GEMEENTE LEEUWARDERADEEL
Beleidsplan dorpshuizen
gemeente Leeuwarderadeel
Stiens, 11 december 2008
1
INLEIDING
1.1
Aanleiding
Het huidige gemeentelijke subsidiebeleid voor dorpshuizen dateert van 1995. Dit beleid is toentertijd in overleg met de vier dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel tot stand gekomen. Nu, dertien jaar later, moet echter worden geconstateerd dat dit beleid op een aantal punten toch wel is verouderd. Bedragen zijn niet geïndexeerd en begrippen als ‘basispakket’ en preventief, technisch en ingrijpend onderhoud hebben de afgelopen jaren toch regelmatig tot onduidelijkheden over het wel of niet subsidiabel zijn geleid. In de kaderstellende Nota ‘Accommodatiebeleid’ van december 2005 worden hierover de volgende beleidsuitgangspunten geadviseerd: a. het onderhoud van de dorpshuizen volledig bij de particuliere stichtingen leggen; en b. beleid ten aanzien van de subsidiering van dorpshuizen bij renovaties/uitbreiding concretiseren en harmoniseren. Het BOCH, het overleg van de vier dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel (BOCH staat hierbij voor Britsum, Oude Leije, Cornjum en Hijum), en de gemeente hebben mede op basis van het vorenstaande beide de wens uitgesproken gezamenlijk nieuw beleid op te willen stellen. Het overleg hierover de laatste maanden, met ondersteuning van Doarpswurk, heeft tot dit Beleidsplan geleid.
1.2
Doel beleidsplan
Het thans voorliggende Beleidsplan wil het subsidiebeleid voor dorpshuizen een nieuwe impuls geven. Het bestaande beleid dient hiervoor in een nieuw jasje te worden gestoken. Het Beleidsplan kent hiervoor de volgende doelstellingen: a. het vastleggen van de functie van de dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel; b. het vastleggen van richtlijnen voor de verdeling van gemeentelijke subsidies aan de dorpshuizen; en c. het vastleggen van de wederzijdse verantwoordelijkheden met betrekking tot het in stand houden van de dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel.
1.3
Uitgangspunten
De gemeente beschouwt de dorpshuizen als belangrijke schakels binnen de lokale sociale structuur van de gemeente Leeuwarderadeel. De dorpshuizen zijn de spil binnen de leefbaarheid van de dorpen in Leeuwarderadeel. Een dorpshuis herbergt hiervoor een breed scala van activiteiten/voorzieningen. Een dorpshuis is een voor iedereen toegankelijke sociale ontmoetingsplaats waar faciliteiten beschikbaar worden gesteld voor diverse plaatselijke initiatieven, zoals het verenigingsleven en andere maatschappelijke functies. Het bestuur van een dorpshuis is verantwoordelijk voor de exploitatie en het beheer van het betreffende dorpshuis. Dit zonder winstoogmerk.
1
De gemeente heeft een verantwoordelijkheid waar het gaat om de leefbaarheid in de dorpen. Het ondersteunen van de dorpshuizen draagt bij aan het in stand houden van deze leefbaarheid. Deze ondersteuning kan op verschillende manieren tot uiting komen. Voorbeelden hiervan zijn: - directe informatievoorziening op het gebied van nieuwe regelgeving; - faciliteren van deskundigheidsbevordering van de dorpshuisbesturen; en - (structurele) financiële ondersteuning.
1.4
Looptijd Beleidsplan
Dit Beleidsplan treedt in werking op de dag van vaststelling door de gemeenteraad en heeft een looptijd van vijf jaar. In het derde jaar zal het Beleidsplan worden geëvalueerd. Tussentijdse aanpassing van het Beleidsplan is mogelijk na advies van het BOCH.
2
2
DE FUNCTIE VAN EEN DORPSHUIS
2.1
De functie van een dorpshuis
Een dorpshuis levert een grote bijdrage aan de leefbaarheid van een dorp, doordat het een ontmoetingscentrum voor jong en oud is en ruimte biedt aan diverse (lokale) verenigingen die zich richten op activiteiten van sportieve, recreatieve, sociaal-culturele, educatieve of levensbeschouwelijke aard en aan ondernemers of organisaties al dan niet van commerciële aard ten behoeve van de leefbaarheid van het dorp.
