Externe audit, interne controle en IT Steven Van Roosbroek
Gestegen verwachtingen • Financieel • Inhoudelijk • Burgers
3
4
Kader voor de externe audit • Nieuw systeem van plannen en boekhouden • Integratie sectorale plannen in BBC • Minder detailsturing • Minder toezicht 5
Agenda • Interne controle / organisatiebeheersing • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
6
Interne controle (art. 99) De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: • 1° het bereiken van de doelstellingen; • 2° het naleven van wetgeving en procedures; • 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; • 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; • 5° de bescherming van activa; • 6° het voorkomen van fraude. 7
Interne controle (art. 100 en 101) • Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
• Secretaris rapporteert jaarlijks over interne controle aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.
8
Een aantal misverstanden • Interne controle = financieel • Interne controle = controle / inspectie • Interne controle = procedures – – – – – – – –
Boordtabel Plan Systeem klachtenbehandeling Teamvergadering Selectiegesprek Omgevingsanalyse Deontologische code Organogram
9
Agenda • Interne controle / organisatiebeheersing • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
10
Audit • • • • •
Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie Waarover gerapporteerd wordt
11
Van waar komen we? • • • • • • • •
NOB (1997) Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest (2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012) 12
Wat is reeds beslist? • Principes – Internationale normen – Single audit – Betaalbaar
• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen) • Opdracht – Evalueren systeem van interne controle – Ad hoc + forensisch 13
Wat is reeds beslist? • Positionering – Ondersteunend, niet bestraffend
• Voorziene uitbouw 2013
2014
2015
2016
Totaal
580.000
1.740.000
3.480.000
5.800.000
Vlaanderen
290.000
870.000
1.740.000
2.900.000
Gemeentefonds
261.000
783.000
1.566.000
2.610.000
Provinciefonds
29.000
87.000
174.000
290.000 14
Wat is reeds beslist Auditdecreet Art. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. 15
Wat is reeds beslist Auditdecreet • Toegang tot alle – informatie – documenten – gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen.
• Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen
16
Wat is reeds beslist – Auditdecreet - klokkenluidersregeling • Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden • Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag • Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht
17
Wat is reeds beslist organisatievorm • Audit Vlaanderen Auditcomité Vlaams
Auditcomité lokaal
4 onafhankelijken
4 onafhankelijken
3 personen aangeduid door 2 VVSG de Vlaamse Regering 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer
18
Waar gaan we naar toe meerwaarde • Betere interne werking – Audits met aanbevelingen – Benchmarking – Studiedagen, publicaties, enz.
• Zicht op de organisatie – Naar raad en management
• Signaalfunctie 19
Waar werken we aan? • Aanwerving team auditoren • Testaudits • Communicatie
20
Waar werken we aan? • Juli 2013: leidraad organisatiebeheersing – Auditinstrument – Instrument om aan IC te werken
• Consultatieperiode – Individuele reacties – Federaties – Testaudits / begeleide zelfevaluatie
21
Testaudits • Doel – Uittesten leidraad – Uittesten methodieken
• Stand van zaken – 4 rapporten verstuurd – 4 afgesloten – 1 lopende
22
Testaudits – enkele voorbeelden • Sterke punten – Onthaal – Tevredenheidsbevragingen – Omgaan met klachten
23
Testaudits – enkele voorbeelden • Verbeterpunten – Informatiedoorstroming MAT -> rest van de organisatie – Evalueren personeelsleden – Evalueren tevredenheid gebruikers
24
Testaudits – enkele voorbeelden • Aanbevelingen – Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. – Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.
25
Testaudits • Globale rapportering • Voorlopige tendensen – – – –
Systematiek werken aan organisatiebeheersing Managementteam Continuïteit managementfuncties Buitendiensten als eilanden
26
Wat is nog verder in te vullen? 1. 2. 3. 4. 5.
Auditstrategie Rapportering Opvolging aanbevelingen Single audit Forensische component
27
Auditstrategie • Sterkte-zwakteanalyse
28
Auditstrategie – link met BBC • Verhouding met BBC – Proces van doelstellingen, monitoring en financieel mgmt: Audit Vlaanderen – Financiële cijfers: toezicht – Beheersinformatie: Audit Vlaanderen
• Doel – Duidelijke visie – Duidelijke en geverifieerde rapporten – Sterke interne organisatie
29
Auditstrategie • Thema-audits • Bv. OCMW: – – – – – – – –
Sociale dienst Thuiszorgdienst Lokaal dienstencentrum Woonzorgcentrum Personeelsdienst ICT-dienst Debiteurenbeheer … 30
Verloop audit • Contactname • Startvergadering • Veldwerk – Interviews – Documenten – Controles
• Slotvergadering – Juistheid vaststellingen – Draagvlak aanbevelingen
• Ontwerprapport • Reactie van het bestuur • Definitief rapport 31
Rapportering • • • • • •
Bestuurlijke boodschap Sterke punten Verbeterpunten Aanbevelingen Managementreactie Aanbevelingentabel
32
Rapportering • • • •
Slotvergadering Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport – Ook voor de raad
33
34
Opvolging aanbevelingen • Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen • Tool bij Vlaamse administratie • Verantwoordelijkheid bestuur zelf – Ondersteuning
35
Single audit • • • • • • •
Interne audit ESF ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet
36
37
Forensische audit
38
Forensische audit • Duidelijke procedure – Betrouwbare melding? – Noodzaak? – Hoogdringendheid
• Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg • Afstemming met toezicht 39
Agenda • Interne controle / organisatiebeheersing • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
40
Traject
Leidraad
Ontwerp leidraad
Vlaamse overheid
lokale besturen (15/7/2013)
Leidraad lokale besturen (eind 2013)
41
Model
42
Structuur • 11 thema’s • 60 doelstellingen • Risico’s
• Beheersmaatregelen
43
Doelstellingen - ICT
44
Beheersmaatregelen
45
Beheersmaatregelen
46
Verdere traject • 15 juli 2013: Ontwerp leidraad organisatiebeheersing • Juli-oktober 2013: Consultatieperiode • December 2013: Definitieve versie leidraad
47
Vragen / bedenkingen / … Bedankt!
Steven Van Roosbroek Projectleider implementatie externe audit in lokale besturen
[email protected] http://binnenland.vlaanderen.be/externe-audit/externe-audit-lokalebesturen 48
