Lampiran 3. Format laporan evaluasi Visitasi PHK-PKPD (AIPKI) Komentar dan Rekomendasi Nama Perguruan Tinggi
: FK UNIVERSITAS MALAHAYATI LAMPUNG
Skema
: B
Reviewer
: 1. Sonny Pamuji Laksono 2. Bau Dilam Ardyansyah
1.
KOMENTAR UMUM Komitmen pimpinan terhadap dukungan pelaksanaan program PHK-PKPD selama tiga tahun nampaknya hanya terlihat dari dukungan moral dan spiritual terhadap Staf PIU FK UNIMAL. Komitmen terhadap anggaran DRK yang terdapat pada kontrak PHKPKPD yang telah ditandatangani pada awal Project nampaknya belum terealisasi ,secara tidak langsung ini berdampak terhadap kinerja para staf PIU PHK-PKPD FK UNIMAL, sehingga perlu dipertimbangkan adanya program yang tidak terlaksana sesuai schedule yang telah ditetapkan dapat disebabkan oleh hal tersebut. Pada dasarnya proses pelaksanaan PHK-PKPD di FK UNIMAL telah berjalan sesuai dengan RIP yang telah dibuat. Untuk pelaksanaan program pada PIC 1 yang terdiri dari tujuh aktifitas nampaknya masih sulit untuk ditentukan ketercapaian target indikatornya. Karena perlu ditetapkan metode pengukurannya terlebih dahulu. Namun demikian dari beberapa aktifitas masih ada beberapa aktifitas yang tidak terealisasi ,seperti lokakarya penjaminan mutu, Hibah Pengajaran untuk pembuatan modul Tumbuh Kembang dan Reproduksi tidak terlaksana oleh karena ada kekhawatiran staf tentang SOP HPEQ untuk melaksanakan Hibah Pengajaran yang sangat ketat, Pengembangan staf juga mengalami hambatan yaitu hanya bisa direalisasi 2 staf yang melaksanakan Tugas Belajar dari perencanaan tujuh staf, kendala ini disebabkan karena kegagalan staf pengajar pada saat seleksi penerimaan sebagai mahasiswa program magister dan Doktor. Aspek pengadaan barang sampai IFR Q1 2014 telah terealisasi 95% ,artinya management untuk proses pengadaan setelah tiga tahun berjalan project HPEQ telah dapat tercapai dengan baik. Berbagai masalah yang timbul selama proses pengadaan sudah dapat diselesaikan dengan baik, masalah harga penawaran yang selalu diatas PAGU nampaknya hampir dijumpai pada setiap paket pengadaan barang. Namun demikian keberhasilan merealisasikan kontrak untuk paket paket pengadaan tersebut harus dievaluasi terhadap ketercapaian indikator kinerja seperti yang diharapkan sesuai yang terdapat diadalam RIP FK UNIMAL. Misalnya paket pengadaan CPU untuk program “smart Class Room” dimana jumlah kuantitas CPU nya dalam paket pengadaan dikurangi dari 40 Unit menjadi 16 Unit CPU. Namun pengurangan kuantitas Unit CPU ini seharusnya tidak akan merubah outcome target capaian aktifitas program yang sudah di rencanakan baik dalam proposal awal PHK-PKPD maupun RIP masing masing tahun anggaran.
2.
KOMITMEN PIMPINAN Komitmen pimpinan terhadap keberlanjutan setelah program PHK-PKPD berakhir nampaknya telah diupayakan dengan cukup baik. Dalam hal memenuhi persyaratan UU pendidikan Tinggi thn 2012 yang menyangkut sarana Rumah Sakit Pendidikan Yayasan Malahayati telah merealisasikan pendirian RS Pendidikan di area Universitas Malahayati yaitu RS Bintang. Saat ini RS Pendidikan Utamanya FK Malahayati berada di daerah Kuningan yaitu RSUD Kuningan. Bila dilihat dari jarak yang sangat jauh tampaknya kurang efektif untuk bisa mencapai target pembelajaran yang diinginkan, mengingat kurikulum dan evaluasi program tahap profesi pun dilakukan oleh pihak RSUD saja dan keterlibatan pihak FK UNIMAL tidak terlalu dominan. Bahwa sesungguhnya agar proses pembelajaran dapat sesuai dengan visi,misi, tujuan dan Renstra FK UNIMAL ,maka sudah seyogyanya MEU FK UNIMAL yang seharusnya melakukan fungsi control yang berkelanjutan terhadap hasil proses pembelajaran tahap profesi di RS Pendidikannya. Oleh karena itu jarak yang terlalu jauh antara RS Pendidikan dan FK UNIMAL sudah seyogyanya dipertimbangkan ,dan hal ini nampaknya telah diupayakan oleh pihak Yayasan UNIMAL. Suasana atmosfer akademik yang baik nampaknya telah di upayakan oleh FK UNIMAL dengan meningkatkan kerjasama antar Negara seperti dengan UKM Malaysia, Belanda dan China. Hanya diseminasi hasil program kerjasama ini perlu dievaluasi lebih lanjut agar output dari program kerjasama ini dapat membantu meningkatkan kualitas hasil pembelajaran di FK UNIMAL secara optimal. Komitmen pimpinan terhadap hasil evaluasi pembelajaran mahasiswa tampaknya juga telah mendapat perhatian khusus dari pimpinan , hal ini terlihat dari pihak Universitas dan Fakultas yang telah mengupayakan dana Yayasan UNIMAL, menyediakan 240 CPU sarana IT untuk mendukung terlaksananya ujian metode CBT di lingkungan FK UNIMAL. Dengan harapan bahwa akan