GLORIA EU FP7 Project

GLORIA EU FP7 Project .. René Hudec

Astronomical Institute AV ČR Ondřejov

Praha TC AV CR I 2014

1

GLORIA GLObal Robotic telescope Intelligent Array for e-science

http://gloria-project.eu

First attempt to create a network of ~20 robotic telescopes for public access, education, science and much more Praha TC AV CR I 2014

2

EU FP 7 GLORIA Responsibles  Project coodinator: Francisco SANCHEZ  Associated professor at UPM - Computer Science Faculty  Project scientist: Alberto CASTRO-TIRADO





Research Professor at CSIC – Instituto de Astrofísica de Andalucía

GLORIA (GLObal Robotic telescope Intelligent Array)  FP7 european project (G.A. Nº 283783 )  Total budget 2,5 MEUR  Starting date October 2011 (3 years)  13 partners, 8 countries:



       

UPM, CSIC, UMA, IAC (Spain) ASU-CAS, FZU-CAS, CTU (Czech Republic) INAF (Italy) SAO (Russia) UCD (Ireland) UCH (Chile) UOXF (UK) Praha TC AV CR I 2014 UWAR (Poland)

3

Partners


4

Universities

Schools

Professional astronomers

Public

Amateur astronomers

Children Praha TC AV CR I 2014

5

GLORIA philosophy: Free + open!


6

Robotic Telescopes • The GLORIA Network has 17 network telescopes • Few others expected to join us soon


7

Objectives (1/8) Obj. 1: Create a social network for researching astronomy


8

T2

T1

T3

T4

T5

Optional subtitle - 28pt T6

T7

T8

T9 T10

T11

T12

T13

T14 T15

T16


9

Small robotic telescopes in Ondřejov: BART and D50 Based on sophisticated RTS2 operating software by Petr Kubánek: run on 10 telescopes (e.g. WATCHER, BOOTES, FRAM, BART etc.) Fast observations of GRBs & automated longterm dense monitoring of HE and CV sources Support for ESA satellites INTEGRAL, Gaia, etc.

GRB080430 R mag 18.9 Praha TC AV CR I 2014

10

BOOTES (in Spain)

TT Ari LC

Developed in Spanish-Czech collaboration Praha TC AV CR I 2014

11

WATCHER (Univ of Dublin) South Africa


12

Objectives (2/8) Objective 2: Increase the number of telescopes

In Czech Republic, 2 RTs in network, 2 more will be added soon Praha TC AV CR I 2014

13

• Access to robotic telescopes

• Robotise your telescope

Research

• Online experiments (observations) • Offline experiments (research on acquired images)

Education

• Live broadcasting • Social network + community • Support


Citizen astronomy

14

Objectives (4/8) Objective 3.1: Increase the number of on-line experiment (i.e. "The Sun")


15

Objectives (5/8) Objective 3.2: Increase the number of off-line experiments (i.e. "Galaxy Zoo")


16

Objectives (6/8) Objective 4: Engage newcomers (1/2)


17

Objective 4 Live Broadcasting


18


19

Achievements and impact - 1 GLORIA web followers New multi-language public website ~ 6 months ago. Website visitors: • 94,271 visits • 71,686 unique visitors • 172,662 page views • 99 different countries

Facebook page: 1347 followers

gloria-project.eu

YouTube channel: 18 videos, 53,138 views Twitter channel: 139 followers 9/22

Personal Space GLORIA


21

Tisková zpráva


22

http://gloria-project.eu

http://users.gloria-project.eu http://facebook.com/GLORIAProje ct http://euhou.net/docupload/files/T AD-step-by-step.doc Praha TC AV CR I 2014

23

Vyžádané osobní zkušenosti


24

Zapojení do konsorcia • Tento projekt vznikl z dlouhodobé téměř 20 let spolupráce se španělskými partnery na vývoji robotických dalekohledů • Podpořeno v minulosti společ. projektem AV ČRCSIC • BART CZ 1.RT 1996- a poté BOOTES CZ-S 4 robotické teleskopy 1998 • Toto je evidentně vhodné řešení, odpadá hledání partnerů, většina z nás se znala a spolupracovala už roky Praha TC AV CR I 2014

25

Zapojení do konsorcia II • Postupně přizváni další partneři z dalších zemí, a to vesměs na bázi osobních kontaktů a přátelství – podstatný vliv naší spolupráce s těmito institucemi, včetně práce mých minulých studentů v nich • Velký CZ vliv – mezi 13 partnery jsou 3 CZ a ve 2 dalších pracují mí bývalí studenti • Předstupeň projektu: Hledání cest dalšího rozvoje a podpory RTs Praha TC AV CR I 2014

