1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Eenheid/Cluster/Team BV/PJ/JZ Inkoop van Energie 1- Notagegevens Notanummer Opsteller Meiling G.J. Te...
g OR c d e f College van B & W - Burgemeester - Weth. Doornebos - Weth. Hiemstra
Besluitenlijst
d.d.
b Agenda c d e f g
8-5-2007
d.d.
T. van Hennik J. Kok
19-4-2007
R.Wielinga
d.d.
c Akkoordstukken d e f g
Routing
- Weth. Adema - Weth. Fleskes - Weth. Berkelder
c Vertrouwelijk d e f g
par. b adj.secr. c d e f g b gem.secr. c d e f g
BIS n i openbaar n j k l m j besloten n k l m j Vertrouwelijk k l m
T. Bakhuizen (paraaf adjunct-secretaris) Bijlagen Bijlage 1 Project: inkoop energie Bijlage 2 Mandaten i.v.m. aanbesteding energie (gas en elektriciteit) B & W d.d.: 8-5-2007 Besloten wordt: 1 2 3 4 5 6 7
1/ 5
In te stemmen met het aanbesteden van de inkoop GAS met de gemeenten uit de regio Stedendriehoek en de regio Achterhoek; in te stemmen met het aanbesteden van de inkoop van elektrische energie met de gemeenten uit de regio Stedendriehoek en de regio Achterhoek voor de periode vanaf 01 januari 2010; het Inkoopprojectteam Samenwerkende Gemeenten te mandateren tot het uitvoeren van deze aanbesteding incl. gunning; het Inkoopteam te mandateren tot het uitvoeren van de clickmomenten gedurende de looptijd van de overeenkomst(en); de directeur Bedrijfsvoering te mandateren de overeenkomst(en) te ondertekenen en daartoe Bijlage 1 te ondertekenen; de Directeur Bedrijfsvoering op te dragen advies uit te brengen over de mogelijkheden / noodzaak voor de inrichting van een centrale energiecoördinatie; de gezamenlijke kosten van deze aanbestedingen (max. €. 6.000,=) ten laste te brengen van het budget Facilitaire Zaken.
2/ 5
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente?
i Ja n j k l m n j Nee k l m
Financiële gevolgen opvangen binnen het desbetreffende productbudget
Voorstel openbaarmaking b De nota en het besluit openbaar te maken c d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken nadat d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… d e f g
c Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op d e f g
c De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op d e f g
Communicatie over vervolg i De communicatie verloopt als volgt (Hierover is overleg geweest met het team Communicatie) j k l m n
Interne berichtgeving van het aanbestedingsresultaat via FOCUS, de Inkoopstartpagina en de Contractendatabase j Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf k l m n j Communicatie is niet van toepassing, omdat k l m n
ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
3/ 5
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Toelichting en overwegingen Inleiding Deze gezamenlijke aanbesteding is een initiatief van de gemeenten uit de regio Stedendriehoek en de gemeenten uit de regio Achterhoek. Het betreft de gezamenlijke inkoop van GAS en Elektrische Energie. (zie ook Bijlage 2) Beoogd resultaat Gas Waarborging van de levering van GAS vanaf 01 januari 2008 tot maximaal 31december 2012. Hierbij wordt er naar gestreefd om op meerdere momenten gedurende de contractperiode (d.m.v. clicks) de meest gunstige tarieven te bemachtigen. Elektriciteit Waarborging van de levering van elektrische energie vanaf 01 januari 2010 tot maximaal 31 december 2012. Hierbij wordt er naar gestreefd om op meerdere momenten gedurende de contractperiode (d.m.v. clicks) de meest gunstige tarieven te bemachtigen. Verlaging administratieve lasten Door eisen te stellen aan onder anderen de wijze van facturering dient daarnaast te worden gekomen tot een verlaging van de administratieve lasten.
