BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan Bidakara merupakan singkatan bebas dari Bank Indonesia, Dana Pensiun, dan
Kesejahteraan Karyawan, yaitu tiga unsur pokok yang memungkinkan adanya kompleks ini. Adapun Kompleks Bidakara merupakan gabungan dari beberapa bangunan, yaitu:
Pusat Pendidikan dan Latihan Bina Sentra
Auditorium Binakarna
Perkantoran M enara Bidakara
Hotel Bumikarsa
Assembly Hall Birawa Kelima bangunan tersebut menyatu menjadi Kompleks Bidakara, guna saling
mendukung dalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu dalam meningkatkan kesejahteraan pensiunan dan karyawan Bank Indonesia. Kompleks Bidakara berdiri di atas tanah eks perumahan karyawan Bank Indonesia di daerah Pancoran, Tebet, Jakarta Selatan dengan luas area 4,5 hektar. Pembangunan Kompleks Bidakara dimulai bulan Oktober 1996, dan digunakan mulai April 1998. Konsep awal dari perencanaan pembangunan Kompleks Bidakara adalah membangun suatu pusat bisnis yang saling terintegrasi, sehingga diharapkan
43
44
Kompleks Bidakara dapat memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana bisnis yang meliputi ruang perkantoran, ruang untuk rapat, training dan pelatihan, penginapan serta entertainment. PT. M ekar Prana Indah sebagai pemilik dan pengelola Kompleks Bidakara merupakan kelanjutan dari PT. M ekar Niaga yang didirikan tahun 1990, dan secara singkat riwayatnya dapat dikemukakan sebagai berikut: •
16 Oktober 1990, PT. Fajar M ekar Indah (FM I) mendirikan PT. M ekar Niaga dengan modal dasar Rp. 200 juta, yang seluruhnya dimiliki oleh PT. FM I dengan Akte Notaris Nyonya Hartati Sumarsono, Sarjana Hukum, nomor 17 tanggal 16 Oktober 1990.
•
15 Juni 1991, PT. M ekar Prana Niaga diganti menjadi PT. M ekar Prana Indah (MPI) dengan akte notaris Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum, nomor 32 tanggal 15 Juni 1991 dan disahkan oleh M enteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2-2475.HT.01.01-Th’91 tanggal 25 Juni 1991.
•
31 Agustus 1995, kepemilikan saham PT. FM I diambil alih oleh Dapenbi dan YKK BI, dengan komposisi kepemilikan saham 60 : 40. M odal dasar dinaikkan dari Rp. 200 juta menjadi Rp. 180 milyar berdasarkan Akta Berita Acara Rapat nomor 51 tanggal 31 Agustus 1995 yang dibuat oleh Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum, dan telah mendapat persetujuan sesuai dengan Surat Keputusan M enteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2.7171.HT.01.04-Th’96 tangal 6 M aret 1996.
45
•
3 M aret 1997, modal dasar PT. M PI dinaikkan menjadi Rp. 220 milyar dengan komposisi kepemilikan Dapenbi – YKK BI menjadi 50 : 50 berdasarkan Akta Risalah Rapat nomor 2 tanggal 3 M aret 1997 yang dibuat oleh Nyonya Hartati M arsono, Sarjana Hukum.
•
18 M ei 1998, modal dasar dinaikkan menjadi Rp. 370 milyar, berdasarkan Akta Pernyataan Rapat nomor 14 tanggal 18 M ei 1998 yang dibuat oleh notaris Djoko Oetoro, Sarjana hukum.
•
2 Oktober 1998, modal yang ditempatkan sebesar Rp. 349,36 milyar dan sudah disetor penuh oleh: o YKK BI sebesar Rp. 227,108 milyar atau 227.108 lembar saham (65%) o Dapenbi sebesar Rp. 122,252 milyar atau 122.252 lembar saham (35%).
3.2
Maksud dan Tujuan, Visi dan Misi, Tugas dan Darma PT. Mekar Prana Indah
3.2.1
Maksud dan Tujuan PT. M PI didirikan dengan maksud dan tujuan untuk berusaha dalam bidang-
bidang
properti,
teknologi
informasi,
kursus
dan
latihan,
perdagangan,
pembangunan, pertanian dan perkebunan, industri, pertambangan, pengangkutan, percetakan, jasa.