terjadi peningkatan hasil evaluasi pembelajaran melalui ujian UKDI. Begitu pula sarana untuk menunjang ketercapaian target pembelajaran yang berhubungan dengan ketrampilan atau OSCE, Yayasan UNIMAL telah menyediakan anggaran untuk membangun sarana ruangan ujian OSCE sebanyak 48 ruangan, lengkap dengan perangkat CCTV di masing masing ruangan. Komitmen pimpinan untuk memperhatikan rasio dosen dan mahasiswa, tampaknya masih perlu ditingkatkan lagi, reviewer melihat pada awal program PHKPKPD ada program aktifitas untuk merancang system seleksi mahasiswa baru di FK UNIMAL, tetapi program ini kemudian di hilangkan pada pelaksanaan akhir tahun 2011, hal ini perlu diklarifikasikan kembali . karena menurut pandangan kami justru ini merupakan main problem dari FK UNIMAL untuk dapat membantu meningkatkan kualitas hasil proses belajar. Berkaitan dengan komitmen terhadap dukungan program PHK-PKPD khususnya dari aspek keuangan , tampaknya pimpinan harus memastikan realisasi anggaran DRK dari Yayasan UNIMAL yang sampai pada IFR Q1 akhir bulan April 2014 belum juga dapat direalisasikan dan ini adalah janji pimpinan yang belum juga terealisasi mulai sejak tahun 2012. Menurut pandangan kami ada beberapa program yg aktifitasnya tidak bisa dilaksanakan bukan karena masalah ketersediaan anggaran WB, tetapi Karena motivasi staf atau PIC yang menurun, hal ini dapat menjadi factor penentu
terhadap ketercapaian target sasaran dari indikator utama dan indikator tambahan program PHK-PKPD FK UNIMAL, karena anggaran ini digunakan untuk Management Program, maka sudah selayaknya pelaksana program atau PIU dari FK UNIMAL mendapatkan reward yang sesuai, dengan reward ini diharapkan dapat memotivasi semangat kerja dari staf PIU FK UNIMAL tentunya dalam mengoptimalkan ketercapaian sasaran target program. Komitmen pimpinan dalam memecahkan masalah sulitnya mencari calon tenaga pengajar, dalam beberapa tahun terakhir ini telah ditunjukan dengan memberikan kepada semua staf fasilitas tempat tinggal berikut perabotan rumah tangga gratis dan kendaraan gratis serta berbagai fasilitas lain. Fasilitas akomodasi tidak hanya diperuntukan bagi dosen ,tetapi juga diperuntukan bagi mahasiswa berupa asrama putra dan putri yang terletak terpisah. Adanya konsep akomodasi bagi dosen dan mahasiswa yang menyatu memungkinkan proses pembimbingan bisa dilaksanakan diluar jam belajar di FK UNIMAL. Artinya bagi mahasiswa yang masih memerlukan bimbingan tambahan dapat meminta pada biro akademik FK UNIMAL untuk bisa ditambahkan jam bimbingan untuk mereka, setelah jam kuliah. Biasanya pada malam hari setelah bada isya. Pelaksanaan bimbingan dapat dilaksanakan di apartemen dosen ataupun di area area umum, seperti tempat food court dsb. Dengan adanya konsep perekrutan staf dosen yang terus ditingkatkan dan sarana akomodasi yang juga terus ditingkatkan, maka sejak tahun 2011 penerimaan untuk calon staf dosen sekarang bisa mencapai rata rata 30 staf/tahun, sehingga diharapkan pada tahun tahun mendatang mutu dari dosen dosen baru dapat dijamin kualitasnya karena tingkat selektifitas yang baik. Tampaknya konsep perlunya suatu institusi memiliki unggulan unggulan tertentu belum menjadi suatu perencanaan dalam Rencana Program kerja FK UNIMAL, hal ini terlihat bagaimana konsep Program Unggulan dari institusi di rencanakan dan dilaksanakan dalam upaya mendukung ketercapaian Visi dan Misi FK UNIMAL belum tersirat dalam Renstra Fakultas dan masih bervariasinya pendapat pimpinan tentang unggulan unggulan di FK UNIMAL, bahkan menurut salah satu pimpinan, diharapkan unggulan FK UNIMAL adalah di bidang “Dokter Layanan Primer”. Penetapan fokus unggulan tersebut, nampaknya kurang spesifik mengingat bahwa semua dokter lulusan dari Program study Kedokteran di seluruh Indonesia berdasarkan UU Dikdok berorientasi pada “Dokter Layanan Primer”. Dilain pihak, masih tertulis jelas pada dokumen fakultas bahwa visi UNIMAL adalah pendidikan berbasis komunitas yang religius. 3.
KEMAJUAN PELAKSANAAN PHK-PKPD DAN KETERCAPAIAN INDIKATOR A. Pelaksanaan Kegiatan Secara Umum Sampai dengan akhir tahun 2013 , dua program utama yang telah dilaksanakan meliputi 6 aktifitas pada program PIC, dan 2 aktifitas pada program PIC2. Untuk Program PIC 1 aktifitas : 1. Degree Training lanjutan 2011 : terlaksana dua orang staf Tubel S2 di Universitas Indonesia; keduanya telah selesai Tubel. Terlaksana dua org staf Tubel S2 Universitas Brawijaya; dr. Heti sudah selesai dan dr. Kurniawan belum selesai. Terlaksana satu org staf S3 di Universitas Gadjah Mada; dr.
