Evaluatie beleidsplan dorpshuizen 2008-2013
Gemeente Leeuwarderadeel
Stiens, 11 juli 2012
1
Inhoud 1
INLEIDING _________________________________________________________________ 3 1.1 1.2 1.3
2
HET BELEIDSPLAN DORPSHUIZEN 2008-2013 ___________________________________ 3 2.1 2.2 2.3
3
DE GESUBSIDIEERDE PROJECTEN ______________________________________________ 4 BEOOGDE DOELSTELLINGEN VAN DE SUBSIDIES ____________________________________ 5
EVALUATIE ________________________________________________________________ 6 4.1 4.2 4.3 4.4
5
DE DORPSHUIZEN _________________________________________________________ 3 TOTSTANDKOMING BELEIDSPLAN ______________________________________________ 3 KERN DORPSHUIZENBELEID 2008-2013 _________________________________________ 4
HET BELEIDSPLAN IN DE PRAKTIJK ___________________________________________ 4 3.1 3.2
4
AANLEIDING _____________________________________________________________ 3 DOEL EVALUATIE __________________________________________________________ 3 METHODE _______________________________________________________________ 3
TOTSTANDKOMING BELEID ___________________________________________________ AANSLUITING BELEID BIJ PRAKTIJK _____________________________________________ COMMUNICATIE TUSSEN DORPSHUIS EN GEMEENTE _________________________________ HAALBAARHEID DOELSTELLINGEN BELEIDSPLAN ___________________________________
6 6 7 7
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ____________________________________________ 8 5.1 5.2
AANBEVELINGEN VOOR DE LOPENDE BELEIDSPERIODE _______________________________ 8 AANBEVELINGEN VOOR TOEKOMSTIG BELEID ______________________________________ 8
BIJLAGE 1
OVERZICHT AANGEVRAAGDE EN TOEGEKENDE SUBSIDIES ____________ 10
BIJLAGE 2
OVERZICHT RESERVERING ‘DORPSHUIZEN’ __________________________ 11
2
1
Inleiding
1.1 Aanleiding Eerste aanleiding voor het schrijven van deze evaluatie is dat er in het bestaande beleidsplan in het derde jaar een evaluatie is opgenomen. Het beleidsplan is in december 2008 in werking getreden en heeft een looptijd van vijf jaar. Het bestaande beleid loopt dus tot december 2013. Met een evaluatie op dit moment kan het nog lopende beleid eventueel aangepast worden. Daarnaast zijn er aanwijzingen dat het bestaande beleid niet aansluit bij de subsidieaanvragen die in de praktijk worden ontvangen. Er worden wel aanvragen gedaan voor renovatie en verbouw, waar geen geld voor gereserveerd is, en er worden nauwelijks aanvragen gedaan voor onderhoud, waar wel geld voor gereserveerd is. De evaluatie is dus bedoeld om te kijken of het bestaande beleid nog aangepast moet worden voor de rest van de looptijd, maar is ook duidelijk bedoeld als input voor nieuw te vormen beleid. 1.2 Doel evaluatie Het doel van de evaluatie is drieledig: 1. De werkbaarheid van het huidige beleid bepalen en eventueel aanvullende beleidsregels opstellen voor de verdere looptijd van het beleidsplan. 2. Laten zien in hoeverre de doelen van het dorpshuizenbeleid 2009-2013 zijn behaald. 3. Aanbevelingen doen voor toekomstig te vormen beleid. 1.3 Methode Alle dorpshuisbesturen zijn uitgenodigd voor een evaluatiebijeenkomst op 29 mei 2012. Op de bijeenkomst waren vertegenwoordigers van dorpshuis Britsenburgh (Britsum) en dorpshuis De Kampioen (Hijum) aanwezig. Tijdens de bijeenkomst zijn de totstandkoming en werkbaarheid van het beleidsplan besproken. Met die dorpshuizen waarvan geen vertegenwoordiging aanwezig was bij de evaluatiebijeenkomst is op 30 mei 2012 een gesprek gevoerd. In deze gesprekken kwamen dezelfde onderwerpen aan de orde als op de evaluatiebijeenkomst van 29 mei 2012. Ook is er tijdens deze bijeenkomst gesproken over de wensen ten aanzien van een nieuw te vormen beleid. Ook hieruit zijn conclusies ten aanzien van het huidige beleid getrokken. Naar aanleiding van deze gesprekken is een concept evaluatierapport geschreven. Dit rapport is naar de verschillende dorpshuizen gestuurd. Op 10 juli 2012 is een bijeenkomst georganiseerd om dit concept rapport te bespreken. De opmerkingen die tijdens deze bijeenkomst naar voren werden gebracht zijn in het rapport verwerkt. De dorpshuizen hebben tijdens deze bijeenkomst ingestemd met de evaluatie.
