESCHILLEN........................................................................................................................................ 16 2.4.1 Geschillenfunctie ........................................................................................................................... 16 2.4.2 Het voorkomen van geschillen....................................................................................................... 16 2.4.3 Geschillenbehandeling in 2003 ..................................................................................................... 16 2.5 ADVISERING ........................................................................................................................................ 17 2.5.1 De adviesfunctie ............................................................................................................................ 17 2.5.2 Adviesonderwerpen voor 2003 ...................................................................................................... 17 2.5.2.1. Stand van zaken uitvoering Wet WOZ....................................................................................... 17 2.5.2.2. Verhoging van de waarderingsfrequentie................................................................................. 18
3.
ORGANISATIE ONTWIKKELPLAN.................................................................................................... 19 3.1 INLEIDING ........................................................................................................................................... 19 3.2 TOEZICHTSTRATEGIE .......................................................................................................................... 19 3.2.1 Subjectselectie ............................................................................................................................... 20 3.2.2 Objectselectie ................................................................................................................................ 20 3.2.3 Ontwikkeling normatiek................................................................................................................. 20 3.2.4 Aanpak onderzoeken...................................................................................................................... 20 3.2.5 Onderling kunnen vergelijken van gemeenten............................................................................... 20
2
WERKPLAN 2003
1.
14 NOVEMBER 2002
Inleiding Met het werkplan 2003 stappen de Waarderingskamer en haar secretariaat over de derde WOZ-waardepeildatum 1 januari 2003. Die datum markeert -bij een procesmatige uitvoering van de wettelijke taken- alleen het waardepeil voor het derde WOZtijdvak dat loopt van 2005 tot en met 2008. Dit derde WOZ-tijdvak is ook een bijzonder WOZ tijdvak. Want inmiddels verwacht de maatschappij dat de WOZ-werkzaamheden van gemeenten thans zover zijn ontwikkeld dat de aanloopproblemen uit de twee eerste tijdvakken nu toch echt tot het verleden behoren. WOZ kwaliteit moet voor een aanvaardbare prijs, zo mogelijk beneden een afgesproken macro-kostenplafond, worden geleverd. Anderzijds is een belangrijk gebruiksdoel van de WOZ-waarde (OZB) door het inmiddels demissionaire kabinet ter discussie gesteld. Tegelijkertijd is uitgesproken dat de vaststelling van de WOZ-waarden wel door de gemeenten moet blijven geschieden. Gemeenten staan voor de uitdaging dit nieuwe tijdvak een nog betere kwaliteit tegen aanzienlijk lagere kosten te leveren. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat tenminste de andere afnemers van de toezichthouder extra alertheid en professionaliteit verwachten, zodat die in staat is om tijdig kwaliteitsgebreken bij gemeenten te signaleren en maatregelen tot bijsturing te treffen. De in 2001 reeds in gang gezette ontwikkelingen met betrekking tot het toezicht door de Waarderingskamer sluiten goed aan bij de maatschappelijke behoefte aan alert en professioneel toezicht. Nodig is een objectief toezicht dat gebruik maakt van heldere normen. De verschillende instrumenten van toezicht moeten gedoseerd worden ingezet en moeten worden gemotiveerd met een zodanige afweging van belang en risico dat acceptatie ontstaat. Bij het opstellen van een werkplan past de afweging of werkzaamheden die worden gepland en door de maatschappij bekostigd worden, strikt noodzakelijk zijn. Gezien het belang van het toezicht en landelijke ondersteuning voor het realiseren van de gevraagde kwaliteit, maar vooral ook voor het realiseren van de afgesproken kostendoelstelling, is bij het opstellen van het werkplan in het kader van deze financiële afweging vooral gekeken naar de bijdrage die de verschillende beschreven activiteiten leveren aan de kostenbeheersing bij gemeenten.
3
WERKPLAN 2003
2.
14 NOVEMBER 2002
Beleidsplan 2.1
Inleiding Het werkplan is gebaseerd op een beleidsplan waarin de rol van de Waarderingskamer bij de uitvoering van de Wet WOZ wordt weergegeven. In dit beleidsplan voor 2003 zetten we de lijn voort die in eerdere jaren is ingezet. Willen we immers optimaal profiteren van de resultaten van de eerder gepleegde inspanningen, dan moet de beleidslijn helder en consistent zijn. Uiteraard vinden wel accentverschuivingen plaats. Zo ligt het accent bij de toezichtfunctie dit jaar op implementatie van de nieuwe toezichtstrategie en op het nadrukkelijk onderscheiden van het toezicht op niet-woningen. In de sfeer van de coördinatiefunctie vindt een accentverschuiving plaats van de trekkersrol naar de rol van ondersteuner bij initiatieven van derden. Bij de geschillenfunctie is sprake van ongewijzigd beleid. Het beleidsplan is geschreven rond de vier taken van de Waarderingskamer: Toezicht op gemeenten, coördinatie van activiteiten, het voorkomen en beslechten van geschillen en het adviseren van bewindslieden.
