Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp
Team VMG
Investeringsvoorstel Vastgoedinformatiesysteem 1- Notagegevens Notanummer
721368
b B&W c d e f g
Datum
4-7-2012
c Raad d e f g
2- Bestuursorgaan
Programma: 06. Herstructurering en vastgoed Portefeuillehouder Weth. Pierey
g OR c d e f College van B & W - Weth. Huizingh - Burgemeester - Weth. Swart - Weth. De Jager - Weth. Pierey
Besluitenlijst c Agenda d e f g
Routing
17-7-2012
d.d. b Akkoordstukken c d e f g
d.d.
17-7-2012
c Vertrouwelijk d e f g
d.d.
Programmamanager Vastgoed Directeur Ondersteunen Algemeen Directeur Wethouder Pierey
par. b adj.secr. c d e f g b gem.secr. c d e f g
BIS n i openbaar n j k l m j besloten n k l m j Vertrouwelijk k l m (paraaf adjunct-secretaris)
Bijlagen Business case Vastgoedinformatiesysteem gemeente Deventer Voorstel tot verschuiving bezuinigingstaakstellingen op gemeentelijk vastgoed Concept raadsmededeling B & W d.d.: 17-7-2012 Besloten wordt: 1 2 3
In te stemmen met het voorstel tot aanschaf van een vastgoedinformatiesysteem in het kader van de bundeling van het gemeentelijk vastgoed. De hiermee gemoeide afschrijvingslasten te dekken vanuit een door team VMG te realiseren additionele taakstelling uit Kwestie van Kiezen (BES71, concentreren van beheer). In te stemmen met een budgetneutrale verschuiving van de bezuinigingstaakstelling uit Kwestie van Kiezen (deeltaken BES71, RP120 en SAM137), te realiseren door team VMG en van programma 6 overgenomen, in het kader van het project ‘bundeling gemeentelijk vastgoed’. Deze verschuiving komt neer op de afbouw van deeltaken BES71 (gedeeltelijk) en SAM137 (geheel) door compensatie via een bovennormatieve (dit is het meerdere boven dat
4
5
6 7 8
wat in het kader van Kwestie van Kiezen is overeengekomen) bezuiniging op deeltaak RP120. Team VMG onderzoek laten doen naar het investeren in een webportal ad € 45.000,- voor het kunnen realiseren van bezuinigingsdeeltaak SAM137 in 2013, en hieraan uitvoering te geven mits deze investering op dat moment gedekt wordt uit een op dat moment gerealiseerde bovennormatieve bezuiniging vanuit deeltaak RP120. De productenbegroting te wijzigen door het verwerken van de gewijzigde deeltaken BES71, RP120 en SAM137 en de Raad voor te stellen de programmabegroting te wijzigen in de najaarsrapportage De jaarlijkse gerealiseerde overdekking op deeltaken BES71 en RP120 toe te voegen aan de Reserve Onroerende Zaken. De Raad cf. te informeren, alsmede over de tot nu toe door team VMG geboekte resultaten op de drie hiervoor genoemde deeltaken in het kader van “Kwestie van Kiezen”. De nota en het besluit openbaar te maken.
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging
i Ja m j k l m n n Nee j k l Ja i j k l m n j Nee k l m n
Financiële gevolgen opvangen via taakstelling binnen de eenheid Vermindering regeldruk: In te vullen door de initiërende eenheid Is de checklist vermindering regeldruk ingevuld?
j Nee n k l m i N.v.t. j k l m j Ja n k l m n
Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) b De nota en het besluit openbaar te maken c d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken nadat d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… d e f g
c Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: d e f g c De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: d e f g
Kennisgeving (publicatie) conform AWB
Bekendmaking conform AWB
c Huis-aan-huisbladen (Deventer Post) d e f g
c Huis-aan-huisbladen (Deventer Post) d e f g
c Staatscourant d e f g
c Staatscourant d e f g
b Website gemeente Deventer c d e f g
c Website gemeente Deventer d e f g
c Overig, namelijk d e f g
c Overig, namelijk d e f g
Communicatie over vervolg j Er is overleg geweest met het team Communicatie en de communicatie verloopt als volgt. k l m n j Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf k l m n i Communicatie is niet van toepassing, omdat j k l m n
het voorstel van invloed is op de interne procesgang en derhalve geen externe werking betreft
ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Toelichting en overwegingen Inleiding Het toenmalige College van B&W heeft in 2005 besloten om het gemeentelijk vastgoed te bundelen. Hiertoe zijn pas in 2011 de eerste stappen gemaakt, dat geresulteerd heeft in een haalbaarheidsonderzoek d.d. april 2011. Daaruit is een aantal zaken randvoorwaardelijk gemaakt, om de bundeling te kunnen inzetten: a. De organisatorische inbedding van het gebundelde vastgoed wordt geconcentreerd in een nieuw op te richten team Vastgoed, bestaande uit een gedeeltelijke samenvoeging van de teams VMG en FZ. Deze samenvoeging is in voorbereiding en zal naar verwachting eind 2012 geëffectueerd kunnen worden. Hiernaar wordt verwezen in de “Kadernota Vastgoed”, welke door het College van B&W is vastgesteld d.d. 21 februari 2012. b. Het nieuw te formeren team Vastgoed moet kunnen beschikken over een adequaat vastgoedinformatiesysteem. Dit is nu niet de situatie, wat tot gevolg heeft dat m.n. team VMG op zeer gefragmenteerde en daardoor arbeidsintensieve wijze het vastgoed beheert, niet in staat is om eenvoudig een betrouwbaar inzicht te geven in