Verslag Interne Controle 2015

Verslag Interne Controle 2015

Titel: Verslag Interne Controle 2015 Opsteller: IC Functionaris Datum: 29-4-2016 Status: Definitief, ter instemming naar MT/B&W Ref: 212560 K:\Afdeling Bedrijfsvoering\Cluster Financiën en Control\Administratie\Interne Controle\ IC 2015\Algemeen

Verslag Interne Controle gemeente Gennep 2015

INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING................................................................................................................................. 4 2. SUBSIDIES................................................................................................................................. 5 2.1 Controledoelstelling ...................................................................................................................... 5 2.2 Controlewerkzaamheden .............................................................................................................. 5 2.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................... 6 2.4 Aanbevelingen en bevindingen ..................................................................................................... 7 2.5 Conclusie ....................................................................................................................................... 8 3. BOUWLEGES ............................................................................................................................. 9 3.1 Controledoelstelling ...................................................................................................................... 9 3.2 Controlewerkzaamheden .............................................................................................................. 9 3.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 10 3.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 11 3.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 13 4. WMO “oude voorzieningen” ................................................................................................... 14 4.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 14 4.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 14 4.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 15 4.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 16 4.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 18 5. INKOOP & AANBESTEDING...................................................................................................... 19 5.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 19 5.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 19 5.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 20 5.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 21 5.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 23 6. LONEN & SALARISSEN ............................................................................................................. 24 6.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 24 6.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 24 6.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 25 6.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 26 6.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 27

2


7. BELASTINGEN ......................................................................................................................... 28 7.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 28 7.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 28 7.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 28 7.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 28 7.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 28 8. TREASURY .............................................................................................................................. 29 8.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 29 8.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 29 8.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 29 8.4 Conclusie ..................................................................................................................................... 29 9. SECRETARIELEGES ................................................................................................................... 30 9.1 Controledoelstelling .................................................................................................................... 30 9.2 Controlewerkzaamheden ............................................................................................................ 30 9.3 Opvolging IC acties 2014 ............................................................................................................. 30 9.4 Aanbevelingen en bevindingen ................................................................................................... 31 9.5 Conclusie ..................................................................................................................................... 31 10. VERVOLGTRAJECT ................................................................................................................. 32 BIJLAGE ...................................................................................................................................... 33 Bijlage 1: Specificatie testaantallen IC 2015...................................................................................... 33 Bijlage 2: Lijst van afkortingen .......................................................................................................... 34

3


1. INLEIDING Voor u ligt het verslag van de interne controlewerkzaamheden 2015. De interne controle 2015 is uitgevoerd door de IC-functionaris van de gemeente Gennep. In 2014 is er een op de jaarrekening gerichte controleaanpak gehanteerd. Deze werkwijze is in 2015 voortgezet. Er zijn acht fundamentele processen van de gemeente Gennep gecontroleerd. Van deze processen zijn de cruciale beheersmaatregelen getest. Bij de controle heeft het interne controleplan 2015 als leidraad gediend. De IC 2015 is verspreidt over het jaar uitgevoerd. De bevindingen uit de IC 2015 worden onderschreven door onze accountant BakerTillyBerk (BTB), de aandachtspunten welke zij in hun Management Letter (ML) presenteren hebben een directe relatie met de bevindingen uit de IC, zie ook ML van BTB van november 2015. Daarnaast zijn alle bevindingen, aanbevelingen en conclusies reeds met het MT en de betrokken medewerkers van de gemeente Gennep besproken. De resultaten van de interne controles rondom de nieuwe WMO voorzieningen en de Jeugdzorg welke vanaf 2015 door de gemeenten worden uitgevoerd zijn niet in dit verslag opgenomen. We zijn nog met onze accountant in overleg over hoe we deze controles in het kader van de jaarrekeningcontrole kunnen voltooien. Het is een landelijk beeld dat de verantwoording van het sociaal domein over 2015 leidt tot bevindingen op het gebied van rechtmatigheid en zorgt voor vertraging in het vaststellen van de jaarrekening. De bevindingen welke voortkomen uit de interne controle rondom dit proces zullen in het accountantsverslag bij de jaarrekening worden gecommuniceerd. Om de besluitvorming van het verslag interne controle 2015 en de vaststelling van het interne controleplan 2016 niet te vertragen is er voor gekozen deze stukken exclusief de resultaten van de nieuwe WMO voorzieningen en Jeugdzorg toch alvast in het MT en B&W in te brengen. In dit interne controleverslag 2015 wordt op hoofdlijnen per proces de controledoelstelling, de uitgevoerde werkzaamheden, de bevindingen, aanbevelingen en conclusies gepresenteerd. Daarnaast is er ook een terugkoppeling opgenomen van de opvolging van de IC acties 2014. De gedetailleerde vastlegging van de bevindingen ligt in de uitgebreidere IC rapportages en in de onderliggende controledossiers vast, welke aanwezig zijn bij het cluster financiën en control en bij de betreffende clusters.

4


2. SUBSIDIES

2.1 Controledoelstelling Vaststellen van de juistheid en tijdigheid van subsidieverstrekkingen aan professionele instellingen en niet professionele instellingen.

2.2 Controlewerkzaamheden Voor de interne controle 2015 zijn onderstaande controlewerkzaamheden uitgevoerd. Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Werkzaamheden Vaststellen of subsidie conform collegebesluit is afgegeven Vaststellen of de aanvragen tijdig zijn ingediend, conform de in de verordening gestelde termijn. Vaststellen of subsidie wordt verstrekt conform ASV/nadere regelingen. Vaststellen dat verstrekte subsidiebedragen per vereniging en/of per (jeugd) lid conform ASV/nadere regelingen zijn. Vaststellen dat ledenlijst aansluit met opgeven aantal leden. Vaststellen of interne checklist volledig is ingevuld en geparafeerd. Vaststellen of er een toekenningsbeschikking is afgegeven, conform de gestelde termijn in de subsidieverordening. Vaststellen of de toekenningsbeschikking is geautoriseerd door afdelingshoofd. Vaststellen of subsidiebedragen zijn uitbetaald conform beschikking Vaststellen of tussentijdse en jaareinde rapportages aanwezig zijn en deze conform de gestelde termijnen zijn ingediend. Vaststellen of er een vaststellingsbeschikking is afgegeven, conform de gestelde termijn. Vaststellen of na afloop van het subsidiejaar of de gesubsidieerde activiteit een jaarverslag + jaarrekening is ingediend, conform de in de verordening gestelde termijn.

Informatiebronnen Collegebesluiten Subsidieaanvraagformulier Subsidieverordening ASV/nadere regelingen Toekenningsbeschikking ASV/nadere regelingen Ledenlijst vereniging Interne checklist Toekenningsbeschikking Subsidieverordening Toekenningsbeschikking Toekenningsbeschikking Key2financiën Subsidiedossiers op afdeling Vaststellingsbeschikking Subsidieverordening Subsidiedossiers op afdeling

5


2.3 Opvolging IC acties 2014 In onderstaand overzicht is de opvolging van de IC acties 2014 weergegeven. Nr. 1

2

3

4

5

Actie De coördinator van het cluster samenleving zorgt er voor dat er periodiek (in het cluster overleg) aandacht komt voor het naleven van de ASV en de tijdige vaststelling van subsidies, in het bijzonder van jaarlijkse subsidies >25k. De VVE subsidies dienen beter gearchiveerd te worden. Daarnaast wordt er een nieuw VVE beleid opgesteld in 2015 waar zaken als subsidie aanvraag, verantwoording en vaststelling ook in worden vastgelegd. Actie coördinator samenleving en beleidsmedewerker jeugd & onderwijs. De archiefvorming en het procesverloop rondom de subsidie aan Leisure Port dient conform andere jaarlijkse subsidies >25k te voldoen aan de afgesproken interne richtlijnen. De behandel termijnen welke in de ontvangstbevestigings-brieven zijn beschreven dienen te worden aangepast aan de termijnen in de verordening. Actie beleidsondersteuner samenleving. De archivering van subsidiestukken gaat vanaf het 3e kwart 2015 geheel digitaal via Verseon. De reeds afgehandelde subsidieaanvragen 2015 worden in 2015 voor het laatst nog in de map bewaard. De papieren checklist komt te vervallen, de coördinator samenleving controleert de volledigheid van het digitale dossier in Verseon en tekent vervolgens de beschikking digitaal af in Verseon. Cluster samenleving en interne dienstverlening gaan (DIV) in gesprek om een en ander in Verseon in te richten (gereed 3e kwart 2015). De registratielijsten in Excel blijven bestaan, de formats zijn aangepast naar de nieuwe indeling. Belangrijk is om de registratienummers uit Verseon juist te vermelden en alle subsidies (dus ook evenementen subsidies etc.) hier in op te nemen.

