47 BAB 3 ANALIS IS STRATEGI BIS NIS DAN TEKNOLOGI INFORMAS I
3.1
Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup Rencana S trategi Sistem Informasi Pada bagian ini merupakan tahap awal untuk melakukan kegiatan analisis
perusahaan dengan mencari cakupan dan jangkauan perusahaan tentang kondisi perusahaan, prasyarat, dan jangkauan yang berhubungan dengan proyek strategi sistem informasi. Strategi bisnis pada PT. Pos Indonesia adalah memberikan yang terbaik untuk pelanggan dan berusaha memiliki integritas yang terbaik. PT. Pos Indonesia sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang,. Sebagai suatu perusahaan yang mempunyai keinginan untuk terus berkembang, sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan yaitu menjadi badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik terhadap para pelanggan.
3.1.1
Sejarah Perusahaan Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari
kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah
48 menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP. NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. M aka ditentukan Visi, M isi dan strategi pokok.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan VIS I Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.
49 MIS I 1) M enyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara 2) M engembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.
3.1.3
Tujuan dan S trategi Perusahaan Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari : 1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman 2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan mutu layanan 3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap pelayanan umum dan hasil yang baik Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.
50 Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad mendatang yang lebih baik maka dibutuhkan langkah-langkah strategis menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap : 1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi 2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan 3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia 4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan finansial yang terintegrasi dengan baik 5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam layanan logistik surat dan finansial di Indonesia 6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industri jasa pengiriman
3.1.4
Lokasi PT. Pos Indonesia mempunyai kantor di : Jalan Daan M ogot No.20 Jakarta Barat 11460 - Indonesia Telp
: (021) 5601205
Fax
: (021) 5601203
Email :
[email protected] Website: http://www.posindonesia.co.id
51 3.1.5
Produk Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah :
•
Kiriman Internasional 1) Express Pos 2) Express M ail Service 3) Paket Pos Internasional 4) Wesel Pos Internasional
•
Paket Pos 1) System Online Payment Point 2) Wesel Pos Prima 3) Wesel Pos Standard 4) Wesel Pos Instant 5) Wesel Pos Berlangganan 6) Wesel Pos Luar Negeri
•
Hybrid M ail 1) Surat Elektronik 2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan 3) SM S Pos
52 3.1.6
S truktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau job description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan kewajiban dan kewenangan dari masing-masing bagian yang disusun oleh perusahaan. Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan yang bersangkutan. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1) Sederhana Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan. 2) Fleksibel Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi. 3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam perusahaan
53 Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut. PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan. Selain itu, setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah
terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta
menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang. Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos Indonesia pada saat ini :
54
Gambar 3.1 S truktur Organisasi 3.1.7
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Wilayah Usaha Pos
Bertugas
memberi
izin
dalam
suatu
kegiatan
2. Sekretariat
Bertugas mencatat hal-hal yang penting
3. Deputi Operasi
M engatur jalan keluar masuknya barang di perusahaan
4. Deputi Umum
Bertugas
melayani
keluar masuknya surat
masyarakat
dalam
55
5. Reff Office
Bertugas
melayani
suatu
pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan
Bertugas mengatur bagian pembayaran rekening
7. Bagian promosi
Bertugas mempromosikan pelayanan baru yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular
Bertugas menetapkan biaya dalam suatu kantor pos
9. Kantor Pos
Berfungsi melayani masyarakat
dalam
pembayaran rekening. 10. SPP
Berfungsi mengelola pusat pengelolaan setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan
Berfungsi untuk
memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam kantor pos. 12. SDM
M enerima
orang
yang
sedang
PKL,
karyawan baru 13. Bagian teknologi dan sarana
Berfungsi untuk menyediakan sarana dan fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia
56
Tabel 3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi pada PT. Pos Indonesia
3.2
Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan External Perusahaan Analisis terhadap kondisi lingkungan internal dan external perusahaan akan
mengacu dan berdasar pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada Landasan Teori sub bab 2.2. dimana dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu masukan atau input yang akan diproses untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Adapun masukan atau input yang digunakan dalam proses perencanaan tersebut didapatkan melalui analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan external perusahaan, baik itu lingkungan bisnis maupun lingkungan external SI/TI perusahaan, analisis ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat ini. Berikut adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT Pos Indonesia :
57
Lingkungan External Bisnis PT PT. Pos Indonesia
Lingkungan External SI/TI PT Pos Indonesia
Lingkungan Internal Bisnis PT Pos Indonesia
Lingkungan Internal SI/TI PT. Pos Indonesia
Input
Portfolio Aplikasi saat ini
Proses Perencanaan Strategi
Strategi Sistem Informasi
Strategi Teknologi Informasi
Proses
Strategi Manajemen SI/TI
Output
Portfolio Aplikasi Masa Depan
Gambar 3.2 Model Perencanaan S trategi Sistem dan Teknologi Informasi PT Pos Indonesia 3.2.1 Analisis Lingkungan External Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah merupakan analisis terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat memperbesar peluang perusahaan, maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup
58 analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST. 3.2.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter Persaingan sangat penting bagi keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya, yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam industri manapun, baik industri domestik atau international, yang menghasilkan barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni ancaman pesaing baru, ancaman produk pengganti, kekuatan penawaran pembeli, kekuatan penawaran pemasok dan persaingan industri diantara para peserta yang ada. Adanya pemberian nilai terhadap 5 faktor persaingan, maka akan dapat memberikan gambaran nilai kekuatan yang mempengaruhi 5 faktor tersebut. Diberikan rentang nilai, yaitu 1 - 10, dimana 1 adalah nilai terendah dan 10 adalah nilai tertinggi. Yang artinya 1 adalah nilai persaingan tidak memberi dampak besar pada persaingan yang ada, 10 adalah nilai persaingan yang memiliki dampak yang besar terhadap persaingan yang ada.