2
Het Beleidsplan dorpshuizen 2008-2013
2.1 De dorpshuizen In de gemeente Leeuwarderadeel zijn dorpshuizen in vier kernen. Britsum (Britsenburgh), Alde Leie (Ûs Gebou), Koarnjum (De Bining) en Hijum (De Kampioen) beschikken allen over een dorpshuis. In alle gevallen is het dorpshuis en de grond waar deze op staat in handen van de beheersstichting. In Britsenburgh is er echter een gedeelte van de grond, namelijk die onder de kleedruimtes van de korfbalvereniging, dat in bezit is van de gemeente. De dorpshuizen verschillen van elkaar in grootte en gebruik. Zo zijn de dorpshuizen in Britsum en Hijum ook in gebruik als kleedruimte en kantine voor plaatselijke sportverenigingen. In Alde Leie en Koarnjum heeft het dorpshuis deze functie niet. Alle dorpshuizen werken met een grote groep actieve vrijwilligers en het aantal vrijwilligers lijkt stabiel te zijn. 2.2 Totstandkoming beleidsplan Het beleidsplan is in samenwerking met het BOCH, het overleg van de vier dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel (BOCH staat hierbij voor Britsum, Alde Leie, Koarnjum (Cornjum) en Hijum) opgesteld. Daarnaast is er ondersteuning van Doarpswurk gezocht bij het opstellen van het beleidsplan. Er zijn voor de totstandkoming van het beleidsplan verschillende overleggen gevoerd waarbij gemeente, dorpshuizen en Doarpswurk nauw betrokken waren.
3
2.3 Kern dorpshuizenbeleid 2008-2013 Het doel van het Beleidsplan Dorpshuizen 2009-2013 is om: 1) de functie van de dorpshuizen in de gemeente vast te leggen, 2) richtlijnen voor de verdeling van gemeentelijke subsidies vast te leggen, en 3) de wederzijdse verantwoordelijkheden met betrekking tot het in stand houden van de dorpshuizen vast te leggen. Hoewel dit niet als zodanig wordt benoemd, kan er naast deze drie doelstellingen worden gesteld dat het beleidsplan tot doel heeft de dorpshuizen in stand te houden en voor de dorpen te behouden. De kern van het Beleidsplan Dorpshuizen 2009-2013 is als volgt: 1. Dorpshuizen kunnen een subsidie aanvragen voor de fysieke instandhouding van het dorpshuis. Er is een lijst van subsidiabele onderhoudskosten opgesteld. Voor deze kosten kan een subsidie van 30% worden toegekend. 2. Op basis van het gemeentelijke meerjarenonderhoudsplan voor dorpshuizen wordt jaarlijks een subsidiebudget vastgesteld. Vanaf 2009 wordt jaarlijks een structureel budget van €16.000,- opgenomen op de gemeentelijke begroting voor de onder 1 genoemde onderhoudskosten. 3. Werkzaamheden in het kader van verbouw, uitbreiding en renovatie van een dorpshuis vallen buiten het beleidsplan. Dorpshuizen kunnen voor verbouw, uitbreiding of renovatie een apart subsidieverzoek indienen. Op basis daarvan kan de gemeente een subsidie variërend van 0 – 100% verstrekken. 4. Minimaal eens per jaar vindt er overleg plaats tussen de gemeente en de dorpshuizen.
