Zalaegerszegi Intézet
8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/a, Pf. 67. Telefonközpont: (06-92) 509-900 Fax: (06-92) 509-930
FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK (felhasználási engedély) Ez a dokumentum a Budapesti Gazdasági F iskola Pénzügyi és Számviteli F iskolai Kar Zalaegerszegi Intézete Könyvtárának online szakdolgozat-archívumából származik. A szerz i és egyéb jogok a dokumentum szerz jét/tulajdonosát illetik. Ha a szerz vagy tulajdonos külön is rendelkezik a szövegben a terjesztési és felhasználási jogokról, akkor az megkötései felülbírálják az alábbi megjegyzéseket. Ugyancsak a felel s azért, hogy ennek a dokumentumnak az elektronikus formában való terjesztése nem sérti mások szerz i jogait. Az archívum üzemeltet i fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha kétség merül fel a dokumentum szabad terjesztésének lehet ségét illet en, akkor töröljék azt az online szakdolgozattár állományából. Ez a dokumentum elektronikus formában szabadon másolható, terjeszthet , de csak saját célokra, nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz, változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. Minden más terjesztési és felhasználási forma esetében a szerz /tulajdonos engedélyét kell kérni. Ennek a copyright szövegnek a dokumentumban mindig benne kell maradnia. A szakdolgozat szerz je a dokumentumra vonatkozóan az alábbi felhasználási engedély-nyilatkozatot tette: „Alulírott, a Budapesti Gazdasági F iskola Pénzügyi és Számviteli F iskolai Kar Zalaegerszegi Intézete végz s hallgatója kijelentem, hogy fent nevezett oktatási intézmény, oktatási és tudományos, non-profit célokra számítógépes hálózaton (pl. interneten) vagy egyéb számítógépes adathordozón közzéteheti az intézménynél benyújtott szakdolgozatomat. Jelen nyilatkozat a hatályos szerz i jogszabályok értelmében nem kizárólagos, id tartamra nem korlátozott felhasználási engedély. A felhasználás, terjesztés a kutatást végz felhasználók számára, magáncélra – ideértve a másolatkészítés lehet ségét is - történhet úgy, hogy az a felhasználó(k) jövedelemszerzése vagy jövedelemfokozása célját közvetve sem szolgálhatja és nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz is csak változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. A szerz i és tulajdonosi jogok, valamint az üzleti célú felhasználási lehet ségek továbbra is fent nevezett szerz t illetik. Hozzájárulok, hogy azonos feltételekkel a fenti felhasználási, terjesztési jogokat az oktatási intézmény harmadik személyre – els sorban az Országos Széchényi Könyvtár Magyar Elektronikus Könyvtárára – ruházhassa át. Kijelentem, hogy nyilatkozatommal csak saját valós jogaimat gyakoroltam, így ez a gesztusom mások jogviszonyát és érdekeit nem csorbítja szakdolgozatommal kapcsolatban.”
BUDAPESTI GAZDASÁGI F ISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI F ISKOLAI KAR
A Danubius Szállodaüzemeltet) és Szolgálató Rt. integrált vállalatirányítási rendszerét támogató software rendszer
Küls szakmai konzulens:
Operatív konzulens:
Rakosné Kiss Erika
Nagyné Halász Zsuzsanna
Szabó Tamás Gellért nappali tagozat gazdálkodási szak sme szakirány
Zalaegerszeg 2002
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 2. A DANUBIUS SZÁLLODAÜZEMELTET RÉSZVÉNYTÁRSASÁG
1 ÉS SZOLGÁLTATÓ
5
2.1. A Danubius Hotels Csoport története
5
2.2. A Danubius Hotels Csoport szállodái
6
2.2.1. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egysége
8
2.2.2. Szervezeti felépítés bemutatása a Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján
10
2.2.2.1. Üzemi iroda
10
2.2.2.2. A Hévízi Önálló Egység központja
12
2.2.3. A szállodaüzemeltet) és ingatlankezel) funkciók különválasztása
12
3. A VÁLLALATVEZETÉST SEGÍT PROGRAMOK SZEREPE ÉS JELENT SÉGE, A VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI INFORMÁCIÓS RENDSZERBEN
13
3.1. Integrált vállalatirányítási információs rendszer
13
3.1.1. Az eddigi, nem integrált ügyviteli szoftverek - mint orvoslandó gyenge pontok - jellemz i
14
3.1.2. Az ügyviteli szoftverek fejlesztésének alapjai
15
4. INFORMATIKAI RENDSZEREK A SZÁLLODAIPARBAN
16
4.1. Az informatikai rendszerek szállodaipari sajátosságai
16
4.2. Lodgistix Lanmark
18
4.3. Oracle Financials
20
4.3.1. Az Oracle Corporation
20
4.3.2. Integrált vállalatirányítási programcsomag az Oracle Applications
20
4.3.3. Az Oracle Financials rendszer és moduljai
22
4.4. Az Oracle Financials bevezetése a Danubius Hotels Group-nál
24
4.5. Az Oracle Financials moduljainak szerepe a gazdasági folyamatokban
27
4.5.1. Beszerzés modul
27
4.5.2. Készletgazdálkodási modul
36
4.5.3. Kötelezettség modul
40
4.5.4. Tárgyi eszköz modul
43
4.5.5. Kinnlev ség modul
46
4.5.6. Készpénzgazdálkodási (Cash) modul
49
4.5.7. F könyv
50
5. KÖVETKEZTETÉSEK, ÉRTÉKELÉS - az Oracle Financials versenyben nyújtott el8nyei, illetve veszélyek, nehézségek a rendszerrel kapcsolatban
53
6. ÖSSZEFOGLALÁS
56
7. SZAKIRODALMI FORRÁSOK
57 2
1. Bevezetés Az 1980-as évek végén, a számítástechnika robbanásszer? fejl désével, elterjedésével egyid ben a nagyvállalatok fejl dése lelassult, a cégek átszervezése, így a Danubius szállodalánc átszervezése is elkerülhetetlenné vált. Az elmúlt évtizedben a Danubius szállodalánc részvénytársasággá szervezését több gazdasági átalakulás is követte, amelynek révén a szállodalánc egyre b vült, újabb szállodák kerültek m?ködési körébe. Az átszervezést segítette, hogy lehet ség nyílt a megfelel számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel ügyviteli szoftver bevezetésére. Feladatuk alapvet en a vállalat tevékenységeinek elektronikus adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, egyes folyamatok vezérlése, és lehet leg mindennek központosított, hierarchikus megvalósítása. Az integrált vállalatirányítási rendszerek a nagyszámítógépes programcsomagoknak egyik, viszonylag új generációját alkotják. Ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalatok er forrásait, ugyanakkor ellátják a különböz vezet i szinteket a döntésekhez szükséges információkkal, és támogatják ezen döntések meghozatalát: egységes információs rendszerben integrálják az egész vállalatra kiterjed információkat, a különböz
vezet i információs funkciókat, a vezet i döntés-támogató
funkciókat, mind pedig a különböz vállalati alrendszerekben keletkez üzleti tranzakciókat feldolgozó funkciókat. Dolgozatomban a szállodaiparban bevezetésre kerül vállalatvezetést segít új információs rendszerekkel kívánok foglalkozni, közelebbr l a Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgálató Részvénytársaságnál kialakított rendszer ismertetésével, elemzésével. A témával kapcsolatos anyagokat, tapasztalataimat a Hévizi Önálló Egységnél 2002. szeptember-november hónapokban eltöltött szakmai gyakorlatom alatt szereztem, a leírásokat és elemzéseket többségükben a hévízi önálló egység központ adatainak alapján végeztem. A dolgozatban a kontírozási folyamatokat a Danubius Szállodaüzemeltet
és Szolgáltató Rt. egyedi
számlatükrében meghatározott fökönyvi számlák segítségével szemléltetem. Az üzemi irodák három f bb számítógépes rendszert alkalmaznak. Els az Éttermi rendszer, amely egy olyan szállodán belüli rendszer, amely a vendéglátóegységeket ( étterem, söröz , drinkbár, utazási iroda, minibár, stb...) kapcsolja össze az üzemi irodával. A második a Lodgistix Lan Mark (portai, kasszarendszer), amelyen a szobaárakat, a szobákhoz kötelez en, ill. kérhet en járuló szolgáltatásokat és a vendégek adatait tartják nyilván.
3
A harmadik rendszer az Oracle, amely segítségével a Danubius Rt. összes egysége kapcsolatban áll egymással. A rendszer a készlet-, illetve tárgyi eszköz nyilvántartással és a szállodán belüli pénzáramlásokkal foglalkozik. Szakdolgozatom els részében a vizsgált szállodarendszert mutatom be. A második részben az integrált vállalatirányítást segít
információs rendszert támogató programokkal
foglalkozom. Ezek után, a harmadik részben a pályázati rendszerben nyertes, bevezetett, integrált vállalatirányítási programcsomagnak, mint szállodaipari információs rendszernek az alkalmazását mutatom be. Ennek keretében ismertetem ugyan a rendszer m?ködésének szállodai, vállalati sajátosságait, de külön fejezetben értékelem az er sségeket és a gyengeségeket is.
4
2. A Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt.
2.1 A Danubius Hotels Csoport története A Danubius Szálloda és Gyógyüdül Vállalatot a Belkereskedelmi Minisztérium alapította 1972. április 1-én a magyarországi gyógyturizmus kialakítása és fejlesztése céljából. A 100%ban állami tulajdonú vállalat a budapesti Grand Hotel Margitszigettel, a keszthelyi Hotel Helikonnal és az akkoriban építési szakaszban lev Budapest Hilton Hotellel kezdte meg m?ködését. Számtalan gazdasági, szakmai siker és kisebb-nagyobb gondok közepette érkezett el a vállalat 1991. júliusáig, amikor is az addig állami vállalat részvénytársasággá alakult 8 milliárd Ft jegyzett t kével. A részvények 100%-ban az Állami Vagyonügynökség tulajdonába kerültek. Az ÁVÜ Igazgató Tanácsa 1992. december 23-án a Danubius részvényeit bevezette a Budapesti Értékt zsdén (BÉT). A tulajdonosi szerkezet azóta a BÉT-én állandóan változik. A cég életében jelent s változás következett be 1996. augusztusában. A Danubius elnyerte az ÁPV Rt-nek a Hungária Szálloda Rt-re kiírt privatizációs pályázatát, amit a Gazdasági Versenyhivatal 1996. decemberében jóváhagyott, s a középkategóriás szállodákat üzemeltet lánc a Danubius tulajdonába került. Az így kialakult HungarHotels (HH) – 14 saját tulajdonú házában 3497 szobát üzemeltetve – az árbevétel tekintetében hazánk harmadik legnagyobb szállodalánca volt. Az összes hazai kereskedelmi szálláshelyb l, 14 szállodájával 6,5 százalékkal részesült a HH, a szobakapacitása pedig az országos érték 10 százalékát – Budapesten 28 százalékát – tette ki. Összefoglalva megállapítható, hogy a Danubius radikális fejlesztéseket eszközölve a HH-ben hosszútávon jelent sen er sítheti mind piaci, mind pénzügyi pozícióit. Az eredetileg tíz magasabb kategóriájú (4-5 csillagos) szállodájában 2195 szobát birtokló Danubius lánc a Hungária Szálloda Rt. megvásárlásával hét vidéki és ugyanennyi városi középkategóriás (3-4 csillagos) szálloda összesen 3477 szobájával b vült, és ezzel Magyarország legnagyobb, f profiljaként a gyógyidegenforgalomban érdekelt szállodaláncává vált. A fentiek tükrében a Danubius csoport piaci részesedése meghaladja a 20 százalékot, piacvezet
– közel 60
százalékos részesedéssel - a négycsillagos hotelek kategóriájában, a budapesti szobák 30 százaléka felett
rködik. Mindezen kívül a csoport Londonban, Stuttgartban és Los
5
Angelesben tart fenn külképviseletet, valamint tulajdonosa a büki kastélyszállót üzemeltet kft-nek. A
Danubius
menedzsmentjének
elképzelései
szerint
a
két
cég
m?ködésének
összehangolásából jelent s el nyök származhatnak, javulhat a csoport jövedelmez sége, jelent s költség megtakarításokat érhetnek el bizonyos funkciók, mint például a marketing, a reklám és a beszerzés egyesítésével. A cég életében jelent s szervezeti változás következett be 1996. decemberében. Ekkor jött létre a Danubius Hotels Csoport, amelynek elnöke a részvények jelenleg 52 %-át birtokló Bernard Schreier, angol befektet . A Danubius Szálloda és Gyógyüdül Rt. mellett két részvénytársaság alakult. A Hungária Szálloda Ingatlankezel Rt. kezeli a cég vagyonát, a Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. pedig üzemelteti a szállodákat. A Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. szállodái az ország különböz településein találhatók meg, és egy-egy önálló egységként m?ködnek.
2.2. A Danubius Hotels Csoport szállodái A Danubius Hotels Csoport székhelye Budapesten, a Szent István téren található. A hazai szállodaláncok közül a Danubius Hotels Csoport szállodáinak a kihasználtsága a legmagasabb. A gyógyturizmusból adódó sajátosságok miatt a kiadott szobák száma az év során csak kis mértékben ingadozik, valamint a vendégek átlagos tartózkodási ideje és az egy szobára jutó átlagköltés igen magas. A szállodák jól m?köd , 15-16 évenként teljesen felújított házak. A jól m?köd , nyereséges részvénytársaság további fejl dése semmiképp sem valósulhatott meg intenzív módon anélkül, hogy az a szolgáltatások min ségének rovására ne ment volna. Ezért döntöttek az extenzív terjeszkedési politika mellett, aminek lehetséges módjai: új szállodák építése illetve meglév szállodákban történ tulajdonszerzés. A meglév szálloda megvásárlása esetén a befektetett t ke már az els évben term re fordul, hiszen a szállodát m?ködtetni lehet.
