Nota Weerstandsvermogen 2012

Behoort bij raadsbesluit d.d. 27 september 2012 inzake Beleid weerstandsvermogen en risicomanagement.

Nota Weerstandsvermogen 2012

Van inventariseren naar beheersen en monitoren

GEMEENTE DE BILT, BILTHOVEN, AUGUSTUS, 2012

Voorwoord In 2008 is de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement door de raad vastgesteld. Deze nota heeft als basis gediend om risicomanagement in de gemeente te verankeren. Onderdeel van de versterking van het risicobeheer is het voordurend aandacht hebben voor de werkprocessen. Hierbij worden rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verduidelijkt en uitgewerkt. Deze werkprocessen zijn centraal vastgelegd in een decentraal te raadplegen systeem. Ook de Interne Controle (IC) is verder geprofessionaliseerd waardoor de controles vanuit een risicoanalyse zijn uitgewerkt. Hiermee is de IC integraal onderdeel geworden van het risicomanagement binnen de gemeente. Meerdere factoren, zoals de gevolgen van de economische crisis, maar ook mutaties in wet- en regelgeving en andere veranderingen, maken het noodzakelijk dat we voortdurende aandacht hebben voor risicomanagement. Indien nodig worden versterkingen hierin aangebracht. Dit vereist dat wij niet alleen zicht hebben op en alert zijn op risico‟s, maar dat risicobeheersing onderdeel is van de bedrijfscultuur. De beheersmaatregelen moeten bij het aangaan van het risico zijn uitgewerkt, zodat bij de uitvoering van het beleid, realisatie van de voorziening of grondexploitatie deze maatregelen onderdeel zijn van uitvoering en rapportage.

Inhoud Managementsamenvatting

6

1

7

Inleiding 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5

2

Algemeen Kernbegrippen en onderlinge samenhang Risico Risicomanagement Rapporteren Weerstandscapaciteit Weerstandsvermogen

Wettelijke kader 2.1 2.2 2.3

Besluit Begroting en Verantwoording Financiële verordening Samenhang met de Nota Grondbeleid

7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 10

3

Doelstellingen

11

4

Risicomanagement

12

4.1 4.2 4.3

12 12 13

5

6

7

Integrale aanpak Vormgeving en uitwerking van risicomanagement Rapporteren en analyseren

Risicoprofiel

15

5.1 5.2 5.3

15 15 15

Het risicoprofiel nader toegelicht Indeling van geïnventariseerde risico´s Het kwantificeren van de risico´s

Weerstandscapaciteit

17

6.1 6.2

17 17

Relatie risicomanagement en weerstandscapaciteit Structurele en incidentele weerstandscapaciteit

Weerstandsvermogen

18

7.1 7.2

18 18

Bijlage 1 Bijlage 2

Norm Weerstandsvermogen De risicoreserve Toelichting COSO-model en Turnbull-model Overzicht werksoorten

19 21

Managementsamenvatting Voor u ligt de „Nota Weerstandsvermogen 2012‟. Met deze nota stelt de raad het beleidskader voor het weerstandsvermogen vast. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen de risico‟s die de gemeente loopt en de financiële middelen die de gemeente vrij kan maken om de nadelige gevolgen van deze risico‟s op te vangen. Met voldoende weerstandsvermogen zullen financiële tegenvallers De Bilt niet direct dwingen tot bezuinigingen of drastische beleidsbijstellingen. In de nota zijn de volgende beleidskaders voor het risicomanagement opgenomen: 1.

2. 3.

4.

5.

6.

