Nota weerstandsvermogen gemeente Leeuwarderadeel
Inhoudsopgave Inleiding ...........................................................................................................................................3 Wet- en regelgeving en huidig beleid ..............................................................................................4 2.1 Besluit begroting en Verantwoording ................................................................................4 2.2 Financiële verordening gemeente Leeuwarderadeel ..........................................................4 2.3 Huidige paragraaf weerstandsvermogen ............................................................................5 Theoretisch kader .............................................................................................................................6 3.1 Risicomanagement .............................................................................................................6 3.2 Weerstandscapaciteit ..........................................................................................................9 3.3 Risico's .............................................................................................................................10 3.4 Weerstandsvermogen .......................................................................................................10 Plan van aanpak Leeuwarderadeel .................................................................................................12 4.1 Doelstelling ......................................................................................................................12 4.2 Bepalen weerstandscapaciteit...........................................................................................12 4.3 Risico-identificatie, -inventarisatie en inventarisatie van beheersmaatregelen................14 4.4 Risicoanalyse en beoordeling...........................................................................................15 4.5 Beoordeling weerstandsvermogen ...................................................................................16 4.6 Inkadering.........................................................................................................................17 4.7 Rapportage en borging .....................................................................................................17 4.8 Planning............................................................................................................................18 Begrippenkader ..............................................................................................................................19
2
Inleiding In mei 2007 is door de Raad de Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2007 vastgesteld. In deze nota zijn de maatstaven voor de berekening van de weerstandscapaciteit opgenomen. Hiernaast zijn ten aanzien van de reserves en voorzieningen aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen zijn door de Raad overgenomen. Nu vijf jaar later bieden we u een nieuwe Nota weerstandsvermogen aan. Na deze vijf jaren is een actualisatie noodzakelijk. Enerzijds omdat de visie op weerstandvermogen en risicomanagement de laatste jaren verder uitgekristaliseerd is en anderzijds omdat de situatie in de mondiale wereldeconomie ingrijpend gewijzigd is. Zaken die enkele jaren geleden vaststonden, kunnen nu worden voorzien van de nodige vraagtekens. In dat licht gezien is een wijziging in het beleid omtrent risico’s en weerstandsvermogen uiterst noodzakelijk. In de (ambtelijke) organisatie zal de uitvoering van dit beleid, inclusief de verplichte paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en de jaarstukken, opgenomen worden in de reguliere planning en controlcyclus. Hierdoor kunnen tijdig de nodige beslissingen worden genomen om enerzijds überhaupt de risico’s in beeld te krijgen (en te kwantificeren) en anderzijds beheersmaatregelen te kunnen treffen om de risico’s te beperken of af te dekken. De nota weerstandsvermogen is opgesteld in een vorm die past bij de aard en omvang van de gemeente Leeuwarderadeel. Maar wat is nu eigenlijk weerstandsvermogen?! Dit is kort gezegd de mogelijkheid om financiële tegenvallers zelf op te kunnen vangen, zonder dat hiertoe ingrijpende (en vaak pijnlijke) maatregelen moeten worden genomen. Hierbij is het belangrijk om de begroting plus nog de mogelijke ruimte binnen de begroting en de (openstaande) belastingcapaciteit af te zetten tegen de mogelijke risico’s die zich kunnen voordoen. Met deze Nota Weerstandsvermogen willen we deze berekening op een transparante, consequente en continue wijze uitvoeren. De opbouw van de Nota weerstandsvermogen is als volgt: 1. Inleiding; 2. Wet- en regelgeving en huidig beleid; 3. Theoretisch kader; 4. Plan van aanpak Leeuwarderadeel. In het kader van de Financiële Verordening (art. 17, lid 1) dient hiervoor beleid te worden vastgesteld. Met deze nota wordt hiermee aan voldaan.
