NATAPRAJA Jurnal Kajian Ilmu Administrasi Negara Volume 3 Nomor 1 Tahun 2015
Halaman 89-104
MANAJEMEN PERUBAHAN: STUDI PADA REFORMASI PELAYANAN PERIZINAN DI KOTA YOGYAKARTA Kurnia Nur Fitriana1
ABSTRACT This study aims to analyze the management of change in the licensing service reforms undertaken by the Government of the city of Yogyakarta. Urgency of the study was conducted because of the constraints faced in the process of reform of the licensing service in the city of Yogyakarta and potential resistance from the aspect of human resources (HR) to respond to changes. This study used a qualitative approach. Reform of licensing services at the Licensing Agency of Yogyakarta directed to the arrangement of three aspects: First, reforming the institutional and human resources; Secondly, the implementation aspects of licensing services; and Third, aspects of organizational innovation with the development of the use of information technology. The impacts of the implementation of information technology-based licensing service at Licensing Agency of Yogyakarta, has had a positive impact in terms of efficiency, effectiveness and permits the achievement of performance targets Licensing Agency of Yogyakarta and have public accountability. Management changes in the reform of the licensing service in the city of Yogyakarta to do with the model of planned change through three stages, namely unfreezing, changing and moving, and refreezing. Keywords: bureaucratic reformation, licensing service, Yogyakarta City Government ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis manajemen perubahan dalam reformasi pelayanan perizinan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta. Urgensi penelitian ini dilakukan karena adanya kendala yang dihadapi dalam proses reformasi pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta dan potensi resistensi dari aspek sumberdaya manusia (SDM) untuk merespon perubahan yang terjadi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Reformasi pelayanan perizinan di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta mengarah pada upaya penataan tiga aspek yaitu: Pertama, aspek penataan kelembagaan dan SDM; Kedua, aspek penyelenggaraan pelayanan perizinan; dan Ketiga, aspek inovasi organisasi dengan pengembangan penggunaan teknologi informasi. Dampak yang ditimbulkan dari implementasi pelayanan perizinan berbasis teknologi informasi di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, telah membawa dampak positif dalam hal efisiensi, efektivitas pengurusan izin dan pencapaian target kinerja Dinas Perizinan Kota Yogyakarta serta memiliki akuntabilitas publik yang baik. Manajemen perubahan dalam reformasi pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta dilakukan dengan model perubahan terencana melalui 3 tahapan yaitu unfreezing, changing and moving dan refreezing Kata kunci: reformasi birokrasi, pelayanan perizinan, Pemerintah Kota Yogyakarta 1
Staf Pengajar Jurusan Ilmu
[email protected]
Administrasi
Negara,
89
Fakultas
Ilmu
Sosial,
UNY,
email:
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 khususnya
PENDAHULUAN
kelompok
rentan
untuk
Implementasi reformasi birokrasi
mengakses pelayanan publik secara adil
di Indonesia telah memberikan pergesaran
dan memotong rantai birokrasi yang
pardigma tata pemerintahan Indonesia
menjadi patologi birokrasi.
menuju terwujudnya good governance. Menurut
Kementerian
Salah
Pendayagunaan
pelayanan
satu
publik
wujud di
reformasi
daerah
adalah
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
reformasi pelayanan perizinan. Setiap
Republik Indonesia, terdapat 8 area
pemerintah daerah menilai bahwa kinerja
perubahan fundamental dalam melakukan
pemerintah daerah dalam memberikan
reformasi birokrasi yaitu: (1) Organisasi;
pelayanan perizinan menjadi salah satu
(2) Tata laksana; (3) Pengawasan; (4)
indikator penting dari keseriusan dalam
Sumber Daya Manusia Aparatur; (5)
mendorong
Peraturan
(6)
perekonomian daerah, ataupun pelayanan
Akuntabilitas; (7) Pelayanan publik; dan
publik secara umum. Namun demikian,
(8) Pola Pikir dan Budaya Kerja (Prasojo,
pemerintah daerah masih menghadapi
2013).
beberapa permasalahan fundamental di
Perundang-Undangan;
Salah satu fokus dari 8 area perubahan adalah
dalam
reformasi
pelayanan
pelayanan
publik
telah
Saat
1. Banyaknya jumlah instansi yang
ini,
bertanggungjawab
mengalami
perizinan,
pergeseran paradigma seiring dengan
kompleksnya
2. Persyaratan
permasalahan.
tumpang
Selama ini, reformasi pelayanan publik
memberdayakan berpartisipasi
aktif
yang
mampu
masyarakat dalam
perizinan tindih
dan
yang tidak
3. Kurang jelasnya biaya dan waktu
rendahnya tingkat partisipasi aktif publik. belum
masing-masing
konsisten;
selalu terganjal dengan masalah masih
Pemerintah
yang
untuk
membawa kepentingannya sendiri;
adanya tuntutan kebutuhan publik dan semakin
investasi,
bidang perizinan antara lain:
birokrasi
publik.
pertumbuhan
diperlukan
untuk
memperoleh izin;
untuk
4. Belum
proses
tersedianya
standar
pelayanan minimal; dan,
perumusan, implementasi, dan evaluasi.
