Accountants
Aan de leden van de gemeente raad van de Gemeente Diemen D.J. den Hartoglaan 1 1111 ZB DIEMEN
Datum
25 april 2013
Baker Tilly Berk N.V. Entrada 303 Postbus 94124 1090 GC Amsterdam T: +31 (0)20 644 28 40 F: +31 (0)20 646 35 07 E:
[email protected] KvK: 24425560 www.bakertillyberk.nl
Referentie
EM\EM\0329943\000006\001
Betreft
verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 Geachte leden van de Raad, Wij hebben het genoegen u hierbij de resultaten te presenteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Diemen (hierna genoemd: de gemeente). Dit rapport van bevindingen geeft een samenvatting van de reikwijdte van onze opdracht, onze bevindingen naar aanleiding van de beoordeling van de bedrijfs- en financiële processen en onze opmerkingen in het kader van de jaarrekening 2012. Voor zover wij bij de controle van de jaarrekening hebben beoordeeld, zijn wij van mening dat de voor onze controle van de jaarrekening relevante processen nog verdere verbetering behoeven. Naar aanleiding hiervan geven wij u in dit rapport adviezen voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit onze controlewerkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico’s in uw bedrijfsvoering. Vooraf merken wij op dat onze rapportage naar zijn aard kritisch is en voorbij gaat aan de goed georganiseerde processen binnen de gemeente. Als accountant van uw organisatie is het onze verantwoordelijkheid de controle zodanig te organiseren en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Bij deze controle maken wij gebruik van het stelsel van maatregelen ter beheersing en sturing van uw organisatie, waaronder de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. De opzet en de werking hiervan hebben wij daarom onderzocht voor zover wij dit voor de controle van de jaarrekening noodzakelijk achten. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid van de financiële positie en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten in de jaarrekening van de gemeente. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly Berk N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.
Accountants
opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan zouden wij u daarover onmiddellijk hebben gerapporteerd. Onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 hebben wij op 17 en 19 april 2013 in concept met de ambtelijke organisatie en de wethouder besproken. De door u in dit gesprek gemaakte opmerkingen hebben wij verwerkt. Dit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1
verslag hebben wij verder als volgt ingedeeld: Aanlevering documentatie Doel en reikwijdte van de controle Interne beheersing Kwaliteit verslaggeving Financiële positie en resultaat Jaarrekening 2012 SiSa Frauderichtlijn Informatiemanagement Overige dienstverlening en onafhankelijkheid Afsluiting Aanlevering documentatie
Ter verbetering van het proces van de controle van de jaarrekening heeft in 2012 en 2013 verschillende malen overleg plaatsgehad met de ambtelijke organisatie over de wijze aanleveren van benodigde documenten. In een aantal bijeenkomsten zijn onderling werkafspraken gemaakt, toegelicht en besproken. Wij kunnen constateren dat in vergelijking met voorgaand jaar de kwaliteit en tijdigheid van de aangeleverde documenten ten behoeve van onze controle sterk is verbeterd. Ter verdere verbetering kan inzake het opstellen van verschillende specificaties nog een verbeterslag plaatsvinden. 2
Doel en reikwijdte van de controle
2.1
Opdracht
Wij hebben van de Raad de opdracht gekregen de jaarrekening 2012 van de gemeente Diemen te controleren. In onze opdrachtbevestiging is deze opdracht in detail verder uitgewerkt. Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2012 op enkele punten na afgerond. Onze controle is verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en met de gemeente gemaakte afspraken.
