PROCEDURE EXTERNE AUDIT VG-MZG

Methodologie van de externe audit voor VG-MZG

PROCEDURE EXTERNE AUDIT VG-MZG

DG Gezondheidszorg – Datamanagement – Cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ - Augustus 2013 -


Inhoudstafel

Inhoudstafel _____________________________________________________________1 1.

Inleiding ____________________________________________________________2

2.

Context _____________________________________________________________2

3.

Bevoegdheden van de cel ‘Audit van de verpleegkundige activiteiten’ _____________3

4.

Selectieprocedure van de ziekenhuizen _____________________________________4

5.

Selectieprocedure van de dossiers _________________________________________4

6.

5.1.

Inleiding _______________________________________________________________ 4

5.2.

Aantal te auditeren dossiers _______________________________________________ 5

5.3.

Selectie van de knipperlichten _____________________________________________ 6

5.4.

Selectie van de te auditeren dossiers_________________________________________ 6

5.5.

Selectie van de te auditeren dagen __________________________________________ 6

5.6.

Selectie van de te auditeren zorgperioden ____________________________________ 6

Procedure van de externe audit___________________________________________7 6.1.

Aankondiging van de externe audit _________________________________________ 7

6.2.

Verloop van de externe audit ______________________________________________ 7

6.3.

Criteria voor de validering van de VG-MZG-items ____________________________ 8

6.4.

Presentatie van de tabellen en conclusies _____________________________________ 9

6.5.

Geselecteerde betrouwbaarheidscriteria _____________________________________ 9

6.6.

Rapport _______________________________________________________________ 10

Bijlagen. _______________________________________________________________ 11 Bijlage 1 : Brief ter bevestiging van de datum van de externe audit __________________ 12 Bijlage 2 : Voorbeeld van een kalender _______________________________________ 13

DG Gezondheidszorg – Datamanagement – cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ Contactpersoon : Jean-François Houppe [email protected] 02/524.85.36 Chantal de Jamblinne [email protected] 02/524.85.58 Katrien Scheerlinck [email protected] 02/524.86.11

1


1. Inleiding Dit synthesedocument, opgesteld door de cel « Databankbeheer » en door de cel « Verpleegkundige audits » van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, beschrijft de manier waarop de externe audit wordt uitgevoerd door de verpleegkundige auditeurs. Het is de bedoeling een nauwkeurig beeld te geven van de omvang van een externe audit en de belangrijkste kenmerken te presenteren. In een eerste fase zullen er voornamelijk meer informatieve audits gebeuren. Er zal niet gesanctioneerd worden op basis van deze resultaten. In een tweede fase zullen er gerichte audits gebeuren waarbij een validatie van de VG-MZG gegevens het vooropgestelde doel is. Dit document zal zich voornamelijk richten op de methodologie voor de informatieve audits.

2. Context De Verpleegkundige Gegevens van de Minimale Ziekenhuisgegevens (VG-MZG) zullen een indicator vormen voor de verpleegkundige zorg. Deze gegevens zullen momenteel niet alleen gebruikt worden voor de financiering van de ziekenhuizen, maar ook in het kader van onderzoek en intern beheer van de instellingen. Het is dan ook van belang dat de geregistreerde gegevens een nauwkeurige weergave vormen van de realiteit van de verpleegkundige zorg. Daarnaast is het aandeel van VG-MZG in de financiering, in 2013, nog niet volledig bepaald. De studie Profi(e)l-DI-VG aangaande het identificeren van nieuwe financiële regels met betrekking tot het verpleegkundig handelen, werd afgerond in januari 2013. Het belangrijkste doel van deze studie was verpleegkundige zorgprofielen ontwikkelen die samenhangen met de noden van het personeel. Dit met het oog op het ontwikkelen van nieuwe financieringsregels gerelateerd aan de verpleegkundige handelingen. Het gebruik van gevalideerde gegevens in overeenstemming met de realiteit op de werkvloer is essentieel, aangezien er in het verleden bias waargenomen en geregistreerd werd tijdens de validatie audits op de MVG gegevens uit 2006. Gezien de afwezigheid van gedefinieerde financieringsregels in 2013 is het noodzakelijk om de VG-MZG gegevens te beoordelen en te vergelijken met de klinische realiteit, met name op basis van grenzen in termen van toegestane waarden, de compatibiliteit en de nietcompatibiliteit tussen de verschillende items en dit nauw gerelateerd aan het type verpleegeenheid waarvoor de registratie bestemd is.


