AB-14-26b
Evaluatie resultaten en verbeterpunten processen FAZ/PO&C naar aanleiding van Verbijzonderde Interne Controle 2013. Heeft betrekking op proces / procedure IC Inkoopboek GGD/GHOR 1e 2013-03-05
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
-Facturen netjes en ordelijk opgeborgen. Enkele afwijkingen van betalingstermijnen.
-Betalingstermijnen laten aansluiten op de termijnen van de RDOG
3
-Keuze bepalen of betalen op vervaldatum wordt verkozen boven betalen op boekingsdatum. Dit kan onderdeel zijn van de herinrichting van het financieel pakket ingaande 1-1-2015.
-Parafenkaart op orde. -géén -Paraaf manager staat voor juistheid -Correcties achteraf in AFAS ook muteren op het betreffende factuur, levering en betaling. stuk. -Afwijkende regels voor facturen uitzendbureau (zie cred.proces)
1
-Continu.
2
-Proces crediteuren aanpassen. Checklist IC daarop aanpassen.
-Facturen netjes en ordelijk opgeborgen.
-Meer controle op de betalingstermijnen van de facturen.
3
-Zie boven.
-Niet alle facturen waren volledig en juist gecodeerd.
-Meer controle op volledige codering en ondertekening door geautoriseerde budgethouder.
1
- Controle van codering, paraaf en beoordeling van de factuur beleggen bij bevoegd persoon om afhandeling te weigeren.
Niet alle facturen voldoen aan de eisen van de belastingdienst.
-Meer controle op eisen belastingdienst.
1
-Facturen incidenteel niet betaald voor het verstrijken van de gestelde termijn genoemd op de factuur.
-Afhandeling volgen en bespoedigen teneinde rentekosten/kredietbeperking te voorkomen.
2
-IC coördinator informeert medewerkers inzake de geldende factuureisen en zal de controle van de belastingregels in de checklist opnemen. -Inkoopcoördinator inschakelen om afwijkende betalingstermijnen gelijk te schakelen aan de RDOG betalingstermijnen.
2e 2014-01-28
Pagina 1 van 10
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC Verkoopboek GGD/GHOR
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
1 (hoogst) tot
Acties
4
1e 2013-08-13
-Structurele facturen worden vaak niet geparafeerd en/of gecodeerd wegens voorgaande afspraken.
-Alle boekingen van enig jaar laten coderen en paraferen. -evt afspraken op het stuk vermelden.
1 3
2e 2014-01-31
-verouderd formulier (vrg 9)
-Vraagstelling op formulier aanpassen
2
-belegstukken soms onduidelijk gecodeerd en voorzien van onjuiste parafen. -Idem
-Memo M130022 completeren. -Ontwikkel een proces voor het verwerken van memorialen waarin functiescheiding en tekenbevoegdheden zijn opgenomen. -Vraagstelling IC verbeteren.
1e 2013-12-13
Alles is goed bevonden, geen opmerkelijke bevindingen.
- Nvt.
2e 2014-01-30
Alles is goed bevonden, geen opmerkelijke bevindingen
-N.v.t.
-Continu -FAZ beheer legt het contractenregister aan het begin van het jaar voor aan de managers ter codering en parafering. (evt ism Fin Beleid.) Vraag 9 geeft een indruk van de volledigheid van stukken AC: Aandacht geven aan volledigheid gegevens w.o. parafen, stukken, codering etc.
IC Memorialen GGD/GHOR 1e 2013 6-5
2e 2014 30-1
IC Betalingsverkeer
Pagina 2 van 10
1 2
-Uitvoeren -Proces ontwikkelen waarbij coörd. boekhouding bepaald of een paraaf van de budgethouder noodzakelijk is, (Eerder besproken in FAZ overleg. IC op memorialen niet van belang is. Bij bespreking met managers wordt goedkeuring verkregen).
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC (hoofd) Kas (Parmentierw. 1e 2013-08-07
2e 2013-12-10
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
- stukken netjes opgeborgen. -Paraaf budgethouder ontbreekt soms. -Postzegels en VVV bonnen aangetroffen in de kluis.
-wees scherper op de codering en accordering van de onderliggende stukken.
3
-Procedure rondom de kas 2014 actualiseren met heldere codering en parafering.
Géén
-Boekingsstukken niet altijd -Boekstukken altijd oplopend sorteren, zorgt ervoor dat stukken oplopend gearchiveerd. Verder géén makkelijker te herleiden zijn. bijzonderheden.
3
-Uitvoeren
Rittenadm. RAV (onderdeel subsidie en overige inkomsten) 1e 2013-04-23
2e 2013-11-14
-Controle tarieven akkoord. -Volledigheid ritten akkoord. -Controle aansluiting met Afas akkoord
-Herschrijf de procesbeschrijving met bijbehorende werkbeschrijving en bevoegdheden.