3
Het beleidsplan in de praktijk
3.1 De gesubsidieerde projecten Bijlage 1 geeft een overzicht van de aangevraagde en toegekende subsidies in de periode sinds december 2008. Er zijn in deze periode in totaal vijf aanvragen ingediend door de verschillende dorpshuizen. Slechts bij één van deze aanvragen is rechtstreeks een beroep gedaan op de reservering dorpshuizen die op basis van het beleidsplan in de gemeentelijke begroting was opgenomen. De Kampioen in Hijum heeft een aanvraag ingediend voor de renovatie van het voegwerk. Deze kosten waren opgenomen in het onderhoudsplan dat is opgesteld in opdracht van de gemeente. Deze subsidie is dan ook toegekend. In alle andere gevallen werd door de dorpshuizen in eerste instantie hun plannen voor renovatie kenbaar gemaakt aan de gemeente. Er werden totale kostenoverzichten gegeven van de voorgenomen werkzaamheden met daarbij de vraag welke bijdrage de gemeente zou willen doen. Naar aanleiding van de subsidieaanvraag van De Bining (2009, Koarnjum) heeft de afdeling grondgebied het subsidieverzoek getoetst aan het beleidsplan dorpshuizen. Er werd vastgesteld dat de aangevraagde kosten niet onder de in het beleidsplan genoemde onderhoudskosten vielen, maar wel noodzakelijk waren. Er is door middel van een begrotingswijziging geld beschikbaar gesteld uit de posten onvoorzien en WMO. In alle andere gevallen liepen subsidiabele en niet-subsidiabele onderhoudskosten en renovatie- en verbouwkosten door elkaar en kon er moeilijk bepaald worden welke kosten waaronder vielen. Hieronder volgt een uitleg over de gang van zaken rond deze aanvragen. Al in 2004 werd een eerste aanvraag gedaan voor de verbouw van het dorpshuis Britsenburgh in Britsum. In de raadsvergadering van 2 maart 2006 is besloten €50.000,- beschikbaar gesteld voor de verbouw van het dorpshuis. Hiervoor is een motie ingediend door Gemeentebelangen Leeuwarderadeel (GBL) die met 9 stemmen voor en 5 stemmen tegen is aangenomen. Dit bedrag is echter niet uitbetaald. Op 20 januari 2010 is opnieuw een subsidieaanvraag voor de verbouw en renovatie van dorpshuis Britsenburgh ingediend. In eerste instantie was het bedrag van de aanvraag € 400.000,-. Na overleg is door het bestuur van Britsenburgh een aangepaste aanvraag gedaan van €290.000,-. Op 4 november 2010 heeft de gemeenteraad besloten een subsidie van €100.000,- toe te kennen. Deze toezegging bestond uit het al eerder beschikbaar gestelde bedrag van € 50.000,- en een extra financiële bijdrage van €50.000,-. Dit bedrag is uit de algemene reserve beschikbaar gesteld. Het resterende bedrag van de subsidieaanvraag € 190.000,- is afgewezen op grond van het
4
feit dat er geen financiële middelen voor verbouw en renovatie van dorpshuizen was opgenomen in de begroting. Omdat een onderscheid tussen onderhouds- en verbouw- of renovatiekosten niet gemakkelijk gemaakt kon worden is in de gevallen Ûs Gebou in Alde Leie en De Bining in Koarnjum door het college aan de raad voorgesteld praktisch met de voorliggende aanvragen om te gaan en een subsidiebedrag beschikbaar te stellen op basis van de totaal te reserveren bedragen voor het onderhoud van beide dorpshuizen. Dit betekende een subsidiebedrag van €12.762,25 voor De Bining in Koarnjum en 13.304,75 voor Ûs Gebou in Alde Leie. Door de gemeenteraad is