2


Eveneens moet verwezen worden naar de codeerhandleidingen gebruikt voor de geauditeerde gegevens, met name versie 1.4 voor de gegevens uit 2008/1 en 2, versie 1.5 voor de gegevens uit 2009/1 en 2, 2010/1 en 2, en 2011/1 en versie 1.6 voor de gegevens van 2011/2. Gezien de optimalisatie waargenomen bij de MVG gegevens en het belang van gevalideerde data voor de definitie van zorgprofielen en hun gebruik in de toekomstige financiering, moet er toegezien worden op de betrouwbaarheid van deze gegevens. Om de betrouwbaarheid van de VG-MZG registraties te evalueren kunnen er twee types controles worden uitgevoerd: een interne controle, uitgevoerd door de instellingen zelf, en een externe controle uitgevoerd door de F.O.D. Het is om die reden dat er opnieuw externe audits zullen plaatsvinden van de minimale verpleegkundige gegevens (VG-MZG), overeenkomstig het Handboek voor de Registratie van de Verpleegkundige Gegevens van de MZG. Deze audits zullen worden gekozen in functie van de registratieperiode volgens de hieronder beschreven procedure.

3. Bevoegdheden van de cel ‘Audit van de verpleegkundige activiteiten’ De cel « Audits van de verpleegkundige activiteiten » grondt haar bevoegdheid met name op de volgende officiële teksten : •

De gecoördineerde wet op de ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen, bijgewerkt op oktober 2009, artikels 86, 107, 115 en 116.

•

Koninklijk besluit van 27 april 2007 houdende de bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft.

•

Koninklijk besluit van 28 december 2006 houdende de bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier moet voldoen, gecoördineerd op 7 augustus 1987.

•

Rondzendbrief van augustus 2013 waarin de effectieve herneming van de audits van de VG-MZG wordt aangekondigd.

•

Koninklijk besluit van 18 juni 1990 (M.B. 26/7/90) houdende vaststelling van de lijst van de technische verpleegkundige verstrekkingen en de lijst van de handelingen die door een arts aan beoefenaars van de verpleegkunde kunnen worden toevertrouwd, alsmede de wijze van uitvoering van die verstrekkingen en handelingen en de kwalificatievereisten waaraan de beoefenaars van de verpleegkunde moeten voldoen, gewijzigd door de Koninklijke besluiten van 04/09/1990, 25/11/1991, 27/12/1994, 06/06/1997, 02/07/1999, 07/10/2002, 13/07/2006 en 21/04/2007.

•

Koninklijk Besluit nr. 78 van 10 november 1967: Uitoefening van de verpleegkunde.

•

Ministeriële rondbrief van 8 november 2006 betreffende de koninklijke besluiten van 12 januari 2006 tot vaststelling van de nadere regels om geregistreerd te worden als zorgkundige en tot vaststelling van de verpleegkundige activiteiten die de

DG Gezondheidszorg –Datamanagement – cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ Contactpersoon : Jean-François Houppe [email protected] 02/524.85.36 Chantal de Jamblinne [email protected] 02/524.85.58 Katrien Scheerlinck [email protected] 02/524.86.11

3


zorgkundigen mogen uitvoeren en de voorwaarden waaronder de zorgkundigen deze handelingen mogen stellen (http://www.health.belgium.be/eportal/Healthcare/healthcareprofessions/Nursingauxili ary/9506448).

