FP7 projektek pénzügyi és beszámolási kérdései NKTH FP7 infonapok 2008
I. GA alapvető kérdései • EC kifizetések: előleg/közbenső/végső • EC hozzájárulás nem módosul: a kifizetés kerül arányosításra • Külön bankszámla alapvetően a koordinátornak javasolt • Előleg: 1X, GA aláírását követő (A formok!) 45 napon belül, 60-80% • 1 koordinátor (nem lehet alváll.), 100% támogatási arány - DE koordinációs feladatot más tag is elláthat és betervezhet • Szerződésmódosítás: koordinátoron és EC kontakton keresztül, ha változik a GA 1. melléklete, határidők feladatok stb.
II. Riportok A) CFS (Certificate on the Financial Statements) • • •
közbenső kifizetések 375 000 EUR feletti EC hozzájárulás túllépésekor (kumulatíve) elszámolás minden tételről 2 évnél rövidebb projektnél 1 végső CFS
II. Riportok • B) Methodology • Előre elfogadott kulcs jóváhagyása a személyi és a közvetett költségekre (rezsi) • Opcionális, feltételek: legalább 8 FP6 projekt, melyek mindegyike 375 000 EUR feletti elszámolható költségű volt • Kérelem ---> EC --->auditor által igazolt módszer--->EC (60 nap) • Következő igazolásig, lényeges változtatásig érvényben marad • Megszűnik a CFS benyújtási kötelezettség
II. Riportok C) Átlag személyi költségek elszámolása • ha nem különbözik lényegesen a személyi bérektől • EC igazolást kell kikérni az elszámolási módszer elfogadásáról(60nap) • nem szünteti meg a 375000 korlátot • célja: a személyi költségek elszámolásának megkönnyítése
D) Kifizetés • EUR alapon, a kltsg felmerülésekor/ vagy: a beszámolóval érintett időszakot követő hónap 1. napján aktuális árfolyam (ECB) szerint • Előleg esetén az EC hozzájárulás kamata levonásra kerül
III. Projekt megvalósítása A) Alvállalkozó • GA 1. sz. mellékletében rögzített igény (váll. maga nem kell, de betervezni kell), közvetlen költség • Kiválasztás: átláthatóság, esélyegyenlőség és verseny elvén (közszféra: KB tv., magánszféra: saját eljárásai az EC elvárásokkal összhangban- 3 ajánlat, kiválasztás a szabályzatai szerint stb.) • Jellemzői: ellenérték fejében, maga végzi, IPR sorsát rendezni kell, a kedvezményezett felel az EC felé, csak nem lényeges feladatra • Kedvezményezett kötött alváll. szerz. megkötése TILOS
III. Projekt megvalósítása B) Eszámolható költségek Együttes feltételek: • • •
Aktuális,projekttel kapcsolatban felmerült tényleges költség Igazolhatóan a kedvezményezettnél és a beszámoló időszaka alatt merült el Gazdaságosság, hatékonyság elvén történt költés
III. Projekt megvalósítása C) Nem elszámolható költségek • • • •
ÁFA, vámok, kamattartozások Jövőbeni veszteségek és károk Árfolyamveszteségek Más EC projektben már elszámolt vagy elszámolható költségek • Veszteség és veszteségkezelési díjak, nem megalapozott költések
III. Projekt megvalósítása D) Közvetlen és közvetett költségek elhatárolása 1. Közvetlen személyi költségek a) személyi költségek tételes elszámolása -
munkaszerződés (határozott/határozatlan) A munkaadó irányítása alatt, a munkáltató javára (IPR hozzá kerül) Megfelelően a munkáltatónál alkalmazott személyi bérezésnek (járulákokkal) A bérek nyilvántartásából ki kell anak derülnie, hogy mennyi időt fordított adott személy a munkára (timesheet vezetés, vagy igazolás az átlag személyi kltsg számításról)
III. Projekt megvalósítása b) Tanácsadó elszámolása (közvetlen kltsg) Irreleváns az elszámolás szempontjából, hogy mi a tanácsadó státusza (önálló vállalkozó, emgbízott stb), ha fennállnak a következő együttes feltételek: -
szerződés a projekttel kapcsolatos feladatokra Kedvezményezett szakmai irányításával a Kedvezményezett irodájában az eredmény a Kedvezményezett tulajdonába kerül a tanácsadó bérezése nem jelentősen tér el más munkavállalókétól az utazási és rezsiköltségeket a Kedvezményezezett fizeti és számolja el az EC felé
