Notulen wissel ALV 17-09-2012 Aanwezigen: Peter Blesgraaf, Guido Jetten, Jaap Gerritsen, Mitra Smit, Mischa Meekes, Ad van der Veer, Marijn Goemans, Kasper van der Knaap, Janne de Hoop, Mathijs Broekhuizen, Manon Kühne, Tal Amram, Maik de Rooij, Michiel Niesten, Michele de Reus, Sander van Welsem, Anouk Vergunst, Zoe Martial, Simone de Jong, Steven Burger, Arne Hutter, Lucas van de Elshout, Wim Adamse (later), Joost Huijberts, Carlo den Dekker, Aimee van de Schoor (later) Fleur van Uffelen (15.13uur) en Melvin Kaats (15.13uur) 1. Opening: Opening 13:27uur 2. Notulen vorige keer: Is niet gelezen, dus hier kan niet voor gestemd worden. 3. Medelingen Peter: Volgens de statuten moet er een oproep gedaan worden twee weken van tevoren als er een ALV is. Dit is niet gebeurd en dat is een kwalijke zaak. In ieder geval aan 40 om hier in het vervolg meer aandacht aan te besteden. Daarnaast ook jammer dat de stukken niet op tijd ingeleverd worden. De vraag is ook of er gestemd wordt over de delen die nog niet online stonden. Kasper: Over het secretarieel jaarverslag en financieel jaarverslag zal niet gestemd worden. 4. Secretarieel jaarverslag Janne presenteert het secretariële jaarverslag Discussie over de bestickering; wat is er precies gebeurd? Uitleg van weloverwogen beslissing (advies van oud-besturen) om een risico te nemen door vanuit eigen financiële middelen en partners bestickering te laten plaatsen. FMVG boos omdat niet volgens de reguliere procedure gehandeld is. Gereageerd middels e-mail om onze beweegredenen toe te lichten en aan te sturen op een gesprek om tot de beste oplossing te komen. Gelobbyd bij de nieuwe decaan welke positief was. Gesprek met Paul Uijterdijk en Angeline Westbroek resulteerde in gedoging van de reeds geplaatste bestickering, de rest van de bestickering zal via de reguliere weg aangevraagd worden. Opmerking Marijn over verplaatsing IOB: goed communiceren, niet alleen richting bedrijven maar ook richting studenten i.v.m. voorbereiding stage in 2e semester. 13:59 Joost van Leeuwen komt binnen Vraag Tommie: hoe is de band met de ereleden? Antwoord; contact met Klaas geweest i.v.m. Philips contacten voor researchproject. Advies: vooral i.v.m. lustrum goed contact onderhouden + Loek Rijkelijkhuizen meenemen Vraag over opkomst actid kerstontbijt; helemaal vol en ook niet-commissieleden Advies; zeker in verband met horizontale/verticale samenwerking-speerpunt een goed initiatief om te behouden
Advies: ereleden uitnodigen voor relatieborrel, hij is belangrijk, investeer erin! Wellicht aan het begin (ook) om kennis te maken, in plaats van alleen bedanken (hiervan is het voordeel dat het aankomend bestuur erbij kan zijn). Vraag: dit jaar relatief weinig actieve commissieleden bij de EJW mentorenverkiezing, is dit te merken aan commissie-/tappersinschrijvingen. Antwoord; moeilijk te evalueren, sommige populaire commissies nu minder populair en vice versa. Vraag; gaat er nog iets gebeuren met de videobeelden gemaakt tijdens IOFestival. Antwoord; nog geen plannen i.v.m. prioriteit i.d-algemene promotiefilm. Daarnaast worden ze gebruikt voor aantrekken van sponsoring het jaar erna. Opmerking Steven: vidio krijgt dit jaar een boost, hier komt 40 straks op terug. Vraag Marijn; Heeft de IOFweek ook daadwerkelijk meer sponsoring opgeleverd? Antwoord; reguliere sponsoring werd er niet positief door beïnvloed, IOFweek heeft zelf apart met de dragon’s den geld verdiend. Vraag: voor herhaling vatbaar? Antwoord; het moet nog groeien maar op deze manier kon er meer vakgebied naar IOF gebracht worden en worden ook niet-ondersteunende commissies meer betrokken bij IOF. Vraag; IOFweek