2
-Zorg voor controleparafen van de invoer.
4
-Controles op de invoer vindt plaats. Er wordt een controleparaaf op de voorbladen gezet zoals nu in de checklist is opgenomen.
2
-Gegevens opvragen en continu opbergen op afdeling.
-Controle aansluitingen AMBU/AFAS -Zie bovengenoemde punten! na 12-9 lagen bij hoofd adm thuis wegens ziekte.
Pagina 3 van 10
-RAV procesbeschrijving ombouwen naar nieuwe format in 2014
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC inkoopboek RAV 1e 2013-04-23
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
-Gegevens netjes opgeborgen voorzien van stempel, parafen, opmerkingen etc. -facturen gedeeltelijk te betalen op een G-rekening worden op 2 crediteurennummers geboekt.
-Maak een procedure met heldere werkbeschrijving. -Houdt de parafenlijst actueel en volg deze. -Hanteer een budgethouderregeling waarin ook vervanging is geregeld. -nvt
2 1 4
-RAV zorgt voor een heldere procesbeschrijving z.s.m. -RAV actualiseer parafenlijst z.s.m. -Bestaande RDOG regeling voorziet hierin. Geen
2e 2013-11-14
- Géén nieuwe bevindingen
-Géén nieuwe verbeterpunten.
-Zie boven.
-Opdracht tot factureren niet altijd aanwezig -Parafen ontbreken soms
-Procedures en werkinstructie opstellen en vaststellen.
2
-Maak gebruik van bestaande procedure van de RDOG.
-Op alle documenten zorgen voor een paraaf van de budgethouder of een controleparaaf van het hoofd administratie. -Actualiseer de parafenlijst met name tbv het hoofd adm RAV -Controlelijst verbeteren.
1
Uitvoeren z.s.m.!
2
Uitvoeren z.s.m. Lijst steekproef voorzien van volledig te controleren gegevens om de controle te vergemakkelijken.
-Zorg dat tarieven en normbedragen die worden gefactureerd beschikbaar zijn voor medewerkers en voor controle. -Mailopdracht tot factureren bijvoegen als belegstuk en paraaf. -Periodiek een lijst van handmatige facturen laten accorderen door hoofd adm. voor juistheid.
2
-Tarievenlijst e.d. op centrale plek of afdeling bewaren.
3 3
-Volledigheid van gegevens nastreven. -Controleparaaf voor juistheid, volledigheid en functiescheiding laten zetten en opnemen in proces..
IC Verkoopboek RAV 1e 2013-04-23
-lijst te controleren stukken heeft geen volledige gegevens. 2e 2013-11-14
Géén aanvullende bevindingen
Pagina 4 van 10
3
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC Memorialen RAV
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
2 2 3
2013-04-23
-Niet alle memo’s werden getekend. -Procedure en werkinstructie uitwerken en laten vaststellen. -Via parafenlijst regelen wie tekeningbevoegd is. -Belegstukken niet altijd aanwezig. -Memorialen voorzien van duidelijk belegstukken.
2013-11-14
-Idem
-Géén verbeterpunten.
-Er zijn 15 mutaties gecontroleerd waarbij er geen benoemwaardige bijzonderheden waren.
-Periodieke zelfcontrole van de WKR codering uitvoeren en vastleggen of boekingsverslagen laten controleren inclusief WKR codering met controleparaaf. -Periodieke afstemming tussen uitvoerders en beleidmakers inzake WKR.
3
Zelfcontrole periodiek inplannen door FAZ beheer.
3
Overleg plannen
- Consistentie coderingen bevorderen. - Grootboekrekening activiteitencommissie opnemen als te verbijzonderen voor de WKR. - Periodieke zelfcontrole van de WKR codering uitvoeren en vastleggen of boekingsverslagen inclusief WKR codering met controle paraaf. - Periodieke afstemming tussen uitvoerders en beleidmakers inzake WKR.
3 3
Uitvoeren Gerealiseerd.
3
Uitvoeren
4
- RAV procesbeschrijving ombouwen naar nieuwe format -Actualiseer de parafenlijst. -Volledigheidgegevens nastreven -geen.
IC WKRGGD/GHOR 2014-01-08
IC WKR – RAV 2014-02-10
-Bij lidmaatschappen en arbo inconsistentie in de gebruikte codes. -Grootboekrekening activiteitencommissie wordt in AFAS niet voor de WKR verbijzonderd. - Er zijn in totaal 10 mutaties gecontroleerd waarbij er verder geen benoemwaardige bijzonderheden waren.
Pagina 5 van 10
3
Overleg plannen.
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure Naleving Europese aanbesteding
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
-Rechtmatigheidstoets is uitgevoerd en conclusies getrokken.
