Zkušenosti z auditu projektů financovaných z FP7 Martin Kavka Červen 2010 ADVISORY
Rozpočet EU Framework Programmes for Research Rámcový program pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace je hlavním nástrojem Evropské unie pro financování evropského výzkumu. 7. RP bude trvat po dobu sedmi let počínaje rokem 2007 až do roku 2013 a celkový rozpočet tohoto programu činí více než 50 miliard eur. 80
€ Billion
70
53,2
60 50 40 30 20 10
13,12 3,27
5,36
14,96
17,5
6,6
0 1984-1987 1987-1991 1990-1994 1994-1998 1998-2002 2002-2006 2007-2013
2
FP7 Plánované audity Evropské komise (pouze outsourcované) Evropská komise nedisponuje dostatečnou kapacitou k provádění kontrolní činnosti, je využíváno outsourcingu. Počet plánovaných auditů každoročně výrazně narůstá. Audity Evropská komise mohou být prováděny kdykoli v průběhu projektu a to i zpětně (do 5-ti let od ukončení projektu).
1200 1000
REA ERCEA
800
RTD
600
TREN
400
ENTR
200
INFSO
0 2009
2010
2011
2012 3
FP7 audity Evropské komise
Role KPMG
Naším úkolem je na základě provedeného auditu a poskytnutých podkladů vyjádřit nezávislý názor, zda náklady byly správně vynaloženy a jsou způsobilé tak, jak je stanoveno v grantové dohodě.
4
Definice způsobilých nákladů Skutečné Vynaložené účastníkem Vynaložené v průběhu projektu Stanoveny podle obvyklých účetních a manažerských zásad organizace Použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků projektu (Annex I Grantové dohody) V souladu se zásadami úspornosti, účinnosti a efektivity Zaneseny v účetní evidenci účastníka Očištěny od neuznatelných nákladů Uvedeny v indikativním rozpočtu (Annex I Grantové dohody) 5
Detailní kontrola probíhá na základě kontrolních listů EK • • • • • • • • • • • • • • • • •
Kontrola Grant Agreement a Financial Statement ("Form C„) Klasifikace nákladů dle typu aktivity Audit hodnocení rizik Vnitřní kontrola Přímé náklady – obecné principy Přímé náklady – personální náklady Přímé náklady – investiční majetek Přímé náklady – cestovní náhrady Přímé náklady – subdodávky a náklady třetích stran Přímé náklady – spotřební materiál Přímé náklady – ochrana duševního vlastnictví Přímé náklady – manažerské aktivity Konzorcia Nepřímé náklady Stanovení kurzu Příjmy projektu (příjmy z úroků) Role koordinátora Nezávislost a kvalifikace auditorů, kteří poskytují certifikáty
6
Ukázka kontrolního listu Audit Programme - Direct Costs - Personnel Costs
Tests
Comments
WP Ref
Initials
General 1.Obtain the detail of personnel costs, specified by type of activity, reconciling with the breakdown of costs supporting the Financial Statements (Form C). 1.If the beneficiary has claimed direct personnel costs based upon methodology using average personnel costs: 1. Ensure that the audited organisation methodology was certified 2. Ensure the claimed personnel costs were calculated based upon the certified methodology 3. Asses whether the methodology used is acceptable (see EU Guidance 2: FP7 Average Personnel Costs – Acceptability criteria for Average Personnel Cost Methodology) 1.Consider whether the personnel costs declared in Form C fulfil the general eligibility requirements established in Article 14.1 of Annex II to the grant agreement. 7
Fáze auditu Initiation • EK zašle seznam subjektů určených k provedení auditu KPMG DE (Batch) • EK zašle oficiální dopis kontrolovanému subjektu, s žádostí o přípravu podkladů. (List of information to be provided)
Fieldwork
Reporting
• Regionální tým KPMG (KPMG Czech Republic) kontaktuje kontrolovaný subjekt a dohodne se na termínu předání podkladů a termínu průběhu auditu
• Je zpracován finální Draft auditní zprávy
• Audit projektu
• Připomínky KPMG DE a EK
• Je připraven předběžný draft auditní zprávy
Finalisation • Finální auditní zpráva předána EK
• Součástí je rovněž písemné vyjádření kontrolovaného subjektu.
• EK: Stop/Go rozhodnutí 8
Fáze auditu
9
FP7 audity Evropské komise Základní seznam dokumentů ke kontrole: • Zakladatelská listina, stanovy • Organizační struktura • Finanční výkazy za poslední 3 období • Interní předpisy (účetní, mzdové, zadávání veřejných zakázek …) • Smlouva s Evropskou komisi k auditovanému projektu • Informace k účetnímu systému a účetní směrnice a metodiky – (analytická účetní evidence) • Informace k docházkovému systému • Popis mzdovému systému, pracovní smlouvy, mzdové listy atd. • Docházkové listy, timesheety • Seznam pracovníků projektu
10
FP7 audity Evropské komise Základní seznam dokumentů ke kontrole: • Detailní rozpis nákladů projektu dle jednotlivých aktivit • Seznam subdodávek, včetně popisu a zdůvodnění • Seznam služebních cest, cestovní výkazy • Faktury za nákup majetku, materiálu, služeb • Odpisy • Nepřímé náklady • Směnné kurzy • Seznam projektů financovaných z programů EK
11
Nejčastější zjištění Personální náklady: • Absence průkazných podkladů vykazování personálních nákladů (timesheety, docházka,..) • Personální náklady jsou na projekt alokovány v rozporu s pravidly programu (např. alokace dle úvazku v pracovní smlouvě) Dlouhodobý majetek: • 100 % majetku vykazováno jako náklad projektu (nikoli odpis) • Špatně uplatněné odpisy • Náklady uplatněny včetně DPH • Zařízení není používáno pro účely projektu • Před nákupem zařízení nebylo provedeno výběrové řízení
12
Nejčastější zjištění Spotřební materiál: • Subdodávky vykazovány jako spotřební materiál • Nepřímé náklady (režie) vykazovány jako spotřební materiál Subdodávky: • Před podpisem smlouvy nebylo provedeno výběrové řízení Cestovné: • Náklady vykazovány včetně DPH • Služební cesty delší než program pracovních cest
13
The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. Informace zde obsažené jsou obecného charakteru a nejsou určeny k řešení situace konkrétní osoby či subjektu. Ačkoliv se snažíme zajistit, aby poskytované informace byly přesné a aktuální, nelze zaručit, že budou odpovídat skutečnosti k datu, ke kterému jsou doručeny, či že budou platné i v budoucnosti. Bez důkladného prošetření konkrétní situace a řádné odborné konzultace by neměla na základě těchto informací být činěna žádná opatření.
KPMG Česká republika, s.r.o. +420 222 123 111
[email protected] www.kpmg.cz
14
