115/2011. (VI. 23.) MÖK határozat 1. A Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése 2011. július 1-jei hatállyal a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szervek között létrejövő, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodás mintát a 30. számú melléklet szerint jóváhagyja. Határidő: Felelős:
azonnal Lasztovicza Jenő, a megyei közgyűlés elnöke
2. A megyei közgyűlés felkéri a megyei főjegyzőt, hogy a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló egyedi megállapodásokat – a 30. számú melléklet alapján – valamennyi, a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatalához rendelt önállóan működő költségvetési szervre vonatkozóan készítesse el, és a költségvetési szervek vezetőivel kösse meg. Határidő: Felelős:
2011. július 1. Dr. Imre László, megyei főjegyző
30. melléklet a 115/2011. (VI. 23.) MÖK határozathoz
MEGÁLLAPODÁS a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről Ezen megállapodás létrejött az önállóan működő és gazdálkodó Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala (8200 Veszprém, Megyeház tér 1.) képviseletében megyei főjegyző, valamint az önállóan működő intézmény; képviseletében igazgató között. A megállapodás az költségvetésének tervezésével, gazdálkodásával, számvitelével és beszámolásával kapcsolatos feladatok szabályait rögzíti az alábbiak szerint. Az együttműködés általános szempontjai A MÖK Hivatala és az Intézmény együttműködésének célja az, hogy a hatékony, szakszerű és ésszerűen takarékos intézményi gazdálkodás szervezeti feltételeit teremtse meg. Az együttműködés nem csorbíthatja a – jelen megállapodásban foglaltakon túl – az Intézmény gazdálkodási és szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. A MÖK Hivatala az Intézményt ellátó pénzügyi-gazdasági ügyviteli szervezete útján biztosítja a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodás feltételeit. Az Intézmény által teljesített adatszolgáltatások valódiságáért, a határidők pontos betartásáért saját nyilvántartási rendszerére vonatkozóan az intézmény vezetője, míg az egyéb pénzügyi információ-szolgáltatások tekintetében a MÖK Hivatala vezetője a felelős. A MÖK Hivatala gondoskodik, hogy a gazdálkodással kapcsolatos állami, önkormányzati szabályozások eljussanak az önállóan működőkhöz és azok gyakorlati végrehajtását segíti. A kötelezettségvállalási és utalványozási jogkört az Intézmény vezetője saját hatáskörében gyakorolja, teljes körű felelősséggel tartozik az intézmény kiemelt költségvetési előirányzatainak betartásáért. Az ellenjegyzési és érvényesítési jogkört az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv gazdasági vezetője által kijelölt intézményi referens végzi. Az Intézmény önálló bankszámlával nem rendelkezik, a banki kapcsolatokat a MÖK Hivatala bankszámlájához kapcsolódó alszámláin bonyolítják. A készpénzes kifizetések teljesítésére az Intézmény a helyi lehetőségek függvényében banki vagy postai úton készpénzt vehet fel, felhasználásának és elszámolásának szabályait a MÖK hivatali pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az Intézmény költségvetési gazdálkodásának ügyvitele az OrganP Költségvetési Integrált Gazdálkodási Rendszer alkalmazásával történik.
