Plan van Aanpak Verbijzonderde Interne controle 2010-2013 Gemeente Zaltbommel
Inleiding en doelstelling Plan van Aanpak Interne controle Rechtmatigheid De visie en missie van de organisatie is : Bestuurders en ambtenaren moeten een goed geoliede machine maken van de gemeente Zaltbommel. Daarbij staat de burger centraal. Onze acties zijn resultaatgericht en meetbaar. Door het uitvoeren van een aantal belangrijke interne controles zullen wij nagaan of wij inderdaad werken volgens de afgesproken procedures en daardoor onze klanten beter bedienen. Afgelopen periode heeft de nadruk gelegen op het in orde maken van de interne bedrijfsvoering. Het op orde hebben hiervan is immers een belangrijke randvoorwaarde om überhaupt in staat te zijn om extern voor de burgers resultaten te boeken. In dit kader is het uitvoeren van interne controles een belangrijk instrument. De interne controles leiden tot het nog beter afstemmen van de (ten dele) beschreven procedures, met als doel een beter resultaat voor onze “klanten”. Dit IC-plan is grotendeels ook de basis voor de toets op rechtmatigheid die door de accountant bij de jaarrekeningcontrole wordt uitgevoerd. Het IC-plan is de leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat financiële handelingen juist en door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Het is dus van belang dat deze maatregelen zichtbaar worden vastgelegd. Daarmee worden de accurate uitvoering van deze beheersmaatregelen intern voor management en control en extern voor de accountant toetsbaar. De accountant dient binnen zijn opdracht en het gestelde in het controleprotocol een oordeel te geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten en baten van de exploitatierekening en de balansmutaties. Hij moet daarbij kunnen steunen op een goede opzet van onze administratieve organisatie en de werking daarvan bij de uitvoering van onze taken zoals deze in de begroting zijn opgenomen. Het geven van een oordeel over de rechtmatigheid vereist echter aanvullende werkzaamheden. Het kunnen steunen op de verbijzonderde interne controles die door onze eigen organisatie zijn uitgevoerd is daarbij een voorwaarde. Dit interne controleplan geeft aan welke deelwaarneming/steekproeven de gemeente Zaltbommel gaat uitvoeren gedurende het jaar., om eventuele niet-rechtmatigheden in voor rechtmatigheid meest kritische werkprocessen tijdig te ontdekken.
10-3-2011
1
Plan van Aanpak Inleiding Binnen elk werkproces behoren maatregelen te zijn opgenomen van interne controle (administratieve organisatie), bijvoorbeeld door functiescheiding in de verschillende werkzaamheden om de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiën te waarborgen. Meer specifiek voor een rechtmatige uitvoering van de processen dient de voor het proces relevante regelgeving aantoonbaar nageleefd te worden en dienen de activiteiten binnen het proces aantoonbaar door de bevoegde personen of het bevoegde gezag (college of raad) uitgevoerd te worden. Dit vraagt van gemeenten dat de voor rechtmatigheid relevante regelgeving actueel is, taken en bevoegdheden zijn vastgelegd, en de voor rechtmatigheid relevante processen beschreven zijn. Verbijzonderde interne controle is daarom ook een aanvulling op de al bestaande interne controle maatregelen, enerzijds gericht op een beoordeling of de beoogde interne controles in het proces daadwerkelijk functioneren en effectief zijn, anderzijds aanvullend op de bestaande controles in de uitvoering. Binnen de beperkingen van de gemeentelijke organisatie, moeten we een keuze maken welke processen voor het boekjaar 2010 onderzocht zullen gaan worden. Met onderstaande keuze wordt beoogd een materieel belangrijk deel van de gemeentelijke uitgaven en inkomsten te hebben afgedekt. Een ander effect dat met de