Opvolging In het cluster overleg is dit besproken. Echter uit de interne controle 2015 blijkt dat de ASV nog niet op alle punten nageleefd wordt. Met name in het tijdig vaststellen van de jaarlijkse subsidies >25k worden termijnen regelmatig overschreden. Uit de interne controle resultaten 2015 blijkt dat de archivering van VVE stukken in Verseon nog verbeterd kan worden. Het oude VVE beleid wordt voortgezet, er komt geen nieuw beleid.

De subsidie aan Leisure port is als een jaarlijkse subsidie behandeld. De vaststelling van deze subsidie heeft echter te laat plaatsgevonden.

De behandeltermijnen worden niet meer gecommuniceerd in de ontvangstbevestigingsbrieven, dit probleem is dus verholpen. Het aanvraag- en afhandeltraject van een subsidie is grotendeels geïntegreerd in Verseon. Autorisatie van de coördinator vindt in Verseon plaats. De archivering van subsidiestukken gaat ook volledig via Verseon. Het versturen van de beschikking naar de aanvrager en naar financiën t.b.v. uitbetaling gebeurd nog op papier. Daarnaast dienen bepaalde checklist items nog in Verseon geïntegreerd te worden. Cluster samenleving en interne dienstverlening (DIV) onderzoeken de mogelijkheden om dit verder te digitaliseren . De registratielijsten in Excel blijven bestaan.

6


2.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van het subsidie proces worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

2

3

4

Bevinding Bij 1 van de 6 geteste jaarlijkse subsidies <25.000 was de ledenlijst geheel geanonimiseerd.

Risico Niet vast te stellen of de leden in aanmerking komen voor een subsidie, niet vast te stellen of subsidie rechtmatig is. Bij 1 van de 6 geteste Te laat inzicht in jaarlijkse subsidies de uitputting van <25.000 is de budgetten. aanvraag niet tijdig ingediend.

Aanbeveling Accepteer uitsluitend ledenlijsten welke van naam en geboortedatum zijn voorzien.

Management Actie Subsidieaanvragen dienen voorzien te zijn van een persoonlijke ledenlijst. De beleidsondersteuner samenleving wijst subsidieaanvragers hier op indien van toepassing.

De in de regeling opgenomen termijnen tot indienen van een aanvraag dienen te worden nageleefd.

Bij alle geteste (6) subsidies >25.000 (incl. BCO) zijn er bevindingen ten aanzien van de tijdige verantwoording/ vaststellingsaanvraag door de subsidieontvanger, en/of met het tijdig vaststellen van de subsidie door de gemeente. De dossiervorming van VVE subsidies (Spring) is ondermaats. In Verseon is slechts een beperkt deel van de stukken terug te vinden.

Er ontstaat te laat inzicht in de rechtmatige en juiste besteding van de subsidie.

De in de verordening opgenomen termijnen tot verantwoording en vaststelling van een subsidie dienen te worden nageleefd.

Mogelijk problemen om de rechtmatigheid van de subsidie vast te stellen.

Zorg dat de procedures uit de ASV ook voor GOA/VVE subsidies worden gevolgd.

Subsidieaanvragers welke te laat zijn worden door middel van een brief herinnerd aan het doen van een subsidieaanvraag (gebeurd al). Er zijn geen consequenties bij het overschrijden van de aanvraagtermijn. Geen aanvullende acties vereist. Na ontvangst van de verantwoordingsstukken dienen de subsidies tijdig vastgesteld te worden. Verantwoordelijkheid ligt bij de subbudgethouder. Deze dient in zijn persoonlijke agenda een reminder te plaatsen voor het tijdig vaststellen van de subsidie. In overleg met DIV wordt onderzocht of er in de toekomst reminders vanuit Verseon kunnen worden ingeregeld. De dossiervorming van alle subsidies wordt volledig in Verseon vastgelegd. Beleidsmedewerker jeugd & onderwijs zorgt voor het volledig en tijdig vastleggen van de VVE subsidies in Verseon.

7


5

6

De interne checklist wordt onvolledig ingevuld.

De medewerking binnen het cluster samenleving om tijdig de gevraagde controle stukken aan te leveren is nogal wisselend.

Onvoldoende eigen controle binnen het cluster. Hogere kans op onjuistheden.

De interne controle loopt vertraging op. Stukken kunnen niet tijdig aan accountant overlegd worden, risico op opmerkingen in accountantsverslag, niet vast kunnen stellen van de rechtmatigheid, niet goedkeurende verklaring.

Integreer de “oude” papieren checklist in Verseon.

Gevraagde controlestukken dienen binnen een redelijke termijn te worden overlegd.

Bepaalde checklist items dienen nog in Verseon geïntegreerd te worden. Daarnaast worden de subsidiebeschikkingen nog op papier naar de aanvrager en naar het cluster F&C verstuurd, t.b.v. uitbetaling. Beleidsondersteuner samenleving en medewerker DIV onderzoeken de mogelijkheden om dit verder te digitaliseren. Streven is om dit eind 2016 gereed te hebben. De registratielijsten in Excel blijven bestaan. Medewerkers van het cluster samenleving zijn zelf verantwoordelijk voor het binnen een redelijke termijn overleggen van de gevraagde controlestukken. Indien nodig zal de coördinator samenleving of het afdelingshoofd leefomgeving op de hoogte gesteld worden van het niet aanleveren van de stukken.

2.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: De subsidieverstrekking van de jaarlijkse subsidies <25k (waarderingssubsidies & incidentele subsidies) is op basis van de nieuwe nadere regelgeving goed verlopen. De vaststelling van jaarlijkse subsidies >25k (budgetsubsidies) vindt al jaren structureel niet conform de in de verordening gestelde termijnen plaats (te laat). De dossiervorming in Verseon kan verder verbeterd worden, onder andere door de interne checklist in Verseon te integreren en deze volledig in te vullen. Tot slot; de medewerking van de collega’s van het cluster samenleving om tijdig de controlestukken aan te leveren is nogal wisselend, om een spoedig verloop van de interne- en accountantscontrole te bevorderen is het wenselijk dat gevraagde stukken binnen een redelijke termijn worden aangeleverd. 8


3. BOUWLEGES

3.1 Controledoelstelling De controledoelstelling betreft het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de in rekening gebrachte bouwleges.

3.2 Controlewerkzaamheden Voor de interne controle 2015 zijn onderstaande controlewerkzaamheden uitgevoerd. Nr. 1

Werkzaamheden Vaststellen of de factuur bouwleges juist is

2

Vaststellen of de factuur bouwleges volledig is

3

Vaststellen of de in de verordening opgenomen termijnen zijn nageleefd.

4

Vaststellen of de dossiervorming volledig is.

5

Vaststellen of toekenningbeschikking is geautoriseerd door afdelingshoofd. Vaststellen of bouwsom aansluit met berekening onafhankelijke partij.