III. Projekt megvalósítása c) Indirekt/közvetett (rezsi) költség) • A projekttel kapcsolatban felmerült, azonban a könyvelésből nem egyértelműen, tételesen azonosítható költségek (overheads) • FP6-al szemben már nincsenek elszámolási rendszerek (FC, FCF, AC), hanem főszabályként az aktuális felmerült költségek elszámolandók (actual indirect costs model) + • Derogáció: ‘FCF’ - 20% flat rate, 60% flat rate
IV. Elszámolási módok a) Actual costs model -
minden költség tételes elszámolása ‘Simplified Method’(SM): a rezsiköltségek elszámolása a jogi személy szintjén Simplified method nem engedélyköteles az EC részéről, de feltételei vannak: a könyvelési rendszernek lehetővé kell tennie a nem elszámolható tételek azonosítását (pl. ÁFA), megfelelő számolási kulcsot kell alkalmazni a rezsiköltségek átalgolására, az eljárásnak integráltnak kell lennie a Kedvezményezett könyvelési rendszerével, + könyvvizsgálói tanúsítvány minderről
-
!!!!!!‘Methodology’ NEM ‘SM’!!!!!!! Mivel előbbi a személyi ÉS rezsiköltségek elszámolására is vonatkozik és engedélyköteles. A ‘Simplified method’ a ‘Methodology’ része lehet, de független is lehet attól
IV. Elszámolási módok b) Flat rate-ek - 20% flat rate = FCF (közvetlen kltsgalvállalkozói díjak 20% erejéig rezsi elszámolható a projektre) - 60% flat rate: 2010 január 1-ig meghirdetett pályázatok esetén, utána módosítás lesz, de minimum 40% flatrate Feltételei: 1. jogi státusz (nonprofit, közép vagy fesőoktatási intézmény, kutatóintézet, KKV) 2. Könyvelése nem alkalmas a rezsiköltségek hiteles elkülönítésére 3. Támogatási kostrukció: No, CoP
- CSA: 7% flat rate
V. Támogatási intenzitások 1. RTD: 50-75% 75%: nonprofit és közszféra, kutatóintézet, KKV, közép/felsőoktatási intézmény 2. Demonstrációs tevékenységek: 50% 3. Egyéb tevékenységek: 100% Pl. disszemináció, networking, koordináció, menedzsment IPR, tanulmányok, tréning, promóciós tevékenységek stb.)
4. CSA: 100%, de 7% rezsi flatrate
VI. Elszámolt tételek EC támogatása Eligible
EC %
Számlák
Arányosítás
100
50
50
nincs
100
50
20
nincs
100
50
60
csökkentés 40-re
VI. Ellenőrzés • Projekttel kapcsolatos 5 éves általános dokumentum megőrzési kötelezettség • Együttműküdési kötelezettség az ellenőrökkel (hozzáférés, átadás stb.) • Kivitelezheti a Bizottság és a European Court of Auditors • Ellenőrzési jelentést készül melyet a Kedvezményezett véleményezhet és kommentálhat, ez alapján készül a végső jelentés
VI. Ellenőrzés • Mit vizsgálnak? - a projekt teljesítése a munka és költségtervekkel összhangban van-e - A projekt céljainak tudományos jelentősége, relevanciája - Költések hatékonysága, indokoltsága - Projekt menedzsment eljárások, Kedvezményezettek összehangolt munkája, bevonása a munkába - A várt és elért hatások, eredmények realitása
VI. Ellenőrzés A Kedvezményezett jogai és kötelezettségei az ellenőrzés során: - az EC által kijelölt vizsgáló elutasítása üzleti titkok védelmére való hivatkozással - Az ellenőrzés a munkavégzés helyén váratlanul is folytatható - Az ellenőrt mindenhová be kell engedni és minden iratot át kell neki adi, amit bekér, segíteni kell a munkája során - Az ellenőrzési jelentést a kedvezményezett 1 hónapon belül véelményezhet és a végső jelentés ezt követően készül el
VI. Ellenőrzés -
Döntési lehetıségek Eredmények elfogadása vagy elutasítása A projekttel kapcsolatos szerződésmódosítás elfogadása vagy elutasítása A szerződés lényeges kérdéseinek módosítása kerül elrendelésre a projekt folytathatóságához A szerződés megszüntetésésnek kezdeményezése Visszafizetés elrendelése Büntetés (EC hozzájárulás 2 és 10% között, ismételt szablysértés esetén 4 és 20% között)
Köszönöm figyelmüket! Labundy Rita
[email protected]