2.2
Toezicht
2.2.1 Toezichtfunctie Eén van de wettelijke taken van Waarderingskamer is het houden van toezicht op de uitvoering van de Wet WOZ. Toezicht door de Waarderingskamer is gericht op doelmatigheid, duidelijkheid, uniformiteit en kwaliteit van WOZ-uitvoering. Voor de relatie tussen gemeenten en WOZ- toezichthouder zijn uitgangspunten noodzakelijk. Deze uitgangspunten zijn mede gebaseerd op de belangen van verschillende partijen bij de uitvoering van de Wet WOZ. Om gemeenten helderheid te geven over hetgeen de toezichthouder van gemeenten verwacht, worden deze uitgangspunten geobjectiveerd vastgelegd in normatiek. Normatiek ligt op het terrein van onder meer acceptatie, juistheid, rechtsgelijkheid, volledigheid, transparantie, zorgvuldigheid, rechtszekerheid, doelmatigheid en tijdigheid. Partijen waarmee rekening gehouden moet worden zijn onder meer burgers en bedrijven (belastingplichtigen), gemeenten, afnemers, politiek, beheerders gemeentefonds, CBS, rechterlijke macht. Naast de uitgangspunten in de vorm van normatiek (inhoudelijke criteria) zijn ook uitgangspunten in de wijze van uitvoering van toezicht benodigd. Deze uitgangspunten zijn vastgelegd in de structuur van de toezichtstrategie die de afgelopen jaren tot stand is gekomen. In deze structuur wordt onderscheid gemaakt tussen subjecten van toezicht (dit zijn de gemeenten) en de objecten van toezicht
4
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
(onderwerpen waarop het toezicht betrekking heeft, variërend van het moment waarop afnemers hun gegevens krijgen tot de kwaliteit van de managementinformatie waarover de gemeente beschikt). Bij de uitvoering van het toezicht in het kader van de Wet WOZ is de afgelopen jaren vooral gewerkt vanuit een "brede" aanpak van het toezicht. Dit betekent dat bij een groot aantal subjecten van toezicht (in beginsel alle gemeenten) een groot aantal onderwerpen in de gaten zijn gehouden en gemeenten daarop ook een terugkoppeling hebben gekregen. Uit dit werkplan blijkt dat ook in 2003 deze "brede" aanpak van toezicht wordt ingezet. Deze brede aanpak komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in de inventarisaties en inspecties ter plaatse die bij alle gemeenten zullen worden uitgevoerd. Deze aanpak is voorlopig nog noodzakelijk omdat de omschakeling naar efficiënte permanente werkprocessen die de uitvoering van de Wet WOZ binnen het kostenplafond mogelijk moet maken nog bij een groot aantal gemeenten gestimuleerd en bewaakt moet worden. Daarnaast is in dit werkplan ook aangegeven dat in 2003 daadwerkelijk uitvoering gegeven zal worden aan de meer op "diepte-onderzoeken" gerichte aanpak van het toezicht. Deze aanpak is gedurende de afgelopen jaren voorbereid en kan nu daadwerkelijk worden toegepast, wanneer de daarvoor noodzakelijke deskundigen beschikbaar zijn. Deze diepte-onderzoeken zullen slechts bij een gering aantal gemeenten uitgevoerd worden en betreffen slechts enkele onderwerpen (objecten van toezicht) die met intensievere toezichtmiddelen zullen worden onderzocht. Deze selectie van gemeenten en selectie van onderwerpen maakt onderdeel uit van de toezichtstrategie. Door een goede risico-analyse ten grondslag te leggen aan deze selectie is een efficiënte aanpak mogelijk, zonder dat er sprake zal zijn van ongelijke behandeling etc. Het uitvoeren van "diepte-onderzoeken" bij een beperkte groep gemeenten in aanvulling op de "brede" aanpak is om twee redenen noodzakelijk. Enerzijds is er een beperkte groep gemeenten waar de uitvoering van de Wet WOZ structureel niet goed verloopt. Om passende maatregelen te kunnen nemen voor die gemeenten is het noodzakelijk om inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van de problemen. Daarom is in het werkplan duidelijk aangegeven dat de diepte-onderzoeken vooral zijn gericht op gemeenten die regelmatig niet voldoen aan hun verplichtingen. Een tweede reden voor het inzetten van diepte-onderzoeken is het voorkomen van een mogelijke indruk bij gemeenten dat het verstrekken van "te rooskleurige" informatie over de uitvoering van de Wet WOZ in de desbetreffende gemeente ongemerkt kan leiden tot een positiever beeld bij de Waarderingskamer over die gemeente. Beide vormen van toezicht (breed en smal) zullen gericht zijn op het ondersteunen en zichtbaar maken van de verantwoordelijkheid van gemeenten en het sti5
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
muleren dat gemeenten zelfstandig ervoor zorgen en bewaken dat de uitvoering van de Wet WOZ adequaat plaatsvindt. Bij het uitvoeren van toezicht zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van werkzaamheden die door de gemeenten of door derden of ten behoeve van de gemeenten worden uitgevoerd op de terreinen van procesbeheersing en kwaliteitsborging. Aandacht verdient het feit dat de politieke ontwikkelingen rond de mogelijke afschaffing van OZB op woningen tot gevolg hadden dat in een aantal gemeenten ook de WOZ-werkzaamheden ter discussie kwamen te staan. Hoewel de Minister van BZK en de Staatssecretaris van Financiën met de ministeriële brief van 11 oktober 2002 het signaal hebben afgegeven dat de WOZ-uitvoering op een kwalitatief goed niveau moet blijven plaatsvinden, verwacht het secretariaat dat extra inspanningen nodig zullen zijn om deze gemeenten ‘aan de gang te houden’. De selectie van toezichtonderwerpen wordt gebaseerd op het wegen van risico’s en belangen die ten aanzien van toezichtobjecten bestaan. Om risico’s en belangen te kunnen wegen moeten deze bekend zijn. Daarvoor is monitoring van de uitvoering van de Wet WOZ noodzakelijk. Dit inzicht in de globale uitvoering wordt verkregen door het opvragen van managementinformatie bij de gemeenten en door vastlegging en analyse van verkregen antwoorden. Naast de relatie tussen gemeente en toezichthouder heeft toezicht ook een relatie met maatschappelijke beeldvorming. De maatschappij verwacht van toezicht onafhankelijkheid, transparantie en professionaliteit. Voor de inrichting van het toezicht, zoals beschreven in dit hoofdstuk, zijn deze kenmerken randvoorwaardelijk De keuze van onderwerpen, de keuze van te onderzoeken gemeenten en de keuze van instrumenten vormen de kern van onze toezichtstrategie. Inzet van de toezichtcapaciteit moet vanuit de afweging van risico’s en belangen bepaald en verantwoord worden. Deze verantwoording vindt plaats aan de direct betrokken partijen en de Staatssecretaris van Financiën in het bijzonder en aan de maatschappij in het algemeen. 2.2.2 In te zetten instrumenten In de sfeer van het toezicht worden naar de gemeenten toe de onderstaande in willekeurige volgorde vermelde instrumenten ingezet. •
