BEST VALUE SALES top 3 worstelingen van aanbieders KENNISDELINGSBIJEENKOMST bij RWS 28 maart 2014
BEST VALUE EXPERTS
INTRODUCTIE Daniela Verheul Anneke van Abeelen Best Value Experts (aanmelden voor gratis Best Value E-zine: http://bestvalue-experts.nl)
BEST VALUE EXPERTS
AGENDA 14:00 uur Welkom en Inleiding 14:15 uur Worstelingen aanbieders inventarisatie 14:45 uur Cases uitwerken 15:30 uur Pauze 15:45 uur Bespreken cases 16:15 uur Wat doen we met hybride vormen? 16:45 uur Wrap-up 17:00 uur Borrel Twitter #BestValueXperts
BEST VALUE EXPERTS
ONZE ERVARING Coaching in aantal trajecten aan leverancierszijde
2011
2012
2013
2014
totaal
Selectiefase
3
12
31
6
52
Concretiseringsfase
0
2
8
1
11
Uitvoeringsfase
0
0
3
1
4
totaal
3
13
42
8
Onderwerpen: aanleg / vernieuwing infrastructuur (spoor, autowegen), utiliteitsbouw, waterbouw, ingenieursdiensten, kantoorautomatisering, software ontwikkeling, IT hardware levering,
BEST VALUE EXPERTS
2 BELANGRIJKE PRINCIPES VAN BEST VALUE 1.
Opdrachtnemer is expert
2.
Beheersen van risico's
BEST VALUE EXPERTS
#1 OPDRACHTNEMER IS EXPERT Aanbieders moeten middels dominante informatie kunnen aantonen dat ze het beste plan hebben of kunnen maken om de doelstellingen van de klant te verwezenlijken tegen de laagst mogelijke kosten. Ofwel: de lezer van de aanbieding hoeft er niet over na te denken; het is direct duidelijk wat de prestatie wordt.
BEST VALUE EXPERTS
EEN EXPERT... Houdt in zijn planning maximaal rekening met de expertise van de betrokkenen in de projectomgeving. Best Value gaat over het synchroniseren en het afstemmen van expertise in de keten.
BEST VALUE EXPERTS
EEN EXPERT • • • • •
Heeft inzicht in eigen kennis en kunde Kan duidelijk uitleggen wat het effect is van zijn oplossing Kan de werkzaamheden van A tot Z overzien Toont initiatief, laat dit aan relevante betrokkenen van de klant zien Neemt regie en weet de behoefte en doelstellingen van de klant waar te maken
BEST VALUE EXPERTS
EEN EXPERT…. Kan zijn kosten laag houden door: ● met 'slimme oplossingen' aantoonbaar projectdoelstellingen te realiseren; ● het feit dat de aanbieder zelf geen risico’s heeft (minimale aanbodscope); ● een transparant uitvoeringsplan te creëren dat betrokkenen bij het project verantwoordelijk maakt, de kans van optreden van projectrisico's vermindert of de gevolgen daarvan minimaliseert en communicatie en discussie minimaliseert. Best Value Procurement (BVP) is erop gericht om die aanbieder te vinden die in staat is de meeste waarde kan bieden tegen de laagst mogelijke kosten ter verwezenlijking van de doelstellingen van de opdrachtgever.
BEST VALUE EXPERTS
#2 RISICO'S BEHEERSEN • • • • •
Het gaat erom dat alles wat het succes op het project bedreigt overzien wordt en geminimaliseerd wordt door ON OG koopt het plan van ON De benoemde risico’s kunnen in realisatie optreden Het betreft geen herverdeling van de risico’s, financiele verantwoordelijkheid blijft bij OG ON kan risico’s overnemen in kansendossier
BEST VALUE EXPERTS
3 WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS 1. aannames van een aanbieder bij het maken van een aanbieding 2. houvast voor de aanbieder als de Best Value-filosofie niet 100% gevolgd of ingevuld wordt door de opdrachtgever of 3. als de methodiek op cruciale punten is aangepast
BEST VALUE EXPERTS
WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS •
Wat zijn jullie worstelingen?
