Verslag inzake de controle van de jaarrekening 2012 van het Stadsdeel Nieuw-West
Uitgebracht door ACAM Accountancy en Advies aan de stadsdeelraad van stadsdeel Nieuw-West
1
Aanbieding........................................................................................................................................................................................................... 4 De uitkomst.......................................................................................................................................................................................................... 5 OVERIG............................................................................................................................................................................................................... 9 Voorzieningen voor onderhoud ............................................................................................................................................................... 10 Grondexploitaties ..................................................................................................................................................................................... 12 Regelgeving BBV........................................................................................................................................................................................ 12 notitie. ......................................................................................................................................................................................................... 12 Grond onder schoolgebouwen .................................................................................................................................................................... 13 Op grond van wettelijke bepalingen wordt bij nieuwbouw van scholen de grond onder de scholen in volle eigendom aan het schoolbestuur overgedragen. Naar aanleiding van een dergelijke levering van grond in 2012 bleken bij het opstellen van de jaarrekening correcties noodzakelijk omdat abusievelijk in eerste instantie niet de juiste boekingen waren uitgevoerd. Een en ander hangt samen met de complexiteit van de regelgeving over de grondmutatie en bijbehorende fiscale consequenties. Deze problematiek heeft tevens raakvlakken
2
met de investeringskredieten onderwijs (onderdeel grondkosten) en de daarvoor opgenomen dekking in het IHP. Deze problematiek moet daarom in samenhang, ook met de voorgenomen screening van de vaste activa, goed worden uitgezocht om voortaan zorg te dragen voor een tijdige en juiste verantwoording volgens de geldende regelgeving. ...................................................................................................... 13 Afsluiting....................................................................................................................................................................................................... 15
3
AA N B I E D I NG
Xx april 2013 Geachte leden van de stadsdeelraad, Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening en het daarin weergegeven administratieve en financiële beheer over het jaar 2012 van het stadsdeel Nieuw-West. Dit verslag heeft een andere lay-out dan u van ons bent gewend en is makkelijker leesbaar op nieuwe communicatiemiddelen als de tablet. Wij horen graag wat u ervan vindt.
4
DE UI T KO M S T
Het dagelijks bestuur van het stadsdeel heeft 16 april 2013 besloten over de jaarrekening over 2012 die bij de stadsdeelraad zal worden ingediend. Bij deze jaarrekening hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgegeven. In bijlage I hebben wij informatie opgenomen over onze opdracht en de reikwijdte hiervan. De verklaring is opgenomen in de volgende
paragraaf.
5
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan de stadsdeelraad van Stadsdeel Nieu-West
Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2012 van Stadsdeel Nieuw-West gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2012 met de toelichting (pagina185 tot en met 198), de programmarekening over 2012 en de toelichting (pagina 179 tot en met 183), de bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (bijlage 5.5) en de verantwoordingsinformatie over topinkomens (opgenomen op pagina 187) Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en de lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. De stadsdeelraad van Stadsdeel Nieuw-West heeft voor de jaarrekening over 2012 bij besluit van 21 december 2011 de invulling van het begrip ‘rechtmatige totstandkoming’ bevestigd. Het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als die het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Programma van eisen voor de accountantscontrole 2012 zoals vastgesteld bij stadsdeelbesluit van 21 december 2011. De regelgeving vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de
6
jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, voor het getrouwe beeld daarvan en voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, met als doel het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van Stadsdeel Nieuw-West. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van Stadsdeel Nieuw-West gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is door de stadsdeelraad vastgelegd in het Programma van eisen voor de accountantscontrole 2012. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van Stadsdeel Nieuw-West een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2012 als van de activa en passiva per 31 december 2012 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder de Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, XX april 2013 ACAM Accountancy en Advies Drs. D. van Hooff RA
7
Bevindingen 1. Getrouwheid en rechtmatigheid
Er zijn geen fouten of onzekerheden te rapporteren die aan het door de deelraad gestelde criterium voldoen.