6

Algemeen kader voor het risicomanagement is de integrale aanpak, waarin aandacht is voor alle relevante aspecten: voldoende controlebewustheid binnen de organisatie, een deugdelijke inventarisatie van risico‟s en een optimale beheersing daarvan. Aangevuld met goede informatie en communicatie over risico‟s en een voldoende monitoring van de beheersing. Bij raadsvoorstellen worden de risico‟s beschreven waarbij wordt ingegaan op de identificatie, analyse, beoordeling en de beheersing van de risico´s. Risicoprofiel: a. Het totaal van het risicoprofiel dient als basis voor de beoordeling van het weerstandsvermogen. b. Het risicoprofiel wordt met een zekerheidspercentages van 95% bepaald aan de hand van een Monte Carlo simulatie. c. De raad krijgt twee keer per jaar een actuele overzicht van het gemeentelijk risicoprofiel voorgelegd (bij de jaarrekening en de begroting), waarin de risicoposten zijn gespecificeerd en berekend conform de in deze nota opgenomen uitgangspunten. d. In het Projectenboek wordt specifiek ingegaan op de voortgang, financiële en risicobeheersing per project. Weerstandscapaciteit: a. De aanwezige weerstandscapaciteit dient als laatste achtervang voor niet op andere wijze gedekte financiële risico‟s. b. Incidentele weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van de vrij besteedbare reserves. c. De incidentele weerstand wordt dynamisch bepaald op het jaar t plus 4 inclusief de begrote resultaten, begrote reservemutaties en de geprognosticeerde resultaten op lopende exploitaties d. Structurele financiële weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van herschikkingmogelijkheden binnen bestaande budgetten en onbenutte belasting- en heffingscapaciteit. e. Jaarlijks wordt in de begroting en in de jaarrekening gerapporteerd over de geraamde respectievelijk de feitelijke omvang van de weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen: a. het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal tussen de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel; b. het weerstandsvermogen moet minimaal 1 zijn. c. de risicoreserve bedraagt minimaal 50% van het risicoprofiel; Op basis van de balans van de laatst vastgestelde jaarrekening worden de effecten verwerkt van de vastgestelde / dan wel de begroting van het lopende jaar.

NOTA WEERSTANDSVERMOGEN 2012, GEMEENTE DE BILT

1

Inleiding

1.1

Algemeen

De kaders voor de nota weerstandsvermogen zijn deels gesteld in de Financiële Verordening gemeente De Bilt 2013. Deze verordening draagt het college op eenmaal in de vier jaar een nota weerstandsvermogen aan de raad aan te bieden. In de financiële verordening zijn geen richtlijnen opgenomen over hoe het weerstandsvermogen moet worden bepaald of het risicomanagement moet worden ingevuld. De wetgever heeft noch in de Gemeentewet noch in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) hiervoor richtlijnen gegeven. Vooraan deze nota is een managementsamenvatting opgenomen. Vervolgens worden de kernbegrippen in onderlinge samenhang toegelicht. Vervolgens wordt de nota uit 2008 kort geëvalueerd. Hierna is het wettelijk kader (hoofdstuk 2) en zijn de doelstellingen van de nota (hoofdstuk 3) geschetst. Daarna volgt een beschrijving van het beleidskader voor: risicomanagement (hoofdstuk 4); het kwantificeren van de risico‟s (hoofdstuk 5); de aan te houden financiële weerstandscapaciteit (hoofdstuk 6); de normering van het weerstandsvermogen (hoofdstuk 7);

1.2

Kernbegrippen en onderlinge samenhang

De vijf kernbegrippen: risico, risicomanagement, risicobeheersing en rapporteren, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, worden hieronder in onderlinge samenhang toegelicht.

1.2.1

Risico

Bij beleidsvorming en uitvoering van taken worden veel keuzes gemaakt. Elke beslissing die in de organisatie genomen wordt, heeft een zeker risico in zich. Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg.

1.2.2

Risicomanagement

Risicomanagement behelst de wijze waarop de gemeente met risico‟s omgaat. Risico‟s kunnen worden geaccepteerd, overgedragen of beheerst. Wanneer risico‟s worden geaccepteerd worden geen (extra) inspanningen of kosten gemaakt om te voorkomen dat het risico werkelijkheid wordt. De gemeente accepteert de (financiële) gevolgen. Wanneer risico‟s worden overgedragen zijn de (financiële) gevolgen wanneer het risico werkelijkheid wordt, niet voor de gemeente. Overdragen van risico‟s is meestal niet kosteloos. Overdracht van risico‟s leidt veelal tot (structurele) kosten of tot lagere opbrengsten. Voorbeelden van risico-overdracht zijn het afsluiten van verzekeringen of door het aangaan van posities op de vermogens- of geldmarkt om rente- of valutarisico‟s af te dekken (derivaten). Beheersen van risico‟s vindt plaats door maatregelen te treffen in de proces- en bedrijfsvoering. Beheersing van risico‟s gaat dus niet over schadebeperking na het optreden van een onverwachte of ongewenste gebeurtenis, maar over het voorkomen dat vooraf geïdentificeerde risico‟s werkelijkheid worden of over het afdekken van een mogelijk financieel verlies als gevolg daarvan.

7


1.2.3

Rapporteren

Rapporteren is onderdeel van risicomanagement. Via de rapportage – afleggen van verantwoording – wordt de raad op de hoogte gebracht van de stand van zaken met betrekking tot risicobeheersing. De rapportage moet antwoord geven op de vraag in hoeverre de organisatie „in control‟ is.

