Best Value Procurement Prestatieinkoop. Een introductie

Best Value Procurement Prestatieinkoop Een introductie Hans Spitsbaard

Breda, 17 januari 2013

HET PROBLEEM

2 | HET PROBLEEM (C) 2012 PBSRG / SCENTER

VOORBEELDEN…….

3 | VOORBEELDEN (C) 2012 PBSRG / SCENTER


5

VAN KOSTENREDUCTIE NAAR WAARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING 1. Concurrentiestellen is de meest favoriete inkooptechniek… 2. Het bundelen van inkoopvolume is de meest favoriete sourcingstrategie…

3. Sourcing modellen ziet men niet meer als middel maar als doel… 4. Betalingstermijnen worden opgerekt en bij betaling wordt een betalingskorting ingehouden… 5. Inkopers hebben een dominante focus op inkoopbesparingen…

6

| VAN KOSTENREDUCTIE NAAR W AARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING (C) 2012 PBSRG / SCENTER

VAN KOSTENREDUCTIE NAAR WAARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING Andere voorbeelden van ‘doorgeschoten inkoopenthousiasme’… • Thuiszorg… • Schoonmaak…. • Gehandicaptenvervoer … • Contract catering… • Streekvervoer… • Uitzendwereld… In tal van sectoren sprake van uitholling van marges…en kwaliteit van werk…

7

| VAN KOSTENREDUCTIE NAAR W AARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING (C) 2012 PBSRG / SCENTER

SUPPLY CHAIN: WE WERKEN IN SILO’S

Technical Details

8 | SUPPLY CHAIN: W E W ERKEN IN SILO’S (C) 2012 PBSRG / SCENTER

Clients

Suppliers

Contractors

Contracting

Designer

Planning / Programming

30 K Foot level

HET PROBLEEM IS NIET HET AANBESTEDEN MAAR DE WIJZE WAAROP ER AANBESTEED WORDT!!

LOWEST BID

10 | LOW EST BID (C) 2012 PBSRG / SCENTER

HET KAN EN MOET ANDERS…

WIE WEET BETER HOE DE KLUS GEDAAN MOET WORDEN, DE LEVERANCIER OF DE KLANT?

WIE ZOU ER DAN EIGENLIJK MEER M O E T E N P R AT E N E N W I E Z O U E R MEER MOETEN LUISTEREN?

MICRO-MANAGEMENT

14 | MICRO -MANAGEMENT (C) 2012 PBSRG / SCENTER

TRANSITIE VAN……NAAR

• Manage

• Observe

• Direct

• Listen

• Control

• Align

15 | TRANSITIE VAN … NAAR (C) 2012 PBSRG / SCENTER

BEKLIMMING VAN DE BERG

16 | BEKLIMMING VAN DE BERG (C) 2012 PBSRG / SCENTER

HOE HERKENNEN WE EEN GOEDE GIDS?

HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (HET BEKLIMMEN VAN EEN BERG…) Scenario A

Scenario B

Huur een bergbeklimmer in en:

• Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden

• Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken • Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen • Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen • Vertel hem dat het best sneller kan • Vertel hem dat het goedkoper kan • Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen

18 | HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (C) 2012 PBSRG / SCENTER

DOMINANTE INFORMATIE

Scenario 1 1 3

2 4

6

Scenario 2 1

5 7

3

2 4

6

5 7

19 | DOMINANTE INFORMATIE (C) 2012 PBSRG / SCENTER

INVLOED BEPALEN VAN MINIMALE STANDAARD “De maximale prestatie die ik ga leveren”

Hoog

Laag

Hoog

Laag

Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3

Inschrijver 3

Inschrijver 4 Laag

Inschrijver 4 Hoog

Laag

“Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens”

20 | INVLOED BEPALEN VAN MINIMALE STANDAARD (C) 2012 PBSRG / SCEN TER

Hoog

EMVI 1. Prijs 2. Kwaliteit

• Projectbekwaamheid / scope • Risico- en kansendossier • Planning • Interviews met sleutelfunctionarissen

