Werkboek Monitoring vanuit ouderenperspectief van zorgvernieuwingsprojecten Methodiekbeschrijving
in samenwerking met
Mede mogelijk gemaakt door:
Esther Stoffers Adviseur Huis voor de Zorg www.huisvoordezorg.nl Februari 2012
INHOUDSOPGAVE
Pagina 1. Aanleiding
3
2. Doel en doelgroep werkboek
4
3. Doelen en de te verwachte resultaten van monitoring
5
4. Monitoringsmethodiek 4.1 Monitoringsopzet 4.2 Ondernomen stappen 4.3 Kwaliteitscriteria / Uitgangspunten 4.4 Uitvoering daadwerkelijke monitoring 4.5 Meetmomenten
6 7 8 8 8
5. Behaalde resultaten en opgedane ervaringen 5.1 Behaalde resultaten 5.2 Overige opgedane ervaringen
10 12
6. Conclusies en aanbevelingen 6.1 Conclusies 6.2 Aanbevelingen
13 13
Bijlagen:
−
Schematisch overzicht monitoring
15
−
Wervingstekst
16
−
10 uitgangspunten vanuit ouderenperspectief
17
−
Handreiking meetmomenten
19
−
Evaluatie Projectleiders
21
−
Evaluatie Subgroepen
24
2
1.
Aanleiding
Onderzoek en de concrete praktijk laten zien dat 75+ers met multimorbiditeit in de hulpverlening grote problemen ondervinden. De manier waarop onze gezondheidszorg is georganiseerd en functioneert is niet voldoende passend bij de problematiek die 75+ers met multimorbiditeit. Specialismen werken onvoldoende samen en er is te weinig afstemming en samenwerking tussen de verschillende sectoren in de zorg. Diagnostisch worden onderliggende factoren bij acute problematiek onvoldoende onderkend. Ingrepen worden gepleegd terwijl geen integraal beeld van de oudere is verkregen. Daarnaast blijkt dat early casefinding en screening in de huisartsenpraktijk van deze groep nog in de kinderschoenen staat Het gevolg van bovenstaande is dat ouderen onnodig veel complicaties oplopen en soms onnodig vroeger sterven. De noodzaak om dit op te pakken wordt onderkend door alle betrokken partijen. In dit gebied, Zuid Limburg, liep ACZIO1 voorop door op een vroegtijdig moment alle partijen bij elkaar te brengen die betrokken zijn bij de zorg aan ouderen. Met de komst van het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO) wordt van de zijde van de Rijksoverheid via ZONMW nu gelden geïnvesteerd in de verbetering van deze problematiek. Van alle kanten wordt benadrukt dat de klanten – de mensen voor wie de zorg bestemd is – dienen mee te kijken en betrokken te worden bij de ontwikkeling en uitvoering van zorgvernieuwingsprojecten. Binnen het Huis voor de Zorg, één van de netwerkpartners van ACZIO, is een methodiek ontwikkeld om de monitoring van projecten vanuit ouderenperspectief vorm te geven. Het doelgroeppanel vormt daarin een zeer belangrijk instrument om vanuit ouderenperspectief te bezien hoe het NPOprogramma in deze regio wordt ontwikkeld en hoe de uitvoering van gehonoreerde zorgvernieuwingsprojecten ter hand wordt genomen. Bij het monitoren van de ontwikkeling van het NPO-programma en de uitvoering van de projecten is nauw samengewerkt met de drie ouderenbonden in Limburg, namelijk de KBO, het PCOB en de ANBO. Met het monitoren vanuit ouderenperspectief – van de uitrol van het NPO-programma en de uitvoering van zorgvernieuwingsprojecten voor ouderen in een kwetsbare positie – wilde het Huis voor de Zorg samen met de projectverantwoordelijken een kwaliteitsverbetering tot stand te brengen ten behoeve van de zorg voor ouderen in een kwetsbare positie. Deze methodiekbeschrijving laat aan de betrokken partijen zien hoe de monitoring vanuit ouderenperspectief ontwikkeld is en vorm heeft gekregen. Deze methodiekbeschrijving kan tevens tot voorbeeld dienen voor andere regio's waar de monitoring vanuit ouderenperspectief en/of patiëntenperspectief ter hand genomen wordt.
1
ACZIO (voluit: Academisch Centrum ZorgInnovatie Ouderen) is een platform voor innovatie op het gebied van de ouderenzorg in Limburg en Zuidoost-Brabant.
3
2.
Doel en doelgroep werkboek
Naast het aanreiken van een voorbeeld voor andere regio's wil het Huis voor de Zorg met het beschrijven van de methodiek en de opgedane ervaringen ook zelf leren van de ervaringen. Zodoende kunnen we in de toekomst de monitoring vanuit ouderenperspectief en/of patiëntenperspectief effectiever en efficiënter vormgeven. Voor dit doel is aan deze methodiekbeschrijving een stappenplan voor de Monitoring vanuit Ouderenperspectief gevoegd, waarin de belangrijkste leerpunten zijn opgenomen (hoofdstuk 4). Dit werkboek is in eerste instantie geschreven voor organisaties die aan de slag willen met het monitoren van zorgvernieuwingsprojecten voor ouderen in een kwetsbare positie. Dat kunnen belangenorganisaties zijn, zoals Zorgbelang of Ouderenbonden, maar ook regionale ouderennetwerken. Daarnaast is deze methodiek ook toepasbaar voor het monitoren van zorgvernieuwingsprojecten voor andere doelgroepen. Voor patiëntenverenigingen kan dit werkboek een handig hulpmiddel zijn voor het monitoren c.q. kritisch volgen van projecten of vernieuwingen in de zorgverlening.
4
3.