Géén verbeterpunten
3
Géén.
1e 2013-06-28
-Bij de controle werden een aantal coderingen aangepast.
-Functiescheiding toepassen op boeken en aangifte verzorgen. Bij de boekingscontrole wordt gecontroleerd op de juistheid en volledigheid en de codering BTW.
4
-Functiescheiding in procedure toepassen.
2e 2013-11-12
-Checklist is niet gebruikt.
-De IC op BTW mutaties bij de RAV hierbij betrekken.
4
-Bij het overhalen van gegevens naar excel kunnen afwijkingen ontstaan. Dit wordt de maand erop rechtgetrokken
-BTW aangifte genereren vanuit AFAS
1
-Checklist altijd gebruiken bij de controle. Zonodig de checklist aanpassen op bruikbaarheid. -FAZ beheer onderzoekt z.s.m. de mogelijkheid om de aangifte vanuit de centrale boekhouding te genereren. RDOG breed!.
IC BTW afdracht.
Pagina 6 van 10
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC personeelsdoss ier/sal.adm 1e 2013 30-7
2e controle 2013
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
1 (hoogst) tot
Acties
4
Nw in dienst: enkele formele gegevens ontbreken. In dienst: enkele formele toekenningen en verklaringen van gedrag ontbreken. Uit dienst: Géén inleverlijst hulpmiddelen bekend, uitbetaling vakantieuren van een aantal medewerkers niet juist geaccordeerd.
-in dienst: incidenteel is de salarisschaal niet terug te herleiden uit PD, samen met rekeningnummer en schaal/trede -uit dienst: Geen paraaf budgethouder bij uit te betalen restant aan verlofuren. En geen inleverlijst hulpmiddelen
Pagina 7 van 10
1
-Onderzoek in hoeverre het mogelijk is een formeel akkoord te krijgen op uit te betalen uren ipv een algemene mail. -Dmv een exitlijst inventariseren of de hulpmiddelen ( b.v.Ipad/telefoon/pasjes/sleutels) zijn ingeleverd. -Dossier volledig maken ontbrekende formele stukken
2
-onderzoek in hoeverre dit is terug te herleiden
2
4 4
Formele gegevens aanvullen in de dossiers.
-Ontslagformulier hierop aanpassen. -Checklist opstellen en opbergen in dossier.(bij medewerker uit dienst) Bovenstaande acties komen beide aan de orde in de actualisatie van het proces Uitstroom. Momenteel(mei 2014) wordt dit proces gedigitaliseerd in Topdesk, waardoor borging en monitoring is ingebouwd en wordt geoptimaliseerd. Uitvoeren. Digitaliseren van uit dienst proces in topdesk (mei 2014)
Nagaan of de hulpmiddelen zijn ingeleverd
2
Gegevens completeren en checklist opstellen (zie boven)
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC controle reisdeclaraties
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
Acties
1 (hoogst) tot 4
Ca 8% van de gecontroleerde gegevens bevat afwijkingen.
-medewerkers instrueren en wijzen op de reiskostenregeling en de interpretatie daarvan.
3
1e 2013 29-7
-dubbele declaraties -afwijken opgegeven aantal met ANWB gegevens -Niet juist hanteren vastgesteld vergoedingen per km. -onvoldoende controle door managers bij accorderen.
-managers wijzen op de verantwoordelijkheid.
4
2e controle 2013
Ca 3% van de gecontroleerde gegevens bevat afwijkingen -onvoldoende controle door managers bij accorderen.
-P&O adviseurs checken ook lijst met declaraties twee keer per jaar en nemen onvolkomenheden/onjuistheden op met de betreffende manager -Duidelijkheid creëren naar managers en wijzen op belang van reiskosten matrix
- Getekend contract is niet aanwezig in PD, -Paraaf van FAZ voor betaling ontbreekt - kopie van aanschafbewijs ipv origineel -Document niet aanwezig in PD. - kopie van aanschafbewijs ipv origneel
-alsnog vragen om originele exemplaren. Voortgang bewaken als contract niet getekend terugkomt van medewerker Vraagstelling voor volgende controle eenduidiger maken
3
3
overzicht met € 0,28 declaraties wordt aan P&O adviseurs doorgestuurd, die nemen het op met de betreffende managers. De uitkomsten komen terug in het PA overleg van PO&C. -Managers informeren en wijzen op de bestaande regelingen.
Twee keer per jaar wordt een uitdraai uit de salarisadministratie verspreid onder de P&O adviseurs, deze controleren en bespreken het met het management Uitvoeren
IC controle Fietsregeling 1e 2013 22-8
2e controle 2013
Pagina 8 van 10
- vragen om originele exemplaren.
