WELKOM NAMENS KARAKTER & BEST VALUE NEDERLAND WERKGROEP ZORG
KENNIS SESSIE BEST VALUE • Best Value is meer dan Inkoop!!
– Management tool; – Cultuur omslag voor beide zijden; • Bij gebruik binnen Inkoop is het een nieuwe manier van omgaan met je opdrachtnemers anders samenwerken: ook in de keten!
KENNIS SESSIE BEST VALUE
Waarom Best Value binnen de zorg • Best Value is een leiderschapsfilosofie die: Mensen verantwoordelijk maakt en houdt (door het principe van transparantie) Uitgaat van expertise (diegene die er het meeste verstand van heeft doet het werk) Uitgaat van risicomanagement (diegene die risico veroorzaakt betaalt voor uitvoering van de beheersmaatregelen)
BEST VALUE BINNEN INKOOP
• Managen
• Observeren
• Sturen
• Luisteren
• Controle
• Afstemmen.
KENNIS SESSIE BEST VALUE Best Value is gebaseerd op de volgende principes 1. Meeste waarde tegen de laagst mogelijke kosten 2. Vergroten van de winst voor de leverancier 3. Verminderen risico’s door expertise en transparantie 4. Minimaliseren communicatie, besluitvorming en transacties 5. Gezamenlijk risicodossier en WRR 6. Geen beloftes, maar verifieerbare prestatiemeting 7. Aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als expert
KENNIS SESSIE BEST VALUE • Hoe doen wij dit?? Twee uitgangspunten: • Opdrachtnemer is de expert! • Beheersen van risico’s.
WIE STEEKT ER BOVEN HET MAAIVELD UIT?
Beklimming van de berg
Het gebruik van expertise! (het beklimmen van een berg…)
Scenario A
Scenario B
•
• Huur een zeer ervaren bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden
Huur een bergbeklimmer in en: – Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken – Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen – Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen – Vertel hem dat het best sneller kan – Vertel hem dat het goedkoper kan – Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen
© 2011, Scenter
Dominante informatie • Minimaliseert de tijd voor de beslissingsvorming / beslissingstijd • Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien • Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Scenario 1
Vraag: Bij welk scenario, 1 of 2, is het gemakkelijker om de meest groene leverancier te onderscheiden?
Scenario 2
4 FASEN VAN BEST VALUE
De methodiek van Prestatie inkoop Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv Voorbereiding
Prijs
Risico- en kansendossier Prestatie onderbouwing
Planning
Prijs
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Prestatie onderbouwing
Risicodossier & Kansendossier
Prestatie onderbouwing
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Fase 2: Interviews
© 2011, Scenter
Interviews
ConcretiSerings fase
Uitvoering
Minimaliseren van risico’s • Geef toe dat je als opdrachtgever niet alles weet en niet op de hoogte bent van de beste manier, de details en de risico’s (daar heb je immers de experts voor!) • Vraag hen die zeggen expert te zijn hoe zij het weten • Aantonen met meetbare waarden en praktijkvoorbeelden • Vraag hen om het project van het begin tot het eind te plannen en de risico’s die ze zelf niet kunnen beheersen te minimaliseren Het gaat om het minimaliseren van risico’s: niet om het verplaatsen ervan!
Interviews
© 2011, Scenter
Het proces Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv Voorbereiding
Prijs
Concretiserings fase
Uitvoering
Prijs
Prestatie onderbouwing
Risicodossier & Kansendossier
Risico’s ON Prestatie onderbouwing
Fase 2: Interviews
Interviews
Aanname: de leverancier is de expert
Risico’s ON
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Risico’s ON •Prestatie onderbouwing Door beoordelingsteam opdrachtgever
Aanname: de leverancier is niet de expert
Risico- en kansendossier
Aanname: de leverancier is de expert © 2011, Scenter
15
RESULTAAT Als Opdrachtgever koop je het beste plan – Dit is waarschijnlijk niet 100% dekkend – Expert zet kwaliteiten in om risico’s te minimaliseren – Geen overname risico’s Beste plan is het plan met de meeste waarde tegen de laagst mogelijke kosten en risico’s! - Slimme oplossingen - Aanbieder/expert heeft geen risico’s - Aanbieder/expert schrijft het contract - Transparant uitvoeringsplan
LEERPUNTEN • Leid de leveranciers op in BV. Anders krijg je manage, dirigeren en controleren • Organiseer de projectorganisatie. Projectmanager voor elk BV project • Selecteer de projectmanager van de opdrachtgever op basis van het KSM model • Zorg dat de leverancier zich laat begeleiden door een BV expert • Houd vast aan de BV structuur • Neem de oplossing van de leverancier aan als de beste optie voor de gestelde doelen van het project • Formuleer de vraagscope/projectdoelstellingen zorgvuldig en SMART
Ervaringen uit de praktijk • Aanbesteding Kantoorartikelen -/- 30% (samen met Alfacollege en Onderwijsgroep Noord uit Groningen) • Aanbesteding Liftonderhoud -/- 5% • Aanbesteding Brandblusmiddelen -/- 10% • Aanbesteding Vuilafvoer -/- 17,5% • Aanbesteding Multi-Functionals -/- 50,5% (samen met Yorneo uit Papenvoort) Leveranciers geven aan blij te zijn met deze systematiek. “Wij kunnen eindelijk onze expertise laten tonen zonder dat wij op voorhand worden uitgesloten”.
Lopende en/of komende Aanbestedingen • Aanbesteding Onderhoud E & W – Installaties (Loopt) • Aanbesteding Onderhoud Groenvoorziening, samen met Yorneo (Loopt) • Aanbesteding Bedrijfshulpverlening (Q1 2015) • Aanbesteding Verpleegartikelen en Incontinentiemateriaal (loopt) • Aanbesteding Telefonie en data (In onderzoek)
VRAGEN??