op 26 april besloten voor De Bining een bedrag van €28.987,25 beschikbaar te stellen uit de opgebouwde reserves voor het onderhoud van dorpshuizen. In dezelfde vergadering is besloten voor Ûs Gebou een bedrag van €40.000,- beschikbaar te stellen. Dit bedrag is als volgt opgebouwd; € 13.304,75 uit de reserve dorpshuizen en het resterende bedrag van € 26.695,25 uit de post ‘komuitleg’ bij de bestemmingsreserves. Door het college is besloten dezelfde bedragen als subsidie te verlenen. Alle dorpshuizen hebben minder subsidie ontvangen dan het bedrag van de aanvraag. Voor het opvangen van het verschil hebben de dorpshuizen verschillende acties ondernomen. In enkele gevallen zijn de verbouwplannen aangepast aan de lagere gemeentelijke bijdrage. Er is minder uitgebreid dan in eerste instantie de bedoeling was, of de renovatie is minder ingrijpend doorgevoerd. Een andere manier om met de lager dan begrootte gemeentelijke bijdrage om te gaan is door externe fondsen te zoeken voor een bijdrage in de kosten. Verschillende dorpshuizen hebben hier fondsen door verkregen. Ook wordt een gedeelte van de kosten opgevangen door zelfwerkzaamheid en bijdragen uit de eigen financiële middelen. 3.2 Beoogde doelstellingen van de subsidies Tabel 1 geeft een overzicht van de beoogde doelen van de verschillende projecten waarvoor subsidie is aangevraagd. In alle gevallen kan worden gesteld dat de kosten voor renovatie en onderhoud in de eerste plaats beogen het dorpshuis een aantrekkelijke locatie te maken of te laten blijven voor verenigingen om ruimtes te huren. Hierbij kan gedacht worden aan de aanvragen van Britsenburgh en Ûs Gebou. Daarnaast wordt er subsidie aangevraagd om het dorpshuis ook voor vrijwilligers aantrekkelijk te houden. Te denken valt hierbij aan de aanvragen van Britsenburgh en De Bining (2009). Door het aanpassen van, onder andere, de keuken aan geldende HACCP en Arbo-wetgeving blijft het voor vrijwilligers interessant om zich in te zetten voor het dorpshuis. De aanvraag van De Kampioen, die geheel gericht was op het onderhoud van het gebouw, staat hier los van. Tabel 1 Overzicht doelstellingen van de projecten Werkzaamheden Vernieuwen keuken, toiletruimte en De Bining 2009 vloer centrale hal. De Kampioen 2010 Britsenburgh 2010
Doel •
Renovatie voegen
• •
Uitbreiding en verbouw
• •
Ûs Gebou 2012
Grootonderhoud: o.a. vervanging vloer, aanbrengen brandtrap, en vernieuwen keuken en toiletruimte.
• • •
De Bining 2012
Renovatie: o.a. aanpassingen aan de pui, aanbrengen dubbelglas.
• • • •
Aanpassen aan geldende wet- en regelgeving (HACCP en Arbo) Vergemakkelijken schoonmaak Wind- en waterdicht houden dorpshuis Creëren extra ruimte voor verenigingen Aanpassen aan geldende wet- en regelgeving (HACCP en Arbo) Voldoen aan eisen brandveiligheid Aanpassen aan geldende wet- en regelgeving (HACCP en Arbo) Beschikbaar maken van bovenste verdieping voor bijvoorbeeld vergaderingen Uitvoeren achterstallig onderhoud Energiezuiniger maken Uiterlijk/Aangezicht verbeteren Vervangen verrotte delen
5
Deze subsidies zullen allemaal, op de subsidie aan De Kampioen na, gebruikt worden om, naast het noodzakelijke onderhoud, renovaties uit te voeren. Het valt te verwachten dat de dorpshuizen die nu subsidie ontvangen hebben de komende jaren weer ‘up-to-date’ zijn.
