Reactie op Verslag van bevindingen (Ernst & Young, bij jaarrekening 2012) Aan:
Dagelijks Bestuur
Van:
Robin Zoet
CC: Datum: Doorkiesnummer: Betreft:
16 mei 2013 5298 Reactie op Verslag van Bevindingen bij jaarrekening 2012, dd 16 mei 2013
Opmerkingen:
Geacht bestuur,
De extern accountant heeft op 16 mei het verslag van bevindingen uitgebracht bij de jaarrekening 2012 van Servicepunt71. Dit verslag gaat in op de uitkomsten van de controle, de analyse van het resultaat, de bevindingen naar aanleiding van de controle en de wijze waarop de controle is uitgevoerd. Het rapport sluit af met het een aantal actuele ontwikkelingen.
In dit memo wordt het rapport kort samengevat en wordt gereageerd op de aanbevelingen en ontwikkelingen die Ernst & Young in het rapport heeft opgenomen.
1. Uitkomsten controle
Goedkeurende controleverklaring (getrouw en rechtmatig). Belangrijke voorwaarde: ongewijzigde vaststelling door AB op 11 juli. Geen fouten of onzekerheden geconstateerd die gecorrigeerd moesten worden.
2. Analyse resultaat
Geen bijzonderheden tav de financiële positie of schattingselementen in jaarrekening
3. Bevindingen nav controle
Via aanvullende werkzaamheden voldoende zekerheid over posten waarvan de beheersmaatregelen in het assurancerapport als niet effectief zijn beoordeeld. Er worden enkele aanbevelingen mbt rechtmatigheid gegeven
4. Uitvoering controle
Controle is uitgevoerd conform wettelijke kaders en gemaakte afspraken
Actuele ontwikkelingen
Deze zijn generiek voor de sector. Indien van belang voor Servicepunt71 zijn ze in onderstaande tabel opgenomen.
Postadres Servicepunt71 Postbus 171 2300 AD Leiden
[email protected] tel. 071-516 70 71 www. servicepunt71.nl BNG 28.51.50.073 KvK Servicepunt71 519.22.460
Nr
verwijzing
Opmerking Ernst & Young
Reactie Servicepun71
1
Pg 6
Bezuinigingen
Servicepunt71 heeft deze oproep ook via de zgn. ‘Strijkbrief’
Bestuurlijke
Niet alleen de gemeentelijke bezuinigingen die al vorm hebben gekregen, moeten de komende jaren
ontvangen. Gezien de risico’s voor de realisatie van reeds
aandachts-
worden gerealiseerd, ook ziet het er naar uit dat door de verdergaande rijksbezuinigingen nieuwe
ingeboekte taakstellingen en de beoogde
punten
bezuinigingen op de gemeenten af gaan komen en daarmee op de ontvangen middelen van de
kwaliteitsdoelstellingen, adviseert Servicepunt71
gemeenten aan gemeenschappelijke regelingen. Wij adviseren vooruitlopend op komende
terughoudendheid bij het opleggen van nieuwe
bezuinigingen nieuwe opties te overwegen, een stringent begrotingsbeheer is daarbij een must.
taakstellingen. Aan de andere kant wordt beseft dat de gemeentelijke begrotingen onder druk staan. Daarom zoekt Servicepunt71 bij het realiseren van bestaande taakstellingen ook naar andere opties, bijv. het verkennen van mogelijkheden om extra inkomsten te creeren.
2
Pg 6
Bedrijfsvoeringsprocessen
Dit pakken we op via het project Standaardisatie binnen het
Bestuurlijke
Servicepunt71 is een uitvoeringsorganisatie voor de deelnemende gemeenten. Bij de
programma Doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering,
aandachts-
bedrijfsvoeringsprocessen hebben wij over 2012 een assurance-rapport verstrekt met een beperking
waarin procesinrichting centraal staat. Procesverbetering mbt
punten
in het oordeel. De beperking in het oordeel is het gevolg van het niet effectief zijn van
de financiele functie en Inkoop heeft hierbij prioriteit.
