Best Value Procurement januari 2012
Wiebe Witteveen BVP-kernteam Dienst Infrastructuur
Wie zou het werk beter moeten kennen, de klant of de leverancier?
Rijkswaterstaat
Wie zou er meer aan het woord moeten zijn en wie zou er meer moeten luisteren?
Rijkswaterstaat
“Best Value” • Andere factoren dan alleen prijs beschouwen • Vele soorten Best Value processen
Rijkswaterstaat
Verschil Best Value PIPS • Draagt risicomanagement en de ‘lead’ over aan de beste presterende aanbieder • Minimaliseert gebruik van expertise/besluitvorming van opdrachtgever • Opleveren (eind)product: best value aanbieder dicteert wat wordt aangeboden en niet de klant
Rijkswaterstaat
Oprichten van een schaatsploeg
Rijkswaterstaat
Hoe herkennen we een goede schaatsploeg?
Rijkswaterstaat
Het gebruik van expertise! (het oprichten van een schaatsploeg…) Scenario A
Scenario B
•
• Huur een zeer ervaren team in en laat hun de route naar olympisch succes bepalen
Huur schaatsploeg in en: – Vertel hun hoe hun trainingsschema’s eruit moeten zijn – Welke trainingsmethodes ze moeten gebruiken – Welke wedstrijden ze moeten starten – Vertel hun hoe ze hun team moeten samenstellen – Vertel hun dat het best sneller kan – Vertel hun dat het goedkoper kan – Huur anderen in om de het team te vertellen hoe ze succesvol kunnen zijn
Rijkswaterstaat
Supply Chain: werken in silo’s
Technical Details © 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Clients
Suppliers
Contractors
Contracting
Designer
Planning / Programming
30K Foot Level
BVP - Lean in de keten
Uw leveranciers
Uw klanten
U zelf
1.
3. 2.
Best Value Procurement
Operational Best Value Sales Excellence / Klanten Winnen Lean Production
Creëren van toegevoegde waarde in de keten: 1. Betere aansluiting van uw leverancier op uw processen, verlaging totale kosten door reductie transactiekosten 2. Betere kwaliteit tegen lagere kosten in uw eigen processen 3. Concurrentievoordeel door betere aansluiting van uw producten en diensten op de processen van uw klanten
10
© 2011, Scenter
Rijkswaterstaat
Wetten Verleden
=
Nu
=
Toekomst
100%
100%
100%
Wetten
Wetten
Wetten
Wetten worden niet gemaakt; ze worden ontdekt….. © 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Een gebeurtenis Initiele condities
Finale condities
Wetten
Wetten Tijd
© 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Het nemen van beslissingen veronderstelt verschillende uitkomsten?
Gebeurtenis
Tijd
© 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Gebeurtenissen zijn niet random!!
Gebeurtenis
Tijd
© 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Wordt het resultaat er beter van?
Moet een coach tijdens een wedstrijd de schaatser controleren?
Rijkswaterstaat
De leercyclus
Veranderen
Waarnemen
100% Information
Verwerken
Toepassen © 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Industry Structure High
III. Negotiated-Bid
II. Value Based
Performance
Owner selects vendor Negotiates with vendor Vendor performs
Low
Best Value (Performance and price measurements) Quality control and quality assurance
I. Price Based
IV. Unstable Market
Specifications, standards and qualification based Management, direction, and control Decision making Technical expertise on client’s side
Perceived Competition © 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
High
Invloed van bepalen minimale standaard “De maximale prestatie die ik ga leveren” Hoog
Laag
Hoog
Laag
Inschrijver 4 Laag
Inschrijver 4 Hoog
Laag
“Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens” © 2011, Arizona State University, PBSRG 18
Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3
Risico
Inschrijver 3
Prestatie
Inschrijver 2
Risico
Prestatie
Inschrijver 1
Rijkswaterstaat
Hoog
Ik en zij
Wij
Risico’s
Risico’s
Binnen de eigen invloedssfeer
19
Buiten de eigen invloedssfeer
© 2011, Arizona State University, PBSRG
Binnen de eigen invloedssfeer
Rijkswaterstaat
Buiten de eigen invloedssfeer
Verschil • Laagste prijs/traditioneel
– Verkeerde persoon praat – Besluitvorming aan twee kanten – Perfecte voorspelling toekomst – Experts mogen niet nadenken – OG vertelt de ON wat te doen en hoe het te doen. • Best Value (efficient)
– OG zegt wat hij wil – Leveranciers vertellen wat hij kan krijgen © 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Paradigmaverandering High
• Identificeer oorzaak van afwijkingen • Leveranciersprestatie ook bepaald door risico’s die ze niet beheersen
III. Negotiated-Bid
II. Value Based
Owner selects vendor Negotiates with vendor Vendor performs
Performance
• Transfer van risico’s en verantwoordelijkheid naar de opdrachtnemers