1.2.4


Weerstandscapaciteit is de financiële capaciteit die de gemeente kan aanwenden om financiële verliezen die kunnen optreden als risico‟s zich werkelijk manifesteren, op te vangen. Deze capaciteit bestaat uit incidentele middelen (reserves) en structurele middelen (ruimte binnen de begroting). De ruimte binnen de begroting kan bestaan uit bezuinigingsmaatregelen (zonder dat het gevoerde beleid noemenswaardig moet worden aangepast) en inkomensverhogende maatregelen.

1.2.5

Weerstandsvermogen

Door de geïdentificeerde risico‟s in geld te kwantificeren ontstaat zicht op het risicoprofiel van de gemeente. Tegenover dit risicoprofiel staat de weerstandscapaciteit in de vorm van reserves, bezuinigingsmaatregelen en inkomensverhogende maatregelen. Het weerstandsvermogen definiëren wij als de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het risicoprofiel. Deze nota stelt kaders en eisen aan de uitkomst van die verhouding.

8


2

Wettelijke kader

In dit hoofdstuk beschrijven wij het wettelijk kader, dat ten grondslag ligt aan deze nota. Dit wettelijk kader bestaat uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de Financiële Verordening, Gemeente Wet artikel 212, zijn de kaders voor de Nota Weerstandsvermogen uitgewerkt.

2.1

Besluit Begroting en Verantwoording

Per 1 januari 2004 is het BBV in werking getreden. Het bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Zo moet zowel in de begroting als in de jaarrekening een zevental paragrafen worden opgenomen. Deze paragrafen geven een dwarsdoorsnede van het gemeentelijk beleid. De paragraaf weerstandsvermogen is één van deze paragrafen en bevat volgens artikel 11 BBV ten minste: 1. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; 2. een inventarisatie van de risico‟s; 3. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico‟s. Het Ministerie van BZK geeft in haar handreiking twee manieren hoe met de paragrafen kan worden omgegaan: 1. De gemeente stelt in de paragrafen bij de begroting de beleidskaders vast. Het gevaar hiervan is dat de paragrafen al snel het karakter krijgen van jaarlijkse beleidsnota‟s die uitdijen en herhalingen bevatten waardoor deze minder effectief zijn. 2. De gemeente baseert zich op beleidsnota‟s voor elk van de paragrafen. In onze gemeente is voor optie 2 gekozen. Wij stellen het beleid voor deze paragrafen in vierjaarlijkse nota‟s vast.

2.2

Financiële verordening

Artikel 212 van de Gemeentewet geeft aan de raad de opdracht om bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie vast te stellen. Artikel 16 van de financiële verordening 2013 welke in werking bepaalt het volgende: 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota weerstandsvermogen aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico‟s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast. 2. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf weerstandsvermogen verslag van de risico‟s voor de gemeente en de aanwezige weerstandscapaciteit en wordt een inschatting gegeven in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico‟s met de aanwezige weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. 3. In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op: a. de solvabiliteit; b. de netto schuld per inwoner; c. de rentequote. 4. De ontwikkeling van de solvabiliteit wordt verklaard door een liquiditeitsplanning bij de begroting en een onderbouwing van de liquiditeitsbehoefte bij de jaarrekening. De liquiditeitsplanning en behoefte is uitgewerkt in de paragraaf financiering.

9


2.3

Samenhang met de Nota Grondbeleid

Met de vaststelling van de Nota Grondbeleid door de Raad in 2006 is het kader gecreëerd voor beheer en ontwikkeling van onroerend goed, gericht op het uiteindelijk realiseren van beleidsdoelstellingen op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, volkshuisvesting, economie, etc. In die nota zijn geen kaders opgenomen ten aanzien van risicomanagement. Met deze nota wordt hieraan invulling gegeven. Het risicoprofiel van een grondexploitatie wordt bepaald aan de hand van de gehanteerde uitgangspunten, parameters en de daarop gebaseerde winst of verliesverwachting. De geprognosticeerde winsten en verliezen worden fictief verrekend met de reserve Grondexploitatie. Het restant van deze reserve wordt toegevoegd aan de vrije beschikbare middelen die de weerstandscapaciteit bepalen. Vervolgens worden de onzekerheden van de (toekomstige) grondexploitaties rondom het geprognosticeerde resultaat meegenomen in het risicoprofiel.

10


3

Doelstellingen

Deze Nota Weerstandsvermogen heeft de volgende drie doelstellingen:

1.

Vaststelling van kaders en beleidsuitgangspunten ten aanzien van het risicomanagement

2.

Vaststelling van kaders en beleidsuitgangspunten ten aanzien van het weerstandsvermogen

3.