59 Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Pos Indonesia : Pendatang Baru TIKI, FEDEX
Pemasok Harco M as M angga Dua
Pesaing Industri Bank
Pembeli Customer
Produk Pengganti SM S, E-M ail
Gambar 3.3 Analisis Porter PT. Pos Indonesia
1.
Ancaman Pendatang Baru Pendatang baru yang menjadi ancaman bagi perusahaan adalah TIKI, FEDEX, Ancaman daya saing pendatang baru kami beri nilai 4, nilai yang cukup tinggi karena pangsa pasar atau target pasar dari TIKI, FEDEX yang sebelumnya hanya berada di kota-kota besar kini sudah mulai mengembangkan jaringannya hingga ke daerah. Selain itu, mereka juga memiliki kualitas SDM dan kegiatan promosi yang secara kualitas lebih
60 baik ketimbang kantor pos. Adapun langkah-langkah strategi yang perlu dilakukan PT. Pos Indonesia, yaitu meningkatkan kepuasan dan kepercayaan konsumen dan juga meningkatkan daya saing dengan melakukan banyak promosi. 2.
Persaingan Industri Bank dapat menjadi ancaman yang besar bagi PT. Pos Indonesia, karena mereka baru-baru ini mulai merambah ke dunia PT. Pos Indonesia yaitu adanya layanan pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon serta wesel. Selain itu mereka sudah mulai disukai oleh masyarakat karena prosesnya yang lebih efisien dan lebih mudah dalam transaksi pembayarannya (misalnya dapat dilakukan melalui ATM ) Sebagai penilaian kekuatan ancaman persaingan antara industri, mereka mendapat nilai 8.
3.
Daya Tawar Menawar Pemasok Yang dimaksud sebagai pemasok adalah perusahaan yang dapat mendukung PT. Pos Indonesia dalam hal pengadaan sarana, mendukung perawatan dan perbaikan peralatan yang ada. Para pemasok yang telah menjadi rekanan kerja PT. Pos Indonesia diantaranya adalah: toko Toshiba sebagai pemasok peralatan komputer. Sebagai penilaian kekuatan untuk penawaran pemasok, kami memberi nilai 3. Nilai yang cukup rendah ini dikarenakan mereka mempunyai kriteria yang sangat ketat untuk dapat masuk menjadi pemasok PT. Pos Indonesia yaitu harus diadakannya tender untuk dapat menjadi supplier PT Pos Indonesia.
61 4.
Daya Tawar Menawar Pembeli Pembeli yang dimaksud disini adalah pelanggan ( customer ) yang membutuhkan jasa layanan kiriman dan layanan pembayaran tagihan. Para pelanggan tentunya akan menuntut kualitas dalam pelayanan PT. Pos Indonesia itu sendiri antara lain dalam hal kecepatan dan efektifitas pelayanan yang diberikan oleh staff PT. Pos Indonesia. Ancaman daya tawar pembeli ini kami beri nilai 7, nilai yang cukup besar karena walaupun perusahaan mempunyai brand image yang baik namun banyak pesaing-pesaing yang memiliki daya saing yang tinggi seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi. Untuk itu PT. Pos Indonesia harus dapat menentukan langkah yang tepat dalam peningkatan produktivitas kerja, sehingga tuntutan pelanggan dapat terpenuhi dan keuntungan dapat diraih
secara optimal,
meningkatkan
kepuasan
dan
kepercayaan
pelanggan. 5.
Ancaman Produk Pengganti Ancaman
produk
pengganti
datang
dari
penyedia
jasa
telekomunikasi misalnya layanan yang terdapat di dalam handphone seperti SM S ( Short Message Service ) dan layanan E-Mail dalam internet. Kami memberikan nilai 7, nilai yang cukup tinggi karena dari segi waktu, produk pengganti ini lebih cepat, lebih murah, dan lebih efisien ketimbang layanan kantor pos.
