ORGANISATORISCHE IMPLENTATIE BEST VALUE STEPHANIE SAMSON BEST VALUE KENNIS SESSIE WESTRAVEN 17 JUNI 09.00 – 12.00
EEN ONDERZOEK NAAR DE IMPLEMENTATIE VAN BEST VALUE BINNEN EEN SYSTEMS ENGINEERING OMGEVING 1
Voorstellen Stephanie Samson E:
[email protected] E:
[email protected] • Afstudeer stagiaire Rijkswaterstaat, A9 Amstelveen (SAA) • Msc, Construction Management & Engineering, Tu Delft • Bsc Bouwkunde, Tu Delft
2
Onderzoek Rijkswaterstaat werkt sinds 2008 met de Best Value-aanpak. Net zoals veel bedrijven in de civieltechnische sector maakt Rijkswaterstaat gebruik van Systems Engineering. In de praktijk betekend dit vooral dat beide methodieken tegelijkertijd worden gebruikt tijdens het samenwerken in de uitvoeringsfase. Mits goed toegepast, sluiten Best Value en Systems Engineering goed bij elkaar aan. In dit onderzoek worden de ‘spanningsvelden’ tussen Best Value en Systems Engineering onderzocht, met als doel om de samenwerking tussen de methodieken te optimaliseren.
3
Voortgang Onderzoek • Uit het literatuuronderzoek zijn verschillende inzichten gekomen per methodiek. • Uit de observaties zijn bepaalde processen en gedragingen naar voren gekomen. • Confrontatie tussen literatuur en praktijk zorgt voor bepaalde spanningsvelden. • Deze spanningsvelden worden aan de hand van verschillende casestudies en interviews nog getoetst. • Eindpresentatie vrijdag 2 oktober 2015. 4
Indeling sessie organisatorische implementatie BV 11.00 – 11.20 Presentatie Best Value & Systems Engineering 11.20 – 11.25 Bespreken ervaren uitdagingen uitvoeringsfase 11.25 – 11.40 Brainstorm in groepjes: praktijkgerichte oplossingen voor de ervaren uitdagingen 11.40 – 11.50 Bespreken Praktijkgerichte oplossingen 11.50 – 12.00 Afsluiting en uitwisseling ervaringen
5
Doelstelling van deze sessie • Ervaringen uitwisselen over uitdagingen tijdens de uitvoeringsfase met Best Value en Systems Engineering en categoriseren van deze uitdagingen. • Brainstormen over bepaalde stellingen, en mogelijke manieren voorstellen om met deze uitdagingen om te gaan in de praktijk.
6
Best Value in de uitvoeringsfase De concretiseringsfase is doorlopen, nu is het tijd voor risico- en projectmanagement in de uitvoeringsfase. • De gemaakte afspraken (concretiseringsfase) staan duidelijk op papier en geven invulling aan het contract. • De opdrachtgever (OG) heeft het plan van de opdrachtnemer (ON) gekocht. • Er zijn KPI’s opgesteld om de prestaties van zowel OG als ON in het behalen van projectdoelstellingen en het minimaliseren van risico’s te meten en zo transparant te maken waar de verantwoordelijkheden liggen voor het risico. • Er is een Wekelijkse Rapportage (WR), een mechanisme gericht op het minimaliseren en managen van projectafwijkingen. 7
Systems Engineering Definitie Zo luidt de officiële definitie van Systems Engineering volgens INCOSE: ‘Systems Engineering is een interdisciplinaire benadering met bijbehorende middelen die zich richt op het realiseren van succesvolle systemen. SE focust op het definiëren van klantbehoeften en de gevraagde functionaliteit vroeg in de ontwikkeling, het vastleggen van de eisen, de ontwerpsynthese en systeemvalidatie bij het beschouwen van het complete vraagstuk: bediening en besturing, training en ondersteuning, kosten en planning, prestatie, realisatie, testen en verwijdering. SE beschouwt zowel de bedrijfsdoelen als de technische behoeften van alle klanten. Dit met het doel een kwaliteitsproduct te realiseren dat voldoet aan de gebruikers behoefte.’
8
Systeemdenken • Elk systeem maakt deel uit van een groter geheel. Dit grotere geheel noemen we een system of systems. • De waarde van een systeem is meer dan de som der delen. Systeemdenken vraagt een holistische kijk op het te bestuderen systeem.
9
Iteratief Proces Systems Engineering is een iteratief proces waarbij drie fundamentele stappen (formulering, analyse & interpretatie) continu worden doorlopen tijdens de drie grote fasen van de SE levenscyclus (Definitie, Ontwikkeling & Implementatie).
10
V-Model SE maakt gebruik van een V-proces model: • Top-down specificeren • Bottom-up realiseren
11
Verificatie en Validatie Verifiëren en valideren gebeurt in het iteratieve specificatieproces op elk detailniveau en in alle fasen van de levenscyclus. Het toepassen van verificatie en validatie zorgt dat de gemaakte keuzes aantoonbaar blijven binnen de oplossingsruimte (expliciet werken). Verificatieproces – Het doel van dit proces is het vaststellen dat het systeem voldoet aan de gespecificeerde systeemeisen. Validatieproces – Hier wordt een vergelijkende beoordeling uitgevoerd en bevestigd dat de klanteisen van de belanghebbenden correct zijn uitgewerkt.
