agendapunt B.01 1195248
Aan Verenigde Vergadering KREDIETVOORSTEL HUISVESTING
Gevraagd besluit Verenigde Vergadering 04-06-2015 Het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland wordt gevraagd:
I.
In te stemmen met huisvestingsalternatief 1 als voorkeursvariant, conform de brief aan de VV van 10 februari 2015 (kenmerk 1175427, zie bijlage 2). II. In te stemmen met een totaalkrediet van € 18.800.000,00, incl. btw voor de volledige aanpassing en verbouw van het gebouw Gemeenlandshuis conform huisvestingsalternatief 1. III. In te stemmen met het kredietvoorstel warmte-koude opslag, in combinatie met een innovatie Smart Polders, € 650.980,00 incl. btw. IV. In te stemmen met de randvoorwaarden en de kosten van € 2,4 miljoen incl. btw voor de tijdelijke huisvesting van medewerkers uit het Gemeenlandshuis gedurende de verbouwing, waarbinnen het college van D&H een besluit kan nemen over de nader te bepalen locatie. V. In te stemmen met het benutten van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand en de locatie Kijkduin voor: VI. de sloop van het Pauwhuis, de inrichting van het buitenterrein en de afboeking van vervallen activa; VII.het resterende bedrag te reserveren ten behoeve van de nadere voorstellen met betrekking tot de aanpassing van de locatie Vlaardingen.
Besluit Verenigde Vergadering 04-06-2015
Kredietvoorstel project huisvesting Gemeenlandshuis Het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland wordt gevraagd: 1. In te stemmen met huisvestingsalternatief 1 als voorkeursvariant, conform de brief aan de VV van 10 februari 2015 (kenmerk 1175427, zie bijlage 2). 2. In te stemmen met een totaalkrediet van € 18.800.000,00, incl. btw voor de volledige aanpassing en verbouw van het gebouw Gemeenlandshuis conform huisvestingsalternatief 1. 3. In te stemmen met het kredietvoorstel warmte-koude opslag, in combinatie met een innovatie Smart Polders, € 650.980,00 incl. btw. 4. In te stemmen met de randvoorwaarden en de kosten van € 2,4 miljoen incl. btw voor de tijdelijke huisvesting van medewerkers uit het Gemeenlandshuis gedurende de verbouwing, waarbinnen het college van D&H een besluit kan nemen over de nader te bepalen locatie.
5. In te stemmen met het benutten van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand en de locatie Kijkduin voor:
a. de sloop van het Pauwhuis, de inrichting van het buitenterrein en de afboeking van vervallen activa;
b. het resterende bedrag te reserveren ten behoeve van de nadere voorstellen met betrekking tot de aanpassing van de locatie Vlaardingen. 1.
Probleemstelling - context
Delfland heeft zich in de Huisvestingstrategie Delfland 2020 voorgenomen het aantal kantoorlocaties te verminderen van vijf naar twee en om de Delflandse Manier van Werken in te voeren. Bij de invoering van de Delflandse manier van werken wordt de bezettingsgraad van de Oude Delft/Phoenixstraat (= Gemeenlandshuis) verhoogd. Hiervoor moeten panden en installaties aangepast worden. De huidige panden voldoen niet meer aan de vereisten van de huidige tijd. Zowel qua voorzieningenniveau als qua veiligheid en efficiëntie zijn de panden toe aan renovatie. In de vergadering van 10 juli 2014 heeft de Verenigde Vergadering het proces en de randvoorwaarden voor de huisvesting van de medewerkers vastgesteld (kenmerk 1146308, bijlage 1). Naar aanleiding hiervan zijn de randvoorwaarden verder uitgewerkt. Een intensief samenwerkingsproces met fractievoorzitters heeft geleid tot een bouwstenennotitie (10 februari 2014 kenmerk 1175427, bijlage 2) waarin vier huisvestingsalternatieven uiteen zijn gezet met de volgende randvoorwaarden: a. De bezettingsgraad is vastgesteld op 0,7 werkplek per medewerker. b. Het aantal benodigde werkplekken in het Gemeenlandshuis (GMLH) is 303 (het totaal aantal vereiste werkplekken voor heel Delfland, inclusief de sector ZTO in Vlaardingen is 342.) c. De Delflandse Manier van Werken als uitgangspunt te nemen bij het herinrichten van de gebouwen. d. De financiële randvoorwaarden: de exploitatielasten zijn na verbouwing lager dan de huidige exploitatielasten. e. ICT en telefonie zijn volledig aangepast aan de flexende medewerker f. Toepassen van duurzaamheidsmaatregelen in overeenstemming met het beleid.