beheersmaatregelen. In ons assurance-rapport 2012 en het verslag van bevindingen 2012, beide gedateerd op 15 maart 2013, hebben wij dit nader uitgewerkt. Voor de organisatie en het bestuur van Servicepunt71 brengt dit voor 2013 en verder de uitdaging mee om de effectiviteit van de processen te verbeteren. Gelet op de sterke verwevenheid van de processen met de processen bij de deelnemende gemeenten kan deze verbetering alleen slagen wanneer Servicepunt71 en de deelnemende gemeenten hierin samen optrekken. Dit begint bij het uitwerken van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen het Servicepunt71 en de deelnemende gemeenten. Ook het duidelijk afbakenen van processen is ons inziens een belangrijk aandachtspunt. 3
Pg 8
Weerstandvermogen nader beschouwd
Deze aanbeveling wordt overgenomen in de jaarrekening
Analyse
De risico-inventarisatie is niet opgenomen in de jaarrekening. Deze wordt geactualiseerd bij de
2013.
financiële
begroting en bij de tweede bestuursrapportage. Wij adviseren voor toekomstige jaarrekening een
positie
samenvatting op te nemen van de risico-inventarisatie zodat de jaarrekening een zelfstandig leesbaar document wordt. 2
TKN 1 MEMO_reactie_Verslag_van_bevindingen_jaarrekening_2012.docx
Nr
verwijzing
Opmerking Ernst & Young
Reactie Servicepun71
4
Pg 11
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Deze aanbeveling wordt overgenomen. De planning richt zich
Bevinding
In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om
op vaststelling in het AB in december 2013.
mbt recht-
misbruik- en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Binnen uw organisatie heeft geen zichtbare toets
matigheid
plaatsgevonden op het misbruik- en oneigenlijk gebruik. Wel hebben wij gemerkt dat uw organisatie kritisch is ten aanzien van het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik en waar nodig (preventieve) maatregelen treft. Wij adviseren u het beleid met betrekking tot Misbruik en Oneigenlijk vast te leggen in een nota.
5
Pg 12
Europese aanbestedingen
Servicepunt71 heeft de impact reeds beoordeeld. Dit heeft
Bevinding
Op 1 april 2013 is de aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Deze wet stelt, in aanvulling op de
onder andere geleid tot een bijstelling van het regionaal
mbt recht-
Europese aanbestedingsrichtlijnen, nadere eisen aan de aanbesteding van werken, diensten en
Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze bijgestelde nota wordt
matigheid
leveringen in Nederland. De wet bevat nadere richtlijnen voor het uitvoeren van meervoudige
voor de zomer van 2013 in besluitvorming gebracht.
onderhandse en nationaal openbare aanbestedingen. Deze aanvullende wettelijke aanbestedingsrichtlijnen zullen naar verwachting een grote invloed hebben de rechtmatigheid van de jaarrekening 2013. Als aanbestedende organisatie dient Servicepunt71 te voldoen aan deze aanvullende aanbestedingsrichtlijnen. Het belang van een goede interne beheersing van het aanbestedingsproces is met invoering van de aanbestedingswet significant toegenomen. Wij adviseren u op korte termijn de impact van de aanvullende aanbestedingsrichtlijnen op de inkoop en aanbesteding van werken, goederen en diensten van Servicepunt71 te inventariseren en de benodigde maatregelen te treffen om de rechtmatigheid van de inkopen te waarborgen. . 6
Pg 16
Invoering IBAN
Service-eenheid Financiën heeft een implementatieplan in
Actuele
Momenteel vindt de migratie plaats naar IBAN en betaalmiddelen die zijn gebaseerd op Europese
uitvoering voor de invoering van IBAN.
ontwikke-
standaarden in Nederland. Uiterlijk 1 februari 2014 moeten deze standaarden ingevoerd zijn. Het
Voortgang van dit plan wordt gemonitiord via de ‘Actielijst
lingen-
Nationaal Forum voor de SEPA-migratie constateert dat publieke instellingen, in tegenstelling tot
verbeteringen beheersmaatregelen nav
IT
elders in Europa waar publieke instellingen een voorbeeldfunctie vervullen, niet vroeg overgaan. Met
accountantsrapporten Servicepunt71’
name gemeenten zullen een extra inspanning moeten verrichten voor de overgang op IBAN, die momenteel nog erg achterblijft. Uit de migratiemonitor blijkt dat een substantieel deel van de 3 TKN 1 MEMO_reactie_Verslag_van_bevindingen_jaarrekening_2012.docx
Nr
verwijzing
Opmerking Ernst & Young
Reactie Servicepun71
gemeenten zijn planning nog moet bepalen. Wij willen u graag wijzen op de naderende deadline en het belang om de planning ten aanzien van de IBAN implementatie te bepalen. 7
Pg 16
Bring your own device
Service-eenheid ICT initieert vooralsnog geen
Actuele
Vele gemeenten denken momenteel na over invoering van Bring your own device. Bring your own
beleidsontwikkeling op het gebied van BYOD maar bereid
ontwikke-
device is het concept waarbij medewerkers gebruik maken van (computer)apparatuur die niet het
zich wel voor op de vraag om mobiele devices te beheren.
lingen-
eigendom is van de gemeente. Hierbij valt te denken aan de inzet van eigen smartphones of tablets.