4. Selectieprocedure van de ziekenhuizen Wegens het huidige gebrek aan financiële mogelijkheden met betrekking tot de VG-MZG data en de onzekerheid omtrent de methodologie ter integratie van de VG-MZG gegevens in de BFM (Budget van Financiële Middelen) in 2013, gebeurt de selectie van de instellingen in een eerste fase op een willekeurige basis en dit per regio. Sterker nog, de toepassing van de studieresultaten aangaande het identificeren van verpleegkundige zorgprofielen, bedoeld om bij te dragen aan de verdeling van het personeel in functie van de verschillende zorgprofielen, is nog niet definitief. De definitie en de verdeling van deze profielen kunnen wel dienen als basis voor de selectie van ziekenhuizen gebaseerd op de eigenschappen van de geleverde zorg. De eerste informatieve audits worden voornamelijk uitgevoerd ter begeleiding van ziekenhuizen in een betrouwbare registratie. Deze audits zullen worden uitgevoerd willekeurige basis waarbij de focus voornamelijk zal liggen op de hoofdbedindexen C, CD/H*, I/CI/DI/HI/EI, E. Deze hoofdbedindexen werden vervolgens gehergroepeerd vereenvoudiging van het selectieproces.

de op D, ter

Ter herinnering, elk ziekenhuis heeft een erkenningsnummer voor het semester waarop geauditeerd wordt. Indien een ziekenhuis verschillende campussen telt, wordt hierin geen onderscheid gemaakt tijdens het selecteren van de patiëntendossiers. Indien een ziekenhuis zou fusioneren tussen de VG-MZG registratieperiode en de periode waarin de audits worden uitgevoerd, zullen de gegevens van de gefusioneerde ziekenhuizen kunstmatig worden samengevoegd zodat de dossiers vanuit de verschillende sites kunnen worden geselecteerd.

5. Selectieprocedure van de dossiers 5.1. Inleiding Een "dossier" verwijst naar een verblijf van een patiënt, in de MZG geïdentificeerd via een specifiek nummer STAYNUM dat anoniem wordt gemaakt door het ziekenhuis. Er zijn twee selectietypes mogelijk: willekeurige selectie – at random- en selectie op basis van knipperlichten. De willekeurige selectie zal de voorkeur krijgen voor de informatieve audits. De gegevens die hierbij gecontroleerd worden zullen de meest recente beschikbare gegevens zijn. In een tweede fase, voor de audits ter validatie van de VG-MZG gegevens, zal de selectie gebeuren op basis van knipperlichten. De knipperlichten zijn indicatoren die het mogelijk maken de extreme profielen uit de verpleegkundige zorg te identificeren. Die extreme profielen kunnen overeenkomen met zorg die effectief werd verstrekt aan de patiënten en DG Gezondheidszorg –Datamanagement – cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ Contactpersoon : Jean-François Houppe [email protected] 02/524.85.36 Chantal de Jamblinne [email protected] 02/524.85.58 Katrien Scheerlinck [email protected] 02/524.86.11

4


correct werd geregistreerd. Ze kunnen ook voortvloeien uit anomalieën bij de registratie van de VG-MZG of tijdens het coderen ervan. De extreme profielen kunnen op verschillende manieren opgespoord worden, bijvoorbeeld door gebruik te maken van severity 2 controles van de frequentie-items binnen Portahealth. Deze kunnen van toepassing zijn voor de hoge frequentiewaarden, voor onverenigbare items of voor incompatibele items, en dit afhankelijk van de type verpleegeenheden waarin de combinaties worden gemaakt. Het opsporen van de extreme profielen gebeurt door de verschillende hoofdbedindexen afzonderlijk te bekijken, aangezien de verstrekte zorg in grote mate samenhangt met de hoofdbedindex van de verpleegeenheid waarin de patiënten verblijven. Zo zijn de grenswaarden die worden vastgesteld voor de “technische" items op intensieve zorgen doorgaans hoger dan voor de andere type verpleegeenheden.