2/17
Accountants
Onze controleaanpak is onder andere gebaseerd op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. De planning en uitvoering van onze controle zijn vooral gericht op: Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente; Het rapporteren van onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening in een rapport van bevindingen; Het bespreken van de ten behoeve van de uitvoering van onze accountantsfunctie relevante ontwikkelingen bij de gemeente; Het op verzoek afgeven van bijzondere controleverklaringen. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole. Essentieel hierbij is de invulling die de gemeente zelf geeft aan de interne toetsing op getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. 2.1.1 Risicoanalyse Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als organisatie mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw organisatie en maakt deel uit van ons pre-audit gesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de jaarrekening en de realisatie van de programma’s. 2.1.2 Interim-controle Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de processen die ten grondslag liggen aan de totstandkoming van de jaarrekening zelf maar ook op het systeem van interne beheersing. het niveau van de interne beheersorganisatie en de hierin opgenomen beheersmaatregelen is bepalend voor de mate van betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, zowel tussentijds als eindejaars. Voor onze oordeelsvorming is het verkrijgen van zekerheid over de adequate werking van de interne beheersing gedurende het jaar van groot belang. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij toetsen tijdens de interimcontrole de opzet, bestaan en werking van de interne beheersorganisatie en de hierin opgenomen beheersmaatregelen. Deze maatregelen dienen het risico van een onbetrouwbare financiële verslaggeving tot een acceptabel niveau te verkleinen. Het product van deze fase van de controle is onder meer een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. 2.1.3 Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het BBV) en of de posten in de jaarrekening juist, volledig en betrouwbaar zijn en de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten voldoende zijn toegelicht. Bij deze controle hanteren wij bepaalde marges. De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO). U heeft
3/17
Accountants
in de controleverordening geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader zoals hieronder weergegeven als uitgangspunt hebben gehanteerd. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
De bij onze controle van de jaarrekening 2012 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid voor fouten 1% (€ 760.000) en voor onzekerheden 3% (€ 2.280.000) van de totale lasten. Onze controle houdt in dat wij niet alle transacties controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 152.000 overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw raad gerapporteerd. Tevens wordt de wettelijk verplichte tabel opgenomen ten behoeve van de informatievoorziening in het kader van Single information Single audit. 2.2
Controleverklaring 2012
Naar aanleiding van onze werkzaamheden zullen wij een goedkeurende controleverklaring voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid verstrekken bij de jaarrekening 2012 van de gemeente Diemen. 2.3
Foutevaluatie en evaluatie onzekerheden
Wij hebben met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid de hieronder vermelde fouten en onzekerheden geconstateerd groter dan € 152.000 welke niet zijn gecorrigeerd. Fouten
Getrouwheid
Rechtmatigheid
6.5 Afkoopsom huur GVB 6.6 Creditnota energiekosten
€ 155.000 € 170.000
€0 €0
Totaal
€ 325.000
€0
4/17
Accountants
Onzekerheden
Getrouwheid
Rechtmatigheid
6.1 Grondexploitatie deelplan M
€ 1.210.000
€0
Totaal
€ 1.210.000
€0
3
Interne beheersing
3.1
Uitvoering verbijzonderde interne controle