Kader Gas Op dit moment is de levering van GAS voor de gemeente Deventer geborgd tot 31 december 2007 d.m.v. een 1-jarig onderhands aanbesteed contract met Essent. Dit heeft op deze wijze reeds 3 jaar achtereenvolgens plaats gehad. Om enig voordeel te behalen op de inkoop van GAS incl. de administratieve afhandeling, is het noodzakelijk om een groot volume in de markt te zetten. Dit is gevonden door samenwerking met de gemeenten uit de regio Stedendriehoek en de gemeenten uit de regio Achterhoek. Elektriciteit Op dit moment is de levering van elektrische energie voor de gemeente Deventer geborg tot 31 december 2009 vanuit het Europees aanbesteed contract met Rendo (tegenwoordig Electrabel). De samenwerkende gemeenten zullen een aanbesteding uitvoeren voor een overeenkomst voor 3 jaar met 2x een optie van verlenging met 1 jaar (2008-2012). In het bestek kan een passage worden opgenomen waarin wordt aangegeven dat de gemeente Deventer in het 3e jaar (01-januari 2010) wenst in te stappen. De ervaring heeft geleerd dat opties bij energiecontracten veelal worden benut. Dit betekent dat op deze wijze de levering van elektrische energie voor de gemeente Deventer kan worden geborgd tot 31 december 2012. Externe begeleiding Gezien de complexiteit van met name de inkoop van GAS is voor begeleiding van deze aanbestedingen de expertise ingehuurd van het externe bureau PME Advies, een deskundige op het gebied van aanbesteden van energie. Centraal Beheer Om "het licht te laten branden en de gebouwen te verwarmen" koopt de gemeente Deventer veel energie in. Energie dat alsmaar duurder wordt en daarmee een belangrijke kostenpost is/wordt (jaarlijks ca. Euro 650.000). Het verbruik vindt plaats via vele honderden aansluitingen waarbij de (deel)budgetten verdeeld zijn over vele budgethouders. Coördinatie/beheer van het verbruikerspark is door de versnippering en de vele mutaties in aansluitingen nagenoeg onmogelijk, daarbij komt dat weinigen zich verantwoordelijk voelen en vooral gericht zijn op de output. Een goed beheer is van eminent belang. Enerzijds omdat door een aanbesteding de kans bestaat dat de aansluitingen "geswitchd" moeten worden naar een andere leverancier (en dan wel graag álle aansluitingen), anderzijds omdat door onvoldoende beheer de kans meer dan reëel is (bewezen) dat door de gemeente voor aansluitingen betaald wordt die niet des gemeentes (meer) zijn. Verder is het aan te bevelen om centraal beleid te formuleren (en uit te voeren) ten aanzien van
4/ 5
Duurzaamheid/Milieu, voorlichting, terugdringen verbruik en besparende maatregelen. Het Team Facilitaire Zaken zou zich uitstekend kunnen lenen voor deze centrale energiecoördinatorfunctie. Nader onderzoek hiertoe zou gerechtvaardig zijn.
Argumenten Gezien de reeds een aantal jaren gaande ontwikkeling van stijgende energieprijzen is het niet realistisch te verwachten dat d.m.v. aanbesteden tot beduidende tariefsverlaging kan worden gekomen. Wél kan door vergroting van volume (samenwerking), gebruikmaking van "de clickmethode" en inkopen op de langere termijn de effecten van prijsstijgingen enigszins worden gedempt. Door op langere termijn in te kopen kunnen de effecten ook beter worden meegenomen in de begrotingscycli waardoor verrassingen zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Daarnaast kunnen door samenwerking de kosten voor de inhuur van externe deskundigheid aanzienlijk worden beperkt.
Draagvlak
Financiële consequenties Energie wordt alsmaar duurder. Door gezamenlijk aan te besteden kunnen we prijsstijgingen enigszins dempen. Dit neemt evenwel niet weg dat er dient te worden uitgegaan van stijging van de energietarieven t.o.v, het huidig niveau. De meerkosten die hieruit voortkomen, dienen ten laste te worden gebracht van de respectievelijke productbudgetten. De kosten voor de begeleiding door het externe bureau zullen laste worden gebracht van het budget facilitaire Zaken.
Aanpak/uitvoering Inmiddels is door de samenwerkende gemeenten een start gemaakt met de voorbereiding van de gezamenlijke aanbesteding. Het externe bureau heeft een concept-bestek gereed en onderstaande planning opgesteld. 11 april 2007 akkoord op verlening mandaat aan de Kerngroep 11 april 2007 aanleveren aanvullingen op het concept-bestek 24 april 2007 vaststelling definitieve aanbestedingstukken 27 april 2007 publicatie via het bureau in Luxemburg 06 juni 2007 sluiting ontvangst offertes 12 juni 2007 opstellen gunningsadvies 13 juni 2007 verzenden voorlopige gunning 29 juni 2007 definitieve gunning en contracten opmaken