2. Single Information Single Audit (SiSa)
In de jaarrekening van het stadsdeel is de SiSa-bijlage (inclusief de binnengemeentelijke uitkeringen) opgenomen (bijlage 5.5). Er zijn geen fouten en/of onzekerheden te rapporteren die aan de gestelde criteria voldoen. Om die reden is in dit accountantsverslag geen zogenaamde tabel fouten of onzekerheden opgenomen. Voor het onderdeel bestedingen binnengemeentelijke uitkeringen ISV ten bedrage van in totaal € 3,3 miljoen hebben wij onvoldoende informatie/onderbouwing aangetroffen waaruit blijkt dat voldaan is aan de dringende aanbevelingen van het college van B&W voor de besteding van de ISV-gelden. Ondermeer is ruim € 0,8 miljoen via het onderhoudsfonds besteed aan onderhoud en is 1,3 miljoen verantwoord als bate algemene middelen en wordt voor een bedrag van ruim € 1,2 miljoen aan personele lasten verantwoord zonder dat kan worden aangetoond dat hierbij de 16% norm is toegepast. Aan het niet voldoen aan deze dringende aanbevelingen zijn op dit moment formeel geen sancties verbonden. Wel bestaat het risico dat naar aanleiding hiervan aanvullende maatregelen door B&W zullen worden genomen.
3. Begrotingscriterium
Bij rechtmatigheidcontrole is controle op het begrotingscriterium een belangrijk aspect. Beoordeeld is in hoeverre het budgetrecht van de stadsdeelraad is gerespecteerd. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de begrotingsoverschrijdingen en –onderschrijdingen. Wij vinden deze toelichting van voldoende niveau.
8
O VE RI G
Interne beheersing
Het stadsdeel heeft in 2012 een aantal stappen gezet die bijdragen aan de verbetering van de interne beheersing en het financiële verantwoordingsproces. Te noemen zijn onder andere het vaststellen van de nota reserves en voorzieningen en de nota vastgoed, het stroomlijnen van de verplichtingen en factuurafhandeling, het periodiek voeren van budgetgesprekken en het uitvoeren van interne controle volgens een intern auditprogramma. Op een aantal terreinen zijn verdere verbeteringen noodzakelijk. Bij het opstellen van de jaarrekening bleek dat voor een aantal bedragen onvoldoende onderbouwing was waardoor correcties noodzakelijk waren. Dit betrof met name een aantal bedragen op de tussenrekeningen (nog te ontvangen en nog te betalen posten). Ook binnen de grondexploitatieverantwoording waren diverse correcties noodzakelijk. Voorts valt op dat voor een aantal belangrijke financiële stromen binnen het stadsdeel de noodzakelijke informatie over de aansluiting en afstemming van de financiële administratie met de subadministraties pas in een laat stadium beschikbaar kwam. Het stadsdeel is op veel gebieden bezig met verbeteracties, maar het is van belang dat op centraal niveau regie gevoerd wordt op de tijdige afronding hiervan en de verwerking van (eventuele) noodzakelijke correcties in de subadministratie en/of financiële administratie die door het inzichtelijk maken ontdekt zijn. Daarnaast valt te denken aan kritische behandeling van de onderwerpen in de aanwezige budgetgesprekken, eventuele tussentijdse afsluitingen en rapportages en audits ten behoeve van het opstellen van stuurinformatie. Vaste activa Zoals blijkt uit de staat van activa in de jaarrekening bestaan de vaste activa van het stadsdeel uit een zeer groot aantal objecten van uiteenlopende aard die voor een groot gedeelte stammen uit de periode van voor de fusie. Screening van deze activa heeft plaatsgevonden in het kader van het begrotingsproces met bijzondere aandacht voor de onderwijsactiva. Daarnaast heeft ook het opstellen van de nota vastgoed inzicht gegeven in de activa van het stadsdeel. Dit heeft in 2012 geleid tot diverse correcties en afboekingen van niet meer bestaande activa. Wij constateren op grond van de omschrijvingen en bedragen van de nu resterende activa dat een aantal objecten wellicht niet voldoen aan de BBV criteria die gelden voor de vast activa en mogelijk nog afgeboekt moeten worden. Te noemen zijn diverse posten inzake groen en snoeiwerkzaamheden en diverse (relatief kleine) bedragen voor legionella die wellicht als onderhoudskosten niet geactiveerd mogen worden/zijn. Verder lijkt op grond van de omschrijvingen het onderscheid Maatschappelijk versus Economisch nut niet altijd consequent toegepast
9
Het stadsdeel is van plan een verdere integrale screening van de activa te doen in het kader van de implementatie van AFS in de loop van 2013/2014. Het verdient aanbeveling deze screening integraal uit te voeren en waarnodig de activa en de bijbehorende boekwaarden op te schonen volgens in ieder geval de volgende criteria en richtlijnen vanuit BBV: • • • •
Object moet (nog) bestaan Alleen investering, geen onderhoud. Consequente indeling/onderscheid Maatschappelijk/Economisch nut Indien object geen going concern meer is dan boekwaarde in overeenstemming brengen met reeele waarde.