5.2. Aantal te auditeren dossiers Het aantal te auditeren dossiers is het resultaat van een compromis tussen het verkrijgen van "een voldoende aantal gegevens" en de beperkte tijd die men heeft voor het uitvoeren van een audit. Volgens Prof Peterman van de KUL zouden 10 à 20 dossiers volstaan voor de clinical audits. Die cijfers werden bevestigd door het KCE1, in volgende bewoordingen « De controle heeft tot doel de waarschijnlijkheid te bepalen dat er een onaanvaardbaar aantal onjuiste gegevens wordt gevonden. Dat foutpercentage wordt bij overeenkomst bepaald. Bij voorbeeld, wanneer men wenst dat de frequentie van de afwijkende gegevens maximaal 10% van de dossiers bedraagt, worden de gegevens van de dienst als geldig beschouwd. De dienst wordt dan « geaccrediteerd ». Wanneer de frequentie de 50% overschrijdt, wordt het geheel van de dossiers geëvalueerd, wordt de dienst niet geaccrediteerd en wordt er eventueel een sanctiemechanisme in gang gezet. Een steekproef van 14 dossiers volstaat om die situatie vast te stellen: indien er 3 fouten of minder worden vastgesteld, is 90% van de dossiers van de dienst correct, met een consumer risk van 3% (of anders gezegd, er is 97% kans dat 90% van de dossiers correct zijn). » Deze steekproefmethode is gebaseerd op de techniek van de ‘Lot Quality Assurance Sampling’ (LQAS), een uit de industrie afkomstige statistische steekproefmethode via loten, die het mogelijk maakt om op korte tijd een oordeel te vellen over de kwaliteit van een lot op basis van een willekeurige steekproef uit dit lot. In de gezondheidszorg werd de LQASmethode gebruikt in de epidemiologie om de vaccinatiegraad te evalueren van bepaalde regio’s, om na te gaan in welke gebieden er een hoge prevalentie is van een bepaalde pathologie. Ze kan ook worden uitgebreid naar andere domeinen van de Volksgezondheid zoals de evaluatie van de volledigheid van de gegevens.

1 Vertaling van een extract uit ‘Financiering van het zorgprogramma voor de geriatrische patiënt in klassieke ziekenhuizen, KCE Reports 73B, pagina 144’.


5


Voor de groep CD zullen er een bepaald aantal dossiers gevraagd worden, met een evenwichtige verdeling tussen de verschillende hoofdbedindexen waaruit deze groep is samengesteld. Voor de groepen INT en PED zullen een lager aantal dossiers opgevraagd worden per groep dan dit zal gebeuren voor de groep CD.

5.3. Selectie van de knipperlichten De selectie van de knipperlichten zal het resultaat zijn van een specifieke procedure.

5.4. Selectie van de te auditeren dossiers In het kader van de informatieve audits zal de selectie van de dossiers gebeuren op willekeurige basis. In het kader van de audits ter validatie van de gegevens (gerichte audits), zal voor elk ziekenhuis een lijst met knipperlichten worden opgesteld. Deze knipperlichten zullen vervolgens toegepast worden op VG-MZG ziekenhuisgegevens. Deze selectie zal dossiers naar voren brengen die dienen geauditeerd te worden. Tijdens de audit mogen de ontbrekende dossiers niet worden vervangen, enkel bij een gerechtvaardigde overmacht (overstroming, brand,…). De niet gerechtvaardigde afwezigheid van dossiers zal bestraft worden door de gegevens die voor die dossiers werden geregistreerd ongeldig te verklaren.

5.5. Selectie van de te auditeren dagen Voor elk geselecteerd dossier wordt slechts 1 observatiedag ad random (willekeurig) geauditeerd.

5.6. Selectie van de te auditeren zorgperioden Voor elke geselecteerde observatiedag wordt slechts 1 zorgperiode geauditeerd. Voor de audit wordt de te auditeren zorgperiode geselecteerd op basis van de hoofdbedindex, het hoogste of het laagste aantal geregistreerde items, de anomalieën die de auditeurs aantroffen in de combinatie van de scores voor bepaalde items, of op basis van een meer klinische reflectie op het geselecteerde dossier.


