Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp
Eenheid/Cluster/Team RS/VT/VG
Evenementenkalender 2007 1- Notagegevens Notanummer
2007.03545
b B&W c d e f g
Datum
2-3-2007
c Raad d e f g
2- Bestuursorgaan
Portefeuillehouder Burgemeester
g OR c d e f College van B & W - Burgemeester - Weth. Doornebos - Weth. Hiemstra
Besluitenlijst b Agenda c d e f g
Routing Clusterhoofd Burgemeester Directeur
- Weth. Adema - Weth. Fleskes - Weth. Berkelder
d.d.
d.d.
c Akkoordstukken d e f g
c Vertrouwelijk d e f g
d.d.
par. c adj.secr. d e f g
c gem.secr. d e f g
BIS n i openbaar n j k l m j besloten n k l m j Vertrouwelijk k l m (paraaf adjunct-secretaris)
Bijlagen 1: Evenementenkalender 2007; 2: Muziekkalender 2007; 3: Mondeling ingediende zienswijze van de familie Hemmes; 4: Mondeling ingediende zienswijze van de stichting Bewoners belangen rondom de Brink 5: Brieven ter beantwoording zienswijzen B & W d.d.: 20-3-2007 Besloten wordt: 1. De evenementenkalender 2007 en de muziekkalender 2007 vast te stellen; 2. de brieven aan de indieners van de zienswijzen vast te stellen; 3. akkoord te gaan met het gebruik van het Grote Kerkhof als evenemententerrein op maandag 30 april (Koninginnedag), 6, 7 en 8 juli (Deventer op Stelten), 5 augustus (Boekenmarkt), (27 en) 28 augustus (HBO-introdagen), en op 5 december 2007 (Intocht Sinterklaas); 4. dit besluit openbaar te maken.
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Voorstel openbaarmaking b De nota en het besluit openbaar te maken c d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht d e f g c De nota en het besluit openbaar te maken nadat d e f g
c De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… d e f g
c Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op d e f g
c De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op d e f g
Communicatie over vervolg j De communicatie verloopt als volgt (Hierover is overleg geweest met het team Communicatie) k l m n j Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf k l m n i Communicatie is niet van toepassing, omdat j k l m n
belanghebbenden per brief op de hoogte worden gebracht. ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld?
j Ja n k l m n i Nee j k l m
Toelichting en overwegingen Inleiding In de gemeente Deventer vindt een groot aantal jaarlijks terugkerende evenementen plaats. Het aantal evenementen is de afgelopen jaren toegenomen en er zit nog steeds een stijgende lijn in het aantal aanvragen. Aan het eind van ieder kalenderjaar worden de organisatoren van voorgaande jaren aangeschreven. Hen wordt verzocht om aan te geven welke plannen er op het gebied van evenementen bestaan voor het nieuwe jaar. Door middel van het aanmeldingsformulier voor evenementen maken zij de plannen kenbaar aan de gemeente Deventer. Op basis van de aangeleverde gegevens is de evenementenkalender 2007 opgesteld. De evenementen in de binnenstad, waarbij muziek een grote rol speelt worden daarnaast tevens vermeld op de muziekkalender. De muziekkalender is dus aan de evenementenkalender ontleend. Op basis van 'de beleidsregels voor muziek in de openlucht' worden de muziekevenementen onderverdeeld in de categorie A en B op basis van het aangegeven geluidsniveau. Op de pleinen: Brink, Grote Kerkhof, Nieuwe Markt en Welle(kade) mogen jaarlijks twee muziekevenementen plaatsvinden zonder dat hieraan een bovengrens is gesteld in het aantal decibel. Dit zijn de zogenaamde A-evenementen. Er mogen daarnaast vijf muziekevenementen plaatsvinden met een maximum van 85 decibel. Dit zijn de zogenaamde B-evenementen. Na een beoordeling van de evenementenkalender in de evenementencommissie, waarbij onder andere gekeken is naar de beschikbaarheid van de openbare ruimte, de mogelijkheden voor muziek en eventuele overlap van evenementen, is zowel de evenementen- als de muziekkalender op 24 januari 2007 gepubliceerd op de Deventer Nu-pagina. De publicatie is bedoeld als informatievoorziening en geeft bewoners en belanghebbenden tevens de gelegenheid om gedurende vier weken hun zienswijze in te dienen in het kader van de openbare voorbereidingsprocedure als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De evenementenkalender 2007 is een momentopname. Dit betekent dat er in de loop van het jaar nog diverse evenementen bij zullen komen. U wordt voorgesteld om de geïnventariseerde evenementen- en muziekkalender 2007 vast te stellen. Tevens wordt u verzocht om de ingediende zienswijze (bijlage 3 en 4) conform bijgaande brief (bijlage 5) te beantwoorden. Tot slot wordt u verzocht om akkoord te gaan met het gebruik van het Grote Kerkhof als evenemententerrein, waarbij vanwege het onttrekken van de parkeerplaatsen een deel van de inkomsten aan parkeergeld weg valt. Beoogd resultaat De evenementenkalender zorgt voor een goed overzicht van de evenementen in 2007, waardoor binnen de gemeente, de politie, brandweer, de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en andere diensten een goede