in het kader opgenomen? Antwoord; nee, hier is tijdens de 2e alv voor gestemd Vraag: hoe heeft de rest van het bestuur Research Project ervaren? Antwoord; 2 QQ’ers hebben al een groter aandeel van het bestuur dat betrokken is. Zoals alle reizen kan de rest van het bestuur helaas de climax niet meemaken maar zeker in onzekere acquisitietijden was het bestuur hierbij erg betrokken in de BV’s Tommie: Aanraden om 2 QQ’ers mee te nemen op RP? Antwoord; hoewel de taakverdeling goed overdacht moet worden is het in principe wel aan te raden. Steffen; Vraag: RP überhaupt weer doen? Er moet nog een goede evaluatie worden geschreven, maar er mag zeker nagedacht worden over de opzet. Opmerking Marijn; zeker ook qua financiele gevolgen nadenken of het wel genoeg oplevert. Advies Tommie; over 2 jaar goed overdragen, dit was eerder ook de bedoeling maar blijkt heel moeilijk. Antwoord; er wordt nog met de commissie geëvalueerd en vervolgens nog met 39, nu dus moeilijk iets over te zeggen. Tommie; betrek hier ook oud-besturen in. Opmerking Marijn; er missen 2 bedrijven (Ravo en Fast and Fluids) in het secretarieel jaarverslag. Tommie; Vraag: alle contracten al binnen? Antwoord; Mentor stuurt volgende week het definitieve contract op (veel extra clausules etc.) Haceb is een columbiaans bedrijf waarmee het lastig communiceren is; al vaker gezegd dat ze het zouden opsturen.
Concreet; geen materiaal opsturen voor het contract binnen is! Gewoon factuur sturen en zien of het werkt? Advies aan 40: niet zover laten komen. Opmerking Peter; dit moet duidelijk genoemd worden op een ALV, anders lijkt het of het achtergehouden wordt. EJW vraag: invloed campusdag? Inhoudelijk weinig verschil, wij hebben aanmelder gebruikt via de Owee-site wat waarschijnlijk een positief effect had op het deelnemersaantal. Wel een aantal mensen niet lid geworden van i.d, maar eerste weken bij de balie wel druk. Guido; Digitale machtiging toegestaan? Tal heeft uitgezocht bij de faculteit of het toegestaan is. Advies; nog iets verder uitzoeken om zeker te stellen dat het bindend is. Peter; Vraag; Klopt het dat er op de vrijdagnacht geen 3 nuchtere bestuursleden meer aanwezig waren (HR) Advies; zorg hier wel voor! Er moet altijd iemand kunnen rijden. Ad: Vraag: Is vorig jaar het laatste foodfight ooit gehouden? Antwoord; ja dit scheelt bijna 2 dagen schoonmaken, niet iedereen vindt de foodfight leuk en verrassende alternatieven als watergevecht/zingen tegen bouwko’s voldoen ook. Ad; Vraag: ledenaantal verhoogd maar aantal commissies gelijk gebleven? Ja, maar weinig plek in de kalender voor nieuwe activiteiten. Ad; Vraag: misschien toch onderverenigingen voor masters o.i.d. nodig om groei niet te remmen. Antwoord; wellicht ook alumni, inventarisatie van mensen die hier echt rondlopen n.a. daarvan wellicht actie? Peter; Vraag HR-artikel: punten of maanden pas toekennen na goedgekeurde evaluatie, wordt dit nageleefd? Antwoord; dit is altijd het streven vanuit de QQ’er. Verder zou wachten op evaluaties onhandig zijn met de aanvraag.Advies; ga na of je dit artikel wil aanpassen. Ad; Vraag: Wat is er gebeurd met de commissieposter? Uitgedeeld in goodybag en aan de balie. Arne; Vraag: is er een Engelse versie? Nee, bewust gekozen (ook i.v.m. financiën) voor Nederlands, overweeg het. Steffen; Vraag: belangrijkste leerervaring van dit bestuur om over te dragen. Algemeen: spora eerder opstarten, altijd op zoek gaan naar nieuwe kanalen om leden te bereiken. Publi: publiplanning beter handhaven Extern: op zoek gaan naar meerwaarde studievereniging (bijles etc?) Penningmeester: Betere handhaving planning Voorzitter: op tijd beginnen, positief inzien.