2.2
Activiteiten in een dorpshuis
In een dorpshuis vindt een diversiteit aan activiteiten plaats. In grote lijnen kunnen deze activiteiten in de volgende categorieën worden verdeeld. Sociaal-culturele activiteiten Voortvloeiend uit de leefbaarheidfunctie is het beschikbaar stellen van ruimte aan sociaalculturele dorpsactiviteiten de belangrijkste taak van een dorpshuis. Dit zijn bijvoorbeeld jeugd- en jongerenwerk, culturele activiteiten, ouderenwerk, welzijnswerk en maatschappelijke dienstverlening. Ook het creëren van een ontmoetingsruimte voor ontspanning en vrijetijdsbesteding voor jong en oud hoort hierbij. Sport activiteiten Dorpshuizen zijn vaak in de directe nabijheid van een sportvoorziening gelegen. Voor deze sportvoorziening bieden zij dan de facilitaire voorzieningen, zoals de kleed- en doucheruimte en de (sport)kantine. Dit is het geval in Britsum en Hijum. Is er in een dorp een basisschool dan vinden ook de gymnastieklessen meestal in het dorpshuis plaats, zoals in Cornjum en Hijum. Commerciële activiteiten Dorpshuizen worden beheerd en geëxploiteerd zonder winstoogmerk. Echter, zonder commerciële activiteiten zijn de dorpshuizen niet in stand te houden Overige activiteiten Naast bovengenoemde activiteiten kan het dorpshuisbestuur ruimten beschikbaar stellen aan andere activiteiten die de leefbaarheid van het dorp ook ten goede komen. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld peuterspeelzaalwerk, kinderopvang, een jeugdsoos, een bibliotheek, informatiepunten, een internetcafé, zorggerelateerde activiteiten, ondernemers, etc.
3
3
ORGANISATIESTRUCTUUR DORPSHUIZEN
3.1
BOCH
In het BOCH-overleg worden dorpshuisoverstijgende zaken besproken. Het BOCH is samengesteld uit vertegenwoordig(st)ers van alle vier de dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel. Vooralsnog functioneert het BOCH hierbij nog als een lokaal overkoepelend overleg- en adviesorgaan vanuit de vier dorpshuizen. Het uiteindelijke doel is echter om binnen de gemeente Leeuwarderadeel voor de dorpshuizen tot een Federatie van dorpshuizen te komen. Een Federatie waaraan een aantal overkoepelende dorpshuiszaken kunnen worden toegekend. Hierbij kan dan aan zowel inhoudelijke als financiële zaken worden gedacht. De Federatie zou b.v. een belangrijke taak binnen het gemeentelijke subsidiebeleid kunnen vervullen. De Federatie beheert en verdeelt hierbij de jaarlijks door de gemeente via de “Gemeentebegroting” voor de dorpshuizen beschikbaar gestelde financiële middelen. Op dit moment is het vorenstaande echter nog een stap te ver en richt het BOCH zich (vooralsnog) op de volgende zaken: - Er wordt gestreefd naar een goede relatie met de gemeente, waarbij het BOCH de eerste gesprekspartner is namens de dorpshuizen. - Minimaal eens per jaar vindt overleg plaats tussen het BOCH en de portefeuillehouder dorpshuizen van de gemeente. Daarnaast wordt contact onderhouden met het ambtelijke apparaat. De gemeente wijst hiervoor een coördinerend ambtenaar aan. - Het BOCH fungeert als intermediair tussen de dorpshuizen en de gemeente. Dit houdt in dat alle communicatie via het BOCH verloopt, met uitzondering van die zaken die uitsluitend betrekking op één van de dorpshuizen hebben. - De mogelijkheden voor gezamenlijke contracten met bijvoorbeeld verzekeraars en leveranciers van gas en elektriciteit worden onderzocht, zolang dit niet in groter (bijvoorbeeld provinciaal) verband wordt geregeld. - De mogelijkheden voor een gezamenlijke vrijwilligerspool zullen worden onderzocht. - Er wordt gezamenlijk gestreefd naar kennis- en vaardigheidsverbreding van de afzonderlijke besturen en van het bestuur van het BOCH en van de overige vrijwilligers.