46
3.2.2
Visi Dalam menjalankan usaha PT. M PI mempunyai visi sebagai pelopor dalam
mengelola suatu kompleks terpadu secara efisien dan efektif terutama di bidang jasa termasuk bidang teknologi informasi dengan mengutamakan kepuasan konsumen.
3.2.3
Misi Adapun misi PT.MPI adalah untuk membantu para pemegang saham dalam
meningkatkan kesejahteraan para karyawan dan pensiunan Bank Indonesia pada khususnya dan ikut serta membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
3.2.4
Tugas dan Darma Pencapaian misi akan terjamin dengan terlaksananya Panca Tugas yang
sekaligus merupakan Panca Darma, yaitu: •
Peningkatan pembayaran deviden
•
Peningkatan pemeliharaan kompleks Bidakara
•
Peningkatan kesejahteraan karyawan dan pengurus
•
Peningkatan pembayaran pajak sesuai dengan ketentuan
•
Peningkatan manfaat keberadaan kompleks Bidakara bagi para pengguna dan masyarakat pada umumnya.
47
3.3
S truktur Organisasi
3.3.1
S truktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah
DEWAN KOMISARIS
DIREK TUR UTA MA
DIREK TUR PERK ANTO RA N
DIREKTUR ADM & KEUA NGAN
DIVISI ADM & K EUAN GAN
DIVISI PUSDIKLAT
DIVISI PERKA NTORAN
DIVISI PENGAD AAN & PEMELIHARAA N
BA GIAN AKUNTING PUSA T
BA GIAN DIKLAT
BA GIAN AKU NITNG & KEUANG AN
BAG IAN LOG ISTIK
BAG IAN AKUNITNG & KEUANGA N
BA GIAN KEUANG AN PUSA T
BA GIAN A DM & MA RK ETING
BA GIAN OPERA SIONA L & PEMELIHA RA AN
BAG IAN PEMELIHARAA N
BAG IAN SALES & MARKETING
BAG IAN KEA MANA N & K ESELAMA TAN KERJA
BAGIA N PENGA WA SAN INTERN
DIVISI HOTEL
BAG IAN FRONT OFFICE BAG IAN HOUSEKEEPING
BAGIA N SUMBER DA YA MA NUSIA
BAG IAN FOOD & BEV ERAGE BAG IAN GENERAL AFFAIR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. M ekar Prana Indah (Sumber : PT. M ekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut:
48
Direktur Utama Bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan dan penentuan strategi yang mencakup hubungannya dengan pengawasan intern, sumber daya manusia, masalah administrasi dan keuangan, perkantoran, dan perhotelan, serta menganalisa laporan yang berasal dari para manager dan direktur pelaksana dibawahnya untuk bahan dalam mengambil keputusan. Adapun direktur utama membawahi dan bertanggung jawab atas beberapa divisi, yaitu: 1. Direktur Administrasi dan Keuangan Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan pada divisi administrasi dan keuangan, dan divisi pusdiklat, serta membuat laporan secara periodik kepada direktur utama. Adapun direktur administrasi dan keuangan menerima laporan dari bagian pengawasan dan bagian sumber daya manusia, serta membawahi divisi-divisi:
a. Divisi Administrasi dan Keuangan M elaksanakan tugas dibidang perencanaan, pengawasan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan unit administrasi dan pengelolaan keuangan, akunting, anggaran, dan perpajakan serta menjalin hubungan dengan pihak luar.
49
Divisi administrasi dan keuangan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Akunting Pusat M engkoordinasi, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan akunting dan administrasi untuk menyusun laporan keuangan dan laporan manajemen perusahaan, melakukan verifikasi dan analisa laporan keuangan serta menyusun, mengevaluasi pelaksanaan dan pengawasan anggaran.
ii. Bagian Keuangan Pusat M engkoordinasi kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan meliputi pengawasan pengaturan likuiditas, penempatan dana di perbankan, penerimaan dan pengeluaran uang, penatausahaan surat-surat berharga, dokumen-dokumen perusahaan, dan pengelolaan perpajakan.
b. Divisi Pusdiklat M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan semua kegiatan usaha divisi pusdiklat. Divisi pusdiklat membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Diklat M erencanakan,
mengkoordinasikan,
mengawasi,
dan
mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan di bidang marketing dan training organizer.