6
A Danubius Hotels Csoport szállodái:
Szálloda neve Budapest Hilton Thermal Hotel Margitsziget Grand Hotel Margitsziget Hotel Gellért Thermal Hotel Hévíz Thermal Hotel Aqua Thermal Hotel Sárvár Thermal és Sport Hotel Bük Hotel Helikon Radisson SAS Béke Hotel Park Hotel Flamenco Grand Hotel Hungária Hotel Astoria Hotel Stadion Hotel Budapest Hotel Erzsébet Hotel Annabella Hotel Marina Hotel Rába Bio-Sport Hotel L vér Hotel Palatínus Hotel Pátria Hotel Eger Park
Város Kategória Szobák száma Budapest ***** 322 Budapest **** 206 Budapest **** 164 Budapest **** 233 Hévíz **** 210 Hévíz **** 229 Sárvár **** 136 Bükfürd **** 200 Keszthely *** 232 Budapest **** 247 Budapest **** 358 Budapest **** 499 Budapest **** 130 Budapest *** 377 Budapest **** 289 Budapest *** 123 Balatonfüred *** 393 Balatonfüred *** 349 Gy r *** 164 Sopron *** 185 Pécs *** 94 Pécs *** 115 Eger *** 165
A Danubius Hotels Rt. bemutatása kapcsán meg kell említeni a Danubius Béta Hotel láncot, amely 1986-ban alakult és kft-ként m?ködik. A Danubius Béta Hotels alacsonyabb kategóriájú szállodákat üzemeltet, illetve több magántulajdonban lév
szállodánál
névhasználattal bír. A Danubius Hotels Rt. tulajdonosának és a cég vezet inek vállalkozó kedvét bizonyítja az a tény, hogy a Danubius Rt. 2000-ben a csehországi Marianbadban (Marianske Lazne) 18 szállodát és több gyógyvízkutat vásárolt. A tulajdonszerzésr l a 2001. április végén megtartott közgy?lésen a tulajdonos mint jó befektetésr l számolt be.
7
2.2.1. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egysége A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységhez három szálloda, a keszthelyi Hotel Helikon, a Thermál Hotel Hévíz és az ugyancsaak hévízi Thermál Hotel Aqua, valamint a három szálloda pénzügyi, gazdasági és emberi er forrás hátterét koordináló központ tartozik.
A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység árbevételei:
év 1998 1990 2000 2001
eft 2.743.237. 2.871.151. 3.046.953. 3.148.129.
A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység üzemeltetési G.O.P. eredménye:
év 1998 1990 2000 2001
eft 1.086.545. 1.182.098. 1.253.248. 1.157.855.
A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység statisztikai átlaglétszáma:
év 1998 1990 2000 2001
f 620,9 603,4 573,4 545.9
8
A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység szállodáinak a kihasználtsága (%) és az átlagos tartózkodási id* (nap): Év
T.Hotel Hévíz % nap 83,57 9,9 79,58 9,1 74,57 8,3 77,39 8,2
1998 1999 2000 2001
T.Hotel Aqua % nap 72,08 9,0 66,28 8,9 72,08 8,6 73,56 8,3
Hotel Helikon % nap 55,24 4,0 50,81 4,1 51,94 3,5 60,97 3,9
ÖE.átlag % nap 69,68 6,8 64,92 6,8 65,71 6,1 70,30 6,1
A vendégek (f*) és vendégéjszakák száma (db): év 1998 1999 2000 2001
T.Hotel Hévíz f db 11.051 108.983 11.528 105.331 11.977 98.977 12.218 99.954
T.Hotel Aqua f db 11.488 103.063 10.580 94.282 11.865 102.412 12.426 102.532
Hotel Helikon f db 20.606 81.661 18.293 74.174 21.728 76.699 24.084 93.244
ÖE. összesen f db 43.145 293.707 40.401 273.787 45.570 278.025 48.728 251.214
Hotel Helikon Keszthely A háromcsillagos szálloda 1971 óta üzemel 224 kétágyas szobával és 8 lakosztállyal. A szálloda a kikapcsolódásra, sportolásra vágyó vendégeket várja, amelyhez rendelkezésre áll fedett uszoda, saját sziget-strand, fedett teniszcsarnok, szabadban lév teniszpályák, Danubius Premier fitness terem és tekepálya. A szálloda 300 f befogadására képes konferencia teremmel és négy kisebb tárgyalóteremmel rendelkezik,
melyek
felszereltsége
kiváló
lehet séget
nyújt
fogadások,
bankettek,
konferenciák, illetve egyéb tárgyalások és rendezvények bonyolítására. A szállodában étterem, kávéház, söröz , drinkbár, kozmetika, fodrászat áll a vendégek rendelkezésére. Thermál Hotel Hévíz Ez a négycsillagos szálloda Magyarország els gyógyszállodája, 1976. március óta üzemel; 203 kétágyas szobával és 7 lakosztállyal rendelkezik, f szolgáltatása a gyógyászat. A
vendégek
szakorvosok
és
szakképzett
egészségügyi
személyzet
által
nyújtott
szolgáltatásokat vehetnek igénybe: - hydrotherápiás kezelések,
9
- elektrotherápiás kezelések, - mechanotherápiás kezelések. A gyógyászat egyéb szolgáltatásai: b rgyógyászat, oxigéntherápia, talp-, reflexmasszázs, pedik?r, manik?r, torna, gyógypakolás, szemészet, szolárium, fogászat, fitness-terem, sport programok, tepidárium, uszoda, kozmetika. A szállodában étterem, söröz , presszó és konferencia termek állnak rendelkezésre.
Thermál Hotel Aqua Négycsillagos szálloda, 1984 óta üzemel 223 kétágyas szobával és 6 lakosztállyal. A szálloda f profilja a gyógyászati szolgáltatás biztosítása. A gyógyászati szolgáltatások megegyeznek a Thermál Hotel Hévízben nyújtott szolgáltatásokkal. A Thermál Hotel Aquában 2000. novemberében élményfürd építését kezdték meg, melyet 2001. májusában adtak át. A szállodában étterem, söröz , drinkbár, kerti fagylaltozó pavilon, vegetáriánus étterem és konferenciaterem áll a vendégek rendelkezésére.
2.2.2. Szervezeti felépítés bemutatása a Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján 2.2.2.1. Üzemi iroda Üzemi iroda minden szállodában található. A Hévízi ÖE központjába az adatok többsége ezekb l származik. Az üzemi irodában általában hat f dolgozik: egy kereskedelmi áruátvev , két adminisztrátor, két pénzügyes és az irodavezet . Itt történik a számlák összesítése, a különböz vendéglátóhelyek és a porta bevételeinek nyilvántartása, elszámolása, a beszerzések felvétele, a készletezés. Az irodák három számítógépes rendszert alkalmaznak: Squirell (vendéglátórendszer), amely egy szállodán belüli rendszer, a vendéglátóegységeket (étterem, söröz , drinkbár, utazási iroda, minibár, stb...) kapcsolja össze az üzemi irodával. Ezen tartják nyilván az eladásra szánt termékek árait, az eladott mennyiséget és az ebb l származó bevételeket. Ezeket az adatokat a számlák segítségével ellen rzik, és bontják szét
10
fizetési módok szerint. Ezek lehetnek: készpénz, hitelkártya, deviza, csekk és szobaszámlára kérés. Lodgistix Lan Mark (portai, kasszarendszer), amely a szobaárakat, a szobákhoz kötelez en, ill. kérhet en járuló szolgáltatásokat és a vendégek adatait tartják nyilván. A harmadik rendszer az Oracle, amely segítségével a Danubius Rt. összes egysége kapcsolatban áll egymással. A készlet, ill. tárgyi eszköz nyilvántartással és a szállodán belüli pénzáramlásokkal foglalkozik. A bevételek összesítése manuálisan történik. E program hiányossága, hogy a másik két rendszerrel nincs kapcsolatban. A készletezés és leltározás során figyelembe kell venni a felhasználást, elhasználódás esetén a selejtezést, az összes beszerzést és az esetleges többletet, hiányt. A beszerzéseket a kereskedelmi áruátvev veszi nyilvántartásba, bevételezi az Oracle-ba. A leltár elkészítése az irodavezet
feladata, amelyet minden hónapban legkés bb a 12-ei mérlegkészítésig kell
összeállítani, amelyet a központban történ ellen rzések után a gazdasági igazgató hagy jóvá.
2.2.2.2. A Hévízi Önálló Egység központja
A központban történik az önálló egység gazdasági, munkaügyi, marketing, üzemeltetési és gyógyászati irányítása. A gazdasági igazgatóhoz tíz alkalmazott tartozik: öt könyvel , közgazdasági csoportvezet , közgazdasági el adó, három pénzügyi el adó, f könyvel helyettes. A könyvel k feladata az adatbevitel, kontírozás, valamint a tárgyi eszközök nyilvántartása, és értékcsökkenésének elszámolása. Egy könyvel
feladatköre kiegészül a
leltárelszámoltatással, amely a készletek nyilvántartásának ellen rzését foglalja magába. A közgazdasági csoportvezet az üzemi irodákból beérkez adatok felhasználásával statisztikai elemzéseket készít a bels adatszolgáltatás, a fels bb vezetés számára, valamint adatokat szolgáltat a KSH-nak és a budapesti székhely? Danubius központnak. Munkáját egy közgazdasági el adó segíti. A három pénzügyi el adó feladata a szállítói számlák kiegyenlítése, el legszámlák készítése a vev k felé, nemteljesítés esetén felszólítás, bérleti díjak rendezése, következ szétküldése a különböz
napi árfolyamok lekérdezése a számlavezet
banktól, és
egységek felé, valamint az árfolyamnyereségek és veszteségek
meghatározása. A f könyvel -helyettes hagyja jóvá az utalásra szánt számlákat, követi a számviteli és adótörvény változásokat, és felügyeli a számviteli munkát.
11
2.2.2. A szállodaüzemeltet) és ingatlankezel) funkciók különválasztása A társaságnak az elmúlt években tanusított fejl dése, az ingatlanállomány jelent s mérték? megnövekedése és a Danubius szállodaüzemeltet
standard kialakítása a vezet séget a
vállalatcsoport szervezeti átalakításának kidolgozására késztette. A módosítások a szervezet racionalizálását, a központok tevékenységének összevonását szolgálják, valamint azt, hogy külön ingatlankezel
és üzemeltet
vállalatok jöjjenek létre a szállodaiparban kialakult
nemzetközi gyakorlatnak megfelel en. Az 1998. december 18-i rendkívüli közgy(lésen megszavazott új struktúra f, el,nyei a következ,k: -
a csoport teljes erejét tudja hasznosítani olyan területeken, mint például marketing, beszerzés és informatika, mind a Danubius, mind pedig a HungarHotels el nyére,
-
a különböz
szakterületek vezet i összpontosítani tudnak egyrészr l a csoport
vagyonának hasznosítására, másrészr l a szállodákban nyújtott legmagasabb min ség? szolgáltatásokra és üzemeltetésre, -
a hatékonyság növekedését és a költségek csökkentését tovább lehet fokozni az egész vállalatcsoporton belül,
-
új üzleti lehet ségek kialakítására ad lehet séget mind az üzemeltet , mind az ingatlankezel cégen belül.
Az új vagyonkezel és üzemeltet vállalatok a Danubius nagyobb leányvállalataiból kerültek kialakításra. A megváltozott szerkezetben az ingatlankezeléssel a Hungária Szálloda Rt. foglalkozik Hungária Szálloda – Ingatlankezel, néven, míg a szállodák üzemeltetésével a Hélia Hotel Rt-b l alakuló Danubius Szállodaüzemeltet, és Szolgáltató Rt. A szállodákat tulajdonló ingatlankezel bérleti szerz dést köt az üzemeltet vel, és a megállapodás keretén belül üzemelteti a házakat.
12
3. A vállalatvezetést segít programok szerepe és jelent sége, a vállalatirányítási információs rendszerben
3.1. Integrált vállalatirányítási információs rendszer Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az adott vállalat valamennyi elemének feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük Az ilyen rendszerek általában az egész vállalatra kiterjed információs rendszerek. Az integráció ma már olyan magas fokot ért el, hogy olyan vállalatirányítási megoldások is léteznek, amelyek egy rendszeren belül képesek kezelni a legkülönböz bb ágazatokban (járm?ipar, olajipar, bankok, biztosító társaságok, kereskedelem, stb...) érdekeltséggel rendelkez nagy multinacionális vállalatok valamennyi adatát, s elvégezni azok feldolgozását. Az integráció másrészt azt is jelenti, hogy ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalatok er forrásait, ugyanakkor ellátják a különböz vezet i szinteket a döntéseikhez szükséges információkkal, és támogatják ezen döntések meghozatalát. Az egész vállalatra kiterjed információ a különböz vezet i információs funkciók, a vezet i döntés-támogató funkciók, mind pedig a különböz vállalati alrendszerekben keletkez üzleti tranzakciókat feldolgozó funkciók integrálását jelenti egy egységes információs rendszerben. Az integrált vállalatirányítási rendszerek a nagyszámítógépes programcsomagoknak viszonylag új generációját alkotják. Az 1990-es évek elejét l érett meg
erre a
számítástechnikai piac és a szoftverfejlesztés. Annak ellenére, hogy ezeknek szoftvereknek jó része már korábban is létezett, nagyméret? elterjedésük csak ekkor kezd dött. Ebben az id ben fejl dtek a hardvereszközök olyan szintre, hogy ezek az er forrásigényes termékek a „tömeggyártásban” is megjelenhettek, és alkalmazásukat már a középvállalatok is megengedhették
maguknak.
Feladatuk
alapvet en
a
vállalat
tevékenységeinek
adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, egyes folyamatok (kereskedelem, gyártás) vezérlése, és lehet leg mindennek központosított, hierarchikus megvalósítása. A szoftverek évr l-évre tudásától egyre komplexebbek programok lesznek, és egyre nagyobb er forrásigénnyel bírnak.
13
Az
integrált
vállalatirányítási
rendszerek
széleskör?
elterjedését
el segítette
a
számítástechnika fejl dése. Ugyanakkor ezek a szoftverek általában egy átfogóbb terv részeként („üzleti folyamatok átszervezése”) kerültek bevezetésre. A cégek, f leg a multinacionális nagyvállalatok fejl dése lelassult, a cégek átszervezése elkerülhetetlenné vált. Az átszervezést segítette, hogy lehet ség nyílt a megfelel számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel ügyviteli szoftver kiválasztására.