3.2
Besturen dorpshuizen
De besturen van de dorpshuizen zijn zelf verantwoordelijk voor het besturen en het beheren van het eigen dorpshuis. Communicatie met de gemeente verloopt via het BOCH, tenzij het een zaak betreft die uitsluitend betrekking op één dorpshuis heeft.
3.3
Eigendom en beheer dorpshuizen
“Britsenburgh” (Britsum) De grond waarop het dorpshuis is gevestigd is eigendom van de gemeente. Er geldt een recht van opstal voor de beheersstichting, die het gebouw in eigendom heeft. Het beheer van het dorpshuis wordt door vrijwilligers gedaan.
4
“De Bining” (Jelsum/Cornjum) Het gebouw en de grond zijn eigendom van de Stichting. Het beheer van het dorpshuis wordt door vrijwilligers gedaan. “Ons Gebouw” (Oude Leije) Het gebouw en de grond zijn eigendom van de Stichting. Het beheer van het dorpshuis wordt door vrijwilligers gedaan. “De Kampioen” (Hijum/Finkum) Het gebouw en de grond zijn eigendom van de Stichting. Het beheer van het dorpshuis wordt door vrijwilligers gedaan.
5
4
ONDERHOUDSPLANNEN
Basis voor het nieuwe subsidiebeleid voor dorpshuizen vormen de onderhoudsplannen voor de dorpshuizen. Deze onderhoudsplannen schetsen immers een beeld van de in de toekomst bij de dorpshuizen te verwachten onderhoudskosten. In de praktische uitwerking zal hierbij per dorpshuis echter sprake zijn van twee onderhoudsplannen, een gemeentelijk onderhoudsplan en een door het bestuur van ieder dorpshuis opgesteld onderhoudsplan.
4.1
Gemeentelijk onderhoudsplan
Door de gemeente wordt per dorpshuis een meerjarenonderhoudsplan gehanteerd. Dit onderhoudsplan wordt opgesteld door een extern adviesbureau en omvat een voortschrijdende periode van tien jaar. Doel van dit onderhoudsplan is om tot een planning van de werkzaamheden en een beeld vooraf van de te verwachten subsidieaanvragen te komen. Hiermee kan dan zicht op het voor de eerstvolgende jaren benodigde gemeentelijke (subsidie)budget worden gekregen. Iedere twee jaar wordt dit gemeentelijke onderhoudsplan via een schouw geactualiseerd. Dit gebeurt in goed overleg met de besturen van de dorpshuizen. Bij de schouw is een vaste contactpersoon van een dorpshuisbestuur aanwezig en deze spreekt het plan met de opsteller door. Het gemeentelijke onderhoudsplan wordt vervolgens binnen vier weken ter kennisname aan het dorpshuisbestuur doorgezonden.
4.2
Onderhoudsplannen dorpshuizen
De besturen van de dorpshuizen hebben, vanuit hun eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van hun dorpshuis, hun ‘eigen’ onderhoudsplannen. Deze staan los van de gemeentelijke onderhoudsplannen. Het onderhoudsplan van de dorpshuizen dient, zowel inhoudelijk als financieel, ter onderbouwing van een subsidieaanvraag van een dorpshuis. Het actualiseren van deze onderhoudsplannen is ook de verantwoordelijkheid van de besturen van de dorpshuizen. De gemeente kan de besturen hierbij adviseren/faciliteren.
4.3
Conclusie
De beide voornoemde onderhoudsplannen hebben ieder een eigen invalshoek. a. De gemeentelijke onderhoudsplannen dienen er voor om de gemeente een beeld te geven van de voor de komende jaren binnen de “Gemeentebegroting” voor het subsidiebeleid voor dorpshuizen benodigde financiële middelen. b. De onderhoudsplannen van de dorpshuizen dienen ter onderbouwing van een subsidieaanvraag. Beide onderhoudsplannen hoeven niet parallel te lopen. In de praktijk kan het dan ook voorkomen dat er bij een subsidieaanvraag van een dorphuis verschil ontstaat tussen enerzijds de onderhoudssituatie zoals die in het gemeentelijke onderhoudsplan is beschreven en anderzijds de onderhoudssituatie zoals die door een dorpshuis ter onderbouwing voor de subsidieaanvraag worden aangegeven. Hierover zal dan een advies van de sector Grondgebied worden gevraagd.