Doelen en de te verwachten resultaten van monitoring
Met het monitoren vanuit ouderenperspectief wilden we bereiken dat binnen het NPO – en de zorgvernieuwingsprojecten voor ouderen in een kwetsbare positie – de wensen en behoeften van deze doelgroep daadwerkelijk centraal staan. De overkoepelende doelstelling was dat de monitoring vanuit ouderenperspectief leidt tot een kwaliteitsverbetering voor de zorg voor ouderen in een kwetsbare positie in Zuid Limburg. De verwachte resultaten van de monitoring waren: 1. Concrete en haalbare aanbevelingen vanuit ouderenperspectief te leveren aan de zorgvernieuwingsprojecten in Zuid-Limburg. 2. Het bewustwordingsproces op gang brengen bij de hulpverleners en projectleiders van de zorgvernieuwingsprojecten in Zuid-Limburg om de klant centraal te zetten en kennis te hebben van de behoeften en wensen van de klant. 3. Op maat monitoren van de zorgvernieuwingsprojecten vanuit de opgestelde kwaliteitscriteria vanuit ouderenperspectief. 4. Dat de monitoring vanuit klantperspectief als meerwaarde wordt ervaren bij de betrokkenen bij zorgvernieuwingsprojecten binnen ACZIO.
5
4.
Monitoringsmethodiek
Als onderdeel van het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO) heeft het Huis voor de Zorg in samenwerking met de drie Ouderenbonden de taak op zich genomen om de toegekende projecten in Zuid Limburg vanuit ouderenperspectief te gaan monitoren. Er is een keuze gemaakt voor 5 transitieprojecten en 1 onderzoeksproject. Deze projecten leken het meeste geschikt voor monitoring. 4.1 Monitoringsopzet Er is gekozen voor een actieve, participatieve manier van monitoren. Bewust is ervoor gekozen om niet alleen zitting te nemen in formele overlegstructuren. We wilden verder gaan dan deze “klassieke” en gangbare manier van cliëntenparticipatie. We wilden actief observaties uitvoeren in de concrete praktijk van alledag. En dit vanuit een partnership met de projectleiders. De monitormethodieken die gehanteerd worden hadden dan ook vooral een praktische insteek. Het ging erom dat de leden van het doelgroeppanel (zie verder) zich een beeld konden vormen van de daadwerkelijke praktijk en uitvoering. en vervolgens de zorgverleners en projectleiders praktische adviezen konden geven. De geformuleerde 10 uitgangspunten vanuit klantenperspectief (zie 4.3) vormden de inhoudelijke kompas voor de monitoring. De monitoringopzet bestond uit drie onderdelen (zie bijlage 1). Elk met zijn eigen kenmerken en aandachtsvelden: 1. Kernteam: bestuurlijke participatie De monitoring is in de voorfase van de projecten gestart via het kernteam. Bestaande uit 3 vertegenwoordigers namens de Ouderenbonden en het Huis voor de Zorg. Het kernteam participeert binnen ACZIO en beoordeelt (nieuwe) projectvoorstellen. Zij vertegenwoordigen de ouderen in een kwetsbare positie op bestuurlijk niveau. Tevens vormen zij vanuit het Huis voor de Zorg het projectteam dat de monitoring mede vorm geeft samen met de adviseurs. 2. Regionale Klankbord De Regionale Zorgvragersoverleggen2 (RZO) vormden een brede klankbordgroep voor de projecten in de regio. De regionale projecten hebben regelmatig op de agenda van de RZO bijeenkomsten gestaan waarbij de dialoog tussen het RZO en de projectleiders voorop stond. Tevens diende het RZO voor de panelleden als belangrijke informatiebron en samenwerkingspartner ten behoeve van de monitoring. 3. Doelgroeppanel Het doelgroeppanel vormde het hart van de monitoring vanuit ouderenperspectief. Bestaande uit circa 10 leden. Vanuit hun betrokkenheid bij en kennis van ouderen in een kwetsbare positie monitoren zij op diverse manieren de lopende projecten binnen NPO. Het doelgroeppanel is gedurende twee jaar maandelijks bijeen gekomen om de monitoring vorm te geven en uit te voeren. Het doel van het doelgroeppanel was om de toegekende projecten te monitoren en kritisch te kijken naar de uitvoering. Het accent lag daarbij op de toegekende projecten en de uitvoering van de projecten in de praktijk. Daadwerkelijke kwaliteitsverbetering in de praktijk en aansluiting van de zorg op de wensen en behoeften van ouderen in een kwetsbare positie was dan ook het uitgangspunt.