Het algemeen bestuur heeft zich tijdens de Verenigde Vergadering van 19 februari 2015 positief uitgesproken over de uitwerking van het besluit van juli 2014: de notitie van 10 februari 2015 (kenmerk 1175427, bijlage 2). Dit document is hiermee geschikt bevonden om als basis te dienen voor een kredietaanvraag die aan het nieuwe algemeen bestuur van Delfland wordt voorgelegd. De VV verzocht het college de accountant te laten beoordelen of de voorstellen conform de regels van Delfland zijn opgesteld. Ten behoeve van de vorming van een nieuw college heeft de informateur, de heer Buddenberg op 27 maart 2015 een rapportage gepresenteerd van de informatieronde. Daarbij is een passage (bijlage 4) opgenomen met betrekking tot de huisvesting. Deze passage geeft weer dat “nagenoeg eenstemmigheid” bestaat over de toekomstige huisvesting van Delfland en groot draagvlak is voor huisvestingsalternatief 1 als voorkeursvariant. Er wordt geadviseerd deze variant verder uit te werken tot een voorstel waarin een taakstellend krediet wordt gevraagd voor de implementatie van huisvestingsalternatief 1. Het nieuwe coalitieakkoord spreekt eveneens steun uit voor huisvestingsalternatief 1. Huisvestingsalternatief 1 omvat de volgende elementen: 1. Concentratie van medewerkers uit DTP, Kijkduin en Vlaardingen (sector Waterbeheer) op de locatie Oude Delft/Phoenixstraat met gebouw-aanpassingen. 2. Afstoten Delftechpark (DTP) en locatie Kijkduin en sloop van het Pauwhuis. 3. Realisatie warmte koude opslag (WKO), in combinatie met een innovatie van Smart Polders (ter voorkoming lokaal knelpunt schoon water). 4. Tijdelijke huisvesting elders, van de medewerkers in het Gemeenlandshuis gedurende de verbouwing. 5. Inrichting buitenterrein; in dit voorstel wordt de inrichting van het buitenterrein nog niet meegenomen. Wij volstaan op dit moment met de formulering van een aantal kwalitatieve uitgangspunten. Een separaat voorstel volgt later. Voor een toelichting op de verschillende elementen zie paragraaf 14. 2.
Beoogd effect
Doel van het project Huisvesting is te komen tot een toekomstbestendige huisvesting, die in financieel opzicht gezond is. Huisvesting die een inspirerende, gezonde en duurzame werkomgeving biedt en die de onderlinge samenwerking bevordert. Het project huisvesting is er op gericht om het aantal huisvestingslocaties van Delfland terug te brengen tot twee. 3.
Kernboodschap
Delfland heeft zich in de Huisvestingstrategie Delfland 2020 voorgenomen het aantal kantoorlocaties te verminderen van vijf naar twee. Eén van die locaties is het Gemeenlandshuis dat aangepast moet worden voor de Delflandse Manier van Werken en waar groot onderhoud noodzakelijk is. De leden van het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap van Delfland wordt gevraagd in te stemmen met huisvestingsalternatief 1 namelijk: Afstoten Delftechpark en locatie Kijkduin, concentratie van medewerkers uit Delftechpark, Kijkduin en Vlaardingen (sector Waterbeheer) op de locatie Oude Delft /Phoenixstraat met gebouwaanpassingen en daarmee in te stemmen met een totaalkrediet van € 18.800.000,00 incl. btw, voor de volledige verbouw en aanpassing van het gebouw Gemeentelandshuis. Dit geraamde investeringsbedrag geldt als harde limiet.