11

De raad stelt het kader vast waarbinnen het college de risico‟s beheerst. Het college draagt zorg voor de identificatie van de risico‟s en beoordeelt of deze acceptabel, overdraagbaar of beheersbaar zijn. Als een risico als beheersbaar wordt aangemerkt zullen beheersmaatregelen worden opgesteld. De raad is verantwoordelijk voor de gemeentelijke doelstellingen binnen een sluitende begroting. Een sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem kan opleveren voor de realisatie van de begrote doelstellingen. In dat geval staan de programma‟s en daarmee het beleid van de gemeente direct onder druk. Daarom moet de gemeente beschikken over financiële weerstand.

Vaststelling rapportage- en escalatiekader

De raad is verantwoordelijk voor de kaders ten aanzien van het risicomanagement en het weerstandsvermogen. De beheersing van de risico‟s en bepaling van het weerstandsvermogen is een taak van het college. Het college rapporteert bij de begroting en de jaarrekening aan de raad over de stand van zaken met betrekking tot het risicobeheer. Wanneer in de loop van het jaar zich ontwikkelingen voordoen die de gemeentelijke financiële weerstand aantasten, rapporteert het college dit met een plan van aanpak terstond aan de raad.


4

Risicomanagement

4.1

Integrale aanpak

Met de Nota Weerstandsvermogen en Risicobeheer is in 2008 gekozen voor een integrale aanpak. Dit betekent dat risicomanagement integraal onderdeel dient te zijn van het dagelijks management. Om het gemeentelijk kader uit te werken is gebruik gemaakt van de volgende twee publicaties: “Internal Control Integrated Framework” by The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (USA) 1994; “Internal Control: Revised Guidance for Directors on the Combined Code” by Financial Reporting Council (UK) 2005. In de eerste publicatie is het COSO-model uitgewerkt. In de tweede publicatie is het Turnbull-model uitgewerkt. Beide modellen worden veel gebruikt ter ondersteuning van het management bij het beheersen van de bedrijfsactiviteiten (zie bijlage 1). Het gedachtegoed van beide modellen is gebruikt om te komen tot een hanteerbaar model dat een integrale aanpak borgt waarin aandacht is voor alle relevante aspecten, zoals: 1. voldoende beheersing van de activiteiten binnen de organisatie; 2. bepaling van doelstellingen; 3. een deugdelijke inventarisatie van risico‟s; 4. risico-identificatie (kansen impactbepaling); 5. een optimale beheersing van de risico‟s; Wanneer de bovenstaande integrale aanpak binnen de organisatie volledig is uitgewerkt, dan is risicomanagement een continu onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit betekent dat wij ons bij alle activiteiten die de gemeente onderneemt steeds de volgende vragen worden gesteld: 1. Worden de doelstellingen gehaald? 2. Tegen welke prijs worden deze doelstellingen gehaald? 3. Wat kan er gebeuren? 4. Wat zijn daarvan de gevolgen? 5. Hebben wij daar rekening meegehouden? 6. Wat kunnen we doen? 7. Wat hebben we gedaan? 8. Wat kan beter? 9. Zijn management, directie en college op de hoogte? 10. Is er aanleiding om het risicoprofiel aan te passen?

4.2

Vormgeving en uitwerking van risicomanagement

Het risicomanagement dient zodanig te zijn ingebed in de organisatie dat: 1. Een cultuur ontstaat waarin risico‟s een expliciet onderdeel zijn van de afwegingen bij beslissingen. 2. Het beheersen van risico‟s integraal onderdeel is van ieders werkzaamheden. 3. Bij de invulling van risicomanagement zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de bestaande beheerstechnieken en instrumenten. Als concrete uitwerking van het bovenstaande wordt bepaald voor welke activiteiten (zie bijlage 2) welke beheersinstrumenten worden gebruikt. Alle afspraken die van belang zijn voor risicobeheersing, Bestuurlijke Informatie Voorziening (AO/IC), rechtmatigheid, etc. worden per activiteit bij elkaar gezet. Deze vormen bij elkaar voor de betreffende activiteit het beheersinstrumentarium. Op deze wijze komen de risico‟s bij processen en projecten in beeld en kunnen worden gewaardeerd. De interne controle is verder geprofessionaliseerd en een digitaal managementinformatiesysteem is in ontwikkeling.

12


De accountant constateert naar aanleiding van de tussentijdse controle 2011 dat de gemeente hiermee op de goede weg is. Hij merkt hierbij nog eens op dat „risicomanagement (het continue inventariseren, vastleggen en monitoren van risico‟s) verankerd moet zijn in de genen van uw organisatie‟.

