Docentenhandleiding CP15 het functioneringsgesprek
dh15-V2.0
INBURGEREN van maken!
daar gaan we werk
© 2007 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved
Het functioneringsgesprek
CP15
Waar gaat het over? Introductie Praktijksituatie 15 in Nederlands aan het Werk is ‘Het functioneringsgesprek’. Het gaat bij het functioneringsgesprek om een gesprek over het functioneren maar ook om het kunnen lezen van een functietakenpakket en praten over werkzaamheden. De algemene doelstelling van deze CP luidt: De kandidaat kan op adequate wijze deelnemen aan een gesprek over zijn functioneren en zich daarop voorbereiden. Bij deze CP horen de volgende eindtermen: CH1: Een functioneringsgesprek voorbereiden 1. De kandidaat begrijpt de onderwerpen die besproken worden tijdens het gesprek over het functioneren. 2. De kandidaat kan een functietakenpakket lezen. 3. De kandidaat kan een lijstje maken met zijn mening over zijn eigen functioneren. 4. De kandidaat kan eventuele vragen over zijn functioneren noteren. CH2: Een functioneringsgesprek voeren 1. De kandidaat kan een gesprek met zijn leidinggevende en/of personeelsfunctionaris voeren over het werk en zijn functioneren. 2. De kandidaat kan informatie geven en vragen beantwoorden met betrekking tot zijn werkzaamheden. 3. De kandidaat kan vragen aan de orde stellen. KNS Deze praktijksituatie heeft geen directe link met een KNS-onderwerp. Aandachtspunten In steeds meer beroepen wordt een functioneringsgesprek gehouden. Een functioneringsgesprek vindt periodiek plaats, bijvoorbeeld 1 keer per jaar. Een functioneringsgesprek kan makkelijk verward worden met een beoordelingsgesprek. Er zijn belangrijke verschillen: Functioneringsgesprek
Beoordelingsgesprek
Periodiek Vertrouwelijk
Als er een aanleiding is Vertrouwelijk
Gelijkwaardige uitwisseling Resultaat is een afsprakenlijst, waarvan beiden een exemplaar krijgen Fg heeft nooit gevolgen voor rechtspositie
Verschillende posities zijn zichtbaar Resultaat is een verslag dat in het dossier wordt bewaard Bg kan gevolgen hebben voor de rechtspositie
Verschillen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Het functioneringsgesprek bestaat voor het grootste deel uit afspraken over ontwikkeling en verandering. De werknemer kan zelf ook punten inbrengen om te bespreken. Soms is er een formulier waarop men vragen in moet vullen over het eigen functioneren en wensen ten aanzien van het werk. Voor een functioneringsgesprek is het nodig dat iemand kan zeggen wat hij of zij wenst en hoe het gaat op het werk. Het vergt soms wat moed en oefening om te
©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
1
kunnen zeggen dat iemand het graag anders wil en wat minder tevreden is over bijvoorbeeld de werktijden of de verlofmogelijkheden. Het is goed om af te tasten hoe ver je kunt gaan, maar iemands baan staat niet onmiddellijk op de tocht als er kritiek op de organisatie wordt geuit. Hoewel een functioneringsgesprek een informelere status heeft dan een beoordelingsgesprek, is het toch belangrijk dat de werknemer na het gesprek vraagt om het verslag en dit ook leest en verbetert. Alles komt uiteindelijk in het werkdossier en kan bij moeilijkheden ook tégen je gebruikt worden. Meer weten? Voor hoger opgeleiden is er op verschillende websites informatie te vinden over functioneringsgesprekken. www.leren.nl en www.elsevier.nl zijn daar voorbeelden van. De concreetste informatie over het hoe en wat van functioneringsgesprekken van uw cursisten krijgt u waarschijnlijk van de stagebedrijven of (leer)werkplekken.