2
Aanvullend wordt vanuit duurzaamheidoverwegingen voorgesteld om een warmte-koude opslag (WKO) tijdens de verbouw te realiseren, met de mogelijkheid om in de nabije toekomst aan te sluiten op de zogenoemde smart polders. De totale kosten voor de WKO bedragen € 650.980,00, incl. btw. Tevens wordt voor tijdelijke huisvesting van de medewerkers van het Gemeenlandshuis tijdens de verbouwing gevraagd in te stemmen met de randvoorwaarden en de kosten waarbinnen het college van D&H een besluit kan nemen over de nader te bepalen locatie. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
Strategische keuze in 2009 om gemeenlandshuis als huisvestingslocatie voor Delfland te behouden. Reeds lange tijd staat huisvesting op de bestuurlijke agenda. Er zijn sinds 2009 verschillende stappen gezet. Belangrijk voor het tot stand komen van het voorliggende besluit was dat de verenigde vergadering in 2009 het belang van het Gemeenlandshuis bestuurlijk heeft onderkend en dat hierdoor nieuwbouw geen optie is. Clustering van locaties met de nadruk op behoud van eigendomslocaties is het devies. Besluit VV 29 november 2012 Op 29 november 2012 heeft de VV besloten te bezuinigen op de bedrijfsvoering (minder vierkante meters) door efficiënter gebruik te maken van ruimte. Daarbij is ook besloten dat de huisvesting een inspirerende werkomgeving moet zijn die toekomstbestendig is en onderlinge samenwerking stimuleert. Dit leidt tot de volgende uitgangspunten voor de huisvesting: Delfland gaat terug van 5 naar 2 eigendomslocaties (de huurpanden en het pand in Kijkduin worden afgestoten, respectievelijk verkocht). Delfland gaat niet voor nieuwbouw maar blijft gebruik maken van de bestaande panden. Delfland voert de Delflandse manier van werken in. Dit is de invulling die Delfland geeft aan de afspraken die zijn gemaakt in de CAO voor de Waterschappen 2012-2013 voor tijd- en plaats onafhankelijk werken. Besluit VV 10 juli 2014 In de vergadering van 10 juli 2014 heeft de Verenigde Vergadering het proces en de randvoorwaarden voor de huisvesting van de medewerkers vastgesteld (kenmerk 1146308, zie bijlage 1). Besluit VV 19 februari 2015 Het algemeen bestuur heeft zich tijdens de Verenigde Vergadering van 19 februari 2015 positief uitgesproken over de uitwerking van het besluit van juli 2014: de notitie van 10 februari 2015, kenmerk 1175427, zie bijlage 2). Dit document is hiermee geschikt bevonden om als basis te dienen voor een kredietaanvraag die aan het nieuwe algemeen bestuur van Delfland wordt voorgelegd. Accountantsonderzoek financiële onderbouwing huisvesting Accountantsbureau Deloitte heeft op 2 april 2015 gerapporteerd over het onderzoek naar de financiële gegevens. Op grond van tussentijdse bevindingen is het financiële overzicht bijgesteld. Ten aanzien van het bijgestelde overzicht heeft de accountant de gestelde onderzoekvragen positief beantwoord. Zie bijlage 3 rapportage onderzoek accountant en brief (1187383) aan de fractievoorzitters.
3
Advies ten aanzien van huisvesting, Informateur de heer Buddenberg (27032015) Uit de informatieronde is onder de verschillende fracties groot draagvlak voor huisvestingsalternatief 1 als voorkeursvariant gebleken. Er wordt geadviseerd deze variant verder uit te werken tot een voorstel waarin een taakstellend krediet wordt gevraagd voor de implementatie van huisvestingsalternatief 1 (zie bijlage 4). 5.
Regelgeving en Beleid
De uitgangspunten voor dit voorstel komen voort uit de hierboven genoemde besluitvorming namelijk: Delfland gaat terug van 5 naar 2 eigendomslocaties (de huurpanden en het pand in Kijkduin worden afgestoten, respectievelijk verkocht). Delfland gaat niet voor nieuwbouw maar blijft gebruik maken van de bestaande panden. Voor het gemeenlandshuis is groot onderhoud noodzakelijk. Delfland voert de Delflandse manier van werken in. Dit is de invulling die Delfland geeft aan de afspraken die zijn gemaakt in de CAO voor de Waterschappen 2012-2013 voor tijd- en plaats onafhankelijk werken. Duurzaamheidsmaatregelen vloeien voort uit de beleidsuitgangspunten die door de VV ten aanzien van duurzaamheid zijn vastgesteld. Huisvestingsalternatief 1 is een uitwerking van het bovengenoemde eerder vastgestelde beleid. 6.