Devita Febriani saat ini dalam tahap penyusunan disertasi 2. Degree Training lanjutan 2012: Terlaksana satu org staf Tubel S2 di Universitas Indonesia ; a/n dr Sri marya on going, karena Program PHK-PKPD telah selesai pada bulan Juli 2014 ,untuk SPP Yang diperkirakan akan ada tambahan satu semester menjadi 5 semester , hal ini berdasarkan surat dari pembimbing skripsi ybs, maka karena ada dana efisiensi PIU UNIMAL, diusulkan oleh PIU untuk menggunakan dana efisiensi tersebut, dalam hal ini PIU telah mengirim surat permintaan approval ke CPCU HPEQ untuk penggunaan dana efisiensi ini. 3. Overseas Degree Training lanjutan 201: Terlaksana satu orang staf Tubel S2 di Curtin University Australia a/n Dwi marlina, ada perpanjangan masa study , tetapi sudah dilaporkan ke CPCU untuk menggunakan dana efisiensi ini, namun belum ada jawaban dari CPCU. 4. Overseas Degree Training lanjutan 2012: Terlaksana satu org staf Tubel S2 di Mahidol University Thailand a/n Arizkilah. Karena project akan berakhir pada bulan Juni 2014, maka diperlukan jaminan keberlanjutan dari pembayaran SPP dari dana non WB. Surat perjanjian dari yayasan Malahayati sudah dibuat untuk menjamin keberlanjutan SPP tetap terbayar. 5. Non Degree Training 2013: Terlaksana aktifitas pertama, yaitu in house training terhadap 30 org staf pengajar mengenai pembuatan soal CBT, Program ini merupakan program kemitraan dgn Universitas Brawijaya (UB). Diseminasi hasil kegiatan adalah reviewer yg sudah dilatih diikut sertakan dalam item reviewer soal UKDI di FK Unjani. Terlaksana aktifitas kedua, yaitu Pelatihan Program PEKERTI / AA terhadap 2 org staf di UNILA, diseminasi aktifitasnya yaitu akan dilakukan pelatihan oleh dua org yg telah dilatih kepada staf UNIMAL yang lain. 6. Hibah pengajaran 2013: dalam perencanaan ada 2 proposal yang akan dilaksanakan yaitu Hibah Pengajaran Blok Tumbuh Kembang dan Blok Kardiovaskuler, tetapi tidak dilaksanakan. Hal ini disebabkan karena kesulitan mencari staf yang akan melaksanakan hibah pengajaran tersebut, meskipun telah diupayakan oleh PIU dengan tidak mengkompetisikan program ini, melainkan melalui Penunjukan oleh Dekan FK UNIMAL, namun pada kenyataannya tetap tidak ada staf yang berminat. Menurut direktur eksekutif ada keraguan dari staf pengajar yg akan melaksanakan hibah pengajaran ini kelak dikemudian hari akan bermasalah dengan prosedur yang begitu rumit dari CPCU HPEQ. 7. Lokakarya 2013 : ada 2 aktifitas yaitu; Monev Program Pendidikan Sarjana Kedokteran kegiatan ini terlaksana, aktifitas ini bukan aktifitas monev tetapi kegiatan lokakarya yang outcomenya telah diseminasikan dan telah terlihat pada buku modul Student Guide. Untuk aktifitas lokakarya kedua adalah Monev Pendidikan Profesi Dokter, aktifitas ini tidak terlaksana, tetapi melalui Program kerja existing Fakultas kedokteran akan diupayakan untuk tetap terlaksana. Untuk Program 2 (PIC2) ; ada 2 aktifitas 1. Lokakarya 2013 ; Implementasi SOP Penjaminan Mutu Administrasi di Tingkat Fakultas dan Laboratorium Univ. Malahayati. Aktifitas ini terlaksana dan aktifitas Implementasi SOP Penjaminan Mutu Akademik di Tingkat Fakultas dan Laboratorium Univ. Malahayati aktifitas inipun telah terlaksana. 2. Kegiatan Kemitraan (Luncuran 2012) : Menghadiri Lokakarya Fakultas Kedokteran Universitas Islam Malang, aktifitas ini terlaksana
B. Perkembangan Serapan Anggaran sampai IFR Q4 2013 dan IFR Q1 2014 : Jumlah total kontrak anggaran (2011-2013) yang semula diusulkan dan yang disetujui, Total Anggaran Semula (Nilai Kontrak Awal): Rp 13.727.048.000. Total Anggaran Disetujui (hasil negosiasi 10-12 September 2012): Rp 8.319.461.300 dan Sisa Anggaran adalah sebesar : Rp 5.407.586.700. Realisasi anggaran pada tahun 2012 telah terjadi pemotongan sebesar Rp 874.214.000. hal ini disebabkan karena dana untuk pengembangan staf degree training tidak bisa terserap oleh karena dari 7 kandidat staf dosen yg akan disekolahkan ternyata hanya 2 orang yang dapat diterima sehingga ada anggaran yang tidak terserap sebesar Rp 874.214.000. Dua org staf yang meneruskan pendidikan adalah : dr Sri Maria Puji dan dr Arizkilah. Berdasarkan data IFR Q1 akhir Maret tahun 2014, realisasi serapan anggaran aktifitas bulan Januari –maret 2014 adalah sebesar Rp 1,371,715,000 yang digunakan untuk Pengadaan Barang dan Jasa; 1. Paket Anatomy Model dan Manekin Rp 832,915,000 2. Alat Ruang Kelas Rp 474,000,000. Pengembangan Staf; Pendidikan Bergelar Dalam Negeri Rp 64,800,000. Dalam Perencanaannya pada Q1 2014 terdapat anggaran yang tidak berhasil direalisasikan diantaranya adalah dana DRK (University Contribution) sebesar Rp 62,000,000 untuk Managemen Program, tetapi sampai dengan tgl 23 Mei 2014 dana kontribusi dari Universitas Malahayati tidak pernah terealisasi. Masalah ini pernah disampaikan pula oleh reviewer HPEQ-DIKTI sejak review pada thn 2012. Telah dikonfirmasikan oleh reviewer pada saat terakhir review oleh reviewer AIPKI-HPEQ kepada pihak Rektorat dan Rektorat berjanji akan merealisasikan hal ini pada akhir bulan MEI 2014. Berikutnya yang tidak terealisasi lagi pada Q1 2014 adalah Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri sebesar Rp 63,294,800. Kemudian Lokakarya dan Pengembangan Sistem sebesar Rp 30,108,800. Sebagai resume; Berdasarkan data IFR serapan keuangan dana World Bank (WB) sampai dengan IFR Q1(Jan-Maret) 2014 adalah sebesar : Rp 7,860,380,370 dari total sesuai yang tersirat dalam kontrak selama tiga tahun sebesar Rp 8,230,741,300 atau serapan keuangan berkenaan dengan aktifitas Program maupun Pengadaan barang berkisar sekitar 95.50%. Untuk capaian penggunaan anggaran DRK (dana Pendamping dari Universitas) dari perencanaan anggaran yang direncanakan selama 3 tahun sebesar Rp 745,000,000 sesuai dengan kontrak awal tahun 2011, sampai dengan IFR Q1 2014 ternyata hanya terealisasi sebesar Rp 261,578,049 atau hanya 35,1%. C.