3.1.1. Az eddigi, nem integrált ügyviteli szoftvereket - mint orvoslandó gyenge pontokat az alábbiak jellemezték: -
Sziget-alkalmazások: külön szoftverek gondoskodtak a pénzügy, a gyártás, a logisztika, stb. adminisztrálásáról. Ennek következményeként lényeges adatok többször is tárolva voltak, amely egy tudatos tervezés során lehet eszköz is, de itt inkább hibákat okozott.
-
Menedzselhetetlen hardver: nem lehetett skálázni a hardvert a teljesítmény függvényében, hiszen sok kisebb programról volt szó. A felhasználók számának növelése nem volt el re megbecsülhet
a hardveroldalon, így utólagos toldozgatásokkal állították be a
teljesítményt. -
Portabilitás hiánya: nem lehetett különböz rendszereken futtatni ugyanazt a rendszert, amely komolyan lerövidítette egy program élettartamát, hiszen nem tudta követni a hardverek fejl dését.
Ezen kívül egyre inkább megfogalmazódott az igény egy vezet i információs rendszerre. A vezet i információs rendszer olyan hierarchikus struktúra, ahol minden vezet
beosztású
felhasználó monitorozni tudja a felügyelete alá tartozó egység tevékenységét. Minden fölötte lev szinten az
általa látott adatok rejtve maradnak, csak összefoglaló látható arról, hogyan
funkcionál az adott részleg. A vállalatvezet nek nem kell tör dnie azzal, mi a baj a gyártócsarnokban, csupán azt kell látnia, hogy problémák vannak. A részleteket csak az arra jogosult és felel s beosztású vezet tudja megtekinteni. Ezeket az igényeket és problémákat próbálta orvosolni az a koncepció, amely elvezetett az integrált vállalatirányító rendszerek kifejlesztéséhez.
14
3.1.2. Az ügyviteli szoftverek fejlesztésének alapjai a következ)k: -
Integrált alkalmazások: adatbázison operáló alkalmazások, amelyek lehet leg minél többet fednek le az adott cég alkalmazásai közül. Ezek a tevékenységek általában a következ
kategóriákba sorolhatók be: gyártás, kereskedelem, raktározás, szállítás,
pénzügy, emberi er forrás-gazdálkodás, vezet i információs csomag. -
Rugalmas felépítés, üzletági modellek: a rendszer szerves része egy fejleszt eszköz és egy modellez eszköz, amelyek segítségével megfelel módósítások hajthatók végre, továbbá léteznek üzletági megoldások, mint pl. a gépgyártás, vegyipar, stb., amelyek adat és funkcionális modell-szinten is hozzáférhet ek.
-
Skálázhatóság és portolhatóság: ezeknek a szoftvereknek mindenfajta gépen tudniok kell futni; van ahol csak 16 felhasználót szolgálnak ki, és van ahol 400-at.
-
Egységes felhasználói felület: szigorúan egységes a felület, amely számítástechnikailag kevésbé képzett embereket is betaníthatóvá tesz, még egy futószalag mellett dolgozó munkást is.
Természetesen kevés olyan programcsomag van, amely a fenti feltételeket mind teljesíti. Valójában három ilyen létezik: SAP, Baan és az Oracle Financials, amelyeket piacvezet kategóriába lehget sorolni. Vannak kisebbek is, ilyen a Scala, Coda, a JD Edwards, PeopleSoft, a magyarok közül az InfoSys, ám ezek általában kisebb területet fednek le (f leg pénzügy), és kevésbé módosíthatóak. Az SAP és a Baan rendelkezik gyártási modullal, de az SAP inkább pénzügyi orientáltságú, ugyanúgy, mint az Oracle.
15
4. Informatikai rendszerek a szállodaiparban
4.1. Az informatikai rendszerek szállodaipari sajátosságai
A 21. században egy Danubius Hotels Rt. nagyságú idegenforgalmi vállalatnak elengedhetetlen a versenyképessége meg rzéséhez, hogy a megfelel
információs
rendszerei rendelkezésére álljanak.
A Danubius Hotels Rt. Hévízi Önálló Egységének, azon belül is a Thermal Hotel Hévíz informatikai rendszere Oracle Financials: a szerver Budapesten található, ehhez kapcsolódnak bérelt Matáv vonalon az ország különböz
pontjain elhelyezked
szállodáknak és önnálló egység
központoknak a termináljai és nyomtatói:
TERM.
TERM.
TERM. TERM. NY NY
NY
NY TERM.
NY NY
SZERVER
Épületgépészeti rendszer: itt történik a f?tés, a szell z berendezés és a medencék különböz gépeinek a vezérlése. Ezek külön-külön is számítógépes vezérlés?ek, és önnálló rendszert alkotnak, tehát a központi gép nélkül is zavartalanul m?ködnek, a terminál csak m?ködésük megváltoztatásához és állapotuk lekérdezéséhez szükséges. 16
KAZÁN
SZELLSZSREDSZER
MEDENCÉK SZABÁLYOZÓRENDSZERE
TERMINÁL
Értékesítési rendszer: a Danudius Hotels Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján. Itt a központi gépéhez a házon belül 18 gép van csatlakoztatva kábelen. Ehhez a szerverhez kapcsolódnak még a Thermal Hotel Hévíz, valamint optikai kábelen a Thermal Hotel Aqua és bérelt Matáv vonalon a keszthelyi Hotel Helikon Lodgistix Lanmark szerverei, így a kollégák a négy rendszer bármelyikébe beléphetnek. M5szaki raktár rendszer: Ide összesen három gép tartozik. A rendszerrel tudnák támogatni a teljes m?szaki tevékenységet (kivételezett eszközök felhasználási helye, statisztikák, értéknyilvántartás), azonban ez még kihasználatlan, mivel bevezetése a többi Danubius önálló egységben csak most van folyamatban. Éttermi rendszer: Egy szállodán belüli rendszer, amely a vendéglátóegységeket ( étterem, söröz , drinkbár, utazási iroda, minibár, stb.) szolgálja ki. Ezenbelül egy speciális kasszarendszer, amely elvégzi a pincérek és a szakácsok elszámoltatását,valamint a számlázást asztalbontásban (ez továbbküldésre kerül egy interface-n keresztül a Lodgistixbe). Azonban komoly hiányosságnak tartom a rendszerben, hogy a receptúrák nincsenek meghatározva, és, hogy nincsen összeköttetésben a raktárral.
Gyógyászat rendszer: A gyógyászati tevékenységek folyamatos megszervezésével megbízott munkairányító,
ún.
diszpécser
rendszer.
Végez
számlázási
tevékenységet,
illetve
vendégadatok, valamint azok orvosi kezeléséhez kapcsolódó adatok nyilvántartását. Szintén kapcsolatban van a Lodgistix rendszerrel, így a gazdasági adatok az üzemi irodába már ezen keresztül érkeznek meg.
17
Lodgistix LanMark: Portai és kasszarendszer, összesen hat terminál és 2 interface gép tartozik a LanMark Thermal Hotel Hévízben lév
szerveréhez. Terminálok találhatóak a
portán, az üzemi irodán és a rendszergazdánál. A két interface gép a gyógyászati, illetve az éttermi rendszerekhez való csatlakozást segítik.
LODGISTIX SZERVER
INTERFACE
GYÓGYÁSZAT SZERVER
INTERFACE
ÉTTERMI RENDSZER SZERVERE
4.2. Lodgistix Lanmark A Lodgistix-et, amelyet a Sulcus Corporation dobott piacra a LanMark termékcsoport részeként, 1993-ban vásárolta meg a Danudius Hotels Rt. Több modulja is van, de a Danubius ebb l csak a front-office-t vette meg. Telepítését és betanítását a Hotel Informatika végezte, és a távfelügyeletet is
látja el.
A Lodgistix egyik feladata a vev, számlájának vezetése. A vev vel való kapcsolat felvétele az érdekl dést l kezd dik. A rendszer kiadja a szabad szobák számát. Garantált helyfoglalás esetén, felveszik az adatokat a gépbe, és megnyitják a számlát. El leg esetén kiszámlázzák azt a vev nek. Nem garantált helyfoglalás több féle módon történhet. Foglalhat magánszemély és utazási iroda. Utazási iroda esetén az iroda a helyfoglalást mindig el ször intézi. Ezeket a helyeket megállapodástól függ en, bizonyos ideig fenntartja a szálloda. Általános gyakorlat, hogy az utazási iroda több szobát foglaltat, mint amennyit várhatóan értékesíteni tud, így a
18
szálloda is általában több helyet ígér az utazási irodáknak, mint amennyi arra az id szakra a várható szabad szobaszám. Ezt hívjuk kontingens rendszernek. A vendég érkezése el tt történik a szobabeosztás a vendég igényei, illetve a szállodai kapacitás figyelembevételével. Megkülönböztetik a szobákat típusonként (pl: utcára néz , sarokszoba, 2 szoba átjáróval), szintenként, fér helyenként, stb. A vendég megkapja a szobához hozzárendelt telefonszám melléket, amely alapján (telefonközpont segítségével) a telefonszámlát ráterhelik a szobaszámlára, valamint igényelhet extra szolgáltatásokat. Megérkezés után a számla folyamatosan terhel dik. A tételek árát a markaetingkód, az ártábla, valamint a fogyasztás figyelembevételével határozza meg a rendszer. Marketingkódot még a megérkezés el tt rendelik hozzá a vendéghez, attól függ en, hogy a vendég milyen áron érkezik. Az ártábla viszont egy el re rögzített táblázat, amelyben (mivel az árak szezonálisan ingadozók) meghatározzák a szobatípus, az igénybevett szolgáltatások és a kedvezmények függvényében az árakat. Ezen túlmen en meghatározzák, hogy mely id szakban milyen ártáblák legyenek használatban. Ártábla létezik valuta esetén is, amely mindig érkezési árfolyamon számol. A számla egy részét a rendszer szükség esetén átterheli az utazási iroda, vagy csoport tételeire, illetve meg lehet bontani a számlát tételeire is. A vendég választhat a fizetési módok közül, amelyek lehetnek: készpénz, hitelkártya, folyószámla, voucher, csekk. A számla teljesítése után három nappal a vendég adatai törl dnek a rendszerb l, és archívumba kerülnek. A Lodgistix további lehet ségei közé tartozik, hogy a rajta tárolt adatokból szinte korlátlan számú statisztika készíthet,, hasznos információkat nyújtva a vállalatvezetés számára. Például: statisztika marketing kód alapján, kontingens jelentések, távozási listák, foglaltság, el legek, várólisták, szabad szoba mennyisége, nemzetiség alapján készített és érkezési statisztikák, elveszett üzletek. A vállalatvezetés szempontjából az egyik legfontosabb statisztika a source of business kód alapján készül. Ez két kódot tartalmaz, amelyek közül a vállalat dönti el, hogy mihez rendeli hozzá.: - primer kód: hogyan, milyen módon érkezett a vedég: pl. utazási iroda útján vagy egyénileg 19
- szekunder kód: milyen célból érkezett, ill. milyen „package”-t vesz igénybe pl. sport, kúra, tréning, konferencia, külképviselet küldte A fentiekb l összevontan is lehet ség van további statisztikák készítésére.
4.3. Oracle Financials 4.3.1. Az Oracle Corporation A vállalati információs rendszerek legnagyobb világpiaci szállítója a korábban els számú adatbázis-szállító cégként ismert Oracle Corporation. A világcég ma már termékkínálatát vállalatirányítási, döntéstámogató, ügyfélkapcsolat-kezel és különböz webes szoftverekkel is b vítette. Magyarországi leányvállalata, az Oracle Hungary hasonló szerepet tölt be a hazai információs piacon. A cég amellett, hogy az egyik legjelent sebb szoftverszállító, ma már üzletfeleinek olyan stratégiai partnere, amely képes integrált megoldást, komplex kiszolgálást biztosítani vev inek. Meghatározó szerepet kapnak és a felhasználók eredményességét jól megalapozzák a magas színvonalú konzultációs, technikai támogatási és az oktatási szolgáltatások.
4.3.2. Integrált vállalatirányítási programcsomag az Oracle Applications
Az Oracle Application az Oracle Corporationnak az integrált vállalatirányítási programcsomagja, amelynek pénzügyi moduljai Oracle Financials néven váltak ismertté. A termék
a
vállalati
megoldások
összes
komponensét
tartalmazza:
alkalmazásokat,
technológiákat és szakért i hátteret. Széles körben használható, célpiacai közé tartozik a telekommunikáció, a könny?ipar, az energiaszektor, a pénzügyi szféra, a fels oktatás, a társadalmi szervezetek, a kormányzati szervek A termékcsoportba adatbázis-szoftverek, fejlesztési eszközök és alkalmazási csomagok tartoznak, és magában foglalja a front-office-t is. Mindez biztosítja a skálázhatóságot és rugalmaságot, azt, hogy szinte a világ bármely vállalatánál alkalmazható.
20
Sok nagynev? vállalat, így a Sony, Vodafone, MÁV, is ezt a rendszert vásárolta meg, pontosabban a rendszer R10.7-es, karakteres változatát. A Danubius a rendszer R11-es, grafikus verzióját használja, s ezt paraméterezték be a szálloda igényei szerint. A szállodaszakmában a Hilton International is ezzel a rendszerrel dolgozik, azzal a különbséggel, hogy szállodáit külön rendszerként, válalati integritás nélkül kezeli, míg a Danubiusnál a szállodacsoport egy egységes renszert alkotva m?ködik. Az új verzió negyvenöt modult tartalmaz a pénzügyi, a projektkezelés, a humán er forrás, a gyártás, a beszerzés és a front-office területén. B vültek a rendszer funkciói is, a pénzügyi modulok például tartalmazzák az Euro teljes kör? kezelését, ami zökken mentes átállást tesz lehet vé a nemzeti valutáról az Euróra. Hazai vonatkozású tulajdonság, hogy már benne vannak a rendszerben a magyar lokalizált megoldások. A honosításhoz magyar szakemberek definiálják a feladatokat, magyarországon végzik a tesztelést is. Eddig a 45 modulból 35 modult honosítottak meg pénzügyi, logosztikai és termelésirányítási témakörben. A vállalatirányítási rendszerek fejleszt i eddig kizárólag back-office rendszerekre koncentráltak, az Oracle Application 11. verziója azonban már front-office szolgáltatásokat is nyújt, azaz olyan szogáltatásokat is kezel, amelyek közvetlenül az ügyféllel kapcsolatosak, mint például az értékesítés, szolgáltatás, elektronikus kereskedelem, szervízszolgáltatások. Világszerte n az applikációs piac, ez figyelhet meg hazánkban is. A nagyvállalatok mellett egyre nagyobb figyelmet fordítanak a közepes cégekre, intézményekre – ez a tendencia a világpiacon is megfigyelhet . Magyarországon is már több nagyvállalat, intézmény, hivatal döntött eddig az Oracle Applications bevezetésér l a kormányzati és a banki szférán belül és egyéb területeken, ezzel oldja meg a vállalatirányítási feladatokat például az ÁB-Aegon, a Magyar Honvédség, a Rába vagy a Westel.