12
V-Model • Waar staat de Best Value Methodiek in verhouding met Systems Engineering?
13
Systems Engineering V-Model • Waar staat de Best Value Methodiek in verhouding met Systems Engineering? Best Value is een faciliterende methodiek, Best Value schept condities waarmee de opdrachtnemer in de uitvoering ook daadwerkelijk die prestatie kan neerzetten. Best Value is daarmee een faciliterende methodiek op abstract niveau. Systems Engineering is een denk- en werkmethode waarbij een systeem door middel van decompositie wordt gespecificeerd. Daarbij heeft een systeem bij elke stap een ander detailniveau. Systems Engineering zit daarbij op een hoger detailniveau in verhouding tot Best Value.
14
Raakvlak Best Value & Systems Engineering
15
Ervaren uitdagingen BV & SE • Schrijf 3 ervaren uitdagingen/dilemma’s met de combinatie Best Value en Systems Engineering in de uitvoeringsfase op een post-it.
16
Bespreken ervaren uitdagingen BV & SE • Kort toelichten van de uitdagingen/dilemma’s • Zijn de uitdagingen/dilemma’s te categoriseren?
17
Brainstorm: praktijkgerichte oplossingen • Brainstormen in de eerder gemaakte groepjes, wat zijn praktijkgerichte oplossingen voor de ervaren uitdagingen/dilemma’s?
18
Onderzochte spanningsvelden combinatie BV en SE 1. Theorie versus Praktijk: Discrepantie tussen theorie en praktijk. In de praktijk verlopen de processen niet altijd op een BV of SE wijze, op sommige criteria staan de twee methode lijnrecht tegenover elkaar (Informatie & Scope) en op sommige criteria vullen ze elkaar aan. 2. Leiderschap versus Management: Waarbij leiderschap gedefinieerd is als karaktereigenschappen en management als een organisatie structuur om met complexiteit om te gaan. Daarbij verschillen de leiderschap karaktereigenschappen tussen BV en SE. 3. Proces versus Inhoud: Verschillende type mensen aangaande proces en inhoud. Tijdens het proces willen sommige mensen nog wel eens de inhoud induiken. Het is daarbij belangrijk als ON om de leiding te nemen en deze mensen weer terug te halen in het proces. Doelstellingen gelijkrichten en mensen meenemen (engagen) in het proces zijn hierbij belangrijk handvatten. Hierbij komt tevens leiderschap versus management kijken. 19
Onderzochte spanningsvelden combinatie BV en SE 4. Best Value gedrag versus opportunistisch gedrag: Waarbij Best Value gaat over het minimaliseren van risico’s terwijl opportunistisch gedrag gaat over het maximaliseren van het eigen belang. Risico verdeling en contracten spelen daarbij een rol. Waarbij SE gedetailleerde eisen gebruikt om de risico’s af te dekken in de contracten. 5. Loslaten versus leiden: De opdrachtgever moet leren loslaten, waarbij de opdrachtnemer de leiding moet nemen. Loslaten is het doorbreken van eigen patronen, en kan als lastig worden ervaren. Loslaten staat los van vertrouwen. Als opdrachtgever geeft dit niet alleen angst voor het onbekende, maar ook het onbewust vasthouden aan ervaringen kan in de weg staan.
20
ORGANISATORISCHE IMPLENTATIE BEST VALUE NOG VRAGEN?
[email protected]
EEN ONDERZOEK NAAR DE IMPLEMENTATIE VAN BEST VALUE BINNEN EEN SYSTEMS ENGINEERING OMGEVING 21
STELLINGEN Stelling Loslaten versus laten leiden: Opdrachtnemer levert een product op, maar dit heeft niet de verwachte kwaliteit als beoogd door de opdrachtgever. Wat doe je dan als OG? Stelling Proces versus Inhoud: Een expert aan de opdrachtgevers zijde levert tijdens de uitvoeringsfase een document aan waarin gedetailleerde specificaties staan waaraan het systeem moet voldoen. Is dit Best Value gedrag, zit deze expert meer op het proces of op de inhoud, en wat doe je dan als opdrachtnemer?
Stelling Theorie versus Praktijk: In de theorie gaat Best Value over het gelijkstellen van doelen, is de opdrachtnemer de expert en verantwoordelijk voor de projectdoelstellingen. Maar wat als de opdrachtnemer in de praktijk niet op alle vlakken de expert is? Wat doe je dan als opdrachtgever? 22
STELLINGEN Stelling Leiderschap versus management: Opdrachtgever kiest voor het gebruiken van Best Value, opdrachtnemer heeft hier echter nog niet zo vaak mee gewerkt. Alleen de teamleider heeft kennis van Best Value. Wat doe je dan als opdrachtnemer?
Stelling Best Value Gedrag versus opportunistisch gedrag: In de uitvoeringsfase is het werk van de opdrachtnemer een soort ‘black box’, de opdrachtgever probeert los te laten en vertrouwen te hebben in de opdrachtnemer. Uiteindelijk voldoet de oplevering niet aan de project doelstellingen, wat doe je dan als opdrachtgever?
23