Financiën
1. Totaalkrediet verbouwing Gemeenlandshuis a. Investering De investeringen voor huisvestingsalternatief 1 bedragen € 18,8 miljoen, inclusief BTW. Conform de gebruikelijke systematiek voor utiliteitsbouw is voor de raming van dit bedrag gebruik gemaakt van de NEN-methode (en derhalve niet van de SSK-methodiek). Zie de bijlagen 5 en 6 voor respectievelijk de kwalitatieve onderbouwing (programma van eisen) en de financiële onderbouwing (vertrouwelijk) van de raming. Conform de bevindingen van de accountant in zijn rapport van 2 april 2015 blijft het totaal van de nieuwe exploitatielasten, nadat deze investering is gepleegd, binnen de huidige exploitatielasten. Zie bijlage 3 voor het overzicht van de vergelijking. b. Onderhoudskosten In de aanbesteding voor de verbouwing zal tevens uitvraag worden gedaan voor het meerjarig onderhoud van de gebouwen en installaties. Hiermee kiezen wij voor een geïntegreerde contractvorm (Build & Maintain), die de opdrachtnemer voor de opgave stelt om reeds gedurende de bouwfase te kiezen voor een optimale combinatie van kwaliteit, duurzaamheid en levensduur van de te gebruiken materialen. Bij definitieve gunning van het meerjarig onderhoud zal de huidige begroting voor de bestaande onderhoudscontracten als financiële bovengrens gelden. Zie daarvoor de vertrouwelijke bijlage 7 Onderhoudscontracten GMLH. c. Benchmark Op verzoek van de VV is bezien of de nieuwe exploitatielasten vergeleken kunnen worden met de exploitatielasten van andere waterschappen. Gekeken is naar het Hoogheemraadschap van Rijnland en het Waterschap Hollandse Delta. De situatie van de drie waterschappen blijkt echter dermate verschillend van aard, dat de vergelijking geen houvast biedt voor een
4
beoordeling van onze cijfers. Delfland verbouwt een deels historisch pand, Rijnland en Hollandse Delta bezitten een min of meer gerenoveerde nieuwbouw. Zowel op het gebied van ruimtelijke indeling, als functioneel vloeroppervlak en werkplekbenutting zijn deze situaties niet vergelijkbaar. Ook op het gebied van exploitatielasten (waaronder kapitaallasten voor de gepleegde investeringen en de grondkosten) zijn de gegevens niet vergelijkbaar. 2. Totaalkrediet warmte koude opslag (WKO), in combinatie met Smartpolders Vanuit duurzaamheidoverwegingen (zie paragraaf 14 Toelichting) wordt voorgesteld om een warmte-koude opslag (WKO) tijdens de verbouw te realiseren, met de mogelijkheid om in de nabije toekomst aan te sluiten op de zogenoemde Smartpolders. Hiermee wordt tevens voorkomen dat een lokaal knelpunt Schoon Water optreedt. De totale kosten voor de realisatie van een warmte-koude opslag, inclusief aansluiting op Smartpolders bedraagt € 650.980,00 incl. btw. Dit voorstel maakt zoals bekend geen onderdeel uit van de € 18,8 miljoen, maar is als afzonderlijke maatregel uitgezocht en gepresenteerd. De terugverdientijd van deze investering ligt rond de 11 jaar. Zie bijlage 8 voor een nadere onderbouwing van de kosten. 3. Inrichten Buitenterrein In paragraaf 14 wordt de voorlopige ontwerpvisie voor de inrichting van het buitenterrein beschreven. Kosten die verbonden zijn aan de concrete invulling van dit concept liggen naar verwachting rond de € 1,25 (incl. sloop van het Pauwhuis) miljoen. Op basis van de vastgestelde criteria wordt na de zomer van 2015 een investeringsvoorstel ingediend. 4. Tijdelijke huisvesting De geraamde kosten (inclusief btw) voor de tijdelijke huisvesting Directe huurkosten Kosten voor verhuizing (heen en terug), tijdelijke opslag Oud archief en overige opslag ICT kosten De totale geraamde kosten voor de tijdelijke huisvesting zijn
zijn: : € 1,3 miljoen : € 400 duizend : € 700 duizend : € 2,4 miljoen
Deze kosten worden gedekt uit: de reservering tijdelijke huisvesting (deze is nu gevuld met een bedrag van € 1,3 miljoen) lagere huurkosten DTP à € 50 duizend per jaar (€ 75 duizend voor de gehele periode van de verbouwing) wegvallende exploitatiekosten voor het Gemeenlandshuis à € 400 duizend per jaar (€ 600 duizend voor de gehele periode van de verbouwing). Voor de resterende benodigde dekking wordt indien nodig de reserve tijdelijke huisvesting aangevuld. 5. Overige kosten De overige geraamde kosten betreffen: a. Ten laste te brengen van de verkoop van het Haakpand en van de locatie Kijkduin: Inrichting buitenterreinen, incl. sloop Pauwhuis, ad € 1,25 miljoen; Afboeking vervallen activa: Door de verbouwing van de Oude Delft/Phoenixstraat zullen bestaande activa (deels) vervallen. Bij de berekening van de restwaarde van deze activa geldt dat eerst bij het vaststellen van het definitief ontwerp helder is wat de definitieve omvang is. Als indicatie wordt thans uitgegaan van een omvang van € 1,6 miljoen, volgens de opgave (afgeronde bedragen): o Overkapping van de verbinding tussen bouwdelen B en C: waarde op 31 december 2017 € 1,1 miljoen, geheel af te boeken; o Vijverzaal en toiletgroepen in de entree: waarde op 31 december 2017 € 0,6 miljoen, gedeeltelijk af te boeken (50%);
5
Klimaatinstallatie bouwdeel A: waarde op 31 december € 0,4 miljoen, gedeeltelijk af te boeken (50%). Afboeking vindt volgens de vigerende boekhoudregels plaats in 2018, nadat de financiële afrekening van de huisvestingsoperatie is afgerond. b. Kosten voor meubilair en overige „losse‟ inrichting en kosten voor automatisering en telefonie (waaronder WIFI en bekabeling). Deze kosten worden beschouwd als reguliere periodieke kosten voor vervanging, aanpassing of uitbreiding van facilitaire en ICTvoorzieningen en worden derhalve niet ten laste gebracht van het Huisvestingsproject, maar ten laste van de bestaande meerjarenbegroting. o
7.