planning van advisering, werkzaamheden en vergunningverlening kan plaatsvinden. Tevens biedt de evenementenkalender informatie aan de inwoners van Deventer en hebben zij hun zienswijze(n) naar voren kunnen brengen. Door het vaststellen van de evenementen- en muziekkalender 2007 kunnen de organisatoren verder met hun voorbereiding en planning ten aanzien van de aangemelde evenementen. Kader Als gastvrije evenementenstad heeft Deventer een uitstekende reputatie. Ook in 2007 zal in de gemeente Deventer weer een veelvoud aan evenementen worden georganiseerd. Door het taakveld evenementen binnen het team vergunningen worden op jaarbasis ongeveer 900 vergunningen en ontheffingen verleend op het gebied van evenementen, bijzondere wetten en overige APV. Hiervan zijn ongeveer 200 vergunningen voor de grote(re) jaarlijks terugkerende evenementen. Het gaat hierbij om maatwerk dat geleverd wordt met medewerking met name het team vergunningen, de marktmeester(s), brandweer, toezicht en politie. In de evenementencommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van politie, brandweer, team vergunningen, GHOR, en anderen, waarbij de medewerker evenementen de coördinerende rol heeft,
worden de aanvragen besproken. Er wordt vanuit de diverse disciplines geadviseerd en worden diverse (verkeers)maatregelen genomen en acties uitgezet. Na bundeling van de adviezen volgt de definitieve vergunning verlening. In de vergunning worden de algemene en meer specifieke voorschriften opgenomen met het oog op openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, beheer van de openbare ruimte, geluid etc. juridisch kader: Op grond van artikel 2.2.2 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van Deventer is het verboden zonder vergunning van de burgemeester op of aan de weg of op een -al dan niet met enige beperkingvoor het publiek toegankelijke plaats een evenement te houden of te organiseren. De aanvragen worden beoordeeld op: a. de mate waarin door het evenement beslag wordt gelegd op ruimte, tijd en hulpdiensten; b. het aantal bezoekers dat verwacht wordt; c. of de aard van het evenement zich verdraagt met het karakter of de bestemming van de gevraagde locatie; d. of gevaar bestaat voor de openbare orde en veiligheid, waaronder de brandveiligheid en het belang van het voorkomen van wanordelijkheden; e. of gevaar bestaat voor ernstige belemmeringen van het verkeer; f. of gevaar bestaat voor een ernstige belasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement; g. of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk aanzien van de stad, beschadiging van groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut; h. of de organisator voldoende waarborgen biedt of kan bieden voor een goed verloop van het evenement, gelet op de eerder vermelde belangen. Argumenten Het vaststellen van de evenementen- en muziekkalender is goed uit het oogpunt van zorgvuldigheid richting de inwoners, goede interne- en externe planning van taken en het biedt de organisator zekerheid ten aanzien van verder planning en investering. Draagvlak Uit de afgelopen jaren is gebleken dat de evenementen een breed (internationaal) draagvlak hebben, zowel bij de inwoners van Deventer, als (ver) daarbuiten, evenals bij de ondernemers, de horeca, de organisatoren en de gemeente Deventer zelf. In 2007 heeft de publicatie van de kalender twee mondelinge reacties opgeleverd. (bijlage 3 en 4) Financiële consequenties Het Grote Kerkhof wordt incidenteel gebruikt als evenemententerrein. Afgezien van het gedeeltelijk missen van parkeergeldopbrengsten op tijdstippen waarop het Grote Kerkhof wordt gebruikt als evenemententerrein zijn er geen nadelige financiële consequenties te verwachten en dragen de evenementen voornamelijk bij aan de Deventer economie. In 2007 wordt het Grote Kerkhof voor de volgende evenementen gebruikt: maandag 30 april (Koninginnedag), 6, 7 en 8 juli (Deventer op Stelten), 5 augustus (Boekenmarkt), (27 en) 28 augustus (HBO-introdagen), en op 5 december 2007 (Intocht Sinterklaas). Aanpak/uitvoering Na het vaststellen van de evenementen- en muziekkalender 2007 wordt aan de organisatoren een principe- toestemming gestuurd in de vorm van een brief. Bij deze brief zit ook het definitieve aanvraagformulier voor evenementen. Ruim voor aanvang van het evenement dient de organisator de aanvraag in, waarna deze wordt behandeld. Bij de grotere evenementen wordt de aanvraag besproken en getoetst in de evenementencommissie. Er wordt zoals eerder aangegeven vanuit de diverse disciplines geadviseerd en worden diverse maatregelen genomen en acties uitgezet. Na bundeling van de adviezen volgt de definitieve vergunning verlening. In de vergunning worden de algemene en meer specifieke voorschriften opgenomen met het oog op openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, beheer van de openbare ruimte, geluid etc.
De ingediende zienswijzen kunnen met bijgaande brieven (bijlage 5 en 6) worden beantwoord.
