Externe audit Partner of pijnbank Eddy Guilliams Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden
Agenda • Kader • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
2
Gestegen verwachtingen • Financieel • Inhoudelijk • Burgers
3
4
Kader voor de externe audit • Beleids- en beheerscyclus – BVR van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus
• Planlastvermindering – Decreet van 15 juli 2011
• Externe audit – Auditdecreet van 5 juli 2013 5
Kader voor de externe audit • Nieuw systeem van plannen en boekhouden • Integratie sectorale plannen in BBC • Minder toezicht
6
Situering Audit Vlaanderen • Missie: – onafhankelijke, objectieve en bekwame partner te zijn van de geauditeerde organisaties, bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.
7
Aansturing Audit Vlaanderen
Auditcomité Vlaams
Auditcomité lokaal
4 onafhankelijken
4 onafhankelijken
3 personen aangeduid door 2 VVSG de Vlaamse Regering 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer
8
Aansturing Audit Vlaanderen • Aansturing door twee auditcomités • Taken auditcomités: – Toezicht op agentschap – Overzicht over sterkte organisatiebeheersing – Adviseren
9
Taakstelling Audit Vlaanderen • Evalueren van de interne controle / organisatiebeheersing – – – –
Operationele audit (incl. IT-audit) Financiële audit Overeenstemmingsaudit Forensische audit
10
Agenda • Kader • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
11
Totstandkoming externe audit • • • • • • • •
NOB (1997) Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest (2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012) 12
Totstandkoming externe audit • Voortgangsrapportering • Auditdecreet van 5 juli 2013 • Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen (oktober 2013) • Selectie leden auditcomités (november 2013) • Opmaak leidraad organisatiebeheersing • Testaudits (start augustus 2013) 13
Enkele principes • Audituniversum • Toegang tot informatie, gebouwen, enz. • ‘Klokkenluidersregeling’ • Forensische audits • Gedragen standaard 14
Testaudits • Doel – Uittesten leidraad – Uittesten methodieken
• Stand van zaken – – – –
3 3 1 2
rapporten verstuurd afgesloten lopende op te starten
15
Testaudits – enkele voorbeelden • Sterke punten – Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende die het eerste onthaal van cliënten doet. – Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats – Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst. 16
Testaudits – enkele voorbeelden • Verbeterpunten – Uit verschillende gesprekken met leden van het managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers. – In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.
17
Testaudits – enkele voorbeelden • Aanbevelingen – Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. – Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.
18
Testaudits • Globale rapportering • Voorlopige tendensen – – – –
Systematiek werken aan organisatiebeheersing Managementteam Continuïteit managementfuncties Buitendiensten als eilanden
19
Agenda • Kader • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing
20
Traject
Leidraad
Ontwerp leidraad
Vlaamse overheid
lokale besturen (15/7/2013)
Leidraad lokale besturen (eind 2013)
21
Model
22
Functies leidraad • Basis voor organisatie-audits • Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing
• Basis voor thema-audits
23
Structuur • 11 thema’s • 63 doelstellingen • Risico’s • Beheersmaatregelen
24
Doelstellingen - HRM
25
Beheersmaatregelen
26
Traject • 15 juli 2013: Ontwerp leidraad organisatiebeheersing • Juli-oktober 2013: Consultatieperiode • December 2013: Definitieve versie leidraad
27
Vragen / bedenkingen / … Bedankt!
http://binnenland.vlaanderen.be/externe-audit/externe-audit-lokalebesturen
28
Backup-slides • Volgende slides te gebruiken als ondersteuning bij de vijf thema’s
29
Thema 1 – Wat heb ik eraan? • Betere interne werking – Audits met aanbevelingen – Benchmarking – Studiedagen, publicaties, enz.
• Zicht op de organisatie – Naar raad en management
• Signaalfunctie 30
Thema 1 – single audit • Single audit – geen dubbel werk – – – – – – – – –
Interne audit ESF ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet POD MI ISO 9001 31
Thema 1 - single audit - ABB • Externe audit -> ABB – Problemen die effect kunnen hebben op de jaarrekening – Ernstige schending van het recht – Signalen als basis voor structurele bijsturing ondersteuning besturen
• ABB -> externe audit – Veel adviesvragen / klachten over bv. HRproblemen – BBC DR als informatiebron – Keuze audits
32
Thema 1 - single audit - ABB • Wederzijdse informatie-uitwisseling – Strategie, acties, enz. – Forensische audits
=> Samenwerkingsovereenkomst uit te werken met auditcomité en ABB
33
Thema 1 – hoe ziet een audit eruit? • Aankondiging • Startvergadering • Veldwerk – Interviews – Documenten – Controles
• Slotvergadering
34
Kader voor de externe audit • Beleids- en beheerscyclus – BVR van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus
• Planlastvermindering – Decreet van 15 juli 2011
• Externe audit – Auditdecreet van 5 juli 2013 35
Thema 2 – BBC • Verhouding met BBC – Proces van doelstellingen, monitoring en financieel mgmt: Audit Vlaanderen – Financiële cijfers: toezicht – Beheersinformatie: Audit Vlaanderen
• Doel – Duidelijke visie – Sterke interne organisatie – Duidelijke en geverifieerde rapporten
36
Thema 2 – Meerwaarde • Betere interne werking – Audits met aanbevelingen – Benchmarking – Studiedagen, publicaties, enz.
• Zicht op de organisatie – Naar raad en management
• Signaalfunctie 37
Thema 3 – audit op maat
38
Thema 3 – audit op maat • Doel
• Risico
• Beheersmaatregel
39
Thema 3 – formalisme • Wettelijke verplichtingen i.f.v. risico – Bv. Afsprakennota – Efficiëntie
• Nadruk op formele? – ICT: korte- en langetermijnplan <> zicht op noden – Rol van procedures
40
Thema 3 – focus op fraude • Leidraad: beperkt • Duidelijke procedure – Betrouwbare melding? – Noodzaak? – Hoogdringendheid
• Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg
41
Thema 4 - rapportering • • • • • •
Bestuurlijke boodschap Sterke punten Verbeterpunten Aanbevelingen Managementreactie Aanbevelingentabel
42
Thema 4 - rapportering • • • •
Slotvergadering Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport – Ook voor de raad
43
44
Thema 4 - openbaarheid • Actief: keuze auditcomité • Passief: juridische kwestie – Grondwet – Decretale uitzonderingen
45
Thema 4 - hoe verloopt een audit? • Contactname • Startvergadering • Veldwerk – Interviews – Documenten – Controles
• Slotvergadering – Juistheid vaststellingen – Draagvlak aanbevelingen
• Ontwerprapport • Reactie van het bestuur • Definitief rapport 46
Thema 4 - aanbevelingen • Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen • Tool bij Vlaamse administratie • Verantwoordelijkheid bestuur zelf – Ondersteuning
47
Thema 5 - dynamiek • Sterke interne organisatie sterke dienstverlening • Leidraad ook focus op externe dienstverlening • Gemeente – OCMW – Single audit – Bepaalde organisaties: 1 audit 48