Lessuggesties De film Er komt een collega van Mirjam naar de snackbar, Eveline. Eveline heeft morgen een functioneringsgesprek met Mirjam. Mirjam is haar teamleider. Eveline wil Mirjam spreken omdat ze voor het gesprek een formulier moet invullen. Ze begrijpt het formulier niet. 1e ronde filmkijken 1. Laat de cursisten naar de film kijken met de volgende kijkvraag in gedachten. • Wat voor werk doen Eveline en Mirjam? Waarom komt Eveline naar de snackbar? Eveline komt naar de snackbar om hulp te vragen bij het formulier voor het functioneringsgesprek. 2. Bespreek na: wat is een functioneringsgesprek eigenlijk? Wie van de cursisten heeft wel eens zo’n soort gesprek gehad? 2e ronde filmkijken 1. Laat de cursisten nogmaals naar de film kijken met de volgende kijkvragen in gedachten. Zet de vragen op het bord en bespreek ze na. • Eveline heeft een klacht. Ze is ergens niet tevreden over. Wat is haar klacht? Hoe zegt ze dat? Eveline zegt: ‘Ik vind het moeilijk om te zeggen. Het gaat over een collega. Het gaat over jou. Ik heb je gebeld, maar je hebt niet teruggebeld.’ Wat vinden de cursisten van de manier waarop Eveline dit aanpakt? Pakt ze het goed aan? Zouden de cursisten het ook zo aanpakken? Wat zou men anders doen of hetzelfde? 3e ronde filmkijken 1. Laat de film nog een laatste keer zien. Deel vóór ronde 3 bijlage 15 a uit. Dit is een voorbeeld van een formulier functioneringsgesprek. Lees de koppen samen: wat betekent het? Markeer tijdens het kijken (zet eventueel de film af en toe stop) over welke onderwerpen uit dit formulier Mirjam en Eveline praten? Laat cursisten eventueel in duo’s met één formulier werken. 2. Bespreek na: functioneringsgesprekken gaan bij iedere werkgever weer anders. Vaak zijn er geen formulieren, soms wel. Wat zijn grote verschillen met het formulier van Eveline en het voorbeeldformulier? In het voorbeeldformulier staat overal ‘u’ en in het formulier van Eveline ‘jij’. ©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
2
Het voorbeeldformulier is veel uitgebreider. Er staat steeds in: Waar bent u tevreden mee? Waar bent u ontevreden mee? Eveline hoeft maar één keer in te vullen: Wensen en Klachten. De praktijk De volgende lessuggesties zijn voorbereidende opdrachten bij de praktijkopdrachten. . De praktijkopdrachten zijn in de e-learning toegevoegd. Die kunt u of de cursist downloaden en afdrukken. De eerste lessuggestie kunt u al gebruiken voordat de cursisten zijn begonnen met de e-learning. 1. Formulier functioneringsgesprek Beginners en gevorderden
In twee- of drietallen laat u de cursisten nadenken over de betekenis van onderdelen uit het formulier (zie bijlage 15a). In totaal zijn er 6 koppen, inclusief de kop ‘afspraken’. Laat de cursisten bij 2 of 3 koppen een uitleg bedenken. Ze krijgen hiervoor vijf minuten, of iets meer als dat nodig blijkt. Doe als voorbeeld één kop klassikaal. - Het gaat over… - Dat is… - Bijvoorbeeld… Laat eventueel minder sterke cursisten bij deze kop in eigen woorden nogmaals een uitleg bedenken. Na de 5 minuten vertellen de twee- of drietallen hun uitleg aan de hele groep. De docent maakt aantekeningen op een flap. Schrijf alleen kernwoorden op! Benodigdheden & organisatie: Flappen, als u de uitkomst van de oefening als poster wilt bewaren voor een volgende les. De formulieren functioneringsgesprek uit bijlage 15a
Feedback
De feedback is gericht op de inhoud van de uitleg: is die duidelijk en compleet? Weten de gevorderden er goede zinnen van te maken?