Vragenlijsten Vragenlijsten worden meerdere malen per jaar uitgezet onder alle gemeenten en dienen ervoor dat over alle gemeenten dezelfde gegevens beschikbaar komen. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de
6
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
•
•
•
• • •
managementinformatie op basis waarvan de gemeente zelf het WOZproces stuurt dan wel zou moeten sturen. De vragenlijsten worden via internet onder de gemeenten uitgezet en beantwoord. De vragenlijsten vormen de kern van de monitoringfunctie van de Waarderingskamer. De gemeente ontvangt een schriftelijke terugkoppeling op de ingediende gegevens. Globale inspectie Bij een globale inspectie (ook wel inspectie ter plaatse) wordt in tijdsbestek van ca. 0,5 dgn een quickscan bij de gemeente uitgevoerd, waarbij meer in detail de situatie bij een gemeente in beeld wordt gebracht. Gelet op het tijdsbestek is het daarbij niet mogelijk om de verkregen informatie door eigen waarneming te verifiëren. Met andere woorden er wordt (hoofdzakelijk) uitgegaan van hetgeen de gemeente aandraagt. Op basis van deze globale inspectie wordt een rapport van bevindingen opgemaakt, dat aan het college wordt toegezonden Onderzoek Hierbij wordt in tijdsbestek van een aantal dagen een onderzoek uitgevoerd met betrekking tot een bepaalde gemeente. De inhoud van een onderzoek bij een gemeente wordt bepaald door de onderwerpen die vanuit de object- en subjectselectie worden aangedragen. Over de eventueel geconstateerde gebreken wordt schriftelijk en /of mondeling bij het bestuur van de gemeente gerapporteerd en de oplossing van de gebreken wordt in de tijd gevolgd. Adviesgesprekken Op verzoek van de gemeente of indien de situatie daartoe naar de mening van de Waarderingskamer aanleiding geeft, kan de situatie op operationeel niveau met de gemeente worden besproken. Een dergelijk gesprek kan adviserend van aard zijn of tot doel hebben verbetertrajecten met de gemeente af of door te spreken. Indien dit passend is, kan een dergelijke informatieuitwisseling ook telefonisch of schriftelijk geschieden. Gesprek op bestuurlijk niveau Constateringen kunnen aanleiding geven deze op bestuurlijk niveau onder de aandacht te brengen. Aanbeveling Constateringen op basis van de verkregen gegevens kunnen aanleiding geven het formele sanctie-instrument ‘aanbeveling’ in te zetten. Aanwijzing Indien de gemeente geen of onvoldoende uitvoering geeft aan de aanbeveling van de Waarderingkamer, kan de Waarderingskamer de Staatssecretaris van Financiën verzoeken de gemeente een aanwijzing te geven. Bij het niet opvolgen van de aanwijzing door de gemeente kan de Staatssecretaris de Waarderingkamer opdragen de aanwijzing uit te voeren op kosten van de gemeente. 7
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
2.2.3 Speerpunten voor het toezicht in 2003 In 2002 is voor het eerst geëxperimenteerd met de sturing van het toezicht, gebaseerd op een afweging van belang en risico. Dit betekent dat de per definitie schaarse toezichtcapaciteit gericht wordt ingezet. Inzet vindt plaats bij die gemeenten waar de noodzaak tot onderkenning en bijsturing van afwijkingen in onze ogen het grootst is. Daarbij wordt rekening gehouden met de combinatie van het belang van het object van toezicht en het risico de desbetreffende gemeente als gevolg van de ondermaatse uitvoering loopt. In 2003 zullen de toezichthandelingen nog meer vanuit deze vorm van selectie worden ingezet. Bij de toezichthandelingen zelf vindt een verdere accentverschuiving plaats naar onderzoek gericht op de planning en beheersing bij gemeenten en wordt een grotere nadruk gelegd op het toezicht op niet-woningen. Op het moment van vervaardigen van dit werkplan wordt gewerkt aan de bemensing van de werkgroep Toezicht van de Commissie regelgeving en controle (CRC). Het ligt in de bedoeling dat deze werkgroep, waarin WOZ-deskundigheid en controledeskundigheid wordt samengebracht, zich gaat uitspreken over de (kaders van) de selectie in 2003 van objecten en subjecten van toezicht. Daarom heeft in het kader van de totstandkoming van dit werkplan geen afzonderlijke herijking plaatsgevonden van de voor het jaar 2002 geformuleerde speerpunten voor het toezicht. Deze herijking zal in 2003 een taak zijn van de werkgroep Toezicht. Vooralsnog wordt uitgegaan van de navolgende speerpunten voor het toezicht: 2.2.3.1.
Planning en control in gemeenten Vraagstukken rondom de uitvoering van de Wet WOZ worden gekenmerkt door een omslag van projectmatige aanpak naar procesmatige sturing en beheersing. Dit zal ook zijn weerslag moeten vinden in de financiële en inhoudelijke beleidsplannen van gemeenten die op de WOZ betrekking hebben. Om die reden wil de Waarderingskamer inzicht krijgen of en op welke wijze de gemeente de uitvoering van de Wet WOZ in planning en besturing een plaats heeft gegeven. Gemeenten die de afgelopen jaren structureel te laat waren bij de nakoming van de verplichtingen in het kader van de Wet WOZ kwalificeren zich voor onderzoek op het gebied van planning en control.
2.2.3.2.