De verbijzonderde interne controlewerkzaamheden (VIC’s) zijn uitgevoerd op basis van het intern controleplan 2011. In ons accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij aanbevelingen opgenomen ten aanzien van deze VIC-werkzaamheden. Belangrijkste aanbeveling hierin was de VIC-werkzaamheden af te stemmen op de risico’s in de interne beheersing. Wij adviseren u voor het aankomende jaar een herzien controleplan op te stellen waarin onze aanbevelingen worden meegenomen. Het overleg hierover zal binnenkort worden opgestart. De VIC-werkzaamheden over 2012 zijn voor het grootste deel uitbesteed aan een derde, waarbij de VIC-werkzaamheden over het 2de halfjaar in 2013 zijn uitgevoerd. Een van de doelen van VIC is dat bevindingen mogelijk leiden tot verbeteringen in de primaire processen. Teneinde de VIC-werkzaamheden daadwerkelijk een tool-of-management te laten zijn, is het aan te bevelen de VIC-werkzaamheden over een betreffend kwartaal zo snel als mogelijk na afloop het kwartaal uit te voeren en vervolgens de bevindingen en aanbevelingen te rapporteren. Wij adviseren u de VIC-werkzaamheden kort op de afloop van het kwartaal te laten uitvoeren en te rapporteren. 3.2
Tussentijdse informatievoorziening
Bij de start van de controle is ons door de auditcommissie verzocht extra aandacht te besteden aan de kwaliteit van de tussentijdse informatievoorziening. De formele tussentijdse informatievoorziening wordt bij de gemeente Diemen onder meer vormgegeven via de kwartaalbrieven. Met de kwartaalbrieven wordt voor continuïteit gezorgd in het informeren van de raad en de besluitvorming over begrotingswijzigingen. De kwartaalbrieven geven informatie over: relevante ontwikkelingen aanpassingen in de begroting de stand van zaken ten aanzien van prestatieindicatoren de baten en lasten per product en programma
5/17
Accountants
Opzet en positie in de P&C-cyclus De kwartaalbrieven kennen een logische plek in de planning & controlcyclus van de gemeente. De behandeling van de kwartaalbrieven vindt veelal tegelijk plaats met de behandeling van andere producten in de cyclus; de 1e kwartaalbrief is beschikbaar bij de behandeling van de jaarrekening, de 2de kwartaalbrief wordt tegelijk behandeld met de kadernota en de 3de kwartaalbrief is beschikbaar bij de begroting. Met de kwartaalbrieven wordt gewaarborgd dat de raad op een effectieve en efficiënte wijze geïnformeerd over de actuele stand van zaken ten aanzien van inhoudelijke en financiële ontwikkelingen in de gemeente bij behandeling van jaarrekening, kadernota en begroting. Hierdoor wordt effectieve besluitvorming bevorderd. Totstandkoming van de kwartaalbrieven Inmiddels wordt in de gemeente Diemen sinds 2011 gewerkt met de kwartaal-brieven en deze hebben een vaste plek verkregen in de planning & controlcyclus. De kwartaalbrieven komen in een relatief korte tijd tot stand. Periodiciteit en inhoud Ten aanzien van de periodiciteit merken wij op dat de kwartaalbrieven veronderstellen dat kwartalen worden afgedekt, in de praktijk geeft de 1e kwartaalbrief inzicht in (circa) de periode januari en februari, geeft de 2e kwartaalbrief de stand van zaken weer tot medio juni, de 3e kwartaalbrief tot en met begin augustus en de 4e kwartaalbrief tot en met medio november. De kwartaalbrieven kennen naar onze visie een verschillend belang. De 1e kwartaalbrief is met name gericht op een bijstelling van de begroting en geeft de ontwikkelingen weer die hebben plaatsgevonden tussen de periode van opstellen van de begroting (veelal de zomer van het jaar t-1) en de 1e kwartaalbrief. Omdat het begrotingsjaar nog maar net is gestart, zijn afwijkingen tussen begroting en realisatie nog beperkt. De 2de kwartaalbrief geef belangrijke actuele informatie bij de behandeling van de jaarrekening van het jaar t-1 en de kadernota voor het jaar t+1. Ten behoeve van de jaarrekening is de actuele financiële stand van zaken belangrijk, bijvoorbeeld bij resultaatbestemming, terwijl voor de kadernota met name ontwikkelingen en de effecten daarvan op de toekomst van belang zijn. De 3e kwartaalbrief is beschikbaar bij de begroting voor het jaar t+1. De input van de begroting wordt gevormd door informatie in de 3e kwartaalbrief over zowel de actuele stand van zaken in het lopende jaar als meest actuele ontwikkelingen. De 4e kwartaalbrief tot slot is de voorloper van de jaarrekening. Hierbij is zowel de meest actuele inhoudelijke (prestatieindicatoren) als financiële informatie van belang. Qua op opzet is de inhoud van de kwartaalbrieven nagenoeg gelijk. Zoals hierboven beschreven, zijn in de kwartaalbrieven accenten te onderkennen die samenhangen met andere planning en controlinstrumenten, zoals kadernota, jaarrekening en begroting. Voorts kan worden geconstateerd dat de 2e en 3e kwartaalbrieven een inhoudelijk zwaarder karakter kennen. De 1e kwartaalbrief heeft vooral de (belangrijke) functie van begroting aanpassing. Naarmate de 4e kwartaalbrief dicht op de 3e kwartaalbrief danwel de jaarrekening ‘zit’, neemt de nieuwswaarde ervan af.