Perkembangan Pengadaan Barang dan Jasa pada Q4 2013 s/d Q1 2014 :
Untuk paket Alat Ruang Kelas (Smart Class Room) merupakan paket pengadaan program tahun 2012 dalam bentuk 30 unit CPU yang diluncurkan ke tahun 2013 dan telah dibayarkan sesuai kontrak pada 6 feb 2014. Dalam progress nya paket pengadaan ini sulit sekali, karena terbukti pada proses pengadaannya telah mengalami REBIDDING dan setelah rebidding pun banyak vendor yg membuat penawaran masih lebih dari PAGU nya, sehingga sulit bagi panitia pengadaan untuk menetapkannya. Setelah berkonsultasi dengan panitia pangadaan di CPCU HPEQ akhirnya agar proses pengadaan dapat terealisasi dan dimenangkan oleh CV Bintang Karya Perdana
Jl.Jendral Sudirman No.57 D Rawalaut bandar Lampung Nomor Kotrak : 240a/SKHPEQ/UNIMAL/XII/2013 Tanggal Kontrak : 27 Desember 2013, dan Nilai Kontrak sebesar Rp.474.000.000.- adalah dengan tetap memperhatikan kesesuaian spesifikasi alat yang sesuai dalam RIP 2012, tetapi hanya mengurangi jumlah kuantitas unit CPU nya dari 30 Unit menjadi 16 unit saja, sehingga proses pengadaan dapat terus terealisasi tanpa menyalahi ketentuan dan kontrak yg berlaku. Untuk Paket Medical Textbook , merupakan paket metode NCB , serta merupakan paket pengadaan tahun 2013. Paket ini diupayakan dari anggaran gabungan yang merupakan efisiensi tahun 2012 dan pengalihan Civil Work yang tidak terpakai 2012 . Pemenang tender adalah CV BLAMBANGAN Jl. Ambengan No.91 A Surabaya Jawa Timur, Nomor Kontrak : 186a/SK-HPEQ/UNIMAL/V/2013, Tanggal Kontrak : 23 Mei 2013, Add. Kontrak : 198a/SK-HPEQ/UNIMAL/VII/2013, Tanggal 12 Juli 2013, dengan Nominal Kontrak : Rp. 808.086.000. paket ini telah dibayarkan. Untuk Paket ke tiga adalah paket Medical Laboratory, merupakan paket metode shooping. Paket ini merupakan paket pengadaan tahun 2013. Paket ini merupakan gabungan efisiensi tahun 2012 yaitu paket Anatomy model, Medical Texbok dan IT. Vendor pemenang paket ini adalah CV Edsi Mandiri Jl. Sultan Agung Gang Tirtayasa No.05 Bandar Lampung, Kontrak Nomor 231a / SK-HPEQ / UNIMAL / XII / 2013, Tanggal 06 Desember 2013, dengan Nominal Kontrak Rp.229.800.000.paket ini telah dibayarkan pada januari 2013. D.
Analisis Kinerja Grantees Terhadap Dampak Pelaksanaan PHK-PKPD di FK UNIMAL, menurut persepsi tenaga pengajar:
Menurut pendapat dosen dan mahasiswa, Secara umum dampak pelaksanaan PHK-PKPD sudah terlihat baik, dengan adanya tambahan buku referensi yang terdapat diperpustakaan Universitas Malahayati, tambahan sarana skill lab dalam bentuk manekin. Menurut persepsi para dosen di FK UNIMAL metode untuk evaluasi belajar menjadi lebih baik karena evaluasi belajarnya sekarang menggunakan CBT (sejak thn 2013) baik untuk evaluasi local ataupun untuk ujian Ujian Akhir Blok dsb. Tetapi menurut persepsi mereka Ujian CBT banyak kendalanya karena soal yg sudah ditampilkan tidak bisa diulang, sehingga hasil ujian dengan CBT tampaknya kurang memberikan hasil yang diharapkan dengan baik, hal ini menurut mereka disebabkan karena mahasiswanya belum terbiasa menggunakan komputer. Menurut pendapat dosen, Selama pelaksanaan project PHKPKPD ada perubahan kuantitas calon dosen melamar ke FK UNIMAL. Terdapat penambahan jumlah dosen yang melamar setiap semester sebanyak 10 org / tiap seleksi. Tapi namun demikian pernah pada saat, pembukaan rekrutmen dosen di FK UNIMAL tidak ada satu pun calon dosen yang melamar. Menurut persepsi para dosen di FK UNIMAL, Untuk penambahan calon dosen FK masih tergolong sulit. Menurut mereka hal ini dikarenakan komitmen sbg akademisi dengan tugas ganda sebagai profesi dokter krn harus praktek yang sulit untuk dilaksanakan, hal ini berkaitan dengan manajemen waktu. Menurut persepsi dosen upaya Fakultas untuk meningkatkan animo calon dosen yang akan menjadi dosen di FK UNIMAL telah dilaksanakan tapi itupun baru dalam beberapa tahun ini, seperti pemberian tempat tinggal mess, dibebaskan dari kewajiban membayar air, Listrik serta diberi fasilitas mobi . Menurut staf pengajar yang merangkap bagian HRD
di FK UNIMAL; dgn adanya upaya ini menurut bagian rekrutmen telah meningkatkan animo dosen yg mendaftar sbg calon dosen. Tapi menurut persepsi para dosen yang lain , banyak juga dosen yang keluar setiap tahun nya . Menurut pendapat para staf pengajar di FK UNIMAL, Salah satu penyebabnya adalah karena komunikasi antar pimpinan dan dosen yang kurang optimal. Hasil survey oleh tim HRD FK UNIMAL pada tahun 2012 telah dilakukan evaluasi kinerja dosen, dari hasil evaluasi tersebut ternyata banyak dosen yg belum punya jabatan akademik Asisten Ahli hal ini menurut mereka disebabkan karena para dosen belum punya NIDN. Faktor lain mengapa para dosen banyak yang belum punya jabatan akademik adalah karena animo dosen terhadap penelitian masih