6
5
SUBSIDIERING
Het beheren en verdelen van de gemeentelijke (onderhouds) subsidies blijft, tot het moment dat er een Federatie van dorpshuizen is, vooreerst een gemeentelijke taak. Het BOCH heeft hierbij een adviserende taak.
5.1
Organisatie en werkwijze
Uitgangspunten bij de subsidiering van de dorpshuizen zijn: a. de gemeente stelt via de “Gemeentebegroting” jaarlijks een subsidiebudget vast. Uitgangspunt hierbij is het door het externe adviesbureau voor de gemeente opgestelde voortschrijdend onderhoudsplan voor de dorpshuizen. b. een dorpshuis dient een subsidieaanvraag bij de gemeente in, waarbij het onderhoudsplan van het betreffende dorpshuis leidend is; c. de gemeente vraagt het BOCH advies over een ingediende subsidieaanvraag; en d. de gemeente kan de dorpshuizen in het opstellen van onderhoudsplannen adviseren/ faciliteren. Het BOCH-overleg wordt gevoerd door vertegenwoordigers van de vier dorpshuizen in Leeuwarderadeel. Hoewel de verantwoordelijkheden van het BOCH veranderen naar aanleiding van dit nieuwe Beleidsplan, blijft de opzet in eerste instantie zoals het overleg nu is. De komende periode beraden de dorpshuizen zich afzonderlijk en gezamenlijk over mogelijke verdere ontwikkelingen van het BOCH. Een mogelijke ontwikkeling is het overgaan tot Federatie met een rechtsvorm, zoals een Stichting. Er ontstaat dan een, dan nader uit te werken, nieuwe situatie. Er zullen dan een aantal taken aan het BOCH moeten worden overgedragen. In een budgetovereenkomst met de Federatie kunnen dan b.v. zaken worden geregeld zoals de werkwijze bij de verdeling van subsidies, de verdeelsleutel van subsidies, wanneer is een advies aan de gemeente gewenst/nodig, etc. Een dergelijke overeenkomst kan aan het Beleidsplan worden toegevoegd.
5.2
Subsidiabele onderhoudskosten
Het bestaande subsidiebeleid voor de dorpshuizen kent een tweetal specifieke subsidiecriteria. Dit zijn het zgn. ‘basispakket’ (waarvoor een subsidiepercentage van 40% geldt) en een subsidie voor ‘bouwkundige voorzieningen’ (waarvoor een subsidiepercentage van 30% geldt). In de praktijk is, zoals ook al eerder is aangegeven, echter gebleken dat de vertaling van deze twee (toch wel brede) criteria in concrete subsidienormen en -bedragen regelmatig toch wel vragen opriep. Praktische vragen in de zin van, is een gevraagde voorziening wel of niet subsidiabel ? Dit was niet altijd even duidelijk. Vanuit dit gegeven lijkt het dan ook wenselijk in het thans voorliggende nieuwe Beleidsplan voor een andere opzet te kiezen en tot concrete (wederzijdse) afspraken over ‘wel’ en ‘niet’ subsidiabele kosten te komen. Voor alle partijen is dan duidelijk waar men aan toe is. Mede op basis van een advies van Doarpswurk hierover wordt dan voor de volgende subsidiabele kosten gekozen.