Indien opschoning noodzakelijk blijkt kan dit leiden tot een nadelig resultaat. Tussenrekeningen Het beheer van de tussenrekeningen is ten opzichte van vorig jaar verder verbeterd. De tussenrekeningen worden nu periodiek gespecificeerd. Nog niet in alle gevallen wordt daarbij voldoende kritisch gekeken naar de onderbouwing en de ondernomen/te onder nemen actie. Verdere verbetering van het beheer van de tussenrekeningen is dan ook belangrijk met als aandachtspunten: • •
Maak maandelijks een saldoverklaringen; Beoordeel de verantwoorde posten kritisch op onderbouwing en uitstaande acties;
Voorzieningen voor onderhoud Het stadsdeel beschikt over een aantal voorzieningen die dienen ter dekking en egalisatie van het meerjaren onderhoud. Aan deze voorzieningen liggen MJOP’s ten grondslag. Een aantal van deze MJOP’s staan op de rol om op korte termijn worden geactualiseerd waarbij ook herijking van het benodigde niveau van de voorzieningen zal plaats vinden. Uit de jaarrekening valt af te leiden dat zich ten aanzien van het MJOP verhardingen diverse ontwikkelingen hebben voorgedaan. Onder meer zijn de gerealiseerde uitgaven fors achter gebeleven bij de planning en begroting, zijn bezuinigingen doorgevoerd en wordt voorgesteld extra geld aan de voorziening toe te voegen. Daarnaast is binnenkort ook meer duidelijkeid te verwachten over de voor dit doel beschikbare middelen uit de vrijval STIFO-gelden. Gezien deze ontwikkelingen is het gewenst spoedig ook het MJOP verhardingen, incl. het financiele kader/de benodigde voorziening middelen, op basis van een realistisch ambitie/uitvoeringsniveau te actualiseren/te herijken.
10
Voorziening dubieuze debiteuren Bij de bepaling van de voorziening dubieuze debiteuren volgt het stadsdeel de bij raadsbesluit vastgestelde systematiek waarbij niet per vordering afzonderlijk maar per jaarschijf op basis van een historisch gemiddelde het percentage oninbaar en daarmee het bedrag voor de voorziening wordt berekend. Op deze wijze is de voorziening voor 2012 op ruim. € 0,4 mln vastgesteld. Gezien de huidige conjunctuur en gegeven het feit dat het openstaand saldo van debiteuren ouder dan 1 jaar ruim € 1,2 miljoen is het risico aanwezig dat de werkelijke oninbaarheid boven het voorziene bedrag uitkomt en is de huidige systematiek niet meer de geëigende methode. Wij adviseren daarom de systematiek te herzien en in ieder geval de grote openstaande bedragen ook individueel op oninbaarheid te beoordelen. Doeluitkeringen Binnen het stadsdeel is geen sprake van centrale regie op en inzicht in de beheersing van ontvangen doeluitkeringen. De verantwoordelijkheden zijn belegd bij de diverse directies. Bij doeluitkeringen zijn vaak specifieke voorwaarden van toepassing, soms zoals bij Europese subsidies uitgebreid en strikt. Het is het stadsdeel niet gelukt een compleet/goed inzicht te krijgen in welke doeluitkeringen met welke voorwaarden binnen het stadsdeel aanwezig zijn en of de beheersing van deze doeluitkeringen en gestelde voorwaarden voldoende is. Bij een aantal doeluitkeringen moet de verantwoording voorzien zijn van een aparte accountantsverklaring. Hierbij blijkt dat het stadsdeel soms veel moeite aan te tonen dat aan de gestelde voorwaarden voldaan is hetgeen leidt tot grote vertraging in de afwikkeling. Uiteindelijk zou dit kunnen betekenen dat de doeluitkering niet of voor een lager bedrag wordt vastgesteld. Huuropbrengsten In het kader van het opstellen van de nota vastgoed heeft het stadsdeel al haar vastgoed en de status daarvan in kaart gebracht en vastgelegd in een vastgoedbeheersysteem (VBS). Vanuit dit VBS worden de huurfacturen gegenereerd. Deze facturen worden als huuropbrengsten verantwoord in de financiële administratie. Belangrijke beheersmaatregel voor het vaststellen van de volledigheid van de huuropbrengsten is het vaststellen van de aansluiting tussen de financiële administratie en de informatie in het VBS. Daarbij moet het ook inzichtelijk zijn voor welke objecten geen huuropbrengsten worden gegenereerd en de verklaring hiervoor. Verder is het van belang dat de begroting aangepast op basis van de resultaten van de inventarisatie en analyse van het vastgoed, zodat deze (meer) in lijn wordt gebracht met de realisatie.