62 Tabel Ringkasan Hasil Analisis Daya Persaingan Porter Jenis Ancaman Pendatang Baru
Penyelesaian PT. Pos harus meningkatkan promosi, meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan agar kualitas jasa yang ditawarkan PT. Pos semakin baik. PT. Pos meningkatkan pelayanan pembayaran tagihan dengan menyediakan mobil-mobil pos yang masuk ke daerah-daerah yang tidak terjangkau bagi masyarakat M enjalin hubungan yang baik dengan pemasok dalam tawar-menawar pembelian peralatan komputer. M enjalin hubungan dengan pembeli dengan cara memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan yang loyal dan memberikan bonus ahir tahun. Seperti berupa hadiah PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.
Pesaing Industri
Pemasok
Pembeli
Produk Pengganti
Support Sistem TI PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)
Aplikasi SOPPPOS (layanan telepon, listrik, cicilan motor)
Tidak ada.
CRM
Tidak ada
Tabel 3.2 Analisis Daya Persaingan Porter
3.2.1.2 Analisis PES T Perusahaan Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan diantaranya adalah: a. Politik
63 •
Dengan diadakannya pengiriman BLT kepada masyarakat melalui PT Pos Indonesia, pembagian BLT tersebut lebih teratur dan langsung diterima oleh orang yang sudah terdaftar sebagai penerima BLT.
•
Peraturan
Pemerintah
Nomor
37
Tahun
1985
tentang
Penyelenggaraan Pos (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1985 Nomor 53, Tambahan Negara Nomor 3303); •
Keputusan Presiden Nomor 109 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 47 Tahun 2002;
•
Undang-undang Nomor 6 Tahun 1984 tentang Pos (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1984 Nomor 28, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3276);
•
Keputusan M enteri Perhubungan Nomor KM . 32 Tahun 2002 tentang Tarif Jasa Pos Dasar Dalam dan Luar Negeri.
b. Ekonomi •
Inflasi yang tinggi mengakibatkan banyaknya karyawan setiap perusahaan yang diPHK, oleh karena itu dalam pengiriman uang lewat wesel semakin berkurang dan PT. Pos juga melayani pembayaran cicilan motor yang semakin berkurang.
64 •
M embaiknya keadaan ekonomi Indonesia secara perlahan-lahan telah membuat suatu peluang bisnis yang besar kepada pihak-pihak swasta sehingga di harapkan perusahaan dapat memanfaatkan keadaan yang tercipta sebaik mungkin.
c. S osial •
Berubahnya pandangan masyarakat dan gaya hidup yang mengirim surat kepada saudara atau teman yang di daerah ataupun yang di luar negeri mereka lebih cenderung menggunakan teknologi seperti handphone dan email daripada menggunakan jasa PT. Pos Indonesia yang pengirimannya membutuhkan waktu yang lama dan tidak efisien.
d. Teknologi •
Perkembangan teknologi yang begitu cepat sangat mempengaruhi kinerja PT. Pos Indonesia, saat ini telah banyak perusahaan yang memanfaatkan perkembangan sistem dan
teknologi informasi
sebagai suatu keunggulan perusahaan dalam persaingan. •
Internet merupakan sebuah alat penghubung yang sangat cepat kepada masyarakat. Sehingga perkembangan internet saat ini telah diakui sangat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dan untuk mengenalkan perusahaan itu sendiri kepada dunia. Internet telah menjadi hal yang tidak terpisahkan dari perusahaan ataupun individu untuk membuka peluang bisnis baik sekarang maupun yang akan datang. Oleh karena itu, PT. Pos
65 Indonesia akan mengembangkan teknologi berbasis online untuk melakukan kegiatan pembayaran gaji dan absensi karyawan.
Dari analisa PEST ini, dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor diatas membawa dampak bagi PT. Pos Indonesia, antara lain : •
Dampak dari bidang Politik Dengan digunakannya PT Pos. Indonesia dalam pengiriman surat
suara untuk Pemilu 2009, PT Pos Indonesia mendapatkan keuntungan yang signifikan dari bulan Januari 2009 hingga April 2009. Dengan adanya pembagian BLT tersebut, pemerintah sekarang sangat membantu rakyat miskin dalam memenuhi kebutuhannya seharihari. Dengan berlakunya undang-undang tentang PT Pos Indonesia oleh pemerintah, PT Pos Indonseia merupakan bagian dari lembaga pemerintah yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap dan kuat. •
Dampak dari bidang Ekonomi Semakin berkurangnya para pelanggan pos misalnya dalam
pengiriman surat, pengiriman barang dan wesel. •
Dampak dari bidang Sosial Dengan berubahnya gaya hidup dan pandangan masyarakat saat
ini, membuat PT Pos Indonesia lebih memfokuskan pada inovasi dan pelayanan yang prima seiring dengan perkembangan jaman dan tuntutan dari masyarakat luas.