5. Kurangnya insentif atau standar
Selain itu, adanya Undang-Undang No. 25
akuntabilitas untuk menghambat
Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
praktek korupsi.
ternyata menjamin
belum
mampu
hak-hak
sepenuhnya
warga
6. Sulitnya
negara
pengurusan
izin
mendorong para pelaku usaha 90
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat untuk menggunakan jasa calo, atau
Indonesia
memilih untuk tetap berada di
indikator sama yang mencapai 117 hari.
sektor informal. Pelaku usaha yang
Sedangkan di level nasional, dinas ini juga
berusaha
sendiri
mengantarkan Kota Yogyakarta sebagai
biasanya harus mengeluarkan uang
kota terbaik dalam Penilaian Inisiatif Anti
“pelicin” untuk meja-meja yang
Korupsi (PIAK) 2010. Tidak hanya itu,
harus dilewatinya (Asiafondation,
inovasi yang dilakukan selama beberapa
2014).
tahun ini juga menghasilkan prestasi lain
Pemerintah kabupaten atau kota
berupa meningkatnya Indeks Kepuasan
mengurus
pada
indeks
Masyarakat
saja tetapi juga harus berperan sebagai
Sejak pelayanan perizinan satu atap
pengelola sekaligus pengambil kebijakan
diselenggarakan, peningkatan IKM Kota
(stewardship)
Yogyakarta
tingkat
lokal
secara
pada
tidak hanya berperan sebagai pelaksana
di
(IKM)
global
mencapai
signifikan.
10%
jika
(Widaningrum, 2007: 44). Salah satu
dibandingkan dengan IKM tahun 2006,
pemerintah daerah yang dianggap berhasil
atau dari angka angka 3,012 pada tahun
dalam mengatasi berbagai permasalahan
2006 meningkat menjadi angka 3,369
perizinan
pada tahun 2011 (Kinerja, 2013).
adalah
Pemerintah
Kota
Yogyakarta.
Keberhasilan
Sejak pelayanan perizinan terpadu
Yogyakarta
Pemerintah
dalam
Kota
penyelenggaraan
satu atap diinisiasikan pada tahun 2000,
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta terus
tidak dapat dilepaskan dari aspek inovasi
berinovasi hingga menghasilkan sejumlah
penerapan teknologi informasi dalam
prestasi gemilang dibidang perizinan.
penyelenggaraan
Pada level internasional, dinas ini berhasil
Saat ini, inovasi penerapan teknologi
meraih
dalam
informasi melalui e-government menjadi
kemudahan izin di Indonesia. Berdasarkan
sebuah tuntutan publik untuk terwujudnya
Survey Doing Business Tahun 2012 yang
transparansi, akuntabilitas, keadilan, dan
dilakukan oleh International Finance
partisipasi aktif secara langsung dari
Coorporation—Bank Dunia di 183 negara
publik.
dan 20 kota di Indonesia, mendirikan
permasalahan
usaha
terpecahkan
peringkat
di
Kota
pertama
Yogyakarta
hanya
pelayanan
Namun
demikian,
yang yaitu
perizinan.
terdapat
masih
terkait
belum
manajemen
membutuhkan waktu 29 hari dan melalui
perubahan dalam merespon reformasi
8 prosedur. Atau dengan kata lain, hal ini
pelayanan publik di bidang pelayanan
jauh lebih efisien dibandingkan rata-rata
perizinan. 91
Konsekuensi
logis
dari
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 reformasi
pelayanan
publik
SDM, dalam http://krjogja.com/read/197888/
dalam
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta
program-pelimpahan-wewenang-kekurangan-
memiliki dampak terjadinya perubahan
sdm.kr) diakses 10 April 2014
dalam
hal
struktur,
Konsekuensi
kelembagaan,
dari
implementasi
mekanisme pelayanan, pengelolaan SDM
program pelimpahan wewenang ini adalah
aparatur,
dan
evaluasi
kecamatan memiliki kemampuan dalam
pelayanan
perizinan.
menentukan kebijakan secara lebih luas
Salah satu bentuk perubahan pelayanan
terutama dalam hal pelayanan publik dan
perizinan adalah pendelegasian pelayanan
merencanakan pembanguan sesuai dengan
perizinan ke level kecamatan di seluruh
potensi yang dimiliki. Namun demikian,
Kota Yogyakarta melalui pelimpahan
program yang sudah digulirkan sejak
kewenangan
yang tertuang di dalam
akhir 2012 itu ternyata masih terkendala
Peraturan Walikota (Perwal) 52 Tahun
dengan terbatasnya sumber daya manusia
2012 tentang pelimpahan kewenangan
(SDM) di pemerintah kecamatan dan
kepada Camat dan Perwal 53 Tahun 2012
kelurahan.
tentang pelimpahan kewenangan kepada
perizinan di Kota Yogyakarta ini dapat
Lurah. Adapun aspek fundamental dalam
menimbulkan
pelimpahan kewenangan dari Walikota
sebagai dampak dari perubahan tersebut.
Yogyakarta kepada Camat dan Lurah ini
Dalam
menyangkut empat aspek utama urusan
pelayanan
yakni urusan Pemberdayaan masyarakat,
dibutuhkan sebuah manajemen perubahan
Pekerjaan Umum, Lingkungan hidup, dan
untuk mengelola dampak dari adanya
Perdagangan. Saat ini, terdapat 9 jenis
perubahan tersebut. Adapun perubahan
pelayanan publik
yang dialami oleh organisasi meliputi
kebijakan,
penyelenggaraan
diakses
oleh
kecamatan
yang bisa langsung masyarakat
tanpa
harus
ke
Perubahan sistem pelayanan
berbagai
merespon
permasalahan
perubahan
perizinan
tersebut
sistem maka
melalui
perubahan struktur organisasi, teknologi,
Kota
pengaturan fisik, sumberdaya manusia,
Yogyakarta yakni Izin Pedagang Kaki
proses,
Lima (PKL), Reklame, IMB, Pondokan,
Berdasarkan urgensi permasalahan dan
Pemakamam,
analisis situasi tersebut di atas, maka
pembuatan KTP, Kartu
dan
ingin
organisasi.
