BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Cahaya Selatan, merupakan perusahaan yang berdiri pada tahun 1987. Perusahaan ini didirikan oleh Heriyanto, dengan tiga pemegang saham yaitu Heriyanto, Setiawan Lim, Wenty Muliaty Bunawan. PT. Cahaya Selatan
adalah perusahaan
supplier pipa dan fitting ATP TORO Piping System. Perusahaan ini terletak di Jl. Utan Jati, Ruko Daan Mogot Baru Blok 7B No.19 , Kalideres , Jakarta Barat. Selain itu PT. Cahaya Selatan mempunyai gudang yang terletak di Komplek Pergudangan MIAMI Jl. Kayu Besar Blok M2/3 Kamal, dan di Rukan Pusat Bisnis Daan Mogot Baru Blok KJE No.12, Kalideres Jakarta Barat. Berkat kerja keras, kerjasama dan dedikasi karyawan dan pimpinan perusahaan telah menjadikan PT. Cahaya Selatan berkembang hingga saat ini. Pipa dan fitting ATP TORO Piping System adalah pipa jenis Polypropylene Random Copolymer (PPR-C) yang diimpor langsung dari pabriknya yaitu ATP (Avanzate Tecnologie Plastiche) S.r.l yang berada di Barletta, Italia. Pipa jenis ini adalah pipa yang sedang banyak digunakan dalam pembangunan gedung baik itu Rumah Sakit, hotel, rumah, maupun perkantoran. Keunggulan dalam pemasangan dan bahan menjadikan pipa ini pilihan bagi banyak kontraktor. Dalam pemasangan pipa ini menggunakan alat welder heater yang melelehkan ujung pipa dan fitting yang akan 62
63
disambung, hasil dari sambungan ini senyawa dan tidak ada celah jika benar dalam penyambungannya. Dari segi bahan pipa ini dibuat dari senyawa plastik yang menjadikan pipa ini kuat ,tidak ada korosi, dan aman bagi air yang dialirkan. Nama resmi perusahaan yaitu PT. Cahaya Selatan, akta PT perusahaan dibuat pada tanggal 16-01-2003 dengan nomor akta C-05240 H1.01.01. TH.2003 atas nama notaris Lanny Widjaja, SH., beralamat di Ruko Daan Mogot Baru, Blok 7B No 19, Jakarta Barat 11840. Surat izin usaha perdagangan no. 114/1.824.221/0206. Dengan nomor telepon 021-54375849, 021-54382190, 021-54374076, fax 021-54374075, 02154375850, email
[email protected]
3.2 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI PT. CAHAYA SELATAN
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
64
3.2.1 Struktur Organisasi PT. Cahaya Selatan International
1. Direktur Merupakan pimpinan perusahaan yang dipegang oleh L. Heriyanto Putra. 2. Accounting dan Keuangan Jabatan ini dipegang oleh Toni Susanto. 3. Administrasi Stock dan Penjualan Jabatan ini dipegang oleh Warsono. 4. Marketing / Pemasaran Bagian ini terdiri dari 2 divisi, yaitu : a. Divisi Capital Project Terdiri dari 3 orang, yaitu: 1. Fendi 2. Cecep Sudrajat 3. Aji Masroni b. Divisi Luxuary Housing Dipegang oleh satu orang yaitu Hendarsono 5. Bagian Gudang Bagian ini dipimpin oleh Jaya Sunarya, dan membawahi bagian pengiriman yang terdiri dari: 1. Abdul Ghofur 2. Toto 3. Rohman
65
4. Nur 6. Collector Dipegang oleh Sandro 7. Sales Admin Dipegang oleh Arie teka setiawan
3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab yang diwakili oleh masing-masing struktur organisasi : a.
Direktur
Direktur merupakan puncak pimpinan dalam PT. Cahaya Selatan International yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Merumuskan tujuan, rencana dan kebijakan umum perusahaan untuk kelancaran dan kelangsungan perusahaan.
•
Mengambil keputusan-keputusan yang menyangkut hal-hal struktur permodalan perusahaan dan masalah pokok perusahaan lainnya.