A gazdasági eseményekhez kapcsolódó, azok során keletkezett bizonylatokat a MÖK Hivatala és az Intézmény között átadás-átvételi könyvvel kell kézbesíteni, amelyből megállapítható, hogy a keletkezett iratot (bizonylatot) mikor és kinek adta át ügyintézés végett. A bizonylatok átvétele postai úton, vagy a MÖK Hivatalban személyesen történik heti 2 alkalommal, keddi és csütörtöki napokon 8.30-11.30 közötti időpontban, ha munkaszüneti napra esik, akkor az azt követő munkanapon. 1./ Gazdasági program összeállítása Az Intézmény információt, adatot szolgáltat a MÖK gazdasági programjának összeállításához. 2./ Költségvetési koncepció Az Intézmény adatot, információt szolgáltat MÖK Hivatalának a költségvetési koncepció összeállításához. A MÖK Hivatala informálja az Intézményt a költségvetési koncepciót érintő adatairól. 3./ Költségvetés készítése A MÖK Hivatala számításokat végez a költségvetési keretszámok kialakításához, és a főjegyző egyezteti a költségvetés keretszámait az intézmények vezetőjével. 4./ Költségvetés jóváhagyása A költségvetés MÖK általi jóváhagyását követően a MÖK Hivatala informálja az Intézményt a közgyűlés döntéséről. Az Intézmény az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet alapján elkészíti elemi költségvetésük számszaki kimutatását és a szöveges indoklást. Az összesített költségvetés elkészítése és továbbítása a Magyar Államkincstár Veszprém Megyei Igazgatóság felé a MÖK Hivatala Gazdasági Irodájának feladata. 5./ Költségvetési előirányzat módosítása Az előirányzatok, saját hatáskörű előirányzat módosítások meghatározása az önállóan működő intézmény feladata. Az Intézmény írásban – a tárgyévi költségvetési rendelet módosítását tárgyaló közgyűlési időpontot megelőző 15 munkanapig – kezdeményezi a főjegyzőnél a költségvetés módosítását. A módosított költségvetésről a MÖK Hivatala értesítést küld az intézmény vezetőjének. Az intézmény az általa meghatározott előirányzatokról feladást küld a MÖK Hivatal részére. A MÖK Hivatala Gazdasági Irodája gondoskodik az OrganP előirányzat nyilvántartására szolgáló analitikán történő átvezetésről. Az előirányzatok alakulását az intézmény nyomon követheti az OrganP kimutatásai, lekérdezései segítségével. 2
6./ Költségvetési előirányzat-felhasználás A jóváhagyott éves költségvetési előirányzatok alapján a tárgyhónapot megelőzően havi előirányzat felhasználási tervet készít az Intézmény valamennyi bevétel és kiadás számbavételével a MÖK Hivatala Gazdasági Irodája részére. 7./ Gazdálkodás A költségvetési gazdálkodásra vonatkozó döntések – a jóváhagyott költségvetés alapján – az Intézmény vezetőjét illetik. 7.1.Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra az intézmény költségvetésében szereplő kiemelt előirányzatok erejéig az Intézmény vezetője jogosult, távollétében a kijelölt munkatársa. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és az ellenjegyzésre jogosult személyes aláírásával történik. Az Intézmény vezetője által vállalt kötelezettségek, szerződések, rendelések, átadott pénzeszközökre vonatkozó megállapodások nyilvántartásba vételét, előkontírozását az önállóan működő intézmény munkatársai végzik. 7.2. Érvényesítés, ellenjegyzés a MÖK Hivatala Gazdasági ügyrendje szerint történik. 7.3. Utalványozás az Intézmény Gazdasági ügyrendjében szabályozottak szerint történik. 7.4. A személyi juttatásokkal és munkaerővel való gazdálkodás Az Intézmény közalkalmazottait megillető járandóságait központi illetményszámfejtés keretében a Magyar Államkincstár Veszprém Megyei Igazgatóság végzi. Az ezzel kapcsolatos jelentési kötelezettség és egyéb teendő (nyilvántartások vezetése, feladások készítése) az intézmény feladata. A járandóságok utalásának előkészítése és továbbítása a MÖK Hivatala felé az intézmény feladata. A járandóságok utalását a MÖK Hivatala, illetve a MÁK végzi. A nem rendszeres személyi jellegű juttatás számfejtési és jelentési kötelezettsége az intézmény feladata. 