Keluarga, akta kelahiran, dan surat izin
penelitian
penelitian yang dilayani satu atap dalam
mendalam
Pelayanan Administrasi Terpadu (Paten)
perubahan dalam reformasi pelayanan
di tiap kecamatan (Kedaulatan Rakyat. 2013.
perizinan di Kota Yogyakarta. Disinilah
Program Pelimpahan Wewenang Kekurangan
peran dari ilmu administrasi negara untuk
92
ini
budaya
mengenai
mengkaji
lebih
manajemen
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat melakukan
kajian
permasalahan
ranah
terhadap
baik
di
tingkat
Dinas
Perizinan Kota Yogyakarta, maupun di
reformasi
Kecamatan Gondokusuman, Yogyakarta.
pelayanan publik menuju terwujudnya
Sumber data yang digunakan dalam
good
terkait
dengan
governance.
belakang
masalah
permasalahan
publik
Yogyakarta
dan
pemerintah
di
kritis
Berdasarkan
latar
penelitian ini meliputi data primer dan
tersebut
atas,
data sekunder. Pengambilan data primer
dapat
dilakukan dengan menggunakan teknik
penelitian
di ini
dirumuskan yaitu bagaimana manajemen
wawancara
perubahan dalam reformasi pelayanan
denganpenerapan
perizinan di Kota Yogyakarta?
publik di bidang pelayanan perizinan di Kota
dan
observasi reformasi
Yogyakarta
dan
terkait pelayanan
manajemen
perubahan dalam reformasi pelayanan
METODE PENELITIAN Adapun metode penelitian yang
perizinan di Kota Yogyakarta. Sedangkan,
digunakan dalam penelitian ini adalah
sumber data sekunder yakni data berupa
deskriptif-kualitatif. Pendekatan deskriptif
sumber tertulis yang merupakan kategori
kualitatif
sumber
dalam
dimaksudkan
penelitian
untuk
ini,
data
kedua
sebagai
bahan
mengungkapkan
tambahan penguat data. Adapun sumber
secara cermat tentang penerapan reformasi
data sekunder yang digunakan adalah
pelayanan publik di bidang pelayanan
telaah literatur dari buku, media massa,
perizinan
dan
policy brief, laporan penelitian terkait
manajemen perubahan dalam reformasi
reformasi pelayanan perizinan dan data
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta.
pelayanan perizinan di Dinas Perizinan,
Unit analisis dalam penelitian ini adalah
jurnal,
Pemerintah
Yogyakarta,
di
Kota
Kota
Yogyakarta
Yogyakarta
dalam
Renstra
Pemerintah
Peraturan
daerah
Kota dalam
konteks kebijakan reformasi pelayanan
Peraturan Walikota Kota Yogyakarta,
perizinan di Kota Yogyakarta.
kebijakan
reformasi
pelayanan
perizinan
Analisis
kelembagaan
yang
birokrasi dari
dan
pemerintah
dilakukan sebagai subjek penelitian ini
pusat, LPPD Pemerintah Kota Yogyakarta
meliputi
Kota
tahun 2011-2013, Lakip Dinas Perizinan
Yogyakarta, Bappeda Kota Yogyakarta,
Kota Yagyakarta tahun 2011-2013, profil
Setda
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, data
Dinas
Kota
Perizinan
Yogyakarta,
Kantor
Kecamatan Gondokusuman, Yogyakarta
base
dan
mengakses
Perizinan Kota Yogyakarta tahun 2011-
pelayanan perizinan di Pemerintah Kota
2014, foto-foto dokumentasi, transkrip
masyarakat
yang
93
pelayanan
perizinan
di
Dinas
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 hasil
wawancara
serta
catatan
hasil
Implementasi
observasi.
Indonesia
Teknik triangulasi yang digunakan dalam
penelitian
meliputi:
dimulai dengan
birokrasi
tahun
1998
reformasi
di yang
gelombang
(1)
pertama (2004-2009). Isu utama dari
yakni
reformasi gelombang pertama ini adalah
mengklarifikasikan data atau informasi
clean government dan good governance
dari
Kota
dalam menjalankan pemerintahan untuk
Yogyakarta, Bappeda Kota Yogyakarta,
memberikan pelayanan prima kepada
Setda
Kantor
publik. Pada tahun 2010 pemerintah
Kecamatan Gondokusuman, Yogyakarta,
mengeluarkan Grand Design Reformasi
dan
mengakses
Birokrasi 2010-2025 dan Road Map
pelayanan perizinan di Pemerintah Kota
Reformasi Birokrasi 2010-2014. Grand
Yogyakarta
design reformasi birokrasi merupakan
Triangulasi
ini
dikenal
reformasi
sumber,
pihak
Dinas
Kota
Perizinan
Yogyakarta,
masyarakat
baik
yang
di
tingkat
Dinas
Perizinan Kota Yogyakarta, maupun di
rancangan
Kecamatan Gondokusuman, Yogyakarta;
kebijakan pelaksanaan reformasi birokrasi
(2) Triangulasi peneliti untuk mencari
nasional
persamaan dan perbedaan perepsi dalam
Sedangkan, road map reformasi birokrasi
menganalisis hasil penelitian, sehingga
merupakan bentuk operasionalisasi grand
agar diperoleh data yang valid sehingga
design reformasi birokrasi yang disusun
akan
dalam
setiap 5 tahun sekali sebagai rincian
menganalisis. Proses analisis data terdiri
pentahapan yang berkelanjutan secara
dari empat alur kegiatan: 1) Pengumpulan
jelas.
sangat
membantu
data, 2) Reduksi data, 3) Penyajian data,
induk
untuk
yang
tahun
Reformasi
4) Menarik kesimpulan.
berisi
arah
2010-2025.
penyelenggaraan
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta dimulai ketika beberapa jenis pengurusan
HASIL DAN PEMBAHASAN
perizinan diintegrasikan di UPTSA Kota
Reformasi Pelayanan Perizinan di Kota
Yogyakarta
Yogyakarta
Walikota Yogyakarta No. 01/2000 yang
Adanya
reformasi
berdasarkan
Keputusan
pelayanan
mulai operasional sejak Januari 2000.
perizinan di Kota Yogyakarta tidak dapat
Dalam rangka meningkatkan kualitas
dilepaskan dari implementasi kebijakan
pelayan publik Dinas Perizinan Kota
reformasi birokrasi di Indonesia dan
Yogyakarta dibentuk dengan Peraturan
secara khusus pelaksanaannya di birokrasi
Daerah (Perda) Kota Yogyakarta No.
