Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp
Team FB
Goedkeuring publicatie aanbesteding zaaksuite t.b.v. DOWR 2- Bestuursorgaan
1- Notagegevens Notanummer
832798
b B&W c d e f g
Datum
14-8-2013
c Raad d e f g
Programma: 11. Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Swart
g OR c d e f College van B & W - Weth. De Jager - Burgemeester - Weth. Swart - Weth. Hartogh Heys - Weth. Pierey
Besluitenlijst c Agenda d e f g
Routing
20-8-2013
d.d. b Akkoordstukken c d e f g
d.d.
20-8-2013
d.d.
Adj. Dir. Wim de Jong Wethouder Swart
c Vertrouwelijk d e f g
par. b adj.secr. c d e f g b gem.secr. c d e f g
BIS n i openbaar n j k l m j besloten n k l m j Vertrouwelijk k l m (paraaf adjunct-secretaris) Bijlagen Bijlage A checklist zaaksuite DOWR gemeenten Eigen verklaring aanbestedingsprocedures Prijssjabloon Format voor het stellen van vragen B & W d.d.: 20-8-2013 Besloten wordt: 1 2
Goedkeuring op publiceren aanbesteding Zaaksuite t.b.v. gemeente Deventer, Olst-Wijhe en Raalte en daartoe de betreffende aanbestedingsdocumenten vast te stellen de nota en het besluit openbaar te maken, behalve de bijgevoegde aanbestedingsdocumenten, gelet op de aanbestedingsregels.
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging
i Ja m j k l m n n Nee j k l Ja j k l m n i Nee j k l m n
Financiële gevolgen opvangen binnen betreffende productbudget eenheid Vermindering regeldruk: In te vullen door de initiërende eenheid Is de checklist vermindering regeldruk ingevuld?
j Nee n k l m i N.v.t. j k l m j Ja n k l m n
Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) c De nota en het besluit openbaar te maken d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken nadat d e f g b De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… c d e f g
de bijgevoegde aanbestedingsdocumenten, gelet op aanbestedingsregels c Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: d e f g c De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: d e f g
Kennisgeving (publicatie) conform Awb
Bekendmaking conform Awb
c Huis-aan-huisbladen (Deventer Post) d e f g
c Huis-aan-huisbladen (Deventer Post) d e f g
c Staatscourant d e f g
c Staatscourant d e f g
c Website gemeente Deventer d e f g
c Website gemeente Deventer d e f g
c Overig, namelijk d e f g
c Overig, namelijk d e f g
Communicatie over vervolg j Er is overleg geweest met het team Communicatie en de communicatie verloopt als volgt. k l m n j Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf k l m n i Communicatie is niet van toepassing, omdat j k l m n
het gaat om het publiceren van een aanbesteding
ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Toelichting en overwegingen Inleiding De Opdrachtgever van deze aanbesteding is de gemeente Deventer mede namens de gemeente Olst-Wijhe en Raalte. Per 1 oktober 2012 is deze gezamenlijke werkorganisatie gestart voor de informatisering (ICT) van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR). De gemeente Deventer is voor informatisering de gastheergemeente. Vooruitlopend op het inmiddels door de Bedrijfsvoeringsraad vastgestelde I-DOWR Harmonisatieprogramma voor het applicatielandschap is besloten voorrang te verlenen aan de harmonisatie van de Zaaksystemen zoals die al gebruikt worden in Deventer, Olst-Wijhe en Raalte. Dit in verband met de cruciale centrale rol van het zaaksysteem ten opzichte van de taakspecifieke applicaties en de kosten die met een latere mogelijke conversie gemoeid zouden zijn. Een en ander is door de directies van de drie gemeenten en het Regieoverleg ICT geaccordeerd. De aanbesteding van de zaaksuite is onderdeel van het I-DOWR investeringsprogramma. Dit investeringsprogramma is inmiddels goedgekeurd door de Bedrijfsvoeringsraad maar moet nog door ons college en door de Raad worden vastgesteld (medio oktober 2013). Vooruitlopend op deze besluitvorming en om vertraging te vermijden vragen wij nu alvast akkoord om het aanbestedingstraject van de zaaksuite te starten. Voor het gunnen zal separaat bestuurlijke goedkeuring worden gevraagd. Voor alle duidelijkheid tot aan de gunning worden door de gemeente Deventer geen financiële verplichtingen aangegaan. Harmonisatie van het zaaksysteem(suite) zal leiden tot vereenvoudiging van de beheerlast en bundeling van kennis, deskundigheid en meer continuïteit. Na keuze van een leverancier zal nog besloten moeten worden over de fasering van implementatie. Onder een Zaaksuite ( zaaksysteem ) wordt verstaan een zogenaamde midoffice suite welke meerdere met elkaar geïntegreerde standaard pakketten en/of modules omvat, die de invoering van zaakgericht werken overeenkomstig de Gemeentelijke modelarchitectuur(GEMMA) en bijbehorende standaarden mogelijk maakt. De Zaaksuite zoals we die vanuit DOWR in het bestek hebben beschreven omvat functionaliteit voor: het Klantcontactsysteem (KCS), de webformulieren, de toegang van burger en bedrijf tot de eigen statusinformatie via een persoonlijke internetpagina (PIP), een documentmanagement en archiefsysteem (DMS/RMA), een zaaksysteem inclusief zakenmagazijn en een gegevensmagazijn die door een koppelmechanisme (broker) met de omgeving wordt verbonden. De Aanbestedende Dienst handelt tijdens de aanbestedingsprocedure onder het voorbehoud van goedkeuring door of namens de gemeente Deventer. De gemeente Deventer moet formeel instemmen met de overeenkomst tussen de Aanbestedende Dienst en de Opdrachtnemer. Nadat deze instemming is verkregen, kan de Opdracht definitief gegund worden. Hiervoor wordt een separate nota geschreven en ter besluitvorming aangeboden.