26

Příprava a podání projektu • Návrh podat EU projekt FP7 byl společný tj. od počátku jsme členy konsorcia • Hledání vhodného project coordinatora (PC) v odpovídající pozici a majícího čas na administrativní přípravu projektu – zapojení Prof. F. Sancheze S. Velká admin. i časová časová zátěž 120 stran jen vlastní proposal. • GLORIA proposal podán 2x, poprvé nepodpořen Praha TC AV CR I 2014

27

Koordinace konsorcia • Konsorcium početné, 13 partnerů, značná administrativní i managerská náročnost • Pozor na přípravu proposalu zejména definici WP a popis jejich náplně a rozdělení a počet PM a kdy který končí. Má dopady na finance výkazy práce atd • Jakákoli změna v průběhu řešení je obtížná ne-li nemožná • Přitom toto je velmi obtížné v době psaní proposalu přesně a dobře odhadnout či přesně definovat • PMs 2x ročně plus steering board telekons ca 1x měsíčně Praha TC AV CR I 2014

28

Reportování • Reportování odborné – project reviews a finanční vždy po 1 roce (dosud 2x) • Následná project reviews za účasti project officer (PO) z Bruselu a 2 hodnotitelů vybraných Bruselem • Výběr těchto hodnotitelů zůstává záhadou, v našem případě nešlo o přímé odborníky ani kapacity daného oboru, ani o publikačně zdatné vědce Praha TC AV CR I 2014

29

Reportování II • Finanční reportování vzorně a s velkou obětavostí zajišťovala nově přijatá projektová manažerka ústavu pro projekty EU • Time Sheety na každého pracovníka i na OON a na každý měsíc, a to je maximálně možné období


30

Vedení WP • ASÚ v projektu pouze spoluvedení jedné WP, podílí se na 5 z 9 • Problém: definice a popis a plány WP v době psaní projektu a pak reálně během řešení projektu, minimální prostor pro flexibilitu • Obtížná role vedoucích WP při rozdělení prací mezi podílející se partnery • Obtížná spolupráce při absenci financí na cestovné Praha TC AV CR I 2014

31

WP2 in GLORIA WP3: Definition of standards and protocols for RTNs and for collaborative astronomical experiments (UMA)

WP1: Project management (UPM)

WP7: Development of standards for GLORIA robotic telescope network (UPM)

WP8: Development of experiments for GLORIA (UOXF)

WP9: Multimedia broadcasting and storage (UPM)

WP5: Implementation of standards for GLORIA robotic telescope network (CVUT)

WP6: Implementation of experiments for GLORIA (UNIWARSAW)

WP2: Dissemination of knowledge and future plans (INAF)

WP4: Scientific community access to the network & new telescope access to the network & support (CSIC)

Network activities

Service activities

Joint research activities

2/22

Celkový management projektu • Po 1. roce řešení se ustálil systém tzv ToDo tasků viz další slide dosud ca 1000 tasků • Info o nich rozesílány emailem, plus vkládané do ToDo tabulek, obtížné to vše registrovat při ca 20 emailech denně bez administrativní pracovnice • Náročné na kontrolu a management PC dostává denně desítky emailů s nemožností vše odpovědět • Náročné na organizaci emailů prakticky jsme byli spamování desítkami mailů denně z nichž ne všechny se týkaly všech adresátů • Čísla tasků ToDo seznamu nejsou identická s čísly tasků v DoW ani deliverables Praha TC AV CR I 2014

33


34


35

Project Reviews • Vždy po roce řešení za účasti PC, 2 hodnotitelů a celého konsorcia • Trvání celý den, netriviální • Obvykle navazují na PM and rehearsaly (nácviky) • Velmi administrativně náročné na přípravu podkladů reportů a talků. Jen report má kolem 200 stran. Praha TC AV CR I 2014

36

GLORIA PM and IBWS Workshop in Karlovy Vary 2012


37

Chyby • Pozor na volbu metody indirect costs při registraci organizace • Špatné odhadnutí počtu potřebných PM u jednotlivých WP a doby trvání WP • Pozor na ohlídání příspěvku MŠMT, termíny • Pozor na podfinancování. V našem případě jen 3.5% celku, konkrétně 136940/99457 Eur celkové náklady/EU příspěvek za 3 roky neadekvátní slíbeným a požadovaným pracem • Podhodnocený odhad nákladů na cesty na PM a Praha TC AV CR I 2014 38 PR

Chyby II • Pozor na náročné práce které nebyly v době psaní návrhu předvídatelné. Příklad překlady do češtiny velkého množství podkladů a manuálů. Nemáme možnost zaplatit překladatele překládáme sami.