50
ii. Bagian Administrasi dan Marketing M erencanakan,
mengkoordinasikan,
mengawasi,
dan
mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan di bidang administrasi dan marketing.
2. Bagian Pengawasan Intern M engkoordinir aktivitas pengawasan dan pemeriksaan, melakukan pemeriksaan, mengembangkan rencana, dan mengusahakan tercapainya pemeriksaan intern yang sesuai dengan kebijaksanaan direksi, serta membina hubungan kerja yang efektif dengan pimpinan, pejabat, dan pelaksana di semua unit kerja. Bagian pengawasan intern bertanggung jawab kepada direktur utama dan memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
3. Bagian Sumber Daya Manusia M engkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM ) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan. Bagian sumber daya manusia bertanggung jawab kepada direktur utama dan memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
51
4. Direktur Perkantoran Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan usaha pada divisi perkantoran, dan divisi pengadaan dan pemeliharaan, serta memberi laporan secara berkala kepada direktur utama. Adapun direktur perkantoran membawahi divisi-divisi: a. Divisi Perkantoran M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi perkantoran. Divisi perkantoran membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Akunting dan Keuangan M emonitor kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi dan mengevaluasi laporan keuangan.
ii. Bagian Operasional dan Pemeliharaan M erencanakan,
mengkoordinasi,
mengawasi
dan
mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang maintenance, security, housekeeping, dan tenant relation.
52
b. Divisi Pengadaan dan Pemeliharaan M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi jasa umum. Divisi pengadaan dan pemeliharaan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: i. Bagian Logistik M erencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan pengadaan barang / jasa, kecuali pelaksanaan secara langsung oleh pengguna (user).
ii. Bagian Pemeliharaan M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan, menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di bidang sipil, mekanikal, elektrikal, plumbing, landscaping, dan housekeeping.
iii. Bagian Keamanan dan Keselamatan Kerja M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di bidang keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta perparkiran di komplek Bidakara.
53
5. Divisi Hotel M erencanakan,
mengkoordinasikan,
mengawasi,
dan
mengevaluasi
pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi hotel. Adapun divisi hotel membawahi beberapa sub-divisi, yaitu: a. Bagian Akunting dan Keuangan M enyiapkan dan mengevaluasi laporan keuangan serta menjaga kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi.
b. Bagian Sales dan Marketing M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang penjualan dan pemasaran seluruh produk hotel.
c. Bagian Front Office M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di bidang front office.
d. Bagian Housekeeping M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan serta menyusun prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang housekeeping.
54
e. Bagian Food and Beverage M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan semua kegiatan di bagian food and beverage service.
f. Bagian General Affair M erencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran tahunan di bidang SDM , keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta pengadaan barang dan jasa di hotel.
55
3.3.2
S truktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah Bagian Sumber Daya Manusia MANAGER SDM
ASST. MANAGER EMPL. REL. & DEVELOPMENT
SENIOR S TAFF EMP LOYEE RELATIONS
ASST. MANAGER P AYROLL & ADMINISTRATION
SENIOR S TAFF DEVELOP MENT
EXECUTIVE SECRETAR Y
SENIOR S TAFF PAYROLL
JUNIOR STAFF ADMINISTRATION
OFFICE BOY
DRIVER
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. M ekar Prana Indah bagian Sumber Daya M anusia (Sumber : PT. M ekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada divisi sumber daya manusia adalah sebagai berikut: 1. Human Resources Development Manager M engkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM ) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-
56
ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan.
2. Employee Relations and Development Assistant Manager M enyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi proses rekruitment, evaluasi kerja karyawan, pelatihan dan pengembangan, kebijakan dan ketentuan perusahaan, perijinan dan aktifitas sosial.
3. Employee Relations Senior Staff M embuat kontrak kerja karyawan, memonitor status hubungan kerja karyawan, memonitor masa berlakunya legal aspect dan kerjasama dengan pihak ketiga.
4. Development Senior Staff M elaksanakan
proses
recruitment, evaluasi kerja karyawan,
pelatihan dan pengembangan, kesejahteraan karyawan, perijinan dan aktifitas sosial.
5. Office Boy M elakukan pekerjaan yang menyangkut masalah kebersihan ruangan kantor, menyediakan minuman, serta melaksanakan photo-copy dan pengiriman surat-menyurat.
