Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO Aanwezig:
N.M. van Dam (ND), H. Hummel (HH), Johan van de Koppel (JvdK), J.C. Kromkamp (JK), A.M.A. van Oploo (AO), A.S. Pijl (AP, notulist), M.J.J. van Raaphorst (MR), H.J., Marcel Smits (MS), H.J. Uitenhout (HU), L.E.M. Vet (LV,voorzitter), E. Weerman (EW)
Afwezig:
V. Escaravage (VE), C.E. Raaijmakers (CR)
Datum
woensdag 25 juni 2008
Tijd
13:15
Locatie
CEME, Yerseke
AGENDA 1.- Opening 2.- Vast stellen agenda 3.- Mededelingen en ingekomen stukken 4.- Notulen vorige vergadering nav bijbehorende actielijst: Actielijst OC-Directie Overleg (tm 03 maart 2008) 20080304-01. Naar aanleiding van de OC vraag zal de Directie zoeken naar mogelijkheden om de inschrijvingskosten op de overige onderzoekscholen centraal te bekostigen, en Ellen Weerman zal namens de OC de OIO’s raadplegen over hun kennis mbt deze materie. 20080304-02. Zodra meer bekend is zal ND, na kennisgeving door de Directie en ter voltooiing van deze actie, naar de animo onder de NIOO’ers informeren om deel te nemen aan de bedrijfsfitness regeling. 20080304-03. De OC zal contact zoeken met de medewerkers van buitenlandse afkomst en de Directie op de hoogte brengen van haar bevindingen over het taalprobleem mbt administratieve formulieren. 20080304-04. In het volgende verhuisbulletin dat binnenkort aankomt, zal de Directie bericht geven over de vragen van de OC mbt een tijdpad voor de fasering van de verhuizing. 20080304-05. De Directie zorgt ervoor dat de informatie mbt de NIOOdagen-2008 aan het personeel duidelijk doorgegeven wordt. 20080304-06. De OC levert digitaal haar commentaren op de jaarrekening 2007. 20080304-07. De OC zal zich inzetten bij het formuleren van een nieuw bestedingsvoorstel voor de arbeidsvoorwaardengelden. 20080304-08. De Directie maakt, in het volgende verhuisbulletin, meer bekend over het finale ontwerp voor de nieuwbouw. 5.- Antwoord Directie op de OC vragen over de Jaarrekening 2007 6.- Welke toekomst voor de medewerkers van polaire Ecologie 7.- Censuur op het NIOO 8.- Arbeidsvoorwaardengeld tbv thuiswerkplek 9.- Verplichte AIO cursus 10.- Rondvraag 11.- Sluiting 1.- Opening LV heet iedereen welkom. VE en CR zijn met kennisgeving afwezig.
2.- Vast stellen agenda De geplande agenda blijft onveranderd gehandhaafd. 3.- Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken. 4.- Notulen vorige vergadering (OCDIR overleg 20080304) nav bijbehorende actie puntenlijst 20080304-01: LV heeft in het DO afgesproken dat iedere AIO een rugzakje krijgt van 1500 euro. De AIO’s die niet bij een onderzoekschool zijn ingeschreven krijgen extra geld voor cursussen omdat zij geen korting krijgen op de cursussen zoals de AIO’s die ingeschreven staan bij de onderzoeksscholen. De aio’s betalen het verlaagde tarief uit het rugzakje; de meerkosten worden bijgepast uit een centraal budget. De kosten van inschrijving bij een onderzoeksschool moeten uit het werkgroep budget betaald worden. OC komt er dan geen ongelijkheid onder de NIOO AIO’s? LV er is een budget voor de extra kosten van de NIOO graduate school AIO’s. 20080304-02: LV heeft nog niets vernomen van de KNAW over de bedrijfsfitness. OC ND heeft een alternatief gegeven maar volgens Sjors Dekkers van het Bureau is de uitvoering hiervan niet haalbaar. OC Er moet een algemene regeling komen, dat is schriftelijk beloofd door de directeur bedrijfsvoering van de KNAW. Volgens het rekenvoorbeeld uit de P& O brief gaat het om tientallen euro’s per maand. AO gaat hier achteraan (actiepunt 20080625-01) 20080304-03: OC vanuit alle centra zijn er klachten binnen gekomen met betrekking tot het invullen van formulieren bij de indiensttreding. Vanuit het CTE waren er geen klachten. Hulp bij invullen is gewenst. OC: kunnen de (nieuwe) management assistenten van CL en CEME nogmaals geïnstrueerd worden? AO zal het in het management overleg bespreken (actiepunt 20080625-2)