6/17
Accountants
In samenspraak met de raad als gebruiker van de informatie is het te overwegen of en op welke wijze inhoud kan worden gegeven aan de accentverschillen. Hierbij kan tevens worden overwogen in welke mate de periodiciteit kan worden aangepast, waarbij kan worden overwogen of het huidige aantal kwartaalbrieven kan worden teruggebracht naar drie. Format Het format van de kwartaalbrieven volgt op hoofdlijnen de begroting. In de kwartaalbrieven worden de actuele ontwikkelingen weergegeven inclusief het financiële effect. In de kwartaalbrieven worden de prestatieindicatoren separaat weergegeven. Naar onze mening is de koppeling tussen de actuele ontwikkeling en de prestatieindicatoren niet altijd duidelijk. Het is aan te bevelen de actuele ontwikkelingen weer te geven naar de programma’s zodat een duidelijker koppeling met de prestatieindicatoren ontstaat. Zo mogelijk kan ook gekozen worden voor het weergeven van de gevolgen van een actuele ontwikkeling op de prestatieindicatoren, voorzover relevant. Workshop prestatieindicatoren Naar aanleiding van de workshop prestatieindicatoren zijn een aantal aanbevelingen gekomen ten aanzien van zowel de prestatieindicatoren zelf (koppeling input/output/effect) als de hoeveelheid indicatoren. Mogelijke wijzigingen zullen ook leiden tot aanpassingen in de weergave van de prestatieindicatoren in de kwartaalbrieven. In de workshop is ook gesproken over speerpunten. De raad kan in samenspraak met het college speerpunten benoemen waarover het college periodiek de stand van zaken rapporteert. De stand van zaken inzake de speerpunten zouden in een separaat hoofdstuk in de kwartaalbrief kunnen worden weergegeven. Op deze wijze wordt ook meer inhoud gegeven aan het scheiden van hoofd- en bijzaken. 3.3
Personeel
Gedurende het jaar 2012 is tussentijds geen periodieke zichtbare aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en de salarisadministratie. Het risico bestaat dat verschillen tussen de financiële administratie en de salarisadministratie mogelijk te laat worden geconstateerd. Genoemde aansluiting is over het jaar 2012 als geheel opgesteld, waarbij geen verschillen zijn geconstateerd. Wij adviseren u periodiek een zichtbare aansluiting te maken tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. 3.4
Contractenregister
De gemeente Diemen beschikt niet over een contractenregister. Het risico bestaat dat niet alle inkopen via de preferred suppliers worden verricht, waardoor mogelijk extra kosten worden gemaakt. Tevens bestaat het risico dat geselecteerde leveranciers een
7/17
Accountants
claim indienen. Tenslotte wordt niet gewaarborgd dat de gemeente aan alle verplichtingen ingevolge contracten voldoet. Wij adviseren een contractenregister in te voeren zodat voor alle medewerkers inzichtelijk is voor welke goederen/diensten raamcontracten zijn afgesloten. Wij hebben begrepen dat in 2013 een project terzake is opgestart. Implementatie vindt naar alle waarschijnlijkheid plaats in de 2de helft van 2013. 3.5
Belastingen
Er wordt geen periodieke verbandscontrole uitgevoerd op de SOLL (theoretische opbrengst op basis van objectenbestand) en IST positie (werkelijke opbrengsten) met betrekking tot de OZB. Hierdoor is het risico aanwezig dat de volledigheid van de OZB niet wordt gewaarborgd. Wij adviseren u periodiek een verbandscontrole uit te voeren op de SOLL en IST positie met betrekking tot de OZB. Aanvullend merken wij op dat de VIC-werkzaamheden primair gericht dienen te zijn op de volledigheid van de belastingopbrengsten. Op dit moment is deze vooral gericht op controle van de juistheid. 4
Kwaliteit verslaggeving