3
Wet- en regelgeving en huidig beleid 2.1 Besluit begroting en Verantwoording In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder te noemen als BBV) en de eigen Financiële Verordening (art. 212 Gemeentewet) zijn bepalingen opgenomen over het weerstandsvermogen. In deze paragraaf wordt daarvan een korte beschouwing gegeven. De Gemeentewet schrijft voor dat gemeenten jaarlijks een begroting en jaarstukken moeten opstellen. De uitwerking van die bepaling is geregeld in het BBV. Het BBV geeft de eisen weer waaraan de begroting, meerjarenraming, het jaarverslag en de jaarrekening, van gemeenten (en provincies) dienen te voldoen. Artikel 11 van het BBV gaat in op de betekenis van het weerstandsvermogen. Ook bevat dit artikel bepalingen die gemeenten verplicht om in de programmabegroting en -rekening een paragraaf weerstandsvermogen op te nemen met daarin een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, een inventarisatie van de risico's en een weergave van het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's. In onderstaande kader zijn de bepalingen van het BBV weergegeven. Artikel 11; (Besluit begroting en verantwoording) 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico's; c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.
2.2 Financiële verordening gemeente Leeuwarderadeel De Gemeentewet (artikel 212) schrijft voor dat gemeenten een verordening moeten vaststellen met daarin de interne gemeentelijke regels voor het financiële beleid en beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze financiële verordening moet de kapstok vormen waaraan de planning en controlcyclus (het financiële proces in beleidsmatige zin) van een gemeente wordt opgehangen. Volgens het BBV moet deze verordening in elk geval de regels behandelen voor de waardering en afschrijving van activa (zoals gebouwen, riolen, wegen e.d.), de berekening van tarieven die de gemeente burgers en bedrijven in rekening brengt (zoals bouwleges, reinigingsrechten e.d.) en de financieringsfunctie (deze vormt een van de onderleggers van de verplichte paragraaf financiering). De Financiële verordening van Leeuwarderadeel handelt ook over de paragraaf weerstandsvermogen die we verplicht in de programmabegroting en -rekening moeten opnemen. De Financiële Verordening regelt aanvullende voorwaarden in het kader van weerstandsvermogen en risicomanagement voor de nota en de paragraaf weerstandsvermogen
4
(begroting en jaarrekening). Bij het opstellen van de herziene Nota weerstandsvermogen wordt hier rekening mee gehouden. Artikel 17
Weerstandsvermogen en risicomanagement
1.
Het college biedt periodiek een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.
2.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Hierbij wordt speciale aandacht gegeven aan: a.
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
b.
de resultaten uit de bouwgrondexploitatie;
c.
de realisatie op begrote subsidieverwachtingen;
d.
de lopende en te verwachten claims van derden;
e.
de nog niet getaxeerde kosten van (vermoedde) milieuverontreiniging;
f.
overschrijdingen van openeinde regelingen en subsidies;
g.
dreigend faillissement van verbonden partijen;
h.
dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
2.3 Huidige paragraaf weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting wordt de beschikbare weerstandscapaciteit (incidenteel en structureel) berekend. Volgens de nota dient echter de benodigde weerstandscapaciteit worden berekend. Dit is echter niet het geval. In de huidige nota wordt hieraan aandacht besteed. Het buffergedeelte van de algemene reserve dient €. 530.500,-- te bedragen volgens de Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement van 2007. Volgens de begroting 2012 bedraagt de stand van het buffergedeelte van de algemene reserve per 1 januari 2012 €. 595.709,--. Ook wordt nog niet geheel voldaan aan de vereisten in de BBV. Op dit moment wordt het beleid omtrent het weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit niet geheel uitgewerkt. In de thans voorgestelde nota wordt hieromtrent een voorstel gedaan.
5
Theoretisch kader 3.1 Risicomanagement Risicomanagement wordt gedefinieerd als het identificeren en kwantificeren van risico’s en het bepalen van activiteiten die de kans van optreden en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar houdt/maakt. Zoals reeds gesteld is in de BBV en de Financiële Verordening van de gemeente Leeuwarderadeel aandacht geschonken aan de (vorm)vereisten van het weerstandsvermogen. In deze nota wordt getracht dit beleid uit te breiden naar een borging binnen de gemeentelijke organisatie en diens processen. Hiermee willen we naast een goede identificatie en kwalificatie van de bestaande risico’s een methode ontwikkelen om deze risico’s te minimaliseren en indien nodig hiervoor beheersmaatregelen te ontwikkelen (en te doen laten uitvoeren). Hierdoor vermindert de kans op het zich voordoen van het risico en indien het risico zich wel voordoet, kunnen de gevolgen van het risico worden beperkt. In deze nota gaan wij uit van integraal risicomanagement. Integraal risicomanagement gaat uit van een benadering, waarbij het beheersen van de risico’s op basis van de (politieke) organisatiedoelstellingen wordt geïntegreerd en gecoördineerd over de hele organisatie. In dit kader stellen wij voor het integraal risicomanagement als onderdeel van de planning en controlcyclus op te nemen.