NietNiet-woningen De vorige WOZ-ronde is geconstateerd dat de uniformiteit van de waardering van niet-woningen nog te wensen overlaat. Bovendien is geconstateerd dat de waardering landelijk gezien doelmatiger 8
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
kan verlopen. Het algemene beeld is dat gemeenten niet-woningtaxaties in veel gevallen nog zien als een bijwagen bij de hoofdstroom van woningtaxaties. In de sfeer van het toezicht zal daarom specifiek aandacht worden besteed aan de niet-woningtaxaties in het algemeen en aan de genomen tussentijdse niet-woning beschikkingen in het bijzonder. 2.2.3.3.
Het kunnen vergelijken van gemeenten Tot op heden vormen vooral de individuele prestaties van een gemeente onderwerp van toezicht. Of een gemeente daarbij beter of slechter presteert dan een andere gemeente is voor het oordeel feitelijk niet van belang. Om gericht te kunnen bepalen bij welke gemeenten welke toezichtsinstrumenten moeten worden ingezet is een onderlinge vergelijking van de prestaties van gemeenten van groot belang. Naast de kosten gaat het daarbij uiteraard ook om de (inhoudelijke) kwaliteit die de gemeenten leveren.
2.2.3.4.
Inhoudelijke accenten Welke vorm van toezicht ook wordt toegepast, bij welke gemeente (subject van toezicht) en naar welke inhoudelijke onderwerpen (objecten van toezicht) onderzoek wordt gedaan, wordt geëvalueerd door de werkgroep Toezicht van de CRC. Vooralsnog wordt uitgegaan van de volgende belangrijke objecten van toezicht:
Kwaliteit vragenlijsten De beschikbaarheid van actuele en betrouwbare sturingsinformatie van gemeenten is zowel voor de individuele gemeenten als voor de Waarderingskamer van groot belang. Daarom zal in 2003 aandacht besteed blijven worden aan de kwaliteit van de respons van de vragenlijsten die door de gemeenten worden aangeleverd en aan een directe terugkoppeling aan de desbetreffende gemeente. Het blijven streven naar aansluiting van vragenlijsten op managementinformatie binnen de gemeente is hierbij noodzakelijk. De tijdigheid van de indiening van de vragenlijsten door gemeenten zal daarbij strikter worden bewaakt om een snelle en adequate terugkoppeling aan gemeenten en een tijdige selectie van eventuele vervolgstappen mogelijk te maken. Volledigheid van vastgoedadministraties
9
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
In het kader van de volledigheid van vastgoedadministraties zullen de toezichtactiviteiten gericht zijn op de vraag hoe de gemeente de volledigheid van de WOZ-administratie en de daaraan gerelateerde administraties bewaakt, dan wel inzicht heeft in hoeverre de volledigheid is bereikt.
Permanente marktanalyse De datum 1 januari 2003 is als nieuwe waardepeildatum van groot belang voor het derde WOZ tijdvak. De in 2005 te verzenden beschikkingen zullen aan het waardeniveau op deze datum gerelateerd zijn. Daarom is een goede marktanalyse van transacties in 2002 en 2003 van doorslaggevende betekenis voor de kwaliteit van de in 2005 te nemen beschikkingen. Daarnaast zijn uiteraard ook de transacties uit de jaren 2001 en 2004 van belang. Het toezicht op de (borging van) de marktanalyse door gemeenten (tijdigheid, juiste verwerking en zorgvuldige analyse) blijft dan ook van groot belang. Vooral ook omdat deze marktanalyse als bedoeld in en uitgevoerd volgens de Waarderingsinstructie 2003 een cruciale rol speelt bij de borging van de kwaliteit van de taxaties en de bijbehorende onderbouwing. Verwerking objectmutaties De juiste, tijdige en volledige verwerking van objectmutaties blijft eveneens onderwerp van onderzoek. Met de in 2003 in werking tredende wijziging van de Woningwet worden van gemeenten op dit terrein verdergaande inspanningen gevraagd. Gegevenslevering aan afnemers Een belangrijke stap in het WOZ-proces is de overdracht van gemeentelijke gegevens aan afnemers. De Waarderingskamer zal op basis van signalen van afnemers blijven toezien op de tijdigheid van de gegevenslevering aan afnemers en de verwerking van uitvallijsten blijven bevorderen. In dit kader dient ook rekening te worden gehouden met het feit dat de VNG de Staatssecretaris van Financiën heeft voorgesteld om de Waarderingskamer een rol te laten spelen bij de beoordeling van bestandsleveringen van gemeenten aan afnemers. Deze beoordeling vindt dan plaats in het kader van de kostenverrekening in die gevallen waarbij gemeente en afnemer van mening blijven verschillen over de kwaliteit van het geleverde product. Op dit moment is nog niet helder wat deze rol zal gaan inhouden en in welke mate zij een beslag op capaciteit zal gaan leggen. In de capaciteitsplanning is er dan ook nog geen rekening mee gehouden. 10
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
Vergelijken van bestanden door gemeenten In 2002 is een onderzoeksmethode ontwikkeld waarbij relatief eenvoudig opvallende waarderingen in de bovenkant van het marktsegment voor woningen kunnen worden getraceerd. Dit onderzoek is afgerond. Naast de feitelijke constatering maakte het onderzoek vooral duidelijk hoe gemeenten zelf te werk kunnen gaan om buitensporige situaties te onderkennen. Vanwege deze voorbeeldwerking zal dit type onderzoek met name worden ingezet bij gemeenten die de kwalificatie ‘zorggemeente’ hebben gekregen. De verwachting daarbij is dat zij door het zelf uitvoeren van soortgelijke onderzoeken beter in staat zullen zijn probleemsituaties uit het waarderingsproces te ‘filteren’. Proces waardevaststelling Ook in 2003 zal het proces van waardevaststelling en de bijbehorende afhandeling van bezwaarschriften door de Waarderingskamer worden gevolgd. Indien bij significante aantallen objecten de termijnen (dreigen te) worden overschreden, worden de besturen van de desbetreffende gemeenten, al dan niet in de vorm van een aanbeveling, geïnformeerd. Inhoudelijk aanpak van het WOZ-proces Toezicht is meer dan alleen het toetsen aan normen. Ook de wijze waarop gemeenten het WOZ-proces aanpakken kan onderwerp van toezicht zijn. Een voorbeeld hiervan is de noodzaak tot het hebben van gedegen afspraken tussen de afdelingen Bouw- en woning toezicht en de uitvoerende ‘WOZ’-afdeling met betrekking tot het doorgeven van (ver)bouwmutaties en sloop. Indien op basis van informatie uit vragenlijsten, inspecties ter plaatse of uit andere bronnen wordt geconstateerd dat de aanpak van gemeenten met betrekking tot bepaalde onderwerpen kan worden verbeterd, zal hieraan zowel in de sfeer van het toezicht (bijvoorbeeld toelichting bij inspecties ter plaatse), als in de sfeer van de coördinatie (werkgroep samenwerking, presentaties in het land, WOZ-journaal) aandacht worden besteed.