6


6. Procedure van de externe audit 6.1. Aankondiging van de externe audit De planning van een externe audit wordt uitgewerkt in samenwerking met het secretariaat van de auditdienst. Deze maakt afspraken met de instellingen volgens een kalender die werd opgesteld door de auditeurs en het is eveneens verantwoordelijk voor het versturen van de brieven en de e-mails. Een externe audit omvat de volgende stappen: De betrokken instelling wordt ten minste 10 werkdagen op voorhand verwittigd per telefoon, en vervolgens per mail en per brief (Bijlage 1) omtrent de datum van het bezoek. De instellingen ontvangen 48u voor de audit een e-mail met daarin: • • • •

de naam van de auditeur(s) de lijst met de dossiernummers een herinnering aan de voorbereidingen die het ziekenhuis voor de audit moet treffen een vraag om de ontvangst van de e-mail te bevestigen.

6.2. Verloop van de externe audit 1 of 2 auditeurs bezoeken de instelling. De audit verloopt meestal over één dag. Bij aanvang kijken de auditeur(s) na of alle gevraagde dossiers aanwezig zijn. Tijdens de audit gaan de auditeurs over tot een hercodering van de VG-MZG items op basis van de inlichtingen uit de dossiers van de patiënten, met de codeerhandleiding (van toepassing op de te controleren gegevens) als referentie. Die codering gebeurt in een informaticatoepassing die hen in staat stelt de gegevens die verstuurd werden door de instelling te visualiseren. Om een goed verloop van de audit te garanderen, wordt de verantwoordelijke van de registratie van de verpleegkundige gegevens verzocht om aanwezig te zijn tijdens de volledige duur van de audit. Eventueel kan hij/zij vervangen worden door een gedelegeerd lid van het verpleegkundig kader. Daarnaast is het wenselijk dat de directie van het verpleegkundig departement aanwezig is bij de ontvangst en bij de samenvatting van de eerste vaststellingen.


7


Het auditteam volgt in grote lijnen het volgende schema: Activiteiten Onderhoud met de directie van het verpleegkundig departement en de verantwoordelijke voor de registratie van de verpleegkundige activiteiten Raadpleging en analyse van de patiëntendossiers en andere documenten – VG-MZGcodering Lunch Raadpleging en analyse van de patiëntendossiers en andere documenten – VG-MZGcodering Feedback van de eerste vaststellingen aan de directie van het verpleegkundig departement en aan de verantwoordelijke voor de registratie van de verpleegkundige activiteit Ter verduidelijking : •

• •

•

Het onderhoud met de verantwoordelijke heeft o.a. tot doel zich ervan te vergewissen dat alle geselecteerde dossiers aanwezig zijn, de structuur van het dossier voor te stellen en andere daarmee verband houdende documenten toe te lichten (standaard verpleegplan, procedures). Het auditteam stelt aan het einde van de namiddag zijn voorlopige conclusies voor op basis van de eerste vaststellingen. Aan het einde van de audit wordt er aan de verantwoordelijke mondelinge feedback gegeven over de eerste vaststellingen. Het is belangrijk te benadrukken dat het slechts om voorlopige conclusies gaat. De duur van één auditdag is gelimiteerd tot een maximum van 11 uur en omvat eveneens de tijd die de auditeur nodig heeft voor het transport van en naar de audit.

