Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU

Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU Bevindingen ten aanzien van fusie(s)

FU1

Bevinding Er bestaat nog geen consensus over de overdrachtsbalans van de GG&GD Utrecht. Wij hebben de overdrachtsbalans nog niet betrokken in onze controle.

Risico Onjuistheden en risico’s worden niet tijdig gesignaleerd.

Actie Nadat overeenstemming bereikt is over de overdrachtsbalans, wordt deze zo snel mogelijk aan ons voorgelegd.

Prioriteit Hoog

N/O O

Hoog

O

Verbeteractie/stand van zaken: Op directieniveau vindt tussen de GGDrU en de gemeente Utrecht nog afstemming plaats (onder meer huisvesting). Naar verwachting wordt dit in december 2014 afgerond, zodat de overdrachtsbalans gereed is voor de jaarrekening 2014. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Overdrachtsdocument is opgesteld en ondertekend. Daarmee is dit actiepunt afgewikkeld.

FU2

De GGD loopt het risico dat in strijd met de begroting gehandeld wordt als gevolg van de uitbreiding van activiteiten.

Mogelijke begrotingsoverschrijdingen worden niet tijdig voorgelegd aan het bestuur / leidt niet tot een begrotingswijziging.

Budgetbewaking dient te worden aangescherpt. In de MARAP’s dient meer aandacht te worden geschonken aan budgetbewaking. Verbeteractie/stand van zaken: Deze opmerking heeft met name betrekking op het feit dat de technische verwerking van het uitbreiden van de activiteiten in de begroting van de GGDrU achteraf bij het bestuur is voorgelegd. In 2014 betrof dit de nietjesbegroting als ook het invlechten van de JGZ-taken van 0-4 jaar voor de subregio Utrecht West. Daarnaast is ook de uitbreiding van de contactmomenten adolescenten en de ASG subsidie van de voormalige GG&GD niet bestuurlijk middels een begrotingswijzing verwerkt (maar wel instemming van de gemeenten). De bepaling in de gemeenschappelijke regeling dat alle begrotingswijzigingen voor gevoelen procedure aan de raad worden voorgelegd, beperkt de GGDrU in het uitvoeren van extra niet begrote taken in een boekjaar als de formele weg wordt gevolgd (vanwege de termijn van circa 3-4 maanden voor de gevoelenprocedure voordat met de taak gestart kan worden). Overigens zijn de bestedingen in 2014, vooruitlopend op de formele besluitvorming van het AB, al gemonitord op basis van de nog niet vastgestelde (technisch van aard zijnde) begrotingswijzigingen. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015.

1

Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU

Stand van zaken mei 2015: Voor de totstandkoming van de eerste bestuurlijke rapportage wordt begroting beoordeeld op volledigheid en juistheid. Budgetbewaking kan nog verbeterd worden. Door extra inspanning op jaarrekening 2014 en begroting 2016 heeft bewaking in 2015 minder intensief plaatsgevonden. Gesprekken met budgethouders over uitputting gelden zal periodiek plaatsvinden in 2015.

Bevindingen die primair bestuurlijk aandacht vergen

B1

Bevinding De bezetting van de financiële administratie staat onder druk. Dit is het gevolg van personele wisselingen, toegenomen taken. Daarbij betreft dit met name plustaken (maatwerk) met individuele gemeenten, wat een extra verzwaring betekent in de financiële registratie en verantwoording.

Risico De P&C-cyclus staat onder druk en wordt mogelijk onvoldoende beheerst. Daarnaast kan de betrouwbaarheid van de (financiële) informatie afnemen (zie ook relatie met interne controle).

Actie De GGD heeft versterking nodig op operationeel niveau. Daarnaast adviseren wij tevens een medewerker aan te stellen om capaciteit op tactisch niveau te organiseren, dat nu nog niet voldoende gewaarborgd is. Het is gewenst hier op korte termijn al in te acteren. Hierbij geeft de GGD voorrang aan prioriteiten.