rendah, sehingga untuk pemenuhan syarat kecukupan Kum untuk DUPAK kenaikan jenjang akademik belum tercukupi. Menurut persepsi mereka meningkatnya jumlah proposal penelitian dosen ditahun 2013 ini lebih dikarenakan meningkatnya kesadaran dari para dosen terhadap pentingnya memiliki jenjang akademik, karena dalam Project PHK-PKPD FK UNIMAL tidak ada program Hibah Penelitian karena Project HPEQ FK UNIMAL termasuk dalam skema B. Menurut pendapat para staf pengajar FK UNIMAL, terhadap substansi materi kurikulum dan modul, telah dilakukan evaluasi, dan sudah dilakukan analisis kesesuaian dengan SKDI rev tahun 2012 . Hasil Evaluasi setiap modul ditindak lanjuti dengan revisi modul dan dilakukan implementasi terhadap kurikulum akademik. Untuk assessment tool terhadap hasil belajar mahasiswa telah dilakukan Item review sejak mulai thn 2012, walaupun belum maksimal dalam hal pelaksanaannya. Mengenai Feed back dari mahasiswa dan steakholder lain untuk mendapatkan masukan terhadap proses kuliah, proses tutorial, dan skill lab, telah dilakukan namun belum ada tindak lanjut terhadap data yang diperoleh: data tidak dianalisis, sehingga tidak ada kesimpulan yang dapat diteruskan kepada pimpinan dan dosen yang bersangkutan untuk langkah perbaikan. Pada tahun 2013 menurut para dosen, melalui PHK-PKPD telah dilakukan berbagai pelatihan untuk para dosen oleh universitas mitra yaitu Universitas Brawijaya. Sehingga menurut mereka pada tahun 2014 ini mereka telah memiliki modul untuk membuat soal yg baik. Menurut para staf pengajar, banyak sekali pelatihan pelatihan yang telah dilakukan oleh mitra FK UNIMAL yaitu FK UB seperti manajemen administrasi, pembuatan buku standar, pembuatan buku pedoman akademik, dan pelatihan pembuatan dokumen SOP di Laboratorium. Namun demikian proses implementasinya belum dilaksanakan secara menyeluruh pada semua bagian, dan bagian yang menerapkan belum maksimal penerapannya. Mulai pada tahun akademik 2013, Fakultas mulai memfasilitasi dengan optimal setiap upaya yang berkaitan dengan pemenuhan jabatan akademik dosen termasuk anggaran penelitian. FK UNIMAL tampaknya mulai memikirkan bagaimana agar dosen dosennya memiliki jenjang akademik dengan menggulirkan dana untuk penelitian bagi setiap dosen sebesar Rp 5 jt /dosen , tetapi diakui bahwa kesadaran untuk meneliti diantara dosen masih belum terlihat secara significant perubahannya. Bila diamati jumlah proposal usulan penelitian dosen yang masuk ke Lembaga Penelitian FK UNIMAL pada tahun 2013 ada 9 proposal, tetapi hal ini masih lebih baik bila dibandingkan dengan jumlah proposal yang masuk pada tahun 2012, yaitu hanya satu proposal, hal ini mungkin karena kesadaran untuk punya jenjang pendidikan pada tahun tahun yang lalu masih rendah. Menurut pendapat para dosen FK UNIMAL sejak
thn 2013 terjadi peningkatan jumlah proposal penelitian dosen. Tetapi banyaknya penelitian yang dilaksanakan di FK UNIMAL selama thn 2011-2013 tidak menggunakan dana Hibah Penelitian program PHK-PKPD karena memang program PHK-PKPD FK UNIMAL dengan skema “ B “ tidak dirancang untuk melakukan Hibah Penelitian. Disisi lain, persepsi para dosen terhdap penggunaan dana Hibah Pengajaranpun masih kurang sekali, hal ini terbukti dengan tidak ada dosen yang bersedia melaksanakan hibah Pengajaran untuk blok Tumbuh Kembang dan Reproduksi, walaupun upaya PIU FK UNIMAL telah mengupayakan dengan mengubah status seleksi dari “Kompetisi” menjadi “Penunjukan” namun tetap saja peluang ini tidak dimanfaatkan oleh para dosen. Pendapat para staf pengajar hal ini disebabkan adanya isu terhadap akuntabilitas dana dana yg digunakan untuk hibah pengajaran dengan prosedur yang sangat ketat. Sehingga kekhawatiran mereka adalah adanya temuan audit oleh BPKP terhadap kesalahan yang mereka tidak pahami dalam penggunaan anggran hibah. Menurut pengamatan para dosen di FK UNIMALa, Saat ini pelaksanaan proses pembelajaran sudah lebih baik dibandingkan beberapa tahun yang lalu , menurut mereka hal ini mungkin disebabkan karena adanya pertambahan SDM tenaga pengajar yang signifikant di tahun 2013. Namun demikian masih ada juga dosen yg menganti status dari “dosen tetap” menjaadi “dosen tidak tetap” hal ini menurut mereka mungkin karena mereka ingin melakukan aktifitas di luar kampus setelah mengajar, yaitu melaksanakan aktifitasnya sebagai profesi dokter. Hasil data dari instrument Monev FK UNIMALa, Nilai kelulusan UKDI cenderung turun selama tiga tahun ini, menurut persepsi tenaga pengajar FK UNIMAL yang juga ikut mengatur kepaniteraan di FK UNIMAL, hal ini mungkin disebabkan karena ada ketidaksinergisan antara RS pendidikan utamanya yaitu RSUD Kuningan dan Fakultas Kedokteran UNIMAL dalam manajemen proses pendidikan. Dimana kurikulum dan monitoring evaluasi hasil