4.3

Rapporteren en analyseren

Het college is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico‟s. Bij de aanbieding van de begroting en van de jaarrekening verantwoordt het college zich in de paragraaf Weerstandsvermogen over de beheersing van de risico‟s. In het projectenboek doet het college verslag van beheer en uitvoering van de projecten. Hierbij wordt ingegaan op de voortgang van de realisatie en de kostenontwikkeling op hoofdlijnen. In het projectenboek worden tevens alle projecten geactualiseerd. Per project worden de risico‟s ingeschat waarbij een indicatie wordt gegeven van de mogelijke impact en kans dat deze risico‟s zich voordoen. Hierbij worden tevens mogelijkheden tot optimalisatie verkend. Bij de bestuurlijke besluitvorming worden de relevante risico‟s meegenomen in de afwegingen. In de raadvoorstellen zullen deze risico‟s en de gevolgen ervan op de liquiditeit van de gemeente worden meegenomen.

13


14


5

Risicoprofiel

5.1

Het risicoprofiel nader toegelicht

Het risicoprofiel bevat de actuele inschattingen van mogelijke financiële verliezen in verband met aanwezige incidentele risico‟s alsmede van aanwezige structurele risico‟s voor een duur van 4 jaar. Voor de posten die in het risicoprofiel worden opgenomen geldt verder dat het moet gaan om risico‟s met relevante betekenis, in geld te kwantificeren en niet reeds anderszins financieel afgedekt. De raad krijgt 2 keer per jaar het actuele risicoprofiel voorgelegd, als onderdeel van de paragraaf weerstandsvermogen. Onderstaand volgt een concrete uitwerking van de te hanteren uitgangspunten bij het opstellen van het risicoprofiel gedurende de looptijd van deze nota.

5.2

Indeling van geïnventariseerde risico´s

In de paragraaf Weerstandsvermogen worden alle geïdentificeerde risico‟s met een materiële (zie 5.3 uitgangspunt 6) omvang gepresenteerd in een tabel Risicoprofiel. De indeling van de tabel is uitgesplitst naar bedrijfsvoeringrisico‟s, strategische (beleids)risico‟s, uitvoeringsrisico‟s, eigendomsrisico‟s en aansprakelijkheidrisico‟s. Per risico wordt aangegeven of het een structureel dan wel incidenteel risico betreft.

5.3

Het kwantificeren van de risico´s

Bij het kwantificeren gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. per proces, prestatie of realisatie worden alle mogelijke risico‟s ongeacht de kans of de impact op een risicokaart inzichtelijk gemaakt; 2. per geïnventariseerd risico wordt een inschatting gemaakt van de minimum en maximum impact bij het optreden van het betreffende risico; 3. per geïnventariseerd risico wordt de kans ingeschat dat het risico zich in de komende periode van 10 jaar daadwerkelijk zal voordoen; 4. op basis van bovenstaande inschattingen wordt de risicoresponse bepaald; 5. afhankelijk van de response wordt de minimum- en maximumimpact in de beoordeling meegenomen (verzekeringen en / of gevormde voorzieningen worden in mindering gebracht op de minimum- en maximumimpact); 6. afhankelijk van de hoogte van het (resterende) risico wordt deze meegenomen in het risicoprofiel, hiervoor geldt als richtlijn: a. de gemiddelde resterende impact moet groter zijn dan € 100.000; b. de resterende kans moet groter of gelijk zijn aan 5%; c. kans maal gemiddelde impact is groter dan € 15.000; 7. voor structurele risico‟s wordt bij de kwantificering uitgegaan van 2 maal het berekende jaarbedrag. Hiervoor is gekozen om de gemeente voldoende ruimte te geven om een dergelijk risico, wanneer dit feitelijk optreedt, geleidelijk binnen de lopende meerjarenbegroting (4 jaar) op te vangen. In de Nota Weerstandsvermogen is sprake van 4 maal het berekende jaarbedrag. Dit is in de praktijk niet noodzakelijk gebleken. Daarnaast is bij enkele risicosoorten sprake van het hanteren van specifieke uitgangspunten. Het betreft de volgende:

15


voor het algemeen economische risico van het zich voordoen van niet geraamde rentestijging bij herfinanciering wordt uitgegaan van een risicopercentage van de huidige 10 jaarsrente met opslag van minimaal 0,5% en maximaal 1% met structurele doorwerking; voor het risico dat ingeboekte opbrengsten m.b.t. de algemene uitkering uit het gemeentefonds niet worden gerealiseerd wordt uitgegaan van minimaal 1% en maximaal 2% van het geraamde opbrengstbedrag (1% risicopost gekoppeld aan accresramingen en 1% gekoppeld aan het risico van verdeeluitkomsten); voor volumerisico‟s van geraamde opbrengsten voor bouwleges, marktgelden en publieksbalie producten wordt minimaal 5% en maximaal 10% van de geraamde opbrengst als risico aangemerkt; voor het risico van tegenvallers t.a.v. het feitelijk gebruik van openeindregelingen wordt voor de volgende regelingen uitgegaan van een risicobedrag van minimaal 5% en maximaal 10% van de geraamde jaarlast: WMO, kwijtscheldingsregeling en regeling leerlingenvervoer; voor het risico van tegenvallers op het WWB inkomensdeel wordt minimaal 1% en maximaal 2% opgenomen; voor de bepaling van het risico bij een grondexploitatie worden de risico‟s per project meegenomen, ten opzichte van het geprognosticeerde resultaat. Bovenstaande is opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarrekening. -

De herleiding naar netto risicobedrag vindt op de volgende wijze plaats: 1. Per geïdentificeerd risico wordt een kans ingeschat dat het betreffende risico zich in de komende 10 jaar zal manifesteren. 2. Per risico wordt de minimum- en maximumimpact bepaald en vermenigvuldigd met de kans op het zich voordoen van dat risico. 3. Structurele risico‟s worden vermenigvuldigd met een factor 2; 4. Per risico wordt aan de hand van een Monte Carlo-simulatie de mogelijke impact bepaald. 5. Het gemeentelijk risicoprofiel wordt bepaald met een betrouwbaarheidspercentage van 95%. Er wordt voor een hoog zekerheidspercentage gekozen, zodat het gemeentelijk risicoprofiel met een grote mate van zekerheid wordt bepaald. Dit betekent dat majeure risico‟s een significante

invloed hebben op het gemeentelijk risicoprofiel.

16


6


6.1

Relatie risicomanagement en weerstandscapaciteit

De eerste linie tegen risico‟s is een goed werkend risicomanagement. Daarmee bereiken wij dat keuzes risicobewust worden gemaakt, zodat de kans op het zich voordoen van onvoorziene tegenvallers afneemt en de impact daarvan op de begroting en planning binnen beheersbare marges blijft. Indien het nemen van risico‟s onvermijdelijk is of de beste keus dan moeten ze ook gedekt kunnen worden indien ze zich voordoen. Bij elk van de in bijlage 2 genoemde werksoorten moet worden aangegeven hoe risico‟s gedekt kunnen worden. Acceptatie van risico‟s kan in bepaalde gevallen betekenen dat afzonderlijke voorzieningen moeten worden gevormd voor het afdekken van toekomstige verliezen uit gemaakte onomkeerbare keuzes. In andere gevallen moet worden bekeken of tegenvallers gedekt kunnen worden binnen bestaande budgetten of kredieten. Is dit niet mogelijk dan volgt dekking via de risicoreserveringen. Voor de financiële risico‟s die daarna nog resteren geldt dat de aanwezige weerstandscapaciteit binnen de algemene middelen op de begroting en balans als laatste achtervang dient. Het aanhouden van voldoende weerstandscapaciteit maakt het mogelijk om zonder beleidsaanpassing financiële nadelen op te vangen die zich – ondanks de werking van risicomanagement – manifesteren door het feitelijk optreden van tegenvallers en waarvoor geen andere dekking aanwezig is.

6.2

Structurele en incidentele weerstandscapaciteit

De financiële weerstandscapaciteit kan worden onderscheiden in een structurele en incidentele component. Onder structurele weerstandscapaciteit verstaan we middelen die permanent inzetbaar zijn om tegenvallers op te vangen zonder beleidsaanpassing. Het gaat dan concreet om: 1. herschikkingsmogelijkheden binnen bestaande budgetten; 2. onbenutte belasting- en heffingscapaciteit. Over de post onvoorzien valt op te merken dat deze post niet de strekking heeft om als weerstand te dienen voor al bekende risico‟s maar als dekkingsmogelijkheid voor onvoorziene uitgaven gedurende het begrotingsjaar. Onder incidentele weerstandscapaciteit verstaan we de financiële capaciteit die de gemeente heeft om eenmalige tegenvallers zonder beleidsaanpassing op te vangen. Incidentele financiële weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van vrije reserves: algemene reserve, risicoreserve, stille reserve en het vrij beschikbare deel van de Reserve Grondexploitatie.