Traditioneel risicomanagement Gefragmenteerd : Afdelingen en functies beheersen de diverse risico’s separaat en onafhankelijk van elkaar Ad hoc en reactief: Risicomanagement krijgt aandacht wanneer het bestuur daar aanleiding toe ziet, bijvoorbeeld in crisissituaties Eng aandachtsgebied: Vooral gericht op verzekerbare en financiële c.q. begrotingsrisico’s
Integraal risicomanagement Geïntegreerd: Het risicomanagement wordt gecoördineerd vanuit het MT/bestuur en is volledig geïntegreerd in de organisatie Continu en pro-actief: Risicomanagement is een activiteit die zich permanent ontwikkelt. Er vindt een actieve identificatie plaats van nieuwe risico’s Breed aandachtsgebied: Alle organisatierisico’s worden in het proces betrokken.
Opgemerkt wordt dat risicomanagement in de gemeente Leeuwarderadeel minimaal ontwikkeld was. Het traditionele risicomanagement is hier slechts op enkele onderdelen in beeld gebracht. In de nabije toekomst zal een integraal risicomanagement worden ontwikkeld en uitgevoerd.
6
Het (integrale) risicomanagement bestaat uit zes stappen: 1. Kaderstelling en strategie 2. Risico-analyse 3. Beheersmaatregelen 4. Monitoren resultaten 5. Toezicht en toetsing 6. Verbetering Grafisch weergegeven:
1
3.1.1 Kaderstelling en strategie De eerste keuze die de organisatie moet maken heeft te maken met beleid (kaderstelling en strategie). Welke normen gelden er? Welke risico’s zijn we bereid te accepteren en hoe pakken we op hoofdlijnen risicomanagement aan in de organisatie? Het inventariseren van risico’s kan langs verschillende wegen plaatsvinden. Zo kunnen risico’s worden bezien langs de lijnen van: • Producten; • Projecten; • Programma’s; • Afdelingen; • Processen; • Activiteiten; • Thema’s; en • Externe ontwikkelingen. Hoewel niet op voorhand voor één weg kan worden gekozen, omdat de risico’s zeer divers van aard zijn, wordt voorgesteld de risico’s per programma te inventariseren. Eventueel kunnen
7
risico’s op grond van externe ontwikkelingen in een apart programma worden gehuisvest. Ook kan dit in programma 10 algemene dekkingsmiddelen plaatsvinden. In toegevoegd format Inventarisatie risico’s wordt dit in beeld gebracht. 3.1.2 Risicoanalyse Op basis van de kaderstelling en strategie en de doelstellingen werkt het college de acties, de risico’s en het voorgestaan beleid verder uit. Er wordt nagegaan wat de mogelijke effecten (risico’s) van het beleid zijn. Onder dit beleid kan worden verstaan uitvoeringsacties, investeringen, bedrijfsvoering etc. 3.1.3 Beheersmaatregelen Zodra de risicoanalyse van de organisatie is gemaakt, moeten beheersmaatregelen en acties worden benoemd om de risico’s continu te beheersen. Deze (beheers)maatregelen bestaan uit instrumenten. Een gedeelte van de risico’s kan misschien makkelijk worden ondervangen door verzekeringen of uitbestedingen, voor andere risico’s moeten andere oplossingen worden bedacht. Ook kan voor een aantal risico’s bepaald worden dat dit risico wordt aanvaardt. Hierbij is het belangrijk dat de Raad en het College zich bewust zijn van het bestaan van het risico. 