4
Evaluatie
4.1 Totstandkoming beleid De manier waarop het beleidsplan tot stand is gekomen, wordt door de betrokken dorpshuizen als zeer positief ervaren. De inzet van Doarpswurk daarbij werd gewaardeerd. 4.2 Aansluiting beleid bij praktijk Uit de evaluatie blijkt dat het huidige beleid niet aansluit bij de subsidieaanvragen die gedaan worden door de dorpshuizen. In de afgelopen periode is slechts één aanvraag gedaan die aanspraak maakte op de onderhoudskosten zoals opgenomen in het beleidsplan. Alle andere aanvragen hadden zowel betrekking op onderhoudskosten als kosten die daarbuiten vielen. Het is moeilijk, zo niet onmogelijk, een duidelijk onderscheid te maken tussen subsidiabele onderhoudswerkzaamheden en nietsubsidiabele onderhouds-, verbouw-, uitbreidings-, en renovatiekosten. Door de slechte aansluiting van het beleid bij de praktijk duren procedures lang. Dit heeft twee oorzaken. In de eerste plaats is het nodig in de overzichten van de kosten voor renovatie te kijken of hier kosten in zijn opgenomen die kunnen worden geschaard onder onderhoudskosten. Dit proces is moeilijk en vaak voor meerdere interpretaties vatbaar. In de tweede plaats is er alleen voor onderhoud geld in de gemeentelijke begroting gereserveerd. Om de dorpshuizen ook subsidie te kunnen geven voor verbouw en renovatie moet de gemeenteraad geld beschikbaar stellen. Daarna moet het college van B&W de subsidie nog toekennen. Deze procedure duurt langer dan die waarbij er alleen aanspraak wordt gedaan op de reservering. De onduidelijkheid tussen subsidiabele onderhoudskosten en niet-subsidiabele onderhouds-, verbouw-, uitbreidings- en renovatiekosten komt mede naar voren in het feit dat voor de laatste twee toegekende subsidies de financiën beschikbaar zijn gesteld uit de reservering dorpshuizen. Dit komt mede doordat het onduidelijk was welk gedeelte van de aanvraag beoordeeld moest worden als onderhoudskosten zoals benoemd in het beleidsplan en welke vielen onder de kosten van renovatie. De onduidelijkheid tussen onderhoudskosten en de kosten voor renovatie en verbouw, is niet de enige reden dat de reservering dorpshuizen is aangesproken bij de laatste twee subsidieaanvragen. Ook in financieel opzicht is het voor de gemeente steeds moeilijker grote bedragen beschikbaar te stellen uit de algemene reserves. Hierdoor moest een beroep gedaan worden op de reservering die in het kader van het beleidsplan voor onderhoud was bedoeld. Uiteindelijk is het beleidsplan dus niet zo uitgevoerd als het in eerste instantie bedoeld was. Ook kan er door deze handelswijze een verschil in behandeling van de dorpshuizen ontstaan. Dit is juist wat het huidige beleidsplan beoogde te voorkomen. Bijlage 2 geeft een overzicht van de ter beschikking gestelde gelden en de dekkingsbron van deze gelden. Er worden dus relatief weinig gerichte subsidieaanvragen voor onderhoudskosten gedaan. Als redenen voor het niet aanvragen van subsidies voor onderhoud worden verschillende redenen genoemd: 1) er was verbouw en uitbreiding gepland (Britsenburgh), 2) klein onderhoud wordt ad-hoc geregeld en betaald uit eigen zak (De Bining), 3) door een voorzichtig bestuur werden geen aanvragen gedaan en weinig onderhoud gepleegd (Ûs Gebou). Daarbij geven de dorpshuizen aan dat zij bij onderhoud of renovatie vaak gebruik maken van vrijwilligers. Het is makkelijker deze één keer te laten werken aan een groter project dan telkens aan kleinere projecten. Daarnaast is het moeilijk voor kleinere projecten andere financiering binnen te halen. Eenmalig een groter project is dus makkelijker te financieren. Ook de administratieve lasten van elke keer een aanvraag doen voor kleine onderhoudsingrepen, maakt de drempel voor het aanvragen van subsidie voor onderhoud moeilijk. Het opsparen van onderhoud voor een later moment resulteert in grotere aanvragen waarvan het moeilijk vast te stellen is in welke mate de kosten vallen onder de onderhoudskosten zoals beschreven in het beleidsplan. Het beleidsplan is arbeidsintensief, zowel voor de dorpshuizen als voor de gemeente. Dorpshuizen moeten veel aanvragen schrijven die de gemeente moet beoordelen. Daarnaast moeten beide veel tijd besteden aan het overleg over onderhoudskosten vs. renovatie/verbouwkosten.