Prioriteit Hoog

N/O O

Hoog

O

Verbeteractie/stand van zaken: Al sinds twee jaar wordt structureel een medewerker op operationeel niveau ingehuurd. Daarnaast is vanaf oktober 2014 een medewerker ingehuurd om op tactisch niveau de financiële administratie te ondersteunen. De dekking kan in 2014 nog gevonden worden binnen de huidige begroting. Ook voor de structurele dekking zal in eerste aanleg gezocht worden naar mogelijkheden binnen de bestaande middelen in de begroting. Afwikkeling in het 2e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Versterking vindt momenteel op inhuurbasis plaats. Structurele borging is opgenomen in de begroting 2016. Besluitvorming in AB van juli 2015.

B2

De GGD beschikt niet over een frauderisicoanalyse.

Frauderisico’s zijn onvoldoende bekend bij het management en bestuur waardoor geen maatregelen getroffen worden.

GGD inventariseert de frauderisico’s en de eventuele interne beheersingsmaatregelen. Mogelijk dienen aanvullende maatregelen te worden getroffen. Verbeteractie/stand van zaken: De uitvoering van een (fraude)risicoanalyse (risicoinventarisatie) zal voor een eerste uitwerking worden uitbesteed aan Deloitte. Indien structureel een financieel

2


Bevinding

Risico

Actie medewerker op tactisch niveau wordt aangetrokken, is de capaciteit binnen de organisatie geborgd om deze activiteit in eigen huis periodiek uit te voeren. Dekking van extra capaciteit nog niet voorhanden. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015.

Prioriteit

N/O

Middel

O

Middel

N

Stand van zaken mei 2015: Frauderisicoanalyse is voor het eerst uitgevoerd bij proces van jaarrekening 2014. Periodiek zal nieuwe analyse worden uitgevoerd. Staat in dekinderschoenen. B3

Investeringskredieten worden tot op heden niet op detailniveau geraamd. Door de groei van de organisatie is het gewenst om kredieten per activa te registreren om zodoende onrechtmatigheden te voorkomen. Overigens heeft de GGD bij de achtmaandrapportages al enkele kredieten opgehoogd.

Op activaniveau kan niet vastgesteld worden dat het AB een investeringskrediet beschikbaar gesteld heeft.

De GGD dient de investeringskredieten op detailniveau te ramen en uitputting te monitoren. Verbeteractie/stand van zaken: De nota ‘Waardering en afschrijvingsbeleid GGDrU’ wordt in 2015 geactualiseerd omdat nu alle activa van €500 of hoger moet worden geactiveerd. Dit bedrag zal worden opgehoogd. Daarnaast wordt de komende maanden een inventarisatie uitgevoerd naar de bestaande activa en resterende gebruiksduur binnen de GGDrU. Op basis hiervan kan een meerjarig vervangingsplan worden opgesteld. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Nota ‘Waardering en afschrijvingsbeleid GGDrU’ is vastgesteld. Activeringsgrens is opgehoogd naar €10.000. Beschikbaar hebben van een compleet uitgewerkt meerjaren investeringsplan zal in 2016 op zijn vroegst beschikbaar zijn.

B4

In aansluiting op de bevinding van de investeringskredieten hebben wij geconstateerd dat de GGD nog niet beschikt over een nota ‘Activeren, waarderen en afschrijven’ (conform de financiële verordening).

Investeringen worden in eerste aanleg in de exploitatie geboekt, waardoor gedurende het jaar de exploitatie te zwaar wordt belast en de financiële informatie onjuist is. Daarnaast kunnen investeringen onrechtmatig zijn indien het beschikbare krediet wordt overschreden, indien activering alsnog moet plaatsvinden.

De GGD stelt alsnog een dergelijke nota op. Daarbij adviseren wij het minimumbedrag van activeren op te hogen naar bijvoorbeeld €7.500-€10.000 (is conform bestendige gedragslijn van de afgelopen jaren gesteld op €500). Verbeteractie/stand van zaken: Deze nota ‘Waardering en afschrijvingsbeleid GGDrU’ wordt in maart 2015 aan het AB voorgelegd. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015.

3


B5

Bevinding

Risico

Actie Stand van zaken mei 2015: Nota is vastgesteld. Actiepunt is afgewikkeld.