3.1.4 Monitoren resultaten Omdat het speelveld van de publieke sector continu verandert en daarmee ook de risico’s, moet continu een systeem van monitoring aanwezig zijn die de risico’s in beeld heeft. Nieuwe risico’s kunnen ontstaan door wijziging van beleid, nieuwe projecten, of een veranderende omgeving. Dit betekent dat men waakzaam moet zijn over de ontwikkeling van de risico’s. Het doel van continue monitoring is om tijdig (wijzigingen in) risico’s te signaleren, adequate maatregelen te kunnen treffen en waar nodig bij te sturen. Uitgangspunt hierbij is hoe eerder een bepaald risico wordt gesignaleerd, hoe beter de gevolgen te beheersen zijn. Hoewel monitoring ook in een kleine organisatie van belang kan zijn, is de aard en omvang van de gemeente Leeuwarderadeel dusdanig, dat gekozen wordt voor monitoring van de resultaten op momenten waarvoor ook nu al verantwoording aan de Raad wordt afgelegd (Kadernota, Programmabegroting, tussentijdse rapportages en de Jaarrekening). Bij eventuele majeure ontwikkelingen zal uiteraard direct worden gerapporteerd aan de Raad. 3.1.5 Toezicht en toetsing Gedurende het jaar wordt op verschillende momenten verantwoording afgelegd over de resultaten van het gevoerde beleid. Hierbij wordt aangegeven welke doelen zijn behaald, welke niet en waarom. Een onderdeel hiervan wordt de resultaten van de toetsing van de risico’s.
8
3.1.6 Verbetering Een belangrijke stap in het geheel is de verbetering. De verantwoording over de resultaten van het gevoerde beleid, inclusief de risicoanalyse, wordt gebruikt als feed back voor de Gemeenteraad om de kaderstelling en strategie voor het volgende jaar/periode. De centrale gedachte bij de verbetering is dat er “lessen uit het verleden worden getrokken”. 3.2 Weerstandscapaciteit Wanneer een organisatie te weinig eigen vermogen heeft, kan de continuïteit in van die organisatie in gevaar komen. Bijvoorbeeld wanneer zich substantiële financiële tegenvallers aandienen die niet worden voorzien. Bij gemeenten speelt het continuïteitsvraagstuk minder een rol. Daar gaat het bij het opvangen van tegenvallers meer over de continuïteit van het beleid. Het eigen vermogen van de gemeente wordt onder meer gevormd door de algemene reserve en kan worden ingezet om tegenvallers op te vangen. Ook de bestemmingsreserves worden tot het eigen vermogen gerekend worden. De werkelijke stand van de algemene reserve wordt betrokken in de berekening van de weerstandscapaciteit. Gemeenten hebben meer mogelijkheden (dan het eigen vermogen alleen) die in potentie ingezet kunnen worden om tegenvallers op te vangen. Te denken valt aan bijvoorbeeld de onbenutte inkomstenbronnen (belastingcapaciteit), de stille reserves, maar ook stelposten voor onvoorziene uitgaven en de mogelijkheden tot bezuinigingen in de begroting. Alle mogelijkheden tezamen vormen de weerstandscapaciteit van een gemeente. Onderscheid kan worden gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. 3.2.1 Incidentele weerstandscapaciteit Met het eerste wordt bedoeld het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers (eenmalig) op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau. Voorbeelden hiervan zijn de inzet van de algemene reserve en de post onvoorzien incidenteel (zie ook tabel in paragraaf 4.2). 3.2.2. Structurele weerstandscapaciteit Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de bestaande taken. Voorbeelden hiervan zijn de onbenutte belastingcapaciteit, de post onvoorzien structureel en eventuele mogelijke kostenbesparingen (zie ook tabel in paragraaf 4.2). Naast bovenvermelde onderscheid is de weerstandscapaciteit dynamisch, onderliggende elementen zijn aan verandering onderhevig (omdat ze bijvoorbeeld gedurende een jaar worden aangewend ter dekking van activiteiten). Ook doen bepaalde elementen (bijvoorbeeld de belastingverhogingen en bezuinigen) vaak ook niet direct mee bij de berekening van de belastingcapaciteit omdat ze niet direct gerealiseerd kunnen worden.