6
Er wordt jaarlijks door de gemeente geld gereserveerd voor onderhoud aan dorpshuizen, dit zorgt voor een mate van zekerheid van een gemeentelijke bijdrage bij onderhoud. Ook vooral in die gevallen waar plotseling iets vervangen of gerepareerd moet worden. Het maken van een jaarlijkse reservering heeft ook voor de gemeente voordelen. Zo is er een duidelijke maximumbijdrage voor onderhoudskosten die gebaseerd is op een onafhankelijke inschatting van de te verwachten onderhoudskosten. Zo neemt de gemeente verantwoordelijkheid op zich voor het in stand houden van de dorpshuizen en het bevorderen van de leefbaarheid in de kernen. Het is belangrijk dat de gemeente bijdraagt in de onderhoudskosten. Met name omdat de doelstelling van de dorpshuizen is om huur- en consumptieprijzen laag te houden, zodat de dorpshuizen voor alle verenigingen en inwoners van het dorp toegankelijk zijn. 4.3 Communicatie tussen dorpshuis en gemeente In het beleidsplan werd vastgesteld dat er jaarlijks overleg zou zijn tussen dorpshuizen en gemeente. Dit overleg heeft de afgelopen jaren niet plaatsgevonden. Het overleg tussen de dorpshuizen onderling, het zogenoemde BOCH-overleg, heeft ook een aantal jaren stilgelegen. Dit jaar hebben de dorpshuizen het BOCH-overleg weer opgestart. Er is bij zowel gemeente als dorpshuizen behoefte het jaarlijkse overleg weer op te starten. 4.4 Haalbaarheid doelstellingen beleidsplan Het beleidsplan dorpshuizen Leeuwarderadeel stelt verschillende doelen. In hoeverre zijn deze doelen al behaald en in hoeverre valt te verwachten dat deze doelen worden gehaald? 1. De functie van de dorpshuizen in de gemeente vast te leggen Het beleidsplan stelt zich tot doel om de functie van de dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel vast te stellen. In het beleidsplan is een paragraaf over de functie van dorpshuizen opgenomen, deze functieomschrijving werkt goed. 2. Richtlijnen voor de verdeling van gemeentelijke subsidies vast te leggen In het beleidsplan werd een duidelijk onderscheid gemaakt in de beschikbare gelden per dorpshuis. In principe zijn er geen nadelen aan het vaststellen van een verdeling van gelden over dorpshuizen. In de praktijk is het plan niet helemaal zo uitgevoerd. Wel zijn de gereserveerde gelden ten goede gekomen aan het dorpshuis waar zij voor bedoeld waren. Het gereserveerde geld is nu niet alleen gebruikt voor onderhoud, maar ook voor verbouw en renovatie. Ook kunnen die dorpshuizen waarbij de gemeenteraad geld beschikbaar gesteld heeft uit de reservering dorpshuizen, geen beroep meer doen op deze reservering voor eventueel toekomstig onderhoud. 3. De wederzijdse verantwoordelijkheden met betrekking tot het in stand houden van de dorpshuizen vast te leggen. Daarnaast werd tot doel gesteld de wederzijdse verantwoordelijkheden met betrekking tot het in stand houden van de dorpshuizen vast te leggen. Hierover is in het beleidsplan geschreven dat met name exploitatie en bepaalde onderhoudskosten voor rekening van het dorpshuis zijn. Overige onderhoudskosten zijn subsidiabel en de gemeente neemt daar dus een gedeelde verantwoordelijkheid voor. Renovatie- en verbouwkosten worden in het beleidsplan buiten beschouwing gelaten en komen daarom in aanmerking voor een subsidie van 0-100%. Er is hier dus duidelijkheid gecreëerd over de wederzijdse verantwoordelijkheden met betrekking tot de instandhouding van de dorpshuizen. Daarnaast wordt in het beleidsplan duidelijk aangegeven dat het in stand houden van de dorpshuizen ook tot één van de doelstellingen van het beleid kan worden gerekend. Instandhouding van dorpshuizen wordt gezien als belangrijke voorwaarde voor de leefbaarheid van de dorpen. Het is duidelijk dat het beleid heeft bijgedragen aan de instandhouding van de dorpshuizen door ze te subsidiëren bij onderhoud, renovatie en uitbreiding.