Duurzaamheid
Al in 2008 werd geconstateerd dat de gebouwen aan de Phoenixstraat aanpassingen behoeven. Er is veel “kruip door – sluip door”, er zijn veel klachten over het klimaat en het pand verliest veel warmte aan de omgeving doordat het niet tot slecht geïsoleerd is (rood in het onderstaande plaatje).
Warmte afgifte Oude Delft/Phoenixstraat
De laatste jaren zijn vanwege de verbouwplannen zoveel mogelijk aanpassingen en onderhoud van de panden Oude Delft/Phoenixstraat uitgesteld. De volgende elementen die de duurzaamheid van de gebouwen verbeteren zullen nu ter hand worden genomen: isoleren van de schil van de gebouwen (dak, begane grond vloer, HR++ glas, buitenwanden); verkleinen van het buitengevel oppervlak door het dichtzetten van de patio‟s in bouwdeel C en vernieuwen van de glasdaken met meer isolerend glas; toepassen van automatische buitenzonwering met ook een individuele bediening; uitvoeren van het ventilatiesysteem met volumeregelaars die aangestuurd worden door CO2 detectie per ruimte; vervangen van de radiatoren door effectievere plaatradiatoren; toepassen van zuinige hoogfrequente verlichtingsarmaturen, inclusief daglichtregeling en aanwezigheidsdetectie; toepassen van een Gebouw beheerssysteem voor de bediening en monitoring van de installaties.
8.
Organisatorische en personele consequenties Voor het huisvesten van de medewerkers is tijdens de verbouwing conform de voorkeursvariant alternatief 1, tijdelijke huisvesting elders noodzakelijk. Bij het huren van 6
een locatie wordt gestreefd naar een zo goed mogelijke bereikbaarheid met openbaar vervoer, voldoende vergaderruimte en de mogelijkheid om flexibel te werken. Delfland is gestart met een pilot “het nieuwe werken“. Dit houdt in dat een aantal medewerkers op afdelingsniveau op dit moment flexibel werkt. Delfland streeft ernaar het flexibel werken verder door te voeren op de tijdelijke locatie. Daarmee zal de terugkeer naar het verbouwde pand Gemeenlandshuis, naar verwachting minder impact hebben. 9.
OR/GO
Ten aanzien van het kredietvoorstel (huisvestingsalternatief 1, Verbouw van het Gemeenlandshuis) is het zogenoemde politiek primaat van toepassing: hier is een politieke afweging vereist. Dit kredietvoorstel wordt daarom alleen ter informatie aan de Ondernemingsraad voorgelegd. Uit huisvestingsalternatief 1 vloeien diverse onderwerpen voort, die conform de Wet op de Ondernemingsraden aan de OR voorgelegd moeten worden, dan wel op grond van de Arbowet met de OR overlegd moeten worden. Deze onderwerpen zullen te zijner tijd verder worden uitgewerkt en vervolgens op basis van het informatierecht of adviesrecht aan de OR worden voorgelegd. Enkele voorbeelden zijn: arbeidsomstandigheden, parkeervoorzieningen, woon/werkverkeer en de locatie van de tijdelijke huisvesting. Ten aanzien van onderwerpen zoals de locatie van de tijdelijke huisvesting is de OR nu al intensief betrokken. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Afspraak is dat de nu voorgestelde bedragen in dit kredietvoorstel leidend zijn: het betreft een taakstellende kredietaanvraag waarbinnen alle genoemde activiteiten uitgevoerd moeten worden. Indien zich (onvoorziene) tegenvallers voordoen, zal binnen het vastgestelde budget naar oplossingen worden gezocht, waar nodig zal dit leiden tot versobering. 11.