BEST VALUE EXPERTS
WORSTELING
1: AANNAMES
indien:
• • •
de aanbieder twijfelt aan de uitgangspunten van de opdrachtgever; informatie over de opdracht ontbreekt; de situatie bij de opdrachtgever ingeschat moet worden;
N.B.: aannames verschillen van randvoorwaarden Randvoorwaarden zijn zaken die de opdrachtgever voorschrijft en die als eis in de uitwerking van het aanbod meegenomen moeten worden. BEST VALUE EXPERTS
CASUS
#1 AANNAME MBT GEBRUIKERSAANTALLEN
Een onderdeel van een ICT-project betreft het leveren van licenties voor de medewerkers van de opdrachtgever. De opdrachtgever geeft aan (in de inschrijvingsleidraad) dat het aantal gebruikers 600 is. Leverancier A is de huidige leverancier, hij weet dat het aantal werkelijke gebruikers 680 is Leverancier B heeft geen additionele informatie over het aantal gebruikers VRAAG: 1. hoe gaan beide leveranciers met deze informatie? 2. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling? BEST VALUE EXPERTS
CASUS
#2 : DE KWALITEIT VAN DE GROND
De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. De opdrachtgever geeft aan in de inschrijfleidraad:
•
"Volgens onderzoek zit er geen vervuiling in de grond" De opdracht is: afvoeren van de vrijkomende grond. Leverancier C weet dat de grond in 90% van de projecten waar een schone grond verklaring is afgegeven vervuild is VRAAG: 3. hoe gaat leverancier C om met deze informatie? 4. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling? BEST VALUE EXPERTS
CASUS
#3 : GROND HEEFT GEEN WAARDE
De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. Er moet een meter grond afgegraven worden. De opdrachtgever beweert in de inschrijfleidraad:
•
“De hoeveelheid af te voeren grond heeft geen waarde”
Leverancier D weet, op basis van zijn ervaring dat de grond wel waarde heeft. Vrijgekomen grond wordt eigendom van opdrachtnemer VRAAG: 5. hoe gaat leverancier D met dit inzicht om in zijn aanbieding? 6. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling? BEST VALUE EXPERTS
OPDRACHT • Maak groepjes van 8 • Bespreek de case • Werk de antwoorden uit op een flipover • Je hebt een half uur • Presenteer plenair jullie oplossing
BEST VALUE EXPERTS
HOE DIENT DE OPDRACHTGEVER OM TE GAAN MET VERSCHILLEN IN AANNAMES & INSCHATTINGEN DOOR DIVERSE AANBIEDERS Aanbod = Prestaties en risicobeheersing. Risicobeheersing betekent:
• inschatting van omstandigheden • uitgangspunten van de aannames EXPLICIET maken. • waarom zijn je uitgangspunten je uitgangspunten (VPI) • waarom mag de klant er vanuit gaan dat je uitgangspunten goed zijn? • houden de uitgangspunten rekening met de klant (Ik versus Wij) • afwijkingen van de aannames zijn dus uitzonderingen en kunnen in de WRR verklaard worden. N.B. “Eventualiteiten” zijn uitzondering op voorhand en geen regel. BEST VALUE EXPERTS
OMGAAN MET AANNAMES Voor een aanbieder zijn er drie momenten waarop aannames behandeld kunnen worden: - tijdens het voortraject, - tijdens het uitwerken van de aanbieding - tijdens de concretiseringsfase.
