financiële jaarstukken

Zoetermeer, 11 februari 2015 Beste koorleden, Hierbij nodigt het bestuur jullie van harte uit tot het bijwonen van de algemene ledenvergadering op woensdag 25 februari 2015 om 20.00 uur in de Ichthuskerk, Parkdreef 258 te Zoetermeer. Ter voorbereiding treffen jullie aan: Notulen algemene leden vergadering 2014/jaarverslag secretariaat/financiële jaarstukken. Vragen/opmerkingen dienen uiterlijk één week vooraf, schriftelijk te worden ingediend. Als deze niet direct kunnen worden beantwoord, krijgen jullie hiervan schriftelijk of mondeling bericht. Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Opening. Notulen van de algemene ledenvergadering van 26 februari 2014. Ingekomen stukken. Jaarverslag secretariaat. Financiën: a. verantwoording 2014 b. verslag kascommissie c. goedkeuring begroting 2015 Verkiezing kascommissie. Bestuurswijziging: Frans van den Bos is aftredend en is niet herkiesbaar, het bestuur stelt Hans Kühn als kandidaat voor in de functie van voorzitter. Plannen 2015. Sluiting.

Mochten jullie niet aanwezig kunnen zijn, laat je stem niet verloren gaan, maar teken een machtiging. Met vriendelijke groet, namens het bestuur, Laura Hoving, secretariaat

Machtiging Ondergetekende Geeft hierbij volmacht aan: te brengen op de algemene ledenvergadering van 25 februari 2015. Handtekening:

Interkerkelijk koor The Sprinter Singers

om namens hem/haar een stem uit

Notulen Algemene Ledenvergadering 26 februari 2014 - 1

Verslag Algemene Ledenvergadering woensdag 26 februari 2014 Aanwezig:

34x (incl. 1 projectlid) en 3 volmachten

1. Opening Laura Hoving meldt dat afgesproken is dat zij de vergadering zal voorzitten, omdat er geen voorzitter is benoemd voor TSS. Marjolein van Delft draagt gedichtje Muziek en emotie voor (is bij het secretariaat in te zien). Er zijn 34 stemgerechtigde leden aanwezig en er zijn 3 volmachten afgegeven. Op dit moment is geen stemming voorzien. Marjolein gaat deze vergadering notuleren. Er is geen pauze gepland, maar als dat nodig is, wordt die alsnog ingelast. De agenda wordt ongewijzigd goedgekeurd, er zijn geen aanvullende agendapunten. 2. Notulen algemene leden vergadering 27 februari 2013 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met dank aan de notulist. 3. Ingekomen post Mail van Caroline Kruyswijk en Carla Dekker over de oefenlocatie en er is gevraagd wanneer dit jaar de verplichte kaartverloop zal zijn. Op de oefenlocatie wordt nog terug gekomen later in deze vergadering. De verplichte kaartverkoop wordt waarschijnlijk met de Kerst. 4. Jaarverslag secretariaat Er zijn geen vragen/opmerkingen n.a.v. het secretariaatsverslag. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met dank aan Nelleke van der Slacht. 5. Verslag oudercontactavond jeugdkoor TGV Woensdag 19 februari is er een contactavond met de ouders geweest. Frans van den Bos doet verslag: er zijn zorgen geuit over de krimp van het jeugdkoor van 16 naar 11 kinderen. Ieder jaar wordt het koor kleiner. Er zijn zorgen over het bestuur dat nu al een jaar functioneert zonder voorzitter en het feit dat er 2 bestuursleden stoppen. De bestuursbasis wordt zo heel erg smal. Jeugdkoorcommissie (JKC) heeft tevoren overlegd over wat te gaan doen met TGV. Het moment van stoppen met het jeugdkoor komt steeds dichterbij. Misschien dat er door de verhuizing naar de Ichthuskerk (2 april 2014) er wat meer kinderen komen. Als er deze zomer geen leden bij zijn gekomen, moet er gestopt worden. Frans en Nelleke Pronk hebben besloten uit de JKC te stappen. Dan blijft alleen Karin Los over en dat kan zij niet alleen. Ybranda Koster of haar man Quinten gaan de KJC versterken, zij kunnen ook voor vervoer en opzet van de materialen zorgen. Per 2 april naar een nieuwe locatie dan zal er veel anders worden. 6. Financiën a) Verslag kascommissie en de financiële verantwoording. Caroline Kruyswijk en Carla Dekker vormden de kascontrolecommissie dit jaar en zij brengen verslag uit. Penningmeester Ruud Keller heeft inzage gegeven in de boekhouding, kasstukken zijn gecontroleerd. Er zijn geen onregelmatigheden gevonden. Wel zijn er zorgen over de financiële situatie van het koor omdat we wederom een jaar afsluiten met een tekort en er ook dit jaar weer een voorstel voor een begroting met een tekort voorligt. Advies wordt gegeven om decharge te verlenen over het boekjaar 2013. Decharge wordt verleend. b) Goedkeuring begroting 2014 Corine de Reus zegt dat een helder en goed geschreven stuk voorligt. Er zijn geen vragen en de begroting wordt goedgekeurd met dank aan Ruud Keller. 7. Verkiezing kascommissie Carla Dekker blijft in de kascommissie en wordt komend jaar bijgestaan door Ton van der Zwan. 8. Bestuurswijziging Nelleke van der Slacht en Marjolein van Delft treden af en zijn niet herkiesbaar. Er zijn geen leden die zich kandidaat hebben gesteld voor een bestuursfunctie. Hierdoor bestaat het bestuur nog slechts uit 3 leden en