Onderwijs: bestuuralgemeen: elkaar updaten en ook gebruiken. Onderwijsgebied; uitgebreid overdracht omdat jullie nieuw zijn, frisse aanpak i.d-O + speepunt Evenementen: meer overleg is meer beter Secretaris: Iedereen is gewoon een mens, met iedereen gaan praten 5. Financiele update Mathijs bespreekt de financiële status van de vereniging in het algemeen. Alle overige commissiebegrotingen zullen pas later komen. Een interessant punt is dat er nooit een factuur van de verzekering binnen is gekomen, dus het kan zijn dat we als vereniging niet verzekerd zijn geweest. Een interessant puntje, maar dit is dus iets om in de gaten te houden. Er zijn geen losse promo acties geweest. Peter: Er stonden een aantal dingen op de BAAN die daar niet hoorden, hoe is dit afgelopen? Deze heeft Mathijs er gewoon af laten halen. Daarnaast zijn er kosten op de BAAN gezet naar aanleiding van de Sodexo inbraak tijdens IOF vorig jaar. Jammer dat hier 1000 neer is gezet, maar als we er weer over beginnen gaan ze misschien de reparatie kosten bekijken, dus we kunnen het beter laten rusten. SpoRa: We zijn nu nagenoeg rond en hebben met zo min mogelijk producten van volgend jaar de target gehaald. Er is dus door SPoRa 39 vrij weinig IOB verkocht, o.a. doordat deze verplaatst is. Tommie: er is een lastige / late opstart geweest bij jullie, hoe is dit uiteindelijk uitgepakt? Manon: we hebben veel te lang vergadert aan het begin voordat we echt iets gingen doen. We hebben dan ook aan geraden voor de SpoRa van 40 om nu direct aan de slag te gaan. De SpoRa overdracht is ook al geweest. Reeleezee: Het is het plan om over te stappen naar het nieuwe boekhoudprogramma. Ze zitten nu in het overschakeltraject. Met dit boekhoudprogramma kunnen er als het goed is gemakkelijker tussen door overzichten worden gegeven. Als het goed is kan er redelijk makkelijk samengewerkt worden met Unit 4, maar dat kan als het goed is geëxporteerd worden, waarbij het geraadpleegd kan worden als het nodig is. Ad: Is het dan nog mogelijk om ons eigen vermogen te bepalen, als de administratie wordt ‘afgeknipt’. Ik ben wel benieuwd wat er precies ingevoerd zal worden. Kijk ook nog even goed naar de voorwaarden en de grootte van het bedrijf, dat ze niet ineens eigenaar zijn van onze gegevens e.d. Mitra: juist beter, omdat je nu gewoon een beter overzicht krijgt er zweeft dan niks meer in de lucht. 6. Buitengewone ledenvergadering Kasper dechargeerd de niet actieve commissies. Daarnaast geeft Kasper zijn uittreerede. Na de uitreerede start kasper de buitengewone ledenvergadering officieel om 15.37uur. Tijdens de buitengewone ledenvergadering worden alle functies officieel gewisseld.