Conform de hiervoor geldende voorschriften is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Zoals gemeld hebben wij nog niet de beschikking over een definitieve jaarrekening en hebben wij op grond hiervan nog niet kunnen vaststellen of de inhoud van het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening alsmede dat de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen conform het BBV. Overigens zijn wij van mening dat de kwaliteit van de verslaggeving van de gemeente Diemen verder is verbeterd. Onder meer is in paragraaf 2 een heldere toelichting opgenomen op het verloop en de onderbouwing van voorzieningen. Hierdoor wordt de informatiewaarde van de jaarrekening verhoogd. 5
Financiele positie en resultaat
5.1
Resultaat
De gemeente Diemen heeft over 2012 na toevoegingen aan reserves een positief resultaat ten opzichte van de begroting gerealiseerd van (afgerond) € 1,0 miljoen. Het hogere resultaat is onder andere veroorzaakt door hogere belastingopbrengsten (€ 248.000) en een hogere algemene uitkering (€ 245.000). Voor een volledig overzicht van de afwijkingen ten opzichte van de begroting verwijzen wij naar o.m. pagina 14 tot en met 17 van de jaarrekening alsmede de toelichting op de programmarekening vanaf
8/17
Accountants
pagina 147 in de jaarrekening. Van het voordelige resultaat wordt voorgesteld € 1,0 miljoen toe te voegen aan de algemene reserve. 5.2
Financiële positie
Het eigen vermogen van de gemeente bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Per eind 2012 bedraagt het eigen vermogen van de gemeente € 15,0 miljoen inclusief het resultaat over 2012 en de mutaties in de reserves. Dit betekent ten opzichte van 2011 een toename van € 0,9 miljoen. Het eigen vermogen van de gemeente is per jaareinde 2012 als volgt opgebouwd. EUR 1.000 ___________ Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming
7.288 5.811 992
___________
Totaal eigen vermogen
14.091
De belangrijkste mutaties in de algemene reserve in 2012 betreffen de verwerking van de resultaatbestemming 2011 (per saldo een toevoeging aan de algemene reserve van € 1,1 miljoen) en de afwaardering van de grondexploitatie De Sniep van € 1,6 miljoen (exclusief de aanvullende afwaardering van € 285.000 via de bestemming van het resultaat 2012). Voorts is van de algemene reserve € 5 miljoen benoemd als risicoreserve ter dekking van de geïnventariseerde risico’s in de risicoparagraaf. Aan de bestemmingsreserves is in 2012 per saldo € 1,0 miljoen toegevoegd, met name veroorzaakt door de dotatie aan de reserve bouwleges met € 0,7 miljoen. Teneinde een oordeel te geven over de financiële positie van de gemeente dienen naast het eigen vermogen ook de risico’s zoals opgenomen in de risicoparagraaf te worden betrokken. In de jaarrekening zijn de risico’s weergegeven in de paragraaf weerstandsvermogen. In 2011 is het risicomanagement verder geprofessionaliseerd. Met behulp van bottom-up benadering worden risico’s in de organisatie adequater geïnventariseerd en periodiek besproken en gerapporteerd. In de jaarrekening 2012 is de actuele stand van zaken ten aanzien van de risico’s opgenomen. Hierbij wordt de systematiek van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement gehanteerd. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de geïnventariseerde risico’s duidelijk omschreven en vertaald naar een berekend risicobedrag per risico. In de gehanteerde systematiek worden de berekende risicobedragen van de 10 grootste risico’s getotaliseerd en gerelateerd aan het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is berekend als het totaal van de algemene reserve, de risicoreserve, bestemmingsreserves, aanwezige stille reserves, de onbenutte belastingcapaciteit en een bedrag onvoorzien. Door de relatie tussen het weerstandsvermogen en het totaal van de berekende risicobedragen te berekenen kan een oordeel worden gegeven over de mate waarin de gemeente Diemen in staat is risico’s op te vangen.