6.3. Criteria voor de validering van de VG-MZG-items De auditeur voert de registratie uit op basis van de raadpleging van het verpleegkundig dossier en van de bijgevoegde documenten. Enkel de verpleegkundige activiteiten, die beantwoorden aan de geldigheidscriteria van de codeerhandleiding die op dat moment van kracht is, krijgen een score op voorwaarde dat ze zijn opgenomen in het verpleegkundig dossier. Een verpleegkundige activiteit wordt gewoonlijk als uitgevoerd beschouwd na validatie ervan d.m.v. de paraaf of de handtekening in het dossier van de zorgverlener die de zorg heeft uitgevoerd. Als een VG-MZG item (zonder frequentie) wordt geregistreerd zonder dat aan de vooropgestelde definitie van het item wordt voldaan of indien er controledocumenten ontbreken, wordt de waarde ‘nul’ aan dit item toegekend. Als een VG-MZG item (met frequentie) wordt geregistreerd zonder dat aan de vooropgestelde definitie van het item wordt voldaan of indien er controledocumenten ontbreken, wordt aan dit item de score toegekend die, volgens de auditeurs, overeenkomt met de eigenlijke weergave van het item in het patiëntendossier .


8


Om een score te valideren moet de auditeur de essentiële elementen terugvinden in het verpleegkundig dossier, rekening houdende met de minimale algemene condities waaraan het dossier moet voldoen en de codeerhandleiding voor de Verpleegkundige Gegevens van de Minimale Ziekenhuisgegevens (VG-MZG), met name versie 1.4 voor de gegevens uit 2008/1 en 2, versie 1.5 voor de gegevens uit 2009/1 en 2, 2010/1 en 2, en 2011/1 en versie 1.6 voor de gegevens vanaf 2011/2. Daartoe volgt men een lijst met minimale elementen die teruggevonden moeten worden: http://www.health.belgium.be/filestore/19074431/20111223%20VGMZG%20itemskaart[1]%20NL.pdf 6.4. Presentatie van de tabellen en conclusies In het kader van het auditrapport en teneinde de geregistreerde gegevens te valideren of niet, worden er 7 concordantietabellen en 3 grafieken opgesteld. De conclusies leiden tot de validering of de niet-validering van de geauditeerde VG-MZG, afhankelijk van de betrouwbaarheidscriteria waarmee de administratie rekening houdt en die hieronder beschreven staan.

6.5. Geselecteerde betrouwbaarheidscriteria Op basis van de 7 concordantietabellen worden de gegevens gevalideerd als ze voldoen aan de volgende criteria : Naar aanleiding van de introductie van het nieuwe financieringssysteem binnen de VG-MZG gegevens, werd overeengekomen een eerder lage graad van betrouwbaarheid te handhaven en deze te laten toenemen tijdens de audits uitgevoerd in het kader van een mogelijke sanctionering: -

Informatieve Audits: Betrouwbaarheidsgraad van meer dan 65% voor alle items en voor alle geauditeerde dossiers.

Ter herhaling, de selectie zal een reeks van dossiers omvatten. De niet-gerechtvaardigde afwezigheid van dossiers zal worden gesanctioneerd door de geregistreerde gegevens voor deze dossiers te hercoderen als niet aanwezig. Het resultaat is een afname van de betrouwbaarheidsgraad. Meerdere criteria kunnen dienst doen als indicator voor de kwaliteit van het verpleegkundig dossier en kunnen het de auditeur mogelijk maken om zijn evaluatie te nuanceren en eventuele opmerkingen te maken op een constructieve manier, om zodoende de kwaliteit van het verpleegkundig dossier te verbeteren. Die andere criteria zijn: - het aantal niet-gerechtvaardigde ontbrekende dossiers; - de kwaliteit van het verpleegkundig dossier tijdens de periodes voor en na de VG-MZG-registratie; - de systematische over- en/of ondercodering van bepaalde items; DG Gezondheidszorg –Datamanagement – cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ Contactpersoon : Jean-François Houppe [email protected] 02/524.85.36 Chantal de Jamblinne [email protected] 02/524.85.58 Katrien Scheerlinck [email protected] 02/524.86.11

9


-

het niveau van informatisering van een gedeelte van het verpleegkundig dossier van de patiënt.