In de nota `Reserves en voorzieningen, weerstandsvermogen en risicomanagement’ van de GGD is opgenomen dat de egalisatie reserve (=algemene reserve) tot maximaal 5% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen mag zijn, het 'risicofonds Reizigersadvisering' maximaal 10% van de jaaromzet als ook het ‘risicofonds Facultatieve taken’ mag zijn. De egalisatiereserve als ook het risicofonds reizigersadvisering (exclusief omzet Reizigers Utrecht) overschrijden ultimo 2013 de door het AB vastgestelde maximale omvang.

De GGD beschikt mogelijk niet over voldoende weerstandscapaciteit om de risico’s op te kunnen vangen.

Wij adviseren u vast te stellen dat deze maxima nog toereikend zijn om de risico’s op te vangen. Daarvoor is het noodzakelijk dat een (fraude)risico-analyse wordt uitgevoerd. Desgewenst kunnen wij de GGD hierbij ondersteunen c.q. kunnen wij een eerste uitwerking voor de GGD uitvoeren.

Prioriteit

N/O

Hoog

O

Middel

N

Laag

N

Wij adviseren u daarnaast de risicoanalyse periodiek te actualiseren en te documenteren in de begroting en jaarrekening. Wij adviseren u bij de invlechting van de A-taken van de gemeente Utrecht voldoende aandacht te besteden aan de bepaling van het gewenste weerstandsvermogen. Verbeteractie/stand van zaken: Zie het gestelde bij B2. Inhuur te dekken uit bestaande middelen binnen de begroting. Ten aanzien van het invlechten van de A-taken wordt dit aspect meegenomen bij de besprekingen. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015.

Het is van belang dat uw GGD de actuele risico’s in kaart heeft. De GGD beschikt niet over een gestructureerd (centraal) systeem van risicoanalyse.

Stand van zaken mei 2015: Risicoanalyse is nog low profile opgestart binnen de GGDrU. In de jaarstukken 2014/ begroting 2016 is een uitwerking opgenomen.Implementatie en borging van risicomanagement loopt in 2016/2017 door. B6

De nevenfuncties van het bestuur en het management zijn niet (volledig) inzichtelijk.

Mogelijke belangenverstrengeling is niet inzichtelijk.

GGD voert analyse op nevenfuncties uit. Verbeteractie/stand van zaken: Analyse is uitgevoerd. Afwikkeling in 2014. Stand van zaken mei 2015: Is afgewikkeld bij jaarrekeningcontrole.

B7

De GGD beschikt nog niet over een strategische beleidsnotitie.

GGD kan niet tijdig inspelen op ontwikkelingen.

GGD heeft eerste stappen gezet om te komen tot de notitie. Bewaken dat de notitie op korte termijn wordt afgerond. Verbeteractie/stand van zaken:

4


B8

Bevinding

Risico

Actie De GGDrU zal in 2015 een strategische beleidsnotitie opstellen. Ook de input van de bestuursconferentie (24/11/14) worden meegenomen.

Volgens de gemeenschappelijke regeling dient er een bijdrageverordening te zijn voor de gemeentelijke bijdrage. Deze verordening is er niet.

Bepalingen volgens de gemeenschappelijke regeling worden niet nageleefd.

GGD stelt de bijdrageverordening op en deze wordt vastgesteld door het AB. De eerste acties om te komen tot de bijdrageverordening zijn ingezet.

Prioriteit

N/O

Midden

N

Midden

O

Verbeteractie/stand van zaken: Deze bijdrageverordening wordt alsnog opgesteld. Juridische ondersteuning gewenst, te dekken uit bestaande middelen in de begroting. Afwikkeling in 2015 ten aanzien van het begrotingsjaar 2015. Voor het begrotingsjaar 2016 loopt de actualisatie parallel aan de kadernota. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Punt is blijven liggen door extra inspanning op jaarrekening 2014 en begroting 2016. Mogelijk pas in 2016 oppakken.

B9

Het controleprotocol, normen- en toetsingskader en diverse verordeningen zijn niet meer actueel.

Wet- en regelgeving is onvoldoende in beeld. De GGD handelt niet in overeenstemming met wet- en regelgeving.