9
Redenen om de uitkomst van de rekensom voor de belastingcapaciteit op gezette tijden te actualiseren; in ieder geval jaarlijks bij het opstellen van de begroting. 3.3 Risico's De risicoanalyse voor gemeenten is niet nieuw. Al onder de oude comptabiliteitsvoorschriften (uit 1995) werden gemeenten verplicht om, in de toelichting op de begroting, een risicoparagraaf op te nemen. Die paragraaf moest kort gezegd een opsomming bevatten van de voorzienbare risico's van materiële betekenis in relatie tot de financiële positie. In de voorschriften (het BBV van 2004) is de oude risicoparagraaf opgewaardeerd tot de verplichte paragraaf weerstandsvermogen. De risico-inventarisatie is gebleven. Alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie, moeten nog steeds worden benoemd. Echter ook het te voeren beleid met betrekking tot de risico's moet nu uiteengezet worden. Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald gevolg (zie begrippenkader). Een systematische aanpak van de inventarisatie van risico's is een belangrijke voorwaarde voor actief risicobeheer. Om dit te bevorderen zullen we (eenvoudige) hulpmiddelen moeten ontwikkelen waarmee de budgetbeheerders risico's kunnen inventariseren, analyseren en managen. Diverse modellen zijn ontwikkeld om risico's te kunnen kwantificeren. Bijna alle modellen komen neer op een te maken inschatting van de kansen dat een risico zich aandient en een raming van het gevolg dat in financiële termen met zich mee brengt. De inschattingen kunnen gemaakt worden, bijvoorbeeld op basis van historische gegevens, maar ook kan gekeken worden naar toekomstige ontwikkelingen en trends. Door de factor kans te vermenigvuldigen met het gevolg ontstaat een indicatie van het mogelijke financiële gevolg en zijn de risico's te kwantificeren. 3.4 Weerstandsvermogen Zoals al gemeld in de inleiding geeft het weerstandsvermogen inzicht in de robuustheid van de financiële positie van een gemeente. Dat inzicht is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Wanneer het weerstandsvermogen van Leeuwarderadeel op niveau is, kan voorkomen worden dat een financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen en dus tot beleidswijzigingen. Om uitspraken te kunnen doen over het weerstandsvermogen zullen, nadrukkelijker en meer gefundeerd dan tot op heden, de risico's die tot uitdrukking komen in de paragraaf weerstandsvermogen in relatie gebracht moeten worden met de capaciteit om ze op te vangen. Op de volgende pagina wordt grafisch weergegeven hoe de beslisboom werkt ten aanzien van het gewenste niveau van het weerstandsvermogen.
10
11
Plan van aanpak Leeuwarderadeel 4.1 Doelstelling De aanleiding om het weerstandsvermogen in Leeuwarderadeel inzichtelijk te maken is tweeledig. Enerzijds bestaat bevat het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bepalingen die gemeenten verplicht om beleid te formuleren omtrent weerstandscapaciteit en risico's. Op basis van datzelfde BBV moeten gemeenten in de programmabegroting en -rekening een paragraaf weerstandsvermogen opnemen. Anderzijds bestaat, zoals in de inleiding geformuleerd, behoefte aan een transparante financiële huishouding op basis waarvan management en bestuurders beslissingen kunnen nemen. Hiernaast kan ook de huidige penibele situatie van de economie aanleiding geven tot een scherp(er) inzicht in de financiële huishouding van de gemeente. In ieder geval is recentelijk duidelijk geworden dat risico’s zich kunnen voordoen op onverwachte momenten, maar ook zich voordoen in zaken die voorheen als 100% veilig werden beschouwd. Om dit te kunnen uitvoeren zullen een aantal stappen uitgevoerd moeten worden die zich richten op zowel bepaling van de weerstandscapaciteit als ook op de risicoanalyse. Stap 1 Bepalen weerstandscapaciteit Stap 2 Risico-identificatie, -inventarisatie en inventarisatie van beheersmaatregelen Stap 3 Risicoanalyse en beoordeling Stap 4 Beoordeling weerstandsvermogen Stap 5 Rapportage In de navolgende paragrafen worden de stappen verder uitgewerkt. 4.2 Bepalen weerstandscapaciteit In paragraaf 3.1 is kort weergegeven wat de weerstandscapaciteit inhoud en uit welk type bestandsdelen die kan bestaan. Die bestandsdelen zijn niet in het BBV voorgeschreven maar worden wel in de toelichting op het BBV genoemd. Het is de beleidskeuze van de gemeente zelf om te bepalen uit welke bestandsdelen de weerstandscapaciteit bestaat en op welke wijze die weerstandscapaciteit wordt ingezet om tegenvallers af te dekken. Ten aanzien van het laatst genoemde (de inzet van de weerstandscapaciteit) moet in Leeuwarderadeel nog beleid worden geformuleerd. Op basis van de toelichting op het BBV, (wetenschappelijke) artikelen over het onderwerp en uit vergelijkingen met andere gemeenten, kan de volgende tabel ter bepaling van de weerstandscapaciteit worden opgesteld. In de tabel wordt aangegeven of bestandsdelen bijdragen aan de incidentele of structurele weerstandscapaciteit en de status van dit bestandsdeel in Leeuwarderadeel.