8./ Pénzeszközök kezelése 8.1. Bankszámla Az Intézmény önálló bankszámlával nem rendelkezik. Az intézmény költségvetési előirányzatainak teljesítése során jelentkező bevételeket és kiadásokat a MÖK Hivatala által meghatározott OTP Nyrt. Veszprém Megyei Igazgatóságnál vezetett alszámlán (MÖK Költségvetési elszámolási számla alszámláján) történik. Az intézmény kérésére a pályázati források kezelésére elkülönített számlát nyithat a MÖK Hivatala. 3
8.2. Ellátmányi pénztár Az intézmény banki vagy postai úton készpénzellátmányt vesz fel az Intézmény készpénz forgalmának bonyolítására. Az ellátmány feltöltésére, kezelésére vonatkozó szabályozást a MÖK Hivatal Pénzkezelési szabályzata tartalmazza. Az intézmény legfeljebb 15 naponként, de legalább 30 naponként elszámol a MÖK Hivatala felé az erre rendszeresített bizonylaton. Az elszámolással egyidejűleg az ellátmány maradványt vissza kell fizetni a MÖK költségvetési elszámolási számlához tartozó alszámlájára. Az ellátmány összege havonta többször is igényelhető. Az Intézmény készpénz ellátmányát az Intézmény vezetője által kijelölt dolgozó kezeli, felhasználásának szabályszerűségéért az intézmény vezetője felelős és gondoskodik egyúttal a pénz szabályszerű tárolásáról. A készpénzben beszedett bevételek kiadások teljesítésére nem fordíthatók, az Intézmény köteles azokat a MÖK költségvetési elszámolási számlához tartozó alszámlára befizetni. Az OrganP házipénztár modulját a MÖK Hivatal munkatársai kezelik. Pénztár bizonylat csak a MÖK Hivatalban az OrganP-ből állítható elő. Az Intézményben történő ki/befizetések esetén – a dupla bizonylatolás elkerülése végett – az Intézmény munkatársa pénztár bizonylatot nem állíthat ki. 9./ Analitikus nyilvántartások 9.1 A beérkező számlák analitikus nyilvántartását a MÖK Hivatala Gazdasági Irodája vezeti. A szállítói számlák az intézményhez érkeznek, ahol megtörténik a szállítói számla szakmai teljesítésének igazolása. Ezt követően a számlát az Intézmény „Bizonylatkísérő lap és utalvány”–nyal eljuttatja a MÖK Hivatala Gazdasági Irodájához. A Hivatal nyilvántartásba veszi az OrganP-ben, kijelöli a számla előzményeit (szerződés, rendelés). 9.2.Vevő analitika A vevő számlák az intézménynél készülnek kézi, OrganP, illetve egyéb szoftver segítségével. A vevő számlák az Intézmény nevében készülnek (csekkes befizetések esetében a csekk tartalmaz egy intézményi egyedi azonosító számot – megkönnyítve ezzel a pénzügyi teljesítés feldolgozását). Az intézménynél kiállított vevő számlákat rendszeres időközönként, de legfeljebb 10 naptári napon belül – az átadás igazolása mellett – eljuttatja a MÖK Hivatala Gazdasági Irodájába. 9.3. Bank analitika Bankszámla kivonatok a MÖK Hivatalához érkeznek, feldolgozásuk ott történik. 9.4.Egyéb analitikus nyilvántartások vezetése - A tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának vezetését a MÖK Hivatala végzi. A készletek analitikus nyilvántartását – ide értve a munkahelyeken használatban lévő készleteket is – az Intézmény végzi. 4