6

7

8 9 10

Vaststellen of het bedrag in de toekenningbeschikking aansluit met de factuur bouwleges en of de factuur bouwleges rekenkundig juist is. Aansluiting maken tussen Squit XO en de financiële administratie (Key2Financien) Controleren of tarieven in Squit conform verordening zijn en of deze zichtbaar worden gecontroleerd. Uitvoeren van een cijferbeoordeling en verschillenanalyse.

Informatiebronnen Factuur bouwleges en legesverordeningen Factuur bouwleges en documentatie in vergunning dossier en Squit Dossiers bouwvergunningen, legesverordening en bouwverordening gemeente Gennep Dossiers bouwvergunningen Toekenningbeschikking Toekenningbeschikking, factuur bouwleges en rapport Toekenningbeschikking en factuur bouwleges Squit-XO en K2F Squit-XO en legesverordening. K2F

9



2

3

Actie De checklist wordt door de vergunningverlener(casemanager) en medewerker interne dienstverlening volledig ingevuld en gecontroleerd. De paraaf van de coördinator komt te vervallen. De IC functionaris past de checklist aan. De klantadviseur KCC controleert de WABO vergunningen in SquitXO (op juistheid en volledigheid) en vinkt na akkoord deze af in Squit, hierna worden de financiële gegevens t.b.v. facturatie automatisch verzonden naar K2F. De klantadviseur KCC gaat na op basis waarvan de bouwsommen berekend worden (door Venray) en hoe deze onderbouwing wordt vastgelegd. Dit dient z.s.m. dan wel uiterlijk het 2e kwartaal duidelijk te zijn. De medewerker kwaliteitszorg levert in april 2015 de controle op de ingevoerde tarieven in Squit met de legesverordening 2015 aan. De aansluiting tussen SquitXO en K2F dient periodiek zichtbaar gecontroleerd te worden op juistheid en volledigheid. De reeds ingestelde koppeling zou voor minder afwijkingen moeten zorgen. De medewerker kwaliteitszorg controleert deze aansluiting na het 1e, 2e en het 4e kwartaal. Aandachtspunt is de juiste verwerking van gefactureerde vooroverleggen. De coördinator KCC en de klantadviseur beoordelen de procedure omtrent de facturatie van vooroverleggen en zorgen ervoor dat er structureel aandacht voor komt in de werkoverleggen.

Opvolging De checklist is aangepast. Deze wordt tot op heden slechts minimaal ingevuld door de casemanager KKC en de medewerker interne dienstverlening, dit dient verbeterd te worden. Op basis van deze constatering is e.e.a. opnieuw besproken met de betreffende medewerkers. De bouwsommen worden nu zelf door de casemanager berekend op basis van algemeen geldende kosten per eenheid. De onderliggende berekening is in sommige gevallen in Squit opgenomen, dit dient voor de dossiervorming in alle gevallen te gebeuren in het tabblad notities in Squit. Er is collegiale toetsing tussen de klantadviseurs. De ingevoerde legestarieven in Squit zijn medio juli aangesloten met de legesverordening.

De aansluiting is niet gemaakt na het 1e en 2e kwartaal. Deze wordt per jaareinde gemaakt. Door de koppeling en een aanvullende cognos rapportage zou het makkelijker moeten zijn om een aansluiting te maken, en zijn er minder verschillen.

Uit de interne controle blijken nog bevindingen ten aanzien van de facturatieprocedure omtrent vooroverleggen. Dit blijft een terugkerend probleem.

10


3.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van het proces bouwleges worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

Bevinding De interne checklist wordt onvoldoende/niet meer ingevuld.

2

De aansluiting tussen Squit en K2F wordt jaarlijks gemaakt, een periodieke (tussentijdse) aansluiting is beter.

3

Vooroverleg wordt niet juist gefactureerd / verrekend.

Risico Risico op onjuiste en onvolledige facturatie en of dossiervorming. Dan wel het onrechtmatig verstrekken van vergunningen, mislopen van leges. De diverse zelfcontroles zijn hierdoor niet zichtbaar meer uitgevoerd. Mislopen van opbrengsten wanneer vergunningen niet in rekening worden gebracht. (dit is met de koppeling af te vangen, maar een controle hier op blijft noodzakelijk) Mogelijk risico op procedure fouten of juridische claims.

Aanbeveling Het invullen van de interne checklist is een vast onderdeel van het werkproces. Hier dient structureel aandacht aan te worden besteed.

Management Actie De casemanager omgevingsvergunning en medewerker interne dienstverlening zorgen ervoor dat de checklist wordt ingevuld en ondertekend bij de daadwerkelijke besluitvorming vergunningverlening. Daarnaast zal de klantadviseur dit in de werkprocedure opnemen en wordt e.e.a. nogmaals onder de aandacht gebracht in werkoverleggen.

Sluit periodiek de leges uit Squit aan met de boekingen in K2F.

Sluit halfjaarlijks de leges aan. (aanleveren medio september en medio februari) de medewerker kwaliteitszorg PU zorgt hiervoor. De aansluiting/controle van de prijzen (legesverordening v.s. SquitXO) dient direct bij invoering van de nieuwe legestarieven (december/januari) gemaakt te worden door de medewerker kwaliteitszorg..

In geval van vooroverleg dienen medewerkers zich te beseffen dat er een andere facturatie procedure gevolgd dient te worden.

De casemanagersomgevingsvergunning voeren een collegiale toets uit op elkaars werk. De goedkeuring /bevindingen worden in SquitXO vastgelegd onder het tabblad notities. Daarnaast zal de klantadviseur de afwijkende facturatieprocedure bij vooroverleggen onder de aandacht brengen bij werkoverleggen.

11


4

Berekening bouwsommen ligt niet altijd vast in Squit.

Mogelijk risico op onjuiste berekening van de bouwsom, en mislopen leges.

Zorg dat voor alle zaken een berekening van de bouwsom in Squit vastligt.

5

De vergunningprocedure in Squit wordt niet altijd volledig afgehandeld. In zeker 3 gevallen is dit gebleken (vergunning wel verleend, maar niet gefactureerd)

Verleende vergunningen worden niet of te laat gefactureerd aan de klant, risico op mislopen van opbrengsten.

Medewerkers van omgevingsloket dienen volledig vergunning traject af te handelen in Squit.

De vergunningverlener legt voor alle bouwzaken in SquitXO onder het tabblad notities de berekening van de bouwsom vast, zodat deze ook achteraf te raadplegen valt. Dit gebeurd inmiddels al. Vanaf 2017 dienen de prijstabellen waarop de bouwsomberekeningen zijn gebaseerd te worden gepubliceerd door de gemeenten (tarieven per m2 etc.) In SquitXO dient de legesregel altijd te worden ingevuld anders komt de betreffende vergunning via de koppeling niet in K2F terecht. De klantadviseur is verantwoordelijk voor het doorzetten (vinkje) vanuit SquitXO naar K2F. De applicatiebeheerder SquitXO heeft hier geen rol meer in. De coördinator KCC en klantadviseur gaan met applicatiebeheer en Roxit (softwareleverancier) in overleg om te proberen bovenstaande actie automatisch in SquitXO te laten afdwingen (zodat dit niet meer vergeten kan worden). Onder de casemanagersomgevingsvergunning vindt een collegiale toets plaats op het leges/financiële deel van de vergunning (de bevindingen worden vastgelegd in SquitXO). De medewerker kwaliteitszorg controleert de aansluiting periodiek, zie ook actie 2. Aanvullende opmerking / aandachtspunt vanuit het cluster KCC. Sporadisch worden besluiten genomen door het cluster Ruimte van de Afdeling Leefomgeving daar waar het gaat over ‘ruimtelijke ontwikkelingen’. Van belang is dat het cluster KCC -vanuit hun regiefunctie - vooraf geïnformeerd wordt over de te nemen besluiten i.v.m. de legesheffing. Het cluster Ruimte zal op de hoogte gesteld worden.