21 | EMVI (C) 2012 PBSRG / SCENTER

PRESTATIEINKOOP IS NIET HET BAHAMAMODEL

22 | PRESTATIEINKOOP IS NIET HET BAHAMAMODEL (C) 2012 PBSRG / SCENTER

D E M E T H O D I E K VA N P R E S TAT I E I N K O O P

STAPPEN IN HET PROCES

24 | STAPPEN IN HET PROCES (C) 2012 PBSRG / SCENTER

DOMINANTIE IN SCORES

Dominant

Matig tot

Slecht

slecht

2

4

Neutraal

6

Redelijk tot

Dominant

goed

Goed

8

10

De scores moet opdrachtgever kunnen beargumenteren op basis van dominante verifieerbare informatie!

25 | DOMINANTIE IN SCORES (C) 2012 PBSRG / SCENTER

GUNNINGSPROCES

Fase 1 Prijs RAVA-plan

Beoordeling van - RAVA-plan

Aanbodscope

- Scope - Planning

(één beoordelingscijfer)

Planning

Puntentotaal van elke inschrijver in fase 1

Fase 2

Fase 3

Gunnen op Prijs waarde

Schifting inschrijvingen op basis van minimum aantal beoordelingspunten in fase 1 Uitnodigen inschrijvers voor interviews

Fase 4

Ranking inschrijvers die voldoen aan minimumeis op basis van:

RAVA-plan Aanbodscope Interviews met sleutelpersonen

Uitsluiten inschrijvers beneden minimumeis

26 | GUNNINGSPROCES (C) 2012 PBSRG / SCENTER

Planning Interviews

Uitvoering

Gunningsproces

Pre award fase

Voorbereiding

Ontvangst inschrijvingen door leveranciers

WEGINGSFACTOR

27 | W EGINGSFACTOR (C) 2012 PBSRG / SCENTER

BEOORDELING VAN KWALITEITSPLANNEN Criteria

Aandachtspunten

Doelstelling Opdrachtgever

Risico- en kansendossier (kwaliteitscriterium)

- Identificatie belangrijke risico’s Opdrachtgever en identificatie belangrijke risico´s Opdrachtnemer en identificatie kansen - Identificatie effectieve beheersmaatregelen - SMART omschreven - Ambitie en commitment

Aanbodscope (kwaliteitscriterium)

- Passend binnen de doelstellingen en randvoorwaarden (kaders) van de Dienstverlening - Visie op en aanpak van uitvoering van de Dienstverlening - Identificatie belangrijkste activiteiten inzake uitvoering Dienstverlening met onderscheid: o activiteiten voor Opdrachtnemer en o activiteiten voor Aanbesteder - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Identificatie van: o activiteiten o kritieke pad o mijlpalen - Consistentie met het ingediende risicoen kansendossier

Risico’s die gealloceerd zijn bij Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont met het risicoen kansendossier aan dat hij de scope van de Dienstverlening (en de daarmee samenhangende risico’s) doorgrondt en beheerst en kansen maximaliseert om waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de Dienstverlening voorbij de aanbodscope Inschrijver toont met het scope-document (Aanbodscope) aan hoe hij de Dienstverlening voor de Opdrachtgever vormgeeft ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de doelstellingen van de Dienstverlening van Aanbesteder kan realiseren

Planning (kwaliteitscriterium)

Inschrijver toont met een realistische planning aan dat Dienstverlening op 11 december 2011 volledig is geïmplementeerd.

28 | BEOORDELING VAN KW ALITEITSPLANNEN (C) 2012 PBSRG / SCENTER

Ik en zij

Wij

Risico’s

Risico’s

Binnen de eigen invloedssfeer

Buiten de eigen invloedssfeer

29 | (C) 2012 PBSRG / SCENTER

Binnen de eigen invloedssfeer

Buiten de eigen invloedssfeer

VOORBEELDEN RISICO: VERGUNNING IS NIET TIJDIG VERKREGEN 1. Plan inschrijver 1

• We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. 2. Plan inschrijver 2

• Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente Wageningen kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen.