pembelajaran tahap profesi sepenuhnya diserahkan kepada staf pengajar yang ada di tahap profesi. Walaupun Badan Kordinasi Pendidikan telah dibentuk di RS Pendidikan, namun peran dan fungsi BAKORDIK di RS Pendidikan tersebut masih perlu dioptimalkan agar hasil kelulusan UKDI dapat terus ditingkatkan. Mengenai rasio Dosen Mahasiswa pada tahap akademik, termasuk di dalamnya rasio Mahsiswa dengan Pembimbing Akademik yaitu: 1:15. Nampaknya sudah cukup baik . Aktifitas proses Pembimbingan bersifat membantu mahasiswa dalam hal masalah Akademik maupun non akademik dan dipastikan ada pertemuan antara PA dan Mahasiswa minimal 1 bulan sekali. Ada proses pembimbingan yang memiliki keunikan dari FK UNIMAL ini yaitu proses pembimbingan untuk mahasiswanya yang dilakukan pada malam hari yaitu setelah proses pembelajaran selesai (antara jam 19:00-21:00), sehingga tidak mengganggu waktu kuliah/praktikum para mahasiswa. Proses pembimbingan ini dapat terlaksana karena dukungan sarana prasarana dari FK UNIMAL yang sangat memadai yaitu; Tempat tinggal (Mess Dosen) dan asrama mahasiswa yang berdekatan dan satu area dengan kampus. Sehingga kapanpun proses pembimbingan diminta oleh Mahasiswa maka dosen siap dapat melakukannya. Selain itu dosen di motivasi oleh FK UNIMAL untuk melakukan pembimbingan diluar jam kuliah karena setiap PA yang melakukan proses pembimbingan tersebut mendapatkan remunerasi berupa voucher bernilai Rp 50.000/bimbingan/jam. Selain itu Ada klinik akademik yang dilaksanakan oleh psikolog untuk membantu para mahasiswa yang bermasalah diluar masalah akademik.
Program IT dalam membantu proses pembelajaran nampaknya telah dilakukan dengan baik, hal ini terlihat dari sudah adanya e-learning didalam situs web UNIMAL serta sosialisasinya pun sudah dilakukan tetapi tingkat penggunaannya oleh dosen masih minimal. E.
Analisis Kinerja Grantees Terhadap Dampak Pelaksanaan PHK-PKPD di FK UNIMAL menurut persepsi mahasiswa:
Menurut pendapat mahasiswa, fasilitas fasilitas penunjang praktikum seperti mikroskop di lab Histologi, Patologi Anatomi. Patologi Klinik, mikrobiologi dan Parasitologi telah terjadi penambahan. Pada awal proses pembelajaran mahasiswa diberikan buku student guide dan di dalam buku tersebut telah ada tujuan pembelajaran, jadwal kuliah, cakupan materi, serta metode penilaian untuk modul yang bersangkutan. Menurut mahasiswa dalam masing masing buku panduan blok berisi pula tentang teori dasar dari blok tersebut, teori dasar tersebut dimaksudkan untuk membuka wawasan berpikir mahasiswa untuk mempelajari ilmu dasar dari blok tersebut. Untuk penilaian terhadap proses hasil belajar mahasiswa telah ada metode penilaiannya. Bobot prosentase untuk penilaian blok terdiri dari: Ujian Tengah Blok (UTB), Ujian Akhir Blok (UAB), dan skil lab dan praktikum telah ditetapkan dalam buku panduan blok. Penilaian untuk masing masing blok berbeda, hal ini disebabkan krn ada blok yg tidak ada praktikumnya dan ada praktikum. Bobot Penilaian kehadiran untk skil Lab, tutorial dan praktikum harus 100%. Bisa digantikan jadwalnya bila ada kegiatan pada saat jadwal prakt/skil lab diwaktu lain. Boleh atau tidaknya seorang mahasiswa untuk ikut ujian akan diumumkan oleh Kordinator blok tiga hari sebelum tgl ujian berlangsung. Untuk persyaratan mengikuti ujian Remedial setiap akhir tahun untuk seluruh blok, dengan syarat minimal nilai “C”, kalau sudah mendapat nilai “B” atau “E” mahasiswa tdk boleh mengikuti semester remedial. Menurut pendapat mahasiswa, mahasiswa telah diberikan kesempatan untuk mengklarifikasi hasil ujian yang didapat dengan cara menanyakan pada kordinator blok yang bersangkutan. Hasil rata rata Kelulusan mahasiswa untuk setiap blok setelah UAB dan UTB adalah 80% dan IPK rata rata mhs > 2,75 cukup banyak. Dosen PA mempunyai peranan yang cukup besar terhadap keberhasilan proses belajar mahasiswa, hal ini terlihat dimana Sebelum UAB dan UTB dosen PA meminta para mahasiswa masing masing membuat soal kemudian dijawab bersama dengan dosen PA masing masing. Menurut pengamatan mahasiswa Scenario yang dipakai didalam setiap blok tidak selalu berubah, tetapi untuk soal UAB selalu berbeda dengan yg lama dan selalu di up date setiap ujian. Menurut pandangan mahasiswa kurikulum yang baik adalah kurikulum dengan bobot risetnya yang lebih banyak. Untuk blok elektif hanya ada dua pilihan yaitu Blok Kedokteran Olah Raga dan blok Geriatri. Menurut pandangan mahasiswa optional yang diberikan menjadi tidak efektif karena hampir 90% mahasiswa memilih blok geriatric, karena mahasiswa yang akan memilih blok kedokteran Olah raga tidak terlalu banyak, sehingga seringkali blok Kedokteran OR tidak dilaksanakan oleh kordinator bloknya hanya dikarenakan ada aturan pembatasan kuota minimal untuk pelaksanaan blok.