11
WERKPLAN 2003
2.3
14 NOVEMBER 2002
Coördinatie
2.3.1 De coördinatiefunctie Voor een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de Wet WOZ door circa 500 gemeenten, ruim veertig afnemers en tientallen particuliere dienstverlenende bedrijven is landelijke coördinatie onontbeerlijk. Het zorgdragen voor voldoende informatie bij alle betrokkenen is een belangrijk deel van deze coördinatierol. Het zowel in schriftelijke als mondelinge vorm verstrekken en vergaren van informatie heeft vanaf het begin een belangrijk deel van de activiteiten van de Waarderingskamer gevormd. Naast informatie over de voorgeschreven werkwijzen is ook overleg een middel om activiteiten van verschillende partijen op elkaar af te stemmen. Afhankelijk van de gebleken behoefte coördineert de Waarderingskamer overleg tussen partijen. Zo is bijvoorbeeld gebleken dat op het terrein van automatisering een intensieve betrokkenheid van de Waarderingskamer bij het overleg zorgt voor tempo en kwaliteitsverbetering. Vanaf 2001 staat coördinatie bij de Waarderingskamer ook op de agenda vanuit het perspectief van verbetering van de doelmatigheid. In dit kader moet coördinatie vooral gezien worden als een samenstel van activiteiten die ertoe moeten leiden dat dubbel werk wordt voorkomen. Primair ligt de voortrekkersrol hiervoor bij anderen dan de Waarderingskamer zelf. De Waarderingskamer verleent daarbij desgevraagd ondersteuning. Bij veel betrokkenen in de praktijk bestaat de indruk dat de doelmatigheid op landelijk niveau door verdergaande coördinatie nog steeds kan worden verbeterd. Voor optimaal rendement zal de coördinatie zich ook moeten richten op het begeleiden van de toepassing van ontwikkelde methoden en op het coördineren en faciliëren van andere aspecten van de WOZ-uitvoering. 2.3.2 Coördinatieonderwerpen voor 2003 2.3.2.1.
Inzet communicatiemiddelen De informatieverstrekking door de Waarderingskamer in schriftelijke vorm (bijvoorbeeld Waarderingsinstructies en vraagbaken, WOZ-journaal en internetsite) en mondelinge vorm (presentaties, telefonische helpdesk) blijft vooralsnog van groot belang. De Waarderingskamer zal in 2003 de reeds bekende communicatiemiddelen blijven inzetten, waarbij extra aandacht geschonken zal worden aan de tips voor efficiënte WOZ-uitvoering. Daarnaast zullen in 2003 wederom presentaties in het land gehouden worden waarbij groepen gemeenten worden geïnformeerd over
12
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
diverse onderwerpen en de mogelijke aanpak van de diverse uitdagingen waarvoor zij zich gesteld zien. 2.3.2.2.
Leren van elkaar Een efficiënte WOZ uitvoering wordt bevorderd door de gemeenten van elkaar te laten leren. In die zin zal de Waarderingskamer bevorderen dat informatie die zij in het kader van haar taken verzamelt, in bewerkte vorm beschikbaar komt voor gemeenten. De gemeenten kunnen zich hierdoor beter qua onderlinge prestaties vergelijken en zullen daarmee van elkaar kunnen leren. In de financiële sfeer is een dergelijk instrument in de vorm van de kostenbenchmark van gemeenten reeds voorhanden. Aan de ontwikkeling van een benchmark met betrekking tot de inhoudelijke prestaties wordt in de loop van 2003, in eerste instantie voor intern gebruik, hard gewerkt. Zo het zich nu laat aanzien zal een hiervan afgeleid extern gericht product niet eerder dan in 2004 beschikbaar komen. Daarnaast wordt het leren van elkaar ook gestimuleerd via de discussiesite van de Waarderingskamer en de site ‘wozinformatie.nl’ van de VNG.
2.3.2.3.
Uniformeren van werkwijzen en de aansluiting aansluiting functionaliteit van automatiseringssystemen automatiseringssystemen De aansluiting van de functionaliteit van automatiseringssystemen op de wensen van de gebruikers kan worden bevorderd door op een aantal terreinen de werkzaamheden en/of de vastleggingen nader te uniformeren. Het merendeel van het werk op dit gebied is in 2002 reeds gerealiseerd. De Waarderingskamer zal ook in 2003 desgevraagd verder bijdragen aan het uniformeren van werkwijzen. Voor zover de uniformering van werkwijzen gevolgen heeft voor de uitwisseling van gegevens tussen partijen zal de Waarderingskamer de afstemming van de uitwisselingsformaten hierop coördineren. In overleg met de VNG zal ook in toenemende mate worden geprobeerd de gebruikersverenigingen van de grote leveranciers een belangrijke rol te laten spelen.