6.6. Rapport Na het uitvoeren van de audit wordt er een rapport opgesteld waarin de conclusies van de audit naar voren worden gebracht op basis van de concordantietabellen en de vaststellingen die werden gedaan tijdens de audit, met verwijzing naar de geselecteerde betrouwbaarheidscriteria. Het rapport omvat de volgende punten: • • • • • • •

Een kader met administratieve inlichtingen; De naam van de auditeur(s); De naam van de vertegenwoordigers van de instelling en hun functie; Een korte inleiding; Een overzicht van de gemaakte vaststellingen en opmerkingen per tabel; Een overzicht van de gemaakte vaststellingen en opmerkingen per grafiek; Een conclusie met de belangrijkste opmerkingen en een tabel met de elementen die het betrouwbaarheidsniveau van de registratie bepalen.

Het eindrapport wordt binnen de 30 dagen na de audit naar de instelling gestuurd. Een schema van de uitvoeringskalender van een externe audit is te vinden in bijlage 2.


10


Bijlagen. Bijlage 1 : Brief ter bevestiging van de datum van de externe audit ....................................12 Bijlage 2 : Voorbeeld van een kalender ...............................................................................13


11

Methodologie van de externe audit voor VG-MZG Bijlage 1 : Brief ter bevestiging van de datum van de externe audit

Mijnheer, Mevrouw, Krachtens artikel 86 van de gecoördineerde wet op de ziekenhuizen, dienen de statistische gegevens over de medische activiteiten gestuurd te worden naar de minister bevoegd voor de volksgezondheid. Daarnaast kan de minister personen aanstellen om een controle uit te voeren op die gegevens in de ziekenhuizen. Bij deze deel ik u mee dat de verpleegkundige auditeurs Mw…. en Mw. …… uw instelling zullen bezoeken op …/…/… rond 9u om een externe audit uit te voeren (VG-MZG van het jaar 20…). Mag ik u verzoeken het nodige te doen en de directie van het verpleegkundige departement van uw instelling hiervan op de hoogte te brengen, evenals de verantwoordelijke voor de verpleegkundige registraties. In het kader van de audit zou ik u willen verzoeken om de volledige verpleegkundige dossiers klaar te houden (verpleegkundige anamnesebladen, blad met de zorgprogramma’s, de behandelingen, de parameters, de wisselhoudingen, etc.), en aandacht te schenken aan de documenten die nodig zijn om de registratie te verantwoorden. Zou u zo vriendelijk willen zijn om voor de duur van de audit 1 of 2 personen onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van het verpleegkundig departement beschikbaar te stellen, alsook voldoende middelen in termen van verbindingen zoals elektriciteit, toegang tot de centrale server als het een geïnformatiseerd dossier betreft, etc. U zult 48 uur voor de voorziene datum van de audit per mail de lijst ontvangen met de verblijfnummers in kwestie. Na dit bezoek zal er een rapport opgesteld worden, waarvan u zo snel mogelijk een exemplaar zult ontvangen. Ik dank u bij voorbaat voor uw medewerking bij het uitvoeren van deze externe audit. Hoogachtend, Het celhoofd


12


Bijlage 2 : Voorbeeld van een kalender

DAG

Activiteit Aankondiging van de gerichte externe audit Verloop van de audit

Minimum -10 werkdagen

-4

-3

-2

-1

AUDIT +1/+4 0

+5/+10

+11\+20

+21/+30

> 30

A Telefoon en brief

E-mail (dossiernummers)

U

D

FOD Rapporten

I

Definitieve beslissing in geval van sanctie

T

DG Gezondheidszorg –Datamanagement – Cel ‘Audit verpleegkundige activiteiten’ Contactpersoon : Jean-François Houppe [email protected] 02/524.85.36 Chantal de Jamblinne [email protected] 02/524.85.58 Katrien Scheerlinck [email protected] 02/524.86.11

Auditrapport Auditrapport Eindrapport ondertekend door de DirecteurGeneraal en het celhoofd Te definiëren

13

PROCEDURE EXTERNE AUDIT VG-MZG

Recommend Documents