De GGD actualiseert de hiernaast genoemde documenten. Verbeteractie/stand van zaken: Betreffende documenten zijn geactualiseerd en voorgelegd ter besluitvorming in het AB van 4 december 2014. Afwikkeling in 2014 met bestaande middelen. Stand van zaken mei 2015: Is afgewikkeld bij jaarrekeningcontrole.

5


Bevindingen vanuit wet- en regelgeving

W1

Bevinding De impact van de Wet Markt en Overheid en Vpb-plicht is nog niet (volledig) geïnventariseerd door de GGD.

Risico Wet- en regelgeving wordt niet nageleefd (onrechtmatig, mogelijke sancties).

Actie GGD voert analyse uit, in overleg met Deloitte. Verbeteractie/stand van zaken: De bestaande wetgeving wordt alsnog op impact bezien. Eventuele consequenties worden bestuurlijk gemeld. Daarnaast wordt afstemming gezocht bij andere GGD-en aangezien deze wetgeving ook andere GGD-en raakt. Afwikkeling in 2014 voor de Wet Markt en Overheid en in 2e kwartaal van 2015 voor Vpb. Voor Vpb is inhuur gewenst van een fiscalist, te dekken uit bestaande middelen binnen de begroting.

Prioriteit Hoog (Wet Markt en Overheid) en Laag (Vpbplicht)

N/O O

Hoog

O

Stand van zaken mei 2015: Wet Markt en Overheid is marginaal getoetst bij jaarrekeningcontrole. Kostprijsberekeningen kunnen nog verbeterd worden. VPB impact voor GGD-en wordt landelijk gecoördineerd (onder meer in afstemming met ministeries). W2

De GGD beschikt niet over een inkoopen aanbestedingsbeleid.

De aanbestedingswet en de EUaanbestedingsregels worden niet nageleefd.

De GGD stelt een inkoopen aanbestedingsbeleid op. Daarnaast adviseren wij de GGD om maatregelen te nemen om ook inkoopcapaciteit en –expertise structureel beschikbaar te hebben. Verbeteractie/stand van zaken: De nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ is opgesteld en ter besluitvorming voorgelegd in het AB van 4 december 2014. Deze inkoopcapaciteit en -expertise is geheel niet begroot en ook niet beschikbaar. Voor de structurele dekking zal in eerste aanleg gezocht worden naar mogelijkheden binnen de bestaande middelen in de begroting. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in december 2014 vastgesteld. Inmiddels wordt door een extern bureau een spend-analyse uitgevoerd. Daarna wordt een meerjaren aanbestedingskalender opgesteld en worden gelijktijdig enkele (al dan niet Europese) aanbestedingen opgestart.

6


In begroting 2016 is capaciteit opgenomen om minimum niveau aan Inkoop en Aanbesteding te kunnen opstarten. Ook wordt afstemming over een gezamenlijke aanbesteding met VRU en andere GGD-en gezocht. Actiepunt loopt in 2016/2017 door.

7

Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU Bevindingen ten aanzien van de ao/ic

A1

Bevinding Betalingen worden (via een deelwaarneming) gecontroleerd door een tweede medewerker. Hierbij worden tevens controles uitgevoerd onder andere op juistheid bankrekeningnummer. Deze controles worden recent pas zichtbaar vastgelegd.

Risico Het controlespoor is onvoldoende zichtbaar.

Actie De uitgevoerde controles worden zichtbaar vastgelegd (zie ook relatie met het interne controleplan).

Prioriteit Midden

N/O O

Hoog

O

Midden

O

Verbeteractie/stand van zaken: Betalingen worden inmiddels zichtbaar uitgevoerd. Afgewikkeld in 2014. Interne controleplan moet nog worden opgesteld. Afwikkeling in het 2e kwartaal van 2015. Structurele capaciteit nodig (zie ook B2). Stand van zaken mei 2015: Controlespoor wordt bij elke betaling vastgelegd. Actiepunt is geborgd binnen de financiële administratie.

A2

Diverse medewerkers kunnen de stamgegevens crediteuren wijzigen. Een controle op de mutaties ontbreekt als ook ontbreekt de gewenste functiescheiding tussen het beheer van de crediteurenstamgegevens en de invoering/betaling van inkomende facturen.

De stamgegevens van crediteuren zijn niet betrouwbaar. Tevens is sprake van frauderisico.