BEST VALUE EXPERTS
IN VOORTRAJECT 1. 2. 3. 4. 5.
de informatie over de uitgangssituatie in de inkoopleidraad lezen; vragen stellen tijdens de start-/inlichtingenbijeenkomst; observeren tijdens een schouw ; vragen indienen bij de nota van inlichtingen. een ‘individuele inlichtingensessie’ afspreken
BEST VALUE EXPERTS
IN DE AANBIEDING 1.
als prestatiebewering
- OG verklaart uitgangspunten informatief - er wordt door de opdrachtgever een inschatting gevraagd 2.
als risico - uitgangspunt van opdrachtgever vormt een risico voor de projectdoelstelling
3.
als kans - bindende informatie: aanvullende beheersmaatregel die geld kost - aanvullend op informatieve uitgangspunten BEST VALUE EXPERTS
IN DE CONCRETISERINGSFASE • • • •
In de concretiseringsfase toont de aanbieder zijn gedane aannames (uit de inschrijffase) in meer detail aan de opdrachtgever. Afwijkingen worden naar redelijkheid en billijkheid opgelost Het is belangrijk dat beide partijen zich aan de spelregels van het Europees aanbesteden (publieke sector) houden: niet onderhandelen of scope uitbreiden Wat opdrachtgevers niet willen, is dat zij in deze fase verrast gaan worden. Overigens geldt dit ook andersom.
BEST VALUE EXPERTS
LET OP! De enige juiste manier om om te gaan met een aanname die afwijkt van bindende projectinformatie is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een risico of kans ligt. We lichten dit in de volgende slides toe aan de hand van casus #3
BEST VALUE EXPERTS
BINDENDE INFORMATIE beantwoording vraag 5, casus #3 De bindende projectinformatie, zoals die is aangeleverd door de klant, geeft volgens de aanbieder onjuiste informatie: ‘De vrijkomende grond heeft geen waarde.’ Volgens de aanbieder heeft de grond wel handelswaarde. •
•
De enig goede manier om hiermee om te gaan, is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een kans ligt in het verkopen van de grond. (de aanbieder baseert zijn inschrijfprijs op de eis waarde vrijkomende grond = € 0,-) In het kansendossier kan de verkoop van grond en de opbrengst die hiermee gemoeid is aannemelijk gemaakt worden. Dit zal dus een meerwaarde voor het project opleveren.
het opnemen van een handelswaarde van de vrijkomende grond anders dan € 0 in inschrijfprijs kan in deze situatie leiden tot een ongeldige inschrijving!
BEST VALUE EXPERTS
NIET-BINDENDE INFORMATIE beantwoording vraag 5, casus #3 Als de aanbieder weet dat het hier om géén bindende voorwaarde gaat of er staat bij dat het ‘ter inschatting van de expert is’, dan zal de uitwerking die dit element krijgt als volgt zijn: • •
de aanbieder verrekent de opbrengst van de grond in zijn aanbod en kan hierdoor dus lager inschrijven. Echter, hij loopt hier ook weer risico omdat de opbrengst van de grond sterk kan fluctueren. Met dit risico van fluctuatie moet de aanbieder zelf iets gaan doen. Hij zal moeten nagaan hoe de fluctuaties zich de af gelopen jaren hebben gemanifesteerd en op basis van deze feitenkennis een inschatting maken van wat er te verwachten is op dit gebied. Optreden van extreme fluctuaties is dan een uitzondering geworden en onderwerp in de wekelijkse rapportage of onderwerp voor de afgesloten verzekering.
BEST VALUE EXPERTS
WORSTELING 2: OMGAAN MET EEN OPDRACHTGEVER DIE AFWIJKT VAN DE BVP FILOSOFIE Wat aanbieders aantreffen in inschrijvingsleidraden:
• •
de oplossing en de werkwijze zijn tot in detail gespecificeerd; een lijvig contract, waaruit een traditionele opdrachtgeversopdrachtnemersverhouding blijkt (boetebedingen e.d.);
Wat beoogd opdrachtnemers meemaken in de concretiseringsfase: • opdrachtgever verwacht een 100% accuraat plan • ze worden financieel verantwoordelijk gehouden voor opdrachtgeversrisico's
BEST VALUE EXPERTS
JUISTE TOEPASSING VAN BEST VALUE ● ●
Doet recht aan beschikbare expertise in de keten met als voordeel dat de aanbieder/opdrachtnemer: ○ zich makkelijker kan onderscheiden van non-experts in de markt; ○ bouwt prestatie-informatie op waarmee hij in een volgende aanbesteding krachtiger zijn propositie kan onderbouwen; ○ niet financieel verantwoordelijk is voor opgetreden risico’s van de opdrachtgever tijdens de uitvoering.