7
5
Conclusies en aanbevelingen
Op basis van het bovenstaande kunnen de volgende conclusies getrokken worden: Het is moeilijk onderscheid te maken tussen subsidiabele onderhoudskosten en verbouw- en renovatiekosten. In de praktijk worden de voordelen van het subsidieplafond teniet gedaan door de ad-hoc subsidieregeling met betrekking tot verbouw en renovatie. Er bestaat onzekerheid bij zowel dorpshuizen als gemeente over de te verwachten bijdrage met betrekking tot (groot)onderhoud, renovatie, verbouw en uitbreiding. De onduidelijkheid tussen subsidiabele en niet-subsidiabele onderhoudskosten, het moeilijk te maken onderscheid tussen kosten voor onderhoud en renovatie en de noodzaak om door de gemeenteraad financiële middelen beschikbaar te laten stellen voor renovatie en verbouw leiden tot lange procedures. Er worden in het beleidsplan geen duidelijke eisen gesteld aan de subsidieaanvraag. Er worden bijvoorbeeld geen eisen gesteld aan een eigen bijdrage en er worden geen eisen gesteld aan het aantonen van nut en noodzaak van onderhoud, verbouw en renovatie. Het is mede daarom moeilijk te beoordelen waarom een subsidie nodig is. 5.1
5.2
Aanbevelingen voor de lopende beleidsperiode Het lopende beleidsplan kan tot december 2013 zonder wijzigingen worden voortgezet. Het jaarlijks overleg tussen gemeente en dorpshuizen wordt opnieuw opgestart. Elk jaar op de tweede dinsdag in oktober wordt er met elkaar gesproken. De uitnodiging voor dit overleg wordt door de gemeente verzorgd. Bij dit overleg zullen de verantwoordelijke wethouder en beleidsadviseur aanwezig zijn. Aanbevelingen voor toekomstig beleid Door het jaarlijkse overleg tussen dorpshuizen en gemeente in stand te houden, blijven gemeente en dorpshuizen op de hoogte van ontwikkelingen die aan beide kanten plaatsvinden. Daarnaast kunnen plannen van gemeente en dorpshuizen beter op elkaar worden afgestemd.
Er is ruimte om het beleid te versimpelen, zodat het beter werkbaar is voor de gemeente en voor de dorpshuizen. Een versimpeld beleid zou kunnen zorgen voor minder administratieve lasten, meer duidelijkheid, snellere besluitvorming en minder werk voor de gemeente en de dorpshuizen.
Onderscheid tussen verbouw en renovatie is moeilijk te maken. Dit maakt het een arbeidsintensief beleidsplan waar veel overleg voor nodig is. Misschien is een onderscheid tussen onderhoud/renovatie enerzijds en verbouw/uitbreiding anderzijds makkelijker te maken. Bij onderhoud/renovatie wordt hetzelfde gebouw gebruikt voor dezelfde functie. Bij verbouw/uitbreiding wordt er een nieuwe functie bijgevoegd of wordt het gebouw gereed gemaakt voor een groter publiek. Als dit onderscheid aangehouden wordt, dan zou er minder overleg nodig zijn over ingediende aanvragen en zou er ook eenduidiger beslist kunnen worden over ingediende aanvragen wat een snellere besluitvorming in de hand werkt.
Het beleid zou versimpeld kunnen worden door een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage vast te stellen die de dorpshuizen naar eigen inzicht mogen inzetten voor onderhoud. Dorpshuizen hoeven dan niet elke keer een aanvraag te doen voor een bijdrage in de onderhoudskosten. De vastgestelde jaarlijkse bijdrage wordt in dit scenario aan het begin van het jaar overgemaakt naar de dorpshuizen. De dorpshuizen leggen dan jaarlijks verantwoording af over de bestede middelen. Dit type aanpak zorgt voor minder administratieve lasten bij gemeente en dorpshuis.
Als er meer verantwoordelijkheid bij de dorpshuizen wordt gelegd en er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van de bij veel dorpshuizen aanwezige bouwkundige kennis, dan kan dit ook resulteren in minder administratieve lasten voor gemeente en dorpshuis. Veel dorpshuizen zijn in staat onderhoudsplannen te maken en uit te voeren. Een controle vooraf over de opgestelde onderhoudsplannen en een jaarlijkse controle van de besteding van gelden zou voldoende kunnen zijn om een correct gebruik van de gelden te waarborgen.