Hiring an Expert Vendor HET INSCHAKELEN

VAN EEN EXPERT

31 | HET INSCHAKELEN VAN EEN EXPERT (C) 2012 PBSRG / SCENTER

HET INSCHAKELEN VAN EEN EXPERT AN EXPERT VENDOR

32 | HET INSCHAKELEN VAN EEN EXPERT (C) 2012 PBSRG / SCENTER

Een expert kan geen tornado’s voorkomen. Daarom hebben we een verzekering

33 | (C) 2012 PBSRG / SCENTER

BEOORDELINGSMECHANISME Consensus score per criterium

Prijs Contracting Officer RAVA Plan, Scope & planning

Proposal

Leden van het beoordelend comité 34 | BEOORDELINGSMECHANISME (C) 2012 PBSRG / SCENTER

TOEPASSING O.A. BIJ

35 | TOEPASSING BIJ O.A. BIJ (C) 2012 PBSRG / SCENTER

MEER INFORMATIE?

[email protected]

Een praktijkvoorbeeld Onderhoud trams (8 jarig contract)

39 | PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

DE TOP VAN DE BERG….. 1. Bestuur Regio Utrecht (BRU) zoekt een prestatiegerichte contractpartij die het wagenpark van de sneltram UtrechtNieuwegein/IJsselstein (SUNIJ) zodanig onderhoudt dat er voldoende trams beschikbaar zijn en blijven om de SUNIJdienstregeling, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, veilig uit te voeren, waarbij procesoptimalisatie leidt tot forse kostenverlaging voor BRU en er een hoog serviceniveau geleverd wordt dat inzichtelijk is voor BRU.

2. BRU is en blijft eigenaar van het onderhoudsconcept


VRAAGSCOPE • De Dienstverlening betreft in ieder geval, maar niet per definitie beperkt tot, het regulier periodiek onderhoud, reparaties en revisies van 27 hoge vloer gelede trams (SIGtrams) en 18 Spitstrams • Prestatieniveau is beter dan het huidige prestatieniveau en te allen tijde inzichtelijk voor BRU

• Onzekerheden worden vroegtijdig succesvol gemanaged • Bovengemiddelde aandacht voor veilig werken


WERKZAAMHEDEN

(in ieder geval)

•

Uitvoeren van het voorgeschreven preventief periodiek onderhoud,

•

Managen en uitvoeren van voorgeschreven revisies van bepaalde hoofdonderdelen

•

Herstellen van voertuigdefecten die zich voordoen gedurende exploitatie, repareren van schade door vandalisme, ongevallen in het verkeer, ongevallen op het spoorbaanvak

•

Voorkomende rangeerwerkzaamheden, uitvoeren van testritten, afslepen defecte voertuigen

•

Afhandelen en optreden bij calamiteiten (techniek) i.s.m. calamiteitendienst vervoerder

•

Magazijnbeheer inclusief beheer van hoofdonderdelen, handling van alle onderdelen en wisseldelen, inclusief reparatie en aanschaf

•

Beheer (eigen) werkinstructies

•

Voorstellen doen voor optimalisatie van voorgeschreven onderhoud en revisies

•

Verzorgen van periodieke managementrapportages over geleverde onderhoudsprestatie

•

Leveren van belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van een Veiligheidszorgsysteem voor rollend materieel 42 | PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

LOOPTIJD • Contractingangsdatum 11-12-2011 • Contractduur: tot 11-12-2019 • Optie op verlenging van 1 x 1 jaar • Let op: transitie-fase vangt aan direct na award meeting


WEGINGSFACTOREN 1. Prijs 2. Performance

• Scope • RAVA plan (risicodossier ON, risicodossier OG & kansendossier) • Interviews • Transitieplanning


WEGINGSFACTOREN


BEOORDELING VAN KWALITEITSPLANNEN Criteria

Aandachtspunten

Doelstelling Opdrachtgever

Risico- en kansendossier (kwaliteitscriterium)

