FP7 projektek jogi, pénzügyi és beszámolási kérdései NKTH FP7 infonapok 2009
Támogatási formák SSH-ban (rezsimek) • CSA (supporting) – legalább 1 résztvevő • CSA (coordinating)- legalább 3 résztvevő • Coll.Proj. (large scale)- 7 résztvevő, min. EC hozzájárulás 6,5 mill EUR • CP (small/medium scale) – 3 résztvevő
I. GA alapvető kérdései Core agreement + mellékletek (Annexes) Mellékletek: 1. 2. 3. 4.
Description of Work (munkaprogram) Általános szabályok (general conditions) Speciális szabályok (program specifikus) Kedvezményezett csatlakozó nyilatkozata (Form A) 5. Új partnerek csatlakozó nyil. (Form B) 6. Pénzügyi elszámoló lap-Financial Statement (Form C) 7. Audit melléklet - Form C igazolás és módszertan (Form D és E)
I. GA alapvető kérdései (folyt.) • EC kifizetések: előleg//közbenső(munkaszakaszonként)//végső(záró besz.után) – a szakasz zárását követő 60 napon belül benyújtandó, COM 105 napon belül teljesít • EC hozzájárulás nem módosul: a kifizetés kerül arányosításra • Külön bankszámla alapvetően a koordinátornak javasolt • Előleg: 1X, GA aláírását követő (A formok!) 45 napon belül, 60-80% • 1 koordinátor (nem lehet alváll.), 100% támogatási arány - DE koordinációs feladatot más tag is elláthat és betervezhet • Szerződésmódosítás: koordinátoron és EC kontakton keresztül, ha változik a GA 1. melléklete, határidők feladatok stb.
II. Riportok A) CFS (Certificate on the Financial Statements) – pénzügyi kimutatásra vonatkozó igazolás • • • •
közbenső kifizetések 375 000 EUR feletti EC hozzájárulás túllépésekor (kumulatíve) elszámolás minden tételről 2 évnél rövidebb projektnél 1 végső CFS Auditor végzi (Form D)
II. Riportok • B) Methodology • Előre elfogadott kulcs jóváhagyása a személyi és a közvetett költségekre (rezsi) • Opcionális, feltételek: legalább 8 FP6 projekt, melyek mindegyike 375 000 EUR feletti elszámolható költségű volt • Kérelem ---> EC --->auditor által igazolt módszer--->EC (60 nap) • Következő igazolásig, lényeges változtatásig érvényben marad • Megszűnik a CFS benyújtási kötelezettség
II. Riportok C) Átlag személyi költségek elszámolása • ha nem különbözik lényegesen a személyi bérektől • EC igazolást kell kikérni az elszámolási módszer elfogadásáról(60nap) • nem szünteti meg a 375 000 € korlátot • célja: a személyi költségek elszámolásának megkönnyítése
D) Kifizetés • EUR alapon, a kltsg felmerülésekor/ vagy: a beszámolóval érintett időszakot követő hónap 1. napján aktuális árfolyam (ECB) szerint • Előleg esetén az EC hozzájárulás kamata levonásra kerül - jelentős összegű (50 000 € felett) - akihez az előleg közvetlenül utalásra kerül (koordinátor, mono-beneficiary) - koordinátor kamatot a tovább nem utalt összeg után fizet, saját része után NEM - mono beneficiary a teljes előleg után fizeti
E) Kamatozó számla • Megkötött, tárgyalás alatti GA-ra nem vonatkozik • Nemzeti jog alapján eltérés lehetséges • Kamatbejelentés/levonás előleg esetén, közbenső kifizetés után NEM • Bejelentést a koordinátor teszi (Form C 3.pont)
III. Projekt megvalósítása A) Elszámolható költségek Együttes feltételek: • • •
Aktuális,projekttel kapcsolatban felmerült tényleges költség Igazolhatóan a kedvezményezettnél és a beszámoló időszaka alatt merült el Gazdaságosság, hatékonyság elvén történt költés
III. Projekt megvalósítása B) Nem elszámolható költségek • • • •
ÁFA, vámok, kamattartozások Jövőbeni veszteségek és károk Árfolyamveszteségek Más EC projektben már elszámolt vagy elszámolható költségek • Veszteség és veszteségkezelési díjak, nem megalapozott költések
C) Támogatás formái A közvetett és közvetlen költségek megtérítése függ: - A szervezet jogi státuszától - A támogatási formától - A tevékenység típusától
D) A tevékenységtıl függı intenzitások 1. RTD: 50-75% 75%: nonprofit és közszféra, kutatóintézet, KKV, közép/felsőoktatási intézmény 2. Demonstrációs tevékenységek: 50% 3. Egyéb tevékenységek: 100% Pl. disszemináció, networking, koordináció, menedzsment IPR, tanulmányok, tréning, promóciós tevékenységek stb.)