21
4. 3.3. Az Oracle Financials rendszer és moduljai
Az
Oracle
Financials
az
Oracle
Application
részét
képez
egyik
legismertebb
programcsomag. Pénzügyi (F*könyv, Kötelezettségek, Kinnlev*ségek) és logisztikai (Tárgyi eszköz, Készletek, Beszerzések) moduljai az alkalmazó számára az alábbi el*nyöket nyújtják: -
integrált üzleti megoldás,
-
azonnali reagálási lehet ség a gazdasági környezet (küls és bels ) változásaira,
-
a gazdasági történések követhet sége,
-
a gazdasági növekedés informatikai megalapozottsága,
-
hatékonyságnövelés,
-
tervezhet ség,
-
programozás nélküli testreszabás a paraméterek alkalmas beállításával.
F)könyvi rendszer A programcsomag lelke a f könyv, az integráció motorja az alkalmazáson belül. Különféle ügyfélkörnyezetre konfigurálható, alkalmazásával a manuális munkák nullára csökkenthet k (adatbevitel, közbüls ellen rzések, teljességi kontrol, stb). Alkalmazása számtalan lehet séget teremt a tervkészítés és terv-tény összevetés, a profit centrumok ellen rzése, a konszolidáció, a pénzgazdálkodás, stb. területén. Kinnlev)ségek Az Oracle Financials rendszer fontos modulja, szerepe a teljes bevétel-ciklus automatizálása, beleértve a számlák generálását, az adóelemek számítását, a bevételek felismerését is. Hatékony eszköz a forgót ke felhasználás és behajthatatlan követelések minimalizálásában, a hatékony pénzgazdálkodásban. A vev k és szállítók egy állományban kezel dnek, így lehet ség van egy partner tartozásainak és követeléseinek egyidej? összevetésére.
22
Kötelezettségek A hatékony pénzügyi szabályozás eszköze, segítségével ellen rizhet k a szállítók, megakadályozható a fizetések kétszeri teljesítése, lehet vé válik a megrendelések nyomonkövetése az ajánlatkérést l a fizetésig, támogatottá válik a banki elszámolások egyeztetése. Készletek Hathatós eszköz a gazdálkodáshoz szükséges készletszerkezet és készletszabályozási eszközök
meghatározása,
csökkentésére,
az
a
szállítók
anyaggazdálkodás
számának
szabályozására,
hatékonyságának
a
javítására,
készletszintek a
készletek
tervezhet ségére, a készletgazdálkodási ciklusok racionalizálására. Teljeskör? készletgazdálkodási megoldás, amely kitér a raktárak optimális kihasználására, a fizikai tárolás szervezésére is. Beszerzések Átfogó automatizált megoldást kínál a beszerzési folyamat megjavítására. Nyomon követhet k a szállítói információ, az igénylések engedélyeztetése, generálhatók igénylések a rendszeresen fogyó készletbeszerzésekhez, csökkenthet a raktározási, szállítási, készletezési költség a tényleges szükségletek szerinti beszerzések miatt. Tárgyi eszközök Lehet vé teszi az eszközök nyilvántartását, elemzését, különböz adózási-, értékcsökkenési stratégiák
közötti
választások
megalapozottságát,
a
beruházások-,
t kebefektetések
szabályozását, követését. Támogatja a leltározás, selejtezés funkcióit.
Az
Oracle Financials alkalmazást hatékony adatbáziskezel,, -lekérdez, rendszer,
rendszermodellezési, és –fejleszt, eszköz támogatja. A standard interface-k korlátlan küls, adatkapcsolat létrehozását, adatok importálását teszik lehet,vé.
23
4.4. Az Oracle Financials bevezetése a Danubius Hotels Group-nál
A Danubius Hotelsnél 1993-ban kezd dött el a folyamat a teljes üzemeltetést átfogó szállodai front-office és éttermi rendszerek bevezetésével. Az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése akkor vált igazán sürget vé, amikor a két szállodalánc egy szállodacsoporttá vált. A vállalatvezetés alapvet célja volt egy korszer?, hatékony vállalati struktúra kialakítása, a tevékenységek egyesítése, és nem utolsó sorban a központ és a szállodák közötti minél szorosabb munkakapcsolat kialakítása. Mindezek megvalósítása nem jöhetett szóba a meglév számítógépes arzenál továbbfejlesztésével, amely kapacitásában és tudásában is túl szerénynek bizonyult ahhoz, hogy 25 egység (24 szálloda + központ) 300 munkaállomását egy egységes, a szállodacsoport minden igényét kielégít rendszerbe foglalja. Legf,bb igények a bevezetend, rendszerrel szemben a következ,k voltak: -
tegye lehet vé a területileg szétszórt társaság valamennyi m?ködési folyamatának központi kezelését,
-
legyen alkalmas konszolidációra,
-
tudjon dolgozni a nemzetközi számviteli szabályok szerint is,
-
legyen b víthet és könnyen fejleszthet ,
-
legyen alkalmas egyértelm? felel sségi rendszer felépítésére
-
teremtsen lehet séget bels kommunikáció kialakítására.
A megvalósítandó feladatokra a Danubius pályázatot írt ki, amelyet több forduló után az Oracle Financials rendszere nyert meg. 1999-ben a Danubius Szállodaüzemeltet
és
Szolgáltató Rt. önálló egységeiben bevezetésre került az Oracle egységes vállalatirányítási rendszer. A beruházás költsége meghaladta az 500 millió forintot. A rendszer komplexitását jól jellemzi, hogy minden stratégiai folyamatot átfog a vev i, szállítói számlák kezelését l a válalat teljes controllingján, a szállodaingatlanok rendszeres karbantartásának levezénylésén át a központi árubeszerzésig. A különböz, területek lefedéséért más-más alrendszerek, úgynevezett modulok felelnek, amelyek a következ,k: 1. Beszerzési modul 2. Készletgazdálkodási modul 24
3. Kötelezettség modul 4. Tárgyi eszköz modul 5. F könyvi modul 6. Kinnlev ség modul 7. Cash modul
Az Oracle integrált vállalatirányítási rendszer felépítése
F könyv
Beszerzés
Készletgazdál-
Kötelezettségek
Tartozások
almodul
kodás almodul
almodul
almodul
Tárgyi eszközök almodul
Terhelések és jóváírások (Cash)
A fenti modulok három lépcs,ben kerültek, illetve kerülnek bevetésre: 1. A f könyvi rendszer bevezetése. 2. Az almodulok bevezetése (lépcs zetesen egyszerre 4-5 szálloda egyidej? bevonásával történt). 3. Vezet i információs rendszer kiépítése (célja a döntés el készítés segítése, bevezetése el tt csak utólagos információkat nyertek a rendszerb l). A már bevezetett rendszer ügyviteli szabályai megalkotásának, illetve ezzel együtt a program hiányosságai feltárása, kijavítása határidejének 2000. május 31-ét állapították meg. A termék bevezetését az Oracle informatikai tanácsadó cége, a KPMG Hungária végezte, és teljes életciklusra kiterjed
szolgáltatást vállalt a tervezést l az utógondozásig, amely az
alábbi szolgáltatásokat foglalja magában: -
üzleti igények elemzése,
-
a termék alkalmazhatóságának elemzése,
-
rendszertervezés az üzleti igények alapján, 25
-
üzleti folyamatok áttervezése a rendszerhasználat optimalizálása érdekében,
-
az új termék beillesztése a a folyamatokba, projekt vezetés,
-
az elkészült rendszer támogatása, karbantartása.
Az el,készületek 1998 telén kezd dtek el. Az Oracle részletesen elemezte a Danubius Csoport vállalati tulajdonságait, és az ún. modulfelel sök bevonásával elkezdte a szoftver igény szerinti megformálását. A modulfelel sök - az egyes szakterületeket képviselve - a Danubius Csoport munkatársai közül kerültek kiválasztásra. A modulfelel söknek az Oracle konzultánsai számára interjúk keretében arra kellett választ adniuk, hogy területükön milyen sajátos problémáknak kell a programokat megfeleltetniük. Az interjúk eredményeit jegyz könyvekben foglalták össze, amelyeket felhasználhattak a program fejlesztésénél. Az egyes modulok kialakításánál - a csoporton belül eddig is bizonyítottan jól m?köd folyamatok szolgáltak alapul - minden modulra kijelöltek egy mintaszállodát. Így például a Hilton Budapest adta az instrukciókat a készletgazdálkodási és beszerzési modul megformálásához, a margitszigeti szállodák segítségével alakult ki a beszerzési és pénzügyi modul (ebben a Központ is aktívan közrem?ködött). A kialakítással egyid ben a modulfelel sök több hetes Oracle tanfolyam keretében megismerkedhettek a rendszerrel. Az igényfelmérés után a sarkalatos pontokról megoldási javaslat készült (egyeztetéseket követ elfogadása: 1999. június eleje). A modulfelel sök kéthetes teszt keretében tesztelték az alapfolyamatokat. Több probléma, új igény csak ekkor, a használat során merült fel, így folyamatosan javítani kellett a rendszert. A rendszer kiépítése 1999. augusztus 20-ára befejez,dött. Az Oracle munkatársai - a szerz dés szerint - 100 napig még további díjak felszámítása nélkül álltak a szállodacsoport rendelkezésére. A kés bbi fejlesztések a rendszer bevezetési költségén felül, már extra költséget jelentenek. Az Oracle rendszer nem fedi az értékesítési rendszerrrel való kapcsolódást, a bevétel elszámoltatása továbbra is a régi számítógépes rendszeren keresztül történik: - szállodai bevétel: Lodgistix Lanmark, - vendéglátó bevétel: Éttermi rendszer. Az egyes almodulok igen szoros kapcsolatban vannak egymással, egymásra épülnek, így a jó munkatársi kapcsolat elengedhetetlenül fontos a rendszer m?ködése érdekében. 26
4.5. Az Oracle Financials moduljainak szerepe a gazdasági folyamatokban
4.5.1. Beszerzés modul A beszerzés modul bevezetésének kiindulópontja a szervezeti felépítés és a beszerzési folyamatok, a tevékenység alapdokumentuma pedig a megrendelési bizonylat. A beszerzési modulban a beosztás hierarchia jelöli ki a vállalat megrendelési tevékenységének és nyilvántartásának kereteit. 4.5.1.1. Szervezeti felépítés Azt, hogy az alkalmazott a hierarchia mely szintjén helyezkedik el, a megrendelési folyamatban betöltött szerepe határozza meg. Ez azt jelenti, hogy meghatározzuk – a vállalati folyamatokkal összhangban – alá, illetve fölérendeltségi viszonyát. (Ez a hierarchia rugalmasan változtatható, akár egyes beosztások áthelyezésével egyik szintr l a másikra, akár a teljes struktúra átdefiniálásával az üzleti igényeknek megfelel en.) A hierarchiának kett,s szerepe van: -
a dokumentum továbbítás és jóváhagyás útvonalának kijelölése,
-
a felhasználók bizonylathoz való hozzáférésének szabályozása.
A beszerzés modulban a Danubius szervezeteiben négyszint( beosztás hierarchiát alakítottak ki, a következ, felosztás szerint: -
megrendel ,
-
áruforgalmi vezet ,
-
f könyvel ,
-
szállodaigazgató.
A megrendel, szinten helyezkednek el azok a felhasználók, akik a megrendel ket megírják. Mindenki csak a saját maga által készített megrendel t láthatja, de azokat a dokumentumokat nem, amelyeket más beosztással rendelkez
felhasználók készítettek. Vannak, akik a
megrendelési dokumentumot jóvá is hagyják, s vannak, akik csak megírják. El bbiekhez tartoznak például az étel, ital beszerzéséért felel s felhasználók, akiknek megrendelési 27
tevékenysége megkívánja a gyors folyamatkezelést, ezért k az elkészített megrendel ket jóváhagyhatják, és elküldhetik a szállítóknak. A szabályokat egyébként a szállodák cikk kategóriánként, az ún. küls dokumentumban fektették le. A hierarchia második szintjén, az áruforgalmi vezet beosztással rendelkez felhasználók láthatják és ellen rizhetik a megrendel szinten készített dokumentumokat. Ennek alapján naprakész információkkal rendelkeznek az adott szálloda megrendeléseir l, on-line lekérdezés vagy kimutatások formájában. Ezen kívül a megrendelést is nyomon követhetik, ezzel a teljes bevételezési folyamatot végig tudják kísérni. A beosztás hierarchia f,könyvel, szintjén definiált felhasználók feladata a jóváhagyást kívánó rendelések ellen rzése és továbbítása a szállodaigazgató felé, a beszerzési folyamatok ellen rzése számviteli szempontból, a szükséges könyvelési módosítások végrehajtása, f könyvi és beszerzési modul közötti egyeztetés, az id szak nyitása, illetve zárása. A szállodaigazgató szint szálloda szinten a beosztás hierarchiában a legmagasabb. Azt, hogy mely megrendeléseket kell erre a szintre jóváhagyásra továbbítani, a rendszeren kívüli ügyviteli dokumentum határozza meg. A szálloda szint felett a beosztás hierarchiában a Központi Beszerzési Igazgatóság felhasználói állnak: a központi adminisztrátor és felette a beszerzési igazgató. Sk teljes rálátással rendelkeznek az összes szervezet megrendelési és bevételezési tevékenységére, és megrendeléseket állíthatnak ki az összes szállodára. A szállodák csak önmaguknak, önálló egységek pedig csak önálló egységeknek végezhetnek rendelést. Ez alól a Központ kivétel. A Központ minden szállodának rendelhet és hagyhat jóvá megrendelést. Összefoglalva, a beosztás hierarchia a megrendelési tevékenység rendszerszint? kereteit adja meg, a dokumentumok pontos továbbítási útvonalát, megrendelés típusonkénti bontását a küls dokumentumnak szükséges szabályoznia.