2.3.2.4.
Kostenreductie en kwaliteits kwaliteitsverbetering verbetering nietniet-woningtaxaties Niet-woningtaxaties kenmerken zich door het feit dat in veel gevallen sprake is van een hogere complexiteit van de taxaties en/of het onvoldoende beschikbaar zijn van marktinformatie binnen de grenzen van een individuele gemeente. Om de uniformi13
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
teit, de doelmatigheid en de efficiency van de niet-woningtaxaties te bevorderen zijn diverse coördinerende activiteiten mogelijk. Deze activiteiten worden vooral gestart vanuit de structuur van de Werkgroep Samenwerking. In het verleden heeft de Waarderingskamer in de vorm van medewerkers en in de vorm van financiële bijdragen het tot stand komen van producten van de Werkgroep Samenwerking concreet ondersteund. In het werkplan 2003 wordt er vanuit gegaan dat deze werkgroep ook dit jaar een beroep op de kennis en de capaciteit van het secretariaat van de Waarderingskamer zal doen. Voor zover op dit moment valt te overzien spelen met betrekking tot niet-woningen de volgende onderwerpen:
Landelijk opererende belanghebbenden niet-woningen Iedere gemeente is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet WOZ. In de praktijk betekent dit dat een belanghebbende met WOZ-objecten in zeer veel gemeenten, zoals bijvoorbeeld de NS, met alle relevante gemeenten nagenoeg dezelfde onderhandelingen voert met betrekking tot de waardering van zijn objecten. Dit leidt niet alleen tot onnodige kosten bij de belanghebbenden, maar ook bij de gemeenten De Waarderingskamer zal uitdragen dat het tot stand komen van een landelijke aanpak van de objecten van dergelijke belanghebbenden uit oogpunt van efficiency en doelmatigheid gewenst is. Desgevraagd zal worden bijdragen aan het tot stand komen van een landelijke aanpak van de waardering van de betrokken objecten van landelijk opererende belanghebbenden. Een soortgelijke aanpak is mogelijk bij de waardering van complexe objecten zoals energiecentrales. Taxeren niet-woning objecten via internet In 2002 is door de werkgroep samenwerking een aanvang gemaakt met het ontwikkelen van het taxeren van bijzondere soorten objecten via internet. Concreet is door middel van een pilot de mogelijkheid getoond om schoolgebouwen op deze wijze te taxeren. De Waarderingskamer zal uitdragen dat een dergelijke aanpak bijdraagt aan de efficiency en doelmatigheid van het WOZ-proces en zal desgevraagd bijdragen aan het tot stand komen van een definitief model en de verbreding van de aanpak naar meerdere typen objecten. Ook zal zij het gebruik ervan bij gemeenten bevorderen.
14
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
Realisatie keuring taxatiewijzers Voor de waardering van incourante niet-woningen zijn taxatiewijzers van groot belang. Inmiddels is door het Landelijk Taxatie Overleg (LTO) een reglement vastgesteld voor de toekenning van een Keurmerk aan de door dienstverleners ontwikkelde taxatiewijzers. De Waarderingkamer zal het belang uitdragen van het gebruik van de van het keurmerk voorziene taxatiewijzers. Ambtelijke deskundigheid van het secretariaat kan desgevraagd worden ingezet ten behoeve van het werk van de Commissie Keurmerk van het LTO. Daarbij moet wel voorkomen worden dat taxatiewijzers daarmee ook het predikaat ‘goedgekeurd door de Waarderingskamer’ krijgen. Stimuleren samenwerking tussen gemeenten Niet altijd is binnen de grenzen van een gemeente voldoende marktinformatie beschikbaar om een goede waardering te kunnen uitvoeren. In dat geval is het van belang dat regionale marktinformatie wordt verkregen. De waardering van agrarische objecten is hiervan een voorbeeld. De Waarderingkamer zal uitdragen dat regionale samenwerking tussen gemeenten bij de waardering van dergelijke objecten de inhoudelijke kwaliteit van de waarderingen alsmede doelmatigheid en efficiency van het proces ten goede komt. Desgevraagd zal de Waarderingskamer op ad-hoc basis (beperkt) bijdragen aan het tot stand komen of functioneren van dergelijke samenwerkingsverbanden.Deze samenwerking kan verschillende vormen hebben, variërend van het gezamenlijk uitbesteden van het taxeren tot het via en bepaald structuur uitwisselen van marktinformatie. 2.3.2.5.
Beoordeling redelijkheid WOZWOZ-rekeningen rekeningen gemeenten Gemeenten brengen de kosten die zij tot en met 2002 voor de uitvoering van de Wet WOZ maken, volgens een vaste verdeelsleutel in rekening bij de Belastingdienst en de waterschappen. Normaliter beoordelen de afnemers of de kosten redelijk zijn, alvorens zij tot betaling overgaan. Hierdoor wordt dezelfde rekening meerdere malen beoordeeld. Dit is niet doelmatig. Ook zijn rekeningen door afnemers regelmatig betwist, waardoor behoefte ontstond aan een onafhankelijk oordeel. De Waarderingkamer heeft daarom de taak gekregen de redelijkheid van de gemaakte kosten te toetsen. Op basis van het aldus gegeven oordeel gaan de afnemers tot betaling over.