11
Grondexploitaties Regelgeving BBV In 2012 is de notitie “Grondexploitatie” van de commissie BBV bijgesteld. De notitie behandelt verschillende aspecten van de (gemeentelijke) grondexploitatie. De notitie grondexploitatie van de commissie BBV bevat adviezen en stellige uitspraken over de verwerking GREX in de jaarrekening. Met ingang van 2012 (in tegenstelling tot 2011) dienen volgens de commissie BBV de GREX lasten en baten via de programmarekening te lopen. De GREX lasten en baten zijn zowel in de begroting als in de jaarrekening over 2012 niet in de programmarekening van het stadsdeel verwerkt. Omdat dit het eerste jaar van de wijziging is attenderen we de deelraad er op dat afwijking van een stellige uitspraak van de commissie BBV alleen mogelijk is indien daarvoor zwaarwegende redenen zijn. Daarom dient de deelraad in 2013 óf deze zwaarwegende redenen te benoemen óf over te gaan tot opstellen van de begroting en verantwoording conform de vereisten in deze notitie. Voorziening voor grondexploitatieplannen In 2012 zijn een aantal grondexploitatieplannen van OGA aan het stadsdeel overgedragen. De vastgestelde saldi van deze plannen zijn met het stadsdeel afgerekend. Zoals toegelicht in de jaarrekening loopt het stadsdeel bij twee van deze plannen risico op inkomstenderving en is binnen de reserves voldoende ruimte om deze financiële risico’s op te vangen. In 2013 zullen voorstellen worden gedaan voor de risicodekking binnen de bestemmingsreserve stedelijke vernieuwing. Wellicht ten overvloede brengen wij onder de aandacht dat in het geval negatieve plansaldi ontstaan volgens BBV direct een voorziening op de balans gevormd moet worden. In dat geval zou na instemming door de stadsdeelraad de voorziening ten laste van deze bestemmingsreserve gevormd kunnen worden.
12
Grond onder schoolgebouwen Op grond van wettelijke bepalingen wordt bij nieuwbouw van scholen de grond onder de scholen in volle eigendom aan het schoolbestuur overgedragen. Naar aanleiding van een dergelijke levering van grond in 2012 bleken bij het opstellen van de jaarrekening correcties noodzakelijk omdat abusievelijk in eerste instantie niet de juiste boekingen waren uitgevoerd. Een en ander hangt samen met de complexiteit van de regelgeving over de grondmutatie en bijbehorende fiscale consequenties. Deze problematiek heeft tevens raakvlakken met de investeringskredieten onderwijs (onderdeel grondkosten) en de daarvoor opgenomen dekking in het IHP. Deze problematiek moet daarom in samenhang, ook met de voorgenomen screening van de vaste activa, goed worden uitgezocht om voortaan zorg te dragen voor een tijdige en juiste verantwoording volgens de geldende regelgeving. Subadministratie grondexploitaties De in het accountantsverslag 2011 geconstateerde verschillen ad ruim € 0,8 mln tussen de waarde in Planex (het gemeentelijk grondexploitatiesysteem) en de financiële administratie van het stadsdeel zijn in 2012 grotendeels opgelost. Toezicht gelieerde instellingen Bij een aantal zelfstandige organisaties heeft het stadsdeel een toezichthoudende rol. Bv vanuit de wettelijke hoedsterfunctie voor het openbaar onderwijs op de instellingen voor PO,SO en VO en ook bij de recent opgerichte sportstichtingen. In praktijk is veelal de invulling van deze toezichthoudende rol beperkt tot het vaststellen van de begroting en jaarrekening door de stadsdeelraad. De recente situatie bij de St Westelijke tuinsteden voor het PO geeft aan dat deze invulling niet toereikend is. Een bezinning op de mogelijke risico’s van gelieerde instellingen en de beheersing van deze risico’s lijkt op zijn plaats. Op basis van de inventarisatie van de risico’s valt voor de beheersing te denken aan het uiteraard in samenspraak met de betreffende besturen verder uitwerken van de toezichthoudende rol op het gebied van de interne beheersing en inrichting AO bijv. in de vorm van gerichte audits. Volgens mededeling van het stadsdeel is deze problematiek onderdeel geweest van de risicoinventarisatie ten behoeve van de jaarrekening. Eventuele nadere beheermaatregelen die hierbij aan de orde zijn gekomen zijn ons niet bekend.