12


3.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: Binnen het bouwleges proces zijn er een drietal aandachtspunten. Ten eerste de interne checklist dient eerder in het proces (volledig) ingevuld te worden. Ten tweede de procedure rondom het vooroverleg verloopt incidenteel nog niet geheel vlekkeloos. Ten derde blijkt dat de vergunningsprocedure in SquitXO soms niet volledig wordt afgehandeld waardoor facturatie niet tijdig plaats kan vinden. De geconstateerde bevindingen hebben echter geen materiele invloed.

13


4. WMO “oude voorzieningen”

4.1 Controledoelstelling De controledoelstelling betreft het vaststellen van de juistheid en rechtmatigheid van de geselecteerde WMO voorzieningen. Aan de hand van de “Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Gennep 2015 + Besluit nadere regels maatschappelijke ondersteuning gemeente Gennep 2015.” zijn de geselecteerde items getoetst.

4.2 Controlewerkzaamheden Voor de interne controle 2015 zijn onderstaande controlewerkzaamheden uitgevoerd. Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13

Werkzaamheden Beoordelen van de aanvraag conform verordening Beoordelen van de toekenning conform verordening Beoordelen van verwerking van de indicatiestelling (rapportage, beschikking, GWS) Beoordelen van functiescheiding in GWS (onderzoek vs. toetsing) Beoordelen van de juiste verwerking van de duur van de indicatiestelling Beoordelen van de juistheid van de betalingen (PGB/Ligtvoet) conform beschikking en verordening Beoordelen aanvraag taxi pas indien van toepassing Beoordelen inkomenstoets indien van toepassing Beoordelen van de aanwezigheid van de verantwoordingsformulieren en overeenkomsten in het dossier (PGB) Beoordelen van het cliëntdossier op volledigheid en consistentie; Opstellen en uitvoeren cijferbeoordeling en analyse van verschillen tussen werkelijk 2014 vs werkelijk 2015. Aansluiting maken per eindejaar tussen K2F en GWS Beoordelen van de controle van mutatielijsten (factuurcontrole huishoudelijke hulp)

Informatiebronnen Client dossier + GWS Client dossier + GWS Client dossier + GWS Client dossier + GWS Client dossier + GWS Client dossier + GWS Client dossier + Aanvraag applicatie Client dossier Client dossier + GWS

Client dossier K2F K2F, GWS GWS

14



2

3

Actie De regelgeving omtrent de eigen bijdrage via het CAK is grotendeels landelijk vastgelegd. Op enkele onderdelen is er onduidelijkheid over de (mogelijke) heffing van een eigen bijdrage, dit geldt met name ten aanzien van reparatiekosten. Beleidsmedewerker zorg & welzijn zal in het 4e kwartaal van 2015 (nadat de aanbesteding ten aanzien van de levering/ reparatie van rolstoelen, trapliften etc. is voltooid) beoordelen of het gemeentelijke besluit moet worden aangepast. Er wordt reeds gewerkt aan de invoering van nieuwe beschikking formats, dit wordt vastgelegd in de zogenaamde documentengroep. In de loop van 2015 zal voor alle WMO voorzieningen een nieuwe actuele beschikking worden gebruikt. De beleidsmedewerker zorg & welzijn bewaakt dit. Beleidsmedewerker jeugd & onderwijs stelt een beleidsregel op ten aanzien van de kinderopvang SMI, welke per 1-1-2016 in werking zal treden.

Opvolging De aanbesteding is inmiddels afgerond. In de nieuwe voorwaarden met de leveranciers is afgesproken dat ze all-in prijzen in rekening brengen. Dat wil zeggen dat onderhoud of reparatiekosten in de totaalprijs zitten, deze worden niet meer separaat in rekening gebracht. Wanneer dit totaalbedrag aan het CAK doorgegeven wordt dan wordt hier automatisch een eigen bijdrage over geheven.

Deze actie is nog onderhanden. Documenten worden stapsgewijs in samenwerking met de gemeente Bergen ingevoerd, dit verschilt per voorziening.

De huidige SMI wordt/ is niet verlengd. Er is een nieuwe regeling ontwikkeld. Deze zal in de raadsvergadering van mei of juni 2016 worden vastgesteld.

15


4.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van het WMO proces worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

Bevinding Regelmatig wordt verwezen naar artikelen uit de verordening 2012, dit dient 2015 te zijn. Ook wordt de verordening en het besluit nadere regels door elkaar gehaald.

Risico Onjuist informeren van burgers. Voorziening verstrekt op ongeldige gronden.

Aanbeveling Controleer dat juiste artikelen in beschikkingen worden opgenomen.

2

Vaststellingbeschikking ontbreekt bij 1 woonvoorziening dossier.

Er ontstaat te laat inzicht in de rechtmatige en juiste besteding van de voorziening.

Stel bij iedere woonvoorziening de toegekende voorziening definitief vast.

Management Actie Voorafgaand aan een nieuwe verordening zal er communicatie plaatsvinden tussen de uitvoering en de beleidsmedewerker, zodat heldere afspraken gemaakt kunnen worden over wanneer een aanvraag onder de oude of nieuwe verordening valt. Dit gebeurd al, bij nieuwe ontwikkelingen bewaken de coördinator en beleidsmedewerker zorg & welzijn dit. Daarnaast zal de juridisch kwaliteitsmedewerker eventuele nieuwe beschikkingen aan een juridische check onderwerpen, zodat juiste artikelnummers worden opgenomen etc. De nieuwe beschikkingen dienen tijdig aangepast te worden in GWS. Er zal een opfris cursus/ training gegeven worden aan de medewerkers van team toegang en de thuiscoaches over het werken binnen een gemeentelijke organisatie, de WMO verordening en de systemen (o.a. GWS). De coördinator, beleidsmedewerker zorg & welzijn en zorgregisseur zijn hierbij betrokken. Na ontvangst van de verantwoordingsstukken dient de voorziening definitief vastgesteld te worden. De consulent is hier zelf verantwoordelijk voor. Hier zal aandacht voor komen in het werkoverleg, actie coördinator zorg & welzijn. Controle vindt plaats tijdens IC 2016.

16


3

Voor een tilband Mislopen van wordt geen eigen opbrengsten. bijdrage geheven maar voor een douche stoel wel?

Voorzieningen waarvoor een eigen bijdrage geïnd kan worden dienen volledig worden aangemeld bij het CAK.

Voor alle voorzieningen met uitzondering van een rolstoel dient een eigen bijdrage geheven te worden. De coordinator, beleidsmedewerker zorg & welzijn en de juridisch kwaliteitsmedewerker gaan de afspraken hieromtrent duidelijk communiceren zodat de beleidsmedewerkers en medewerkers in de uitvoering dezelfde lijn hanteren. Zie ook terugkoppeling actie 1 2014.

4

Getekende beschikkingen en of gebruikersovereenkomsten ontbreken soms in dossiers

Onvolledig dossier, later niet meer terug kunnen vinden waarop een beslissing genomen is.

Zorg voor een compleet dossier

5

Specifieke afspraken met leveranciers (o.a. Ligtvoet/ Medipoint) zijn onvoldoende bekend bij de medewerkers.

Risico op onjuiste beslissingen/ berekeningen waardoor een onjuist bedrag wordt uitbetaald.

Medewerkers dienen op de hoogte te zijn van afspraken met leveranciers.

6

De eigen verordening en besluit nadere regels zijn onvoldoende bekend bij de medewerkers.

Beslissingen worden genomen op basis van onjuiste artikelen, foutieve grondslag.

Medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de inhoud van de verordening en besluit nadere regels.

De juridisch kwaliteitsmedewerker heeft reeds een procedure (route) opgesteld voor een juiste en volledige dossiervorming. Afspraak is dat de getekende versies van beschikkingen zowel in het papieren dossier als in Verseon worden opgeslagen. In 2016 is door Medipoint (leverancier van hulpmiddelen) een cursus gegeven aan medewerkers van de gemeente om deze te trainen in het gebruik van het handboek en de inhoud en voorwaarden van de afgesloten overeenkomst. Daarnaast vindt er overleg plaats tussen beleid en uitvoering bij nieuwe beleidsontwikkelingen en/of bij specifieke uitvoeringsvragen. Zie actie 1.

17


7

Bij toekenning PGB rolstoel is niet uitgegaan van laagste offerte. (art. 24a)

Onnodige kosten.

Medewerkers dienen van de regelgeving op de hoogte te zijn.

8

De LZP’s worden op een inconsistente manier gevuld. Soms wordt het advies concreet benoemd, soms alleen op hoofdlijnen.

Risico op (grote) verschillen in geadviseerde voorziening (lzp) en toegekende voorziening, beschikking. Verwarring bij klanten.

Neem in het LZP het advies op hoofdlijnen op. In de beschikking wordt op basis van dit advies een concrete (aantal minuten) voorziening toegekend.

Zorg bij incidenteel toegekende (PGB) voorzieningen voor voldoende dossiervorming zodat de besluitvorming ook achteraf te herleiden is. Keer een PGB voorziening uit op basis van de richtlijnen uit de verordening. In de LZP’s dient het zorgadvies in algemene zin te worden beschreven, dus geen concrete minuten benoemen. In de beschikking dient op basis van dit advies een concrete voorziening al dan niet toegekend te worden. De juridisch kwaliteitsmedewerker bewaakt dit proces.

4.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: De nieuwe WMO verordening inclusief bijbehorende nadere regelgeving en de diverse veranderingen in het proces (met leefzorgplannen, thuiscoaches, team toegang etc.) heeft in 2015 geleid tot een groter aantal bevindingen binnen het WMO proces (oude voorzieningen) dan de afgelopen jaren. Deze bevindingen zijn vrijwel allemaal procesmatig van aard, hieruit blijken geen onrechtmatige verstrekkingen van WMO gelden. De geconstateerde bevindingen worden grotendeels veroorzaakt doordat nieuwe medewerkers (team toegang, thuiscoaches) nog onvoldoende bekend zijn met het werken binnen een gemeentelijke organisatie. De vastgestelde actiepunten verdienen de aandacht, om de kwaliteit van het proces verder te optimaliseren.

18


5. INKOOP & AANBESTEDING

5.1 Controledoelstelling De controledoelstelling betreft het vaststellen van het juist en rechtmatig aanbesteden van werken en diensten, conform de geldende Inkoop en Aanbestedingsnota. Daarnaast heeft de controle tot doel om inkopen en aanbestedingen met een mogelijk risico op Europese aanbesteding te identificeren.

5.2 Controlewerkzaamheden Voor de interne controle 2015 zijn onderstaande controlewerkzaamheden uitgevoerd.  Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11

Inkopen en aanbestedingen via consultancyteam Werkzaamheden Beoordelen op basis van de omvang van de inkoop en aanbesteding of de juiste procedure conform I&A nota is gevolgd Beoordelen of intakeformulier PROCEDURE is doorlopen (CT) Vaststellen of collegebesluit aanwezig is dan wel de mandaatregeling is nageleefd. Beoordelen of intakeformulier GUNNING is ingevuld (CT) Vaststellen of kopie uitnodigingsbrieven tot offerte aanwezig zijn in het dossier. Vaststellen of ingediende inschrijfbiljetten aanwezig zijn in het dossier. Vaststellen of proces verbaal dan wel analyse van de inschrijvingen is opgesteld en aanwezig is in het dossier. Vaststellen of er een kopie van de opdrachtverstrekking en opdrachtovereenkomst aanwezig is tussen gemeente en crediteur. Vaststellen of bedankbrieven zijn verstuurd en aanwezig zijn in het dossier. Vaststellen of facturatie in lijn ligt met afspraken. Uitvoeren van een crediteurenanalyse t.b.v. het vaststellen van het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en hierbij horende drempelbedragen.

Informatiebronnen I&A nota I&A dossier op afdeling Dossier CT Collegebesluit MO besluit Dossier CT I&A dossier op afdeling I&A dossier op afdeling I&A dossier op afdeling I&A dossier op afdeling

I&A dossier op afdeling I&A dossier op afdeling K2Fin. K2Fin.

19


 Nr. 1 2 3

4 5 6

Inkopen en aanbestedingen < 25k Werkzaamheden Totale crediteurenomvang over 2013 vaststellen. Download K2F. Op basis van crediteurenanalyse een rangschikking op bedrag maken. Selecteren van 15 items < 25k, welke (deelfactuur) geen onderdeel uitmaken van een grotere inkoop/aanbesteding/subsidie/belasting. Op basis van de crediteurenanalyse wordt dit duidelijk. Beoordelen op basis van de omvang van de inkoop of de juiste procedure conform I&A nota is gevolgd Vaststellen of factuur door juiste (medewerker + afdelingshoofd) is geautoriseerd Vaststellen of boeking bedrag aansluit met factuurbedrag

Informatiebronnen Key2Fin. Key2Fin. Key2Fin

I&A nota I&A dossier op afdeling Key2Fin Key2Fin


Actie Het CT dan wel de inkoop coördinator of het MT dient de betreffende medewerker extra te wijzen op het belang van dossiervorming wanneer sprake is van een regionale aanbesteding. Zie ook actie 2.

2

Op het formulier procedure van het CT wordt een melding gemaakt om de dossier inhoudsopgave in te vullen. De inhoudsopgave is te vinden in de sjablonen in Word. Actie inkoopcoördinator, gereed 2e kwartaal 2015.

Opvolging Het regionaal aanbesteden is in 2015 tot op heden slechts 1x aan de orde geweest (Pompen&Gemalen samen met Venray). Deze aanbesteding is inmiddels afgerond. In het voortraject is door de inkoopcoördinator bij de verantwoordelijk medeweker extra de aandacht gevestigd op het naleven van het inkoopbeleid alsmede de dossiervorming. Dit heeft geleid tot een goed en transparant dossier in Tenderned. Akkoord. Deze actie is door omstandigheden nooit volledig tot uitvoer gekomen. Er is nagedacht over een andere vorm van dossiervorming, namelijk via Verseon. Voor 2016 is in Verseon een zaak type “inkoop producten en diensten” ingericht. Onder dit zaak type zullen de projectleiders de documenten m.b.t. een aanbesteding opslaan conform de in de inhoudsopgave gestelde items. Vanaf 2016 zal hier gebruik van gemaakt worden. Zie ook actie 1 2015.

20


3a

Het afdelingshoofd bedrijfsvoering vraagt binnen het MT nogmaals aandacht voor het tijdig inschakelen van het CT. Het afdelingshoofd bedrijfsvoering laat het MT voorstel sjabloon aanpassen met een extra keuzevakje: CT inschakelen JA, NEE omdat... Dit dient in het 2e kwartaal 2015 gerealiseerd te zijn.

5

De inhuur van diensten voor payroll dan wel voor projecten dient structureel te worden aanbesteed via Driessen (rechtstreeks) dan wel via het BanenpleinLimburg (marktplaats). Op deze wijze worden aanbestedingsrisico’s beter afgedekt. Het cluster P&O (Senior HRM adviseur / adviseur HRM) dan wel de inkoopcoördinator als het MT (afdelingshoofd bedrijfsvoering) en het CT dienen hierover structureel te communiceren naar de diverse clusters en budgethouders.