28
4.5.1.2. A megrendelés folyamata A megrendel* elkészítése: Étel, ital – élelmiszerraktáros. M?szaki cikkek – m?szaki raktáros. Tisztítószer, nyomtatvány, segédanyag – fogyóeszközraktáros. Munkaruha, tárgyi eszköz, üzemeltetési eszköz – gazdasági üzletvezet . A megrendel t - mint korábban már említettem - elvileg tovább kell küldeni jóváhagyásra (kivéve étel-ital), a gyakorlatban azonban megállapodás szerint minden megrendelést kitölt személy jóvá is hagyja a rendelést (ennek a jelenlegi gyakorlatban nincs is jelent sége, hiszen utólag zajlik az egész folyamat.) 1. Az áru beérkeztetése – inventor S egyezteti a szállítólevelet, illetve számlát az (utólag elkészített) rendeléssel (gyakorlatban a beérkezett termékeket a számlával ill. a szállítólevéllel), s az egyez bizonylatokat elküldi az önálló egységbe, ahol pénzügyileg rendezik a megrendelést. 2. Ellen,rzés – munkahelyi vezet, a. Minden munkahelyi vezet
jogosult megrendel
kitöltésére, valamint a hierarchiában
alatta, illetve vele egyszinten elhelyezked kollégák munkájának nyomonkövetésére. b. A modullal kapcsolatban meg kell még említeni a gazdasági igazgatót, illetve a rendszergazdát, akik azonos, teljes jogkörrel rendelkeznek minden modulban. c. A szállodaigazgató a jelen gyakorlatban egyáltalán nem használja a rendszert, ha adatokra, elemzésekre van szüksége, azt minden esetben a gazdasági igazgató állítja össze számára. A beszerzési rendszerben készített megrendel, összetev,i: -
bizonylat részletes adatai, melyek a teljes beszerzési bizonylatra vonatkoznak (létrehozás ideje, sorszám, létrehozó neve),
-
cikkek vagy szolgáltatások adatai (cikk-kód, leírás, hozzárendelt mértékegység),
-
szállító adatai,
-
bels elosztási adatok, amelyek a beszerezni kívánt cikkek vagy szolgáltatások bels , raktáronkénti elosztását és számviteli kontírozását határozzák meg.
29
Az Oracle beszerzési rendszer az alábbi funkciókat biztosítja: -
Valamennyi beszerzés áttekintése annak érdekében, hogy a szállítóval minél el nyösebb árkedvezményekr l állapodhasson meg (pl: adott cikk eddigi összes beszerzési ára).
-
Rendelések létrehozása a szállító és a cikkek adatainak bevitelével.
-
Pontos és tételes könyvelési adatok létrehozása annak érdekében, hogy a beszerzéseket minden esetben a megfelel részlegre terhelje.
-
A rendelések állapotának és eseményeinek megtekintése bármikor, bármilyen szükséges adat vonatkozásában.
-
A rendelések nyomtatása a mindenkori igényeknek megfelel en, a megfelel nyomtatási igények beállításával.
-
A szállítók tájékoztatása a szállítások kívánt ütemezési módjáról.
-
A szállítóktól kapott visszaigazolások rögzítése.
Megrendeléseket készíthet k árura (étel, ital), anyagra (m?szaki, reklám, általános segédanyag), üzemelési eszközökre (fogyóeszköz + szerszám), munka/véd ruhákra és tárgyi eszközökre. Minden cikknek van alfanumerikus Oracle cikk-kódja. Az alfanumerikus cikk-kód felépítése: 3 ill. 4 bet? + 4 számjegy, ahol a kezd bet? a termék fajtájára utal. É – étel, I – ital, Á – általános anyag (reklámanyag is), M – m?szaki anyag, Ü – üzemelési eszköz, V – véd /munkaruha, T – tárgyi eszköz. Egy-egy kódhoz cikknév és mennyiségi egység tartozik, amelyek a megrendel ben automatikusan megjelennek, az árat azonban a megrendel személy tölti ki. A szállítókat egy - a Danubius Központ által összeállított – szállítói törzs tartalmazza, innen lehet választani. A törzsített szállítóktól való rendelést l csak indokolt esetben lehet eltérni. Feltétel, hogy ugyanolyan min ség? árucikket legalább 5%-kal kedvez bb áron kínáljon a potenciális szállító, a meglév kapcsolatoknál nem rosszabb fizetési feltételekkel. Ha ilyen eset merül fel, akkor a szállító törzsítése az önálló egységb l érkez
kérvény alapján a
Danubius Központban történik. Az árutörzs ehhez hasonlóan m?ködik. A megrendelések elkészítésénél kell eldönteni azt, hogy a megrendelt árut készletre vagy azonnali leírásra, költségre rendeljék. A megrendel mindig áfa nélkül, nettó áron íródik. 30
Készletre rendelés: -
étel,
-
ital,
-
m?szaki anyag,
-
reklám anyag,
-
üzemelési eszköz,
-
munka/véd ruha.
A Danubius Sz. Sz. Rt. számviteli politikájának megfelel en az üzemelési eszközök és véd ruhák forintösszegét a beérkezéskor f könyvi könyveléssel (manuálisan) azonnal a megfelel
költséghelyre kell könyvelni (szálloda, vendéglátás, igazgatás, stb.). Mégis
készletre történik a rendelésük, mivel nyilvántartásuk a modulban történik. Azonnali leírásra rendelt cikkek: -
általános segédanyagok (nyomtatvány, számítástechnikai anyag, tisztítószer, egyéb segédanyagok),
-
tárgyi eszközök (megrendelés készítésekor a rendszer automatikusan a befejezettlen beruházásra teszi, majd állományba vétellel kerül az eszköz készletre. Természetesen csak a 30.000 Ft alatti eszközök kerülnek azonnali leírásra.).
A Thermal Hotel Hévízben kialakított készletraktárak (készletcsoportok): Megnevezés
Oracle szerinti készletcsoport
Konyha Szem.büfé Felszolgáló Söntés Drinkbár Minibár Központi büfé M?sz.anyagraktár Felszerelés raktár Igazgatás Garázs M?sz.szarszám raktáron Munkaruha raktár Véd ruha dolgozónál Általános a.raktár
Ékonyha Észem.büfé Ésöntés Ébár Éminibár Éétterem M?sz.rakt Üzem.rakt. Üigazgatás Ügarázs [m?szak Véd új Véd egyéb Ált.rakt
Oracle szerinti költséghelyek 2160 4090 2020 2130 2070 4090 7030 2200 5010 4030 7030 4900 4900
31
Tehát megrendelések készítésénél, valamint a készletmodulban raktárközi mozgatáskor, raktárból való kiadáskor ezek a készletraktárak (csoportok) használhatók. Az általános segédanyag megrendeléseknél – mivel a cikkek azonnali leírásra rendelend k – a rendelés készítésénél meg kell jelölni a megfelel, költséghelyeket, ahol a segédanyagot felhasználják. Egyfajta cikk megrendelésénél mód van több felhasználóhely megadására. Megnevezés Szálloda Vendéglátás Mosoda Szem.büfé Kisker.üzlet Igazgatás Szám.technika Beszerzés Biztonság Reklám Értékesítés Karbantartás
Költséghelyszám 1040 2150 4040 4090 4020 5010 5060 5100 5130 6100 6020 7030
A megrendelés elkészítésével, jóváhagyásával nem történik könyvelés, csak a kontírozási sorok rendszerbe való bevitele. Ezek az ún. nyitott rendelések, amelyekre az áruk, anyagok még nem érkeztek be. A „Nyitott rendelések” lista segítségével lehet ellen rizni, hogy mely rendelések nem érkeztek be, esetleg nem bevételezték ket, vagy kifizetésre került az áru bevételezés nélkül. Ennek a listának a segítségével törölhet k a rendszerb l a tévesen megírt rendelések. Ezt a listát a gazdasági igazgatóságon hívják le és vizsgálják felül.
4.5.1.3. A beszerzéssel kapcsolatos gyakorlati problémák Elvileg el ször történik a megrendelés, majd ez alapján az áru beérkeztetése. Ez a gyakorlatban azonban ellenkez leg történik, a következ okok miatt: a beérkezett áru mind árban, mennyiségben és min ségben eltérhet a megrendeltt l. A bevételezés a megrendel alapján, a megrendelési áron, és a beérkezett mennyiséggel történik. Ha azonban 32
nem a megrendelési áron érkezik a termék, akkor a rendszer egy úgynevezett árkülönbözet számlát generál, a különbözet elszámolására. Ennek kezelése azonban nagyon id - és munkaigényes. Ezért azzal, hogy a cikk beérkeztetését és a megrendel készítését id ben felcserélték, a bevételezés a tényleges ár- és mennyiségi adatokkal történik, és kiiktatják ezt az árkülönbözet számlát. A gyakorlatban a felhasználók az Oracle rendszer kiiktatásával telefonon vagy hagyományosan készített megrendel n rendelik meg az árut, és a számla megérkezése után utólag írnak megrendel t a valóban megérkezett paraméterek (árucikk, ár, mennyiség, min ség) alapján, majd ennek jóváhagyása után beérkeztetik az árut. Ha az áru el bb megérkezik, mint a számla, akkor a szállítólevél alapján készítik a megrendel t, de a számlát megérkezése után szintén csatolni kell hozzá, majd csak ezután küldhet tovább a Központba, annak pénzügyi rendezéséhez. Tovább nehezíti a munkát, ha például a több cikket tartalmazó számla végösszegéb l a szállító engedményt ad, hiszen ezt soronként manuálisan ki kell bontani, miel tt a rendszerbe kerül. Ugyancsak a beszerzés modulban történik a beérkezett cikkek bevételezése az elkészített megrendelések alapján. Bevételezésre csak az áruátvev jogosultsággal rendelkez dolgozók, vagyis az áruátvev k és a hierarchia rendszerben felette állók jogosultak. Ezzel a jogosultsággal azonban étel-ital áru megrendelésére is van lehet ség. Bevételezés el tt nagyon fontos a számlán és a megrendel n lév adatok egyez sége, mivel a kötelezettség modulban a tartozások kiegyenlítésekor a hibás adatok komoly gondot okozhatnak. Egyez tlenség esetén módosítani kell a megrendelést, majd újra jóváhagyni, és erre történik a bevételezés. Új megrendelés készítése esetén a régi megrendelést le kell zárni, ezek után erre sem kifizetés, sem bevételezés nem történhet. Ha a bevételezés után derül ki a hiba, a következ, megoldások lehetségesek: -
A beszerzési modulban visszáruzzák a cikkeket a szállítónak, ezáltal a beérkezett cikkek kikerülnek a rendszerb l; vagyis olyan, mintha meg sem érkezett volna az áru. Ezután ezt a hibás megrendelést lezárjuk és az új, helyesen elkészített rendelés alapján vételezzük be az árut. Visszáruzásra addig van mód, amíg az áru készleten van, nem került felhasználásra.
33
-
Ha a cikk rossz áron lett bevételezve, akkor a kötelezettség modulban kifizetéskor mód van a számla-árra való helyesbítésre. A rendszer ezt számla-árkülönbözetként kezeli és gy?jti. Havonta a könyvelés a számla-árkülönbözeti lista alapján könyveli le ezt a különbséget a megfelel készletfajtára vagy költségre, attól függ en, hogy az árucikket felhasználták-e vagy sem.
4.5.1.4. A termékek beérkezésének könyvelése A termékek beérkezésének könyvelése két lépésben, a bevételezéskor történik: 1. „Bevételezés a rampára” T- 2920000
Beérkezett készletre nem vett számla
K- 4470000
Beérkezett nem számlázott számla
2. a) Készletre vétel T- 2910000
Anyagszámla
K- 2920000
Beérkezett készletre nem vett számla
b) Azonnali leírás T- 5
Megfelel költségszámla
K- 2920000
Beérkezett készletre nem vett számla
c) Tárgyi eszköz bevételezése T- 1500000
Befejezetlen beruházás
K- 2920000
Beérkezett készletre nem vett számla
Tehát a 2920000 Beérkezett készletre nem vett számla egyenlege nulla, mivel a rampán semmi sem maradhat. Hó végén ezt mindig ellen rizni kell.
4.5.1.5. A hónap zárása A beszerzési modul az adatokat automatikusan feladja a f könyvbe, tehát csak az importálást kell elvégezni (a F könyvben). Importálás után a feladatlan naplóban nem lehet javítani. Ha bármi hibás, akkor azt a beszerzési modulban kell javítani, majd újra elvégezni az importálást. Ezután történik kimutatások alapján az adatok egyeztetése.
34
A modulban használatos kimutatások: -
Bevételezési tranzakciók listája
Le lehet kérni id intervallumra, egy-egy bevételezés
számra, vagy cikk kategóriára. -
Bevételezési számlakontírozások kimutatása
A kimutatáson szerepel a bevételezés
id pontja, száma, a megrendelt cikk mennyisége, egységára, összértéke, a megrendelés száma, amelyre a bevételezés, illetve a kontírozás történt. Els sorban a kontírozások ellen rzésére használják, de tökéletesen alkalmas a bevételezésére is, hiszen részletesen láthatók rajta a legfontosabb adatok. Le lehet kérni id intervallumra, cikk kategóriára, szállítóra, bevételezés számra. -
Könyvelés egyeztetési kimutatás
Ez a kimutatás a beszerzés modul legfontosabb
kimutatása. A kimutatás alapján elemezhet a 4470000 Beérkezett nem számlázott tételek számla egyenlege. Mint már említettem bevételezéskor erre a számlára könyvel dnek a beszerzések (K- 4470000). A kötelezettség modulban err l a számláról kerülnek át az összegek a szállítói számla egyeztetésekor, jóváhagyásakor és feladásakor a F könyv felé (T- 4470000 ; K- 4420000). A lista segítségével kisz(rhet,: - téves bevételezést, - téves szállítói számlázást, - téves beszerzési vagy számlaárat, - bevételezett és kiszámlázott mennyiség különbözetet, - rossz megrendeléssel ill. megrendel sorral egyeztetett számlát. Ezzel a kimutatással egyeztethet
a bevételezés és a kifizetés közötti zárt rendszer.