Pemerintah
17/2005
Kota
Yogyakarta. 94
Tentang
Pembentukan,
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perizinan
kebijakan Pelayanan Administrasi Negara
pada tanggal 15 Nopember 2005 dan
yakni (1) Izin Pedagang Kaki Lima
mulai diimplementasikan pada 2 Januari
(PKL), (2) Reklame, (3) IMB, Pondokan,
2006 yang sebelumnya. Terbentuknya
(4) Pemakamam, (5) Pembuatan KTP, (6)
Dinas Perizinan berlatar belakang dari
Pembuatan Kartu Keluarga, (7) Fakta
masalah-masalah yang timbul dalam hal
kelahiran, dan (8) Surat izin penelitian
perizinan
dan
yang dilayani disetujui satu atap dalam
efektifnya pelayanan, lamban, berbelit-
Pelayanan Administrasi Terpadu (Paten)
belit dan kurang profesional karena
di tiap kecamatan (Kedaulatan Rakyat.
rendahnya
tidak
2013). Selain yang diintegrasikan ke
jelasnya prosedur; tidak ada kepastian
Dinas Perizinan, masih terdapat izin-izin
waktu dan biaya; pelayanan izin yang
lain yang dikelola oleh SKPD teknis
tersebar;
dengan
seperti:
tidak
kualitas
efisien
SDM
overlapping
dan
layanan
izin;
pertimbangan
lemahnya database; belum optimalnya
prasarana/sarana,
pemanfaatan teknologi informasi; rentan
efektivitas & efisiensi pengelolaannya.
KKN;
Dengan adanya reorganisasi perizinan ini,
tidak
adanya
reward
dan
punishment serta partisipasi masyarakat
maka
yang kurang.
mensinkronisasikan
Perubahan tersebut mengarah pada
penataan
organisasi
dan
perizinan;
Ketiga,
aspek
pengembangan teknologi informasi. 1. Aspek Penataan Organisasi Penataan organisasi yang merubah dinas UPTSA menjadi Dinas Perizinan mengarah kepada upaya menciptakan perubahan organisasi yang terpadu dan tidak parsial. Pada saat ini, terdapat 9 jenis pelayanan publik diakses
oleh
yang bisa langsung masyarakat
sistem
kewenangan prosedur
“Jadi pendekatan dalam penataan organisasi adalah pendekatan fungsi. Pendekatan fungsi kita hubungkan pertama adalah kewenangan dulu. Kewenangan sesuai dengan peraturan pemerintah kemudian dibreakdown menjadi peraturan daerah baik kewenangan itu apa saja yang menyangkut kompentensi daripada kewenangan dari pemerintah kota. Kemudian kewenangankewenangan ini kita himpun gitu menjadi bentuk satuansatuan kerja. Memang Pak Herry (Herry Zudianto Red.) menjadi penggagas untuk mendorong inovasi di UPTSA agar menjadi lembaga yang komit terhadap pembinaan dan pelaksanaan, ada lembaga yang
Kedua, aspek sistem prosedur dan waktu perizinan;
mendapat
Regulasi,
pelayanan perizinan yang terintegrasi.
upaya penataan tiga aspek yaitu: Pertama, aspek
dinas
SDM,
kesiapan
melalui
kecamatan tanpa harus ke Dinas Perizinan Kota Yogyakarta akan melalui inovasi 95
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 khusus menangani izin, ada lembaga yang khusus mengawasi, ada lembaga yang khusus menertibkan, sehingga di era Pak Hery Zudianto sudah ada pembagian yang jelas. Ada lembaga yang menangani izin, ada lembaga yang khusus ngawasi, ada yang khusus membina dan mengembangkan nah ini yang menjadi dinasdinas teknis.” (Wawancara dengan Kepala Bidang Regulasi dan Pengembangan Kinerja, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, 10 September 2014, pukul 08.50) Pelayanan Yogyakarta
perizinan
memiliki
ketidakseimbangan
di
f. Pengawasan Izin 2. Sistem
Prosedur
dan
Waktu
Perizinan Reorganisasi pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta berdampak juga pada upaya
membangun
pelayanan
perizinan
sebuah yang
model memiliki
kepastian prosedur pelayanan perizinan yang
detail
dan
memiliki
akurasi/kepastian waktu. Dalam hal ini, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta telah membuat Standar Operating Procedur
Kota
(SOP) beserta target waktu pencapaian
permasalahan
penyelesaiannya. Mekanisme ini diatur
antara
tingginya
dalam
Peraturan
Kepala
Dinas
kebutuhan perizinan di berbagai sektor
No.01/2006 Tentang Sistem dan Prosedur.
akan tetapi belum dapat diwadahi oleh
Proses reorganisasi Dinas Perizinan
sistem dan fasilitas yang memadai dan
Kota Yogyakarta dilakukan menggunakan
terpercaya. Untuk merespon kebutuhan
pendekatan fungsi yang dihubungkan
perizinan di Kota Yogyakarta, Pemerintah
dengan kewenangan. Kewenangan sesuai
Kota Yogyakarta melalui Dinas Perizinan,
dengan peraturan pemerintah kemudian
Kota Yogyakarta telah mengeluarkan
dibreakdown
sejumlah
berdasarkan
aspek
perizinan.Perubahan struktur organisasi di
kewenangan.