57
6. Driver M eraawat kendaraan dan mengantar setiap staff perusahaan yang akan bertugas keluar kantor.
7. Payroll and Administration Assistant Manager M enyusun,
mengawasi
penghitungan
dan
pembayaran
gaji
karyawan, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban terhadap PPh 21, Jamsostek, lembur, dan pelaksanaan administrasi personalia.
8. Administration Junior Staff M elaksanakan seluruh tugas bidang administrasi personalia sumber daya manusia.
9. Payroll Senior Staff M elaksanakan pembuatan gaji karyawan untuk setiap bulannya, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban karyawan terhadap PPh 21, Jamsostek, lembur, dan bidang administrasi personalia sumber daya manusia.
58
10. Executive Secretary M engerjakan seluruh kegiatan dan tugas-tugas sekretaris dan pekerjaan administrasi sehari-hari secara profesional, yaitu: menangani surat-menyurat umum, filling, mengatur pertemuan dan rapat, dan melakukan tugas-tugas sekretaris dan tugas adminstrasi lainnya untuk kepentingan direksi.
3.4
Sistem Sumber Daya Manusia Yang Sedang Berjalan
3.4.1
Sistem Penerimaan dan Penempatan S umber Daya Manusia Sistem penerimaan dan penempatan Sumber Daya M anusia (SDM )
merupakan sistem yang menggambarkan
proses pengadaan, seleksi, dan
penempatan karyawan baru dengan jumlah, mutu, dan waktu yang tepat. Sistem penerimaan dan penempatan SDM berlandaskan: •
Pelaksanaan rekrutmen bersifat aktif dan dinamis untuk mendapatkan calon yang berpotensi baik.
•
Seleksi penerimaan dan penempatan dilakukan secara obyektif.
•
Untuk jabatan tertentu digunakan dengan kontrak.
3.4.2
Sistem Mutasi Sistem mutasi adalah sistem yang menggambarkan pemindahan karyawan
dari satu divisi / bagian ke divisi / bagian lain, tidak termasuk dalam pengertian
59
mutasi ini adalah rotasi dan alih jabatan pada tingkat jabatan yang sama dalam satu bagian.
Sistem mutasi berlandaskan: •
Sebagai sarana pengembangan dan upaya mendapatkan kesesuaian kerja.
•
Dilakukan secara berkala
•
Dapat berlaku untuk semua jenjang jabatan.
3.4.3
Sistem Promosi Sistem promosi adalah sistem untuk perpindahan dari suatu jabatan ke
jabatan lain yang lebih tinggi. Promosi mempertemukan kebutuhan antara perseroan dan
karyawan
sehingga
dapat
meningkatkan
kinerja
perseroan
dan
menciptakankepuasan kerja karyawan. Sistem promosi berlandaskan: •
Keseuaian dengan lowongan jabatan.
•
Promosi dilaksanakan melalui seleksi yang objektif.
3.4.4
Sistem Pendidikan dan Pelatihan Sistem pendidikan dan pelatihan adalah sistem pengembangan SDM yang di
satu pihak untuk memenuhi kebutuhan dan kewajiban perseroan akan adanya
60
peningkatan kualitas SDM , di lain pihak merupakan peningkatan motivasi bagi karyawan karena diperhatikan kepentingannya. Penigkatan keterampilan dikaitkan dengan upaya untuk memperlancar pelaksanaan tugas saat ini, sedangkan pembekalan pengetahuan dapat dikaitkan dengan kebutuhan di depan. Sistem pendidikan dan pelatihan berlandaskan: •
Identifikasi kebutuhan pendidikan yang terkait dengan bidang tugas.
•
M ateri pendidikan berjenjang dan pelaksanaannya berkesinambungan.
3.4.5
Sistem Penilaian Kinerja Sistem penilaian kerja adalah sistem yang disusun untuk menilai
keseluruhan hasil pencapaian sasaran kerja dan keterampilan yang ditunjukkan oleh karyawan yang melakukan tugasnya. Sistem penilaian kerja berlandaskan: •
Orientasi pada hasil, baik volume maupun kualitas.
•
M emperhatikan aspek perilaku kerja dan keterampilan yang relevan dalam melaksanakan tugas pekerjaan.