66 •
Dampak dari bidang Teknologi Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka
PT Pos Indonesia juga harus ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya sistem terintegrasi ERP ( Enterprise
Resource
Planning
)
didalam
perusahaan.
Namun,
perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan perangkat keras ( hardware ) yang memadai.
Tabel Ringkasan Hasil Analisis PEST Faktor
M asalah
Penyelesaian
Politik
Seringnya terjadi masalah pembagian BLT yang kurang tepat sasaran
Penggunaan Smart Card untuk ke depannya agar masalah tidak terdatanya warga miskin dapat terselesaikan
Support dalam TI Aplikasi Smart Card
67 Ekonomi
Banyaknya karyawan di setiap perusahaan yang diPHK karena terjadinya inflasi menyebabkan berkurangnya pelanggan
Kebijakan ekonomi pemerintah yang harus mendukung pembuatan lapangan kerja yang baru
Tidak ada
Sosial
Kurang nya sosilaisai mengirim surat kepada relasi sehingga banyak orang lebih menggunakan handphone dan email.
Perusahaan akan lebih melakukan promosi kepada pelanggan
PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)
Teknologi
Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan
PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini. Tabel 3.3 Ringkasan Hasil Analisis PES T
Tidak ada
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan analisis terhadap faktor-faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, atau bisa berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari. Analisis yang
68 dilakukan mencakup analisis terhadap rantai nilai perusahaan (value chain), analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF (Critical Succsess Factor) dan analisis area, fungsi, dan proses bisnis 3.2.2.1 Analisis Value Chain Service Business (Value shop) Berdasarkan Analisis Value Chain Service Business menurut Porter, Value shop PT. Pos Indonesia terbagi atas 2 jenis aktivitas yaitu :
Support Activities Infrastructure, Technology, Human Resources, Purchasing, Business Partner External resources
Resource value Management
Relationship value Management
Clientvaluechain
Gambar 3.4 Value Chain Service Business (Value shop)
Aktivitas Primer : 1. Business Acquisition Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
69 M isalnya : -
Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..
-
Pengiriman surat dan barang
-
Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan
2. Problem Specification Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak -
Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
-
M asalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
-
Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang
3. Knowledge Application Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar. Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application : -
Brosur
-
Email, Fax
70 -
Profil Pelanggan
-
Profil Support
-
Daftar Pemasok
-
Daftar Produk
4. Allocation of Resources Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M (M an, M oney, M aterial, M achin, M ethod) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti software house. Man PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun banyak diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-masing. Money Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership. Material M aterial yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas, perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
71 Machine M achine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya Method PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan. Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta informasi-informasi eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana dalam pengambilan keputusan 5. M arketing the Capability Kegiatan
Perusahaan
dalam
memperkenalkan
produk-produk
baru
dari
perusahaan kepada pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui
brosur,
website, dan lain-lain. 6. Configure Solution M embuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian. -
Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja perusahaan
72 -
Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
-
Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru
-
Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute Solution Pada tahap
ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para
pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan. -
M engirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang baru
-
Pemasangan Hardware & Software
-
Integrasi komputer
-
Evaluasi
-
Training
Aktivitas Pendukung : 1) Pembelian Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas. 2) Pengembangan Teknologi
73 Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pengadaan jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan website perusahaan untuk kepentingan pemasaran. 3) M anajemen Sumber Daya M anusia Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan. 4) Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan 5) M itra Bisnis M itra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa pengiriman barang ke luar negeri
3.2.3
Analisis S WOT Perusahaan Kinerja sebuah perusahan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal
dan faktor eksternal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor strategi internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) perusahan untuk merumuskan strategi perusahaan yang didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunitues),
74 namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Berdasarkan survei yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Pos Indonesia : 1) Kekuatan (Strength) •
Sudah dikenal masyarakat
•
M emiliki kantor yang tersebar luas di seluruh pelosok desa.
•
M emiliki keamanan yang baik
•
Di dukung oleh pemerintah
•
M empunyai layanan
Warmasif
yaitu
layanan
internet
di
lingkungan kantor pos •
Biaya yang cukup murah di bandingkan dengan para pesaingnya seperti Tiki, Fedex, DHL.
2) Kelemahan (Weakness) •
Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan.
•
SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu untuk menggaji para karyawan sesuai dengan standar UM R.
•
Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.
3) Peluang (Opportunities) •
Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos.
75 •
Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri
4) Ancaman (Threats) •
M asuknya barang-barang elektronik seperti handphone dan email, yang membuat masyarakat mulai meninggalkan kantor pos sebagai kegiatan utama dalam berkomunikasi dan surat menyurat.
•
Promosi dari kompetitor lebih banyak dan beragam.
•
M asuknya teknologi seperti handphone dan E-mail
Berikut ini adalah tabel IFAS dan tabel EFAS PT.Pos Indonesia :
IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) : Faktor-Faktor S trategi Internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
• Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas yang tersebar sampai ke pelosok • Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan Warmasif yaitu layanan internet di lingkungan kantor pos • Menyediakan layanan pembayaran ai r, listrik, dan telpon.