Pembagian
Dinas Perizinan, Pemkot Yogyakarta juga
kewenangan tersebut kemudian dihimpun
disertai dengan perubahan kewenangan
menjadi
yang
perubahan
sehingga terdapat lembaga yang khusus
kewenangan Dinas Perizinan, Pemkot
menangani izin, lembaga yang khusus
Yogyakarta menjadi sebagai berikut:
mengawasi, dan lembaga yang khusus
kebijakan
dimiliki.
Adapun
di
bidang
menjadi
bentuk
peraturan
kompetensi
dan
kewenangan-
satuan-satuan
kerja,
a. Pemberian Izin
menertibkan. Dengan demikian, terdapat
b. Penolakan Izin
integrasi kewenangan di bidang perizinan
c. Pencabutan Izin
dari SKPD terkait ke dalam Dinas
d. Legalisasi Izin
Perizinan,
e. Duplikat Izin
proses reorganisasi di Dinas Perizinan 96
Kota
Yogyakarta.Selama
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat Kota Yogyakarta tidak ada bentuk-bentuk
Kemampuan,
resistensi yang terjadi, baik dari pimpinan
Integritas, Transparansi dan Kesejahteraan
maupun pegawai. Semua lini yang terkait
seluruh karyawan yang ditugaskan di
sudah
yang
PTSP; (4) Dukungan dan pemantauan dari
dilaksanakan secara gotong royong untuk
stakeholder (Perguruan Tinggi, Dunia
mencapai tujuan bersama.
Usaha,
memiliki
Adanya
budaya
kerja
pembaruan
dalam
Dedikasi,
Lembaga
Loyalitas,
Pemberdayaan
Desa/Kelurahan/Distrik, LSM, dll).
mekanisme pelayanan dan SOP ternyata
Gambar 1. Mekanisme Pelayanan Perizinan di Kota Yogyakarta membawa dampak positif yang signifikan Pelayanan Perizinan bagi Dinas Perizinan untuk mencapai
Teknologi Informasi
target kinerja dan bagi masyarakat yang
Keunggulan reformasi pelayanan
mengakses pelayanan perizinan.
perizinan yang dilakukan oleh Dinas
Dampak positif dari reformasi
Perizinan di Kota Yogyakarta adalah
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta
melakukan
ini dipengaruhi oleh: (1) political will dan
mengaplikasikan
good will dari Gubernur/Bupati/Walikota;
berbasis
(2) dukungan secara penuh dari DPRD,
meliputi:
komitmen lingkungan
dari
seluruh
Pemerintah
Pejabat Daerah;
Berbasis
di
inovasi
teknologi
a. Dukungan
(3)
sistem
dengan pelayanan
informasi
yang
Jaringan
LAN/Internet/Wifi untuk proses 97
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 pengurusan izin dan pengambilan
efisiensi pengurusan izin dan efektivitas
kebijakan;
pencapaian target kinerja Dinas Perizinan
b. Penggunaan Touchscreen antrian dan
touchscreen
Kota Yogyakarta karena proses pelayanan
informasi
menjadi lebih cepat dan lebih mudah
(persyaratan izin, status proses,
terkendali. Pasca diimplementasikannya
buku tamu, dll);
reformasi pelayanan perizinan di Kota
c. Penggunaan
software
untuk
Yogyakarta, hasil survei Indeks Kepuasan
mengontrol aktivitas komputer lain
Masyarakat
(IKM)
(komputer admin dapat memantau
pelayanan
perizinan
komputer-komputer
menunjukkan peningkatan dari tahun ke
lain
yang
kualitas
yang
selalu
sedang digunakan untuk aktivitas
tahun
diluar kepentingan kantor,misal
pengelolaan dinas ini. Pada tahun 2011
game/BBM/dll);
terjadi peningkatan IKM yang hampir
d. Informasi
izin
dan
merupakan
terhadap
bukti
keseriusan
beberapa
mencapai angka 10% dari angka 3,012
Formulir Izin dapat di download
pada tahun 2006 sampai 3,369 pada tahun
dari
2011 (Dinas Perizinan Kota Yogyakarta,
website
www.perizinan.jogjakota.go.id;
2014).
e. Aplikasi SIM perizinan (SIM HO, TDP,
SIUP,
IMB,
Untuk
Aplikasi
pelayanan perizinan, Dinas Perizinan Kota
f. Berkas arsip perizinan yang berada berbagai
perizinannya
SKPD
Yogyakarta menggunakan model exit and
yang
diintegrasikan
sistem
monitoring dan evaluasi penyelenggaraan
pendaftaran, SMS Gateway);
di
mendukung
voice
ke
dengan
menyediakan
layanan
pengaduan masyarakat. Pengaduan yang
Dinas Perizinan dipindahkan dan
masuk
dikelola sepenuhnya oleh Dinas
Pengaduan Perizinan, Dinas Perizinan
Perizinan sehingga mempermudah
Kota Yogyakarta ditindaklanjuti dengan
dan mempercepat pelayanan;
segera
g. Dilaksanakan back-up dokumen
ke
Bidang
melalui
Pengawasan
dan
perbaikan
yang
kualitas
dan
mempertimbangkan
berbasis teknologi informasi.
urgensiaduan yang diajukan. Mekanisme
Dampak yang ditimbulkan dari
pelayanan
implementasi
juga
dapat
perizinan
disampaikan oleh masyarakat melalui
berbasis teknologi informasi di Dinas
surat, Unit Pelayanan Informasi dan
Perizinan
telah
Keluhan (UPIK), e-mail, hotline SMS,
membawa dampak positif dalam hal
kotak saran di dinas perizinan, dan secara
Kota
pelayanan
pengaduan
Yogyakarta,
98
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat lisan melalui telepon. Pengaduan dicatat
Bentuk perubahan dalam reformasi
oleh sub bagian umum dan kepegawaian,
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta
kemudian
dapat dijelaskan sesuai dengan perubahan
disampaikan
ke
bidang
pengawasan dan pengaduan perizinan.