Kifizetés nem eszközölhet olyan cikkekre, ami nincs bevételezve, a téves bevételezés pedig kisz?rhet , mivel arra szállítói számlát nem lehet egyeztetni. A zárás általában következ
hónap 12-ig húzódik. Eddig az id pontig csak megrendel
készíthet , árumozgás, bevételezés, kiadás nem történhet, mivel a rendszer az átlagárat automatikusan módosítja, és így a még le nem zárt hónap adatait nem lehet külön kezelni, módosítani.
35
A
modulok m(ködése szorosan összefügg, egymásra épül, így sok esetben nem is
beszélhetünk kizárólag egyik vagy másik modulról. Egymásraépültség szempontjából a beszerzési, a készletgazdálkodási és a kötelezettség modulok között a legszorosabb a kapcsolat. A f folyamatokat tekintve a funkciók elosztása úgy történt, hogy a megrendelés, illetve az összes azzal kapcsolatos feladat, valamint a bevételezés a beszerzés modulé. Az ezután következ lépések a készletgazdálkodáshoz tartoznak, tehát az áru mozgatása, a visszáru, a leltár, a selejtezés, stb. Végül az áru ellenértékét a kötelezettség modul fizeti ki.
4.5.2. Készletgazdálkodási modul A készletgazdálkodási modulban történik az áruk, m?szaki anyagok, üzemelési eszközök, visszaadásra nem került göngyölegek nyilvántartása, a készletcsoportok/raktárak közötti mozgatások (raktárközi mozgatás), felhasználóhelyre történ kiadások (közvetlen kiadások), leltárak felvitele, anyagfelhasználás elszámolása, valamint a selejt miatti és egyéb kivezetések.
4.5.2.1. A készleten bekövetkez) változások nyilvántartása A készleten bekövetkez
változások a nyilvántartása a 2910000 Beszerzések elszámolási
számlán történik. Beszélhetünk készletnövekedésr l, -csökkenésr l, illetve készletértéket nem befolyásoló készletmozgásokról. A 2910000 számla tartozik oldalára könyvelend* tételek (készletnövekedés): -
Bevételezés készletre
-
Közvetlen bevételezés költséghelyr l
A készletre történ, bevételezés esetén a készletgezdálkodási modulban nincs teend , mert mint korábban már említettem a beszerzés modulból automatikusan átkerülnek, és kontírozódnak a tételek a bevételezés során.
36
Közvetlen bevételezés két esetben használható: 1. Téves kiadás estén korrigálásra. Ellenkez je a közvetlen kiadásnak. 2. Önálló egységt l való átvétel. Könyvelése: T- 2910000 K- 5xxxx
Anyagszámla Költséghely
A 2910000 számla követel oldalára könyvelend* tételek (készletcsökkenés): -
Visszáru készletb l,
-
Követlen kiadás költséghelyre,
-
Anyagfelhasználás,
-
Selejt miatti kivezetés,
-
Göngyöleg visszáru.
A készletb,l történ, visszáruzás folyamata a beszerzés modulban történik, így ezzel itt nincs teend . A költséghelyre történ, kiadás alapesetei: -
M?szaki raktárból m?szaki anyag kiadás felhasználásra,
-
Általános anyagból reklám anyag kiadás,
-
Konyháról, söntésb l kiadás bekészítésre, üzleti reprezentációra,
-
Önálló egységek közötti áru átadás.
Ezekben az esetekben mindig költségszámlát kell terhelni: T- 5xxxx
Költséghely
K- 2910000
Anyagszámla
Az anyagfelhasználás elszámolása során nehézséget okoz, hogy a modul nincs közvetlen kapcsolatban a vendéglátás elszámolására szolgáló rendszerekkel (Lodgistix, éttermi, ill. gyógyászati rendszer). A készletgazdálkodás modulban, ház szinten készletcsoportonként a munkahelyeken (készletcsoportonként) felvett leltárak bevitelével számolható ki az anyagfelhasználás. 37
Nyitó készlet : el z havi leltár szerinti készlet + Bevételezés : hónap során bevételezett áruk - Zárókészlet : tárgy havi leltár szerinti készlet = Anyagfelhasználás Könyvelése: T- 5xxxx
Költséghely
K- 2910000
Anyagszámla
A selejt kivezetését a selejtjegyz könyv alapján az üzemi iroda végzi. Mivel a véd /munkaruhák, valamint az üzemelési eszközök a vállalat számviteli politikájának megfelel en már a beszerzés hónapjában megjelentek költségként, fontos, hogy f könyvi számlának az üzemelési eszköz vagy véd /munkaruha ellenszámla legyen megadva. T- 2219000
Üzemelési eszköz ellenszámla (vagy)
K- 2229000
K- 2910000
Anyagszámla
Véd /munkaruha ellenszámla
Göngyöleg visszáru esetén a készletgazdálkodási modulban egy átvezetési számlára tesszük a visszaküldött göngyöleg értékét, amelyr l kés bb a kötelezettség modulban írják jóvá a szállítói tartozást. Könyvelése: T- 2930000 K- 2910000
Göngyöleg átvezetési számla Anyagszámla
Raktárközi mozgatás esetén a készletben változás nem történik, csak egyik készletraktárból a másikba kerül az áru. Pl: munkaruha nyilvántartás.
4.5.2.2. Id)szak zárásával kapcsolatos teend)k Hó végén a 2910000 anyagszámla a készletben bekövetkezett változások egyenlegét mutatja. Tartozik egyenleg esetén készletnövekedés, követel egyenleg esetén készletcsökkenés volt a tárgyid szakban.
38
A havi id,szak mérleg elkészítéséhez manuálisan meg kell adni a f,könyv felé a készletben bekövetkezett változásokat cikkfajtánként. Ezt a Tranzakcióösszegzés kimutatásból nyerjük. Azonban ez a lista csak a tárgyhónapban „megmozdult” cikkeket mutatja az alábbiak szerint: -
Nyitó ^ nem használható érték, mivel nem a teljes készletre vonatkozik,
-
Rendelés ^ havi beérkezések,
-
Fogyás ^ havi csökkenés,
-
Mozgatás ^ raktárközi mozgatás, összértékben nincs változás,
-
Leltár ^ anyagfelhasználás,
-
Záró ^ nem használható érték.
Hó végén történik a 2910000-es számla cikkfajtákra (21-es, 22-es, 23-as számlaosztályokra) történ, felosztása. Anyagok és áruk esetében a készletérték változást közvetlenül kell szembeállítani 2919000 Anyagszámla ellenszámlával, attól függ en tartozik, ill. követel oldalon, hogy növekedés vagy csökkenés történt-e. Üzemelési eszköz beérkezésének kontírozása: T- 2210000
Üzemelési eszköz készlet számla
K- 2919000
Beszerzések ellenszámla
T- 5xxxx
Üzemelési eszköz költségszámla
K- 2219000 Üzemelési eszk. ellenszámla
Üzemelési eszköz kivezetés kontírozása: T- 2919000
Beszerzések ellenszámla
K- 2210000
Üzemelési eszköz számla
Munka/véd ruha beérkezés kontírozása: T- 2221000
Munkaruha számla
K- 2919000
Beszerzések ellenszámla
T- 51127
Munkaruha felhasználás
K- 2229000
Munkaruha ellenszámla
K- 2221000
Munkaruha számla
Munka/véd ruha kivezetés kontírozása: T- 2919000
beszerzések ellenszámla
Az áruk havonta leltározásra kerülnek. A 2910000-es számla nincs bontva értékesítési egységenként, így az egyes értékesít helyek felhasználását, illetve egymás közötti átadását az Oracle rendszerrel nem lehet nyomon követni. Ez a gyakorlat visszaélésre adhatna lehet séget, ezért ennek megel zésére hónap közben manuális nyilvántartást vezetnek a felhasználásokról. 39
A hó végi áruleltár során a könyv szerinti érték és mennyiség és a felvett leltár közötti különbséget számolják el felhasználásként. T- 51300
ELÁBÉ
K- Beszerzések elszámolási számla
Az üzemelési eszközöket évente leltározzák. Év közben a 2910000-es számlán cikkenként nyilvántartják az üzemelési eszközöket, és ez alapján történik a különböz értékesít helyek elszámoltatása. A beérkezett eszközöket azonban havonta költségként leírják a f könyvi könyvelés során Könyvelése: T- 51120 Üzemelési eszközök
K- 2219000 Üzemelési eszk. ellenszámla
Hónap végén a következ, kimutatásokat kérik le a rendszerb,l: -
Készletérték kimutatások
-
Tranzakciólista
A szükséges egyeztetések után id szak végén megtörténik a feladás a f,könyvbe.
4.5.3. Kötelezettség modul Az Oracle Kötelezettség rendszerben történik az önálló egységbe beérkez számlák felvitele, melyet megel z az el írások szerinti ellen rzés, igazoltatás. Szállítói számla csak abban az esetben vihet fel, ha az illetékes szállító és a szállítóhoz kapcsolódó adatok (telephely, bankszámlaszám, stb.) a központi szállítói törzsben rögzítésre kerültek. Új szállítót csak az önálló egységek központjában lehet rögzíteni. A szállítói törzsben van az ún. „egyszeri szállító” nev? szállító, amelyre az egyszeri készpénzes szállítókat vihetik fel. A kötelezettség modul a következ* modulokkal áll kapcsolatban: •
Beszerzés modul – megrendelt és beérkezett áruszámlák felvitele, egyeztetése
•
Készletgazdálkodás modul – göngyöleg visszáru jóváírása
•
Tárgyi eszköz modul – megrendelés típusú számla felvitele, egyeztetése után átküldi a számlát a tárgyi eszköz modulba, majd ott történik az eszköz állományba vétele
40
•
Cash modul – a banki kivonat alapján a szállítói kifizetések buktatása
•
F könyvi modul – az adatok átadása, majd a f könyvi modulban a feladás után kerülnek a költségek a megfelel költséghelyre és a szállító f könyvi számlára
A szállítói számlák felvitelénél megkülönböztetünk: -
megrendelés típusú számlát,
-
szokásos típusú számlát,
-
jóváírás típusú számlát,
-
el leg típusú számlát.
Megrendelés típusú számlaként történik azoknak a szállítói számláknak a felvitele, amelyeket az Oracle Beszerzés rendszerben megrendel vel rögzítettek. A megrendelés számának megadása után a rendszer átveszi a megrendelésen lev adatokat (szállító nevét, számát, bankszámlaszámát, megrendelés kontírozását stb.). A számla dátumát, számát, összegét, esedékességét a felhasználónak kell kitölteni. Az összegének az értéke itt mindig az alapbizonylaton lév
bruttó összeg. Rögzítés után egyeztetni kell az Oracle Beszerzési
rendszerrel. Ha az egyeztetés során nem merült fel probléma, a Kötelezettség rendszer automatikusan átveszi a megrendelés kontírozását, és ennek alapján kontírozza a számlát. A megrendelésen a nettó összeg szerepel, amely átkerül a kötelezettségekbe a számla kontírozási összegeként. A rendszer ez alapján fogja számolni az áfát, így a számla fejléc szintjén megadott bruttó összeg meg fog egyezni a kontírozási sorok összegével. Ha minden egyezik, jóváhagyható a számla. Szokásos típusú számla alkalmazható a szolgáltatás számlák kifizetésekor. Abban különbözik csupán a rendelés típusú számla felvitelét l, hogy ebben a modulban kell megadni a szállítóra vonatkozó adatokat, valamint f könyvi számlára történik a számla felvitele és kontírozása. El*leg típusú számla alkalmazható a szállítónak fizetett el leg rögzítésére. Az el leg számlák rendelése a végszámlához kés bb történik. Jóváírásszámlák feldolgozása a Kötelezettség rendszerben történik. A jóváírás számlák két típusa különböztethet meg: a göngyölegszámla és a visszáruszámla (szállító által kibocsátott negatív összeg? számla). Visszáruszámla esetén egyeztetni kell a számlát a hozzátartozó megrendel vel, illetve számlával. A göngyölegszámla feldolgozása ett l eltér. Mivel ebben az 41
esetben nincs klasszikus kapcsolat a számlával és a megrendel vel (beszerzés modul), a számla fejlécen található kontírozási csoport megadásával kell dolgozni a göngyölegszámlát. A szállító a jóváírószámlát gyakran egy alapbizonylaton szerepelteti egy rendelés típusú, vagy egy szokásos számlával . Ebben az esetben mindkét számlát (mind a jóváíró, mind a szokásos számlát) külön- külön fel kell vinni a kötelezettségek rendszerbe. Jóváírást csak pozitív számla csökkenéseként lehet felvinni. A vállalaton belüli számla valójában nem min sül külön számla típusnak, felvitele megegyezik a szokásos számla felvitelével, csak itt vállalaton belüli elszámolási számlát kell használni szállítói számlaként. Így kezelhet
az
önálló egységek egymás között történ
forgalma, a Központi beszerzés? eszközök számláinak kifizetése, valamint a devizás számlák kifizetései (egyéb speciális számlák további alkalmazása mellett). A szállítói számlák kifizetése általában kötegelve történik (természetesen egyedi kifizetésre is van lehet ség), amely azt jelenti, hogy fizetési esedékesség szerint gy?jti a rendszer a számlákat, majd a tárgynapra es
tartozások alapján történik a kifizetés. (A tényleges
kifizetést mindig megel zi a gazdasági igazgató és a pénzügyi csoportvezet által történ ellen rzés.) Minden önálló egység számítógépes kapcsolatban van számlavezet bankjával, így az átutalás számítógéppel, az Elektra rendszeren keresztül történik. Ez összeköttetésben van az Oracle rendszerrel. A szállítói számlák és a kifizetések kontírozásai naponta, összegzett formában kerülnek feladásra a f könyvnek. Lehet ség van id szakzárás el tt, egyeztetést támogató kimutatások futtatására is, amelyek segítségével – a zárni kívánt id szakot érint – problémás, feladatlan tranzakciók kisz?rhet k. Az id szakzárás el tt az önálló egységeknek meg kell bizonyosodniuk arról, hogy valamennyi tranzakció fel lett véve az Oracle Kötelezettségek rendszerbe (számlázás, kifizetés, el legfizetés, egyeztetés folyamata a Készpénzgazdálkodási rendszerben). Ezek után futtathatók a kimutatások, programok, amelyek a következ,k lehetnek: -
Automatikus jóváhagyási program: segítségével valamennyi jóváhagyatlan szállítói számla jóváhagyható
42
-
Várakozó feladások listája kimutatás: részletezi azokat a szállítói számlákat, amelyeket az Oracle Kötelezettségek rendszer a feladáshoz nem tudott kiválasztani
-
Költségelemzés kimutatás: áttekinthet k segítségével a feladatlan tételek részletes számlakontírozása,
és
ellen rizhet k,
hogy
a
F könyvi
rendszernek
feladott
számlakontírozások helyesek-e -
A Kötelezettségek rendszerb,l indított kifizetések ellen,rzése: csak valamennyi kifizetési köteg jóváhagyása után engedi a rendszer lezárni az id szakot.