0,21 0,10
3 4
0,63 0,40
0,12 0,06 0,11
3 2 3
0,36 0,12 0,33
0,11
2
0,22
Total Kekuatan
0,71
Kekuatan :
2,06
76 Kelemahan : • Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan. • SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu menggaji karyawan sesuai dengan standar umr • Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menj adi berkurang.
0,06
4
0,24
0,11
2
0,22
0,12
4
0,48
Total Kelemahan Total IFAS
0,29 1,0
-0,94 1,12
Tabel 3.4 Matriks Faktor Internal EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) :
Faktor-Faktor S trategi External
Bobot
Rating
Bobot x Rating
• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos • Adanya us aha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri
0,31
4
1,24
0,10
3
0,30
Total Peluang Ancaman :
0,41
• Masuknya pendatang baru seperti Tiki, Fedex, dan DHL • Promosi dari kompetitor lebih banyak dan beragam. • Masuknya teknologi handpone dan e-mail
0,20
3
0,60
0,10 0,09
2 3
0,20 0,27
Total Ancaman Total EFAS
0,39 1,0
Peluang :
2,34
-1,07 1,27
77 Tabel 3.5 Matriks Faktor External
Keterangan Rating 1 : Tidak Penting Rating 2 : Cukup Rating 3 : Cukup Penting Rating 4 : Penting
3.2.3.1 Matrik S WOT Berikut ini digambarkan matriks SWOT pada PT. Pos Indonesia : KEKUATAN (S)
KELEMAHAN (W)
• Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas yang tersebar sampai ke pelosok desa • Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan Warmasi f yaitu layanan internet di lingkungan kantor pos • Menyediakan layanan pembayaran air, listrik, dan telepon.
• Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan. • SDM yang terlalu banyak membuat perus ahaan tidak mampu menggajih karyawan sesuai dengan standar UMR. • Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.
PELUANG (O)
STRATEGI SO
STRATEGI WO
• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos • Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri •
• Mempertahankan kualitas jasa pengiriman surat-surat dan pembayaran air, listrik dan air • Memperbanyak mobil-mobil pos keliling yang bertujuan mempercepat proses pengiriman surat-surat dan barang kiriman
• Pengembangan hardware untuk meningkatkan teknologi dan sistem inform asi dalam kantor pos • Perekrutan dan menyel eksi karyawan yang handal dan berkualitas • Pengembangan website untuk meningkatkan promosi
IFAS
EFAS
78 ANCAMAN (T)
STRATEGI ST
• Masuknya pendatang baru seperti • Mengembangkan hubungan kerja Tiki, Fedex, dan DHL. sama untuk memperluas j aringan pemasaran • Promosi dari kompetitor lebih banyak dan beragam. • Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis • Masuknya teknologi handphone dan e-mail.
STRATEGI WT • Mengoptimalkan SDM melalui pelatihan • Pengembangan sistem Smart Card untuk mendukung efisiensi karyawan
Tabel 3.7 Matrik S WOT
3.2.3.2 Diagram Analisis S WOT Dari kedua matriks tersebut, maka diperoleh total Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisis SWOT: 1. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X Kekuatan
: 2,06
Kelemahan : -0,94 Titik X
: kekuatan + kelemahan : 2,06-0,94 : 1,12
2. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y
79 Peluang
: 2,3
Ancaman
: -1,07
Titik Y
: peluang + ancaman : 2,34-1,07 : 1,27
3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,12, 1,27 ) Berdasarkan diagram analisis SWOT dibawah, dapat disimpulkan bahwa strategi yang dipilih untuk mengoptimalkan bisnis perusahaan adalah pada kuadran 1. PT. Pos Indonesia memiliki peluang dan kekuatan yang besar pada bidang jasa pengiriman karena pasar ini semakin berkembang. PT. Pos Indonesia memanfaatkan peluang yang ada pada bisnis ini dan terus mengembangkan perusahaannya dengan cara meningkatkan pelayanan pada konsumen.
S ( 1,12 ; 1,27 )
W
O
T
80 Gambar 3.5 Diagram Analisis S WOT PT. Pos Indonesia
Berdasarkan dari titik koordinat diatas maka PT. Pos Indonesia menggunakan strategi kekuatan dan peluang. Perusahaan menggunakan semua kekuatan dengan memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang digunakan : 1.
M eningkatkan kualitas SDM untuk peningkatan layanan. Dengan adanya peningkatan kualitas SDM , maka PT. Pos Indonesia mampu membangun citra yang baik dan mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih baik dan efisien.
2.
M eningkatkan jaringan informasi antara karyawan, divisi, customer. Penyebaran informasi dalam perusahaan akan sangat mendukung proses bisnis yang berjalan dan akan memberikan kemudahan bagi para karyawan dalam perusahaan untuk melakukan tugas sehari-hari. Dan peningkatan jaringan antara perusahaan dan customer akan meningkatkan tingkat kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan.