7
- Herstraten van verhardingen, voor zover behorende bij het dorpshuis - Het in goede staat houden van het gebouw aan de buitenzijde incl. schilderwerk - Herstellen buitenriolering - Vervanging van hemelwaterafvoeren en buitenriolering - Vervanging van hang- en sluitwerk aan de buitenzijde van het gebouw - Herstellen of vervangen dakgoten - Herstellen of vervangen dakbedekking. - Het bouwtechnisch in goede staat houden van vloeren, plafonds, kozijnen en muren aan de binnenzijde van het gebouw - Vervangen van de centrale verwarmingsketel - Onderhoudswerkzaamheden aan de elektrische installatie (uitgezonderd herstellen van beschadigd schakelmateriaal) - Onderhoudswerkzaamheden aan gas- en waterleidingen - Herstellen binnenriolering (exclusief ontstoppen riolering) - Goede toegankelijkheid voor alle gebruikers c.q. doelgroepen - Energiebesparende en (geluids)isolerende voorzieningen - Adequate beveiliging, elektronisch en bouwkundig, zijnde . vervanging van hang- en sluitwerk (buiten) aan het gebouw . vervangen van noodverlichtingsinstallaties . vervangen brandwerende constructies Naast de voornoemde subsidiabele kosten zijn er ook kosten die (hoewel niet concreet benoemd) toch wel directe raakvlakken met deze kosten hebben. Het voornoemde overzicht kan in deze niet 100% dekkend zijn. Ook deze kosten kunnen voor een subsidie in aanmerking komen. Dit zal van geval tot geval worden bekeken.
5.3
Subsidiepercentage
Vanuit praktische overwegingen is het wenselijk om voor alle voornoemde subsidiabele kosten één uniform subsidiepercentage te hanteren en hiervoor niet, zoals binnen het bestaande subsidiebeleid, een splitsing aan te brengen. Het gaat om één lijst met subsidiabele kosten waarvoor ook één uniform subsidiepercentage geldt. Gekozen wordt voor een subsidiepercentage van 30% voor alle voornoemde subsidiabele kosten Voor de dan nog resterende financiering dient een dorpshuis naar andere (externe) financieringsbronnen te zoeken.
5.4
BTW
In principe zijn dorpshuizen BTW-plichtig. Als de jaarlijkse omzet van een dorpshuis echter beneden een jaarlijks door de Belastingdienst te bepalen bedrag blijft kan een dorpshuis hiervoor een vrijstelling aanvragen. Dorpshuizen met een vrijstelling kunnen geen BTW verrekenen. In dit Beleidsplan wordt vooreerst echter van bedragen inclusief BTW uitgegaan. Dus niet BTW-plichtige dorpshuizen. Bij dorpshuizen die BTW-plichtig zijn/worden, worden deze bedragen met 19% verlaagd. Deze dorpshuizen kunnen dit subsidiedeel immers met de fiscus verrekenen.
8
5.5
Niet subsidiabele onderhoudskosten
Naast subsidiabele kosten zijn er natuurlijk ook kosten die niet voor een subsidie in aanmerking komen. Dit betreft de volgende kosten: - Werkzaamheden ter verbetering van de sfeer en vervanging van inventaris - Schilder- en behangwerk binnen - Vervanging gebroken ruiten - Reparaties binnensloten - Onderhoud zonwering, rolluiken e.d. - Schoonmaken en ontstoppen van goten en leidingen - Jaarlijks onderhouden van schoorsteenkanalen - Periodiek onderhoud gasinstallaties - Ledigen en reinigen zink- of beerputten en septic tanks - Onderhoud, reparaties en vernieuwingen aan inventaris - Onderhoud, vernieuwing en reparaties aan het gebouw die het gevolg zijn van gebruik in afwijking met de bestemming - Aanleg en onderhoud tuin (voor zover het hierbij om ‘eigen grond’ gaat) - Schade ontstaan door nalatigheid en onoordeelkundig gebruik van het gebouw en installaties - Telefooncentrales/-installaties
5.6
Overige kosten
Overige (exploitatie) kosten, zoals: - kapitaallasten; - verzekeringen; - door de verschillende overheden (Rijk, gemeente, waterschap) opgelegde belastingen; - energiegebruik; en - BTW; komen niet voor een subsidie in aanmerking. Wel kan de mogelijkheid worden onderzocht of voor de voornoemde zaken (b.v. via de gemeente) collectieve overeenkomsten kunnen worden afgesloten.
5.7
Verbouw en uitbreiding
Werkzaamheden in het kader van verbouw en/of uitbreiding van een dorpshuis vallen buiten de werkafspraken tussen de gemeente en het BOCH. Hierover zal overleg tussen de gemeente en het betreffende dorpshuis plaatsvinden. Zie verder bij 5.8.