De benoemde functiescheiding dient per direct te worden doorgevoerd. De uitgevoerde controles op de mutaties van de stamgegevens worden zichtbaar vastgelegd. Daarbij geldt ook geen sprake kan zijn van zelfcontrole (zie ook hier de relatie met het interne controleplan). Verbeteractie/stand van zaken: De functiescheiding is inmiddels doorgevoerd. Via de verbijzonderde interne controle zal de werking worden vastgesteld. Afwikkeling in 2014. Stand van zaken mei 2015: Er is de werkomgeving een functiescheiding tussen de functionarissen die de stamgegevens aanpassen en de betalingen klaarzetten/ inkomende facturen inboeken. Technisch nog te organiseren in het boekhoudpakket.

A3

De GGD beschikt niet over actuele procesbeschrijvingen en de keycontrols zijn onvoldoende uitgewerkt.

Belangrijke interne beheersingsmaatregelen zijn onvoldoende bekend in de organisatie / maatregelen worden onjuist toegepast.

In het kader van onze audit hebben wij de belangrijkste controles in kaart gebracht. De GGD vult deze controles nader aan en maakt deze analyse onderdeel van de P&Ccyclus. Daarnaast draagt de GGD zorg voor actuele procesbeschrijvingen. Verbeteractie/stand van zaken: De actualisatie van de procesbeschrijvingen wordt in de komende maanden opgepakt, mede afhankelijk van de uitwerking van de (fraude)risicoanalyse. Voor het

8


Bevinding

Risico

Actie actualiseren wordt externe capaciteit ingehuurd. Dekking nog niet voorhanden. Afwikkeling in het 3e kwartaal van 2015.

Prioriteit

N/O

Midden

O

Stand van zaken mei 2015: Geen wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken. Volledige beschikbaarheid van de procesbeschrijvingen vraagt meer tijd en meest risicovolle processen worden het eerst beschreven. Uitwerking loopt in 2016 nog door. A4

Er is geen procedure voor de verwerking van memoriaalboekingen. Hierdoor is geen sprake van functiescheiding.

Onjuiste memoriaalboekingen worden niet tijdig gesignaleerd.

De GGD stelt een procedure vast, waarbij een tweede onafhankelijke medewerker de memoriaalboeking goedkeurt. Verbeteractie/stand van zaken: De procesbeschrijving wordt in december 2014 opgesteld en is dan direct van kracht. Afwikkeling in 2014 met inhuur binnen middelen van de begroting. Stand van zaken mei 2015: Procedure moet nog worden opgesteld maar kan feitelijk pas uitgevoerd worden als capaciteit binnen Financiën structureel op niveau is.

9

Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU Bevindingen ten aanzien van finance & control

F1

Bevinding De GGD voert in onvoldoende mate tot geen interne controles uit op onder meer de volledigheid van de opbrengsten, de juistheid van de (loon)kosten en de validiteit van in- en externe financiële informatie.

Risico De GGD mist opbrengsten in een jaar, kosten en/of opbrengsten worden in het onjuiste jaar verantwoord en beslissingen worden genomen op mogelijk onjuiste financiële informatie

Actie De GGD stelt een intern controleplan op, mede op basis van de uitgevoerde (fraude) risicoanalyse. In dit plan wordt zowel beschreven welke interne controles in een boekjaar worden uitgevoerd, als ook de frequentie, de aanpak, de taakverdeling en de vastlegging van de controle. Uiteraard kunnen wij hierin adviseren, zodat wij er bij onze controles ook op kunnen steunen.

Prioriteit Hoog

N/O O

Hoog

O

Verbeteractie/stand van zaken: In afstemming met de accountant wordt voor het boekjaar 2015 een intern controleplan opgesteld. De uitwerking van de risico-inventarisatie vormt mede input voor de samenstelling van het interne controleplan. In het controleplan zijn de werkzaamheden opgenomen in het kader van de verbijzonder controle. Om de uit te voeren werkzaamheden van het interne controleplan mogelijk te maken is aanvullende capaciteit nodig. Met het aantrekken van een (fulltime) financieel medewerker op tactisch niveau (zie ook B2) en de bestaande P&C capaciteit moet dit mogelijk zijn. Afwikkeling in het 3e kwartaal van 2015 (er wordt al wel eerder gestart met interne controle werkzaamheden). Stand van zaken mei 2015: Controle op volledigheid opbrengsten is uitgevoerd bij de jaarrekeningcontrole. Ook bij de totstandkoming van de maraps/buraps zal dit aspect worden meegenomen. Geen verdere wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken. Aanvulling capaciteit is strikt noodzakelijk om VIC (verbijzonderde interne controle) te kunnen uitvoeren. F2

