Contractor Management vanuit Aankoop perspectief Dirk Akkermans April 2014
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement
Contractor Management Proces
vanuit Aankoop prespectief
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk Assessment & Planning •
Define general scope of work
•
Risk assess the work activity
•
Decide if work should be contracted out
•
Assign Job reps and verify competence
2.0 Qualification & Selection
3.0 Pre Job
4.0 During Job
•
establish HSSE prequalification, evaluation criteria and protocol
•
Finalize Contract; defined scope of work
•
Communicate expectation to stop unsafe work
•
Identify potential contractors
•
•
Contractor starts work
•
Pre-qualification; desk top, field audit
Conduct Pre-Job meeting; finalize and endorse risk assessment, HSSE plan
•
Perform on-site verification and assurance
•
Establish list of potential contractors
•
Conduct periodic HSE review meetings
•
Request for Proposal
•
•
Approve contractor’s HSSE capabilities
Develop and execute demobilisation plan
•
Accept handover and deliverables
• Select contractor
•
Verify and confirm; equipment, workforce competencies, management understanding and acceptance of HSSE requirements
•
Conduct formal authorisation to operate
•
Verify HSSE start-up requirements and authorize mobilisation
5.0 Post Job Evaluation •
Evaluate HSSE performance
•
Close-out: contractor evaluation meeting, capture and share lessons learned, update contractor status
3
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement
Grootste turnaround in de geschiedenis van BP Geel leidt tot vernieuwde aanpak van het Contractor Management Proces •
November-2011 Turnaround -
omvang:
alle productie eenheden
-
timing :
aansluitend op andere, belangrijke turnarounds in Schelde-Rijn cluster
-
contractoren: ca. 1600 contractoren, op piekmomenten ca.1000 contractoren
•
Met als eindresultaat: -
goede technische/kwalitatieve uitvoering van de grote werkomvang
-
veilige opstart van alle productie eenheden
-
teleurstellende Veiligheidscijfers,
met oa. 10 recordable incidents, waarvan 2 met werkverlet
4
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement Intern Onderzoek,
Safety Leadership
4 werkdomeinen, waaronder
Planning & Scheduling
INTERNAL AUDIT
Contractor Management Proces Contractor M anagement
CoW
Belangrijkste kritische factoren: • Competentiebeheer van Contractoren – – –
•
hoge ratio onaangemeld contractorpersoneel hoge ratio subcontractoren opschalen van contractoren nav ongeplande/laattijdig bevroren werkomvang
onvoldoende zicht op Competentie en Capaciteiten
Veiligheidsgedrag bij Contractoren – – –
verschillende talen en culturen veeleer individuen, dan wel teams afwezig van STOP-reflex
grote verschillen op vlak van Veiligheidsgedrag en Betrokkenheid
Verbeteringsproject “Contractor Competence & Safety Behavior” gedreven door Aankoop ism interne stakeholders 5
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk
2.0 Qualification
Assessment
& Selection
& Planning •
3.0 Pre Job
4.0 During Job
5.0 Post Job Evaluation
Assign Job reps and verify competence
•
TAR Engagement Strategy creëer juiste omgeving om Betrokkenheid - zowel intern als extern – mogelijk te maken en te verruimen 6 interne/3externe
• •
stakeholders
6
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk Assessment & Planning
2.0 Qualification
3.0 Pre Job
& Selection •
establish HSSE prequalification criteria
•
Pre-qualification
•
Select contractor
• • •
5.0 Post Job
4.0 During Job
Evaluation
TAR Contracting Map selectie best HSSEQ gekwalificeerde contractor door multifunctioneel BP team obv uitgebreide HSSEQ criteria en Contractor Evaluaties TAR 2013 / CONTRACTING MAP - PTA2 Inspectie druktest bundels
Afblinden equipment Pipinginspec Algemeen /Batt. Lim. ties pipef.werk
HV's
Algemeen Mech. werk
Laswerk onderhoud
Huisvesting
Asotep/Stork
HT111
HR501 oplassen Laswerk I&E werk tophead projecten Projecten
Asotep Aquilex
Aquilex
Asotep
Sulzer Centrale shop: Baudoin Siemens/ Fabricom
Stork Voith
AMS / Voith
Voith/Furma nite
Stork
Furmanite
Asotep + Stork
Stork Lim. Furmanite AMS
Revisie CV's
Andritz
Neac AMS
Furmanite Stork Geleen
Revisie PSV's Revisie handvalven I&E werk SIL/SIS Wervelstroomonderzoek Commissioning QA/QC piping QA/QC rotating equip. QA/QC I&E Tracing Isolatie Stelling Civiel werk HP cleaning Kraanwerk Safety Huur safety equipment Huur gereedschappen Portiers Noodspanning/verlichting
HC304
Asotep/BP
Mechanisch werk Sleutelwerk/pijpfitting Torque/tensioning
Compr. HC101 overhaul MCC PM (bullgear schakelplan exch) HM301A
Asotep/ Stork Asotep/ Stork
Prefab piping Laswerk Laswerk titaan Werken aan trays in torens Draai/freeswerk Leppen seals
Algemeen I&E werken PSV's CV's IPA/PWH1: Algeco