Deze actie is gerealiseerd. In het MT is hierop gewezen, daarnaast is er op intranet melding van gemaakt en zijn de sjablonen aangepast. Uit de crediteurenanalyse (inhuur externen) blijkt dat het nodig is hier nogmaals in het MT aandacht voor te vragen. Van de 44 besluiten in 2015 zijn er 14 medewerkers via Driessen ingehuurd, 1 via Banenplein en 3 procedures zijn via het consultancyteam gelopen. Van de resterende 26 besluiten zijn er 7 ingehuurd via andere gemeenten. Resteren er 19 besluiten waarvan 3 besluiten een langlopend karakter hebben (risico’s zijn bekend). Blijven er 16 besluiten over welke op een andere manier geworven zijn. Hiervan zijn er tenminste 9 met een budget >25.000 Euro, wat betekent dat deze eigenlijk via het consultancyteam aanbesteed hadden moeten worden. Zie ook par. 3.4 voor meer details. Deze communicatie heeft plaatsgevonden. Langzaam begint dit zijn vruchten af te werpen. Voor 2016 blijft dit nog wel een organisatiebreed aandachtspunt zie actie 2a 2015.

21


5.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van het I&A proces worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

Bevinding De dossier inhoudsopgave wordt niet ingevuld, waardoor de kwaliteit van de dossiervorming afneemt.

Risico Dossierstukken niet volledig. Geen tijdige en volledige verantwoording kunnen afleggen over de uitgevoerde procedure.

Aanbeveling De medewerkers welke verantwoordelijk zijn voor inkopen en/of aanbestedingen via het CT dienen hun dossiervorming op orde te hebben.

Management Actie De dossiervorming van aanbestedingen zal voortaan plaatsvinden in Verseon. Hier voor wordt het zaaktype ‘Inkoop producten en diensten’ gebruikt. Het startpunt van de dossiervorming is het (ondertekende) Intakeformulier Procedure, het eindpunt van de dossiervorming is het Intakeformulier Gunning. Het daadwerkelijke contract zal als zaaktype ‘contract’ in Verseon worden opgeslagen en gekoppeld met het aanbestedingsdossier. De procedure is besproken met de projectleiders die veel met aanbestedingen van doen hebben en alle aanbesteding waarvoor de inkoopadviseur en/ of het Consultancy team om advies worden gevraagd zullen worden gewezen op het aanmaken van het dossier in Verseon. Zie ook opvolging actie 2 2014.

22


2a

Uit de crediteuren analyse blijkt dat het CT niet is ingezet bij alle inkopen en aanbestedingen (diensten >25k, werken >50k) waar de I&A nota dit wel voorschrijft. Hierbij gaat het met name om de inhuur van diensten.

Verhoogd risico op niet naleven van I&A procedure.

Het CT betrekken bij zowel de procedure als gunning van alle aanbestedingen (diensten >25k, werken >50k).

Een MT voorstel voor de inhuur van externe medewerkers wordt akkoord bevonden mits via Driessen/Banenplein Limburg wordt aanbesteed, en er contact met het CT is geweest. Het afdelingshoofd bedrijfsvoering past het MT besluitformat aan met een standaardtekst. Het overzicht met ingehuurde externen wordt door P&O uitgebreid met 2 kolommen; (behandeld in CT en welke aanbestedings-procedure is gevolgd) Daarnaast bespreekt P&O dit met leidinggevenden, en worden onvolledige meldingsformulieren niet in behandeling genomen. Zie ook actie 4 van het P&O proces.

2b

Bij het verlengen van tijdelijke contracten voor de inhuur van diensten wordt nog onvoldoende rekening gehouden met de aanbestedings procedures / risico’s.

Risico op mogelijk onrechtmatig uitgevoerde procedures. Verhoogd risico op overschrijding van EU drempel bedragen.

Het CT betrekken bij zowel de procedure als gunning van alle (dus ook verlenging van contracten) aanbestedingen (diensten >25k, werken >50k).

Zie actie 2a.

5.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: Uit het testwerk van de kleine I&A items zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Dit geldt ook voor de aanbestedingen welke via het consultancyteam zijn gelopen. De dossiervorming van deze aanbestedingen is goed te noemen. De acties welke in het verleden zijn uitgezet om het consultancyteam meer (altijd) in te schakelen bij grote aanbestedingen beginnen inmiddels hun vruchten af te werpen. Dit blijft echter nog wel een aandachtspunt voor de gehele organisatie, met name bij de inhuur van diensten en het verlengen van tijdelijke contracten speelt dit. Tot slot zijn er geen Europese aanbestedingsrisico’s ten aanzien van het aanbesteden van werken. Ten aanzien van de aanbesteding van diensten zijn deze (voornamelijk door de opstapeling van tijdelijke contracten) wel aanwezig. 23


6. LONEN & SALARISSEN

6.1 Controledoelstelling De controledoelstelling betreft het vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de uitbetaalde salarissen en verloonde onkostenvergoedingen.

6.2 Controlewerkzaamheden Onderstaande werkzaamheden zijn uitgevoerd voor de geselecteerde items, indien van toepassing. Nr. 1

Werkzaamheden Testwerk in- en uitdienst (volledigheid dossiers)

2 3

Overwerk Presentiegeld

4 5

KM vergoeding Cijferbeoordeling

6

Aansluiting financiële administratie met Pims Bruto-netto berekening

7

8

Controleren van autorisatie mutatie formulieren

Informatiebronnen Documentatie zoals opgenomen in personeelsdossier (benoeming, persoonsgegevens, LB verklaring) en salarisstroken uit Pims. Overwerkdeclaratie, salarisstroken uit Pims. Overzicht vergoedingen 2013, vastgestelde tarieven (collegebesluit). Declaratieformulieren, salarisstroken uit Pims. Financiële gegevens uit de financiële administratie, overzicht FTE’s uit Pims. Loonstaat uit Pims, uitdraai financiële administratie Actuele premiepercentages (belastingdienst / pensioenuitvoerder), salarisstrook uit financiële administratie Standenregister.

24



2

3

Actie Het cluster P&O (senior HRM adviseur) zorgt voor het opstellen van een akte van ontslag (geldt niet indien er een minnelijke regeling wordt overeengekomen) bij alle toekomstige uitdiensttredingen. Tijdens de IC 2015 zal dit worden gecontroleerd. Per vastgestelde procedure/regeling stelt het cluster P&O een interne checklist op (t.b.v. zelfcontrole en dossiervorming) In het 3e kwartaal van 2015 dient dit gerealiseerd te zijn. Actie senior HRM adviseur en medewerker personeelsadministratie. Zie ook IC 2013 actiepunt 5.

Het cluster P&O wordt meer betrokken bij de inhuur van externe medewerkers. Het CT dient altijd betrokken te worden bij de inhuur van diensten >25k (ook bij contract verlengingen). In overleg met de inkoopcoördinator worden verdere acties uitgezet (uitbreiden MT besluit-format en/of spelregels CT op intranet plaatsen.)

Opvolging Tijdens de IC 2015 zijn geen bevindingen gebleken op dit punt, dus actie wordt goed nageleefd.