Bij de jaarrekeningcontrole 2013 heeft de controle van de overlopende passiva veel tijd gekost. In 2014 heeft de GGD meer aandacht voor het tussentijds monitoren van de tussenrekeningen. De uitgevoerde werkzaamheden worden echter niet vastgelegd.

Het controlespoor ontbreekt en verklaringen en onderbouwingen voor opgenomen verplichtingen ontbreken.

Specifieer alle tussenrekeningen, voeg onderbouwingen en verklaringen toe voor tenminste posten > € 10 duizend en geef bij elke post de verwachte termijn van afloop aan en wie de verantwoordelijke manager/budgethouder is. Verbeteractie/stand van zaken: Deze aanbeveling is inmiddels opgepakt, mede door de extra aanwezige capaciteit vanwege de extra inhuur. Dekking binnen de bestaande begroting. Al bij aanvang van de controle van de jaarstukken 2014 moet deze aanbeveling zijn afgewikkeld.

10


Bevinding

Risico

Actie Afwikkeling in 2014.

Prioriteit

N/O

Hoog

O

Midden

N

Stand van zaken mei 2015: Tussenrekeningen zijn opgeschoond bij jaarrekeningcontrole 2014. Evidence bij posten op tussenrekening wordt bijgesloten. Capaciteit is te laag om tussenrekeningen maandelijks op te schonen. F3

Voorgaande jaren had de GGD de jaarrekening en het balansdossier niet gereed bij de start van de jaarrekeningcontrole.

Vertraging in het samenstel- en controleproces.

Wij adviseren u voldoende aandacht te schenken aan de completering van het balansdossier. Dit mede gezien de deadline van 15 april (wet GR). Wij zullen de PBCL-tool inzetten om het samenstelproces beter te kunnen monitoren. Verbeteractie/stand van zaken: Mede door de PBCL-tool kan een tijdige signalering plaatsvinden inzake de aanlevering van stukken ten behoeve van de controle. Door een strakke taaktoedeling en interne planning wordt geborgd dat de controle van de jaarstukken 2014 geen vertraging oploopt. Ook hier speelt mee dat het team Financiën dit kan oppakken door extra beschikbare capaciteit vanwege inhuur. Dekking in 2014 binnen de begroting. Voor 2015 mogelijk binnen de begroting. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Jaarrekeningdossier was bij start van de controle nog niet compleet. Nieuwe tool van Deloitte (december uitgerold) voor aanleveren van documenten kostte veel tijd. Voorbereiding op jaarrekeningcontrole eerder moet eerder worden gestart. Evaluatiegesprek met accountant heeft plaatsgevonden. Verwachting is dat jaarrekeningdossier 2015 wel tijdig gereed is.

F4

De GGD kan als organisatie de betaalde inkoop BTW niet tot beperkt compenseren. Daarbij is de BTW dus een kostenverhogende component. Bij de controle hebben wij geconstateerd dat de BTW in het boekhoudsysteem gedurende het boekjaar exclusief BTW wordt geboekt terwijl in de rapportagetool de cijfers inclusief BTW

Er is geen aansluiting tussen beide informatiesystemen waardoor de validiteit van de gebruikte management- en bestuurlijke financiële informatie afneemt.

De BTW wordt vanaf 2015 direct als kosten geboekt. In overleg met een fiscalist en na afstemming met de inspecteur van de belastingdienst wordt het te hanteren mengpercentage bepaald. Verbeteractie/stand van zaken Er heeft al een gesprek plaatsgevonden met de fiscaal specialist van Deloitte. De voorbereidende werkzaamheden zijn getroffen om de BTW vanaf het boekjaar 2015 direct

11


Bevinding worden gepresenteerd.