2
Bestaande regionale samenwerkingsverbanden van Wmo-raden, gehandicapten-, patiënten- en ouderenorganisaties
6
4.2 Ondernomen stappen Stap 1: Formeren kernteam. Op initiatief van de ouderenbonden is samen met het Huis voor de Zorg een kernteam geformeerd bestaande uit twee vertegenwoordigers namens de ouderenbonden in Limburg, de directeur van het Huis voor de Zorg en de twee adviseurs die het doelgroeppanel organisatorisch en inhoudelijk ondersteunden. Het kernteam kwam maandelijks bij elkaar om zowel op bestuurlijk niveau als op uitvoerend niveau de voortgang te bespreken. Vanuit het kernteam namen twee personen deel aan het DB van ACZIO. Stap 2: Vaststellen wervingskanalen. Binnen het kernteam zijn de wervingskanalen vastgesteld. Voor de werving van doelgroep-panelleden hebben we gebruik gemaakt van: – Regionale Zorgvragersoverleggen in de regio – Ouderenbonden – Netwerk Huis voor de Zorg Stap 3: Ontwerpen en uitzetten wervingstekst: De wervingstekst (herziende tekst in bijlage 2) is besproken in het kernteam en verstuurd naar de deelnemers aan de Regionale Zorgvragersoverleggen, de ouderenbonden en ons eigen netwerk, met name een groep actieve senioren. De werving heeft 12 ouderenvertegenwoordigers opgeleverd die zich wilden inzetten voor het project. Stap 4: Kennismaking met de projectleiders en uitleg over aanpak monitoring vanuit ouderenperspectief: Door de adviseurs van het Huis voor de Zorg zijn kennismakingsgesprekken gehouden met iedere projectleider. Doelen: wederzijdse kennismaking, uitleg en toelichting op de wijze van monitoring door doelgroeppanel, kennisname van het zorgvernieuwingsproject of onderzoeksproject. Stap 5: 1e bijeenkomst doelgroeppanel, uitgebreide kennismaking met elkaar en met het Nationaal Programma Ouderenzorg. Stap 6: Projectenmarkt waarin de projectleiders hun project presenteren. Tijdens deze projectenmarkt hebben de doelgroeppanelleden kennis kunnen maken met de projecten. Er is bewust gekozen om alle projecten in één keer te presenteren (volgens de Pecha Kucha-methodiek3). Zo kregen de panelleden een goed overzicht en konden een keuze maken in welk project zij zich verder wilden verdiepen. Vanuit het Huis voor de Zorg werd een diversiteit aan monitorinstrumenten4 aangeboden worden waaruit de leden een weloverwogen keuze konden maken in de loop van de monitoring. Middels een formulier gaven de panelleden naderhand aan welk projecten of welke projecten zij willen “adopteren” en dus gingen monitoren. Stap 7: Per project werden subgroepen gevormd bestaande uit 3 personen die zich verder verdiepten in het project en dat project gedurende twee jaar gingen monitoren. Sommige panelleden kozen er voor 2 of 3 zorgvernieuwingsprojecten te monitoren, anderen kozen voor 1 project. Stap 8: Tijdens de derde en vierde bijeenkomst werden gezamenlijk kwaliteitscriteria/uitgangspunten vanuit ouderenperspectief benoemd. Deze fungeerden als 'leidraad' voor de monitoring van de projecten. Hoe deze kwaliteitscriteria/uitgangspunten tot stand kwamen staat beschreven in paragraaf 4.3.
3
Tijdens Pecha Kucha bijeenkomsten moet de spreker zijn verhaal doen in 20 sheets die precies 20 seconden zijn te zien: exact 6 minuten en 40 seconden per spreker. Dit strakke format dwingt de spreker om snel, maar vooral visueel te communiceren. Pecha Kucha zorgt voor snelheid, dynamiek, inspiratie en uiteraard veel plezier. 4 O.a. interviews, shadowing, spiegelgesprekken, wachtkamergesprekken, enquete.
7
Stap 9: De daarop volgende bijeenkomsten stonden in het teken van uitwisseling en verdieping. De leden konden elkaar informeren over de voortgang van de monitoring, ervaringen delen, specifieke thema's bespreken, leren van elkaar, afstemmen en koers bepalen. Stap 10: De monitoring was ingedeeld in drie meetmomenten waarbij stil werd gestaan bij de 10 uitgangspunten. De eerste meting was vooral een nulmeting van de situatie. De tweede meting was een tussenmeting waarin teruggekeken werd naar de behaalde resultaten ten opzichte van de vorige meting en vooruitgekeken werd naar de aandachtspunten en adviezen voor de komende periode. De derde meting behelsde de eindmeting. De meetmomenten worden verder beschreven in paragraaf 4.5. 4.3 Kwaliteitscriteria / uitgangspunten vanuit ouderenperspectief Middels de methode Thema Gecentreerde Interactie5 is een eerste start gemaakt met het inventariseren van kwaliteitscriteria vanuit ouderenperspectief. Het geformuleerde thema was: Kwaliteitscriteria vanuit ouderenperspectief. Welke criteria vind ik het belangrijkste? Een brede brainstorm leverde allerlei uitgangspunten op waaraan goede zorg voor ouderen in een kwetsbare positie moest voldoen. De uitgangspunten zijn gegroepeerd, samengevoegd indien mogelijk, en middels het plakken van stickers (ieder panellid kon middels drie stickers aangeven welke hij/zij het belangrijkste vond) prioriteit aan gegeven. Van daaruit zijn de tien uitgangpunten vanuit ouderenperspectief geformuleerd en uitgewerkt (bijlage 3). De tien uitgangspunten vormen de basis voor de monitoring van de projecten binnen het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO) in ZuidLimburg. De verkregen informatie (zowel schriftelijk als mondeling) en de opgedane ervaring (bijvoorbeeld middels meelopen) werden langs de tien uitgangspunten gelegd. Elk uitgangspunt is verder uitgewerkt in voorbeelden ('Denk hierbij aan'), die gebruikt kunnen worden om het uitgangspunt te verduidelijken. 4.4 Uitvoering daadwerkelijke monitoring Nadat alle panelleden hun keuze voor de projecten kenbaar gemaakt hadden en ingedeeld waren in subgroepen, werden er gesprekken gepland met de projectleiders ter kennismaking. Binnen dit gesprek werd informatie uitgewisseld en afspraken over het monitoringstraject gemaakt. Er werden diverse monitoringsmethodieken gebruikt, o.a. enquetes en interviews met projectleiders, huisartsen, POH’ers, patiënten en mantelzorgers. Ook werd door sommige panelleden meegelopen bij een consult (met toestemming van de patiënt dat) of werd een lunchbijeenkomst van de POH’ers bijgewoond. Daarnaast werd er natuurlijk ook veel aandacht besteedt aan het schriftelijk materiaal: het projectplan, een folder, de informatiebrief of de vragenlijst voor de ouderen. Iedere subgroep koos zelf zijn manier van monitoren, afgestemd met de projectleider. Bij de daadwerkelijke monitoring kregen zij ondersteuning van de adviseurs van het Huis voor de Zorg. 4.5. Meetmomenten De uitgangspunten dienden als rode draad voor de monitoring en als gespreksstof voor gesprekken met projectleiders en betrokkenen bij de projecten. De projecten werden 3 maal langs de uitgangspunten gelegd door de subgroepen. De focus lag op de aandacht die er voor de uitgangspunten is in de dagelijkse praktijk. 5
TGI is een krachtige methode voor het leidinggeven aan groepen en teams die levendigheid en creativiteit in samenwerkings- en leerprocessen bevordert. Het THEMA focust, biedt ruimte, stuurt de interactie en bundelt energie.