secara terencana menurut Zauhar (2002) untuk mengubah dua hal, yaitu: Pertama,
dalam
mengubah struktur dan prosedur birokrasi
reformasi pelayanan perizinan di Kota
(aspek reorganisasi atau institusionalisasi
Yogyakarta
kelembagaan). Kedua, sikap dan perilaku
Manajemen
perubahan
Reformasi pelayanan perizinan di
birokrat guna meningkatkan efektifitas
Kota Yogyakarta ketika beberapa jenis
organisasi atau meningkatkan administrasi
pengurusan perizinan diintegrasikan di
yang
UPTSA Kota Yogyakarta berdasarkan
pembangunan
Keputusan
No.
tersebut menegaskan bahwa reformasi
01/2000. Dalam rangka meningkatkan
pelayanan perizinan adalah perubahan
kualitas pelayan publik Dinas Perizinan
yang terencana dalam mengubah struktur,
Kota
prosedur dan perilaku dalam sebuah
Walikota
Yogyakarta
Peraturan
Yogyakarta
dibentuk
Daerah
Yogyakarta
No.
dengan
(Perda) 17/2005
Kota
sehat,
organisasi.
Tentang
dan
mendukung
nasional.
Dengan
Dari
tujuan definisi
demikian
bila
perubahan tersebut tidak dilakukan secara
Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja
terencana
Dinas Perizinan. Terbentuknya Dinas
sebagai bagian dari reformasi administrasi
Perizinan
oleh
negara. Perubahan tersebut mengarah
permasalahan yang timbul dalam hal
pada upaya penataan tiga aspek pelayanan
perizinan
perizinan
dilatarbelakangi
seperti:
tidak
efisien
dan
tidak
di
dapat
Dinas
Perizinan
Yogyakarta
belit dan kurang profesional karena
penataan organisasi perizinan; Kedua,
rendahnya
aspek
SDM
dan
tidak
sistem
Pertama,
Kota
efektifnya pelayanan, lamban, berbelit-
kualitas
yaitu:
dikategorikan
prosedur
jelasnya prosedur, tidak ada kepastian
perizinan;
waktu dan biaya, pelayanan izin yang
pengembangan teknologi informasi.
tersebar,
overlapping
layanan
izin,
dan
dan
Manajemen
Ketiga,
aspek
waktu aspek
perubahan
dalam
lemahnya database, belum optimalnya
pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta
pemanfaatan teknologi informasi, rentan
dilakukan dengan cara yang terencana dan
KKN,
telah
tidak
adanya
reward
dan
dilakukan
secara
sistematis.
punishment serta partisipasi masyarakat
Pelayanan perizinan sudah masuk dalam
yang kurang.
proses Rencana Aksi Daerah (RAD) 99
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 2007-2011) tentang Reformasi Birokrasi
mengawal proses perubahan yang sedang
di Kota Yogyakarta. Proses ini kemudian
berjalan. Perubahan terbesar yang harus
dilajutkan kembali ke dalam road map
dilakukan dalam tahap ini adalah terkait
reformasi birokrasi. Proses manajemen
perubahan budaya organisasi dan mindset
perubahan dalam reformasi pelayanan
pegawai
perizinan di Kota Yogyakarta sesuai
Yogyakarta.
dengan model perubahan yang diungkap
di
Dinas
Perizinan
Kota
2. Changing and Moving
oleh Lewin (dalam Wibowo, 2006:77)
Proses
yang
perubahan
dilakukan
yang mengembangkan model perubahan
dalam
terencana dalam 3 tahapan yaitu tahap
changing and moving. Changing and
unfreezing, changing atau moving, dan
moving merupakan tahap pembelajaran
refreezing.
dimana pegawai mendapat informasi baru
1. Unfreezing atau pencairan
proses
kedua
ini
adalah
terhadap perubahan, model perilaku baru,
Unfreezing atau pencairan adalah
dan cara baru yang dilakukan secara
tahapan yang berfokus pada penciptaan
berkelanjutan. Perubahan yang terjadi di
motivasi untuk berubah dimana individu
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta ini
didorong untuk mengganti perilaku lama
dilakukan dengan mendorong seluruh
dengan perilaku baru. Proses pencairan
jajaran pegawai di lingkungan Dinas
merupakan adu kekuatan antara faktor
Perizinan
pendorong
Untuk
merubah pola pikir lama menjadi pola
menerima suatu perubahan, diperlukan
pikir yang mengutamakan kepentingan
kesiapan. Pencairan dimaksudkan agar
para
seseorang bersedia membuka diri terhadap
(stakeholders), mengutamakan kualitas
perubahan.
dan pencapaian target kinerja sehingga
dengan
dan
penghalang.
Perubahan
ini
dilakukan
membangun komitmen seluruh
Kota
Yogyakarta
pemangku
mampu
kepentingan
menciptakan
positif
Perizinan Kota Yogyakarta dari level
Yogyakarta. Hal ini dilakukan dengan
tertinggi hingga terendah untuk secara
cara memperbanyak diskusi-diskusi yang
konsisten
melibatkan
upaya
bersama
Dinas
benchmarking
jajaran pegawai di lingkungan Dinas
melakukan
dari
untuk
Perizinan
pegawai,
Kota
melakukan
menciptakan birokrasi ke arah perubahan
sosialisasi perubahan-perubahan baru, dan
yang
penguatan
mengikutsertakan pegawai pada diklat-
komitmen ini membutuhkan political will
diklat terkait. Pembinaan pegawai di
dan moral will dari pemimpin birokrasi
Dinas
untuk terlibat secara langsung dalam
dilakukan melalui metode IHT (In House
lebih
baik.