BEST VALUE EXPERTS
CHECK BVP FILOSOFIE • • •
herkent de opdrachtgever dominante informatie als het hem wordt aangereikt, handelt hij in het belang van alle partijen zal hij de expert-leverancier faciliteren in de uitvoering van de opdracht?
Stel gerust de vraag aan de opdrachtgever: waaruit blijkt dat hij/zij prestatieinkoop juist kan toepassen (is er sprake van manage-direct-control gedrag of listen-observe-align gedrag in de inschrijvingsleidraad, de marktinformatiebijeenkomst en de nota van inlichtingen)?
BEST VALUE EXPERTS
OBSERVATIE
Listen – Observe – Align gerelateerde acties
Manage – Direct – Control gerelateerde acties
(win-win)
(win-lose)
●
Juiste informatie
●
Veel informatie
●
Ervaring
●
Verwachting
●
Efficiënt
●
Emotie
●
Leiderschap
●
Positie/macht
●
Prestatiemetingen
●
Controle
●
Continue verbetering
●
Korte termijn
●
Vrijheid
●
Zorgen
●
Diversiteit
●
Gedetailleerde technische informatie
●
Trial & Error
●
Excuses
●
Strategisch
●
Alleen werken
●
Plan, planning
●
De schuld geven
●
Voorbereid
●
Slechte coördinatie
●
Kwaliteitsbeheersing
●
Veel communicatie
●
Proactief
●
Niet op tijd
●
Visionair
●
Met politiek bezig
●
Professioneel
●
Agressief
●
Transparantie
●
Wil niet opgeleid worden BEST VALUE EXPERTS
WORSTELING • • • • • • • • • • • • • •
3: AANGEPASTE BVP METHODIEK
6 pagina’s scope of 20 pagina’s technische tekening scope vs. prestatieonderbouwing kans vs toegevoegde waarde OG/ON risico’s prijs weegt voor meer dan 50% mee doelstellingen specifiek een presentatie ipv interview/ groepsdiscussie demo geven selectie en offertefase unieke risico’s/risico’s die OG niet ziet de lat ligt hoog, verras ons hoe meer risico's en kansen hoe beter / noem 3 risico's en 3 kansen met sleutelfunctionarissen wordt een 'diepte-interview' gehouden, waar de technische bekwaamheid wordt bevraagd er is geen concretiseringsfase BEST VALUE EXPERTS
CONCLUSIES • • •
Best value betekent Win/win OG krijgt ON die hij verdient En andersom!
BEST VALUE EXPERTS
MEER LEZEN OVER DE TOP WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS? Lees binnenkort ons artikel "De Best Value-aanpak: dilemma’s voor de aanbieders" in het boek "Best Value Werkt" • •
op het Best Value Congres 2014 gepresenteerd en aan alle congresdeelnemers uitgereikt hierin bundelen 20 gecertificeerde Best Value adviseurs hun ervaringen
Anneke van Abeelen Daniela Verheul Guido Koreman BEST VALUE EXPERTS
BEST VALUE CONGRES
2014
wanneer: 19 en 20 mei 2014 waar: TU Delft door wie: Vereniging Best Value Nederland kosten: € 500,- voor leden, € 600,- voor niet-leden waarom zou je komen: leren van praktijkervaringen, interactieve kennissessies inschrijven: http://bestvaluenederland.nl/index.php/aanmelden/
BEST VALUE EXPERTS