•
Mengevaluasi laporan keuangan dan hasil operasi perusahaan, serta menggunakannya untuk pengambilan keputusan bagi pengembangan perusahaan.
66
b.
Accounting dan Keuangan •
Merencanakan, mengkoordinir, mengawasi dan melaporkan halhal yang menyangkut keuangan meliputi penjualan, pembelian, perpajakan,
kepegawaian,
dan
perbankan
serta
aset-aset
perusahaan. •
Mengkoordinir collector dalam hal pemasukan dan pengambilan tagihan dari customer, serta kegiatan lainnya yang berkaitan dengan bidang kegiatannya.
c.
Administrasi Penjualan •
Menerima Purchase Order (Pesanan Barang) dari customer dan membuat Surat Jalan untuk selanjutnya diberikan ke bagian gudang untuk dikirimkan.
•
Membuat faktur penjualan sesuai dengan Surat Jalan yang diberikan kepada bagian Accounting dan Keuangan untuk proses penagihan .
•
Membuat laporan penjualan dan mengkoordinir stock berdasarkan system computer dan laporan fisik dari bagian gudang, untuk dilaporkan kepada direktur.
d.
Pemasaran (Marketing) •
Melaksanakan negosiasi transaksi dengan calon customer tentang segala aspek yang menyangkut harga produk dan syarat-syarat penjualan.
67 •
Mengkoordinasi dan mengontrol customer dalam kepuasan pelayanan dan pembayaran tagihan.
•
Bertanggungjawab terhadap setiap ketepatan waktu pembayaran customernya .
•
Bertanggungjawab terhadap target penjualan maksimum dan minimum yang telah disepakati .
e.
Bagian Gudang Bertanggungjawab langsung kepada Direktur, dalam kegiatannya
bekerjasama dan berkoordinasi dengan Marketing dan Administrasi Penjualan. Tugas ,wewenang dan tanggungjawab : • Menerima, menghitung, dan memberikan laporan barang masuk kepada Direktur dan Administrasi Penjualan. • Menyiapkan , dan mengirim barang sesuai dengan Surat Jalan dan memberikan laporan pengiriman. • Bertanggungjawab atas penyimpanan, keamanan/keutuhan barang, dan kerapihan gudang. f. •
Collector Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengambilan tagihan ke customer.
•
Membantu kegiatan Accounting dalam kegiatan perbankan, seperti pengambilan buku cek/giro , rekening koran, dll.
68
g. •
Sales Admin Membantu kegiatan Marketing, seperti membuat penawaran, menghitung komisi, dan menghandle customer via telepon di kantor.
•
Mengecek dan mengontrol alat pemasangan pipa yang dipinjamkan kepada customer hingga proyek yang dikerjakan selesai.
3.3 Prosedur Bisnis yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Penjualan dan pembayaran tunai Prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT. Cahaya Selatan International adalah : 1.
Bagian Administrasi Stock dan Penjualan a.
Menerima dan mengecek Purchase Order dari customer.
b.
Melihat stock apakah ada atau tidak.
Apabila ada maka: 1. Membuat surat jalan dan faktur 2. Memberikan surat jalan ke bagian gudang Apabila tidak ada maka : -
Memberikan laporan kepada direktur untuk masukan data impor berikutnya
3. Menerima surat jalan kembali yang telah gudang. 4. Setelah selesai pengiriman dan surat jalan dan faktur kembali,maka akan dibuat laporan penjualan, dan menyerahkan bukti pembayaran atau faktur kepada accounting untuk pencatatan keuangan.
69
2.
Bagian gudang -
Menerima surat jalan yang telah diberikan oleh bagian administrasi stock dan penjualan
-
Menyiapkan produk sesuai dengan yang tertera dalam surat jalan
-
Memberikan surat jalan dan faktur ke bagian pengiriman untuk diberikan kepada customer bersamaan dengan produk yang dikirim.
-
Memberikan kepada bagian administrasi stock dan penjualan surat jalan dan faktur yang telah ditandatangani oleh customer
3.