Upaya
100
Perizinan
Kota
Yogyakarta
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat Training), dimana setiap pegawai saling
Pelayanan Administrasi Terpadu (Paten)
berbagi dan belajar.
di tiap kecamatan.
3. Refreezing
Namun demikian, pada satu sisi,
Refreezing
adalah
pembekuan
proses
manajemen
Perizinan
distabilisir
mengintegrasikan
kelemahan dari aspek anggaran, sumber
perilaku dan sikap ke dalam cara yang
daya manusia, dan sarana prasarana.
normal
sesuatu.
Dukungan dari sisi anggaran/ sumber daya
Refreezing dilakukan untuk memberikan
finansial masih dibatasi oleh regulasi
kesempatan bagi pegawai menunjukkan
sehingga menyulitkan Dinas Perizinan
perilaku serta sikap yang baru. Sikap serta
melakukan
perilaku yang baru tersebut dibekukan
manusia
sehingga menjadi norma baru yang dapat
Perizinan Kota Yogyakarta juga belum
memperkuat hasil (Wibowo, 2006:77).
sesuai dengan penghitungan dan terjadi
Dalam proses ini Dinas Perizinan Kota
overlapping ketugasan pegawai untuk
Yogyakarta berupaya untuk memelihara
posisi-posisi tertentu.Berdasarkan hasil
momentum perubahan agar tetap dalam
analisis jabatan di Dinas Perizinan Kota
kondisi yang positif sesuai dengan tujuan
Yogyakarta,
reformasi pelayanan publik dalam bidang
pegawai yang ideal adalah memerlukan
perizinan. Dalam proses ini perubahan-
106 orang. Akan tetapi saat ini masih
perubahan yang sudah dilakukan tetap
memiliki keterbatasan jumlah pegawai
dilanjutkan secara berkelanjutan untuk
pada posisi-posisi tertentu. Selain itu,
jangka panjang. Bahkan dalam konteks
dalam menjalankan ketugasannya, Dinas
pelayanan perizinan, proses refreezing
Perizinan
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sudah
terkendala penyediaan fasilitas kendaraan
berjalan baik dan semakin dikembangkan
dinas yang belum memadai sehingga
ke ranah grass root dengan melakukan
ketika pegawai menjalankan tugas keluar
desentralisasi 9 pelayanan perizinan ke
terpaksa
kecamatan yakni Izin Pedagang Kaki
sendiri. Di balik kelemahan yang ada
Lima (PKL), Reklame, IMB, Pondokan,
tersebut, ternyata Dinas Perizinan juga
Pemakamam,
pembuatan KTP, Kartu
memiliki peluang dalam otoritas kebijakan
Keluarga, akta kelahiran, dan surat izin
penerbitan izin dengan otoritas menambah
penelitian yang dilayani satu atap dalam
jumlah izin, tetapi sampai sekarang masih
untuk
melakukan
Yogyakarta
Dinas
kembali dimana perubahan yang terjadi dengan
Kota
perubahan
perubahan. yang
Sumber
daya
oleh
Dinas
dimiliki
diproyeksikan
Kota
memiliki
kebutuhan
Yogyakarta
menggunakan
juga
kendaraannya
terkendala regulasi dari pusat, sehingga 101
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 perlu
untuk
melakukan
sinkronisasi
efisiensi dan efektivitas pengurusan izin
permasalahan regulasi antara pemerintah
dan pencapaian target kinerja Dinas
pusat dan daerah. Disamping faktor
Perizinan Kota Yogyakarta karena dengan
kelebihan,
peluang,
menerapkan teknologi informasi maka
ternyata terdapat faktor ancaman yang
proses pelayanan menjadi lebih cepat,
harus direspon oleh Dinas Perizinan Kota
tepat, transparan lebih mudah terkendali
Yogyakarta
regenerasi
dan memiliki akuntabilitas publik yang
pegawai yang lambat. Permasalahan ini
baik. Pelayanan perizinan sudah masuk
muncul
perpindahan
dalam proses Rencana Aksi Daerah
pegawai yang dilakukan kurang cepat dan
(RAD) 2007-2011) tentang Reformasi
jumlah pegawai yang direkrut untuk Dinas
Birokrasi di Kota Yogyakarta. Proses ini
Perizinan Kota Yogyakarta masih sedikit.
kemudian dilajutkan kembali ke dalam
Selain
road map reformasi birokrasi.
kelemahan,
yaitu
karena
itu,
dan
masalah
mutasi
ancaman
lainnya
adalah
komitmen dari kepala daerah. Setiap lima tahun
sekali
diselenggarakan
Manajemen
pilkada
Yogyakarta
sehingga kebijakan
yang
berbeda,
sehingga
yaitu: tahap unfreezing, changing atau moving,
perubahan
Reformasi pelayanan perizinan di Kota
aspek
Kota
Kota
pola pikir dari mental birokrat menjadi
teknologi
mental melayani dan juga memelihara momentum perubahan agar tetap berada
perizinan
Yogyakarta,
Perizinan
perubahan komitmen pegawai, perubahan
pada jalur yang positif. Arah perubahan
berbasis teknologi informasi di Dinas Perizinan
Dinas
berkelanjutan. Perubahan ini meliputi
informasi. Dampak yang ditimbulkan dari pelayanan
di
manajemen
unit kerja secara sistematis, konsisten, dan
Ketiga, aspek inovasi organisasi dengan
implementasi
pencapaian
Secara
pikir dan budaya kerja individu maupun
penataan
penyelenggaraan pelayanan perizinan; dan
penggunaan
refreezing.
sistem, mekanisme kerja organisasi, pola
kelembagaan dan SDM; Kedua, aspek
pengembangan
dan
Yogyakarta bertujuan untuk mengubah
Yogyakarta
mengarah pada upaya penataan tiga aspek Pertama,
model
perubahan terencana melalui 3 tahapan
keseluruhan,
Perizinan
dengan
perubahan
SIMPULAN
yaitu:
dilakukan
pada
kebijakan tersebut sekedar jalan ditempat.