39

Problémy s nimiž jsme se setkali • Indiret costs-režie: Simplified method kdysi zadaný v Bruselu, nedá se změnit nebo jen velmi obtížně a pro organizaci je nevýhodný. Ostatní partneři měli výhodnější flat rate. • V důsledku nižší režie pak obtížné čerpání pro potřeby projektu indirect costs • Nesoulad mzdových tabulek EU a mzdových tabulek ústavu AV ČR (hodinové mzdy) vedoucí k umělému navýšení počtu PM, nemožnosti zaplatit špičkové pracovníky a z toho se odvíjející řadu problémů. V tomto ohledu systém např. na ČVUT je pravděpodobně flexibilnější s možností až 200% OH Praha TC AV CR I 2014

40

Problémy II • Občasné neshody v konsorciu, zejména mezi španělskými partnery, v našem případě evidentně ovlivněné ekonomickou krizí ve Španělsku a následnou snahou odejmout část financí některým partnerům. CZ partneři z AV se pro toto přímo nabízejí s ohledem na opticky navýšené počty extra PM díky nízkým hodinovým mzdám v AV • Pozor na pomůcky a technické potřeby ty nelze pořídit z projektu (pokud nebylo žádáno v přihlášce) pouze z indirect costs • Jakkoli jsme se na některých WP nepodíleli, tak jejich charakter si přesto vynutil naši práci na nich, např. překlady atd. Tuto práci pak provádíme veI 2014 volném čase gratis. Praha TC AV CR 41

Problémy III • Lokální řešitel se často ocitá v kleštích, z jedné strany je nucen řešit novými a novými úkoly zadávanými PC, PS a vedoucími WP, z druhé je omezen lokálními předpisy, vyhláškami, zvyklostmi a podmínkami. Podmínky řešení nejsou pro partnery identické jelikož reflektují lokální zvyklosti. • Byrokracie je tak obsáhlá a časově náročná že silně ukousne z času který by měl věnován vlastnímu řešení projektu • Celá řada prací nakonec probíhá mimo rámce původních WP. Nedá se tomu vyhnout, nedá se vše vtěsnat do WP. • GLORIA silně interdisciplinární projekt, občas problémy Praha TC AV CR I 2014 42 že třeba informatik nerozumí astronomovi a naopak

Doporučení • Na přípravu proposalu si rezervovat dostatečný čas, pozor na definici WP, Deliverables, a odhady potřebných PMs • Pozor na plán doby trvání jednotlivých WP, v případě potřeby pokračování prací na dané WP po jejím formálním ukončení je to administrativně náročné. Vhodnější je co nevíce WP nechat až do konce projektu • Pozor zdaleka ne všechny typy aktivit mají plné financování • Instituce by kromě řešitelů měla mít i projektovou Praha TC AV CR I 2014 43 manažerku starající se o reporting atd

Doporučení II • Vhodné je mít administrativní sílu i na pomoc s ohledem na náročnou administrativní agendu kterou pak musí dělat řešitelé a to de-facto gratis • Přípravy některých dodatečně vyžádaných podkladů během řešení přišly na mnohem více než několik PM • Pozor na Consortium Agreement


44

Na co si dát pozor • • • • •

Hlídat termín podání žádosti o doplatek na MŠMT Zejména v případě že projekt nezačne od 1.1. DPH – zjišťuje se i z každé jízdenky paragonu atd a neproplácí se (platí pro FP7 projekty) Rozdělení do Activity Type COORD – RTD – MANAGEMENT- SUPPORT, de facto 2D prostor • Jelikož od toho se odvíjí výše příspěvku • Osoba PC má velké kompetence ale kladeny vysoké nároky, musí být především dokonalý manager, zvládat krizové situace atd • Evidence – může být vyžadována až na úroveň tasků v TC AV být CR I 2014 45 ToDo tabulce kterýchPraha může přes 1000

Na co si dát pozor II • Plán financí na cesty na PM a PR, v našem případě byl podhodnocen, zahr. partneři organizovali PM s destinacích s drahými letenkami i ubytováním, museli jsme hledat alternativní levná ubytování a další úspory • Pozor na pravidlo že organizátor PM nepotřebuje finance na cestovné toto není pravda jelikož náklady jsou i pro cesty v rámci jedné země (doprava, hotel) Praha TC AV CR I 2014

46

A závěrem • Jak dál po skončení projektu? Co se sítí sloužící veřejnosti která zde vznikla? Jak zajistit pokračování a financování? Podle konzultace v Bruselu extenze ani navazující projekt není možný.


47

Poděkování • Ing Ivě Tužinské, projektové manažerce ASÚ AV ČR, za její obětavý přístup a pomoc. Často nám pomáhala i po večerech a o víkendech tak jak si projekt vyžadoval. • PR ASÚ v čele s Pavlem Suchanem za vzornou práci zejména s médii a vydávání TZ Praha TC AV CR I 2014

48

The End


49

GLORIA EU FP7 Project

Recommend Documents