•
M enggunakan hasil pencatatan.
•
M enitikberatkan tanggung jawab penilaian dan pengembangan karyawan kepada
atasan
langsung,
diadakan
evaluasi
perkembangan pencapaian tugas dan penilaian.
periodik
untuk
melihat
61
•
Perilaku kerja berdasarkan Kompetensi, Integritas, Akuntabilitas, Transparansi, dan Kebersamaan. Adapun definisi dari setiap perilaku kerja: o Kompetensi : M emiliki kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan. Perilaku kerja kompetensi: -
mempunyai pengetahuan, keterampilan, dan sikap (attitude) sesuai dengan persyaratan tuntutan perseroan.
-
M emanfaatkan dna mengembangkan teknologi, pengetahuan, dan ketelitian yang relevan dalam bekerja.
-
M emahami dan menerapkan visi dan misi perseroan serta menilai kinerja secara objektif.
o Integritas : Patuh dan konsisten terhadap nilai-nilai moral, nilai kejujuran atau peraturan lainnya serta mementingkan perseroan. Perilaku kerja integritas: -
Bersikap jujur dalam pelaksanaan tugas mencapai tujuan organisasi secara optimal.
-
M ematuhi ketentuan dan mengutamakan kepentingan organisasi.
-
M enjadikan nilai kenyamanan sebagai dasar dalam mengembangkan motivasi kerja.
62
o Akuntabilitas : Pertanggungjawaban dari masing-masing individu atas tindakan
yang
diambil
beserta
konsekuensinya,
terutama
dalam
penyelesaian tugas dan pengambilan keputusan. Perilaku kerja akuntabilitas: -
M emiliki inis iatif dan tanggung jawab dalam pelaksanaan
tugas
memenuhi harapan stake holder (pihak yang berkepentingan). -
M elakukan yang terbaik untuk pencapaian tugas, menghasilkan produk dengan kualitas yang ditetapkan.
-
M empertanggungjawabkan kesalahan sesuai kewenangannya.
-
M eningkatkan akuntabilitas dengan fungsi pengawasan yang efektif.
o Transparansi : Kejelasan dan keterbukaan dalam latar belakang dan hasil suatu tujuan, keputusan ataupun langkah kerja baik organisasi maupun individu. Perilaku kerja transparansi: -
M enciptakan iklim komunikasi yang terbuka dalam / antar divisi, menggunakan
sarana
komunikasi
yang
tersedia,
menciptakan
keterbukaan informasi sesuai dengan harapan stake holder. -
M engemukakan pendapat secara terbuka, langsung dan beretika, dan menciptakan keterbukaan dalam proses perumusan dan implementasi kebijakan.
-
M eningkatkan transparansi dengan menyediakan informasi yang cukup akurat dan tepat waktu kepada stake holder.
-
M empunyai website yang selalu di update apabila ada informasi material dan press release.
63
o Kebersamaan : Persatuan, kekompakan, dan kedekatan individu dalam perseroan ataupun divisi, mampu mendukung terciptanya komunikasi dan kerja sama yang baik. Perilaku kerja kebersamaan: -
M emiliki semangat kerja yang tinggi, menjaga nama baik perseroan dan karyawannya.
-
M engembangkan rasa kekeluargaan, saling menghargai baik antar karyawan maupun antar divisi serta dengan beretika menghormati kepentingan bersama.
3.4.6
Sistem Pemberhentian karyawan Sistem pemberhentian karyawan adalah sistem yang mengatur hal-hal yang
dapat mengakibatkan pemberhentian karyawan serta hak dan kewajibannya dengan ketentuan yang jelas, sehingga karyawan akan mendapat ketentraman dan kepastian kerja. Perseroan menggunakan kemampuan bekerja, kualifikasi, dan kriteria yang terkait sebagai dasar dalam pengambilan keputusan mengenai hubungan kerja antara perseroan dan karyawan. Sistem pemberhentian karyawan berlandaskan: •
Pemberhentian karena keinginan perseroan atau karyawan yang bersangkutan dan berhenti karena mencapai usia pensiun.
64
•
M emberikan penghargaan yang layak dengan juga memperhatikan kewajiban karyawan.
•
Ketentuan yang mengatur tentang pensiun serta hak dan kewajibannya.