Beoogd resultaat Selectie van een zaaksuite systeem DOWR breed. De zaaksuite ondersteunt verschillende vormen van procesafhandeling; per individuele gemeente, DOWR breed en met ketenpartners.
Kader Een dergelijke aanschaf moet volgens wetgeving en inkoopbeleid europees aanbesteed worden. Dit traject valt onder het Harmonisatieprogramma DOWR welke onderdeel is van de uitwerking van de geldende I-visie. De aanschaf van een zaaksuite past in landelijk overheidsbeleid m.b.t. dienstverlening, architectuur en digitale overheid. Vanuit DOWR is het kader: het door de Bedrijfsvoeringsraad vastgestelde Investeringsprogramma I-DOWR, het Programma Basis op Orde DOWR en de I-visie.
Argumenten voor en tegen Voor.
1. Verbetering dienstverlening: De verbetering van de dienstverlening gaat verder dan het optimaliseren van een
2. 3. 4.
klantenbalie. Klanten stellen steeds hogere eisen aan de dienstverlening; vragen naar statusinformatie, willen eenmalig gegevens vastleggen en willen één aanspreekpunt voor vragen. Verbetering van dienstverlening betekent aandacht voor processen. Zaakgericht werken is een nieuwe manier van werken voor het optimaliseren van klantenservice en bedrijfsprocessen. Bij zaakgericht werken staat de zaak centraal en niet het document. Samenwerken: Ter ondersteuning van de DOWR samenwerking en het werken met ketenpartners. Efficiënter werken: Past binnen het streven naar efficiënte werkprocessen en kostenverlaging. Meer flexibiliteit: Het wordt daarbij steeds belangrijker om snel te reageren op veranderende marktomstandigheden. De behoefte van morgen is complex, onvoorspelbaar en niet eenvoudig te definiëren,
hetgeen flexibiliteit vereist in de bedrijfsprocessen.
5. Er zijn inkoopschaalvoordelen te behalen. Hoe hoog de schaalvoordelen zijn, is op voorhand moeilijk in te schatten. Bij gunning van deze aanbesteding is duidelijk wat het inkoopvoordeel is. Tegen.
1. Het eventueel optreden van frictiekosten bij de implementatie. Deze frictiekosten ontstaan als wordt besloten
2.
voor contracteinde afscheid te nemen van de huidige zaaksuite. Dit is afhankelijk van nog te maken implementatiekeuzes. Eventuele frictiekosten en de dekking ervan worden meegenomen in de separate nota van gunning. In drie gemeenten een zaaksuite implementeren is complex.
Draagvlak De opdracht tot voorbereiden van de aanbesteding is verstrekt vanuit de Bedrijfsvoeringraad DOWR. De uitvoering van de voorbereiding is door de gemeenten gezamenlijk in projectvorm vanuit diverse geledingen gedaan waarbij het traject is begeleid en gecontroleerd door een stuurgroep onder voorzitterschap van een adjunct directeur dienstverlenen van de gemeente Deventer. Uitvoering van het investeringsprogramma I-DOWR is een onderdeel van de uitwerking van de gezamenlijke I-visie. Het voorstel is op 12 augustus ook besproken in de directie welke hiermee heeft ingestemd.
Financiële consequenties De kosten van de voorbereiding van de aanbesteding tot en met de gunning past binnen de beschikbare middelen in de exploitatiebegroting. De structurele kosten van de zaaksuite en dekking daarvan, zal worden aangegeven in het binnenkort ter besluitvorming aan te bieden I-investeringsprogramma DOWR. Voor het gunnen zal separaat bestuurlijke goedkeuring worden gevraagd. Voor alle duidelijkheid tot aan de gunning worden door de gemeente Deventer geen financiële verplichtingen aangegaan.
Aanpak/uitvoering - Europees aanbestedingstraject starten en publiceren eind Augustus 2013. - Bestuurlijke besluitvorming I-investeringsprogramma medio Oktober 2013. - Presentatie en Proof of Concept in December 2013. - Onder voorbehoud van bestuurlijke besluitvorming gunnen in Januari 2014. - Definitieve gunning Februari 2014.