4.5.4. Tárgyi eszköz modul
4.5.4. Tárgyi eszközök nyilvántartása, állományba vétele, kivezetése A tárgyi eszköz modulban történik a tárgyi eszközök nyilvántartása, állományba vétele, valamint selejt, eladás, káresemény miatti kivezetése. A modul szorosan kapcsolódik a Kötelezettség és a F könyv modulhoz. A Kötelezettség modulból kapja a bemen adatokat, a F könyv modul pedig a kimen adatokat kapja a Tárgyi eszköz modultól. Az állományba vétel történhet manuálisan és automatikusan: A pénztárból vásárolt eszközök és vállalaton belüli átvétellel átvett eszközök manuális úton kerülnek állománybavételre. A saját beszerzéseinket automatikusan vesszük állományba, melyet megel z a Beszerzés modulban a megrendel megírása és a bevételezés. A Kötelezettség modulban fizetik ki a számlát, majd innen történik a számlasorok átküldése a Tárgyi eszköz modulnak, ahol állományba vesszük az eszközt. Állományba vétellel kerül az eszköz a megfelel eszközszámlára. Az átküldött számlasorokból kétféle eszközt lehet létrehozni: aktivált és befejezettlen beruházás eszközt. A számlasorokat addig kell gy?jteni a befejezetlen beruházások számlán, amíg az eszköz üzembe helyezésre nem kerül. Egészen addig az eszköz érték nélkül van nyilvántartva.
43
Aktivált eszközként tartjuk nyilván azokat az eszközöket, amelyek egyb l aktiválva kerülnek állománybavételre, és csak átfutnak a befejezettlen beruházások számlán, ill. az elkészült beruházásokat, melyek aktiválásra kerültek. A tárgyi eszközökhöz nyilvántartásba vételnél flexmez k kitöltésével hozzá kell rendelni annak elhelyezésének helyét, meg kell határozni az értékcsökkenési leírás módját, az eszköz bruttó értékét, leírását, illetve, hogy milyen úton került be az eszközállományba (beszerzés, vállalaton belül átvett, stb.).
Hónap végi teend*k: Id szak végén történik az értékcsökkenési leírások lefuttatása. Ezt a rendszer a nyilvántartásba vételnél megadott leírási módon kiszámítja, viszont kerekíteni nem tud, ezért ezt manuálisan kell elvégezni. Befejezettlen beruházásoknál egy plussz kerekítési sort kell ráírni a kerekítés összegével. Egyb l aktivált tárgyi eszköz esetén annak értékét át kell írni a kerek összegre. A tranzakciók elvégzése, és az értékcsökkenés lefuttatása után kell elkészíteni a naplókat, melyeket a Tárgyi eszköz rendszer átküld a F könyv rendszernek, és ezekb l lesznek a f,könyvi naplók. Ezzel egy id ben a rendszer automatikusan lezárja az id szakot, és megnyitja a következ hónapot.
A modulkapcsolódások a f,könyvi számlák segítségével a következ,képpen néznek ki: Beszerzés modulban történik az eszköz bevételezése: T- 1500000
Befejezettlen beruházás
K- 4470000 Beérkezett, nem számlázott számla
Ezután következik a számla kifizetése a Kötelezettség modulban: T- 4470000
Beérkezett, nem számlázott számla K- 4420000 Szállítók
Majd a megfelel módon a tényleges kifizetés.
44
Mikor a számlasorokat a Tárgyi eszközök rendszerben látjuk, már rákönyvel dtek a 15-ös f könyvi számlákra: 1511000
30 ezer Ft feletti tárgyi eszköz
1512000
30 ezer Ft alatti tárgyi eszköz
1513000
Rekonstrukció
1516100
30 ezer Ft feletti használt beszerzés
1516200
30 ezer Ft alatti használt beszerzés
1521000
Felújítások
1599999
Immaterális javak technikai számla
Ezek a f könyvi számlák kommunikálnak a két modul között. Az immateriális javaknál a moduloknak szükségük van egy számlára, amin az immateriális javakról szóló számlasor átmegy a Tárgyi eszközök rendszerbe, ezért a 1599999-es számla csak mint technikai számla vesz részt a folyamatban. Az eszközök állományba vétele a Tárgyi eszköz modulban történik, ilyenkor kerülnek a megfelel, eszközszámlákra: T- 11xx, 12xx, 13xx, 14xx
Eszközszámlák
K- 1500000
Befejezetlen beruházások
A Tágyi eszközök és a F,könyvi modul együttesen a következ, számlákat kezeli az eszközök értékcsökkenésével, ill. kivezetésével kapcsolatban: 1111000-1599999
Immateriális javak és tárgyi eszközök
5511000-5519000
Értékcsökkenési költség-számlák
8611000
Tárgyi eszközök értékesítése
8612000
Immateriális javak értékesítése
8613000
Tárgyi eszközök selejtezése
8614000
Immateriális javak selejtezése
8632000
Káresemények
8811000
Térítés nélküli átadás
8820000
Apport
8832000
Káresemények
8838000
Leltárhiány
3651000
Vállalaton belüli átadás
45
4.5.5. Kinnlev)ség modul A Kinnlev ség modulban történik a kimen számlák elkészítése a vev k felé, a befolyások hozzárendelése a vev khöz, valamint itt kapunk információt a vev i egyenlegekr l. Ez a modul közvetlen kapcsolatban áll a F könyvi és a Cash (Készpénzgazálkodási) modullal: a Cash modulban történik a banki folyószámlakivonat rögzítése, majd a Kinnlev ség rendszerrel történ egyeztetés után kerülnek át az adatok a F könyv modulba. 4.5.5.1. A számlázás folyamata: A számlakészítés a szállodákban, az üzemi irodákban történik, ami egyben automatikus kontírozást is jelent. A Kinnlev ség modulban meg kell adni a számlaszámot, számlázási helyet külföldi vev esetén a valutanapot, az aktuális devizavételi árfolyamot, a fizetési feltételeket, az esedékesség dátumát, voucherszámot. A vev nevét beírva a rendszer a vev törzsb l kitölti a számlázási helyet, az üzletköt t, és ennek megfel en kiválasztja a f könyvi számlaszámot ahová könyvel dik az összeg. (pl: Raml Reisen – 3163 külföldi utazási iroda) Mindezen adatok felvitele után a rendszer ad egy iktatószámot, amely megkönnyíti a kés bbi visszakeresést. Ezután következhet az igénybevett szolgáltatások számlázása. Külföldi hitelszámlák esetén: T- 3163000
Külföldi utazási iroda követelés
K- 3691000
Szállodai szolgáltatás bevétele
Belföldi hitelszámlák esetén: T- 3111000
Belföldi vev k
K- Szállodai szolgáltatás bevétele
T- 3832000
Hitelkártya
K- Szállodai szolgáltatás bevétele
Minden esetben engedménnyel csökkentett bruttó összeg szerepel. A számlát igény szerint ki lehet nyomtatni magyar, német vagy angol nyelven illetve valutában és forintban.
46
4.5.5.2. A befolyások megtérülésének hozzárendelése a vev)khöz, valamint ezek könyvelése: Ezt a tevékenységet az önálló egységek központjában csak a befolyásösszesítés jogosultsággal rendelkez alkalmazottak végezhetik. A befolyás számának, dátumának, összegének megadása után meg kell adni a megfelel t a fizetési módok közül (pl. pénztár, banki átutalás, valutapénztár). Ezután a vev lista segítségével ki kell választani a megfelel
vev t. Egy értéklista
segítségével a rendszer felhozza az adott vev összes kiegyenlítettlen számláját, ahol ki lehet választani a megfelel ket. Valutás számla esetén manuálisan számlánként ki kell számolni adott árfolyamon a befolyás forint összegét, és az árfolyamdifferenciát kontírozni. Külföldi hitelszámlák befolyásának könyvelése: T- 3899999
Más pénznem átvezetési számla
K- 3163000
(befolyt összeg, és csak külföldi vev esetén használatos)
Külföldi
utazási
irodai
követelés (nettó összeg) K- 9620000
Követelésekkel kapcsolatos árfolyamnyereség
T- 4797000 T- 3841999
Egyéb elsz.- átvállalt kötelezettség K- 3899999
Más pénznem átvezetési
(befolyt összeg)
számla
Pénzelszámolás
K4797000
Egyéb elsz. átvállalt Kötelezettség(befolyt összeg)
Belföldi hitelszámlák befolyásának könyvelése: T- 4790000 T- 3841999
Egyéb elsz.- átvállalt kötelezettség K- 3111000
Belföldi vev k
(követelés összege)
K- 3832000
Hitelkártya
Pénzelszámolás
K- 4797000
Egyéb elsz.- átvállalt köt.
Az egyeztetés hónap közben folyamatosan történik: T- 3840000
Elszámolási betétszámla
K- 3841999 Pénzelszámolás
Vev térüléseken kívül beszélhetünk egyéb befolyásokról is (pl: valutabeszolgáltatás).
47
Egyéb befolyások esetén a vev térülésekhez hasonlóan a rendszer által felhozott listából kiválasztásra kerül a tevékenység, melyhez a befolyás kapcsolható, és ez alapján kontíroz a rendszer a megfelel számlára. Mivel itt nincs vev egyeztetés, rögtön a kontírozás kerül sorra. 4.5.5.3. Hó végi teend)k: A f könyvbe a feladás hónap közben folyamatosan történik. A kinnlev ség modulban alkalmazott kimutatások: -
Kinnlev ség kimutatás: a meg nem térült hitelszámlákat mutatja lejárat szerinti bontásban
-
Tranzakciólista
-
Más pénznemre történ átváltások árfolyamnyereségi és árfolyamveszteségi kimutatása: a vev számlák után elszámolt árfolyamkülönbözetet mutatja
-
Hozzárendelt befolyások listája
-
Nem hozzárendelt befolyások listája
Az egyeztetés folyamata: el z havi kinnlev ségek lista egyenleg + tranzakciólista egyenlege - befolyások listájának egyenlege = Tárgy havi kinnlev ségek lista egyenlege Ezenkívül kiiratják az „analitika az alrendszerek adataival” listát, ahol az id szaki mozgásoknak meg kell egyezniük a tárgy havi f könyvi kivonat és az el z havi f könyvi kivonat különbségével.
48
4.5.6. Készpénzgazdálkodási (Cash) modul: M?ködése nagyon szorosan köt dik a Kinnlev ségek és Kötelezettségek modulokhoz. Itt történik a rendszerben nyilvántartott befolyások illetve kifizetések egyeztetése napi folyószámlakivonatokkal. Ennek folyamata: A napi kivonat megérkezése után meg kell adni a feldolgozásra kerül nap dátumát, valamint az összes befolyás és kifizetés összegét a kivonat alapján. Ez szolgál ellen rz számként a gép által kiszámolt összegek ellenében. Kifizetések rendszerbe való felvitele: adott nap kötegelt és manuális kifizetéseit egyenként gépre visszük a banki kivonattal történ
folyamatos egyeztetés mellett. Ezzel egyid ben
megtörténik a könyvelés is: T- 3841999
Pénzelszámolás
K- 384 0000 Elszámolási betétszámla
Az egyéb kifizetéseket (pl: munkabér, szakszervezeti tagdíj, adók utalása) rögtön tételként kell felvinni a rendszerbe, itt történik a tevékenység kiválasztása a listából, és itt könyvel dik a tétel a megfelel számlára. Befolyások rendszerbe való felvitele: az eljárás ugyanaz, mint a kifizetések esetén. Könyvelése: T- 4797000
Egyéb elsz.-átvállalt kötelezettség
K- 31xxxxx
Vev k
Nap végén a banki kivonat alapján felvitt összegeknek meg kell egyezniük a gép által kiszámított összesen sorokkal, mind a kifizetések, mind a befolyások esetében.
49
4.5.7. F)könyv
A F könyv modul az egész Oracle Financials „központja”, hiszen itt futnak össze valamennyi modul könyvelési tételei, és itt történik a havi illetve évvégi beszámolók készítése a rendszerb l érkez
valamennyi adat felhasználásával. Éppen ezért ezt a modult f ként a
fels bb vezetés és az
munkájukat segít statisztikusok használják.
A f)könyv a következ) funkcionális igények kielégítésére szolgál: -
A számviteli naptár szabályozása: A számviteli id szakok megnyitását illetve lezárását a Központban végzik.
-
Gazdasági események nyilvántartása: Történhet más modulokból való importálással valamint közvetlenül a F könyvbe történ könyveléssel. Importálás: Havonta bizonyos id szakonként az egyes modulok felhasználói feladják a könyvelési tételeket, a F könyv részér l pedig egy ún. importálásra van szükség az adatok átjutásához.