- Az Intézmény végzi a selejtezéseket, leltárfelvételeket, a leltárak összesítését és kiértékelését. - Az állomány-változásokról feladást készít az Intézmény a MÖK Hivatala Gazdasági Iroda részére, az értékcsökkenés elszámolását a MÖK Hivatala Gazdasági Irodája végzi. - Az Intézmény energia fogyasztásának ellenőrzése, kezelése a szolgáltatókkal és hatóságokkal való kapcsolattartás az Intézmény feladata. - Az Intézmény köteles analitikus nyilvántartást vezetni a tevékenységükkel kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatások alátámasztása érdekében, munkaügyi-, személyi- és béradatok, szigorú számadású nyomtatványok, bélyegzők, továbbá saját és a MÖK Hivatala szabályzataiban előírt esetekben. - A függő, átfutó tételekkel kapcsolatos nyilvántartásokat az intézménnyel egyeztetve a MÖK Hivatala vezeti. - Az intézmények költségvetésébe megjelenő pályázatokkal kapcsolatos analitikus nyilvántartások és a pályázatok által előírt dokumentációk vezetéséért, azok időbeni elkészítéséért és szükség szerint a MÖK Hivatala részére rendelkezésre bocsájtásáért az intézmény vezetője a felelős. 10./ Főkönyvi könyvelés vezetése Főkönyvi könyvelést és a kapcsolódó kötelező kimutatások elkészítését bizonylatok alapján a MÖK Hivatala Gazdasági Iroda végzi. (számlák, feladások, megállapodások megküldése „Bizonylatkísérő lap és utalvány”-nyal együtt) Zárásokhoz kapcsolódóan az analitikus nyilvántartásokat dokumentáltan egyezteti a MÖK Hivatala Gazdasági Irodája az Intézménnyel. 11./ Vagyonkezelés Az Intézmény felelősséggel tartozik a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért a MÖK vagyonrendeletében foglaltak szerint. Az önkormányzati tulajdonú ingatlanokkal és egyéb vagyontárgyakkal kapcsolatos feladatokat az Intézmény, mint kezelő látja el, a számviteli nyilvántartását a MÖK Hivatala végzi. Vagyonkataszteri nyilvántartást vezet az Intézmény és a változásokról tájékoztatást küld a MÖK Hivatalának. 12./ Adóigazgatás (bevallás, megfizetés) Az intézmény tevékenységéhez kapcsolódó adó és adó jellegű járulék – személyi juttatásokhoz kapcsolódó járulék kivételével – elszámolását és bevallását az Intézmény végzi. 13./ Adatszolgáltatás A különböző jogszabályokban előírt információ szolgáltatási kötelezettség, - úgymint költségvetési terv, féléves és éves beszámoló, havi pénzforgalmi jelentés, időközi mérlegjelentés, – a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés az információszolgáltatás továbbítása a MÖK Hivatala feladata. Az Intézmény azonban köteles 5
azon dokumentumokat, illetve nyilvántartásokat vezetni és rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik a MÖK Hivatala összevont adatokat tartalmazó információ szolgáltatását. 14./ Költségvetési beszámoló A MÖK Hivatala Gazdasági Irodája a főkönyvi könyvelés rendszerén belül elkülönítetten könyveli az Intézmény gazdálkodásával kapcsolatos bizonylatokat. A MÖK Hivatala elkészíti az önkormányzat szintű összesített, mind a MÖK Hivatala, mind az intézmény adatait tartalmazó beszámolót. A féléves és éves beszámoló szöveges részét a rendelkezésre álló adatokból az intézmény készíti el. A MÖK Hivatala feladata a pénzmaradvány kimutatása, indoklása egyeztetve az Intézmény vezetőjével. 15./ Vezetői információ szolgáltatás Az integrált gazdálkodási rendszer a költségvetés pénzügyi helyzetének alakulását, az eszközökben, forrásokban bekövetkezett változásokat, nyomon követését teszi lehetővé. A MÖK Hivatal munkatársai kezelik az OrganP összes listáját, kimutatását. Az önállóan működő intézmény munkatársai saját intézményi tervezési alapegységükre kimutatásokat, lekérdezéseket használnak. A MÖK Hivatala Gazdasági Irodája rendszeres időközönként részletes információt szolgáltat a MÖK vezetőinek. 16./ Belső ellenőrzés Az Intézmény folyamatba épített belső ellenőrzésének működéséért a felelősség elsődlegesen az intézmény vezetőjét terheli. Az intézményt ellátó pénzügyi szervezet tevékenységi köréhez kapcsolódó belső ellenőrzés működéséért a MÖK Hivatala vezetője felel. 17./ Kódok, törzsek Az OrganP kódjainak karbantartását a MÖK Hivatala végzi (partner törzs, főkönyvi számlatükör törzs, tervezési alapegységek, stb.) Veszprém, 2011. július 1.
megyei főjegyző
igazgató
6