8
Naast elk uitgangspunt staat een thermometer, waarbij rood staat voor 'gevarenzone' en groen voor 'veilige zone'. Op een schaal van 5 betekent dit het volgende: Rood : Geen aandacht voor binnen het project Oranje : Minimale aandacht voor binnen het project Geel : Twijfelachtig, wel aandacht voor binnen het project maar niet voldoende Lichtgroen : Voldoende aandacht voor binnen het project Donkergroen : Heel veel specifieke aandacht voor binnen het project Deze thermometer gaf een indicatie aan in hoeverre het uitgangspunt binnen het project aandacht had en centraal stond. Bij elke meetmoment diende de thermometer ingevuld te worden. Dit gebeurde door middel van het aankruisen van de kleur van de thermometer. Daarbij werd een toelichting geschreven waarom gekozen werd voor een bepaalde kleur. Als er informatie ontbrak of het was de subgroep niet duidelijk hoe een uitgangspunt binnen een project werd opgepakt dan werd er een vraagteken bij gezet. Dit onderwerp werd dan meegenomen bij de vervolgstappen van de monitoring. Nota Bene: Het ging niet om de beoordeling (de thermometer) zelf maar de toelichting waarom gekozen was voor een bepaalde kleur. Dit diende als gespreksstof voor de vervolg-monitoring. De thermometer was en is een hulpmiddel om te komen tot een advies (bijlage 4).
9
5.
Behaalde resultaten en ervaringen
5.1 Behaalde resultaten In hoofdstuk 2 zijn de doelen en de verwachte resultaten benoemd. Hieronder staat beschreven in welke mate en hoe we de resultaten hebben bereikt. Er is een evaluatie uitgevoerd bij de projectleiders van de projecten om te kijken hoe zij de monitoring beleefd hebben en wat voor hun en voor het project de meerwaarde was (zie bijlage 5). Ook is er een evaluatieformulier ingevuld door de diverse subgroepen om hun ervaringen in kaart te brengen (zie bijlage 6). Resultaat: concrete en haalbare aanbevelingen vanuit ouderenperspectief geleverd aan de zorgvernieuwingsprojecten in Zuid-Limburg. Werkwijze: tussentijdse, conform de drie opgestelde meetmomenten, geven van aanbevelingen en advies vanuit de metingen. De uitkomst van de meting en de daaruit vloeiende aanbevelingen werden met de projectleiding samen besproken en gekeken naar de vervolgstappen. De meetmomenten werden schriftelijk uitgewerkt. Uiteindelijk werden al deze aanbevelingen gebundeld in een eindrapport en gepresenteerd bij het eindsymposium. Vanuit de praktijk: Meningen zijn verdeeld over de bruikbaarheid van de adviezen. Een projectleider gaf aan dat de ouderen in het doelgroeppanel naar zijn idee geen afspiegeling van de doelgroep waren waar het project zich op richtte en de vraag was hoe goed zij de problemen van deze groep konden inschatten. Desalniettemin werd aangegeven dat ze meer ervaring hebben dan de projectleider en met nuttige adviezen kwamen over de impact van het instrument (wat kunnen we met de informatie) en over het gebruik (het proces) van het instrument (wordt het op een goede manier ingezet). Anderen gaven aan dat de adviezen rondom communicatie naar patienten (het screenen van de informatieteksten) een goede bijdrage opleverde en dat door hun vragen aan en interviews met diverse hulpverleners nog bepaalde aspecten extra onder de aandacht werden gebracht. Sommige panelleden gaven aan dat het vaak onduidelijk bleef wat met de adviezen gedaan werd. Er mocht meer aandacht besteedt worden aan de terugkoppeling. Andere panelelden hadden duidelijk de eravring dat hun adviezen daadwerkelijk geimplementeerd werden. Resultaat: het bewustwordingsproces op gang gebracht bij de hulpverleners en projectleiders van de zorgvernieuwingsprojecten in Zuid-Limburg om de klant centraal te zetten en kennis te hebben van de behoeften en wensen van de klant. Werkwijze: door regelmatig in overleg te gaan met de projectleiders en hen te informeren over de behoefte en wensen van de klant en hen te prikkelen om in de projectvernieuwing te kijken vanuit de klant. De benoemde kwaliteitscriteria waren hiervoor een belangrijk uitgangspunt. Daarnaast is er tijdens de monitoring actief contact gezocht met diverse hulpverleners in de projecten. Vanuit de praktijk: Er wordt aangegeven dat het goed is dat ouderen meekijken naar de aanvraag en de feitelijke uitvoering. Maar er wordt ook aangegeven dat de wensen en behoeften van ouderen erg breed zijn en dat dit moeilijk door een doelgroeppanel van 3 personen in kaart te brengen is. Men vindt het over het algemeen wel heel belangrijk om het perspectief van de oudere steeds weer te verwerken in het project en dat het goed is dat daar aandacht op wordt gevestigd. Men vond over het algemeen de panelleden betrokken mensen die wisten wat er speelde en die op een opbouwende wijze meedachten met het project. Panelleden gaven aan het positief te vinden dat ze hun ervaringen in de gesprekken met de projectleiders konden delen.