F. Ketercapaian area intervensi: Masih sulit untuk dianalisis karena metode cara pengukuran ketercapaian indikator kinerjanya belum dibuatkan oleh PIU HPEQ FK UNIMAL. G. Ketercapaian indikator utama Sebagian indikator masih sulit untuk dianalisis karena metode cara pengukuran ketercapaian indikator kinerjanya belum dibuatkan oleh PIU HPEQ FK UNIMAL. No 1
Indikator
Kesesuaian dengan target tengah tahun 2014
Hambatan pencapaian indikator sesuai dengan hasil diskusi
Persentase pelaksanaan Kurikulum Berbasis Kompetensi
UNIMAL menganggap telah mencapai target (100%) sejak tahun 2011
2
Persentase kelulusan uji kompetensi pendidikan dokter
Target tidak tercapai, Terlihat kecenderungan persentase yang semakin rendah dari target sejak tahun 2010
3
Nilai rataan uji kompetensi pendidikan dokter
Target tidak tercapai, Terlihat kecenderungan penurunan Nilai UKDI dari tahun 2010
4
IPK Lulusan
Target tercapai sejak tahun 2012
Capaian telah memenuhi target 2.75. Jika dikompilasi bersama dengan rataan tingkat kelulusan mahasiswa pada setiap mata kuliah yang umumnya sekitar 80%, hal ini menunjukkan bahwa tingkat kelulusan mahasiswa pada tahap akademik cenderung baik.
5
Peringkat akreditasi
Tidak mencapai target
Kurang persiapan
Faktor yang dijadikan dasar penghitungan capaian adalah terlaksananya KBK pada mata kuliah. Sementara KBK dianggap sudah terlaksana sejak UNIMAL berdiri di tahun 2008. Namun indikator pengukuran pelaksanaan KBK tidak dapat dijelaskan.
H. Intake mahasiswa :
Indikator ini tidak jelas metode pengukurannya sehingga tidak dapat dianalisis lebih jauh. Indikator ini tidak menampakkan relevansi PHK-PKPD yang diterima terhadap pelaksanaan KBK UNIMAL.
SDM kurang secara kuantitatif sehingga beban kerja dosen berlebih, selain itu proses pembelajaran pada tahap akademik dan tahap profesi dianggap tidak sejalan: Kurikulum, termasuk di dalamnya proses supervisi dan pembimbingan mahasiswa pada Tahap Profesi tidak jelas, masih mengikuti penuh proses yang diterapkan pada masing2 RS tempat praktek. Selain itu, jumlah mahasiswa besar, sehingga tidak seimbang dengan rasio dosen yang ada.
Belum ada data yang lengkap mengenai daya tampung UNIMAL dari tahun 2011-2013. Data yang ada hanya mengenai jumlah mahasiswa baru total dalam 3 tahun terakhir.
No
Kuota dikti 2014
2011 Intake 498
4.
Daya Tampung
2012 Intake 542
2013 Daya Tampung
Intake
Daya Tampung
445
Kendala dalam pencapaian indiaktor kinerja utama dan cara mengatasinya: A. Adanya kendala dalam pencapaian indikator kinerja utama untuk kelulusan UKDI, terutama disebabkan oleh penetapan identifikasi masalah yang didasarkan pada self assessment dari Prodi Kedokteran pada awal tahun 2011 dari Project PHK-PKPD. Hasil analisis SWOT tidak dapat menunjukan dan mengidentifikasi dengan baik faktor faktor yang menjadi kelemahan, dan kekuatan yang ada pada Prodi Kedokteran FK UNIMAL, hal ini terlihat dari besarnya prosentase bobot aktifitas yang cenderung mengarah pada program Pengadaan Barang (sekitar 75% dari total serapan dana PHK-PKPD) dibandingkan program pengembangan staf dan pengembangan sistem, termasuk penguatan MEU maupun pengembangan kurikulum. Dan apabila diamati banyak aktifitas aktifitas yang outcomenya kurang mendukung terhadap pencapaian target sasaran dari indikator karena diseminasi dari program aktifitas tersebut tidak dapat atau sulit untuk dilaksanakan dan sulit untuk dapat diukur ketercapaian target indikatornya setelah program tersebut dilaksanakan. Misalnya aktifitas program yang dibuat untuk mencapai indikator kinerja kelulusan UKDI first taker tampaknya outcomenya tidak spesifik, sehingga pencapaian indikatornyapun menjadi tidak tercapai, hal ini terlihat dari masih rendahnya kelulusan ujian Kompetensi UKDI. Rendahnya pencapaian nilai dan presentase kelulusan UKDI dapat pula disebabkan karena tidak jelasnya proses pendidikan pada tahap profesi dimana kurikulum pembelajaran pada tahap ini termasuk proses pembimbingan dan pengajaran mahasiswa diserahkan sepenuhnya kepada RS-RS tempat mahasiswa praktek. Selain itu, jumlah intake mahasiswa baru yang sangat besar setiap tahunnya menjadi kendala tersendiri jika mempertimbangkan jumlah dan kualifikasi Dosen serta kecukupan dan kelayakan fasilitas pembelajaran yang rasionya akan menjadi rendah jika jumlah mahasiswa sangat besar. B. Untuk indikator pencapaian akreditasi BAN PT menjadi terakreditasi “B” dari Prodi Kedokteran FK UNIMAL, nampaknya sulit untuk bisa tercapai, karena perencanaan aktifitas aktifitas program persiapan akreditasi dari awal yang tidak disusun dengan baik. Dilain pihak, narasumber kurang mempredikasi akan terjadinya perubahan badan akreditasi dari BAN PT menjadi LAM PT-Kes dengan konsekuensi adanya perubahan pada borang borang assessment yang digunakan, dan perubahan system alur mekanisme proses bisnis akreditasi LAM PT Kes yang
terjadi pada tahun 2014 ini. Sehingga dirasakan perlu dilakukan simulasi ulang untuk pencapaian scoring akreditasi. 5.