3.4.7
Sistem Penggajian dan Remunerasi Sistem penggajian dan remunerasi adalah sistem yang mengatur penghasilan
karyawan yang diterima dari perseroan, terdiri atas: •
Gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan lainnya, uang lembur, yang dibayarkan perseroan sebagai imbalan atas hasil kerja yang diberikan karyawan.
•
Tunjangan prestasi kerja, adalah uang yang diberikan dalam kaitan prestasi kerja (kinerja) karyawan, tunjangan ini bertujuan memotivasi guna berprestasi lebih baik. Reward (penghargaan) berupa uang yang diberikan untuk tujuan meningkatkan kepuasan kerja serta membuat kompetitif di pasaran tenaga kerja. Dalam hal ini uang cuti, imbalan prestasi kerja, uang penyesuaian, dan tunjangan hari raya. Sistem penggajian dan remunerasi berlandaskan:
•
Jabatan
•
Dikaitkan dengan penilaian kinerja karyawan.
•
Kompetitif di pasaran tenaga kerja.
•
Fungsi untuk meningkatkan motivasi.
65
3.4.8
Sistem Absensi Sistem absensi adalah sistem yang mengatur kehadiran dan ketidakharian,
serta jam kerja karyawan, termasuk lembur, dan shift kerja atau jam tugas. Dalam sistem absensi ini juga disertakan untuk entry data: alasan tidak hadir / terlambat, perubahan petugas shift, ijin lembur, perubahan waktu kerja / shift / lembur, dan perubahan data pegawai. Sistem absensi akan mempengaruhi tunjangan karyawan.
3.5
Aliran Diagram
66
67
Perekrutan karyawan 2 Divisi
SDM
Marketing
Pelamar
1
Me la ku kan tes d an w a wa nca ra
1
1
H as il tes d an w a wa nca ra
Z
Tid ak l ul us
H asi l tes d an w a wa nca ra
S el eksi p el ama r l ul us
M em bu at SK pe ne ri maa n ka rya wa n
2
1
1 SK pe ne ri maa n ka ryaw a n Pe la ma r d iter ima me nj a di ka rya wa n p eru sa ha an
Z
S K pe ne rim aa n kary aw an
sel esa i
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Penerimaan dan Penempatan
Z
Z
68
Gambar 3.4 Flowchart Sistem M utasi
69
Gambar 3.5 Flowchart Sistem Promosi
70
Pelatihan Bagian Divisi
SDM
Karyawan
Mulai
Membuat surat karyawan butuh pelatihan
2 Surat karyawan butuh pelatihan
1
1 Surat karyawan butuh pelatihan
Membuat SK pelatihan
2 SK pelatihan
1
1 SK pelatihan
Karyawan mulai dilatih
selesai
Gambar 3.6 Flowchart Sistem Pendidikan dan Pelatihan
71
Penilaian Kinerja Divisi
SDM
Mulai
Melakukan penilaian kinerja karyawan
2 Laporan hasil penilaian kinerja
1
1 Laporan hasil penilaian kinerja
Selesai
Gambar 3.7 Flowchart Sistem Penilaian Kinerja
72
73
Gambar 3.8 Flowchart Sistem Pemberhentian Karyawan
74
Penggajian SDM
Adm dan keuangan
Karyawan
Mulai
Melakukan perhitungan gaji dan tunjangan karyawan
2
1 Laporan hasil perhitungan
Z
Laporan hasil perhitungan
1
Membuat slip gaji bersih
2
Z
Slip gaji bersih
1
Beserta pembayaran gaji karyawan
1 Slip gaji bersih
selesai
Gambar 3.9 Flowchart Sistem Penggajian dan Remunerasi
75
Absensi Karyawan Bagian
SDM
Karyawan
Mulai
Mengisi daftar hadir karyawan
Daftar Hadir Karyawan
Daftar Hadir Karyawan
Membuat Laporan Kehadiran Karyawan
2 Laporan Kehadiran Karyawan
1
1 Laporan Kehadiran Karyawan
Selesai
Gambar 3.10 Flowchart Sistem Absensi
76
Cuti karyawan Divisi
SDM
Karyawan
Mulai
Mengisi Surat pengajuan cuti
1
1
Laporan cuti karyawan
Laporan cuti karyawan
Membuat surat keterangan cuti
2 SK Cuti
2
1
SK Cuti 3 SK Cuti
1 SK Cuti
selesai
Gambar 3.11 Flowchart Sistem Cuti
77
Gambar 3.12 Flowchart sistem Pelanggaran
78
3.6
Permasalahan Yang Dihadapi Analisis masalah sistem yang berjalan berdasarkan sistem informasi pada
divisi sumber daya manusia (SDM ) PT. M ekar Prana Indah adalah proses penyimpanan data masih dalam bentuk file excel, sehingga data tidak terintegrasi dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat tentang karyawan karena data dicatat dalam file-file terpisah.