Risico

Actie als kosten te boeken, zodat de aansluiting tussen beide informatiesystemen wel aanwezig is. Afwikkeling in 2014.

Prioriteit

N/O

Middel

N

Hoog

O

Hoog

N

Stand van zaken mei 2015: De BTW wordt vanaf 2015 als kosten geboekt. Door traject jaarrekening 2014 en begroting 2016 is uitwerking van het mengpercentage blijven liggen. Afwikkeling hiervan voorzien in 2e helft 2015. F5

Wij hebben vastgesteld dat enkele facturen foutief geboekt zijn. De fout was ontstaan door een onjuiste verwerking van de BTW.

Onjuiste verantwoording van kosten en BTW.

Verricht een aanvullende controle om vast te stellen dat de BTW juist verwerkt is. (mogelijk als onderdeel van het interne controleplan). Verbeteractie/stand van zaken Door de BTW middels een mengpercentage te boeken wordt de kans op een foutieve boeking geminimaliseerd. Daarnaast worden verbijzonderde interne controlewerkzaamheden opgenomen in het interne controleplan. Afwikkeling in het 2e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Geen wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken. Termijn van afwikkeling vindt wel een kwartaal tot half jaar later plaats.

F6

De voorziening logopedie dient geactualiseerd te worden.

Mogelijk is sprake van een onvoorziene toevoeging of vrijval.

Actualiseer de onderbouwingen en uitgangspunten van de voorziening periodiek (bijvoorbeeld per bestuurlijk rapportagemoment) en stem deze tijdig met ons af. Verbeteractie/stand van zaken De actualisatie van de voorziening logopedie vindt per vier maanden plaats als onderdeel van de balanscontrole. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015 Stand van zaken mei 2015: Voorziening is geactualiseerd bij controle jaarrekening 2014. Actualisatie is feitelijk een continu proces. Wordt vanwege capaciteit alleen bij jaarrekeningtraject opgepakt.

F7

De heer Bos kwalificeert mogelijk als topfunctionaris in de zin van de WNT.

WNT-regels worden niet nageleefd (onrechtmatig, mogelijke sancties).

GGD toetst a.d.h.v. WNT of de heer Bos kwalificeert als topfunctionaris en evalueert de impact.

12


Bevinding

Risico

Actie Verbeteractie/stand van zaken De toets heeft plaatsgevonden. De heer Bos wordt gekwalificeerd als topfunctionaris maar blijft binnen de WNT norm. Toets moet jaarlijks plaatsvinden. Afgewikkeld voor 2014.

Prioriteit

N/O

Hoog

O

Laag

O

Middel

N

Stand van zaken mei 2015: Geen wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken. F8

Eén medewerker van de afdeling reizigersadvisering is boventallig. Deze medewerker is momenteel voor 2014 gedetacheerd aan een gemeente.

Na afloop van de detacheringsovereenkomst is mevrouw boventallig en leidt dit mogelijk tot kosten voor de GGD waar geen opbrengsten tegenover staan.

GGD maakt een inschatting van de kans dat mevrouw in 2015 productief aan het werk is (binnen de GGD, detachering, uitstroom). Mogelijk dient een voorziening te worden gevormd. Verbeteractie/stand van zaken Op dit moment wordt bezien welke opties voor betrokken medewerker aanwezig zijn. Indien nodig wordt ten laste van het exploitatieresultaat 2014 een voorziening gevormd. Afwikkeling voor de voorziening betreft 2014 maar inzake boventalligheid nog niet in te schatten. Dekking moet nog worden nagegaan. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: In jaarrekening 2014 is een voorziening gevormd ten laste van de exploitatie 2014. Opties voor alternatieve inzet wordt bekeken.

F9

In de marap ontbreekt een totaaloverzicht met kosten en opbrengsten.

Totaalresultaat GGD is onvoldoende inzichtelijk a.d.h.v. MARAP’s.

GGD neemt in komende MARAP’s een totaaloverzicht op. Verbeteractie/stand van zaken Deze aanbeveling wordt meegenomen in de komende MARAP/BURAP’s. Afwikkeling in 2e kwartaal 2015. Stand van zaken mei 2015: Totaaloverzicht zit in 1e burap 2015.