3.
Penyebaran knowledge pada divisi - divisi yang ada untuk kemudahan SDM . Dengan meningkatkan knowledge management dalam perusahaan untuk membantu proses bisnis yang berjalan dan memberikan kemudahan terutama kepada karyawan baru ataupun memberikan pengetahuan tanpa harus dilakukannya training.
81 4.
M emperbesar jaringan kerjasama dengan mitra bisnis ( perusahaan, universitas, dan perusahaan lainnya ) Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan jangkauan bisnis serta memperbanyak partnership dengan perusahaan-perusahaan yang ada dengan PT. Pos Indonesia.
3.2.4
Analisa CS F Perusahaan CSF
( Critical Success Factor ) adalah faktor-faktor yang menjadi
penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu di perlukan suatu ukuran atau indikator ( KPI – Key Performance Indicator ) yang memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka didalam mencapai faktor – faktor penentu keberhasilan tersebut. Faktor – faktor yang merupakan kunci keberhasilan pada PT. Pos Indonesia serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut :
Critical Success Factor Peralatan komputer di
•
kantor yang berteknologi
•
tinggi sesuai dengan yang
Key Performance Indikator Biaya M aintanence Spesifikasi Software & Hardware
Support Sistem •
Aplikasi IT
82 diperlukan sistem Pelayanan yang baik dan
•
Jumlah komplain, kritik
•
dan saran
berkualitas •
Service
Peningkatan pelanggan
Sumber daya manusia yang
•
Jumlah komplain
berkualitas
•
Produktivitas kerja
Pengadaan fasilitas yang
•
Bertambahnya jumlah
dibutuhkan karyawan oleh
Aplikasi Customer
•
Aplikasi Karyawan
•
Aplikasi fasilitas
sarana yang mendukung kinerja perusahaan,
perusahaan
seperti komputer, printer, dan lain-lain.
Tabel 3.7 Critical Success Factor
3.2.5
Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat
mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat di pecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat dia artikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk
83 memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek – aspek informasi dalam perusahaan. Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area , fungsi dan proses bisnis pada PT. Pos Indonesia : Dekomposisi Area , Fungsi dan Proses Bisnis : Area Fungsional
Fungsi Bisinis
Proses Bisnis
Deputi Operasi Perencanaan Operasional • • •
Membuat jadwal operasional Mengarahkan dan mengkoordinasikan proses kerja karyawan Memperhitungkan waktu pengoperasian
Proses Operasional • •
Penyortiran surat Pengiriman surat
•
Melakukan penawaran jasa Melakukan periklanan jasa Menentukan strategi pemasaran Mempersiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran tahunan untuk Departemen Pemasaran Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain (contoh: Badan Pendidikan) Menyusun dan mengembangkan strategi pemasaran
Promosi Marketing
• • •
•
•
84
Pelayanan Pelanggan • • Penjualan
•
Memberikan informasi tentang perusahaan dan jasa Menanggapi kritik dan saran pelanggan Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan
• •
Menetapkan harga jasa Membuat laporan penjualan
•
Melaksanakan perawatan komputer dan mesin fotokopi Permintaan material (suku cadang mesin)
T eknologi & Sarana Perawatan mesin
•
Pembelian mesin • • •
Membuat laporan pembelian Membuat pesanan pembelian Melakukan kerjasama dengan pemasok
Pemeliharaan SI/T I • • • •
Melakukan perbaikan jaringan SI/T I Melakukan Pengembangan jaringan SI/T I Melakukan troubleshooting SI/T I Menjadwal Pemeliharaan SI/T I
85
Keuangan Perencanaan Keuangan • •
•
Menganalisa laporanlaporan keuangan Mengalokasikan dan mencari sumber-sumber dana yang lebih efektif dan efisien Mengendalikan arus dana untuk menghindarkan kelebihan dan kekurangan dana
Pengelolaan keuangan • • • •
Menerima pendapatan penjualan perangko Mengeluarkan kas untuk pembelian dan biaya operasional Membuat laporan penerimaan kas Membuat laporan pengeluaran kas
Penggajian karyawan • •
Memproses penggajian karyawan Membuat laporan penggajian karyawan
SDM Perekrutan SDM •
Proses penyeleksian calon karyawan
•
Pemberian training kepada karyawan
Pelatihan SDM
86 Gambar 3.6 Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT Pos Indonesia Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