Dit wordt waarschijnlijk een nieuw product in de PDC.
IT
Indien de gemeente ervoor kiest bijvoorbeeld e-mail en agenda via deze persoonlijke apparatuur te
De fiscale aspecten worden betokken bij de implementatie
ontsluiten, heeft dit impact op de beveiliging van de ontsloten informatie. Daarnaast spelen fiscale
van de Werkkostenregeling.
aspecten een rol indien u uw medewerkers een budget geeft voor de aanschaf van de apparatuur. 8
9
10
Pg 17
Loonheffingen
Er wordt samen met gemeenten gewerkt aan de invoering
Actuele
Invoerings Werkkostenregeling (WKR):
van de Werkkostenregeling. Het streven is om deze vanaf
ontwikke-
Afhankelijk van de uitkomst van de inventarisatie kan vanuit beleidsmatig oogpunt een betere
2014, geharmoniseerd, in te voeren.
lingen-
beslissing genomen worden over het invoermoment en de mogelijk noodzakelijke aanpassingen in
Fiscaliteit
arbeidsvoorwaarden en/of administratie.
Pg 18
BTW-compensatiefonds
De fiscalisten van Servicepunt71 zijn blijvend op zoek naar
Actuele
Door de beperking van de compensatie en de structurele bezuinigingsdoelstellingen die daarnaast
mogelijkheden om fiscale risico’s te mitigeren en fiscale
ontwikke-
gelden, hebben gemeenten en provincies er in de toekomst belang bij om btw-heffing op hun inkopen
kansen te verkennen. We laten ons zonodig hierbij extern
lingen-
te verminderen/voorkomen. Wij zien goede mogelijkheden om ter zake van de bepaalde activiteiten
adviseren, bijvoorbeeld door de accountant.
Fiscaliteit
de btw-druk voor uw gemeente aanzienlijk te beperken.
Pg 19
Uitbreiding VPB-plicht overheidsbedrijven
De fiscalisten en controller van Servicepunt71 zijn
Actuele
Uw gemeenschappelijke regeling is niet onderworpen aan de vennootschapsbelasting. In mei 2012
aangesloten op het landelijk netwerk en volgen deze
ontwikke-
heeft de staatssecretaris van Financiën in zijn ‘Notitie Belastingplicht Overheidsbedrijven’ echter
ontwikkelingen nauwgezet.
lingen-
aangekondigd:
Fiscaliteit
(i)alle indirecte overheidsbedrijven integraal te willen belasten voor de vennootschapsbelasting; en (ii)overheden te willen verplichten hun concurrerende activiteiten in te brengen in een (belaste) BV of NV. Tevens heeft de staatssecretaris aangekondigd een consultatieronde te zullen houden in het 4
TKN 1 MEMO_reactie_Verslag_van_bevindingen_jaarrekening_2012.docx
Nr
verwijzing
Opmerking Ernst & Young
Reactie Servicepun71
kader van de vormgeving van de regeling. In deze consultatieronden zal met onder meer de overige ministeries, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen worden overlegd. Deze consultatieronde is in januari 2013 van start is gegaan. Aangenomen wordt dat de beoogde ingangsdatum van de nieuwe regeling 1 januari 2014 is. Voor uw gemeenschappelijke regeling zou de voorgenomen regeling kunnen betekenen dat zij specifieke activiteiten zou moeten afzonderen in een afzonderlijke (belaste) rechtspersoon. Wij raden u aan om in de komende periode de te verwachten impact van de voorgenomen wijzigingen in beeld te krijgen. Dit stelt u in staat waar mogelijk tijdig op de beoogde wijzigingen te anticiperen. Ook adviseren wij u een strategie te bepalen voor de behartiging van uw belangen tijdens de geplande consultatieronde van de staatssecretaris.
5 TKN 1 MEMO_reactie_Verslag_van_bevindingen_jaarrekening_2012.docx