12
BESTANDSDEEL
STATUS
INCIDENTEEL: Vermogen Algemene reserve (vrij besteedbaar) 31/12/2011 (Verwacht) saldo van de jaarrekening 2011 Onvoorzien incidenteel 2012 Saldo van de begroting 2012 Stille reserves 2012
te actualiseren te actualiseren te actualiseren te actualiseren nog te bepalen
BESTANDSDEEL
STATUS
STRUCTUREEL: Exploitatie Onvoorzien structureel 2012-2015 Saldo van de meerjarenraming 2012-2015 Onbenutte belastingcapaciteit 2013-2015 - onroerende zaakbelastingen - afvalstoffenheffing - rioolheffing Onbenutte belastingmogelijkheden - forensenbelasting - toeristenbelasting - parkeerbelasting - hondenbelasting - overige belastingen en rechten Eventuele mogelijke besparingen
te actualiseren te actualiseren te actualiseren te actualiseren te actualiseren nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen
In het plan van aanpak is het bepalen van de weerstandscapaciteit als afzonderlijke actie opgenomen.
13
4.3 Risico-identificatie, -inventarisatie en inventarisatie van beheersmaatregelen. Risicomanagement bestaat uit een aantal stappen. De eerste fase in het proces van risicomanagement is de risico-identificatie. In deze fase van risico-identificatie worden alle potentiële risico's geïnventariseerd door de productverantwoordelijken, bijvoorbeeld de clustercoördinatoren. Risico-identificatie vraagt om een systematische aanpak waarbij alle risicovelden van de gemeente op dezelfde wijze worden doorgelicht. Voor de gemeente Leeuwarderadeel is het handig om de producten uit de productenraming als risicovelden te benoemen. Daarmee realiseer je dat alle aandachtsgebieden van de gemeente in de inventarisatie worden betrokken en de productverantwoordelijken reeds bekend zijn. Om te bewerkstelligen dat alle risicovelden op dezelfde wijze worden doorgelicht is het handig op bij de identificatie en inventarisatie van risico's risicocategorieën te benoemen. Hieronder volgt een overzicht van de te onderscheiden risicocategorieën. Het overzicht kan dienen als een hulpmiddel bij de risico-identificatie en -inventarisatie.
Categorieën Bedrijfsvoering Deelnemingen Externe factoren Financiering Grote projecten / grondexploitatie / bouwplannen Inkomsten Juridische zaken (inclusief claims) Kapitaalgoederen Milieu Openeinde regelingen Staatssteun Verbonden partijen Positieve risico's Als de risico's zijn geïnventariseerd is de vraag van belang of en welke beheersmaatregelen zijn getroffen. Het toepassen van beheersmaatregelen draagt bij aan het reduceren van de risico's en draagt aldus bij aan de beheersing van projecten en of activiteiten. Er zijn allerlei typen van beheersmaatregelen te verzinnen voor risicobeheersing; echter allen kunnen in essentie worden teruggebracht naar maatregelen om risico's weg te nemen, te verminderen of af te dekken.