Tabel S ubjek Data : Subjek Data Perencanaan Operasional Operasional Perawatan Data Penjualan Data Pelanggan Data Pemasok Data Pembelian Data Karyawan Data Absensi Data Penggajian Data Keuangan Jadwal Pemeliharaan SI/TI Jadwal Pelatihan Karyawan Pelatihan Karyawan Laporan Keuangan
Tabel 3.8 S ubjek Data PT. Pos Indonesia
3.2.5.3 Matrik Fungsi Bisnis vs S ubjek Data
M atrik ini merupakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan . Suatu fungsi bisnis dapat membaca ( read ) satu atau beberapa subjek data , selain itu suatu objek data juga dapat di buat ( create ) , di ubah ( update ) dan di hapus ( delete ) oleh suatu fungsi bisnis
87 dalam perusahaan . Berikut adalah gambar 3.10 yang merupakan matrik fungsi bisnis vs subjek data PT. Pos Indonesia :
Marketing Pelayanan Pelanggan
R
R
Penjualan Perawatan Mesin
R
R
R
C
R
Penggajian Karyawan
Laporan Keunagan
Pelatihan Karyawan
R R
C
R
C
Perencanaan Keuangan Pengelolaan Keuangan
Jadwal Pelatihan Karyawan
R
C
Pembelian Mesin Pemeliharaan SI/TI
R
Jadwal Pemeliharaan SI/TI
R
Data Keuangan
R
R
Data Penggajian
R
Data Absensi
R
R
Data Karyawan
C
Data Pembelian
Proses Operasional
R
Data Pemasok
C
Data Pelanggan
R
Data Penjualan
Operasional
Perencanaan Operasional
Fungsi Bisn is
Perawatan
Perencanaan operasional
Subjek data
R
R R
R
C
R
C
R
C
Perekrutan SDM
R
R
Pelatihan SDM
R
C
Tabel 3.9 Matrik fungsi Bisnis vs S ubjek Data PT. Pos Indonesia
Keterangan : ( * ) = C R U D (Create , Read, Update, Delete)
88
3.2.5.2 Entity Relation Diagram ( ERD ) Perusahaan ERD di gunakan untuk menggambarkan hubungan yang relevan dari entitas –entitas kunci atau kelompok entitas data dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah gambar 3.7 yang merupakan ERD pada PT. Pos Indonesia :
Gambar 3.7 Entity Relation Diagram ( ERD ) PT. Pos In donesia
3.2.6
Analisa Lingkungan Eksternal S I/TI Perngusahaan
89 Di dalam perusahaan yang sudah berdiri lebih dari 62 tahun, perkembangan teknologi dalam bidang pengiriman surat dan barang sampai saat ini dirasakan berkembang dengan sangat cepat. Oleh karena itu kondisi persaingan yang ada saat ini sangat ketat disebabkan perusahaan – perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang dan surat yang lain telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang cukup dan memadai dalam mendukung kegiatan proses bisnis mereka. Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi kemajuan suatu bisnis, terutama pada bidang usaha yang memerlukan kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi. Aplikasi – aplikasi khusus seperti CRM (Customer Relationship Management), ERP ( Entreprise Resource Planning ), SCM ( Supply Chain Management ), juga sangat dibutuhkan dan telah banyak digunakan untuk mendukung, memperlancar serta mempercepat proses bisnis perusahaan
dalam rangka
mencapai visi,
misi perusahaan
dan
memenangkan persaingan bisnis. Dan bagi para eksekutif, dengan adanya suatu sistem perencanaan dan analisa seperti DSS (Decision Support System)
dan
EIS
(Executive
Information
System),
tentu
dapat
meningkatkan performa perusahaan di dalam merespon pasar dan juga di dalam menetapkan suatu rangkaian keputusan strategis bagi perusahaan. Untuk saat ini kegiatan bisnis di PT.Pos Indonesia mulai diterapkan kedalam dunia maya dan menggunakan teknologi internet. Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar baru bagi
90 PT.Pos
Indonesia,
yakni pasar
memungkinkan sebuah
digital atau e-Commerce,
perusahaan untuk melakukan
yang
perdagangan
elektronik
bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C).
Transaksi
eCommerce
melibatkan
pelanggan,
pemasok,
vendor,
distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan eCommerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangi kesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar, khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan
dalam mendukung
keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan
91 yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu mendatang,
Untuk
itu
bisnis
di bidang
ini sudah
seharusnya
mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap
dan
memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.
3.2.7
Analisa Lingkungan Internal S I/TI Perusahaan Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi
menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan
92 software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih menggunakan aplikasi yang menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.