3 4
3
Checklist voor controle aanpassen (gereed januari 2014) Medewerkers bevragen (gereed april 2014 door personeelsbeheer) Procedure aanscherpen mtb parafering FAZ
Medewerkers bevragen. Check op aanwezigheid documenten
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC controle Uitvoering Overwerk/ORT e 1 controle 2013
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
1 (hoogst) tot
Acties
4
declaraties zijn conform regeling overwerkvergoeding van artikel 3:2:1 van AVR RDOG HM uitbetaald. Van een aantal declaraties niet duidelijk welke toeslag geldt. Timetel is in alle gevallen gecorrigeerd met uitbetaalde uren
Declaratieformulier strengere controle op tijdspad uren, percentage toeslag.
1 controle 2013 6- 8
-bevindingen worden verzameld, beoordeeld en besproken
Procedure voor aanvraag verlof digitaliseren en controle timetell verscherpen
2e controle 2013
Idem
Procedure aanvraag bijzonder verlof onder de aandacht brengen van management en medewerkers
IC controle freelancers
is meer een controle uit te voeren door FAZ.
IC controle gegevens Arts M&G
Procedure gedurende 2013 veranderd met betrekking tot controle subsidie arts M&G. 4 keer per jaar controle op instroom en doorstroom (overzicht RGS)
Terugkoppeling naar RGS ahv overzicht beter documenteren. En checken op het volgende overzicht of wijziging goed is verwerkt. Overzicht en reacties/opmerkingen daarop samen vastleggen voor verdere controle.
IC controle Uitstroom
Van alle medewerkers die vanaf mei 2013 uit dienst zijn gegaan,(iig 12) is gebleken dat bij slechts 3 de checklist aanwezig was
Controle moment inbouwen na uit diensttreding medewerker dat de checklist terug komt naar PO&C. Zo ook betere check op inleveren hulpmiddelen aan werknemer en pas daarna verwerking salarisadministratie
4
Digitalisering proces rondom declaratie overwerk ORT ( evt onderzoek Topdesk) eind 2014
Uitvoering Bijzonder verlof
Pagina 9 van 10
3
2
Controle Timetell regelmatiger doen en procedure voor aanvraag verlof digitaliseren Controle timetel structureel inplannen. (afspraak 22 april met personeelsbeheer: aan het einde van ieder kwartaal een controle doen voor MH en ZHN apart) Is onderdeel van het inkoopproces. Zie boven. Belangrijk om het proces van inhuur van medewerkers goed in beeld te krijgen zodat de facturatie rechtmatig gebeurt.
3
1
Correspondentie aan RGS nav overzicht instroom en doorstroom digitaal vastleggen. Check op volgende overzicht of wijzigingen goed zijn doorgevoerd.
Zie IC controle personeelsdossiers Digitaliseren van uit dienst proces in topdesk (mei 2014)
AB-14-26b Heeft betrekking op proces / procedure IC controle Analyse controle verwerking mutaties 1e controle 2013 208 en 12-8
2e controle 2013
Prioriteit Bevindingen
Verbeterpunten
1 (hoogst) tot
Acties
4
-Mutatie uitbreiding uren was niet verwerkt in salarisadm. - Korting ziekte bij medewerker ontbrak - Mutaties maand te laat verwerkt - Controle lijst van de controle ontbrak over de maand juni -stukken ontbreken betreffende aanpassing reiskosten - ZHN géén bevindingen -MH verwerking fiets niet kunnen controleren door afwezigheid contract - aantal puur salaris technische mutaties niet te controleren. - onduidelijkheid over afspraak rondom wijziging adres, banknummer
Pagina 10 van 10
Controle van maandelijkse mutaties gestructureerd vastleggen dmv verslag iedere maand en deze opbergen in de map. Wijze van archiveren ook veranderen
2
Het mutatieoverzicht dient overzichtelijker te worden geprint met duidelijk de betreffende maand erop In de map personeelsmutaties, iedere maand een tabblad doen en iedere maand een recapitulatieblad ervoor doen met paraaf van controleur. ( planning mei 2014)
ZHN: verslag iedere maand met paraaf voor gezien/akkoord controleur. -check in MH dat fiets contracten sneller naar MH komen. - duidelijkheid creëren op welk moment de afrekening salaris bij uit dienst plaatsvindt. Nu nog te verwarrend.
3
Recapitulatieblad bij iedere maand (ZHN) correspondentie bewaren (indien van toepassing)
4
Door verwerking in Topdesk (proces uitstroom) zal duidelijkheid ontstaan over moment van uitbetaling aan werknemers die uit dienst gaan. (mei 2014) Altijd zorgen voor belegstuk waaruit het verzoek tot mutatie blijkt en geparafeerd of afkomstig van de betreffende medewerker.
3