Bagian pengiriman -
Memberikan surat jalan dan faktur beserta produk yang dipesan customer
-
Memberikan kepada bagian gudang surat jalan dan bukti faktur pelunasan customer
70
Gambar 3. 2 Document Flow Penjualan dan Pembayaran Tunai
3.4.2 Prosedur Penjualan dan Pembayaran Kredit Sama seperti proses bisnis yang terjadi pada pembayaran tunai diatas, bagian administrasi stock dan penjualan menyerahkan faktur kuning kepada
71
bagian gudang yang akan diberikan oleh bagian pengiriman kepada customer sebagai bukti hutang yang dilakukan oleh customer, dan faktur putih tersebut diberikan kembali kepada bagian accounting untuk menjadi bukti penagihan pada saat jatuh tempo. Pada saat jatuh tempo maka bagian accounting akan memberikan faktur putih kepada bagian collector untuk menagih customer, dan bila customer telah membayar maka akan ditukar dengan faktur kuning yang dimilki oleh customer dan menukarnya dengan faktur putih sebgai bukti pelunasan. Dan oleh collector akan dikembalikan kembali kepada bagian accounting untuk membuat catatan keuangan.
72
Gambar 3. 3 Document Flow Penjualan dan Pembayaran Kredit
3.4.3 Prosedur Pembelian, Penerimaan Pembelian dan Pembayaran Direktur akan melakukan purchase order ketika ada laporan barang yang kurang atau habis dari bagian administrasi stock dan penjualan. Direktur akan
73
mengkonfirmasikan kepada pabrik, produk apa saja yang akan dipesan, bagian pabrik akan mengecek apakah stok tersedia atau tidak. Bila produk tersedia maka akan dibuat purchase order oleh direktur yang akan dikirimkan kepada pabrik. Direktur akan memberikan bukti purchase order kepada accounting untuk melakukan pembayaran kepada pabrik dan oleh accounting akan disimpan sebagai bukti pembayaran sekaligus disimpan sebagai laporan keuangan. Dan produk yang dikirim disertai dengan adanya bukti pengiriman dari supplier yang akan dilakukan pengecekan produk oleh bagian gudang, selanjutnya akan diteruskan kepada bagian administrasi stok dan penjualan yang akan diberikan kepada direktur sebgai laporan barang masuk.
74
Gambar 3. 4 Document Flow Pembelian, Penerimaan dan Pembayaran
75
3.4.4 Prosedur Retur Penjualan Prosedur retur penjualan dilakukan oleh customer. Customer mengajukan surat untuk retur barang. Setelah retur tersebut disetujui oleh direktur, akan dilakukan pengurangan piutang dari customer tersebut oleh bagian accounting.
Gambar 3. 5 Document Flow ReturPenjualan
76
3.4.5 Prosedur Pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan dimulai dari sales admin untuk membuat laporan persediaan barang. Kepala Accounting & Financial akan membuat laporan piutang.
3.5 Diagram Aliran Data
3.5.1 Diagram Konteks
Gambar 3. 6 Diagram Konteks
77
3.5.2 Diagram Nol
Gambar 3. 7 Diagram Nol Sistem Berjalan
78
3.6 Permasalahan yang Muncul
Permasalahan yang muncul setelah dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan : -
Adanya redudansi data pada database yang lama.
-
Basis data penjualan, pembelian, persediaan tidak terintegrasi satu sama lain.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam analisis proses bisnis yang berjalan, ditemukan suatu akar permasalahan yaitu tidak adanya integrasi antar sistem, sehingga diusulkan pemecahan masalah dengan perancangan sistem basis data terintegrasi di bidang penjualan, pembelian, dan persediaan.