20080304-04: LV: het tijdpad is niet veranderd. Maart 2010 blijft staan als verhuisdatum. We zitten nu in de fase van de Europese aanbesteding. Dit is vergeten in het verhuisbulletin te zetten. In het volgende verhuisbulletin zal de Directie bericht geven over de vragen van de OC mbt een tijdpad voor de fasering van de verhuizing. (actiepunt 20080625-3) 20080304-05: NIOO dagen zijn 17-18 september, dat is nu bij iedereen bekend LV: AIO’s en assistenten willen elkaar op de NIOO dagen onderling spreken, is het een idee dat de AIO’s en assistenten dineren aan een eigen tafel JK: dit idee zal zeker worden meegenomen door de organisatie van de NIOO dagen. 20080304-07; 20080304-08; Actiepunten zijn uitgevoerd. 5.- Antwoord Directie op OC vragen over de Jaarrekening 2007 MR geeft aan dat als er nog vragen zijn de OC contact op kan nemen met Erwin de Ridder OC vindt dat de toelichting in het jaarverslag correct moet zijn en dat de projecten geanonimiseerd zouden moeten worden. Nu staan bij sommige projecten namen vermeld en bij sommige niet. MR: In het volgende jaarverslag worden beurzen op naam uniform gepresenteerd onder een anonieme code. OC: hoe zit het met de afschrijving van apparatuur door NAC als je apparatuur die je nu mag vervangen uitstelt tot na de verhuizing, wordt dat geld dan geoormerkt? LV: Er is 6,5 ton voor afschrijvingen en reserveringen voor vernieuwing, maar er is weinig speelruimte. In principe krijgt vooruitgeschoven apparatuur prioriteit. OC: ontstaat er zo competitie voor het aanschaffen van apparatuur? LV er komen ook mutaties op core-businesslijst i.v.m. de verhuizing, door de samenvoeging van CTE en CL kunnen sommige apparaten gedeeld worden. Er kan pas op moment van verhuizing besloten worden wat er wordt aangeschaft.
6.- Hoe ziet de toekomst voor de medewerkers van polaire Ecologie eruit? OC vraagt zich af hoe het met de afwikkeling gaat van de reorganisatie ten aanzien van de mensen van Polaire Ecologie. In november 2007 is afgeproken met betrokken personen dat ze begin 2008 op de hoogte gebracht zouden worden. Betrokkenen hebben echter een brief gestuurd aan de OC waaruit blijkt dat er nog niet met de betrokkenen is gesproken en ze dus nog niet weten waar ze aan toe zijn. LV heeft de signalen gekregen en er is een overleg geweest OC vindt dat er meer duidelijkheid geschapen worden voor de betrokken personen en dringt aan op een persoonlijk gesprek dat zo snel mogelijk moet plaatsvinden. AO neemt contact met ze op (actiepunt 20080625_4) 7.- Censuur op het NIOO OC heeft vernomen dat tijdens het WGL overleg van 2 juni j.l. er een discussie is geweest over dit onderwerp en dat hierover een document gemaakt zou worden. Zou de OC dat t.z.t. kunnen inzien? LV: in werkgroepsleiders overleg is een goede discussie geweest over dit onderwerp. Er zal echter geen document komen hierover. LV staat als directeur van het NIOO absolute vrijheid voor onderzoekers voor. OC vindt het een voorwaarde dat de onafhankelijkheid van de onderzoekers gewaarborgd blijft. 8.- Arbeidsvoorwaardengeld tbv thuiswerkplek LV heeft nog een voorstel vanuit het CEME :Een bijdrage uit de arbeidsvoorwaarden gelden voor een CEME-centrum-uitje. OC dit zou dan ook voor medewerkers op CTE en CL moeten gelden. OC stemt er mee in om éénmalig 50 euro p.p. te geven voor de mensen die meegaan met een werkgroeps-uitje of centrum-uitje. OC stelt voor om vanuit de arbeidsvoorwaarden gelden bijvoorbeeld een bureaustoel te vergoeden ten bate van de thuiswerkplek aangezien veel mensen vrijwillig thuiswerken. De Directie vindt dit geen goed plan, thuiswerken wordt toegestaan op vrijwillige basis, maar wordt niet officieel bevorderd. OC geeft aan dat dit niet van deze tijd is waarin veel grote bedrijven uit het oogpunt van milieu- en reistijdbesparing juist meer mogelijkheden scheppen tot thuiswerken. Bovendien strookt het niet met KNAW beleid nu er vanuit het LO een vergoeding voor internetaansluiting thuis wordt gegeven. De uiteindelijke conclusie is dat er geen financieel-technische argumenten tegen een vergoeding uit De Arbeidsvoorwaarden zijn, maar het NIOO wil niet aansprakelijk zijn voor problemen veroorzaakt door een niet volgens de ARBO eisen ingerichte thuiswerkplek. LV: wat is de mening van de OC over ons vorige voorstel van de rugzakjes van postdocs? OC rugzakje postdocs moet uit de lumpsum komen, omdat dit een CAO afspraak is waarop de OC geen invloed had. OC vraagt zich af hoeveel NS kortingskaarten al gedeclareerd zijn MR nog maar 34 OC heeft voornemen nog reclame te maken voor het declareren van de NS-kortingskaart in de OC nieuwsbrief (actiepunt OC 20080625-5) OC zou graag weten hoever de pot arbeidsvoorwaarden gelden nu is uitgeput? MR zal hier een overzicht van maken voor het volgende overleg (actiepunt 20080625-6) 9.