9/17
Accountants
In vergelijking met voorgaand jaar wordt in 2012 in het risicoprofiel ook rekening gehouden met de risico’s in de grondexploitatie. In het risicoprofiel is een bedrag van € 1,2 miljoen als risico aangemerkt inzake de exploitatie van deelplan M in de De Sniep. Voorts is als nog niet te kwantificeren risico aangegeven dat de ontwikkeling van de grondexploitaties onzeker is als gevolg van onzekerheden ten aanzien van opbrengstenniveau en ontwikkeltempo. Bij de complexberekeningen is een effectenanalyse uitgevoerd. In het meest negatieve scenario wordt uitgegaan van opbrengstendaling van 15%, leidend tot lagere inkomsten van € 13,2 miljoen. Naar onze mening dient bij het uiteindelijke oordeel over de weerstandscapaciteit van de gemeente Diemen tevens de nog niet te kwantificeren risico’s in de grondexploitatie te worden betrokken. Gezien de omvang van de grondexploitaties en de uitgevoerde effectenanalyse kunnen de risico’s aan aanzienlijk worden beschouwd. In de risicoparagraaf beoordeelt de gemeente Diemen het weerstandsvermogen als voldoende tot ruim voldoende. Wij zijn echter van mening dat de gemeente een hoger risicoprofiel heeft leidend tot een minder positief oordeel over het weerstandsvermogen. Dit wordt mede bepaald door de omvang van de bestaande grondexploitaties (met name De Sniep) en de risico’s ten aanzien van de realisatie van verwachte kosten en opbrengsten. Wij adviseren u bij het beoordelen van de weerstandscapaciteit van de gemeente tevens te betrekken de risico’s uit de bestaande grondexploitaties, door deze bijvoorbeeld te bepalen op een percentage van de boekwaarde. In de huidige methodiek worden met deze risico’s geen rekening gehouden. Hierbij merken wij op dat het huidige MPG en de geheime bijlage voldoende inzicht geven in de genoemde risico’s. 6
Jaarrekening 2012
6.1
Grondexploitatie
Algemeen Als gevolg van ontwikkelingen in de vastgoedmarkt staan grondexploitaties nog steeds onder druk en hebben gemeenten vanwege duurzame waardeverminderingen boekwaarden van grondexploitaties afgeboekt. Op basis van actuele ontwikkelingen vinden aanpassingen plaats in verwachtingen en aannames ten aanzien van omvang en timing van kosten en opbrengsten. De gemeente Diemen stelt de grondexploitatieberekeningen jaarlijks vast. Het is van belang de verwachtingen en aannames die aan grondexploitatieberekeningen ten grondslag liggen, te monitoren en zonodig aan te passen. Op basis van herziene grondexploitatieberekeningen heeft de gemeente Diemen een bedrag van € 1,6 afgeboekt inzake De Sniep. Bij de jaarrekening 2012 zijn de grondexploitatieberekeningen herzien hetgeen leidt tot een negatieve eindwaarde inzake De Sniep van circa € 0,4 miljoen. In de resultaatbestemming van de jaarrekening 2012 wordt voorgesteld de contante waarde van dit bedrag ten laste van de algemene reserve af te boeken.
10/17
Accountants
Bij de grondexploitatieberekeningen worden parameters gehanteerd zoals rentepercentage, prijsstijgingen van kosten en prijsstijgingen van opbrengsten. Wij kunnen ons vinden in de toegepaste aannames. Voorraad grondexploitaties en NIEGG De boekwaarde van de voorraad grondexploitaties en niet in exploitatie genomen gronden is in 2012 per saldo gestegen met € 1,1 miljoen naar € 39,3 miljoen. In de toelichting op de balans (pagina 171 en 172) is een nadere specificatie van de boekwaarden opgenomen en in paragraaf 8 Grootschalige Projecten alsmede het MPG is onder meer een nadere omschrijving van de grondexploitaties opgenomen. De belangrijkste ontwikkelingen in de grondexploitaties zijn als volgt. De Sniep Als gevolg van de gewijzigde grondexploitatie heeft in 2012 een afwaardering van de boekwaarde plaatsgehad. In de huidige markt is de realisatie van verwachte kosten en opbrengsten met onzekerheden omgeven. De Sniep kent per deelgebied een wisselend risicoprofiel. Voor een deel van de ontwikkeling gelden garantieafspraken met de ontwikkelaars inzake de te realiseren grondprijzen. Voor andere deelgebieden bestaan onzekerheden ten aanzien van te realiseren opbrengsten. Ten aanzien van deelgebied I deelplan M bestaat onzekerheid ten aanzien van de ontwikkeling van appartementen. De gemeente heeft deze onzekerheid geschat op € 1,2 miljoen. In de jaarrekening is deze onzekerheid opgenomen in de risicoparagraaf. Wij hebben deze onzekerheid opgenomen in onze