3.8 Sistem Database Berjalan Master File 1. Master File Golongan Nama Field
Keterangan
Tipe Data
Golongan
kode golongan
Char (4)
Keterangan
keterangan golongan
Varchar (20)
* primary key
79
Tampilan Master File Golongan 2. Master File Wilayah Nama Field
Keterangan
Tipe Data
kode wilayah*
Kode wilayah
Char (5)
Wilayah
Nama wilayah
Varchar (15)
* primary key
Tampilan Master File Wilayah
80
3. Master File Stock Nama Field
Keterangan
Tipe Data
Kode stock*
Kode stock
Char (12)
Nama stock
Nama stock
Varchar (14)
Satuan
Satuan
Varchar (10)
Harga jual
Harga jual
Int (10)
Harga beli
Harga beli
Int (10)
Harga pokok
Harga pokok
Int (10)
Minimum stock
Minimum stock
Int (5)
Maximum stock
Maximum stock
Int (5)
Stock awal
Stock awal
Int (7)
Stock masuk
Stock masuk
Int (7)
Stock keluar
Stock keluar
Int (7)
Stock akhir
Stock akhir
Int (7)
Golongan**
Kode golongan
Int (7)
* primary key **foreign key
81
Tampilan Master File Stock 4. Master File Supplier Nama Field
Keterangan
Tipe Data
Kode supplier*
Kode supplier
Char (5)
Nama supplier
Nama supplier
Varchar (20)
Alamat supplier
Alamat supplier
Varchar (50)
Contact person
Pemilik persh.supplier
Varchar (20)
Disc
Diskon yg diberikan
Int (3)
Kode wilayah**
Kode wilayah**
Char (6)
* primary key ** foreign key
82
Tampilan Master File Supplaier 5. Master File Langganan Nama Field
Keterangan
Tipe Data
Kode langganan*
Kode langganan
Char (6)
Nama langganan
Nama langganan
Varchar (10)
Alamat langganan
Alamat langganan
Varchar (50)
Contact person
Pemilik persh. Langganan
Varchar (20)
Disc
Diskon yg diberikan
Int (3)
Penjualan terakhir
Tanggal penjualan terakhir
Date
Kode wilayah**
Kode wilayah**
Char (6)
* primary key ** foreign key
83
Tampilan Master File Langganan 6. Master File Salesman Nama Field
Keterangan
Tipe Data
Kode sales*
Kode sales
Char (6)
Nama
Nama sales
Varchar (10)
Alamat
Alamat sales
Varchar (50)
Telp
Nomor telepon sales
Varchar (20)
Omzet
Jumlah omzet sales
Int (3)
Penjualan terakhir
Total penjualan terakhir
Int (3)
* primary key
84
Tampilan Master File Salesman File Transaksi 1.
Pembelian Nama Field
Keterangan
Tipe Data
No faktur*
Nomor faktur pembelian
Char (6)
Kode supplier**
Kode supplier
Char (6)
Nama supplier
Nama supplier
Varchar(15)
Tanggal
Tanggal pembelian
Date
Discount
Diskon
Int (3)
Kode barang**
Kode barang
Char (10)
Banyaknya
Jumlah barang
Varchar (10)
Harga
Harga beli
Int (10)
jumlah
Banyaknya*harga
Varchar (14)
* primary key
85
** foreign key 2. Penjualan Nama Field
Keterangan
Tipe Data
No faktur*
Nomor faktur penjualan
Char (6)
Langganan**
Kode langganan
Char (5)
Salesman**
Kode sales
Char (5)
tanggal
Tanggal penjualan
Date
discount
Diskon
Int (3)
PPN
Pajak
Int (10)
Jatuh tempo
Tempo pembayaran
Date
Kode barang**
Kode barang
Char (6)
Banyaknya
Jumlah barang
Varchar (10)
Harga
Harga jual
Int (10)
jumlah
Banyaknya*harga
Varchar (15)
* primary key ** foreign key
86
Gambar Input faktur & surat jalan
3. Retur Penjualan Nama Field
Keterangan
Tipe Data
No retur penjualan*
Nomor retur penjualan
Char (6)
Kode langganan**
Kode langganan
Char (5)
Kode sales**
Kode sales
Char (5)
Tanggal
Tanggal retur
Date
Discount
Diskon
Int (3)
PPN
Pajak
Int (10)
87
Jatuh tempo
Tempo pembayaran
Varchar (50)
Kode barang**
Kode barang
Char (7)
Banyaknya
Jumlah barang
Varchar (10)
Harga
Harga jual
Int (10)
Jumlah
Banyaknya*harga
Varchar (6)
ERD Awal