17


7

Weerstandsvermogen

Voor zover risico‟s geïdentificeerd, van relevante betekenis, in geld te kwantificeren en niet reeds anderszins financieel afgedekt zijn worden zij tot uitdrukking gebracht in het gemeentelijk risicoprofiel. Dit profiel wordt afgezet tegen de weerstandscapaciteit. Dit resulteert in het weerstandsvermogen, de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel (zie paragraaf 1.2.5).

7.1

Norm Weerstandsvermogen

Bij het bepalen van een norm voor dit verhoudingsgetal is van belang te zoeken naar een evenwicht tussen financiële soliditeit enerzijds en het streven om de financiële middelen optimaal in te zetten anderzijds. Naarmate de organisatie haar activiteiten beter beheerst zal het gemeentelijk risicoprofiel scherper kunnen worden bijgesteld. Belangrijke criteria hierbij zijn in hoofdstuk vier besproken. Om zeker te zijn dat de gemeente voldoende middelen ter beschikking heeft om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen zal het weerstandsvermogen – de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel - minimaal 1 dienen te zijn.

7.2

De risicoreserve

Bij de start van de raadsperiode 2010 - 2014 was de risicoreserve – conform de jaarrekening 2009 – € 13,5 mln. Om zeker te zijn dat de risicoreserve op peil blijft wordt een relatie gelegd met het statistisch berekende risicoprofiel. Om te voorkomen dat (on)voorziene ontwikkelingen de uitvoering van de begroting direct in gevaar brengen wordt minimaal 50% van het risicoprofiel aangehouden als risicoreserve.

18


Bijlage 1 Toelichting COSO-model en Turnbull-model COSO is een management model dat is ontwikkeld door The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Dit comité, bestaande uit een aantal private organisaties, heeft in 1992 naar aanleiding van een aantal boekhoudschandalen en fraudegevallen aanbevelingen gedaan en richtlijnen gegeven ten aanzien van interne controle en interne beheersing. In 1994 is daar nog een aanvulling opgekomen en werd dit samengevoegd in het COSO-rapport. Dit rapport is bedoeld om aan organisaties een uniform en gemeenschappelijk referentiekader voor interne controle aan te bieden en om het management te ondersteunen bij de verbetering van het interne controlesysteem. In 2004 werd het model geactualiseerd, werden elementen toegevoegd en aangepast. Dit geactualiseerde model richt zich niet meer alleen op interne controle maar op het gehele interne beheersingssysteem en staat bekend als COSO II of Enterprise Risk Management Framework (ERM). COSO wordt alom gezien als sterk denk concept. Wat houdt COSO in? Bij het realiseren van doelstellingen moeten activiteiten worden uitgevoerd en keuzes gemaakt. Bij het maken van keuzes en uitvoeren van werkzaamheden worden risico‟s gelopen. Om de organisatiedoelstellingen te realiseren moeten deze risico's worden beheerst. COSO beschrijft en definieert hiervoor de verschillende elementen van een intern beheersingssysteem. Het model geeft de relatie weer tussen: de doelstellingen van een organisatie; de controlecomponenten; de activiteiten/eenheden waarvoor de interne controle benodigd is. Organisatiedoelstellingen COSO identificeert de relaties tussen de ondernemingsrisico‟s en het interne beheersingsysteem. COSO hanteert hierbij de gedachten dat interne beheersing een proces is dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de categorieën: bereiken van de strategische doelstellingen (Strategic); effectiviteit en efficiëntie van bedrijfprocessen (Operations); betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging (Reporting); naleving van relevante wet- en regelgeving (Compliance). Controlecomponenten Vervolgens definieert het model de controlecomponenten van een organisatie als: Interne omgeving (de mate waarin risico‟s worden genomen) Bepaling van doelstellingen (objective setting) Identificatie van de gebeurtenissen (kansen/risico's die een positieve of negatieve invloed kunnen hebben op het behalen van de doelstellingen) De risico-inschatting of de beoordeling van de geïdentificeerde risico‟s (waarschijnlijkheid dat risico zich zal voordoen en de gevolgen indien het zich voordoet) De risicobeheersingmaatregelen (risk response) - (risico‟s vermijden, aanvaarden, delen of verminderen) Controleactiviteiten (bv. functiescheiding) Informatie en communicatie Monitoring Activiteiten Tenslotte moet per geïdentificeerde activiteit de type interne beheersing worden weergegeven. Afhankelijk van de organisatiestructuur wordt de beheerscomponenten per activiteit per organisatieniveau uitgewerkt. Hiermee ontstaat een geïntegreerd systeem dat bij veranderende omstandigheden moet worden aangepast. Voorbeelden van beheersactiviteiten: procedures; preventieve beheersmaatregelen; detective beheersmaatregelen; handmatige controles; automatische controles; controle op informatiesystemen; algehele controles;

19


-

applicatie controles; bedrijfsspecifieke controles.