2. Vraag-en-antwoord functioneringsgesprek Beginners en gevorderden
Cursisten zoeken de goede antwoorden bij vragen die ze in een functioneringsgesprek kunnen verwachten. Voor beginners kunt u de volledige bijlage 15b gebruiken, gevorderden kunt u meer zinnen (vragen én antwoorden) zelf laten formuleren. Zodra de vragen en antwoorden bij elkaar zijn gezocht, oefenen de cursisten het gesprek. Afwisselend stellen ze een rij vragen en geven ze een rij antwoorden. Zo mogelijk geven ze een antwoord dat bij hun eigen werksituatie klopt. Benodigdheden & organisatie: (Gedeelten van) bijlage 15b.
Feedback
Geef feedback op uitspraak en intonatie; en op de formulering en zinsbouw als u de cursisten zelf zinnen hebt laten bedenken.
©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
3
Wijs op hulpkaart 26 Functioneringsgesprekken en 27 Omgaan met kritiek voor het uitvoeren van de praktijkopdrachten. 3. Wat heb je op je hart? Beginners en gevorderden
Een kenmerk van een functioneringsgesprek is, dat de medewerker ook kan praten over dingen die hij of zij minder goed vindt gaan. Dat kan spannend zijn. In de film heeft Eveline bijvoorbeeld kritiek op Mirjam maar dat durft ze niet goed te uiten. Mirjam vraagt dan: ‘wat heb je op je hart?’ Bespreek de betekenis van ‘iets op je hart hebben’. Houd een groepsgesprek met de cursisten over dingen die ze minder prettig vinden op hun werk. ‘Wat heb je op je hart?’ Inventariseer de punten die worden aangedragen op het bord en vervolg met een vraag die in een functioneringsgesprek kan volgen als een medewerker een probleem benoemt, bijvoorbeeld: ‘Wat kunnen we eraan doen?’ of ‘Heb je een oplossing voor het probleem?’ Schrijf de oplossingen ook op het bord. Benodigdheden & organisatie Geen, eventueel kunt u het betreffende stukje uit de film opnieuw laten zien
Feedback
Het voornaamste is, dat cursisten leren dat een medewerker tijdens een functioneringsgesprek zelf inbreng heeft en dat er ruimte is om te praten over dingen die minder prettig zijn. Controleer of dit duidelijk is. Geef feedback op de formulering van de uitingen van de cursisten.
Suggestie ter evaluatie praktijkopdrachten Hier volgen suggesties ter evaluatie van uitgevoerde praktijkopdrachten die u kunt gebruiken in een individueel coachingsgesprek of als lesactiviteit. Evaluatie praktijkopdracht 2
De cursisten hebben een functietakenpakket gelezen. Bespreek een aantal functietakenpakketten zoals dat tijdens een assessment zou kunnen gebeuren: stel vragen over wat u leest in het pakken, vraag de cursisten de taken toe te lichten, etc.
Evaluatie praktijkopdrachten 4,5,6
De cursisten hebben in genoemde praktijkopdrachten geoefend met het bedenken en stellen van vragen in een functioneringsgesprek. Evalueer: wat voor vragen stel je wel? Wat voor vragen stel je niet? Kunt u nu zelf in een functioneringsgesprek vragen stellen die voor u belangrijk zijn?
Evaluatie praktijkopdracht 7
Lang niet iedereen zal een echt functioneringsgesprek hebben gevoerd. Kies een of twee cursisten die het wel hebben gedaan. De anderen stellen vragen aan hen volgens het stramien dat ook in het bewijsformulier gesprekken wordt gehanteerd: met wie hebt u gepraat? wanneer was het gesprek? waar was het gesprek? En dan nog een aantal vragen die ter plekke door de groep worden bedacht, zoals: welke vragen stelde de leidinggevende aan u? wat hebt u toen geantwoord? enzovoorts.