10
Resultaat: op maat monitoren van de zorgvernieuwingsprojecten vanuit de opgestelde kwaliteitscriteria vanuit ouderenperspectief. Werkwijze: Door het gezamenlijk formuleren van de kwaliteitscriteria door de panelleden, kennismakingsgesprekken te initiëren met de projectleiders en gezamenlijk met de projectleider te zoeken naar de beste manier en onderwerp(en) van monitoring voor het betreffende project en tussentijdse meetmomenten. Vanuit de praktijk: Positieve reacties op de tien uitgangspunten, die de panelelden houvast gaven voor de monitoring. Een projectleider gaf aan dat ze zeker handig waren maar dat bepaalde onderdelen niet aan bod kwamen (o.a. participatie van de subgroep zelf). Bij een project bleken ze niet toepasbaar omdat het project geen daadwerkelijke zorg betrof maar een inventarisatie van de wensen en behoeften van ouderen. Een projectleider gaf aan dat de 10 uitgangspunten goede aanknopingspunten gaven voor verbetering. Ook werd het positief ervaren dat de feedback in het document gestructureerd werd. Op die manier konden ze zelf goed bedenken aan welke verbeterpunten ze als eerste gingen werken. De panelleden gaven grotendeels aan de tien uitgangspunten bruikbaar te vinden als het gaat om zorguitvoering Niet alle uitgangspunten zijn geschikt voor de projecten, maar er is een grote gemene deler. Men kon er uit halen wat voor het desbetreffende project van toepassing was.
Resultaat: de monitoring vanuit klantperspectief werd als meerwaarde ervaren door de betrokkenen bij de zorgvernieuwingsprojecten. Werkwijze: Door de projectleiders vanaf het begin te betrekken in het proces, een open en constructieve houding aan te nemen en te zoeken naar gezamenlijke raakvlakken. Vanuit de praktijk: Door een projectleider werd aangegeven dat door samen met ouderen het project te monitoren en in gezamenlijkheid de verbeterpunten aan te pakken je sterker staat naar andere organisaties en je makkelijker een vuist kunt maken. De projetcleider vond dat hij hierdoor op een aantal onderdelen sterker stond omdat hij zich gesteund voelde door het doelgroepppanel. Anderen gaven dat het absoluut meerwaarde had dat vertegenwoordigers van de klanten (de oudere in een kwetsbare positie) erbij betrokken waren. Een projectleider geeft aan dat de panelleden in feite functioneren als ambassadeurs van het project en kunnen op andere wijze cliënten betrekken bij het project. Zij zitten in een heel netwerk van ouderen-gerelateerde trajecten dus ook naar andere initiatieven toe kunnen zij over en weer communiceren over ontwikkelingen. Een andere projectleider gaf aan dat de samenwerking niet alleen effect heeft gehad op het monitoringsysteem dat ontwikkeld is maar ook de onderzoeker heeft geleerd hoe je het beste samen kunt werken met een oudere doelgroep. Daarnaast werd ook aangegeven dat er via andere wegen ook contacten waren met vertegenwoordigers van de doelgroep (bijvoorbeeld via een klankbordgroep of adviesraad) of dat er al continu onderzoek plaatsvond en de ervaringen van patiënten en diens naasten voorheen ook al werden gemonitord. Panelleden vinden het soms moeilijk te zeggen of hun monitoring een meerwaarde heeft gehad voor het project. Dit is afhankelijk van de wijze waarop zichtbaar was wat met de gegeven adviezen werd gedaan. Soms zijn effecten niet direct zichtbaar, maar iedere vorm van communicatie levert wat op!
11
5.2 Overige ervaringen •
Het betrof een methodiek in ontwikkeling, dus soms wat het echt nog pionieren. Niet alles was vanaf het begin duidelijk of beschreven. Voor panelleden en projectleiders lag de uitdaging in het ontwikkelen van een partnership waarin optimaal samen gewerkt kon worden. Het was de kunst samen een weg te vinden in deze manier van monitoren en duidelijke afspraken te maken.
•
Aangezien de methodiek nog in ontwikkeling was, sloot de uiteindelijke invulling niet bij elk panellid aan. Enkele panelleden hebben na een paar bijeenkomsten aangegeven dat deze praktische manier van monitoring niet aansloot bij hun verwachtingen en besloten te stoppen.
•
Door het wegvallen van een projectleider van een zorgvernieuwingsproject was het lange tijd erg onduidelijk wie nu waar verantwoordelijk voor was. Dit had tot gevolg dat de panelleden weinig tot geen informatie meer ontvingen en de daadwerkelijke uitvoering van de monitoring stop lag. Zowel door de nieuwe projectleider als door de panelleden werd dit als vervelend ervaren. Men gaf ook aan dat door beide partijen eerder aan de bel getrokken had kunnen worden over de moeizame voortgang van het project en de monitoring.
•
Panelleden waren zeer enthousiast over het meelopen en interviewen van zorgverleners en patiënten. Het gaf hun een inkijk in de daadwerkelijke praktijk.
•
Binnen de ziekenhuissetting was het wel moeilijk om, in het kader van privacy, mee te lopen als panellid.
•
Over het algemeen waren de panelleden tevreden over de samenwerking en communicatie met de projectleider van het zorgvernieuwingsproject en zijn/haar betrokkenheid bij de monitoring. In het begin was het zoeken waar raakvlakken lagen maar gaandeweg de monitoring ging dat steeds makkelijker.
•
Over het algemeen waren de panelleden positief over de ondersteuning door het Huis voor de Zorg. Echter door wisselingen van personen kon niet altijd continuïteit van ondersteuning geboden worden.
•
Voor de panelleden was het niet altijd duidelijk wat er met de adviezen gedaan werd. Soms waren het ook meer opgedane ervaringen die gedeeld werden dan concrete adviezen. De meetmomenten volgens de tien uitgangspunten gaven wel houvast voor de monitoring.