Toelichting Turnbull-model Dit model is ontwikkeld door de Financial Reporting Council (FRC) van het Verenigd Koninkrijk. Het doel van het model gaat – net als het COSO model – in op het belang van risicomanagement om de doelstelling van de organisatie te bereiken. In 2005 is door de FRC de eerste richtlijnen die in 1999 waren opgesteld, aangepast. Het voornaamste verschil tussen het COSO-model en het model van de FRC is dat het Amerikaanse model rule-based is, terwijl de Europese benadering meer principle-based is. Met andere woorden het COSO-model is voorschrijvend, terwijl het Turnbull-model het belang van interne controle en risicomanagement onderstreept en vervolgens omschrijft aan welke voorwaarden een gezond systeem van interne controle moet voldoen. Hiermee ontstaat een lijst van checkpunten waaraan het eigen interne controlesysteem en risicomanagement kan worden onderworpen.

20


Bijlage 2 Monte-Carlo simulatie De Monte-Carlo simulatie is een simulatietechniek waarbij mogelijke uitkomsten van een gebeurtenis vele malen wordt gesimuleerd. Het resultaat van deze verzameling simulaties is een verdelingsfunctie die het hele gebied van mogelijke uitkomsten weergeeft. Monte-Carlo simulaties worden in verschillende wetenschappelijke toepassingen gebruikt waar onzekerheden een belangrijke rol spelen. De Monte-Carlo methode wordt meestal toegepast in situaties waarin: 1. Het resultaat van een enkele simulatie niet voldoende representatief is in verband met de in werkelijkheid te verwachten variatie van (of onzekerheid met betrekking tot) de startcondities. 2. De variatie of onzekerheid van die startcondities bekend is of met voldoende betrouwbaarheid ingeschat en gekwantificeerd kan worden. De simulatie wordt, afhankelijk van het gewenste betrouwbaarheidsniveau tientallen tot enkele duizenden malen herhaald. De Monte-Carlo methode wordt veel toegepast door de NASA waarbij de uitkomst van een project afhankelijk is van meerdere onderling afhankelijke factoren. Om de uitkomst van het project te bereken wordt – om deze moeilijk tot niet in te schatten onderlinge afhankelijkheid te berekenen – de Monte-Carlo methode gebruikt. Ook in veel economische modellen wordt de Monte-Carlo methode toegepast. Bij risico inschattingen is veelal niet de exacte impact bekend wanneer het risico werkelijkheid wordt. Veelal is wel inzichtelijk wat de impact in ieder geval zal zijn en tot welk bedrag het mogelijk zou kunnen oplopen. De Monte-Carlo methode is een wetenschappelijk beproefde methode om tot een betrouwbare schatting te komen van de gemiddelde impact wanneer het risico zich in werkelijkheid zou voordoen. Een Monte-Carlo simulatie bestaat uit een drietal fasen: 1. Preprocessing Bepaal de bedragen voor de simulatie. Bepaal het minimum en het maximum waartussen de mogelijke uitkomst ligt. Hierbij wordt verondersteld dat de kans op elke willekeurige uitkomst tussen dit minimum en maximum even groot is. 2. De simulatie De uitvoering van de simulatie bestaat uit het genereren van – afhankelijk van het verschil tussen het minimum en het maximum – enkele honderden tot enkele duizenden willekeurige bedragen tussen het minimum en het maximum. 3. Postprocessing Op basis van de gegenereerde getallen wordt het gemiddelde en de standaarddeviatie bepaald. De standaarddeviatie geeft inzicht in de verwachte afwijking van het gemiddelde. De standaarddeviatie wordt berekend aan de hand van de spreiding van de gegenereerde willekeurige bedragen tussen het minimum en het maximum.

21


Bijlage 3 overzicht werksoorten Extern gerichte werksoorten: 1. Projectbeheersing (incl. grondexploitaties) 2. Beleidsontwikkeling 3. Openeinderegelingen 4. Klant Contact Centrum 5. Verhuur 6. Subsidieverstrekking 7. Subsidieontvangsten 8. Deelnemingen 9. Belasting 10. Onderhoud openbare ruimte 11. Openbare orde en rampenbestrijding 12. Inkoop en aanbesteding Intern gerichte werksoorten: 13. HRM 14. Planning & Control 15. Juridische Zaken 16. Facilitaire processen 17. ICT

22


Nota Weerstandsvermogen 2012

Recommend Documents