verbijzonderde controles wordt beoogd is het verbeteren en structureel inbedden van de AO/IC binnen de betreffende afdelingen. Daarbij is de invalshoek ook gericht op kennisverbreding van de betreffende functionarissen binnen de organisatie. Uit te voeren verbijzonderde interne controles De verbijzonderde interne controle wordt als volgt vormgegeven: 1. Op basis van risicoanalyse bepalen van de te controleren processen 2. Opstellen van controleprotocollen (checklisten) op basis van het toetsingskader 3. Informeren functionele afdeling over opzet en inhoud interne controle 4. Uitvoeren van interne controles door middel van beoordeling opzet en werking processen 5. Rapporteren van bevindingen, formuleren van aanbevelingen en verbeterpunten 6. Bespreken bevindingen en verbeterpunten met functionele afdeling 7. Indien mogelijk ‘reparatie’ van geconstateerde ‘fouten’ 8. Plan van aanpak wijzigen opzet administratieve organisatie, implementatie wijzigingen 9. Toetsing reparatie en werking gewijzigde opzet administratieve organisatie. Ad 1 te controleren processen. Uitgangspunt bij deze selectie is een gemeentebreed oordeel te verkrijgen over de opzet en werking van de administratieve organisatie, e.e.a. op basis van het financiële belang en de mogelijke risico’s in de uitvoering van het proces. Voorgesteld wordt om de volgende processen te controleren. Opvolging 2009 In het controlejaar 2009 zijn de volgende processen gecontroleerd: Baten: Lasten: - verordening Ozb - verordening Maatschappelijke ondersteuning - Rioolbelasting - Inkopen/aanbesteden - Grondexploitatie - Huisvesting onderwijs - Parkeerbelasting - Subsidies - Bouwverordening-leges - Car-Uwo - Telecommunicatieverordening - Vergoedingenregeling wethouders De bevindingen en aanbevelingen zijn met de betreffende afdelingshoofden besproken.
10-3-2011
2
Dit controleplan van de gemeente Zaltbommel wordt voor 3 jaar opgesteld: het boekjaar 2010, 2011 en 2012. In 2011 en 2012 heeft het controleplan een kleine update nodig: • De bedragen die het financiële belang aangeven moeten worden aangepast; • Waar nodig worden de uitkomsten van de interne controle van het jaar 2010 en 2011 verwerkt in het controleplan. De te controleren processen in 2010, 2011 en 2012. De selectie van de te controleren processen wordt gebaseerd op: 1. omvang van de begrotingspost 2. risico-inschatting 3. bevindingen uit het verleden Planning controle 2010 t/m 2012 Processen (baten) Verordening OZB Rioolbelasting Parkeerbelasting Grondexploitatie Bouwverordening – leges Lijkbezorgingsrechten Leges burgerzaken Hondenbelasting Toeristenbelasting Marktverordening
2010 X X X X X X
2011 X X X X
2012 X X
Processen (lasten) Verordening maatschappelijke ondersteuning Inkopen/aanbesteden Huisvesting onderwijs Subsidies Car/Uwo Treasury Kwijtscheldingen Leerlingenvervoer Verordening Rechtspositie wethouders, raadsleden en commissieleden
2010 X
2011 X
2012 X
X
X X X X X
X
X X
X X X X
X X X X
X X X X X
X
Financieel belang van de post of het proces 2010 Opbrengst OZB € 4.700.000 Opbrengst Rioolbelasting € 2.500.000 Grondexploitatie € 17.515.000 Opbrengst parkeerbelasting € 695.000 Bouwverordening -leges € 1.155.000 Opbrengst Lijkbezorgingsrechten € 475.000 Wet maatschappelijke Ondersteuning € 2.622.000 Omvang inkoop/aanbesteden € 18.355.000 Kosten huisvesting onderwijs € 2.420.000 Omvang verleende subsidies € 3.830.000 Personeelskosten € 11.985.000 Leerlingenvervoer € 725.000
10-3-2011
3