3.2.7.1 S pesifikasi Hardware dan S oftware Perusahaan Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung Divisi Teknologi dan Sarana
Keuangan
SDM
Promosi
Kepala wilayah
Hardware • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • M emory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • M onitor Flat 15" • LAN card • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • M emory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • M onitor Flat 15" • LAN card • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • M emory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • M onitor Flat 15" • LAN card • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • M emory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • M onitor Flat 15" • LAN card •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •M emory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •M onitor Flat 15"
Jumlah 3
3
3
3
1
93 •LAN card Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •M emory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •M onitor Flat 15" •LAN card Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •M emory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •M onitor Flat 15" •LAN card Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •M emory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •M onitor Flat 15" •LAN card M ail Server •Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz •M emory 1 GB DDR •Hard disk 60GB •M onitor Flat 15" •LAN card Database Server •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •M emory 1 GB DDR •Hard disk 60 GB •LAN card UPS 500Wat Printer Canon S200 Swicth 8port,16port,24port. Tabel 3.10 S pesifikasi Hardware PT. Pos Indonesia
1
1
1
1
1
1 4 4
Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung
94
Divisi Teknologi dan Sarana Keuangan
SDM
Promosi
Aplikasi •laporan barang masuk dan barang keluar • Laporan keuangan • Penggajian Karyawan
Support Sistem Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003 Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003
•Laporan penerimaan dan pengeluaran karyawan
Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003
• Laporan penjualan barang
Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003 Kepala wilayah • laporan database kary Aplikasi Excel wan dan keuangan M icrosoft Word 2003 Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003 Deputi Operasi • Laporan keuangan Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003 Deputi Umum • Laporan keuangan Aplikasi Excel M icrosoft Word 2003 Tabel 3.11 S pesifikasi S oftware PT. Pos Indonesia
95
3.2.7.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan Berikut adalah gambar dari Arsitektur jaringan pada PT. Pos Indonesia :
Gambar 3.8 Arsitektur Jaringan PT. Pos Indonesia
96
3.2.7.3 Portfolio Aplikasi saat ini Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan saat ini, apakah masuk kategori high potensial, strategic, key operational atau support, sesuai dengan konstribusi yang diberikan masingmasing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Pos Indonesia : H STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
( ) Aplikasi ERP (* )Website
Kontribusi potensial dari aplikasi IS / IT untuk pencapaian sasaran tujuan bisnis dimasa depan
( )Aplikasi Finance (*) Aplikasi M arketing dan promosi (*) Aplikasi Operasional
(*)Microsoft Office 2003, Windows 2000 (*) Aplikasi Visual basic (*) SOPPPOS (layanan tagihan telpon listrik cicilan motor dll) (*) RSPOS (aplikasi wesel) (*) IPOS (Aplikasi kiriman surat/barang)
L KEY OPERASIONAL H
SUPPORT L
97 Tingkat ketergantungan bisnis pada aplikasi IS / IT dalam mencapai penyelenggaraan bisnis secara keseluruhan Gambar 3.9 Portfolio Aplikasi saat ini
Keterangan: (*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( )= Aplikasi yang sedang berjalan,namun butuh pengembangan lebih lanjut.
Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan biasa dilihat bahwa PT. Pos Indonesia belum memiliki aplikasi yang bersifat High Potential. Selama ini fungsi SI/TI memang gunanya terbatas pada kegiatan operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang belum
melihat
peluang
pemanfaatan
SI/TI
untuk
menghasilkan
keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh perusahaan lain. Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan sebaiknya perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat Strategic. Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam kuadran High Potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan ke dalam kuadran Strategic dan kemudian diimplementasikan.
98
3.2.7.4 Aplikasi
1. Sistem Informasi Pembelian Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
2. Sistem Informasi SDM Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
3. Website PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
3.3
Masalah yang dihadapi oleh PT. Pos Indonesia Berdasarkan hasil analisis-analisis di atas yang berkaitan dengan lingkungan
internal dan eksternal bisnis perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI
99 perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pos Indonesia baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi masalah di masa mendatang, diantaranya adalah sebagi berikut: •
Karena perusahaan sendiri masih dalam tahap pengembangan terhadap sistem SI/TI-nya, maka masih terjadi beberapa kesulitan dalam pengoperasian dan pemeliharaan sistem SI/TI perusahaan. Contoh : Karyawan banyak yang masih memiliki kesulitan dalam pengoperasian aplikasi ERP yang masih baru ini baik dalam aplikasi finance, marketing dan promosi, maupun operasional.
•
Keterbatasan pada kualitas sumber daya manusia, dapat menghambat aktivitas bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pengoperasian sistem. Contoh : Karyawan yang berpendidikan D3 yang masih memiliki kesulitan dalam pengoperasian ERP yang sudah canggih ini, sehingga tidak bisa memanfaatkan aplikasi ERP ini dengan maksimal dan efisien.
•
Website perusahaan yang kurang memiliki fungsi yang baik dan masih kurang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dan belum memiliki website sendiri. Contoh : Website perusahaan hanya menampilkan profile perusahaan saja.
•
Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam posisi yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul. Contoh : Pemanfaatan website yang kurang maksimal dalam kegiatan bisnisnya.
100 •
Beberapa karyawan merasa aplikasi sistem yang digunakan sekarang ini kurang user friendly. Contoh : Karyawan memiliki kesulitan dalam pengoperasian aplikasi distribusi yang rumit.
•
Komputer yang digunakan karyawan sekarang ini kurang mendukung dalam pengoperasian sistem. Contoh : M asih adanya komputer yang menggunakan pentium 4 dengan processor yang rendah sehingga kurang mendukung dalam pengoperasian sistemnya.