foutevaluatie. Naast bovengenoemd risico kent de De Sniep risico’s waarvan de omvang vooralsnog niet is te schatten. Het betreft dan onder meer risico’s op gebied van ontwikkeltempo en de realisatie van geraamde kosten en opbrengsten. Uit de effectenanalyse volgt dat ingeval de opbrengsten 15% lager uitvallen dan waarmee thans rekening wordt gehouden, de opbrengsten € 13,2 miljoen lager zullen uitvallen. De grondexploitatie De Sniep is van groot belang voor de financiële positie van de gemeente Diemen. Volgend op onze opmerking bij de paragraaf weerstandsvermogen bij dit rapport is het aan te bevelen bij de beoordeling van het weerstandsvermogen ook rekening te houden met bovengenoemde effectenanalyse. Wij adviseren u de ontwikkelingen inzake De Sniep nauwlettend te volgen en de ramingen bij te stellen naar aanleiding, ingeval dit als gevolg van actuele ontwikkelingen noodzakelijk blijkt. Centrumplan Noordflank De grondexploitatie Centrumplan Noordflank is in 2012 afgesloten. De resterende budgetten worden aangewend ter afhandeling van bestaande afspraken en ter dekking van de herinrichting van de openbare ruimte. Genoemde budgetten zijn overgedragen aan betreffende afdeling. Bergwijkpark Bergwijkpark is als project onder de grondexploitaties verwerkt. In 2012 heeft de Raad het masterplan vastgesteld waarin de randvoorwaarden zijn opgenomen voor herontwikkeling van Bergwijkpark tot een gemengd woon-werkgebied met
11/17
Accountants
voorzieningen, met een voorbereidingsplafond van € 500.000. De dekking van deze uitgaven zal ten laste van de exploitatie Bergwijkpark moeten plaatsvinden. Niet in exploitatie genomen gronden De gemeente beschikt over een aantal niet in exploitatie genomen gronden. Deze gronden worden gewaardeerd tegen kostprijs of lagere marktwaarde. Recente transacties van soortgelijke nabijgelegen percelen geven een indicatie van de marktwaarde. Ingeval geen recente transacties hebben plaatsgevonden zullen mogelijke taxaties moeten plaatsvinden teneinde de marktwaarde te bepalen. 6.2
Voorzieningen
In de jaarrekening zijn een aantal voorzieningen opgenomen. Deze voorziening zijn onderbouwd door middel van onderhoudsplannen welke allen aflopen in 2015. Wij merken op dat de onderhoudsplannen in meerjarenperspectief sluitend zijn. Een aantal van deze voorzieningen kennen per eind 2012 een overschot of een tekort. Wij adviseren u de afwijkingen van de hoogte van de voorzieningen te analyseren en indien nodig de onderhoudsplannen of de hoogte van de voorzieningen aan te passen. 6.3
Garantiestellingen - Kinderkorf
De gemeente heeft een garantie afgegeven op een lening van € 1.600.000 van de BNG ten behoeve van kinderopvang Kinderkorf. Kinderkorf is een private onderneming (een besloten vennootschap) Voor zover wij kunnen nagaan is deze garantstelling is niet in overeenstemming met eigen beleidsregels van de gemeente Diemen, waarop de raad in afwijking hiervan toestemming heeft verleend. Voorts bestaat een mogelijk risico van staatssteun. De kinderopvangbranche maakt thans moeilijke tijden door. Wij adviseren u het risicoprofiel van Kinderkorf nauwlettend te volgen teneinde de mogelijke risico’s als gevolg van deze verstrekte garantie te kunnen monitoren. 6.4
Afkoopsom huur GVB
Het GVB huurt bij de metrowerkplaats een stuk grond van de gemeente Diemen. Op verzoek van het GVB is de grondhuur voor de komende 10 jaar éénmalig afgekocht. De gemeente heeft het volledige bedrag van € 172.000 in de exploitatiebaten verwerkt terwijl deze opbrengst feitelijk over de komende 9 jaar moet worden toegerekend. Een bedrag van € 155.000 is als fout meegenomen in de foutevaluatie in paragraaf 2.3. 6.5
Creditnota energiekosten
Bij de jaarrekeningcontrole 2011 hebben wij geconstateerd dat in 2012 een creditnota was verkregen voor energie kosten voor een bedrag van € 170.000. Dit bedrag is ten
12/17
Accountants
onrechte niet als bate in de exploitatie verwerkt van 2011, maar in 2012. Hierdoor is het resultaat in 2011 te laag en in 2012 € 170.000 te hoog verantwoord. Deze fout is opgenomen in de fout en onzekerheden evaluatie in paragraaf 2.3. 7
SiSa
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, Artikel 5 lid 4, dienen wij te rapporteren over de fouten en onzekerheden in de SiSa-regelingen. Op basis van onze controle kunnen wij constateren dat er geen sprake is van financiële fouten of onzekerheden.