15
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
Eind 2002 sluit de termijn voor de verzoeken om een voorlopig oordeel met betrekking tot het jaar 2001. Deze verzoeken worden overwegend in 2003 afgehandeld. In 2003 zullen gemeenten voor het eerst een beroep doen op het vangnet voor de kosten in het gehele waarderingskostentijdvak 1999-2000. Verwacht wordt dat het merendeel van de verzoeken eind 2003 wordt ontvangen. De afdoening vindt overwegend in 2004 plaats. 2.4
Geschillen
2.4.1 Geschillenfunctie Het behandelen van geschillen is een wettelijke taak van de Waarderingskamer. Geschillen hebben meestal betrekking op de kosten of op de kwaliteit van de door de gemeenten aan de afnemers geleverde gegevens. Voorafgaand aan de feitelijke behandeling van een geschil wordt getracht om geschillen te voorkomen of, als dat niet lukt, door bemiddeling een oplossing te bereiken. 2.4.2 Het voorkomen van geschillen De Waarderingskamer streeft er naar om mogelijke bronnen van geschillen zo spoedig mogelijk te onderkennen en deze waar mogelijk weg te nemen. Dit kan geschieden door individuele advisering, maar bijvoorbeeld ook door het initiëren en begeleiden waar nodig van een overleg van een waterschap met de inliggende gemeenten. Het voorkomen van geschillen geschiedt door het bieden van handreikingen aan partijen om in onderling overleg tot een oplossing te komen. Mocht dit nog niet tot het gewenste resultaat leiden dan kan de secretaris van de Waarderingskamer op verzoek van beide partijen optreden als mediator. 2.4.3 Geschillenbehandeling Geschillenbehandeling in 2003 2003 Wanneer er verschil van inzicht blijft bestaan over de uitvoering van de wet kan een geschil worden voorgelegd aan de Waarderingskamer. Deze geschillentaak wordt zoveel mogelijk onafhankelijk van de andere activiteiten van de Waarderingskamer verricht. De Waarderingskamer heeft de Geschillencommissie mandaat gegeven om de geschillen te behandelen en uitspraak te doen. Geschilbeslechting door de Geschillencommissie van de Waarderingskamer moet worden gezien als een laatste middel om een probleem tussen de gemeente en een (of de) afnemer(s) tot een einde te brengen. De Waarderingskamer behandelt in 2003 de door beide partijen aangemelde geschillen over de uitvoering van de wet, waarbij de in de wet genoemde termijn (binnen 13 weken uitspraak) wordt bewaakt. Een geschil wordt pas in behandeling genomen indien partijen zich op voorhand gebonden verklaren aan de uitspraak.
16
WERKPLAN 2003
2.5
14 NOVEMBER 2002
Advisering
2.5.1 De adviesfu adviesfunctie De Waarderingkamer heeft tot taak de staatssecretaris gevraagd of op eigen initiatief van advies te dienen met betrekking tot zaken die verband houden met de inhoud of de toepassing van hetgeen bij of krachtens de Wet WOZ is bepaald. Door deze advisering wordt de staatssecretaris geïnformeerd over de voortgang van de uitvoering van de Wet WOZ, wordt hij geïnformeerd over knelpunten en worden hem doelmatigheidsvoorstellen gedaan. Het is daarbij vervolgens aan de staatssecretaris of de voorstellen van de Waarderingskamer al dan niet worden omgezet in wetvoorstellen of anderszins leiden tot aanpassingen van de formele regelgeving. Het komt overigens ook voor dat bewindslieden van andere ministeries de Waarderingskamer om advies vragen. Naast de bovenbedoelde adviesfunctie adviseert de Waarderingskamer in voorkomende gevallen ook gemeenten over de wijze waarop de uitvoering van de WOZ in de desbetreffende gemeente kan worden verbeterd. Anders dan soortgelijke gesprekken in het kader van het toezicht, gaat bij deze adviesgesprekken het initiatief van de gemeente uit en hoeft er geen sprake te zijn van een zorgelijke situatie. Een dergelijk adviesgesprek beperkt zich tot de hoofdlijnen en kan niet als vervanging worden gezien van advisering en ondersteuning van gemeenten door commerciële dienstverleners. 2.5.2 Adviesonderwerpen voor 2003 Hoewel niet valt te voorzien op welke terreinen advies zal worden gevraagd, wordt rekening gehouden met de volgende onderwerpen: 2.5.2.1.
Stand Stand van zaken uitvoering Wet WOZ De Waarderingkamer zal de staatssecretaris door middel van een voortgangsrapportage informeren over de ontwikkeling van de uitvoering van de Wet WOZ. Daarbij zal tevens worden nagegaan welke knelpunten in de huidige uitvoeringspraktijk een belemmering vormen voor een succesvolle en een doelmatige uitvoering van de derde ronde WOZ beschikkingen per 1 januari 2005. Ook zal worden nagegaan welke verbetervoorstellen in het verleden zijn gedaan, wat daarmee is gebeurd en op welke wijze deze -als daaraan nog steeds behoefte bestaat- kunnen worden gerealiseerd.
17
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
2.5.2.2.
Verhoging van de waarderingsfrequentie De huidige vierjaarscyclus van de WOZ wordt door velen als ondoelmatig gezien omdat de aanzienlijke waardeveranderingen die in die periode kunnen optreden, tot veel commotie kunnen leiden. Daarnaast leidt deze cyclus tot een zekere inefficiency bij de uitvoering van de werkzaamheden, omdat pieken en dalen in de uitvoering van werkzaamheden optreden. De Waarderingskamer is van plan om in 2003 advies uit te brengen over de vraag op welke wijze de waarderingsfrequentie kan worden verhoogd en wat de effecten daarvan zullen zijn.
18
WERKPLAN 2003
3.