- Identificatie belangrijke risico’s Opdrachtgever en identificatie belangrijke risico´s Opdrachtnemer en identificatie kansen - Identificatie effectieve beheersmaatregelen - SMART omschreven - Ambitie en commitment

Aanbodscope (kwaliteitscriterium)

- Passend binnen de doelstellingen en randvoorwaarden (kaders) van de Dienstverlening - Visie op en aanpak van uitvoering van de Dienstverlening - Identificatie belangrijkste activiteiten inzake uitvoering Dienstverlening met onderscheid: o activiteiten voor Opdrachtnemer en o activiteiten voor Aanbesteder - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Identificatie van: o activiteiten o kritieke pad o mijlpalen - Consistentie met het ingediende risicoen kansendossier

Risico’s die gealloceerd zijn bij Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont met het risicoen kansendossier aan dat hij de scope van de Dienstverlening (en de daarmee samenhangende risico’s) doorgrondt en beheerst en kansen maximaliseert om waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de Dienstverlening voorbij de aanbodscope Inschrijver toont met het scope-document (Aanbodscope) aan hoe hij de Dienstverlening voor de Opdrachtgever vormgeeft ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de doelstellingen van de Dienstverlening van Aanbesteder kan realiseren

Planning (kwaliteitscriterium)

Inschrijver toont met een realistische planning aan dat Dienstverlening op 11 december 2011 volledig is geïmplementeerd.


SMART 1. Specifiek 2. Meetbaar 3. Ambitieus

4. Realistisch 5. Tijdsgebonden 6. Maximaal onderbouwd met performance informatie


GUNNINGSPROCES (OPENBARE PROCEDURE)

Fase 1 Prijs RAVA-plan Aanbodscope TransitiePlanning

Fase 2

Fase 3

Punten toekennen aan prijs

Beoordeling van - RAVA-plan

Schifting inschrijvingen op (één beoordelingscijfer) basis van minimum - Scope aantal - Transitieplanning beoordelingspunten in fase 1 Puntentotaal van elke inschrijver in fase 1

Uitnodigen inschrijvers voor interviews

Fase 4

Ranking inschrijvers die voldoen aan minimumeis op basis van:

Prijs

RAVA-plan Aanbodscope Interviews met sleutelpersonen

Uitsluiten inschrijvers beneden minimumeis


Transitieplanning Interviews

Uitvoering

Gunningsproces

Pre award fase

Voorbereiding

Ontvangst inschrijvingen door leveranciers (iedereen mag inschrijven)

INTERVIEWS


PLANNING

activiteit

startdatum

Publicatie aankondiging opdracht

dinsdag 26 april 2011

Marktinformatiebijeenkomst 1

dinsdag 17 mei 2011 (13:00 - 17:00 uur)

Locatiebezoek

woensdag 1 juni 2011 (09:00 - 12:00)

Marktinformatiebijeenkomst 2

woensdag 1 juni 2011 (14:00 - 17:00 uur)

Nadere inlichtingen/stellen van vragen

woensdag 18 mei 2011

Uiterste datum van inschrijving

einddatum

woensdag 8 juni 2011 donderdag 7 juli 2011 (vóór 14:00 uur)

Beoordeling plannen in inschrijvingen

maandag 11 juli 2011

woensdag 13 juli 2011

Interviews

maandag 25 juli 2011

vrijdag 29 juli 2011

Voornemen tot gunning (inclusief Alcateltermijn)

donderdag 4 augustus 2011

maandag 22 augustus 2011

Pre-awardfase

d onderdag 4 augustus 2011

donderdag 15 september 2011

Definitieve gunning



Transitiefase


zondag 11 december 2011

50 | PRAKTIJKVOORBEELD C) 2012 PBSRG / SCENTER

CROSSING THE CHASM

2002-2008 2008-2011

2012


52

53

54

55

57

58


Best Value Procurement Prestatieinkoop. Een introductie

Recommend Documents