•
Alle panelleden gaven aan dat er vanaf de start van een zorgvernieuwingsproject al aandacht moet zijn voor de borging na de projectperiode. Als er onduidelijkheid is over de voortzetting van de ontwikkelde interventie (bijvoorbeeld vroegscreening) na de projectperiode haakt men voortijdig af en gaan veel goede ervaringen verloren.
•
De bijeenkomsten van het doelgroeppanel (waarbij alle subgroepen bijeenkwamen) hadden niet altijd de beoogde meerwaarde voor alle panelleden. Uitwisseling is belangrijk, zeker voor de opstart, maar op een gegeven moment volgt iedere subgroep zijn eigen monitoringstraject. Daarom is er voor gekozen om na een jaar de frequentie van de bijeenkomsten terug te brengen naar 2maandelijks.
12
6.
Conclusies en aanbevelingen
6.1 Conclusies Gedurende twee jaar hebben 10 ouderenvertegenwoordigers 5 transitieprojecten en 1 onderzoeksproject gemonitord vanuit het perspectief van de oudere, de klant. Zij hebben dit met veel enthousiasme, overtuiging, bezieling en inzet gedaan. Het was het uitdagende klus. Er moest nog veel ‘uitgevonden’, ‘uitgezocht’ en ‘ontwikkeld’ worden. In het begin was het zoeken naar de aanpak, maar gaandeweg bewees deze ‘nieuwe’ aanpak zijn waarde. Ouderenvertegenwoordigers werden meer en meer samenwerkingspartners van projectleiders en onderzoekers. Samen gaven ze de monitoring vorm en bespraken ze de bevindingen en adviezen. Tenslotte hebben ze de projecten ondersteund in hun zoektocht naar borging en voortzetting. Deze manier van monitoren vergroot de betrokkenheid van de ouderenvertegenwoordigers, het gaat verder dan deelname in een adviesorgaan of klankbordgroep. Door zich te verbinden aan een of meerdere projecten leerde men gaandeweg het zorgvernieuwingsproject of onderzoeksproject van binnen en buiten kennen en kon men zich een goed beeld vormen van hoe het in de praktijk werd toegepast. De geformuleerde tien uitgangspunten vanuit ouderenperspectief boden een goede houvast voor de monitoring, en gaven de project-betrokkenen inzicht in welke aspecten heel belangrijk zijn voor de doelgroep.
6.2 Aanbevelingen •
Maak gebruik van een profiel bij de werving. Ouderenvertegenwoordigers en/of beoogde panelleden kunnen dan gelijk zien of het project bij hen aansluit. Hou met de beoogde panelleden na aanmelding een intakegesprek waarin dieper ingegaan wordt op de motivatie om dele te nemen, kennis van de doelgroep, eigen ervaringen met zorg, de verwachtingen over- en weer en de tijdsinvestering. Ook al komen de ouderenvertegenwoordigers uit het eigen netwerk vaak en zijn ze al betrokken bij diverse projecten, toch is het belangrijk nog eens goed de werkwijze en de verwachtingen over en weer te bespreken. Dit voorkomt dat panelleden vroegtijdig besluiten te stoppen omdat er andere verwachtingen waren of omdat de tijdsinvestering te groot was. Daarnaast sluit deze methodiek niet bij iedereen even goed aan. Niet iedereen wil en kan in de praktijk van alledag duiken.
•
Het doelgroeppanel floreert als het bestaat uit een mix van deelnemers. Hiermee bedoelen we dat het goed werkt als er zowel ouderenvertegenwoordigers vanuit adviesorganen of bonden deelnemen als ouderenvertegenwoordigers die niet aangesloten zijn bij een collectief maar vanuit hun persoonlijke ervaringen in de praktijk deelnemen als ouderenvertegenwoordigers die beroepshalve ervaring hebben opgedaan met de doelgroep. Zij kunnen elkaar goed aanvullen op allerlei gebieden.
•
Het is belangrijk dat de subgroep die een project gaat monitoren minimaal bestaat uit drie personen. Bij tijdelijke uitval van een panellid is dan de continuïteit gewaarborgd. Haakt een persoon definitief af dan is het goed te kijken naar vervanging. Een subgroep bestaande uit 2 personen is erg kwetsbaar.
•
De projectleiders van de zorgvernieuwings- en onderzoeksprojecten dienen in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te worden bij deze manier van monitoring, zodat ook hun verwachtingen aansluiten bij de realiteit. Koppel ook de panelleden in een zo vroeg mogelijk stadium aan een project, zodat ze vanaf de start bij het project betrokken zijn.
•
Advisering en ondersteuning van de panelleden is erg belangrijk, continuïteit ook. Sommige 13
subgroepen gingen zelfstandig aan de slag, anderen hadden veel behoefte aan begeleiding en ondersteuning. Advisering en ondersteuning kan nodig zijn om alle activiteiten te coördineren, op organisatorisch en secretarieel niveau, voor de inhoudelijke kennis en als verbindende factor tussen projectleiders en ouderenvertegenwoordigers. De tijdsinvestering hangt af van de hoeveelheid projecten die gemonitord worden en de behoefte van het doelgroeppanel. •
De ouderenvertegenwoordigers herkennen zich veel beter in de tien uitgangspunten vanuit ouderenperspectief als ze zelf ene rol hebben gespeeld in de formuleren en prioritering. Dit zorgt ervoor dat de tien uitgangspunten daadwerkelijk ingezet worden in de praktijk als hulpmiddel voor de monitoring.
•
Het is erg belangrijk dat er een goede terugkoppeling plaatsvindt van de acties die ondernomen worden naar aanleiding van de adviezen van de subgroepen. Dit motiveert de subgroepen om door te gaan met de monitoring.