de omvang van het gemeentelijk vastgoed en onvoldoende in staat is te sturen op de (financiële) risico's die met het vastgoed gemoeid zijn. Op 21 december 2011 heeft de Regiegroep ICT ingestemd met de business case, die ten grondslag ligt aan de aanschaf van het vastgoedinformatiesysteem. Daarna is in nauw overleg met teams Inkoop en IAO een Programma van Eisen opgesteld, om via een meervoudig onderhandse aanbesteding een keuze te kunnen maken uit de ontvangen offertes (zie bijlage). De Stuurgroep Bundeling Vastgoed had toen al ingestemd om dit traject te starten, met het oog op de spoedige implementatie van het systeem en om de voordelen hiervan aantoonbaar te kunnen maken, cf. de bezuinigingsopgave in het kader van "Kwestie van Kiezen". Beoogd resultaat Voordelen zijn te vinden op het gebied van betrouwbaarheid (budgetcontrol, kwaliteit van informatie en mutaties), efficiency (tijdsbesteding) en opbrengsten (procesmanagement, centrale inkoop, bezetting). Mogelijk nadeel is de belasting van ICT, in het geval dat gekozen wordt voor een eigen technisch applicatiebeheer. Op dit moment wordt door team IAO en ICT onderzoek gedaan naar de haalbaarheid en kostenvoordelen van hosting door Planon, als beoogd toeleverancier van het vastgoedinformatiesysteem. Kader Kadernota Vastgoed Argumenten voor en tegen Voor: betrouwbare vastgoedinformatie, effectief en doelmatig vastgoedbeheer, bijdrage kunnen leveren aan de bezuinigingsopgave ad € 600.000 structureel per jaar, vanaf 2015, inzake Kwestie van Kiezen (deelprojecten SAM137, RP120, BES71), betere beheersing van financiële en contractrisico's die met de exploitatie van het vastgoed gemoeid zijn. Tegen: belasting team ICT als externe hosting via Planon geen optie is, waardoor technisch applicatiebeheer binnen de gemeentelijke context georganiseerd moet worden. Indien hosting via Planon kan plaatsvinden, bedragen de meerkosten op jaarbasis maximaal ca € 4.500 ex btw Draagvlak Zowel de regiegroep ICT als Stuurgroep DOWR, Stuurgroep Bundeling Vastgoed, werkgroep Bundeling Vastgoed en de Programmamanager Herstructurering & Vastgoed zijn akkoord met deze investering. Financiële consequenties 1. In de Business case is rekening gehouden met een eenmalige investering van maximaal € 120.500, en jaarlijkse onderhoudskosten van maximaal € 16.000,-. Op basis van de offerte van Planon moet rekening gehouden worden met een eenmalige investering (opdrachtsom) ad € 89.775 en jaarlijkse onderhoudskosten (incl. hosting door Planon) ad € 11.640 ex btw. De aanschaf past daarmee binnen de financiële kaders van de Business case.
2. De eenmalige investeringskosten alsmede de jaarlijkse onderhoudskosten worden uit de jaarlijkse besparingen gedekt, via een additionele taakstelling uit Kwestie van Kiezen (deeltaak BES71, concentreren van beheer). 3. Team VMG kan deze additionele taakstelling voor deeltaak BES71 op zich nemen door compensatie vanuit een andere bezuinigingsdeeltaak (RP120), welke team VMG in het kader van het project “Bundeling van Gemeentelijk Vastgoed” heeft overgenomen. Deze compensatie betreft een budgetneutrale verschuiving van bezuinigingsdeeltaken, te weten (zie bijlage): a. De bovennormatieve (dit is het meerdere boven dat wat in het kader van Kwestie van Kiezen is overeengekomen) meerhuuropbrengst uit deeltaak RP120 aan te wenden voor een afbouw op de deeltaken BES71 en SAM137; b. Deeltaak BES71 af te bouwen naar structureel € 60.000 per jaar, vanaf 2013; c. Deeltaak SAM137 af te bouwen naar structureel € 0 per jaar, incl. een beoogde voorinvestering ad € 45.000,- in 2013 in een webportal, als voorwaarde om op geautomatiseerde wijze vraag en aanbod naar gemeentelijk maatschappelijk vastgoed te kunnen matchen. De te realiseren bovennormatieve meerhuuropbrengst uit deeltaak RP120 is voorwaardelijk aan beide voorstellen tot afbouw van de andere deeltaken. De meerhuuropbrengst uit deeltaak RP120 en de kostenbesparingen uit deeltaak BES71 hebben beiden geen betrekking op de huisvesting van maatschappelijke instellingen. Beide deeltaken hebben wel betrekking op de eigen huisvesting (tot aan ingebruikname nieuw stadskantoor), en op de verhuur aan de commerciële markt. De begroting zal dan als volgt worden aangepast:
aanschaf Planon aanschaf webportal begrotingswijziging bovennormatieve bezuinigingen overdekking: naar ROZ
2012
2013
2014
2015
€ -12.000 € -
€ -46.500 € -15.000
€ -45.000 € -15.000
€ -43.500 € -15.000
€ -12.000 € 57.847
€ -61.500 €153.351
€ -60.000 € 202.231
€ -58.500 €188.581
€ 91.851
€ 142.231
€130.081
€
45.847
Aanpak/uitvoering 1. Opdracht aan Planon is met het oog op de tijdig te realiseren bezuinigingsdoelstelling alvast verstrekt, onder ontbindende voorwaarde van bestuurlijke goedkeuring. Planon dient voor de tot dan toe gemaakte kosten gecompenseerd te worden indien bestuurlijke goedkeuring uitblijft. Deze kosten zijn beperkt tot de opdrachtsom. 2. Implementatie (opleidingen, inrichten administratie, vullen van database): van september tot december 2012 3. Oplevering door Planon: december 2012 4. Aanschaf webportal: nader te onderzoeken: besluit voorjaar 2013, of zoveel eerder als mogelijk.