Dinas
dalam
reformasi pelayanan perizinan di Kota
untuk memilih kepala daerah yang baru berdampak
perubahan
tersebut diharapkan mampu menjadikan
telah
Kota Yogyakarta menjadi pilot project
membawa dampak positif dalam hal
reformasi birokrasi. Adapun permasalahan 102
Hidayatul Fajri – Kebijakan Pengelolaan Hutan dan Kemiskinan Masyarakat yang menjadi penghambat dalam proses
transparan, input dan output dapat
perubahan dalam reformasi pelayanan
terkendalikan secara jelas.
perizinan di Kota Yogyakarta adalah: (1)
3. Aspek politik: penguatan political
Dari aspek keterbatasan anggaran, (2)
will dan moral will dari pemimpin
Dari aspek komitmen pimpinan dan
dan
regenerasi sumber daya manusia; dan (3)
Yogyakarta
Dari aspek keterbatasan sarana prasarana.
praktik
Dalam rangka mengatasi berbagai kendala
dalam
perubahan
secara
akuntabilitas
korupsi,
Kota
memberantas kolusi
dan
pelayanan
perizinan di Kota Yogyakarta. 4. Aspek budaya: penciptaan budaya
rekomendasi sebagai berikut: sosial:
untuk
penyelenggaraan
berkelanjutan, maka terdapat beberapa
1. Aspek
Pemerintah
nepotisme serta diskriminasi dalam
mengimplementasikan
manajemen
institusi
organisasi dan budaya kerja baru
meningkatkan publik
dalam
dan
penataan
kelembagaan,
sehingga pegawai dan pemangku
memperkuat partisipasi publik agar
kepentingan
mendapatkan dukungan positif dari
mentransformasikan
masyarakat,
sektor
budaya organisasi dengan baik.
pemangku
kepentingan
swasta,
dan
terkait
5. Aspek
lainnya. 2. Aspek
terkait
organisasi:
dapat perubahan
transformasi
kelembagaan dan penerapan inovasi ekonomi:
efisiensi,
mendorong
efektivitas
dalam pembangunan kelembagaan
dan
terakit
penyelenggarapelayanan
transparansi dalam penyelenggaraan
perizinan. Hal ini terlijat dalam
pelayanan
dengan
restrukturisasi hierarki organisasi
kewenangan
dan kewenangan, penyederhanaan
pelayanan perizinan dari dinas-dinas
alur pelayanan, inovasi penggunaan
terkait ke Dinas Perizinan Kota
teknologi
Yogyakarta. Dinas Perizinan inilah
penyelenggaraan
yang memiliki kewenangan untuk
perizinan agar lebih interaktif, dan
mengurus semua jenis izin di Kota
menerapkan
Yogyakarta.
pelayanan yang terintegrasi dan
perizinan
mengintegrasikan
Dengan
adanya
perubahan kewenangan ini maka pelayanan
perizinan
di
transparan.
Kota
Yogyakarta menjadi lebih efisien,
103
informasi
sistem
dalam pelayanan
pengaduan
NATAPRAJA Vol. 3 No. 1, Mei 2015 Volume 11, No. 1 (Mei 2007). Yogyakarta: MAP UGM. Wibowo. 2006. Managing Change : Pengantar Manajemen Perubahan. Bandung : Alfabeta
DAFTAR PUSTAKA Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. 2013. Profil Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Yogyakarta: Dinas Perizinan. Dwiyanto, Agus. 2010. Pelayanan Publik: Peduli, Inklusif, dan Kolaboratif. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Hardiansyah. 2011. Kualitas Pelayanan Publik: Konsep, Dimensi, Indikator dan Implementasi. Yogyakarta: Gava Media. Jasin, dkk. 2007. Implementasi Layanan Terpadu Di Kabupaten/Kota (Studi Kasus: Kota Yogyakarta, Kabupaten Sragen, Kota Parepare). Jakarta: KPK Direktorat Penelitian dan Pengembangan. Moleong, Lexy J. 2004. Metode Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi). Bandung: Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Noeng, Muhadjir. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif (edisi IV). Yogyakarta: Rake Sarasin. Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2005. Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (UU ASN).
Winardi, J. 2010. Manajemen Perubahan (Management of Change). Jakarta : Kencana Prenada Media Group Referensi Website: Kinerja. 2013. Policy Brief: Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Berkomitmen untuk Pelayanan Prima. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, UGM Yogyakarta bekerjasama dengan USAID dan University Network for Governance novation, dalam http://igi.fisipol.ugm.ac.id, diakses 10 April 2014 The Asia Foundation. 2007. Menelaah Perizinan Usaha di Indonesia: Suatu Tinjuan Atas Kebijakan Perizinan Usaha dan Survei Atas Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu. Jakarta: The Asia Foundation, dalam http://asiafoundation.org/resources /pdfs/IDOSSind.pdf, diakses 10 April 2014. Kedaulatan Rakyat. 2013. Program Pelimpahan Wewenang Kekurangan SDM, dalam http://krjogja.com/read/197888/progra m-pelimpahan-wewenang-kekurangansdm.kr, diakses 10 April 2014.
Widaningrum, Ambar. 2007. Bekerjanya Desentralisasi Pada Pelayanan Publik.dalam Jurnal Kebijakan dan Administrasi Publik,
104