Hambatan terkait dengan pengelolaan dan strategi untuk mengatasinya : A. Faktor pendukung management program berupa dana DRK yang tidak terealisasi oleh pihak Universitas merupakan salah satu penyebab tidak terlaksananya beberapa aktifitas program PHK-PKPD di FK UNIMAL. Telah dimintakan melalui CPCU HPEQ untuk membantu merealisasikan dana tersebut, tapi sampai Q1 2014 tetap belum ada hasilnya B. Untuk Pengembangan staf. Degree Training baik yang overseas maupun yang domestik ada beberapa staf karena masalah metode penelitian yang cukup sulit terpaksa harus memperpanjang masa studi, dan perpanjangan masa studi ini sampai melampaui batas PHK-PKPD pada Juni 2014. PIU FK UNIMAL telah mengajukan surat persetujuan ke CPCU HPEQ untuk menggunakan dana efisiensi tersisa untuk membayar SPP terakhir dosen tersebut. C. Program Pengembangan staf berupa Hibah Pengajaran, kesulitan dalam memotivasi staf dosen untuk memanfaatkan peluang dalam rangka meningkatkan kualitas modul pembelajaran sehingga posting dana hibah pengajaran tidak dimanfaatkan dan tidak terserap. Telah diupayakan oleh PIU FK UNIMAL agar peluang ini bisa digunakan dengan cara merubah status dari “Kompetisi” menjadi “Penunjukan Oleh Dekan”. Tetapi hal ini tetap tidak merubah motivasi dari staf pengajar untuk memanfaatkan peluang tersebut. D. Program Pengadaan sarana CPU untuk “smart Class”, aktifitas pengadaan CPU ini sempat rebidding dan setelah rebidding masih tetap harga penawaran diatas PAGU. Panitia berkonsultasi dengan bagian Pengadaan CPCU HPEQ , dan ditetapkan pengadaan harus tetap terealisasi dengan mengurangi jumlah kuantitas CPU tanpa merubah spsifikasi pengadaan barangnya.
6. Praktek Baik (Good Practices): A. Pada aspek pendidikan; telah terjadi perubahan yang cukup baik terhadap proses perencanaan, monitoring, evaluasi dan continous improvement didalam terus meningkatkan pencapaian kualitas mutu pembelajaran. B. Aspek Tata Pamong; telah terjadi proses perubahan yang signifikan terhadap proses tata pamong sehingga FK UNIMAL saaat ini sedang menuju pada Good University Government C. Peningkatan pemahaman terhadap manajemen pengadaan barang dengan dana dana bersumber pada Pemerintah yang sudah dilaksnakan selama tiga tahun, hal ini dapat diterapkan di FK UNIMAL sebagai perwujudan pengadaan barang di FK UNIMAL yang bermutu. D. Program kemitraan dengan FK mitra (FK UB malang) telah dapat diimplementasikan dengan baik, terlihat dengan mulai meningkatnya hubungan kerjasama dengan Negara Negara asing seperti Malaysia, China, Belanda dsb.
7. Rekomendasi : A. Rekomendasi untuk institusi: 1) Adanya aktifitas program yang sudah cukup baik telah dibuat sesuai RIP 2012-2013 PHK-PKPD FK UNIMAL tetapi belum dapat terlaksana (Hibah PengaJaran Blok Reproduksi dan Tumbuh Kembang, kiranya dapat tetap dilaksanakan pasca PHK-PKPD melalui existing program Kerja tahunan FK UNIMAL untuk tahun 2014-2015 2) Segera dibuat Surat Perjanjian oleh Univ Malahayati tentang keberlanjutan pembiayaan SPP bagi staf dosen yang masa studinya diperpanjang setelah Project HPEQ selesai. 3) Segera realisasikan dana DRK Project HPEQ dari Universitas Malahayati. 4) Analisis ulang rerata nilai IPK mhasiswa FK UNIMAL 5) Analisis ulang rerata hasil dan presentasi kelulusan ujian kompetensi UKDI 6) Proses pembelajaran pada tahap profesi perlu segera dibuatkan blueprint kurikulum yang jelas, disertai monitoring dan evaluasi pada pelaksananaannya di RS-RS pendidikan UNIMAL 7) Meningkatkan jumlah dan kualifikasi staf Dosen 8) Meningkatkan jumlah dan kualifikasi tenaga kependidikan, terutama untuk tenaga kependidikan dengan keahlian khusus seperti laboran, pustakawan, dan tenaga teknis untuk merawat manekin dan alat peraga skill lab 9) Meningkatkan penerapan sistem penjaminan mutu internal fakultas: pengadaan instumen, SOP, proses monitoring dan evaluasi yang implementasinya belum maksimal 10)Analisis ulang jumlah daya tampung dan jumlah mahasiswa baru B. Rekomendasi untuk CPCU: 1) Mohon disetujui penggunaan dana efisiensi untuk pembayaran SPP staf yang mengalami perpanjangan masa studi 2) Mohon monitoring terhadap realisasi dana DRK dari Universitas Malahayati yang telah dijanjikan sejak tahun 2012.