F10

Opbrengsten JGZ worden niet consistent geboekt. Wij hebben geconstateerd dat sprake is van een verschuiving tussen gemeente / JGZ / RIVM. Hierdoor worden opbrengsten niet juist toegerekend.

De toelichting in de jaarrekening niet juist.

Boekingen worden consistent gemaakt. Verbeteractie/stand van zaken Voor 2015 wordt een opbrengstenregister van alle soorten opbrengsten bijgehouden, waarbij per opbrengst ook wordt aangegeven waar deze geboekt moet worden. In het interne controleplan wordt opgenomen dat periodiek

13


Bevinding

Risico

Actie een interne controle plaatsvindt aan de hand van dit opbrengstenregister. Afwikkeling in het 1e kwartaal van 2015.

Prioriteit

N/O

Middel

O

Middel

O

Stand van zaken mei 2015: Opbrengsten worden juist toegerekend. Verbijzonderde interne controle werkzaamheden moeten nog worden uitgevoerd (zie eerder relatie met capaciteitsvraag). F11

Een liquiditeitsplanning voor de komende maanden ontbreekt.

Het liquiditeitsmanagement is niet optimaal. Hierdoor worden tevens de regels van het schakistbankieren mogelijk niet juist toegepast.

De GGD stelt een liquiditeitsplanning op. Verbeteractie/stand van zaken Vanwege de beperkte aanwezige capaciteit is deze activiteit nog niet opgepakt. Nu kent de GGDrU ook een redelijk gelijkmatig liquiditeitspatroon. Om aan de voorschriften te voldoen zal een liquiditeitsplanning worden opgesteld. Dagelijks wordt door tenminste twee medewerkers vastgesteld of er een afstorting of bijstorting moet plaatsvinden in zake het schatkistbankieren. Afwikkeling in het 3e kwartaal van 2015. Extra capaciteit benodigd (zie B2). Stand van zaken mei 2015: Geen wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken.

F12

De kostenverdeelstaat is het product van kosten- en opbrengsttoerekeningen en daar zit nog geen scherpe kostprijscalculatie onder.

Risico van kruissubsidiëring en onnauwkeurigheden in toerekeningen is aanwezig, waardoor deze staat beperkte informatiewaarde heeft en onjuiste beslissingen genomen worden.

Wij adviseren u de methode van kostentoerekening te evalueren en op basis van de gekozen methodiek te komen tot nieuwe kostprijzen voor die onderdelen binnen uw organisatie, waar dit gewenst is. Verbeteractie/stand van zaken De accountant doelt hier met name op de wijze waarop de overhead aan de diverse taken wordt toebedeeld. Dit gebeurt nu op basis van de vigerende spelregels. In 2015 zal een evaluatie plaatsvinden of het gewenst is om de overheadmethodiek aan te passen. Dit leidt dan tot gewijzigde kostprijzen. Afwikkeling in het 3e kwartaal van 2015. Stand van zaken mei 2015: Geen wijzigingen ten opzichte van vorige stand van zaken.

14


F13

Bevinding In het BBV zijn enkele wijzigingen doorgevoerd (onder andere ten aanzien van terminologie en aanvullende toelichtingen). Deze wijzigingen dienen in de begroting en jaarrekening te worden betrokken.

Risico Mogelijke onrechtmatigheden als gevolg van het niet voldoen aan het BBV.

Actie Breng de voor de GGD relevante wijzigingen in kaart en verwerk deze in de jaarrekening.

Prioriteit Hoog

N/O O

Verbeteractie/stand van zaken De GGD houdt zich periodiek op de hoogte van de wijzigingen in het BBV, onder meer via internet en/of Kennisnet (website voor GGD-en). Ook wordt de accountant benaderd om af te stemmen over de wijzigingen. De wijzigingen worden verwerkt in het format voor de jaarstukken 2014. Afwikkeling in 2014. Stand van zaken mei 2015: Actiepunt is meegenomen en afgewikkeld bij totstandkoming jaarrekening 2014.

15

Stand van zaken afwikkeling verbeterplan naar aanleiding van bevindingen interim-controle 2014 GGDrU

Recommend Documents