•
Een goede verbinding tussen kernteam, doelgroeppanel en regionale klankbordgroep is belangrijk. In de regio worden de signalen en ervaringen van de doelgroep opgepikt, het doelgroeppanel kan deze vertalen richting project(leider). Binnen het kernteam worden overkoepelende zaken besproken. Het kernteam is de verbindende factor op bestuurlijk niveau tissen doelgroeppanel en regionaal ouderennetwerk (van waaruit de zorgvernieuwings- en onderzoeksprojecten geïnitieerd worden). Zij kunnen ook aan de bel trekken als de panelleden het gevoel hebben dat een project stagneert.
•
Het “monitorings-project” dient zo ingericht te worden dat de ouderenvertegenwoordigers ook echt het gevoel hebben dat het hun project is. Zij zijn het belangrijkste “gereedschap” in de monitoring. Goede facilitering is daarbij onontbeerlijk, zoals reis- en onkostenvergoedingen en bijvoorbeeld mogelijkheden tot congresbezoek.
14
Bijlagen
Bijlage 1
15
Bijlage 2 Gezocht: ervaring met ouderenzorg! De zorg voor ouderen gaat de komende jaren veranderen. In het kader van het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO) zijn er in Zuid-Limburg verschillende initiatieven opgestart om deze zorg te verbeteren. Wij zoeken mensen die vanuit de ogen van de klant mee willen kijken en werken aan deze projecten. Heeft u ervaring met hoe de zorg voor ouderen in de praktijk wordt uitgevoerd? Wilt u deze ervaring gebruiken om de toekomst van de ouderenzorg te verbeteren? Dan bent u op de juiste plaats bij het doelgroeppanel NPO van het Huis voor de Zorg. Het doelgroeppanel NPO is een groep gepassioneerde mensen die in januari 2010 aan de slag is gegaan. Zij hebben hun ervaringen gebundeld om de toekomst van de ouderenzorg te beïnvloeden. Ze zijn deelgenoot van de projecten geworden en hebben vanuit hun betrokkenheid bij de klant meegekeken en meegedacht in de praktijk. Het gaat vooral om praktisch meedenken en meekijken in samenwerking met de projectleider. Het is een pro-actieve houding richting de praktijk, werkend vanuit verschillende methoden die passen bij jezelf en het project. Zo zijn bijvoorbeeld 10 uitgangspunten voor kwaliteitsverbetering geformuleerd, is een bezoek gebracht aan het project, een interview gehouden met een huisarts, een keer meegelopen met een praktijkondersteuner, en zijn meningen van ouderen gevraagd. Iedere deelnemer krijgt de ruimte om zelf te bepalen wat hij gaat doen als panellid. Er lopen reeds 6 projecten die door het doelgroeppanel NPO worden gevolgd (zie bijlage 2). In januari 2011 starten 3 nieuwe projecten. Voor alle 3 projecten zoeken we nieuwe panelleden. Voor meer informatie: zie bijlage 1 en neem gerust contact op met ondergetekende. Men kan ook nog aansluiten bij de reeds 6 lopende projecten: zie hiervoor bijlage 2. De projecten hebben als doel om de kwaliteit van leven van ouderen in een kwetsbare positie te verbeteren. Het uitgangspunt is dat het zorgaanbod zoveel mogelijk aansluit bij de wensen en behoeften van de ouderen en hun omgeving, en de zelfredzaamheid te vergroten. Daarnaast wordt gestreefd naar een betere samenwerking en afstemming tussen alle zorgverleners. Kortom: vindt u het leuk om praktisch aan de slag te gaan met deze projecten? En weet u wat de behoeften en wensen zijn van ouderen in een kwetsbare positie? Zo ja, dan kunt u contact opnemen met het Huis voor de Zorg voor meer informatie en uw aanmelding. Wij verbeteren graag samen met u de toekomst van de ouderenzorg! Contactgegevens: Huis voor de Zorg ……………………
16
17
18
Bijlage 4 Handreiking 'Monitoring vanuit ouderenperspectief, 10 uitgangspunten' Inleiding Deze uitgangspunten zijn geformuleerd vanuit het perspectief van de ouderen. De uitgangspunten dienen als rode draad voor de monitoring en als gespreksstof voor gesprekken met projectleiders en betrokkenen bij de projecten die tot doel hebben de zorg voor ouderen in een kwetsbare positie te verbeteren. De projecten worden 3 maal langs de uitgangspunten gelegd door de subgroepen. Praktische toelichting De tien uitgangspunten vormen de basis van de monitoring van de projecten binnen het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO) in Zuid-Limburg. De verkregen informatie (zowel schriftelijk als mondeling) en de opgedane ervaring (bijvoorbeeld middels meelopen) wordt langs de tien uitgangspunten gelegd. De focus ligt op de aandacht die er voor de uitgangspunten is in de dagelijkse praktijk. Elk uitgangspunt is verder uitgewerkt in voorbeelden ('Denk hierbij aan'), die gebruikt kunnen worden om het uitgangspunt te verduidelijken. Naast elk uitgangspunt staat een thermometer, waarbij rood staat voor 'gevarenzone' en groen voor 'veilige zone'. Op een schaal van 5 betekent dit het volgende: Rood
: Geen aandacht voor binnen het project
Oranje
: Minimale aandacht voor binnen het project
Geel
: Twijfelachtig, wel aandacht voor binnen het project maar niet voldoende
Lichtgroen
: Voldoende aandacht voor binnen het project
Donkergroen : Heel veel specifieke aandacht voor binnen het project Deze thermometer geeft een indicatie aan in hoeverre het uitgangspunt binnen het project aandacht heeft en centraal staat. Bij elke meetmoment dient de thermometer ingevuld te worden. Dit gebeurt door middel van het aankruisen van de kleur van de thermometer. Daarbij wordt een toelichting geschreven waarom gekozen is voor een bepaalde kleur. Als er informatie ontbreekt of het is de subgroepleden niet duidelijk hoe een uitgangspunt binnen een project wordt opgepakt wordt er een vraagteken bij gezet. Dit onderwerp wordt dan meegenomen bij de vervolgstappen van de monitoring. Let wel: Het gaat niet om de beoordeling (de thermometer) zelf maar de toelichting waarom gekozen is voor een bepaalde kleur. Dit dient als gespreksstof voor de vervolg-monitoring. De thermometer is een hulpmiddel om te komen tot een advies.