Az Oracle alrendszerekb l az Oracle F könyv számára küldött különböz tranzakciók: • Beszerzés
Könyvelt bevételezések
• Készletgazdálkodás
Készlettel és gyártásban lev
munkákkal kapcsolatos
tranzakciók • Kötelezettség • Tárgyi eszközök • Kinnlev ségek
Kifizetések és szállítói számlák Értékcsökkenési tranzakciók és eszköztranzakciós adatok Terhelések, jóváírások, függ
jóváírások, visszterhelések,
bevételezések, módosítások, garanciák, és egyéb bevételek
50
Közvetlenül a F,könyvbe könyvelik a következ tételeket: • bér • valutabeszolgáltatás • hálózati pénztár forgalma • központi pénztár forgalmának f könyvi része • bevételelszámolás • egyéb vegyes tételek -
Költségfelosztás: A F könyvben történik egy-egy önálló egység költségeinek szállodákra való
felosztása
bevételarányosan.
Ez
ismétl d
naplók
segítségével
az
ún.
költségfelosztásokkal történik. A költségfelosztások olyan naplók, amelyek egy egyszer? naplóképlet segítségével osztják fel a bevételeket és költségeket a költséghelycsoportok, osztályok, divíziók, stb. között. -
Devizam?veletek nyilvántartása: A devizaügyletek átváltása megfelel pénznemre.
-
Hibás tranzakciók javítása: Sztornó és módosító naplók létrehozása. Ha hibás egy könyvelés, sztornírozzuk a naplót, majd ezt újra fel kell adni ahhoz, hogy a F könyvben valóban törl djön a tétel.
-
Ismétl d
tranzakciók létrehozása: A rendszer lehet vé teszi ún. ismétl d
létrehozását a havonta ismétl d
naplók
tételek könyveléséhez (pl. bér, szerz dés szerinti
fenntartási költség). Ez jelent sen megkönnyíti a munkát, hiszen ezeket a naplókat csak egyszer kell definiálni, azután ismétl dnek az el re meghatározott további id szakokban. Abban az esetben, ha havonta csak a f könyvi számok azonosak, az összegek azonban változnak (pl. bér), akkor lehet ség van a napló összeg nélkül való definiálására, és havonta kitöltjük az összegeket. -
A tranzakciók feladásának ütemezése: A Központ az ú.n. Auto-feladás program beállításával és ütemezésével automatizálni tudja ezt az ismétl d feladatot.
51
-
Integráció a küld rendszerekkel: Tranzakciós adatok betöltése az ú.n. interface táblába és a naplóimport futtatása. Ezek az interface gépekkel való kapcsolat megteremtéséhez szükségesek.
-
Gazdasági helyzet vizsgálata: Lehet ség van online lekérdezések végrehajtására, és kimutatások futtatására is. Miután egy hónapban minden adat átimportálásra került, és rendelkezésre áll a F könyvben, elkészül a f könyvi kivonat, jövedelmez ségi tábla, eredménykimutatás és mérleg, s így újra és újra lezárul és elkezd dik az a soktényez s folyamat, amely a szálloda életét regisztrálja napról-napra.
-
Gazdasági helyzet megtekintése devizában: létezik egy többpénznemes kimutatáskészít program, amelynek használatával lehet ség nyílik az egyenlegek és az eredmények devizában történ megtekintésére, illetve devizás kimutatások elkészítésére.
-
Két vagy több vállalat összesített gazdasági helyzetének megtekintése: A konszolidáció végrehajtását és az eredmények megtekintését Budapesten, a Központban végzik online módon vagy kimutatásokkal.
52
5. Következtetések, értékelés - az Oracle Financials versenyben nyújtott el nyei, illetve veszélyek, nehézségek a rendszerrel kapcsolatban
A Danubius, amikor lehet ség nyílt a megfelel számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel ügyviteli szoftver bevezetésére, a magyarországi szállodaiparban az els k között alkalmazta a nagyszámítógépes programcsomagoknak egyik, viszonylag új generációját, egy integrált vállalatirányítási és döntéstámogató rendszert, az Oracle Financials-t.
Bevezetésével
megvalósulhatott
a
vállalati
tevékenység
rendszerszer?
adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, leegyszer?södtek a munkafolyamatok, és a központi vezetés számára az adatok átláthatósága miatt sokkal könnyebb lett a tervezhet ség. Sikerült a rendszer bevezetésével az üzleti tranzakciók széles körét feldolgozni, egy egységes információs rendszerben integrálni a vállalatra kiterjed támogató funkciókat, mind pedig a különböz
információkat, a vezet i döntés-
vállalati alrendszerekben keletkez
üzleti
tranzakciókat feldolgozó funkciókat. A döntésekhez szükséges információk a különböz vezet i szinteken egységesen állnak rendelkezésre, ezzel lehet ség nyílik a vállalat er forrásainak jobb, naprakész tervezésére. A számítógépes rendszerek alkalmazása, mindenütt szükségszer?en együtt jár az ott dolgozók, a vezet k és beosztottak végzett tevékenységének, eddigi gondolkodásmódjának megváltoztatásával. Az Oracle Financials bevezetése a Danubius Rt. dolgozóinak széles körét érintette. Az új feladatra továbbképzéssel, tanfolyamokkal sikerült felkészíteni a dolgozókat. A dolgozók többsége képes volt az új feladatok ellátására, néhány hetes gyakorlati id után már tudott alkalmazkodni a rendszerszer? munkához. Egy esetleges kés bbi új információs rendszer bevezetésekor a gyakorlattal rendelkez régi dolgozók átképzése, a tanulási folyamat könnyebbé válik, rugalmasabb átállás várható. Egy ilyen nagy mérték? beavatkozás egy vállalat életében természetesen nem történhet meg nehézségek, problémák nélkül. A problémák többsége arra az okra vezethet vissza, hogy az el készületek folyamán, nem volt elég alapos a vállalat felmérése. Az igényfelmérés után a tesztelés során, valamint az alkalmozottak által észlelt hibák közül több még a mai napig sem
53
került kijavításra. Ezek olyan, az Oracle Corp. által megtervezett funkciói a rendszernek, amelyek általában minden cégnél, így a Danubius Rt.-nél is, alapvet folyamatot kezelnek, de m?ködésük általában egyedi és így a rendszer ezen funkciója kihasználatlan marad. Ezek általában többletmunkát okoznak, és ezzel lassítják a munkafolyamatokat. Az általam tapasztalt konkrét problémák a rendszerben: A Beszerzés modul bemutatásakor már említettem a megrendel vel kapcsolatos problémát. Ebben az esetben a megrendel teljesen elvesztette eredeti jelent ségét, utólag készítik a már beérkezett szállítólevél, illetve számla végleges adatai alapján, és csak a bevételezés bizonylatául szolgál. Ez komolyabb fennekadást nem okoz, de felesleges munkát igen. Az el készületek hiányosságára vezethet
vissza a Oracle Financialsban kialakított
jóváhagyási rendszer, amely szinte teljes mértékben kihasználatlan, felesleges munkafolyamat eredményezve. Hiszen a beszerzésen dolgozók, valamint a számlafelviv k a saját maguk által készített megrendel ket, illetve számlákat hagyják jóvá. A legnagyobb problémát a nyilvántartási rendszer struktúrálatlanságában, illetve nehezen b víthet ségében találom. Az egyetlen struktúráltság a nyilvántartásban az alfanumerikus Oracle cikk-kód, amelynek els három, illetve négy bet?je a termék fajtájára utal, azonban a raktárakon belül további gy?jt fogalomba történ
rendezés nincsen. Ez megnehezíti a
bevételezést, illetve felhasználásnál a kivételezést, illetve új alkalmazott számára átláthatatlanná teszi a nyilvántartásokat. B víthet ség alatt b vebben azt értem, hogy a nyilvántartásba történ új adat felvételére csak a budapesti központban van mód. Ezt azonban el re kell jelezni, és ez elég id - és munkaigényes folyamat. Két esetben lehet szükség új termék nyilvántartásba vételére. Az egyik eset, amikor nem elég részletes a meghatározás, és egy gy?jt fogalom alá több termék is tartozhat, másik, hogy egyáltalán nincsen egy terméknek cikk-kódja. Az utóbbi esetben természetesen elengedhetetlen az új adatok felvétele. Azonban a másik esetben a gyakorlatban általában kimarad ez a lépés, pontosan a komplikációk miatt, és el fordul, hogy egy cikk-kód alá nagyon különböz érték? termékek kerülnek. És mivel a rendszer átlagáron számol, ez csorbítja az adatok megbízhatóságát. Ennek a hibának a kijavítása tovább segítené a tervezést.
54
Ezek a hiányosságok komolyabb fennakadásokat az alkalmazottak tapasztalatának köszönhet en már nem okoznak, de mivel van mód a korrigálásra, és ez el ny kkel járna, sürget lenne a kijavításuk. További lehet ségek nyílhatnának az Oracle Financials, az Éttermi és a Lodgistix rendszer közti interface gépekkel létesített kapcsolat hatásosabb kihasználásában. Hiszen a kapcsolat egyel re lesz?kül a vezet i döntések támogatására, és nem terjed ki egyes alfolyamatokra. Például a konyhának a felhasználása nincsen összeköttetésben az Oracle élelmiszer raktárával, így a kivételezés még mindig manuálisan történik. Ennek kiépítésével tovább csökkennének a papírmunkák, és minimalizálódna az esetleges vállalaton belüli visszaélések esélye ezen a területen, továbbá a leltározást is könnyebbé, ellen rizhet bbé tenné.
A rendszer bevezetése a Danubius Rt-nél nagy változást jelentett, mindenképpen szükségszer? és gazdaságilag is el nyös lépés volt, de annak köszönhet en, hogy még kevés a tapasztalat az integrációs rendszerek, ezen belül az Oracle Financials szállodaiparban történ alkalmazásának területén, a rendszer alkalmazása nem problémamentes, sok kívánnivalót hagy maga után.
55
6. Összefoglalás A 30 éve alakult Danubius Szállodaüzemeltet
és Szolgáltató Rt. ma Magyarországon a
legjelent sebb szállodalánc. 1991-es részvénytársasággá alakulását követ en több gazdasági átalakulás is történt, a szállodalánc egyre b vült, újabb szállodák kerültek m?ködési körébe. Az átszervezésekhez tartozott egy új számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel
ügyviteli szoftver bevezetése. 1993-ban kezd dött el a folyamat a teljes
üzemeltetést átfogó szállodai front-office és éttermi rendszerek bevezetésével. A Danubius az els k között alkalmazta a nagyszámítógépes programcsomagoknak egyik, viszonylag új generációját, egy integrált vállalatirányítási és döntéstámogató rendszert, az Oracle
Financials-t.
Bevezetésének
célja
a
vállalati
tevékenység
rendszerszer?
adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása. Az Oracle Financials bevezetése a munkafolyamatok nagy részének megváltoztatásával járt, amely a Danubius Rt. dolgozóinak széles körét érintette. A rendszer bevezetésével az üzleti tranzakciók széles körét sikerült feldolgozni, egy egységes információs rendszerben integrálni az egész vállalatra kiterjed vállalati
információkat, a vezet i döntés-támogató funkciókat, mind pedig a különböz alrendszerekben
keletkez
üzleti
tranzakciókat
feldolgozó
funkciókat.
Leegyszer?södtek egyes munkafolyamatok, és a központi vezetés számára az adatok átláthatósága miatt sokkal könnyebb lett a tervezhet ség. Az átállás gördülékenyen, a tervek szerint történt, de néhány területen még maradtak orvosolandó problémák a rendszer struktúrálhatóságával és b víthet ségével kapcsolatban. Lehet ségek kínálkoznak az Oracle Financials, az Éttermi és a Lodgistix rendszer közti interface gépekkel létesített kapcsolat hatásosabb kihasználásában. Ezek a hiányosságok azonban nem okoznak komolyabb fennakadásokat, van mód a korrigálásra és a fejlesztésre, ami a várható el ny kre tekintettel sürget lenne.
56
7. Szakirodalmi források
2000. évi C. törvény a számvitelr l Adamcsik János: Irodaautomatizálás. Indok Bt, Budapest 1998 Boda György – Szlávik Péter: Vezet i kontrolling – Hogyan vonhatjuk kontroll alá az üzletet? Közgazdasági és jogi könyvkiadó, Budapest, 1999 Bogdán Tamás – Juhász Léda: Oracle alkalmazások – Készletgazdálkodási rendszer. KPMG Hungária. Budapest, 1999 Boros Tímea: Oracle alkalmazások – Kinnlev ségek rendszer. KPMG Hungária. Budapest, 1999 Danubius Sz. Sz. Rt. éves eredménykimutatása, mérlege, jövedelmez ségi táblázata (19982001) Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon. Computerbooks Kiadói Kft., Budapest, 1999 Horváth Antal: Oracle alkalmazások – Beszerzési rendszer. KPMG Hungária. Budapest, 1999 Jánosa András – Paál Éva: Számvitel és vezetés. Perfekt, Budapest, 2000 Jánny Tamás: Oracle alkalmazások – Kötelezettségek rendszer. KPMG Hungária. Budapest, 1999 Pálffy Tibor: Oracle alkalmazások – F könyv. Budapest, 1999 Philiph Kotler: Marketing management. Elemzés, tervezés, végrehajtás és ellen rzés. M?szaki könyvkiadó, Budapest, 1991
57
Köszönetnyilvánitás
Köszönetemet fejezem ki a Danubius Rt. Hévizi Önálló Egysége igazgatójának Dr. Fekete Györgynek, hogy lehet séget biztosított az egységnél a három hónapos f iskolai gyakorlat eltöltésére, és engedélyezte diplomamunkámként „A
Danubius
Szállodaüzemeltet
és
Szolgálató RT. integrált vállalatirányítási rendszerét támogató software rendszere” téma megjelölését. Köszönetemet fejezem ki Rakosné Kiss Erika gazdasági igazgatónak, hogy vállalta a konzulensi teend ket, támogatta munkámat és biztosította a diplomamunkámhoz a szakmai anyagokat. Köszönetemet fejezem ki a Hévizi Önálló Egység Központja valamennyi munkatársának, közöttük Takács Zoltán rendszergazdának a gyakorlati id
alatt nyújtott sokoldalú
támogatásáért. Köszönetemet fejezem ki a Pénzügyi és Számviteli F iskola Zalaegerszegi Intézeténél kijelölt konzulensemnek,
Nagyné Halász
Zsuzsannának
az
Informatika Tanszék f iskolai
adjunktusának, hogy tanácsaival segítette diplomamunkám elkészítését.
58