Furmanite Fabricom Fabricom Applus BP BP BP BP BIS/ASOTEP PROFIX BIS Heylen SmetJet BP + Michielsens Z-safety Z-safety I-Rental Securitas I-Rental
ABB
Fabricom
7
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk Assessment & Planning
2.0 Qualification & Selection
3.0 Pre Job
4.0 During Job
•
Finalize Contract
•
Conduct Pre-Job meeting
•
Verify and confirm; Management understanding and acceptance of HSSE requirements
5.0 Post Job Evaluation
HSSEQ Amendement Pre-Job Assurance Meeting Buddy Managers Concept
8
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk Assessment & Planning
2.0 Qualification & Selection
3.0 Pre Job
4.0 During Job
5.0 Post Job Evaluation
HSSEQ Amendement • • • •
“vertaling” van het TAR HSSEQ Plan als contractuele bijlage aan standaard contract mét specifieke HSSEQ eisen, verbonden aan KPI schema met bonus/malus, sturen “Contractor Competentie & Veiligheidsgedrag” direct aan
inhoud • Veiligheid Contractor Organigram Aanmeldingsprocedure Screening Veiligheidsgedrag (<3d) Veiligheidstoezicht / Preventieadviseurs Veiligheidsobservaties/-conversaties (3 niveau’s) Safety Stand Downs, Toolbox, LMRA • Competentie Auditeerbare Competentiematrices Taalbeheersing Ratio 1e lijns leidinggevenden Subcontracting proces / Ratio Subcontracting • Kwaliteit Housekeeping Contractor specifieke KPIs op Kwaliteit
Contractor KPI's
Basisvoorw aarden
% niet aangekondigde contractor w erknem ers (uiterlijk 2 w eken vooraf) % subcontracting Presentatie eigen HSSE-plan oplevering DEFINITIEF Contractor TAR-organigram leidinggevenden taalbeheersing
Lagging Safety
Leading Behavior
Recordable Safety observations Safety Behavior Screening (first 3 days) LMRA Buddy Safety tours /toolboxm eeting m et verslag (door BP opgelegd) Totaal
Leading
QA of Work Opm erkingen op housekeeping Discipline gebonden Quality / Leading/Lagging Discipline gebonden Com petence Discipline gebonden Discipline gebonden
9
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk
2.0 Qualification
Assessment
& Selection
& Planning
3.0 Pre Job
4.0 During Job
5.0 Post Job Evaluation
Pre-Job Assurance Meeting •
Contractorfirma licht haar HSSEQ plan toe aan
BP multi-disciplinair team •
Contractorfirma minimaal vertegenwoordigd door Contractor
•
Manager (Operations), Werfleider en Preventieadviseur formele goedkeuring om de werken aan te vangen
10
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk
2.0 Qualification
Assessment
& Selection
& Planning
3.0 Pre Job
4.0 During Job
5.0 Post Job Evaluation
Buddy Managers Concept •
Contractor Manager gekoppeld aan BP Buddy Manager, voeren samen
Rol Buddy
eenduidige communicatie en actie rond Veilig Werken / Veiligheidsgedrag Contractor Manager
BP Manager
Contractor Werfleiding
BP Leiding
Contractor Medewerkers
BP Medewerkers
•
participeren in Buddy Managers meetings (Contractor + BP Buddies)
•
uitvoeren van Veiligheidsobservaties en –conversaties
•
participeren in TAR Onthaaldag; on-boarding proces van medewerkers
•
zorg dragen voor demobilisatie van de medewerkers
•
deelnemen aan leveranciersevaluatie
11
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk Assessment & Planning
2.0 Qualification & Selection
3.0 Pre Job
TAR Onthaaldag
•
dag 1 = TAR Onthaaldag
•
hoofdrol Contractor & BP Buddy managers,
4.0 During Job •
Communicate expectation to stop unsafe work
•
Contractor starts work
5.0 Post Job Evaluation
gezamelijke voorstelling van TAR HSSEQ Plan •
kernboodschap = ‘Veiligheidsschild’
•
toelatingsproef
•
teambuilding
•
werfbezoek gekoppeld aan overlopen van belangrijkste risico-analyses
12
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement 1.0 Risk
2.0 Qualification
Assessment
& Selection
& Planning
3.0 Pre Job
4.0 During Job
TAR Evaluatie
•
interne bespreking van HSSEQ prestaties (KPIs)
•
Evaluatiegesprekken op 3 niveau’s:
•
5.0 Post Job Evaluation •
Evaluate HSSE performance
•
Close-out: contractor evaluation meeting, capture and share lessons learned
i.
Contractorfirma’s
(individueel)
ii.
Contractor Werfleiders
(plenaire Contractor Safety Meeting)
iii.
Contractor Buddy Managers
(plenaire Buddy Mgr Meeting)
“Lessons learned”
13
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement
Hoe ziet een standaard Turnaround Contractor Management Proces er vandaag uit? 1.0 Risk Assessment & Planning
2.0 Qualification
3.0 Pre Job
& Selection
5.0 Post Job
4.0 During Job
Evaluation
Process TAR Contracting Map
Pre-Job Assurance Meeting
TAR HSSEQ Amendement
Contractor Onthaaldag
.. .
Evaluatie TAR HSSEQ
Buddy Managers Concept
M-6
M-4
M-3
M-2
DAG 1
M+3
Toegepast tijdens Turnarounds 2012 en 2013, deed zich 1 recordable incident voor 14
BP Contractor Management – Aankoop perspectief Roadmap for Continuous Improvement
[email protected] 15