Doelstelling van de interne controle De doelstelling van de controles is het vaststellen van de juistheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde opbrengsten en uitgaven. Daarnaast zal voor de oordeelsvorming over rechtmatigheid extra aandacht worden besteed aan het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O criterium). Aanpak interne controle In een controleprotocol worden de toetsingscriteria opgenomen zoals ze zijn verwoord in de betreffende verordening. Belangrijke vragen die bij de controle beantwoord moeten worden zijn de volgende: 1. heeft de gemandateerde gehandeld binnen de verstrekte bevoegdheden? 2. is alles wat verantwoord is juist verantwoord (juistheid)? 3. is wat in de verantwoording is opgenomen toelaatbaar (rechtmatigheid)? 4. is alles wat verantwoord had moeten worden ook inderdaad verantwoord (volledigheid)? 5. komt het tijdstip dat in de verantwoording staat overeen met het tijdstip van de gebeurtenis (tijdigheid)? 6. Zijn gegevens die tot doel hebben overheidssubsidies of –uitkeringen te verkrijgen of een heffingsbedrag vast te stellen door de belanghebbende volledig verstrekt en zijn deze inhoudelijk juist en volledig (M&O criterium)? Aanpak 2010, 2011 en 2012 De controle uitgevoerd worden in twee gedeelten. De controle over het eerste halfjaar zal plaatsvinden in de periode juni-juli, de controle over het tweede halfjaar in de periode november-december. Voordeel van deze werkwijze is dat eventueel geconstateerde onrechtmatigheden waar mogelijk tijdig hersteld kunnen worden voor afsluiting van het boekjaar. Ad 2 opstellen controleprotocollen. Van ieder proces wordt een controleprotocol opgesteld op basis van de (interne) regelgeving, het opgestelde toetsingskader, de eventueel aanwezige procesbeschrijvingen en andere regelingen (zoals de mandaatregeling). Naast de specifieke rechtmatigheidcriteria zoals deze in het toetsingskader zijn opgenomen, zal ook aandacht worden besteed aan getrouwheidsaspecten, zoals ‘volledigheid’ van de inkomstenstromen. Ad 3 informeren functionele afdeling. Voorafgaande aan de daadwerkelijke uitvoering van de interne controle, wordt de proceseigenaar (hoofd van de functionele afdeling) geïnformeerd over de inhoud van het controleprotocol, de aanpak en planning van de werkzaamheden. Tevens worden afspraken gemaakt wie het aanspreekpunt is binnen de functionele organisatie en wat er vooraf gedaan kan worden om de controle zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Het afdelingshoofd heeft de mogelijkheid aanvullende toetsingsvragen in het controleprotocol op te laten nemen wanneer deze relevant zijn voor zijn bedrijfsvoering. Ad 4 uitvoeren interne controle. De uitvoering van de interne controle is gericht op het verkrijgen van inzicht in de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie. Op basis van dit inzicht kan een oordeel worden gegeven of het proces voldoende waarborgen biedt ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Indien de administratieve organisatie (nog) onvoldoende waarborgen biedt voor bijvoorbeeld de borging op volledigheid van inkomsten, betekent dit niet automatisch dat de interne controle wordt uitgebreid. In dit soort situaties wordt in het controleverslag een aanbeveling gedaan op welke wijze de functionele afdeling deze omissie kan verhelpen. Ad 5 Rapporteren van bevindingen, formuleren van aanbevelingen en verbeterpunten
10-3-2011
4
De bevindingen van de interne controle worden opgenomen in een controleverslag per proces. Naast een opsomming van de geconstateerde fouten (onderverdeeld in incidentele en structurele fouten) worden daarnaast opmerkingen gemaakt over tekortkomingen in het proces die mogelijk kunnen worden verbeterd. Verder worden in het controleverslag aanbevelingen gedaan die enerzijds betrekking hebben op het herstellen van fouten, maar anderzijds ook de bedrijfsvoering kunnen betreffen. Voorbeelden hiervan zijn opmerkingen over dossiervorming, ondoelmatige werkwijze e.d. Tot slot wordt in ieder controleverslag een oordeel opgenomen of de bestaande administratieve organisatie, op basis van de