13
Project “projecten in control” In 2012 hebben wij, in opdracht van de Rekeningencommissie, een opdracht uitgevoerd naar de aanpak van het door het stadsdeel uitgevoerde project “Projecten in control”. De kernvraag daarbij was of de projectaanpak toereikend is om de doelstelling van het stadsdeel te bereiken, het “in control” krijgen van projecten. De uitkomst van ons onderzoek (rapportage d.d. 24 januari 2013 met kenmerk 435.402.12) was dat deze vraag niet goed te beantwoorden was, omdat er nog geen definitieve/vastgestelde producten/werkwijze was. In het eerste kwartaal van 2013 heeft het stadsdeel het product opgeleverd. In het tweede kwartaal 2013 zullen wij, in overleg met de Rekeningencommissie en het stadsdeel, nagaan of conform de vastgestelde werkwijze wordt gewerkt. Hierover zullen wij een afzonderlijke rapportage uitbrengen Europese aanbestedingsregels De verantwoordelijkheden voor inkoop en aanbesteden binnen het stadsdeel zijn decentraal belegd bij de verschillende directies. Wel is sprake van een centrale inkoopafdeling met een niet verplichte advies functie. Wij hebben geen totale inkoop analyse vooraf of tussentijds op de juiste naleving van de Europese aanbestedingsregels aangetroffen. Pas onlangs na afloop van het jaar is over 2012 een dergelijke analyse door de afdeling Concern uitgevoerd. Deze analyse gaf geen aanleiding voor bevindingen over 2012. De binnen het stadsdeel gehanteerde werkwijze houdt wel in dat indien in de toekomst abusievelijk niet voldaan wordt aan de Europese regels het risico bestaat dat dit pas achteraf blijkt en dan niet meer te herstellen zal zijn. Wij adviseren daarom de noodzakelijke analyse eerder uit te voeren en wellicht te herhalen wellicht onderdeel te maken van het auditprogramma. Staatssteun De Europese regels voor overheidssteun beogen te voorkomen dat de werking van de interne Europese markt wordt verstoord. Het verstrekken van overheidssteun is in een aantal situaties geoorloofd, in andere situaties echter niet. Financiële transacties van de gemeente kunnen al snel overheidssteunelementen bevatten. Wij hebben met betrekking tot overheidssteun beoordeeld of bij het stadsdeel intern een systeem functioneert dat de vraag beantwoordt of sprake is van bevoordeling van marktpartijen of niet en/of deze bevoordeling (overheidssteun) gemeld moet worden aan de Europese
14
Commissie of niet. Wij hebben geconstateerd dat het stadsdeel niet over een dergelijk systeem beschikt. Volgens mededeling van het stadsdeel vormt toetsing op deze regels impliciet onderdeel van het screeningsproces van voorgenomen bestuursbesluiten maar vindt hiervan geen vastlegging plaats. AFSLUITING Wij vertrouwen erop dat wij u met dit verslag voldoende hebben ingelicht en zijn graag bereid de inhoud nader toe te lichten. Hoogachtend, ACAM Accountancy en Advies drs. D. van Hooff RA
15