5.8
Renovaties
Kosten als gevolg van renovaties behelzen de kosten, die niet vallen onder de noemer van klein- of groot onderhoud. Dit kunnen dan kosten voor verbouw zijn als er sprake is van het “up to date” (vernieuwen c.q. aanpassen naar de op dat moment geldende maatstaven) houden van een dorpshuis. Kosten die gemaakt worden in het kader van noodzakelijke functieaanpassingen van ruimten of het gevolg zijn van aanpassingen in het kader van
9
veranderde wet- en regelgeving kunnen eveneens onder renovartie worden geschaard, maar vallen feitelijk ook onder de kosten voor verbouw en uitbreiding (zie bij 5.7) In het geval van renovaties volgt er overleg tussen de gemeente en het betreffende dorpshuis. Voor zowel 5.7 als 5.8 geldt dat voor de subsidieaanvraag de meerwaarde voor de aanpassing, verbouw of uitbreiding door middel van een gemotiveerde onderbouwing dient te worden aangetoond. Op grond daarvan kan de gemeente dan een subsidie vestrekken, welke kan variëren van 0 - 100%. Deze werkzaamheden vallen buiten de werkafspraken tussen de gemeente en het BOCH en de toegekende subsidies vormen geen onderdeel van het onderhoudsbudget. In die gevallen waar de gemeentelijke subsidie niet toereikend is om de kosten van uitbreiding, aanpassing of renovatie te dekken kan een beroep worden gedaan op een aanvullende subsidie van de provincie en/ of particuliere fondsen. De subsidievoorwaarden van de provinciale dorpshuizenregeling bij nieuw- of verbouw van dorpshuizen of multifunctionele centra luiden als volgt: * Er dient sprake te zijn van nieuwbouw of verbouw overeenkomstig de in 5.7. en 5.8 genoemde uitgangscriteria * Eens per 10 jaar mag een aanvraag worden ingediend. * Er moet sprake zijn van co-financiering in de zin dat de gemeente een substantieel deel van de investeringssom voor haar rekening neemt. * De provinciale bijdrage bedraagt ten hoogste 25% van de investeringssom en zal nooit meer bedragen dan de gemeentelijke bijdrage. * Ook dient de aanvrager door middel van zelfwerkzaamheid of acties een bijdrage te leveren aan de dekking van de investeringssom. * Voor subsidieaanvragen bij de particuliere fondsen als het Oranje Fonds, VSB Fonds, enz. gelden overwegend dezelfde criteria. 5.9
Calamiteiten
In het geval van onvoorziene materiële kosten (calamiteiten) tijdens de vijfjaarlijkse budgetperiode volgt er overleg tussen de gemeente en het betreffende dorpshuis.
5.10
Uitzonderingen
In het geval van onontkoombare kosten als gevolg van nieuwe of gewijzigde wettelijke eisen c.q. regelgeving volgt er overleg tussen de gemeente en het BOCH. Als voorbeelden hierbij kunnen de kosten als gevolg van gewijzigde wettelijke eisen en/of regelgeving in het kader van de gebruikersvergunning en eerder de bestrijding van de legionellabacterie worden genoemd.
5.11
Overleg
Doel van het bij 5.7, 5.8, 5.9 en 5.10 genoemde overleg is om tot concrete afspraken over een oplossing voor de hier genoemde zaken te komen.
10
6
VERGUNNINGEN
6.1
Drank- en horecavergunning en horeca-exploitatievergunning
Alle dorpshuizen hebben een volledige drank- en horecavergunning en mogen alcoholhoudende dranken verstrekken volgens de wettelijke regels.
6.2
Gebruiksvergunning
Het is niet toegestaan om een gebouw in gebruik te hebben waarin meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig zullen zijn, anders dan in een woning, zonder een geldige gebruiksvergunning. Alle vier dorpshuizen hebben een gebruiksvergunning.