Communicatie (in- en extern)
Na het definitieve besluit wordt voor de verschillende fasen in het huisvestingsproject een separaat communicatieplan uitgewerkt. Zowel de medewerkers (intern) als de klantorganisatie (extern) worden tijdig op de hoogte gesteld van de op handen zijnde veranderingen en de hieruit voortvloeiende nieuwe procedures en afspraken. De communicatie heeft betrekking op veranderingen als gevolg van de tijdelijke huisvesting en veranderingen met betrekking tot het opnieuw betrekken van het verbouwde Gemeenlandshuis. In het communicatieplan zal tevens invulling gegeven worden aan de betrokkenheid van de organisatie (medewerkers en OR) bij de aankleding en inrichting van het pand, in de vorm van klankbord- of doelgroep overleg. 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Verbouw De planning van de verbouw (inclusief realisatie warmte-koude opslag) heeft het volgende tijdpad: Periode Begin augustus 2015 Augustus 2015 Januari 2016
Activiteit Vaststellen definitief ontwerp Start aanbestedingstraject: niet openbare procedure op basis van bestek 10-09-2015 tm 26-01-2016 Vaststelling uitvoerende partij 7
Februari 2016 Juni 2017 Oktober 2015 Na 2017 2019 (of later, afhankelijk van gemeente)
Overdracht bouwlocatie aan uitvoerende partij Oplevering verbouwde pand (planning aanpassingen buitenterrein nog niet bekend). Voorbereiding van de verkoop van Kijkduin Verbouwing Vlaardingen (volgt later separaat voorstel) Aansluiting warmte-koude opslag op Smartpolders.
Tijdelijke huisvesting Afgestemd op het bovenstaande is de planning van de tijdelijke huisvesting als volgt: Periode Activiteit April 2015 Onderzoek naar geschikte huisvesting Mei 2015 Voorbereiding besluitvorming over aan te huren pand (locatie) Juli 2015 Contractvorming tijdelijke huisvesting Augustus/september 2015 Aanbesteding verhuisbedrijf oktober/november 2015 Start huurperiode tijdelijke huisvesting November/december Verhuizing medewerkers GMLH Delft Januari 2016 Leeg opleveren GMLH Delft Juni 2017 Gerenoveerde GMLH operationeel
13.
Bevoegd orgaan
De Verenigde Vergadering is het bevoegd orgaan voor het vaststellen van een krediet ten aanzien van de verbouwing op grond van artikel 99 van de Waterschapswet. 14.
Toelichting
1. Concentratie uit DTP, Kijkduin en Vlaardingen Het huisvestingsalternatief 1 biedt de mogelijkheid om binnen de randvoorwaarden van de besluitvorming van 10 juli 2014 te komen tot een geconcentreerde vorm van huisvesting van onze medewerkers. De bezettingsgegevens zijn vertaald naar een optimale indeling van de gebouwen aan de Oude Delft/Phoenixstraat, met als uitgangspunt met minimale middelen een maximaal resultaat te bereiken. In de panden aan Oude Delft/Phoenixstraat vindt concentratie plaats van de medewerkers die daar thans zijn gehuisvest, alsmede de medewerkers die nu gehuisvest zijn in Delftechpark, Kijkduin en het OWB-gebouw te Vlaardingen. Dit zal leiden tot veel minder tijdverlies ten gevolge van het heen en weer pendelen tussen de diverse vestigingen en zal organisatie-efficiency opleveren. Voor de medewerkers buitendienst kunnen we de auto‟s kwijt op eigen terrein. De toename van lockers voor werkkleding kan opgelost worden in de kelders van de Oude Delft/Phoenixstraat. In het Gemeenlandshuis worden klimaatvoorziening en meubilair aangepast en worden meer kleinere overlegplekken gerealiseerd. Zie bijlage 9 Ontwerpvisie Gemeenlandshuis. 2. Afstoten Delftechpark De locatie Delftechpark wordt afgestoten zodra de verbouw van het Gemeenlandshuis is gerealiseerd. Tot die periode blijven de huidige medewerkers van het Delftechpark op deze
locatie werkzaam. Zij zullen dus niet mee verhuizen naar de tijdelijke huisvesting. Wel wordt ook op deze locatie, binnen de mogelijkheden die de locatie biedt, gestart met “de Delflandse Manier van Werken”.