19
Planning monitoring Meetmoment 1: November 2010 Meetmoment 3: Juni 2011 Meetmoment 4: November 2011 Meetmoment 1 is de zogenaamde 'nulmeting', de huidige stand van zaken. Meetmomenten 2 is een tussenmeting waar terug gekeken kan worden naar uitgevoerde verbeteracties en vooruit gekeken kan worden naar eventueel nieuwe verbeteracties. Meetmoment 3 is de eind-meting van het project (de projecten lopen officieel tot 31-december 2011). Resultaat
Gestructureerde meetmomenten 3 maal advies over hele project Inzicht in opgedane ervaringen Inzicht in ontbrekende informatie Inzicht in kwaliteit van het project
Procedure Subgroep plant datum voor meetmoment ism ondersteuner HvdZ die bij meetmoment aanwezig is Ieder subgroeplid vult de lijst van tevoren in Meetmoment6: De subgroep spreekt af wie de lijst, toelichting op de lijst en advies opschrijft De subgroep bespreekt de ingevulde lijst en komt samen tot een score per uitgangspunt Per uitgangspunt wordt een toelichting opgeschreven Naar aanleiding van de ingevulde lijst en toelichting wordt een advies samengesteld voor het project Er wordt een afspraak gepland met de projectleider van het project om de lijst, toelichting en het advies te bespreken. Concrete afspraken en acties worden geformuleerd en vastgelegd7. Monitoring wordt hervat
6 7
In verband met de methodiekbeschrijving van het traject van monitoring zal deze bijeenkomst opgenomen en geanalyseerd worden. In verband met de methodiekbeschrijving van het traject van monitoring is het belangrijk dat afspraken en acties vastgelegd worden en deze verslagen ingeleverd worden bij de ondersteuners van het doelgroeppanel.
20
Bijlage 5
Evaluatie voor projectleider TP1-project / onderzoeksproject Deze evaluatie betreft de eindevaluatie van het project Monitoring vanuit Ouderenperspectief. Vul onderstaande vragen a.u.b. zo volledig mogelijk in. Bij alle vragen kunt u de mogelijkheid die het meest past onderstrepen en een verdere toelichting geven. Naam projectleider: Naam project:
Was voor u het doel van de monitoring vanuit ouderenperspectief op voorhand duidelijk? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Hoe tevreden bent u over de communicatie tussen u en de panelleden? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden bent u over de betrokkenheid van de panelleden bij het project? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden bent u over de samenwerking tussen u en de panelleden? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden bent u over de communicatie tussen u en de adviseur van het Huis voor de Zorg? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
21
Hoe tevreden bent u over de betrokkenheid van de adviseur van het Huis voor de Zorg bij het project? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden bent u over de samenwerking tussen u en de adviseur van het Huis voor de Zorg? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Heeft de monitoring concrete adviezen opgeleverd voor het project? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Wat heeft u met deze adviezen gedaan? Toelichting:
Vond u de 10 uitgangspunten voor de Monitoring vanuit Ouderenperspectief handzaam om mee te werken? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Heeft de samenwerking met het doelgroeppanel u meer inzicht gegeven in de wensen en behoeften van de ouderen? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
22
Heeft de inzet van het doelgroeppanel een meerwaarde gehad voor de zorg voor ouderen in een kwetsbare positie binnen het project? Toelichting:
Ruimte voor overige opmerkingen:
Hartelijk dank voor uw medewerking! U kunt het ingevulde formulier per mail retourneren of per post
23
Bijlage 6
Evaluatie subgroep
Deze evaluatie betreft de eindevaluatie van het project Monitoring vanuit Ouderenperspectief. Vul gezamenlijk met alle subgroepleden onderstaande vragen zo volledig mogelijk in. Bij alle vragen kunnen jullie de mogelijkheid die het meest past onderstrepen en een verdere toelichting geven. NB: Onder projectleider verstaan we de contactpersoon die jullie hadden bij het project. Mochten jullie met meerdere mensen contact hebben gehad geef dat dan aan bij de toelichting indien jullie daar nog zaken over willen melden. Naam project: Namen subgroepleden:
Was voor jullie het doel van de monitoring vanuit ouderenperspectief op voorhand duidelijk? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Hoe tevreden zijn jullie over de communicatie tussen jullie en de projectleider? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden zijn jullie over de betrokkenheid van de projectleider bij jullie monitoring? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hoe tevreden zijn jullie over de samenwerking tussen jullie en de projectleider? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
24
Hoe tevreden zijn jullie over de begeleiding door de adviseur van het Huis voor de Zorg bij de daadwerkelijke uitvoering van de monitoring? Zeer tevreden
Tevreden
Niet tevreden/niet ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Toelichting:
Hebben jullie door de monitoring concrete adviezen kunnen geven? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Wat werd er met deze adviezen gedaan? Toelichting:
Vond jullie de 10 uitgangspunten voor de Monitoring vanuit Ouderenperspectief handzaam om mee te werken? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Hebben jullie als subgroep een goed beeld gekregen van het project? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Heeft het project een meerwaarde in de zorg voor ouderen in een kwetsbare positie? Ja
Nee
Gedeeltelijk
Toelichting:
Heeft de inzet van het doelgroeppanel een meerwaarde gehad voor het project? Toelichting:
25
Ruimte voor overige opmerkingen:
Hartelijk dank voor jullie medewerking! Jullie kunnen het ingevulde formulier per mail retourneren of per post
26
