Doelstellingenmanagement en monitoring vanuit de auditbril Eddy Guilliams 1 april 2014
Agenda • Interne controle/ organisatiebeheersing en audit • Wie zijn we? • Doelstellingen en monitoring in de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
2
INTERNE CONTROLE/ ORGANISATIEBEHEERSING EN AUDIT
3
Interne controle (art. 99 Gemeentedecreet) De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: • 1° het bereiken van de doelstellingen; • 2° het naleven van wetgeving en procedures; • 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; • 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; • 5° de bescherming van activa; • 6° het voorkomen van fraude. 4
Interne controle (art. 100 en 101 Gemeentedecreet) • Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. • Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.
5
Opdracht (art. 265 Gemeentedecreet) In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.
6
Audit Vlaanderen en interne controle/organisatiebeheersing Audit : evalueren van
Objectieven van IC/OB
doet men de juiste dingen ?
bereiken doelstellingen
doet men de dingen juist ? Audit procesniveau
naleving van wetten en reglementen tijdige en betrouwbare financiële en beheersrapportering efficiëntie van taakuitvoering bescherming activa
Organisatiebeheersing
voorkomen van fraude 7
WIE ZIJN WE?
8
IAVA
Project Externe Audit Lokale Besturen
AUDIT VLAANDEREN 9
Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen heeft als missie • een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn • bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, • om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. => Charter: www.auditvlaanderen.be 10
Onafhankelijk: aansturing
11
Auditcomités • Auditcomité Vlaamse Administratie – Martine Verluyten (onafhankelijk deskundige en voorzitter) – Jean-Pierre Bostoen, Luc Discry, Saskia Van Uffelen (onafhankelijke deskundigen) – Helga Coppen, Bart Huybrechts, Martin Ruebens (vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering) • Auditcomité van de Lokale Besturen – Jean-Pierre Bostoen (onafhankelijk deskundige en voorzitter) – Diane Breesch, Ingrid Loos, Martine Verluyten (onafhankelijke deskundigen) – Jan Leroy, Linda Vandekerckhove (op voordracht van VVSG) – Frank Smeets (op voordracht van VVP) – Jeroen Windey (vertegenwoordiger voor de minister van Binnenlands Bestuur als waarnemer) 12
Strategie/Planning • Beslissing auditcomité lokale besturen: – Vooral organisatie-audits – Ook thema-audits
– Forensische audits en detectie-audits
13
Partner van … • de lokale besturen • • • •
de gemeenten; de autonome gemeentebedrijven; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen; • de provincies; • de autonome provinciebedrijven;
• de Vlaamse overheid (departementen, IVA’s en EVA’s rp) => Ongeveer 900 entiteiten 14
DOELSTELLINGEN EN MONITORING IN DE LEIDRAAD ORGANISATIEBEHEERSING VOOR LOKALE BESTUREN
15
Wat vindt Audit Vlaanderen van BBC?
Fantastisch! • BBC focust op doelstellingen, de financiële vertaling van de doelstellingen en de rapportering • Potentieel om goed systeem van interne controle of organisatiebeheersing concreet te maken 16
Leidraad en BBC Belanghebbenden
17
Leidraad interne controle/organisatiebeheersing
18
Leidraad • PDCA – Plan – Do – Check – Act
Plan
= eerste doelstelling van elk thema = altijd gefocust op realisatie beleidsdoelstellingen 19
Thema doelstellingen 1. Duidelijke, coherente beleidsdoelstellingen 2. Meerjarenplan => samen met betrokken actoren opgesteld 3. Voor elke dienst/afdeling/medewerker duidelijk aan welke beleidsdoelstelling bijdrage 4. Evaluatie en bijsturing van beleidsplanningsproces
20
MAAR! • BBC is niet noodzakelijk synoniem voor een goed systeem van IC/OB • Prioritaire doelstellingen en ander beleid
21
Doelstellingen in een organisatie-audit Beleidsdoelstellingen over een beperkt deel van de globale werking
Hypotheek op adequaatheid systeem van interne controle/organisatiebeheersing Audit stopzetten en aanbeveling 22
Een voorbeeld • Beleidsdoelstelling over digitaal loket
ICT : uitwerking HRM : vaardigheden van medewerkers BHM : tevredenheid burger/klanten ICO : communicatie over FIM : financieel gepland MON : gebruik opgevolgd
• Het aansturen van een lokaal bestuur is meer dan één specifieke beleidsdoelstelling • Een goed systeem van IC/OB omvat de ganse organisatie 23
Hoe stuurt u uw organisatie?
24
Thema monitoring 1. Weten welke rapporten om realisatie van beleidsdoelstellingen op te volgen 2. Meetsystemen zijn correct en kwaliteitsvol 3. Opvolgen beleidsdoelstellingen door rapporten 4. Sturen op basis van rapporten 5. Evalueren en bijsturen van meet- en rapportagesystemen 25
Monitoring • PDCA Check
• Horizontaal in de thema’s van de leidraad Ook bij : HRM, FIM, ICT
26
Eén medaille! • Zonder voldoende, kwalitatieve, meetbare doelstellingen => monitoring weinig zin => richting voor monitoring onduidelijk • Doelstellingen en monitoring zijn de twee kanten van eenzelfde medaille
27
En nu? • Pragmatisch aanpakken • Anders in kleine, middelgrote en grote besturen • “Groeien” Onmiddellijk alles => niet mogelijk => begin bij het begin! (doelstellingen) • Bij audits => evaluatie stappen in de goede richting 28
Inzetten op ondersteuning bij organisatiebeheersing • Aanzetten tot zelfevaluatie op organisatieniveau ( met leidraad, CAF, VVSG-model, …)
• Stappenplan zelfevaluatie (samen met VVSG) • Werkinstrumenten beschikbaar • Samen met VVSG en Bestuursscholen: – Opleidingen – Trajecten zelfevaluatie –… 29
•Bedankt! •www.auditvlaanderen.be 30
