CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM

ENHANCEMENT pertamina CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM

July 2015

Bangkitkan Energi Negeri

1

CHSEMS

Judul

CHSEMS

Judul

CHSEMS Cycle

Judul

Siklus CHSEMS Admin

Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor

Pre-Qualification Selection Risk Assessment

Contract Award

Field

Data Bank

Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity

Work In Progress

CHSEMS

Final Evaluation

Judul

Tahap Risk Assessment Risk Assessment

Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor


CHSEMS

Contract Award

Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation

TUJUAN

Judul Mengkaji seberapa besar dampak negatif pekerjaan yang dikontrakan terhadap aspek HSE yang meliputi keselamatan manusia, peralatan/asset, lingkungan hidup dan citra perusahaan.

R I C A

SCM Dept. Manager

CHSEMS Champion in Each Dept

Contractor/ Bidder

HSE Dept

1.Conduct Risk Assessment of the job/services required

SCM

ACTIVITIES End User/SPA/Contract Holder

Judul TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

I

SEVERITY (KEPARAHAN) 0 1

2

RISIKO

RENDAH

DAMPAK POTENSIAL Tanpa Cedera

Tidak ada cidera

Cedera Ringan Tidak menyebabkan hari hilang

SEDANG Cedera Sedang Menyebabkan hari hilang, maksimum 7 (tujuh) hari

3

Cedera Berat

4

Cedera Fatal TINGGI

5

DEFINISI

Cedera Fatal Ganda

Menyebabkan hari hilang, lebih dari 7 (tujuh) hari Satu korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu bekerja Korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu bekerja lebih dari 1 (satu) orang

Judul HASIL PENILAIAN RISIKO

Judul

Tahap Pra-Kualifikasi (PQ) Administration

Contracted Work Qualification Phase: Select A Qualified Contractor


CHSEMS

Contract Award



TUJUAN

Judul • Menjaring Kontraktor yang memiliki kesadaran, kemampuan & kepedulian terhadap aspek HSE agar diperbolehkan mengikuti proses tender. • Semua Kontraktor yang di Pra Kualifikasi harus mampu mengidentifikasi risiko dari pekerjaan, mengatur, mengontrol dan mengendalikan semua aspek HSE dalam pekerjaannya.

1.Send PQ CHSEMS Questionnaire to Contractor/Bidder. 2.Return PQ CHSEMS Questionnaire with related evidence. 3.Send Invitation to Contractor/Bidder for PQ CHSEMS Clarification. 4. Attend PQ CHSEMS Clarification.

R

R

GM

SCM Dept. Manager


R

Contractor/ Bidder

I

HSE Dept

SCM

ACTIVITIES

End User/SPA/Contract Holder

Judul PRA-KUALIFIKASI - RACI

I

A

I

A

I

A

I

R

I

R

R

R

R

R

A

R

C

C

I

A

I

6.1 Create CA

R

C

C

R

R

I

A

6.2 Site Visit

R

C

R

R

R

I

A

R

I

5. Determine if Site visit required. 6. Create Conditional Acceptance if Required.

6.3 Register CA

A

Judul EVALUASI PRA KUALIFIKASI CHSEMS Passing Grade Kelulusan Kontrak High Risk

Lulus > 56

Lulus > 60

Tidak Lulus < 56

Tidak Lulus < 60

Judul PROSES PRA KUALIFIKASI

FLOW CHART

CHSEMS

-Tidak Boleh Mengikuti Tender High Risk. -Masih boleh mengikuti Tender untuk kategori Medium dan Low Risk. -Harus menunggu selama 6 bulan untuk dilakukan PQ ulang.

(Keputusan End User)

Judul EVALUASI PRA KUALIFIKASI CHSEMS

Judul CONDITIONAL ACCEPTANCE Conditional Acceptance: • Diberlakukan bila hanya ada satu atau dua, bahkan tidak ada kontraktor yang memenuhi kriteria HSE (tidak lulus PQ CHSEMS) dalam proses tender. • Kekurangan hasil dari PQ akan ditindaklanjuti oleh pihak kontraktor dan diberi tenggat waktu yang disepakati antara End User dan Kontraktor. • Conditional acceptance harus mendapat persetujuan dari Line Manager, Sr HSES Manager, Sr SCM Manager dan General Manager CA hanya boleh dilakukan sekali selama mengikuti semua Tender di PHE WMO. Disarankan untuk dipilih Bidder yang hasil PQ nya mendekati angka 60. Tindak lanjut penyelesaian rekomendasi CA akan menentukan hasil FE.

Judul

Tahap Seleksi Pemenang Administration

Contracted Work Qualification Phase: Select A Qualified Contractor


CHSEMS

Contract Award



Judul SELECTION

Kontraktor menyiapkan penawaran HSE Program selama kontrak (dokumen HSE Plan). Perusahaan mengevaluasi penawaran dan melakukan klarifikasi. Bidder harus lulus dari semua persyaratan HSE yang ditetapkan

Bobot penilaian ditentukan, untuk lulus harus memenuhi skor minimal penilaian

2.Determine if Site Visit required 3.Site Visit 4.Bidder Selection 5.Award

R

C

I

I

A

R

C

C

I

A

I

R

C

C

R

R

C

I

I

A

R

R

C

I

I

A

I

R

R

I

A

Contractor/ Bidder

SCM Dept. Manager

R


HSE Dept

1.Bid opening and evaluation

SCM

ACTIVITIES


Judul SELECTION-RACI

6.Send unsuccessful letter to unsuccessful bidder

Judul KRITERIA UMUM PENILAIAN HSE PLAN EVALUATION CRITERIA ON HSE PLAN PROCEDURE PER SECTION/SUBSECTION/POINT A Not Meet the Minimum Expectation