8
3. Realisatie WKO, in combinatie met Smartpolders
WKO De voorgestelde verbouwing is een kans voor Delfland om ook haar huisvesting te verduurzamen voor wat betreft energieverbruik (specifiek verwarming en koeling). Bij de monumentale panden van Delfland is dat het eenvoudigst te realiseren door de energievoorziening te verduurzamen. In de huidige situatie is voor de verwarming van het gebouw gas nodig en voor de koeling elektriciteit. Door nu over te stappen op het principe van Warmte en Koude Opslag (WKO) in het diepe grondwater kan worden bespaard op dit energie verbruik. In de zomer wordt het gebouw gekoeld met dit diepe grondwater. Dit wordt daarna weer op diepte opgeslagen en in de winter opgepompt om de opgeslagen warmte weer af te geven voor de verwarming van het gebouw. Smartpolders Het gebouwencomplex van Delfland heeft in de winter meer warmte nodig dan wat er aan warmte in de zomer kan worden gewonnen. Een geschikte extra duurzame warmtebron is het oppervlaktewater van de Oude Delft. In de zomerperiode kan uit dit oppervlaktewater warmte worden gewonnen, waarmee de WKO wordt aangevuld. Het afgekoelde oppervlaktewater wordt geloosd op de toekomstige Phoenixgracht, om ervoor te zorgen dat er geen “kortsluitingsstroming” ontstaat tussen de inlaat en de uitlaat van het oppervlaktewater. Deze oplossing wordt aangeduid met de term Smartpolder, wat een verzamelnaam is voor uiteenlopende innovatieve manieren om poldersystemen te gebruiken om energie te winnen, energie te besparen of energie tijdelijk op te slaan. Met deze toepassing wordt tevens een lokaal knelpunt Schoon Water voorkomen. 4. Randvoorwaarden tijdelijke huisvesting, gedurende verbouwing Vanuit het oogpunt van efficiency en veiligheid is het gewenst dat tijdens de verbouwing geen medewerkers van Delfland in en om het gebouw aanwezig zijn. Het zou het bouwproces kunnen verstoren en risico‟s van vertraging met zich kunnen meebrengen. Voor de medewerkers van Delfland is het ook onwenselijk om hun werkzaamheden uit te voeren in het Gemeenlandshuis tijdens de verbouwing. Denk hierbij aan veiligheidsvoorschriften en geluidsen andere overlast door de verbouwingswerkzaamheden. Om de renovatie goed uit te voeren is daarom tijdelijke huisvesting op een andere locatie noodzakelijk tijdens de verbouwingsperiode. De tijdelijke huisvesting geldt alleen voor de medewerkers die thans werkzaam zijn op de locatie Oude Delft/Phoenixstraat. Voor de locatie Delftechpark (waar voornamelijk medewerkers van Waterbeheer en Project managementbureau zijn gehuisvest) is het lopende contract verlengd tot de datum van inhuizing in het verbouwde Gemeenlandshuis. De tijdelijke huisvesting moet op efficiënte wijze georganiseerd worden, zodat er minimaal productieverlies is in het primair proces van Delfland. De tijdelijke huisvesting moet op een zodanig moment beschikbaar zijn dat bij de start van de verbouwing de locatie Oude Delft/Phoenixstraat leeg is. Wij gaan hiervoor thans uit van 4 januari 2016. Om dit op tijd te kunnen realiseren, moet uiterlijk in juli 2015 een besluit genomen zijn over de te huren tijdelijke huisvesting.
De volgende uitgangspunten worden aangehouden voor de tijdelijke huisvesting: Algemeen: Directe huurkosten bedragen maximaal € 1,3 miljoen (reeds beschikbaar gesteld vanuit het positieve exploitatieresultaat uit 2014). 9
Voor de bijkomende kosten wordt dekking gezocht binnen de lagere huurkosten DTP en het tijdelijk wegvallen van exploitatiekosten van het Gemeenlandshuis, dan wel wordt de reserve tijdelijke huisvesting aangevuld. Inrichting moet geschikt zijn voor de Delflandse manier van werken. Te hanteren werkpleknorm gemiddeld 0,7 werkplek per medewerker. Benodigd aantal werkplekken: 200 (aantallen medewerkers en m2 zoals omschreven in de ruimtestaat tijdelijke huisvesting). Het tijdelijke pand moet beschikken over een klimaat dat voldoet aan de normen. Voldoen aan veiligheids- en vluchtvoorzieningen conform bouwbesluit. Goede bereikbaarheid met OV (trein en/of tram en/of bus). Parkeergelegenheid voor medewerkers: minder plaatsen dan in de huidige situatie. Huidige situatie 112 parkeerplaatsen; tijdelijke situatie maximaal 100 parkeerplaatsen. ICT: Locatie moet liggen aan de glasvezelring Delfland, interne ICT bekabeling moet minimaal CAT5e zijn en aangesloten kunnen worden op de glasvezelring. Server ruimte moet voorzien zijn van brand- en stroombeveiliging en noodstroom voorzieningen (server ruimte/calamiteiten vlek). Voldoende in-en outdoor UMTS/GSM dekking (anders met provider maatregelen nemen). Facilitaire Zaken: Meubilair wordt meeverhuisd naar de tijdelijke huisvesting tenzij er een alternatief wordt aangeboden in de tijdelijke huurlocatie. Er wordt besloten op basis van kostenafweging. Tijdelijke huisvesting voorziet in de basis facilitaire voorzieningen