Link tussen ondernemingsplan en tool doelstellingenmanagement
Infosessie ondernemingsplan 12 januari 2015
1/ Situering: Project doelstellingenmanagement
Tool als onderdeel van VO-project doelstellingenmanagement • Doel: De implementatie van een geïntegreerd doelstellingenkader met bijhorende efficiënte en effectieve monitoring voor de VO
• Aanpak: – – – –
Projectmatig Gefaseerd & participatief Maximaal voortbouwend op wat er al is Structureel verankerd
Tussentijdse mijlpalen • • • • • • •
Taxonomie doelstellingenmanagement (mei 2014) Richtlijnen opmaak beleidsdocumenten (mei 2014) Aanpassing Omzendbrief 11 (juli-oktober) Keuze tool (juni 2014) Cofinanciering opzetkost (juni 2014) Functionele analyse (augustus - september) Configuratie van de tool door leverancier (oktober – januari)
• Beslissing Vlaamse Regering ‘Opvolging doelstellingen’ (december 2014)
• Pilootfase (15 dec – 28 jan) • VO-brede lancering van TRAJECT: 2 feb 2015
2/ Basisopzet van de tool
Type van ICT-oplossing • Bestaand software pakket voor doelstellingen- en projectopvolging • Gehost in de Cloud • Opdracht gegund aan TenForce/Cegeka • Standaardproduct pmProjectTeam – geconfigureerd op maat van de VO • Extra aanpassingen zijn mogelijk – maar vragen extra budget • Werkt volgens ‘blokkendoosprincipe’
Blokkendoos: basisbouwstenen • Bouwstenen
Doelstelling Bril Project (met mijlpalen) Proces Programma Indicator (met meetwaarden)
• Eerste stap: Aanmaak van basiscomponenten als losstaande objecten in de tool, met vaste set van basiskenmerken (bv. naam, omschrijving, verantwoordelijke, periodiciteit van opvolging…)
Blokkendoos: Eindeloos bouwplezier! • statusrapportering voor de items door de verantwoordelijke volgens de opgegeven periodiciteit • hiërarchische verbanden binnen eenzelfde component (bv. een operationele doelstelling onder een strategische doelstelling hangen, een ‘dochter’project onder een ‘moeder’project hangen) • koppelingen tussen bepaalde componenten (bv. project of proces koppelen aan een doelstelling, een doelstelling koppelen aan een bril, een indicator koppelen aan een doelstelling,…)
Doelstellingen doelstelling 1 doelstelling 2 doelstelling 3 doelstelling 4 doelstelling 5 doelstelling 6
Brillen
Beleidsnota X Beleidsbrief Y Ondernemingsplan Z
Projecten
Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 Project 6
Processen
Proces 1 Proces 2 Proces 3
Programma’s … Indicatoren …
Bril: Ondernemingsplan Z 2015 SD1 doelstelling 3 OD1.1 doelstelling 4 OD1.2 doelstelling 5 SD2 doelstelling 1 -------------- (effect)indicator a ------------- (effect)indicator b OD2.1 doelstelling 2 ----(output)indicator c Project 1 --------------------indicator d Project 2 Programma 1 Project 3 Project 4 ---------------indicator e Proces 1 ---------------------indicator f Proces 2 --------------------indicator g OD2.2 doelstelling 6 Project 1 --------------------indicator d Project 5
Rapportering • Standaard 3 rapporten per bril – high-level rapport: alle doelstellingen binnen de bril (beperkt tot 2 hoogste niveaus) met actuele status en gekoppelde indicatoren met actuele status – medium-level rapport: alle doelstellingen binnen de bril met actuele status en alle onderliggende gekoppelde objecten (projecten, processen, programma’s) met actuele status – low-level rapport: escalatie rapport - enkel de projecten en processen met gele of rode status, gekoppeld aan de doelstellingen waar ze aan bijdragen en met bijhorende detailinfo (mijlpaalinformatie) • Bijkomende rapporteren mogelijk obv behoeften
Rollen en rechten • Alle personeelsleden van de VO hebben in principe toegang tot de tool • Basis = afscherming per entiteit • Rol gebruiker: leesrecht voor de objecten van de eigen entiteit + de toegewezen objecten verder documenteren in de tool, periodiek de status rapporteren, rapporten draaien
• Rol beheerder: nieuwe objecten aanmaken en toewijzen, inactiveren, objecten koppelen – Entiteitsspecifiek beheerder: niveau eigen entiteit
– Overkoepelend beheerder: entiteitsoverschrijdend (ifv transversale beleidsafstemming) • Rol Systeembeheerder: kan aanpassingen doen aan de configuratie (centraal – DBZ)
3/ Gebruik van de tool ifv ondernemingsplan
Gebruik van de gemeenschappelijke tool?
…
Verplicht Vrijblijvend
Uit de Beslissing VR van 5/12: ‘… Gegeven de vooropgestelde efficiëntiewinsten stel ik dan ook voor om maximaal gebruik te maken van het monitoringssysteem VO voor de opmaak van, opvolging van en rapportering over het ondernemingsplan. Bij gebruik van het systeem voor opmaak en rapportering volstaat een digitale ondertekening door de bevoegde minister(s)/raad van bestuur. Entiteiten die voor het ondernemingsplan geen gebruik maken van het monitoringssysteem, moeten wel zelf een document en bijhorend rapport opstellen dat minimaal de elementen bevat zoals in bijlage 1 beschreven, en deze door de bevoegde minister(s)/raad van bestuur laten vaststellen.’
Concreet: • Planningsproces voeren binnen de entiteit • Doelstellingen, projecten, processen, indicatoren ingeven in TRAJECT en toewijzen aan de verantwoordelijke medewerkers (via rol van entiteitsspecifieke beheerder) • Bril ‘Ondernemingsplan XX 2015’ aanmaken in TRAJECT • De juiste koppelingen leggen • Vervolgens kan er periodiek een status ingevoerd worden • Tussentijdse opvolging en rapportering • Jaarrapport OP automatisch genereren uit het systeem
Tab per basisbouwsteen (Mijn projecten, mijn doelstellingen, mijn indicatoren,…
Mijn to do: overzicht van objecten waarvoor je een status (kleurcode + duiding) moet invullen
Mogelijkheid om zelf rapporten op brillen te draaien (PDF/Excel)
Ondernemingsplan DBZ 2015
4/ Ondersteuning bij de implementatie
Ondersteuning bij de implementatie • Aanspreekpunten per entiteit – voor deze groep infosessie met demo deze namiddag • Opleidingen – voor beheerders en gebruikers (zie vormingsaanbod AgO) • Standaardpresentatie • Handleidingen
Vragen? • Meer info over het project op: www.bestuurszaken.be/projectdoelstellingenmanagement • Contacteer het aanspreekpunt voor uw entiteit • Projectteam
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] (IT-analist)