3.7
Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Proses Penerimaan dan penempatan
Kebutuhan Informasi
Jumlah dan jabatan lowongan yang dibuka pada tahun yang berjalan.
Daftar seluruh pelamar.
Daftar pelamar yang lulus test administratif
Daftar pelamar yang lulus psychotest
Daftar pelamar yang lulus wawancara
Keterangan
lama kontrak kerja dan masa
percobaan karyawan baru M utasi
Daftar nama karyawan dan unit kerjanya.
Daftar nama karyawan yang belum pernah dimutasi.
79
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3 tahun terakhir.
Promosi
Posisi jabatan yang kosong.
Daftar nama karyawan yang posisinya berada di bawah posisi jabatan yang kosong.
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3 tahun terakhir.
Pendidikan dan pelatihan
Daftar diklat yang akan dibuka.
Daftar nama pegawai dan jenis diklat yang telah diikuti.
Penilaian kinerja
Daftar
nilai
setiap
kompetensi,
karyawan
integritas,
berdasarkan akuntabilitas,
transparansi, dan kebersamaan. Pemberhentian
Daftar nama karyawan yang sudah berumur 50 tahun untuk golongan I sampai IV.
Daftar nama karyawan yang sudah berumur 56 tahun untuk golongan V keatas.
Daftar nama karyawan yang sudah menerima surat
peringatan
III
(SPIII)
dengan
jenis
pelanggarannya. Penggajian dan remunerasi
Daftar nama karyawan berdasarkan golongan,
80
pangkat, masa kerja, dan jabatan.
Daftar penilaian kinerja karyawan dalam 3 tahun terakhir.
Daftar nama karyawan yang mengambil cuti dengan jenis cutinya.
Daftar nama karyawan yang berhak mendapat tunjangan hari raya.
Absensi
Jadwal dan lama kerja setiap karyawan menurut jabatan dan golongannya.
Daftar nama karyawan yang sedang mengambil cuti.
3.8
Usulan Pemecahan Masalah Semua bagian dalam Bagian Sumber Daya M anusia (SDM ) memerlukan
informasi dan data secara cepat, tepat, dan akurat. Selama ini data dan informasi yang ada dalam Bagian SDM masih berupa kertas dan file yang terpisah secara fisik. Data tersebut seharusnya berada dalam sistem yang terintegrasi, sehingga mempermudah bagi unit kerja untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. Dalam menjalankan fungsinya, manajemen SDM seharusnya mengumpulkan dan memelihara segala data yang berhubungan dengan SDM , termasuk didalamnya memasukkan,
mengubah,
menghapus, memanipulasi,
memperoleh
data dan
81
informasi, serta menganalisis kebutuhan unformasi untuk mendukung kegiatan operasional kepegawaian dan proses bisnis yang berjalan pada Bagian SDM . Penerapan teknologi informasi dalam menunjang operasional suatu instansi tidak dapat dihindari, karena informasi merupakan salah satu unsur utama dalam manajemen modern. Dengan dukungan informasi yang relevan, tepat, dan akurat, fungsi organisasi dalam upaya mencapai tujuan yang diharapkan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Pemecahan masalah yang kami usulkan •
M erancang suatu sistem basis data Sumber Daya M anusia.
•
M emindahkan data dari excel ke database dengan cara membuat koneksi excel dan membaca data record excel per baris. Semua data yang ada dikumpulkan dalam satu basis data (database) yang terintegrasi sehingga data tersebut dapat digunakan secara cepat dan tepat
Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk kenaikan gaji, mutasi, promosi, penilaian prestasi, pengambilan cuti, PHK, pensiun, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan karyawan, sehingga tujuan dari perusahaan pada umumnya dan Bagian SDM pada khususnya dapat tercapai secara maksimal.