4. CSA: 100%, de 7% rezsi flatrate
III. Projekt megvalósítása Közvetlen és közvetett költségek elhatárolása Közvetlen (személyi) költségek a) személyi költségek tételes elszámolása -
munkaszerződés (határozott/határozatlan) A munkaadó irányítása alatt, a munkáltató javára (IPR hozzá kerül) Megfelelően a munkáltatónál alkalmazott személyi bérezésnek (járulékokkal) A bérek nyilvántartásából ki kell annak derülnie, hogy mennyi időt fordított adott személy a munkára (timesheet vezetés, vagy igazolás az átlag személyi kltsg számításról)
III. Projekt megvalósítása b) Tanácsadó elszámolása (közvetlen kltsg)
-
Irreleváns az elszámolás szempontjából, hogy mi a tanácsadó státusza (pl. önálló vállalkozó, megbízott), ha fennállnak a következő együttes feltételek: szerződés a projekttel kapcsolatos feladatokra Kedvezményezett szakmai irányításával a Kedvezményezett irodájában az eredmény a Kedvezményezett tulajdonába kerül a tanácsadó bérezése nem jelentősen tér el más munkavállalókétól az utazási és rezsiköltségeket a Kedvezményezett fizeti és számolja el az EC felé
III. Projekt megvalósítása C) Alvállalkozó (közvetlen költség) GA 1. sz. mellékletében rögzített igény (váll. maga nem kell, de betervezni kell), közvetlen költség Kiválasztás: átláthatóság, esélyegyenlőség és verseny elvén (közszféra: KB tv., magánszféra: saját eljárásai az EC elvárásokkal összhangban- 3 ajánlat, kiválasztás a szabályzatai szerint stb.) Jellemzői: ellenérték fejében, maga végzi, IPR sorsát rendezni kell, a kedvezményezett felel az EC felé, csak nem lényeges feladatra Kedvezményezett kötött alváll. szerz. megkötése TILOS
III. Projekt megvalósítása Indirekt/közvetett (rezsi) költség • A projekttel kapcsolatban felmerült, azonban a könyvelésből nem egyértelműen, tételesen azonosítható költségek (overheads) • FP6-al szemben már nincsenek elszámolási rendszerek (FC, FCF, AC), hanem főszabályként az aktuális felmerült költségek elszámolandók (actual indirect costs model) + • Derogáció: ‘FCF’ - 20% flat rate, 60% flat rate
IV. Elszámolási módok a) Actual costs model -
minden költség tételes elszámolása ‘Simplified Method’(SM): a rezsiköltségek elszámolása a jogi személy szintjén Simplified method nem engedélyköteles az EC részéről, de feltételei vannak: a könyvelési rendszernek lehetővé kell tennie a nem elszámolható tételek azonosítását (pl. ÁFA), megfelelő számolási kulcsot kell alkalmazni a rezsiköltségek átlagolására, az eljárásnak integráltnak kell lennie a Kedvezményezett könyvelési rendszerével, + könyvvizsgálói tanúsítvány minderről
-
!!!!!!‘Methodology’ NEM ‘SM’!!!!!!! Mivel előbbi a személyi ÉS rezsiköltségek elszámolására is vonatkozik és engedélyköteles. A ‘Simplified method’ a ‘Methodology’ része lehet, de független is lehet attól
IV. Elszámolási módok b) Flat rate-ek - 20% flat rate = FCF (közvetlen kltsgalvállalkozói díjak 20% erejéig rezsi elszámolható a projektre) - 60% flat rate: 2010 január 1-ig meghirdetett pályázatok esetén, utána módosítás lesz, de minimum 40% flatrate Feltételei: 1. jogi státusz (nonprofit, közép vagy fesőoktatási intézmény, kutatóintézet, KKV) 2. Könyvelése nem alkalmas a rezsiköltségek hiteles elkülönítésére 3. Támogatási konstrukció: No, CoP
- CSA: 7% flat rate
V. Elszámolt tételek EC támogatása Eligible
EC %
Számlák
Arányosítás
100
50
50
nincs
100
50
20
nincs
100
50
60
csökkentés 40-re
VI. Ellenőrzés • Projekttel kapcsolatos 5 éves általános dokumentum megőrzési kötelezettség • Együttműküdési kötelezettség az ellenőrökkel (hozzáférés, átadás stb.) • Kivitelezheti a Bizottság és a European Court of Auditors • Ellenőrzési jelentést készül melyet a Kedvezményezett véleményezhet és kommentálhat, ez alapján készül a végső jelentés
VI. Ellenőrzés • Mit vizsgálnak? - a projekt teljesítése a munka és költségtervekkel összhangban van-e - A projekt céljainak tudományos jelentősége, relevanciája - Költések hatékonysága, indokoltsága - Projekt menedzsment eljárások, Kedvezményezettek összehangolt munkája, bevonása a munkába - A várt és elért hatások, eredmények realitása
VI. Ellenőrzés A Kedvezményezett jogai és kötelezettségei az ellenőrzés során: - az EC által kijelölt vizsgáló elutasítása üzleti titkok védelmére való hivatkozással - Az ellenőrzés a munkavégzés helyén váratlanul is folytatható - Az ellenőrt mindenhová be kell engedni és minden iratot át kell neki adni, amit bekér, segíteni kell a munkája során - Az ellenőrzési jelentést a kedvezményezett 1 hónapon belül véleményezhet és a végső jelentés ezt követően készül el
VI. Ellenőrzés -
Döntési lehetıségek Eredmények elfogadása vagy elutasítása A projekttel kapcsolatos szerződésmódosítás elfogadása vagy elutasítása A szerződés lényeges kérdéseinek módosítása kerül elrendelésre a projekt folytathatóságához A szerződés megszüntetésének kezdeményezése Visszafizetés elrendelése Büntetés (EC hozzájárulás 2 és 10% között, ismételt szabálysértés esetén 4 és 20% között)
Hasznos linkek www.nkth.gov.hu http://ec.europa.eu/research/ http://cordis.europa.eu/home_en.html http://www.iglortd.org/
Köszönöm figyelmüket! dr Labundy Rita
[email protected]