constateringen, wel of niet voldoende waarborgen biedt om de rechtmatige uitvoering te borgen. Het controleverslag wordt aangeboden aan het betreffende afdelingshoofd, het MT ontvangt een afschrift. Na afronding van de controlewerkzaamheden wordt een samenvattend verslag samengesteld voor het college. Ad 6 Bespreken bevindingen en verbeterpunten met functionele afdeling Uitermate van belang is met de proceseigenaar en/of functionele afdeling af te stemmen of de geconstateerde fouten juist zijn verwoord. Vermeden moet worden dat in het vervolgproces nog gediscussieerd wordt over het waarheidsgehalte van de opmerkingen. Veelal zal binnen de afdeling nog een terugkoppeling plaatsvinden over de gemaakte opmerkingen. Ad 7 Indien mogelijk ‘reparatie’ van geconstateerde ‘fouten’ In veel gevallen is reparatie niet meer mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de gemeente is afgeweken van de in de verordening opgenomen procedures van inmiddels afgesloten projecten. Maar indien bijvoorbeeld onvoldoende wordt gecontroleerd of de in rekening gebrachte leges of belasting juist is, kan achteraf een dergelijke controle nog plaatsvinden. Daarnaast kan een wijziging van de procedure voorkomen dat fouten ontstaan in de rest van het jaar. Het al of niet ‘repareren’ is een aangelegenheid van de functionele organisatie. Het afdelingshoofd is hiervoor verantwoordelijk. Ad 8 Afspraken wijzigen opzet administratieve organisatie, implementatie wijzigingen In samenspraak met de medewerker Juridische kwaliteitszorg/controller wordt door de proceseigenaar (afdelingshoofd) afspraken gemaakt voor het wijzigen van de administratieve organisatie, procedures en controles. Ad 9 Toetsing reparatie en werking gewijzigde opzet administratieve organisatie. Indien reparatie en/of wijziging van de administratieve organisatie nog voor het einde van het jaar zijn effect krijgt, zal de medewerker bedoeld onder Ad 4 een tweede toets doen om te bezien of de geconstateerde omissies afdoende zijn verholpen. Dit betreft dan een beperkte, gerichte toets. Over (de uitkomsten van) deze toets worden de proceseigenaar (afdelingshoofd) en het management geïnformeerd. Planning. De planning van de werkzaamheden is als volgt: Actie 1. Op basis van risicoanalyse bepalen van de te controleren processen 2. Opstellen van controleprotocollen (checklisten) op basis van het toetsingskader 3. Informeren functionele afdeling over opzet en inhoud interne controle 4. Uitvoeren van interne controles door middel van beoordeling opzet en werking 10-3-2011
Tijdstip Juni
Door Managementoverleg
Juni
Medewerker juridische kwaliteitszorg/control
Juni
Concerncontroller/medewerker juridische waliteitszorg/control Concercontroller/medewerker juridische waliteitszorg/control
Juni – juli: controle 1e half jaar
5
processen
5. Rapporteren van bevindingen, formuleren van aanbevelingen en verbeterpunten 6. Bespreken bevindingen en verbeterpunten met functionele afdeling 7. Indien mogelijk ‘reparatie’ van geconstateerde ‘fouten’ 8. Plan van aanpak wijzigen opzet administratieve organisatie, implementatie wijzigingen 9. Toetsing reparatie en werking gewijzigde opzet administratieve organisatie
November – deceme ber: controle 2 half jaar Na afloop controles Na afloop controle
Concerncontroller/medewerker juridische waliteitszorg/control Concerncontroller/medewerker juridische waliteitszorg/control Functionele afdeling Functionele afdeling
Concerncontroller/medewerker juridische waliteitszorg/control
Randvoorwaarden Inzet externen, beschikbaarheid controlmedewerker(s), regelen afspraken met functionele afdelingen, korte doorlooptijd proces inclusief rapportage, goede communicatie over resultaat werkzaamheden met direct betrokken afdelingen. Projectverantwoordelijke Concerncontroller
10-3-2011
6