2

Notulen Algemene Ledenvergadering 26 februari 2014 - 2

gaat het koor wederom een jaar in zonder voorzitter. Nelleke en Marjolein worden bedankt voor hun inspanningen voor het koor en krijgen bloemen en cadeautje. Het bestuur heeft een te smalle basis nu. Er is een inventarisatie gemaakt van de taken. Het bestuur kan geen Dagelijks Bestuur vormen volgens de statuten want de voorzitter ontbreekt. In iedere commissie een bestuurslid laten deelnemen is niet meer mogelijk. Corine de Reus en Willy Boender hebben ideeën over hoe het nu verder zou kunnen. De zorg is dat oproepen de laatste jaren niets opleveren. Voorstel wordt voorgelezen en is in te zien bij het secretariaat. In het kort bestaat het er uit dat alle leden gevraagd wordt op één of andere manier een bijdrage te gaan leveren in de werkzaamheden die er voor het koor gedaan moeten worden. Hiervoor worden dan groepjes/commissies samengesteld. Iedereen kan dan naar vermogen assisteren. Kortom “De vereniging zijn wij” en er wordt dus inspanning van iedereen gevraagd. Laura bedankt Willy en Corine voor de uitleg van hun idee. Het bestuur is benieuwd hoe de leuze valt en uit gaat werken. Voorgesteld wordt om het idee te laten bezinken. Het bestuur wil de verantwoordelijkheid niet afschuiven en de transparantheid in de vereniging moet gewaarborgd blijven. Het voorstel is voor iedereen duidelijk. Sita Brug en Hans Kühn melden zich om mee te denken voor de vereniging. Zij gaan samen met het bestuur een aantal jaar vooruit kijken en plannen voor de toekomst te schrijven. We hebben een te leuke vereniging en een te leuk koor om dat door een bestuurscrisis uit elkaar te laten vallen. 9. Plannen 2014 Het besluit is genomen om voorlopig in de Ichthuskerk te gaan repeteren. De door de leden gestuurde reacties (op de oefenlocaties waar we zijn wezen kijken), het voorstel van CKC en de Ichthuskerk zijn afgewogen, ook huurprijs en ledenpotentie zijn meegenomen. Op 2 april is de eerste repetitie in de kerkzaal van de Ichthuskerk. Marga Verbeek is bezorgd over de temperatuur in de kerk. Het bestuur gaat er van uit dat er verwarmd wordt wanneer dat nodig is. We zijn huurders….. In juni is de afsluiting van het jubileumjaar met een activiteit voor TGV en TSS samen. Kerst: niet in de Oude Kerk. Ies Roos (dirigent) vindt de akoestiek daar niet prettig. Ook liep de samenwerking met de Oude Kerk niet zoals gewenst. We gaan dus een andere plek zoeken. Ies wil de twee kerstprojecten van de afgelopen jaren gaan combineren eventueel met uitgebreidere begeleiding. Zodra daar meer over te melden is, zal dat doorgegeven worden. Het bestuur hoopt dat het koor zal groeien en wenst iedereen een goed nieuw verenigingsjaar toe. Corine: Paasconcert waarom is gekozen voor zaterdagmiddag 12 april. Zij heeft als zorg dat een zaterdag voor kerst een andere sfeer heeft, waardoor er dan wel mensen komen en nu niet. Het bestuur heeft de verschillende mogelijke data en tijden afgewogen en er is een keuze gemaakt. Het is niet de verplichte kaartverkoop, maar we hopen wel dat de kaarten verkocht worden. Gevraagd wordt naar een datum voor het afsluitingsfeest in juni? Dat zal zijn na Pinksteren. Zodra de datum bekend is, komt het op de site en in de ToonLadder. 10. Sluiting Iedereen bedankt voor jullie aanwezigheid en inzet. Voor akkoord: Datum: plv. voorzitter:


secretaris:

3

Secretariaatsverslag 2014

Secretariaatsverslag over het jaar 2014 Optredens van The Sprinter Singers in 2014. zaterdag 12 april Paasconcert in de Wijngaard zondag 13 april Pelgrimsdienst in Pelgrimskerk zondag 18 mei Huisdienst in Antoniushove (Fonds1818) zondag 22 juni Opendeur dienst in de Oude Kerk zaterdag 20 september Cultuurlokaal (PR) zondag 19 oktober Keizershof, zangmiddag (Fonds1818) zondag 23 november Craeyenburch Huisdienst (Fonds1818) zondag 7 december Westeinde/MCH Huisdienst (Fonds1818) zaterdag 20 december Kerstconcert 16.00 en 20.00 uur Pelgrimskerk zondag 21 december Adventskerk woensdag 24 december Dorpskerk

Zoetermeer Zoetermeer Voorburg Zoetermeer Zoetermeer Pijnacker Nootdorp Den Haag Zoetermeer Zoetermeer Bleiswijk

Het ledenaantal van de vereniging in 2014 The sprinter Singers: op 1-1-2014 had ons koor 37 zingende leden en er waren in dat jaar 3 aanmeldingen en 2 opzeggingen. Op 31-12-2014 was het ledental: 38. Daarnaast zijn er 2 algemene leden. Met het Paasproject hadden wij 3 projectleden, met Kerst waren dat er 11. The Green Voices: op 1-1-2014 had het jeugdkoor 12 leden, op de dag van de opheffing, dat was op 1-62014, waren er 13 leden. Wat speelde er in 2014 Een nieuwe oefenlocatie: De Olijftak is na 35 jaar onze oefenlocatie te zijn geweest, gesloten. Na verscheiden locaties te hebben bezocht en zelfs in te hebben geoefend zijn we tot oordeel gekomen dat we voorlopig meegaan naar de Ichthuskerk. Na problemen met o.a. de akoestiek, de sfeer, vinden we langzaam onze weg in deze kerk ruimtes. De vereniging zijn wij: ging van start, de leden werd gevraagd om binnen de vereniging een steentje bij te dragen. Er is gekeken naar ieders kunnen en mogelijkheden. Het is nog zoeken naar de juiste formule, dat moet groeien. In juni is het besluit gevallen om te stoppen met het jeugdkoor The Green Voices. Er was te weinig potentie, het ledenaantal nam af en een groei was daarin niet zichtbaar, ondanks het flyeren in de wijk en op basisscholen. Op woensdagavond 21 mei is er voor de repetitie avond van het koor een Algemene Ledenvergadering gehouden. Alle 27 aanwezige leden hebben ingestemd op het voorstel van het bestuur tot opheffing van het jeugdkoor. De laatste woensdag van het jeugdkoor was er voor hun nog een afscheidsfeestje georganiseerd waar in werd gebowld en plezier gemaakt, tot slot gegeten in de Ichthuskerk. Daar namen we afscheid van de jeugdleden en hun ouders. Na de zomerstop zijn de boeken van Child of Wonder weer tevoorschijn gehaald. Samen met uiteindelijk 11 projectleden werd dit ingestudeerd en hebben we dit muziekstuk in 2 mooie en afwisselende concerten en kerkdiensten ten gehore gebracht. Een nieuw verenigingsjaar, wat zal het ons brengen… We zullen ons moeten blijven vernieuwen. Het vullen van de agenda van optredens wordt moeilijker. Er zijn al heel wat mailtjes gestuurd naar kerken, instanties, woonvoorzieningen. Het wordt steeds moeilijker om een plekje te bemachtigen. Moeten we ons op een ander vlak gaan profileren? Toch wil ik dit jaarverslag niet negatief afronden want er gebeuren wonderen, kijk maar naar ons algemeen lid Marten Brug die zeer ernstig ziek was of kijk naar de inzet van velen rond de paas- en kerstconcerten. Daar put ik weer kracht uit. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van The Sprinter Singers, Laura Hoving, secretariaat. Interkerkelijk koor The Sprinter Singers