Code
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
C7C
Investering stedelijke vernieuwing (ISV) II
D4
Regeling brede scholen 2009
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
D5
Regeling verbetering binnenklimaat primair onderwijs 2009
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
13/17
Accountants
Code
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai (inclusief bestrijding spoorweglawaai)
G1
Wet Sociale werkvoorziening (WSW)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
G1C-1
Wet Sociale werkvoorziening (WSW) Gemeentedeel 2012
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
G1C-2
Wet Sociale werkvoorziening (WSW)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
G2
I Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB I.1 WWB: algemene bijstand I.2 Wet investeringen in jongeren (Wij) I.3 inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) I.4 Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte zelfstandigen I.5 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (levensonderhoud beginnende zelfstandigen) (Bbz 2004)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
14/17
Accountants
Code
Specifieke uitkering
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
G5
Wet participatiebudget (WPB)
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
H10_2010
Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG) Hernieuwde uitvraag 2008 tot en met 2011.
NVT
€0
Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling
8
Frauderichtlijn
8.1
Verantwoordelijkheid bestuur
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel de Raad als het College. De Raad ziet er op toe dat het College hiertoe adequate procedures volgt en acties neemt indien daartoe aanleiding bestaat. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. 8.2
Verantwoordelijkheid accountant
Met ingang van 1 oktober 2006 is de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) op ons van toepassing. Indien wij bij een wettelijke controle gegevens of informatie verkrijgen die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang ten aanzien van de financiële verantwoording, zijn wij onder bepaalde omstandigheden op grond van de Wta gehouden hiervan melding te doen.
15/17
Accountants
8.3
Geen aanwijzingen van fraude geconstateerd
Binnen ons controleteam en met de directie hebben wij een fraude discussie gevoerd, waarbij wij de nadruk leggen op mogelijke materiële effecten op onjuistheden in de jaarrekening en welke maatregelen de organisatie heeft getroffen om deze risico’s te mitigeren. Daarnaast hebben wij op de ‘fraude gevoelige’ processen/procedures zelfstandig werkzaamheden verricht. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2012 zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken, noch zijn ons deze gemeld door de directie. 9
Informatiemanagement
Artikel 393, lid 4 van Titel 9 BW2 vereist dat de accountant in het kader van de controle van de jaarrekening verslag uitbrengt omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van de directie ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht, anders dan in deze rapportage is opgenomen. Gemeente Diemen heeft veel maatregelen genomen om de beveiliging van haar gegevens te waarborgen. Een IT-beveiligingsbeleid dat is gebaseerd op een integrale risico analyse is echter nog niet aanwezig. In 2013 zal dit volgens mededeling worden opgezet in samenwerking met de gemeente Ouder-Amstel. Wij hebben geconstateerd dat in 2012 stappen zijn gezet in de verdere IT professionalisering van de gemeente Diemen. We noemen hierbij onder meer: een aantal procedures zijn aangescherpt en meer gedocumenteerd ten opzichte van 2011; IT beheersprocessen zijn opgezet en op een gestructureerde wijze volgens een best practice referentiekader ingericht. In 2013 zal verder worden uitgewerkt. 10
Overige dienstverlening en onafhankelijkheid
Bij het uitvoeren van onze dienstverlening hebben wij rekening gehouden met de onafhankelijkheidsvoorschriften van onze beroepsorganisatie. Om hier transparant in te zijn, geven wij inzicht in onze (andere) werkzaamheden. In de navolgende punten zijn de door Baker Tilly Berk geleverde diensten in het verslagjaar 2012 aangegeven. Controle gerelateerde diensten - Controle jaarrekening 2012 Adviesdiensten (buiten de natuurlijke adviesfunctie) - Niet van toepassing
16/17
Accountants
11
Afsluiting
Tot slot willen wij de medewerkers van de gemeente Diemen danken voor de plezierige en betrokken medewerking die wij hebben ontvangen tijdens onze werkzaamheden. Wij hopen u met dit verslag een goed inzicht te hebben gegeven in onze bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. Tot het verstrekken van een nadere toelichting zijn wij graag bereid. Met vriendelijke groet,
drs. E.C.J. Moens RA Partner
D.A.C. van Bakel Junior manager
17/17