8
Als het mogelijk blijft dat de jaarlijkse gemeentelijke onderhoudsbijdrage voor een langere periode gespaard kan worden, kunnen ook grotere projecten, die een hogere financiële bijdrage vragen, worden uitgevoerd met behulp van de gemeentelijke bijdrage.
9
Bijlage 1
Overzicht aangevraagde en toegekende subsidies
Tabel 2 Overzicht aangevraagde en toegekende subsidies sinds december 2008 Jaar toekenning
Ten behoeve van
Totale bedrag van de werkzaamheden € 64.900,-
Bedrag aanvraag
Toegekend bedrag
€ 64.900,-
€ 16.225,-
€ 6093,-
€1830,-
€1830,-
Dekkingsbron
Status
WMO & Onvoorzien
Werkzaamheden zijn afgerond
Opgebouwde reserve ‘Onderhoud dorpshuizen’ Algemene reserves
Werkzaamheden zijn afgerond
De Bining Koarnjum
2009
De Kampioen Hijum
2010
Britsenburgh Britsum
2010
Verbouw en uitbreiding
€ 400.000,-
€ 290.000,-
€ 100.000,-
Ûs Gebou Alde Leie
2012
Grootonderhoud: o.a. vervanging vloer, aanbrengen brandtrap.
€155.500,-
€ 155.500,-
€ 40.000,-
Opgebouwde reserve ‘Onderhoud dorpshuizen’ & Komuitleg bestemmingsreserves
De Bining Koarnjum
2012
Renovatie: o.a. aanpassingen aan de pui, aanbrengen dubbelglas.
€95.200,-
€ 95.200,-
€ 28.987,25
Opgebouwde reserve ‘Onderhoud dorpshuizen’
Vernieuwen toiletruimte, keuken en vloer van de centrale hal Renovatie voegwerk
Gepland is de verbouwing in september 2012 af te ronden. De gemeenteraad heeft het bedrag beschikbaar gesteld. Het college van B&W heeft de subsidie verleend. De gemeenteraad heeft het bedrag beschikbaar gesteld. Het college van B&W heeft de subsidie verleend.
10
Bijlage 2
Overzicht reservering ‘Dorpshuizen’
Tabel 3 Overzicht reservering ‘Dorpshuizen’op de gemeentelijke begroting
Britsenburgh De Bining De Kampioen Ûs Gebou Totalen
Bedrag door de gemeenteraad beschikbaar gesteld uit de reservering dorpshuizen € 0,00 € 28.987,25
Resterend bedrag in de reservering dorpshuizen € 9.736,25 € 0,00
Totale reservering over vijf jaar € 9.736,25 € 28.987,25
Totaal ontvangen subsidie € 100.000,00 € 45.212,25
Bedrag aan subsidie tot nu toe uitgekeerd € 0,00 € 0,00
€ 27.971,75 € 13.304,75
€ 1.830,00 € 40.000,00
€ 1.830,00 € 0,00
€ 0,00 € 13.304,75
€ 26.141,75 € 0,00
€ 80.000,00
€ 187.042,25
€ 1.830,00
€ 42.292,00
€ 35.878,00
Andere toegekende subsidies in dezelfde periode Bron € 100.000,00 Algemene reserves € 16.225,00 WMO en onvoorzien
€ 26.695,25 Bestemmingsreserves: komuitleg
€ 142.920,25
De totale reserveringen voor de dorpshuizen zijn als volgt berekend: Britsenburgh: De Bining: De Kampioen: Ûs Gebou:
5*1349,10 (jaarlijkse reservering zoals opgenomen in het beleidsplan* 5 jaar) + 2990,75 (onvoorzien) 5*5199,30 + 2990,75 5*4996,20 + 2990,75 5*2062,80 + 2990,75
Het bedrag voor onvoorzien is als volgt berekend: Jaarlijks is er een bedrag voor onvoorziene kosten van € 16.000 - € 13.607,40 beschikbaar voor alle dorpshuizen gezamenlijk. Dat bedrag x 5 jaar : 4 dorpshuizen komt uit op € 2990,75
11