Het proces handboek is uitgesteld omdat eerst onderzocht wordt wat via e-HRM kan worden ingeregeld. Ook heeft de wisselende bezetting bij P&O ervoor gezorgd dat dit uitgesteld is. Voor de belangrijkste zaken zijn wel procedures en checklists aanwezig. De senior HRM adviseur zal een statusupdate verstrekken van de reeds voltooide checklists en procedures. Vanaf 1-12017 zal het nieuwe e-HRM systeem geïntegreerd worden, de werkprocessen en checklists zullen stapsgewijs in dit nieuwe systeem opgenomen worden (workflow). Het format voor MT-voorstellen is uitgebreid met een kopje CT. Daarnaast heeft de inkoopcoördinator toegang tot de lijst met externen welke door het cluster P&O wordt beheerd. MT-voorstellen voor de inhuur van externe dienen altijd voorzien te zijn van een P&O-advies en een advies van Financiën (dit staat ook expliciet op het voorstel benoemd). Het MT houdt hier toezicht op. Aanvragen tot inhuur derden worden alleen verwerkt indien MT-voorstellen voorzien zijn met een paraaf van de gemeentesecretaris. De registratie van de gevolgde aanbestedingsprocedures moet beter, ook het CT dient structureel bij de inhuur dan wel de verlenging van contracten van externe medewerkers betrokken te worden. Voor een concrete uitwerking van deze actie, zie actiepunt 4 2015.

25


6.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van het lonen en salarissen proces worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

2

3

Bevinding Uit de uitgevoerde bruto-netto berekening blijkt een onjuist WGA premie percentage in mindering te zijn gebracht op het salaris van alle medewerkers (betreft 0,005% afwijking, is met terugwerkende kracht gecorrigeerd) Het dubbel autoriseren van het maandelijkse mutatieformulier is in 2015 niet altijd door de senior P&O gebeurd.

Risico Onrechtmatige of onvolledige betalingen aan personeelsleden.

Aanbeveling Blijf jaarlijks (of bij tussentijdse premiewijzigingen) een Bruto-netto berekening uitvoeren.

Management Actie Het cluster P&O voert jaarlijks in februari/maart een BrutoNetto berekening uit op de juistheid van de premiepercentages en legt deze controle zichtbaar vast. De senior HRM adviseur en de medewerker financiën en control stemmen deze werkwijze af in april 2016.

Risico op onjuiste verwerkingen in de salarisadministratie en onjuiste uitbetalingen.

Naast een medewerker van het cluster dient ook de senior P&O de maandelijkse mutatielijst te controleren.

Aantal uren en opgegeven tijden op overwerkformulier stemmen in 1 geval niet overeen. Wie autoriseert het overwerk voor de buitendienst?

Onrechtmatige of onvolledige betalingen aan personeelsleden.

Het overwerkformulier de verwerkregeling is versimpeld, echter het invullen van het formulier blijft bewerkelijk, derhalve voldoende toezicht/controle blijven uitvoeren (ook door MT leden)

De medewerker personeelsadministratie controleert de maandelijkse mutaties, vinkt deze zichtbaar af en parafeert voor akkoord. Vervolgens controleert de senior HRM adviseur (steekproefsgewijs) de belangrijkste mutaties en tekent na goedkeuring voor akkoord. Zowel MT-leden als de medewerker P&O dienen de declaraties te controleren op juistheid, alvorens akkoord te verlenen. Voor declaraties van de gemeentelijke medewerkers van Buitenwerk controleert en parafeert de werkmeester de declaraties, vervolgens worden ze nog door het afdelingshoofd leefomgeving geaccordeerd.

26


4

De aanbestedingsprocedures rondom de inhuur van externe medewerkers ligt niet altijd goed vast. Daarnaast wordt het CT niet altijd betrokken bij deze trajecten. Dit geldt ook voor de verlenging van contracten.

Risico op onrechtmatige aanbestedingen. Evt. claims van derden.

Maak per externe medewerker inzichtelijk welke aanbestedingspr ocedure is gevolg en of deze in het CT is behandeld.

Een MT-voorstel voor de inhuur van externe medewerkers wordt akkoord bevonden mits via Driessen/Banenplein Limburg wordt aanbesteed, en mits er contact met het CT is geweest. Het afdelingshoofd bedrijfsvoering past het MTformat aan met een standaardtekst. Het overzicht met ingehuurde externen wordt door P&O uitgebreid met 2 kolommen; (behandeld in CT en welke aanbestedingsprocedure is gevolgd). Daarnaast bespreekt P&O dit met leidinggevenden en worden onvolledige meldingsformulieren niet in behandeling genomen. Zie ook actie 2a van het I&Aproces.

6.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: De kwaliteit van de interne beheersing is binnen het salarisproces de afgelopen jaren toegenomen. Op basis van de gegevensgerichte werkzaamheden zijn geen materiele bevindingen naar voren gekomen waaruit een ongetrouwe of onrechtmatige verwerking van salarissen of overige vergoedingen blijkt. Door diverse personele wisselingen in 2015 zijn standaard controles (mutatieformulier) niet altijd zichtbaar uitgevoerd. Dit is inmiddels weer opgepakt. De controle van de premiepercentages (bruto-netto berekening) verdient de aandacht evenals het vastleggen van de gevolgde aanbestedingsprocedures rondom de inhuur van externe medewerkers. Richting de toekomst ligt de focus op een nieuw e-HRM pakket, hierbij dienen ook de (interne) controle elementen voldoende te worden ingebed zodat er een goede basis blijft om de juiste, volledige en rechtmatige verwerking van de salarissen en overige vergoedingen te waarborgen.

27


7. BELASTINGEN 7.1 Controledoelstelling Vast stellen dat de belastingopbrengsten welke door BsGW worden geïnd juist en volledig in de financiële administratie zijn verwerkt.

7.2 Controlewerkzaamheden Per 24 oktober 2014 zijn de belastingwerkzaamheden van de gemeente Gennep volledig uitbesteed aan de BsGW (Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg). De oplegging en invordering van de belastingen vanaf belastingjaar 2015 is volledig door BsGW uitgevoerd. Periodiek ontvangt de gemeente Gennep de ontvangen gelden, een rapportage, en per jaar een controleverklaring door de externe accountant van de BsGW over de volledigheid van de afgedragen gelden. Voor de interne controle van de gemeente Gennep betekent dit dat deze in 2014 al beperkt was (toen nog 4Value). Voor 2015 is de interne controle nog verder afgeslankt. Onderstaande IC werkzaamheden zijn door de gemeente Gennep in 2014 uitgevoerd. Nr. 1 2 3 4

Werkzaamheden Cijferbeoordeling Analyse tariefmutaties Aansluiting K2F met afdrachten BsGW Beoordelen rapportages en accountantsverklaring BsGW

Informatiebronnen K2F Belastingverordening K2F, gegevens BsGW Rapportages BsGW

7.3 Opvolging IC acties 2014 Vanwege het feit dat het belastingproces volledig uitbesteed is zijn er in 2014 geen IC actiepunten vastgesteld.

7.4 Aanbevelingen en bevindingen Het belastingproces is uitbesteedt aan BsGW. BsGW is verantwoordelijk voor haar eigen interne organisatie, deze wordt door een onafhankelijk externe accountant getoetst. Uit de werkzaamheden welke door de gemeente Gennep zijn uitgevoerd blijken geen bijzonderheden. Derhalve zijn bij dit punt geen aanbevelingen en bevindingen opgenomen.

7.5 Conclusie De conclusie is gebaseerd op de werkzaamheden van 4Value plus de aanvullende werkzaamheden welke door de gemeente Gennep zijn uitgevoerd: Na het uitvoeren van de cijferbeoordeling, het aansluiten van de maandelijkse afdrachten met de financiële administratie, het beoordelen van de rapportages van BsGW en het bestuderen van de accountantsverklaring van accountant(E&Y), kan geconcludeerd worden dat de belasting opbrengsten en nog te ontvangen bedragen volledig in de financiële administratie zijn verwerkt.

28


8. TREASURY

8.1 Controledoelstelling Vaststellen dat de gevolgde procedures voor het aantrekken en uitzetten van kortlopende en langlopende geldmiddelen conform het treasurystatuut van de gemeente hebben plaatsgevonden en dat de betaling van rente en aflossing van lopende geldleningen juist verloopt.