14 NOVEMBER 2002
Organisatie ontwikkelplan 3.1
Inleiding
Het organisatieontwikkelplan is gericht op het vormgeven en onderhouden van de functies toezicht, coördinatie en geschillen. Naast de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden is dit een essentieel werkgebied met per functie als resultaten onder meer strategievorming, procesinrichting en deskundigheidsontwikkeling. Op het terrein van toezicht zijn de afgelopen twee jaar de nodige stappen gezet. Deze stappen hadden met name betrekking op strategievorming en een eerste aanzet van daarop gebaseerde wijze van sturing van toezichtuitvoering. In 2003 jaar zal ook bij gemeenten meer merkbaar worden. Met name zal dit het geval zijn in de vorm van de onderzoeken bij gemeenten naar geselecteerde objecten van toezicht, naast de reeds bekende inspecties ter plaatse. Strategieontwikkeling is eveneens een activiteit die permanent aandacht moet blijven krijgen. Het organisatieontwikkelplan is primair een intern plandocument en biedt de mogelijkheid om planmatig om te gaan met professionaliteit van de organisatie. Het geeft inzicht in de terreinen waarop ontwikkelingen al lopen dan wel nog gestart moeten worden. Uitvoering van het organisatieontwikkelplan is gericht op het werken aan de eigen uitvoering en professionaliteit en zal ook in 2003 het nodige beslag op mensen en middelen leggen. Deze investering is nodig om te waarborgen dat het toezicht van de Waarderingskamer doelmatig en doelgericht blijft geschieden. Veruit de meeste activiteiten in het ontwikkelen van de eigen organisatie vinden plaats in het kader van de toezichtstrategie. Hoewel in het kader van de coördinatietaak van de Waarderingskamer het nodige werk wordt verzet, is deze taak veel minder aan ontwikkeling onderhevig. Dit wordt mede veroorzaakt door het feit dat de trekkersrol in dit kader buiten de organisatie ligt. Om deze reden wordt in dit hoofdstuk geen paragraaf aan de coördinatietaak gewijd. De wijze waarop thans invulling wordt gegeven aan de geschillentaak voorziet in de behoefte. Om die reden komt ook deze taak niet in dit hoofdstuk aan de orde. 3.2
Toezichtst Toezichtstr strategie
In 2002 is de toezichtstrategie verder geformaliseerd en zijn de eerste aanzetten gegeven voor de implementatie van nieuwe elementen. De nieuwe elementen in de toezichtstrategie houden in dat de per definitie schaarse toezichtcapaciteit gericht wordt ingezet. Daarnaast zal meer gebruik gemaakt gaan worden van uitgebreidere onderzoeksvormen bij gemeenten. In 2003 zal met betrekking tot diverse onderwerpen nog de nodige energie gestoken moeten worden in diverse ontwikkelingen alvorens sprake is van een succesvolle implementatie van de toezichtstrategie. De belangrijkste onderwerpen worden in deze paragraaf genoemd.
19
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
3.2.1 Subjectselectie Voor de gerichte inzet van toezichtcapaciteit is het van belang dat een objectief keuzemechanisme wordt gehanteerd waarmee kan worden bepaald bij welke gemeente nader onderzoek moet worden verricht. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met het belang van de gemeente in het totaal van de WOZ-uitvoering in Nederland. In 2001 is daartoe een indeling in een drietal categorieën gemeenten op basis van de totale WOZ waarde geïntroduceerd. Binnen deze categorieën onderscheiden gemeenten zich vooral op basis van kwaliteit. Aan een permanente ranking van gemeenten wordt in het kader van de vergelijking van prestaties van gemeenten in 2003 de nodige aandacht besteed (zie onderling vergelijken van gemeenten). 3.2.2 Objectselectie Objectselectie Voor het uitvoeren van een onderzoek moet vooraf worden bepaald welke objecten van toezicht bij de desbetreffende gemeente aan onderzoek moeten worden onderworpen. Dit selectieproces geschiedt uiteraard op basis van de over een gemeente beschikbare informatie en het afwegen van belang en risico. 3.2.3 Ontwikkeling normatiek Om de objecten van toezicht te kunnen beoordelen zijn objectieve normen nodig die de gemeenten moeten kunnen hanteren en waaraan kan worden getoetst. Een aantal daarvan is reeds formeel vastgesteld in de Wet WOZ en in de Waarderingsinstructie 2003. Veruit de meeste normen moeten echter in samenwerking met de werkgroep Normatiek op een geobjectiveerde wijze worden beschreven. In 2002 is op dit gebied reeds de nodige inspanning verricht. In 2003 zal minstens nog dezelfde inspanning noodzakelijk zijn. 3.2.4 Aanpak onderzoeken In 2003 zullen bij een beperkt aantal gemeenten onderzoeken worden uitgevoerd, gericht op een aantal, voor de desbetreffende gemeente relevante, objecten van toezicht. Voorafgaand zal de inrichting van deze onderzoeken nader worden uitgewerkt. Bijzondere aandacht zal worden besteed aan de doelmatigheid van de onderzoeken, ook om de gemeenten zo min mogelijk te belasten. 3.2.5 Onderling kunnen vergelijken van gemeenten Vanuit het toezicht bestaat de behoefte om gemeenten qua prestaties onderling te kunnen vergelijken. Niet alleen is van belang hoe een gemeente ‘scoort’ ten opzichte van de normen, ook indien voldaan wordt aan de normen zal de ene gemeente beter presteren dan de andere gemeente. In 2003 zal een set prestatieindicatoren worden ontwikkeld op basis waarvan een ranking van gemeenten kan 20
WERKPLAN 2003
14 NOVEMBER 2002
worden uitgevoerd. De bij de Waarderingskamer beschikbare informatie is daarbij van essentieel belang. Deze ranking zal ondermeer een rol spelen bij de selectie van subjecten en objecten van onderzoek. Daarom zal in dit kader de nodige aandacht worden besteed aan de kwaliteit en de onderlinge samenhang van de gegevens(stromen) bij de Waarderingskamer met betrekking tot de prestaties van gemeenten. Op langere termijn kan deze ranking wellicht ook ter beschikking worden gesteld aan gemeenten, zodat deze de ranking kunnen gebruiken voor het vergelijken van hun prestaties met die van andere gemeenten ten behoeve van het optimaliseren van het eigen WOZ-proces.
21