14
Risico's Voorkomen / wegnemen
Eén van de factoren kans of gevolg wegnemen
Voorbeelden - risicovolle activiteiten staken - geen risicovolle activiteiten starten - initiatief overlaten aan anderen
Verminderen
Eén van de factoren kans of gevolg verminderen
- risico's delen met partners - inschakelen van deskundigen - vooraf exit strategieën formuleren - flexibiliteit in uitgangspunten inbouwen
Ombuigen
Eén van de factoren kans of gevolg bij anderen neerleggen De factoren kans en gevolg met elkaar vermenigvuldigen
- uitbesteden van taken - verzekeren - betrekken in het weerstandsvermogen
Accepteren
Het resultaat van deze stap is een risicotabel met daarin opgenomen de geïnventariseerde risico's en maatregelentabel. We beperken ons tot de grote lijnen. Per risico is aangegeven welke maatregelen worden toegepast om het betreffende risico te beheersen. 4.4 Risicoanalyse en beoordeling Risicoanalyse en beoordeling is de stap die volgt op de inventarisatie van risico's en beheersmaatregelen. Nadat de risicotabel (zie voorgaande stap) is opgesteld komt het moment dat per risico een besluit genomen moet worden over de uiteindelijk toe te passen maatregel of dat het risico uiteindelijk geaccepteerd moet worden en betrokken wordt in het weerstandsvermogen. Bij het beoordelen van de risico's hoort een inschatting van de financiële gevolgen. Diverse modellen zijn ontwikkeld die het totaal aan risico's proberen te in te schatten. Of die een risicoprofiel kunnen opstellen. Bijna alle modellen komen neer op de inschatting van de kansen dat de risico zich aandienen en een raming van de gevolgen die dat in financiële termen met zich mee brengt. Deze inschatting kan bijvoorbeeld plaats vinden op basis van historische gegevens, maar ook door te kijken naar toekomstige ontwikkelingen en trends. Door de factor kans te vermenigvuldigen met het maximale financiële gevolg worden de risico's gekwantificeerd.
Kans 1 x per jaar of > 1 x per 2 jaar 1 x per 10 jaar Etc.
Factor 1/1 1/2 1/10 1/N
Gevolg Maximaal bedrag Maximaal bedrag Maximaal bedrag Maximaal bedrag
Alternatieve methoden zijn om in plaats van de maximale gevolgen uit te gaan van de verwachte gevolgen, meer geavanceerde risicosimulaties op te stellen of geen energie te steken in het
15
kwantificeren van risico's maar te stellen (normeren) dat het risicobedrag door een bepaald percentage van de omzet wordt gevormd. Uit onderzoek van het COELO blijkt dat met name het kwantificeren van risico's is erg moeilijk. Door van alle risico's, waarvoor geen beheersmaatregelen zijn getroffen en waarvan de mogelijke financiële gevolgen dus worden geaccepteerd, een dergelijke becijfering op te stellen ontstaat inzicht in het totale risicobedrag voor de gemeente Leeuwarderadeel; met andere woorden de benodigde weerstandscapaciteit. 4.5 Beoordeling weerstandsvermogen Als de weerstandcapaciteit is bepaald en de benodigde weerstandscapaciteit inzichtelijk is (doordat de financiële gevolgen van een de geaccepteerde risico's zijn gekwantificeerd) kunnen uitspraken over het weerstandsvermogen worden gedaan. Als beide elementen bijvoorbeeld op elkaar worden gedeeld ontstaat inzicht of en in de mate waarin de gemeente Leeuwarderadeel in staat is de risico's financieel af te dekken. Weerstandsvermogen Beschikbare weerstandscapaciteit -------------------------------------------------------------: GEDEELD DOOR Benodigde weerstandscapaciteit Door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de benodigde weerstandscapaciteit ontstaat dus het inzicht in het weerstandsvermogen. Als er precies genoeg weerstandscapaciteit beschikbaar is om de financiële risico's af te dekken is de uitkomst van de deling precies 1. Als de uitkomst van bovenstaande deling meer dan 2 bedraagt, heeft de gemeente meer dan twee keer zoveel geld voorradig als benodigd ter afdekking van de risico's die het loopt. Om een oordeel over de uitkomst van de deling te kunnen geven kan onderstaande beoordelingstabel worden gehanteerd.