Best Value (Performance and price measurements) Quality control
Contractor minimizes risk IV. Unstable Market
I. Price Based Specifications, standards and qualification based Management & Inspection
Client minimizes risk Low
• WR/risicodossier is een indicator van prestatie Rijkswaterstaat
Perceived Competition
High
Filosofie voor 3 fasen • Werkwijze om te komen tot voornemen tot gunning • Werkwijze voor de pre-awardfase (definitieve gunning) • Werkwijze om in de uitvoering met elkaar te werken
FASE 1:
FASE 2
FASE 3:
Vinden beste inschrijving
Pre-award
Uitvoering
Rijkswaterstaat 22
De filters
Kwaliteit van de gegadigden
Tijd 1
2a EMVI
2b
3
gunning WR en DR
Selectie-, inschrijvings- en beoordelingsfase
Filter 1 Past performance
Filter 3 Filter 2 Prijs, Interviews Risico- & kansendossier (2 x 2 A4)
Filter 4 Bepalen EMVI
PreAward fase
Filter 5 Pre-award
Uitvoering
Filter 6 Wekelijkse Rapportage Final - Rating
© 2011, Arizona State University, PBSRG
Rijkswaterstaat
Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat
Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)
Rijkswaterstaat
Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG)
Raakvlak (risico OG)
Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)
Rijkswaterstaat
Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG) Risicoregister Raakvlak (risico OG) Risicoregister
Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)
Rijkswaterstaat
Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG)
Prestatie-indicatoren
Risicoregister Raakvlak (risico OG)
Prestatie-indicatoren
Risicoregister
Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)
Rijkswaterstaat
EMVI-criteria “pure” BVP-proces • Past Performance informatie (niet beoordeeld, gewogen) • Projectbekwaamheid (anonieme beoordeling) • Risicodossier opdrachtnemer (beoordeeld, gewogen) • Risicodossier opdrachtgever (beoordeeld, gewogen) • Kansendossier (beoordeeld, gewogen) • Prijs (beoordeeld, gewogen) • Planning (niet beoordeeld, geldigheid) • Interviews (beoordeeld, gewogen)
Rijkswaterstaat
Weging EMVI criteria Criterium
Maximale kwaliteitswaarde (€)
Doelstelling OG
1a. Risicodossier opdrachtgever
20%
Risico’s die gealloceerd zijn bij de Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de projectdoelstellingen
1b. Kansendossier
10%
Kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen
1c. Risicodossier opdrachtnemer
10%
Inschrijver toont met het risicodossier Opdrachtnemer aan dat het deel van de scope van het project voor de Opdrachtnemer (en de daarmee samenhangende risico’s) doorgrondt en beheerst.
1d-a. Interview Projectmanager
15%
1d-b. Interview SF2
15%
Sleutelfunctionarissen van aanbieder die het project en de aanbieding doorgronden en zich eraan committeren
Totale kwaliteitswaarde
70%
Inschrijvingsprijs
30%
Fictieve inschrijvingsprijs (Inschrijvingsprijs minus Totale kwaliteitswaarde)
Rijkswaterstaat 29
3 december 2010
CLIENT
Decision Making Management Control Direction
INEFFICIENCY
TOTAL COST:
VENDOR
Stop Wait Go
P
PROFIT: Rijkswaterstaat
1. Identify Problem 2. Identify Solution 3. Schedule 4. Cost
S
Best Value Model: opdrachtnemersmodel • • • •
Meer besluitvorming Meer management Meer controle en inspectie Veel vertrouwen
P
1. 2. 3. 4. 5.
Identiceer probleem Identceer oplossing Planning Kosten Monitor afwijkingen
Rijkswaterstaat
O
Prestatiemeting Prestatiemeting NO
CRITERIA
FIRM A
1 Overall customer satisfaction
9.8
2 Percent of roofs that have never leaked
99%
3 Percent of roofs that do not currently leak
100%
4 Average age of roof surveyed (years)
17
5 Total number of roofs evaluated
50
Rijkswaterstaat
Conclusies • • • • • • • • • •
Minimaliseren informatiestromen Maak dingen eenvoudig Minimaliseer besluitvorming Vraag mensen hoe ze weten wat ze weten Vraag mensen wat ze zien Vraag mensen hoe ze denken te gaan handelen in het belang van een ander Maak ze verantwoordelijk Zorg dat mensen zichzelf meten Minimaliseer de totale inspanning Werk met mensen die simpel, zelfverzekerd, precies, visioniar zijn en jou de mogelijkheid geven om te excelleren Rijkswaterstaat
Vervolg BVP binnen RWS • In 2011 en 2012 aantal pilots uitbreiden (www.rws.nl/bvp) en consequent evalueren. In 2012 nadere besluitvorming – Maximaal 4 pilot-projecten met planstudies (ingenieursdiensten) – Pilots in verschillende fasen in zowel natte als droge markt • Project Nederrijn (Ruimte voor de Rivier) in uitvoering, evaluatie aanbesteding loopt • Voorzichtig onderzoek toepassing elementen gedachtegoed binnen projecten
Rijkswaterstaat