©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
4
Ter inspiratie 1-minuutspreekbeurt Laat de cursisten bij de flap die de uitkomst van lessuggestie 1 is, een eenminuutspreekbeurt voorbereiden bij een onderdeel uit het formulier functioneringsgesprek. Iedere cursist doet mee en heeft 3 minuten de tijd om te bedenken wat hij of zij kan vertellen over een onderwerp. Verdeel de onderwerpen over de cursisten als u alle onderwerpen aan bod wilt laten komen. Geef vervolgens maximaal drie cursisten de beurt. Quiz Herhaal de oefening uit lessuggestie 1, maar dan geeft u (of een cursist die dat kan) een uitleg, en raden de anderen om welk onderdeel in het formulier het gaat.
©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
5
HANDLEIDING BIJLAGE
CP15 het functioneringsgesprek dh15-V2.0
INBURGEREN van maken!
daar gaan we werk
© 2007 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved
Het functioneringsgesprek
CP15
Inhoudsopgave bijlagen Bijlage 15a: Formulier functioneringsgesprek Bijlage 15b: Vraag en antwoord functioneringsgesprek
©2008 ITpreneurs Nederland BV. All Rights Reserved DH15-V2.0 Created on 02/04/2008 5:00:00 PM
2 3
Bijlage 15a. Formulier functioneringsgesprek Formulier Functioneringsgesprek Naam werknemer:
Datum:.. / .. / ..
Functie omschrijving Wat waren uw taken de afgelopen tijd? Wat vindt u van de taken die u nu heeft? Waar bent u tevreden mee? Waar bent u niet zo tevreden mee?
De uitvoering van het werk Hoe gaat het werk? Weet en kan u genoeg om uw werk goed te doen?
De samenwerking Hoe gaat de samenwerking met collega’s? Wat vindt u van de begeleiding door uw leidinggevende(n)? Waar bent u tevreden mee? Waar bent u niet zo tevreden mee?
De werkomgeving Wat vindt u van uw werkplek? Waar bent u tevreden mee? Waar bent u niet zo tevreden mee?
Plannen voor de toekomst Wat wilt u de komende tijd bereiken? Heeft u daar scholing of opleiding voor nodig?
Afspraken:
Handtekening medewerker
Handtekening leidinggevende
Bijlage 15b. Vraag en antwoord functioneringsgesprek Zet in de goede rij: wat vraagt de leidinggevende? Wat antwoordt de werknemer? De leidinggevende
De werknemer
Wat vind je van je werk? Welke werkzaamheden doe je? Wat gaat er goed? Wat vind je moeilijk? Hoe gaat de samenwerking? Wat vind je van de werkomgeving? Hoe komt dat dan? Heb je een oplossing? Wil je nog iets zeggen? Dat gaat prima. Het zijn lange dagen, daardoor hou ik het soms niet vol. Schoonmaken, boodschappen doen, … Niemand heeft tijd om schoon te maken. Ik kan goed met mensen omgaan. Nee, dat was het wel. Ik vind mijn werk leuk. Het is echt te vies. Nou, we hebben eigenlijk meer mensen nodig.
Nakijken De leidinggevende
De werknemer
Wat vind je van je werk?
Ik vind mijn werk leuk.
Welke werkzaamheden doe je?
Schoonmaken, boodschappen doen,…
Wat gaat er goed?
Ik kan goed met mensen omgaan.
Wat vind je moeilijk? Hoe gaat de samenwerking?
Het zijn lange dagen, daardoor hou ik het soms niet vol. Dat gaat prima.
Wat vind je van de werkomgeving?
Die is echt te vies.
Hoe komt dat dan?
Niemand heeft tijd om schoon te maken.
Heb je een oplossing?
Nou, we hebben eigenlijk meer mensen nodig.
Wil je nog iets zeggen?
Nee, dat was het wel.