Weerstandsvermogen >2,0 van 1,4 tot 2,0 van 1,0 tot 1,4 van 0,8 tot 1,0 van 0,6 tot 0,8 <0,6
Betekenis voor het weerstandsvermogen Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
16
4.6 Inkadering Weerstandsvermogen en risicomanagement is inmiddels een volwassen vakgebied. Regelmatig worden publicaties opgesteld en bieden bureaus diensten en geavanceerde applicaties aan om het risicomanagement te ondersteunen. In Leeuwarderadeel beperken we ons tot de grote lijnen. Het gaat om de risico's die van belang zijn voor de financiële positie en die gerelateerd kunnen worden aan de weerstandscapaciteit. Er zijn geen middelen beschikbaar gesteld voor ondersteunende software dus zullen we eenvoudige registraties gaan voeren. Ook het BBV perkt de risico-inventarisatie op die manier in. Volgens het BBV gaat het om alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie
4.7 Rapportage en borging In de paragrafen hierboven wordt voorgesteld om de werkzaamheden af te ronden voor(afgaand aan) de kadernota 2013. Dat kadernota 2013 is het document waarin een nieuw meerjarig financieel perspectief wordt geschetst voor de gemeenteraad. Van belang is dat de raad bij het beoordelen van het financiële perspectief kennisnemen kan nemen van het weerstandsvermogen van Leeuwarderadeel. Een rapportage over dit onderwerp zal dan ook worden opgenomen in de kadernota. Een eenmalige risicoanalyse is niet voldoende. Pas wanneer de risicoanalyse regelmatig herhaald en geactualiseerd wordt draagt het bij aan de gewenste verbeteringen in de bedrijfsvoering van Leeuwarderadeel. Om de risico's structureel in beeld te krijgen en te houden sluiten we aan bij de huidige rapportages van de budgetcyclus. We streven daarbij naar een zo volledig mogelijk en actueel beeld bij de begroting. Zo nodig kan tussentijdse actualisatie plaatsvinden via de tussentijdse rapportages.
17
4.8 Planning Bovenstaande onderwerpen en activiteiten zijn opgenomen in onderstaande planningsoverleg.
Activiteit
Actienemers
1. PLAN VAN AANPAK WEERSTANDSVERMOGEN a) opstellen plan van aanpak b) ambtelijke bespreken plan van aanpak c) vaststellen plan van aanpak
Beleidsmedew. Fin. Beleidsmedew. Fin. Beleidsmedew. Fin.
2. WEERSTANDSCAPACITEIT a) berekening weerstandscapaciteit
Beleidsmedew. Fin.
onbenutte belastingcapaciteit (concept) uitkomsten jaarrekening 2011 b) beoordeling aanleveringen
Beleidsmedw. Fin. Beleidsmedew. Belastingen Coörd. Jaarrekening Beleidsmedew. Fin.
c) beleid omtrent inzet weerstandscapaciteit
Beleidsmedew. Fin.
d) uitkomsten opnemen in kadernota 2013
Beleidsmedew. Fin.
3. RISICOINVENTARISATIE a) risico identificatie / inventarisatie / beheersmaatregelen b) risico analyse en beoordeling c) beoordeling aanleveringen d) beoordelen weerstandsvermogen e) rapportage weerstandsvermogen (input kadernota) f) rapportage weerstandsvermogen (input programmabegroting)
Clustercoördinatoren Clustercoördinatoren Beleidsmedew. Fin. Beleidsmedew. Fin. Beleidsmedew. Fin.
beoordelen reserves en voorzieningen
Beleidsmedew. Fin.
18
Begrippenkader Risico’s: Een kans op een gebeurtenis die een (negatief dan wel positief) effect heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering en het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Beheersmaatregelen: Het stelsel van maatregelen en procedures die worden genomen om de onderkende risico’s te ondervangen dan wel om opkomende risico’s te signaleren en het effect hiervan te beperken. Weerstandscapaciteit: Het geheel van middelen en mogelijkheden om niet begrote, onvoorziene en (mogelijk) substantiële kosten te dekken. Deze capaciteit kan zowel incidenteel als ook structureel zijn. Weerstandsvermogen: De mate waarin de financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen. Hierbij wordt de capaciteit afgezet tegen de risico’s die worden gelopen. Risicomanagement: Het identificeren en kwantificeren van risico’s en het bepalen van activiteiten die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico’s beheersbaar houdt.
19