11
7
FINANCIERING
Op dit moment kent de subsidiering van de dorpshuizen via de “Gemeentebegroting” een jaarlijks budget van € 2.500,--. In de praktijk blijkt echter dat dit budget niet toereikend is om invulling aan het gemeentelijke subsidiebeleid voor dorpshuizen te geven. Regelmatig moest er een beroep op aanvullende incidentele middelen worden gedaan. Een niet ideale situatie. Het is begrotingstechnisch wenselijker reële bedragen in de “Gemeentebegroting” op te nemen. Door een extern adviesbureau is een voortschrijdend onderhoudsplan voor de dorpshuizen voor de jaren 2007 t/m 2016 opgesteld. Dit onderhoudsplan schetst voor deze jaren per dorpshuis per jaar de onderhoudskosten. Om tot een reëel toekomstbeeld voor de onderhoudskosten bij de dorpshuizen voor de eerste vijfjaarlijkse budgetperiode te komen zijn uit het voornoemde tien jaren onderhoudsplan door de sector Grondgebied de subsidiabele onderhoudskosten voor de jaren 2009 t/m 2013 concreet zichtbaar gemaakt. Hierbij is rekening gehouden met een jaarlijkse indexering van 3½%. Per dorpshuis levert dit voor totale onderhoudskosten en de hieruit voorvloeiende subsidiabele kosten voor de komende vijf jaren inclusief BTW het volgende beeld op. Dorpshuis: “Britsenburgh”: “De Bining”: “De Kampioen”: “Ons Gebouw”: Totaal:
Gemiddelde onderhoudskosten per jaar: € 6.496,-€ 28.268,-€ 22.847,-€ 8.143,-€ 65.754,--
Gemiddelde subsidiabele kosten per jaar: € 4.497,-€ 17.331,-€ 16.654,-€ 6.876,-€ 45.358,--
Uit voornoemde cijfers en het eerder genoemde subsidiepercentage van 30% komt naar voren dat er de komende jaren voor onderhoud van de dorpshuizen jaarlijks gemiddeld minimaal een budget van (afgerond) € 13.500,-- nodig zal zijn. Daarnaast lijkt het wenselijk nog enige financiële ruimte (€ 2.500,--) voor (nog) onvoorziene zaken in te bouwen. B.v. voor de bij 5.2. genoemde niet voorziene kosten die een direct raakvlak met de subsidiabele onderhoudskosten hebben. Een totaal bedrag van € 16.000,-- is dan een reëel budget om vanaf het jaar 2009 jaarlijks voor het subsidiebeleid voor dorpshuizen in de ‘Gemeentebegroting’ op te nemen. Voor het jaar 2008 is hiervoor in de “Gemeentebegroting” nog een bedrag van € 2.500,-- opgenomen. Voor dit jaar zal er dan derhalve in voorkomende gevallen nog naar een aanvullende incidentele financiering moeten worden gezocht. De in het huidige subsidiebeleid genoemde maximale subsidiebedragen zijn binnen een nieuw Beleidsplan niet meer passend. Dit beleid gaat uit van dezelfde maximale vijfjaarlijkse subsidies voor alle dorpshuizen. In de praktijk blijkt echter dat alle vier de dorpshuizen een verschillend onderhoudsniveau kennen. Enig maatwerk is hierbij meer op zijn plaats. Dit maatwerk kan worden gevonden in het instellen van een jaarlijks subsidieplafond per dorpshuis. Dit betekent dat de subsidies tot deze plafonds jaarlijks voor de dorpshuizen beschikbaar zijn. Door het subsidieplafond aan te laten sluiten bij de gemiddelde jaarlijks onderhoudskosten levert dit een reëel uitgangspunt op.
12
Per dorpshuis betekent dit het volgende jaarlijks in de ‘Gemeentebegroting’ op te nemen subsidieplafond: “Britsenburgh”: € 1.600,-“De Bining”: € 6.100,-“De Kampioen”: € 5.900,-“Ons Gebouw”: € 2.400,-Totaal: € 16.000,-Evenals bij het huidige subsidiebeleid worden in enig jaar niet bestede subsidiemiddelen voor (een) volgend (e) jaar (jaren) gereserveerd. Voor de subsidiabele kosten betreffende verbouw, uitbreiding en renovatie van dorpshuizen en eventuele calamiteiten en uitzonderingen zal, zoals al eerder aangegeven, de financiering van geval tot geval worden bekeken.