4

Jaarrekening 2014


5

Publicatiebalans en toelichting 2014

Toelichting Financiën 2014 Het koor is 2014 in gegaan met diverse grote financiële onzekerheden. We wisten nog niet wat de nieuwe locatie zou worden om te repeteren en welke kosten daaraan zouden zitten. We wisten evenmin of het zou lukken om het jeugdkoor The Green Voices overeind te houden. We voorzagen diverse scenario’s met financiële resultaten die per scenario uiteen liepen van een neutraal eindresultaat tot ruim 1800 euro tekort. Vanwege de grote onzekerheden hebben wij de leden in de Algemene Ledenvergadering van februari 2014 voorgesteld op dat moment nog geen contributieverhoging door te voeren en te accepteren dat we nog één maal een jaar zouden gaan interen. Al wisten we nog niet hoeveel. In 2015 zou dan een passende contributieverhoging worden voorgesteld. Het jaar 2014 heeft zich in financieel opzicht voltrokken volgens een lijn die het grootste deel van het jaar nog negatiever leek uit te pakken dan het slechtste scenario dat we aan het begin van 2014 voorzagen. Voor de huurprijs van onze oefenlocatie moest stevig onderhandeld worden om die op een voor ons nog acceptabel niveau te krijgen. Door beide partijen is daar water bij de wijn gedaan waardoor wij de Ichthuskerk konden gaan betrekken vanaf maart. Het aantal optredens daalde wederom, The Green Voices moesten we opheffen, en het Paasconcert leverde een flinke strop op door de geringe kaartverkoop. Donkere wolken tekenden zich af in de loop van het jaar. In de bestuursvergadering van oktober lagen de kwartaalcijfers op tafel na drie kwartalen. Er dreigde een verlies van meer dan 2000 euro over 2014. De kentering kwam in de laatste maanden. Door een succesvol kerstproject is het verlies over het boekjaar uiteindelijk beperkt gebleven tot 841 euro. De inzet van vele leden voor het kerstproject heeft de kosten voor het kerstproject veel lager doen uitvallen dan verwacht. Dit gecombineerd met het ongekende aantal van 11 projectleden en de geslaagde opbrengst van de kaartverkoop heeft een kerstproject een positief resultaat bezorgd van meer dan 1000 euro. Daardoor is het jaarresultaat alsnog een stuk minder negatief uitgevallen.


6

Begroting 2015


7

Toelichting begroting 2015

Toelichting begroting 2015 Het jaar 2014 kenmerkte zich bij aanvang door grote financiële onzekerheden voor ons koor. Die betroffen met name het voortbestaan van The Green Voices, en de te kiezen nieuwe locatie en de daaraan verbonden kosten. De onzekerheden zijn inmiddels van de baan. Voor het boekjaar 2015 weten we redelijkerwijs waar we aan toe zijn. In grote lijnen zullen de inkomsten iets teruglopen door een minder aantal betaalde optredens. Enkele opzeggingen van leden zijn gecompenseerd door nieuwe leden. Er is geen aanschaf van apparatuur nodig aangezien er in 2013 een vervanging van luidspreker en mengpaneel heeft plaatsgevonden. De personeelskosten zullen licht stijgen als gevolg van een contractuele inflatiecorrectie op de vergoedingen voor dirigent en pianist. De huurkosten voor de Ichthuskerk stijgen weliswaar per repetitieavond, maar de grondslag voor het berekenen van de jaarprijs daalt van 45 naar 40 repetities. Daardoor zal het jaartotaal aan huurkosten in 2015 zelfs iets lager uitvallen dan in 2014, maar vanaf 2016 weer jaarlijks licht stijgen met de inflatiecorrectie. Voor de begroting 2015 hanteren we de volgende uitgangspunten: 1. gelijkblijvend ledental van 40 betalende leden. 2. geen aanschaf van apparatuur. 3. beperkt budget voor nieuw repertoire. 4. ren inflatiecorrectie (dit jaar 1%) op de vergoedingen voor dirigent en pianist. 5. gelijkblijvend basistarief van € 250,- voor ongesponsord optreden. 6. twee ongesponsorde optredens. 7. twee gesponsorde optredens via Fonds1818. Het totaalbeeld is dat bij een gelijkblijvend contributietarief er voor 2015 een begrotingstekort zal optreden van ruim € 1400,-. Op de ledenvergadering van 26 februari 2014 heeft het bestuur reeds aangekondigd om een contributieverhoging in 2015 te zullen doorvoeren, indien dat nodig zou zijn om de begroting voor 2015 sluitend te krijgen. Daarmee moet de trend van jarenlang interen op de reserves gestopt worden. De ledenvergadering heeft toen al ingestemd met dit voornemen. Om de begroting van 2015 sluitend te krijgen stellen wij een contributieverhoging voor van € 15,- naar € 18,- per lid per maand, ingaande per 1 april 2015. Voor twee leden uit één gezin stijgt de contributie van € 25,- naar € 30,- per maand per 1 april 2015.


8

financiële jaarstukken

Recommend Documents