- Verplichte AIO cursus OC Vanuit de AIO’s is er nogal wat geklaag/gemor gehoord over twee cursussen: “Planning en Management van de KNAW’en de ‘Database Management van het VLIZ’. De eerste cursus is een 2 daagse cursus in Utrecht verplicht voor alle KNAW-AIO's. Vele AIO's vinden het een slechte inefficiënte cursus welke ook nog eens te globaal is. Mogen NIOO AIO’s ook ergens anders een Planning en Management cursus doen dan bij de KNAW? AO vind het een tegenstrijdig signaal omdat hij vooral positieve verhalen heeft gehoord. Deze cursus werd bij collega instituten al gegeven. AO zal uitzoeken of je ook een andere cursus mag volgen in plaats van deze van de KNAW. (actiepunt 20080625-7)
#
OC Met betrekking tot de tweede cursus waren niet alle WGLs onder de indruk van de presentatie door het VLIZ. Verder waren ze niet overtuigd van het nut van zo’n cursus in afwezigheid van standpunten vanuit de werkgroepen zelf over het gewenste formaat en functionaliteiten van de desbetreffende databases. Is de Database Management cursus van het VLIZ verplicht? LV ja deze is verplicht OC waar komt de cursus vandaan? LV Er zijn vaak problemen met overdracht van data van mensen die weggaan. Er moet een soort uniformiteit komen zodat data niet verloren gaat. Deze activiteit is dan ook primair een activiteit om goede archivering van data te waarborgen. Het VLIZ is een onderzoeksorganisatie die vooruit loopt in grote data opslag. Er is bij het CEME begonnen in overleg met de werkgroepen en het wordt nu uitgerold over het gehele NIOO. OC: waarom is er op het CEME gepraat met de werkgroepen en op het CTE en CL niet? LV VLIZ heeft ook informatie bijeenkomsten gegeven op CL en CTE ND heeft nooit iets vernomen en zoiets zou toch van uit de vaste onderzoekers begonnen moeten worden? Op het CTE waren de werkgroepleiders heel sceptisch over de cursus. AO: er wordt begonnen bij de AIO’s en daarna de rest . Het gaat erom hoe je informatie kunt structuren zodat anderen er iets mee kunnen. OC vindt dat er een slag gemist is omdat niet alle werkgroepleiders het doorgegeven hebben. LV vindt het de verantwoordelijkheid van de werkgroepleiders om dit binnen de werkgroepen uit te zetten. ND geeft aan dat MTI van VLIZ gebruik wil maken. . 10.- Rondvraag OC: Er doen verhalen de ronde over FOKUZ, een samenwerkingsverband tussen NIOO_CEME en NIOZ. Mogelijk zou het oprichten hiervan personeel op het NIOO kunnen raken. MT wordt ook in verband gebracht met FOKUZ en het is allemaal erg vaag. LV zal navragen hoe het ervoor staat (actiepunt 20080625-8) MR: er is nog geen datum voor een volgende vergadering LV: Carina zal via VE datum briefjes voor de volgende vergadering rond sturen. (actiepunt 200806259)
11.- Sluiting LV bedankt iedereen voor de aanwezigheid en deelname aan het overleg. Actielijst OC-Directie Overleg (tm 25 juni 2008) 20080625-01. De Directie gaat uitzoeken wat de stand van zaken is van een algemene regeling voor de bedrijfsfitness. 20080625-02. De Directie gaat in het management overleg bespreken dat het invullen van de formulieren bij in diensttreding goed geregeld moet worden inalle centra. 20080625-03 In het verhuisbulletin zal de Directie bericht geven over de vragen van de OC mbt een tijdpad voor de fasering van de verhuizing. 20080625-04..De Directie zorgt dat er meer duidelijkheid komt over de afwikkeling van de reorganisatie voor de mensen van polaire Ecologie 20080625-05. OC gaat in OC nieuws brief nog reclame maken voor de NS-kortingskaart en hoe je de kunt krijgen. 20080625-06. De Directie zal berekenen hoe ver de arbeidsvoorwaarden pot is uitgeput. 20080625-07. De Directie gaat uitzoeken of je ook een andere cursus mag volgen in plaats van de Planning en Management cursus van de KNAW 20080625-08.. De Directie zal navragen wat de stand van zaken van FOKUZ is. 20080625-09. De Directie zal een datumbriefje voor de volgende vergadering rondsturen via VE.