13
8
RESUME
Resumerend betekent het vorenstaande: 1.
De functie van een dorpshuis Een dorpshuis is een belangrijke schakel binnen de lokale sociale structuur van de dorpen in de gemeente Leeuwarderadeel worden beschouwd. Dorpshuizen zijn de spil binnen de leefbaarheid van de kleine dorpen. Een dorpshuis herbergt hiervoor een breed scala van activiteiten/voorzieningen. Een dorpshuis is een voor iedereen toegankelijke sociale ontmoetingsplaats, waar faciliteiten beschikbaar worden gesteld voor diverse plaatselijke initiatieven, zoals het verenigingsleven en andere maatschappelijke functies. De gemeente heeft een verantwoordelijkheid betreffende de leefbaarheid in de dorpen. Het ondersteunen van de dorpshuizen draagt bij aan het in stand houden van de leefbaarheid.
2.
Onderhoudsplan In de praktische uitwerking van dit Beleidsplan is er per dorpshuis sprake van twee onderhoudsplannen, een gemeentelijk onderhoudsplan (opgesteld door een extern adviesbureau) en een door het bestuur van ieder dorpshuis opgesteld onderhoudsplan.
3.
Subsidies Een dorpshuis kan zich voor een financiële bijdrage voor het fysiek in stand houden van een dorpshuis tot de gemeente richten. De hiervoor in aanmerking komende subsidiabele onderhoudskosten staan in hoofdstuk 5, lid 2, van dit Beleidsplan verwoord. In deze kosten kan een subsidie van 30% worden toegekend. Per dorpshuis wordt in de ‘Gemeentebegroting’ een jaarlijks subsidieplafond vastgesteld. Dit subsidieplafond is aan het gemeentelijke onderhoudsplan gerelateerd. Dorpshuizen die BTW-plichtig zijn ontvangen de in dit Beleidsplan genoemde subsidies exclusief BTW. Een dorpshuis dient een subsidieaanvraag bij de gemeente in waarbij het onderhoudsplan van het betreffende dorpshuis leidend is. De gemeente vraagt het BOCH advies over een ingediende subsidieaanvraag.
4.
Niet subsidiabele kosten Uitgezonderd voor een gemeentelijke subsidie zijn de eveneens in hoofdstuk 5, lid 5, van dit Beleidsplan opgesomde niet subsidiabele onderhoudskosten en de jaarlijkse exploitatiekosten (hoofdstuk 5, lid 7) van een dorpshuis.
5.
Verbouw/uitbreiding/renovatie dorpshuis Werkzaamheden in het kader van verbouw en/of uitbreiding van een dorpshuis vallen buiten dit Beleidsplan Een dorpshuis dient van een verbouw of een uitbreiding per geval de noodzaak en de meerwaarde ervan aan te tonen. Op grond daarvan kan de gemeente een subsidie verstrekken, welke kan variëren van 0 - 100%.
6.
Renovaties, calamiteiten en uitzonderingen In het geval van renovaties, onvoorziene materiële kosten en van onontkoombare kosten als gevolg van nieuwe of gewijzigde wettelijke eisen c.q. regelgeving volgt er overleg tussen de gemeente en het betreffende dorpshuis of het BOCH.
14
7.
Beschikbaar budget In de “Gemeentebegroting“ wordt vanaf 2009 jaarlijkse een structureel budget “Subsidiebeleid dorpshuizen” van € 16.000 opgenomen.
8.
Overleg Minimaal eens per jaar vindt er bestuurlijk overleg tussen de gemeente en het BOCH plaats.
9.
Federatie van dorpshuizen Bij het ontstaan van een Federatie van dorpshuizen in de gemeente Leeuwarderadeel ontstaat er een nieuwe situatie. Dan zal de inhoud van dit Beleidspan aan deze nieuwe situatie worden aangepast.
10.
Looptijd Beleidsplan en evaluatie Dit Beleidsplan heeft een looptijd van vijf jaar. In het derde jaar zal het Beleidsplan worden geëvalueerd. Tussentijdse aanpassing van het Beleidsplan is mogelijk na advies van het BOCH.
15