8.2 Controlewerkzaamheden Onderstaande controlewerkzaamheden zijn uitgevoerd ten behoeve van het treasury proces. Nr.

Werkzaamheden

Informatiebronnen

1

Beoordeling liquiditeitsbegrotingen

Liquiditeitsbegrotingen

2

Beoordelen gevolgde procedures nieuwe geldlening OG/UG

K2F, Treasurystatuut

3

Aansluiten rente betalingen/ontvangsten, betalingen/ontvangsten aflossingen in K2F met onderliggende contracten.

Leningovereenkomsten, K2F.

8.3 Opvolging IC acties 2014 Naar aanleiding van de interne controle 2014 zijn er geen vervolgacties opgesteld ten aanzien van het treasury proces.

8.4 Conclusie Vastgesteld dat de aflossing en rentebetaling van de diverse langlopende leningen heeft plaatsgevonden conform de onderliggende lening overeenkomsten, en dat de opgenomen restschulden aansluiten met het saldo overzicht van de BNG bank. Daarnaast vastgesteld dat de liquiditeitsbegroting periodiek is geactualiseerd. Het blijft aan te bevelen om de liquiditeitsbegroting periodiek te actualiseren. Het is hierbij wel zaak om tijdig incidentele mee- of tegenvallers te signaleren, omdat deze van grote invloed (kunnen) zijn op het banksaldo. Daarnaast valt het aan te bevelen om het verouderde treasurystatuut te actualiseren.

29


9. SECRETARIELEGES 9.1 Controledoelstelling Vaststellen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de diverse legesopbrengsten en het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de aanwezige geldmiddelen.

9.2 Controlewerkzaamheden Onderstaande controlewerkzaamheden zijn uitgevoerd. Nr. 1

Informatiebronnen Key2betalen, K2F

2

Werkzaamheden Controleren of de toegepaste tarieven conform de verordening zijn Kascontrole

3

Aansluiting omzet key2betalen met de financiële administratie

Key2betalen, K2F

4

Cijferbeoordeling en uitgebreide

Key2betalen, K2F

5

Autorisatie

Key2betalen, K2F

Key2betalen, K2F, Kas

9.3 Opvolging IC acties 2014 Nr. 1

Actie Het cluster (de medewerker KCC met controle door regisseur klantteam KCC) dient jaarlijks een aansluiting te maken tussen de nieuw ingevoerde prijzen in key2betalen en de gemeentelijke legesverordening. Tarieven welke niet in de legesverordening zijn opgenomen dienen te worden onderbouwd met aanvullende (landelijke) stukken. Het cluster overlegt deze aansluiting aan de interne controlefunctionaris. Uiterlijk aan het eind van het 1e kwartaal van het nieuwe jaar.

Opvolging De aansluiting en onderbouwing van de tarieven in de legesverordening met de ingevoerde prijzen in key2betalen is door het cluster zelf gemaakt, akkoord. Voor 2016 is deze reeds aangeleverd. Let hierbij ook op het terug vinken op de onderliggende documenten, (dus niet alleen vinken op prijslijst). Dit is reeds met de regisseur klantteam KCC gecommuniceerd.

30


9.4 Aanbevelingen en bevindingen De resultaten uit de interne controle van de secretarieleges worden in onderstaand model op hoofdlijnen beschreven. Nr. 1

Bevinding Uit de IC 2015 van de secretarieleges zijn geen bevindingen naar voren gekomen welke leiden tot actiepunten.

Risico

Aanbeveling

Management Actie

9.5 Conclusie Na het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers het testen van de steekproef items en het vastleggen van de bevindingen kan geconcludeerd worden dat: Op basis van de testwerkzaamheden rondom de secretarieleges kan gesteld worden dat de tarieven conform de legesverordening zijn ingevoerd in key2betalen, dat de kasstaten volledig worden ingevuld en dat de omzet uit key2betalen volledig aansluit met key2financiën.

31


10. VERVOLGTRAJECT In de management letter (ML) van PwC in 2011 oordeelde PwC over de IC van de gemeente Gennep dat de “basis op orde” is, waarbij doorontwikkeling van de IC mogelijk is. In de daaropvolgende jaren hebben we hier een vervolg aan gegeven. Het controleniveau heeft zich ontwikkeld van meer gegevensgericht, naar meer procesgericht. Diverse processen zijn verbeterd op verschillende aandachtsgebieden zoals zelfcontrole en dossiervorming. In de ML van BTB (d.d. november 2015) concludeert BTB dat “de interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen voor een goedkeurende controleverklaring” tevens melden zij dat “binnen de gemeente Gennep wordt veel aandacht besteed aan het "in control" zijn van de bedrijfsprocessen. Dit blijkt enerzijds uit de aanwezige interne beheersings-maatregelen binnen de processen en anderzijds uit de verbijzonderde interne controle (VIC)” Dit is voor 2015 exclusief het sociaal domein. Alle bevindingen en actiepunten uit de interne controle 2015 zijn inmiddels besproken met de afdelingshoofden en de verantwoordelijke (beleids)medewerkers. De actiepunten zijn in overleg met de diverse clusters tot stand gekomen. Met hen zijn concrete afspraken gemaakt over het op een effectieve en efficiënte wijze implementeren van de acties. Op deze wijze wordt getracht om jaarlijks een kwaliteitsslag te maken. Voor 2016 willen we het huidige niveau van interne beheersing vasthouden en waar mogelijk verbeteren. Het sociaal domein blijft ook in 2016 het belangrijkste aandachtspunt. Het streven is om de rechtmatigheidscontroles binnen het sociaal domein in 2016 uit te voeren binnen de standaard interne controle planning. De monitoring en opvolging van de actiepunten wordt bewaakt door de IC functionaris, dit zal zijn beslag krijgen tijdens de testwerkzaamheden voor de IC 2016. De verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de afgesproken actiepunten ligt echter altijd binnen de clusters zelf!

32


BIJLAGE

Bijlage 1: Specificatie testaantallen IC 2015

Proces Subsidieproces

Testitem Budgetsubsidie (jaarlijks >Eur 25.000) Waarderingssubsidie (jaarlijks <> Eur 2.500) Incidentele subsidie (incidenteel <> Eur 2.500) Bouwleges Verleende vergunningen WMO Huishoudelijke hulp “oude voorzieningen” * Rolstoelvoorziening Vervoersvoorziening Woonvoorziening Facturen Huishoudelijke hulp I&A Inkoop en aanbesteding via Consultancy team Inkopen < Eur 25.000 Lonen & Salarissen Indienst Uitdienst Overwerk Presentiegelden KM Vergoeding Belastingen CBO’s & aansluitingen Treasury Totaalcontrole Secretarieleges Diverse aansluitingen Totaal

Aantal 6 5 3 10 15 5 5 4 3 5 15 5 5 5 3 5 99

Soort Grootste Willekeurig Willekeurig Grootste Willekeurig Willekeurig Willekeurig Grootste Willekeurig Willekeurig Willekeurig Willekeurig Willekeurig Willekeurig Willekeurig Willekeurig -

*Voor de nieuwe WMO voorzieningen en Jeugdzorg zijn tot op heden 25 dossiers gecontroleerd, ten tijde van deze rapportage zijn we nog in overleg met de accountant om het vervolg van de controlewerkzaamheden (eventuele uitbreiding van de steekproef) te bepalen.

33


Bijlage 2: Lijst van afkortingen

ML CT PU BV LO BTB I&A IC MT GWS K2F PwC

Management Letter (accountant) Consultancy Team Publiekszaken Bedrijfsvoering Leefomgeving Baker Tilly Berk (accountant vanaf 2012) Inkoop en Aanbesteding Interne Controle Management Team (gemeente Gennep) Geïntegreerd Welzijn Systeem Key2Financiën Price Waterhouse Coopers (accountant tot 2012)

34

Verslag Interne Controle 2015

Recommend Documents