No evidence as per request by minimum expectation in the section/subsection/point

Item 1 2

B Below Minimum Expectation

Provide evidence, however only in general, no detail evidence as required by minimum expectation in the section/subsection/point

Description Technical Aspect HSE Plan as exhibit H required and Site Visit (if required) Total

C Meet the Minimum Expectation

D Exceed Minimum Expectation

Provide evidence in detail for the project as required by the minimum expectation in the section/subsection/point

Provide a comprehensive evidence for the project beyond the minimum expectation in the section/subsection/point

Min Score (of max 100) 70

Weight Factor 90%

70

10% 100%

Pre Job Activity Pre Job Activity

Contracted Work

Administration Phase: Select A Qualified Contractor

CHSEMS

Pre-Qualification Risk Assessment

Selection

Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

Data Bank

TUJUAN

Judul • Membuka komunikasi pertama diantara PHE WMO dan Kontraktor untuk tingkat pekerjaan lapangan.

• Memastikan aspek-aspek HSE telah dikomunikasikan, dipahami dan siap dilaksanakan oleh semua pihak sebelum pelaksanaan pekerjaan. • Meyakinkan bahwa Kontraktor sudah memahami risiko, mempersiapkan rencana mitigasi dan program HSE yang akan dilakukan terhadap pekerjaan yang akan dilaksanakan. • Memastikan kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati.

SCM Dept. Manager


HSE Dept

Contractor

SCM

ACTIVITIES


Judul PRE JOB ACTIVITY-RACI

1. Assign CONTRACTOR HSE Representative

I

I

C

R

A

I

2. Initiate Kick off Meeting – PJA Meeting 3. Develop CONTRACTOR’s HSE Plan 4. Review and Approve CONTRACTOR’s HSE Plan 5. Conduct Safety Orientation and Induction 6. Conduct Pre-Job Audits

R I R R R

I

C C C C R

R R I

A A A

I

I

R R

I I

I I

Pre-Mobilization Phase:

I

Mobilization Phase: 1. Conduct Pre-Job Safety Meeting 2. Mobilization of personnel and equipment 3. Mobilization audit

A A R

I

FORM PJA AUDIT

Judul

Approval Line Manager

Jumlah WIP

• Rekomendasi Faill/Pass

FORM PJA AUDIT

Judul HSE Plan yang disetujui

Sertifikat dan kelayakan peralatan yang dipakai

• Kualifikasi HSE Rep • Lulus HSE Comp Test

HSE Induction

FORM PJA AUDIT

Judul

Kontrol dari bahaya-bahaya yang diidentifikasi pada Risk Assessment

FORM PJA AUDIT

Judul •

Emergency Response Plan dan Prosedur • Sosialisasi ERP • Emergency Contact List

PJA Meeting

FORM PJA AUDIT

Judul • Training dari Personil Kontraktor • Training Plan

Tandatangan Komitmen HSE

Judul

Work In Progress Work In Progress

Contracted Work



Selection



CHSEMS

Data Bank

TUJUAN

Judul • Melakukan penilaian terhadap kinerja HSE Kontraktor selama pelaksanaan pekerjaan dan memberikan feedback. • Memastikan tidak ada potensi bahaya yang terlewatkan dan melakukan intervensi bila ditemukan. • Melakukan kontrol terhadap konsistensi implementasi HSE selama pelaksanaan pekerjaan dan memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan telah sesuai dengan kesepakatan HSE Plan sebelumnya • Salah satu cara untuk memperkecil “Gap” implementasi HSE yang merupakan bagian dari pelaksanaaan HSE Plan.

1. Determine WIP Schedule

R

C

I

A

2. Initiate Opening Meeting

R

C

R

A

3. Conduct HSE Inspection Audit

R

C

R

A

4. Conduct HSE Program Audit

R

C

R

A

5. Determine Interim Evaluation Score

R

C

I

A

6. Close Out Meeting

R

C

R

A

SCM Dept. Manager


Contractor

HSES Dept

SCM

ACTIVITIES


Judul WORK IN PROGRESS-RACI

PROSES WIP

Judul

Inspeksi HSE Program

Evaluasi Kinerja HSE Sementara

Inspeksi HSE Work Practice

CHSEMS Procedure Lama • Pelaksanaan WIP minimal sekali selama kontrak

CHSEMS Guidelines Baru • Pelaksanaan WIP minimal 1 tahun sekali/sekali untuk kontrak < 1 tahun

FORM WIP Data Interim KPI Kontraktor: • Leading dan Lagging Indicator.

Judul

NC FORM

Judul

Untuk memonitor penyelesaian rekomendasi pada WIP, rekomendasi agar dituliskan dalam NC Form

Waktu penyelesaian rekomendasi disepakati pada saat closing meeting WIP

Judul Guidance Penilaian WIP

Judul

Final Evaluation Final Evaluation

Contracted Work



Selection



CHSEMS

Data Bank

1.Determine FE Schedule

R

C

I

A

2.Initiate Opening Meeting 3.Determine Final Evaluation Score 4.Close Out Meeting 5.Determine Final HSE Performance 6.Reward & Punishment

R R R R

C C C A

R I R I

A A A I

R

I

R

I

SCM Dept. Manager


Contractor/

HSES Dept

SCM

ACTIVITIES


Judul FINAL EVALUATION-RACI

I I

Judul PENILAIAN FINAL EVALUATION

Judul FORM FINAL EVALUATION

Judul FORM FINAL EVALUATION Data KPI Kontraktor selama Project: • Leading dan Lagging Indicator.

Judul (KPI Kontraktor) FORM FINAL EVALUATION

Judul FORM FINAL EVALUATION (Tindak Lanjut Temuan)

TERIMA KASIH

CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM

Recommend Documents