7. Bestuur 40 aan het woord Lieve Anouk, heel veel succes hieronder met je notulen dit tweede bijzondere deel van deze ALV. Liefs Janne De ALV wordt geschorst om 16.04 voor 5 min. BLV wordt gesloten om 16.14 8. Installatie KVC Zoe Marial, Joost van Leeuwen en Mathijs Broekhuizen 9. Installatie RdW Iedereen die in de RdW. 10. Installatie Commissies Gaat ook allemaal wel goed 11. Beleid 40 Geen HR stemming. Sander presenteert het eerste speerpunt en bijbehorende verwezenlijkingen. Peter: Verwezenlijking 1, jullie willen de zichtbaarheid van i.d groter in het onderwijs, maar wat willen we nog aan i.d-Onderwijs overlaten? Sander: We zullen ons niet betrekken binnen de huidige activiteiten van i.d-Onderwijs, maar aanvulling geven met de nadruk op klachten en opmerkingen verzamelen en de output geven aan de student. Peter: Dat is eigenlijk dus de rol van i.d-Onderwijs, dus neem hen mee met het overleg en heb het er met ze over. Simone: De FSR zal meer naar buiten treden als FSR, maar ze zullen naar buiten dragen dat de dingen die ze hebben gedaan als i.d-Onderwijs. Ze zullen meer geprofileerd worden als FSR en i.d-Onderwijs. Peter: Zorg dat het duidelijker wordt naar de student toe. Arne: FSR heeft geen vaste ruimte, wat wij wel tot onze beschikking hebben. Dit is een duidelijker punt om langs te komen voor studenten. Marijn: Het is inderdaad bij veel studenten niet duidelijk dat je bij i.d aan kunt kloppen voor onderwijszaken. Ook de waardering van studenten wil je verhogen. Jaap: Je wilt niet nog 7 mensen toevoegen aan de 13 mensen die zich al met onderwijs bezig houden, wordt dit niet te veel voor studenten? Tommie: Andere functies zullen geen klachten gaan behandelen en alleen opnemen? Sander: Dit is waar, alle bestuursleden zullen klachten opnemen en Simone en Wim zullen dit verder behandelen. Peter: Probeer eens andersom te kijken. Kijk wat i.d voor docenten kunnen betekenen in plaats van altijd andersom. Dit kan helpen met het speerpunt. Fleur: Profielenwal, io.tudelft.nl/profielen bestaat. Sander presenteert het tweede speerpunt en bijbehorende verwezenlijkingen.
Joost: Jullie willen de commissiepostvakjes terug laten komen, hebben jullie aan een digitaal communicatieplan gedacht? Marijn: Is een goed speerpunt, maar vergeet niet dat je als QQ’er er een belangrijke rol in hebt. Sander: Wij moeten daar achteraan zitten inderdaad. Tommie: Als je een plan hebt om de wiki goed te gebruiken, maar dat gaat niet werken als je het laat zoals het is. Het is oud, verschrikkelijk om mee te werken. Het moet echt omgegooid te worden. Nodig mij daar voor uit, vind ik leuk. Ad: Wees niet bang om naar commerciële pakketten te kijken. Joost is het daar mee eens. Ad: Wat doen de tags in de laatste regel worden genoemd. Sander: Je kunt door de tags, de commissies die onder een bepaalde tag vallen, samen te laten werken. Lucas: Met meerdere commissies kan je op iets groots bouwen. Sander presenteert eerste projectplan Tommie: Je hebt ook nog een vitrinekast. Ad: Willen we het blikje persoonlijk oppakken of uitbesteden aan een commissie. Sander: Dit willen we zelf oppakken. Marijn: Het stukje over uitbesteding even herformuleren. Peter: Ga bij VvtP kijken, want die hebben een mooi consistent posterbeleid. En stagebord? Sander legt uit over stagebord. Fleur: Het is een taak van de faculteit. Joost: Uitkijken dat je niet dingen doet die je niet moet doen. Peter: Het kan ook een plus zijn voor i.d en haar leden. Sander: We willen misschien ook een koppeling maken met de site. Fleur: Als het erop neerkomt dat wij oude blaadjes weghalen en ophangen, is het dus een beetje een feutentaak. Arne: Het is ook een imagokwestie, i.d meer betrekken bij het career gebied. Marijn: Het is nu heel makkelijk voor bedrijven om iets op te hangen. Peter: Is het nodig dat er wordt betaald wordt voor plekken op het bord. Sander: Misschien niet zozeer op het bord, misschien meer op de site. Sander presenteert tweede projectplan Tommie: Er was soms dat de IOB alles zelf wilde doen, maar maak duidelijk naar commissies hoe het zit. Peter: CIA-bord? En “i.d’er-for-life”? Sander legt uit wat dat inhoudt. Ad: Misschien moet je zelf terug in de tijd. Steffen: Zet het even duidelijk onder elkaar in de wijzigingen welke commissies dus betrokken zijn bij “i.d’ers-for-life” en “WEL”-activiteiten. Het is 16.49 en hierbij wordt de vergadering onderbroken.
Er zal een extra ALV worden ingeroosterd waar de volgende punten worden besproken die nu niet aan bod zijn gekomen. Ook het financieel jaarverslag van 39. De Wvttk’s moeten op de agenda. En op tijd een uitnodiging en stukken online! Wvttk: alv-herstructurering, financiële zaken en winst, Sluiting op 16.52 en onthulling van waar we voor hebben getekend.