zoals deze nu ook op het Gemeenlandshuis georganiseerd zijn (receptie, beveiliging, catering, kopieer en repro faciliteiten etc.) Geen onnodige dossiers meeverhuizen naar tijdelijke huisvesting (huidige dossiers voorafgaand zoveel mogelijk digitaliseren). Voldoende vergaderfaciliteiten conform PVE Nieuwe huisvesting. Hierbij ook aandacht voor de bestuurlijke vergaderingen zoals o.a. de verenigde vergadering en fractie vergaderingen om deze in- dan wel extern te organiseren. Hiervoor worden ook mogelijkheden bij bijvoorbeeld de gemeente Delft onderzocht. Archiefbewaarplaats zal uitgeplaatst worden. Antiquiteiten uit het Gemeenlandshuis dienen goed te zijn opgeslagen (klimatologisch en verzekeringstechnisch) ten tijde van de verbouwing. Overige zaken: Laboratoriumruimte zal niet meeverhuizen naar de tijdelijke huisvesting, maar tijdelijk op Vlaardingen beschikbaar zijn. Calamiteitenruimte zal tijdens de periode van tijdelijke huisvesting op DGL Vlaardingen worden georganiseerd. 5. Inrichting buitenterrein Voor de voorlopige visie voor de inrichting van het buitenterrein zijn onderstaande uitgangspunten gehanteerd: minder verharding, terugdringen bovengrondse parkeervoorzieningen één geheel/aansluiting binnen-buiten logistieke verbetering verkeersstromen (rekening houdend met bevoorrading) parkeergelegenheid bedrijfsauto‟s en fietsenstalling
De inrichting van het buitenterrein bestaat uit de elementen patio’s en binnentuin. Voor de Patio’s geldt dat zij een belangrijke rol spelen in het plan. Door ze te ontsluiten zijn ze niet langer alleen zichtbaar, maar ook toegankelijk. Hierdoor wordt de functionaliteit van de
10
patio‟s getransformeerd en ontstaan er nieuwe „kamers‟. Deze buitenkamers zijn een verlengstuk van de binnenruimtes en zorgen voor extra licht en lucht. De binnentuin is op zichzelf uniek en waardevol: ze bezit een rijke geschiedenis in de binnenstad van Delft. Doordat alle goederenstromen om logistieke redenen niet meer ontsloten worden via de binnentuin, zal deze verkeersluw worden. Dit is een belangrijk uitgangspunt voor de benadering van de tuin én het gebouw. De binnentuin wordt opgedeeld in drie delen: - een voorplein doorlopend in de ontvangstzone van het gebouw. - een hof, half verhoogt en toegankelijk voor de gebruikers. - een natuurtuin gepositioneerd rondom de monumentale boom. Elk deel heeft haar eigen karakter en vindt aansluiting op elk afzonderlijk bouwdeel. Zie bijlage 10 voor een voorlopige impressie. 6. Aanpassing locatie Vlaardingen Na afronding van fysieke en financiële renovatie van de huisvestingsoperatie Gemeenlandshuis zal de situatie van de locatie Vlaardingen worden beoordeeld en voorstellen worden geformuleerd. 15. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Bijlagen Besluit VV 10 juli 2014 (kenmerk 1146308) Besluit VV 19 februari 2015 (kenmerk 1175427) Rapportage onderzoek accountant en brief aan fractievoorzitters (1187383) Advies huisvesting rapportage informateur Programma van Eisen (vertrouwelijk) Onderbouwing kredietaanvraag huisvestingsalternatief 1 (vertrouwelijk) Overzicht huidige onderhoudscontracten Gemeenlandshuis (vertrouwelijk) Onderbouwing kosten realisatie WKO (vertrouwelijk) Ontwerpvisie Gemeenlandshuis (vertrouwelijk) Voorlopige ontwerpvisie inrichting buitenterrein (vertrouwelijk)
11
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
Beleidsveld
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 4 mei 2015, kenmerk 41417; Gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) …(commissie noemen); overwegende dat: … (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: … artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: 1. In te stemmen met huisvestingsalternatief 1 als voorkeursvariant, conform de brief aan de VV van 10 februari 2015 (kenmerk 1175427, zie bijlage 2). 2. In te stemmen met een totaalkrediet van € 18.800.000,00, incl. btw voor de volledige aanpassing en verbouw van het gebouw Gemeenlandshuis conform huisvestingsalternatief 1. 3. In te stemmen met het kredietvoorstel warmte-koude opslag, in combinatie met een innovatie Smart Polders, € 650.980,00 incl. btw. 4. In te stemmen met de randvoorwaarden en de kosten van € 2,4 miljoen incl. btw voor de tijdelijke huisvesting van medewerkers uit het Gemeenlandshuis gedurende de verbouwing, waarbinnen het college van D&H een besluit kan nemen over de nader te bepalen locatie.
5. In te stemmen met het benutten van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand en de locatie Kijkduin voor:
c. de sloop van het Pauwhuis, de inrichting van het buitenterrein en de afboeking van vervallen activa;
d. het resterende bedrag te reserveren ten behoeve van de nadere voorstellen met betrekking tot de aanpassing van de locatie Vlaardingen. 12
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
13
