Kennisdelingsbijeenkomst. Best Value aanpak Onderbouwingsfase. Mark Lorkeers Geert van Stekelenburg Lucas Melis Johannes Hiemstra Wouter Smits

Kennisdelingsbijeenkomst Best Value aanpak Onderbouwingsfase Mark Lorkeers Geert van Stekelenburg Lucas Melis Johannes Hiemstra Wouter Smits

Onderwerp van vandaag: Onderbouwingsfase

Voorbereidingsfase

Beoordelingsfase

Onderbouwings fase

Uitvoeringsfase

Rijkswaterstaat 2

Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

Programma • Inleiding • Wat is de onderbouwingsfase? • Introductie van het project • Organisatie Rasenberg Pauze • Leerervaringen • Afronding Rijkswaterstaat 3


Inleiding

Rijkswaterstaat 4


Introductie • Wie is wie? – Rasenberg: Mark Lorkeers (projectmanager) – Rijkswaterstaat: Geert van Stekelenburg (projectmanager) – Rijkswaterstaat: Lucas Melis (manager projectbeheersing) – Best Value adviseurs: Johannes Hiemstra & Wouter Smits • Doel kennisdelingsbijeenkomst – Delen van kennis en ervaringen over de onderbouwingfase – Doorgronden van functie onderbouwingsfase en operationeel maken voor eigen projecten

Rijkswaterstaat 5


Wat is de onderbouwingsfase?

Rijkswaterstaat 6


Kwaliteit van de gegadigden

De filters

Tijd

1

2a EMVI

2b

3

gunning WR en DR

Selectie-, inschrijvings- en beoordelingsfase

Filter 1 Past performance

Filter 2 Filter 3 Prijs, Interviews Risico- & kansendossier (2 x 2 A4)

Filter 4 Bepalen EMVI

PreAward fase Filter 5 Pre-award

Uitvoering

Filter 6 Wekelijkse Rapportage Final - Rating

© 2011, Arizona State University, PBSRG 7

Rijkswaterstaat Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

Inbedding onderbouwingsfase •

Fase vóór definitieve opdrachtverlening

•

Principes aanbestedingsrecht gelden, is wel 1-op-1 situatie

•

Aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet toegestaan

•

Mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving = onderbouwingsfase

•

Tijdens Alcatel alleen trainingen, geen projectactiviteiten

Rijkswaterstaat 8


Proces onderbouwingsfase •

Wanneer welke producten?

•

Contactmomenten?

•

Relatie met filosofie Best Value

Rijkswaterstaat 9


Wanneer is het een succes? •

Prestatie transparant

•

KPI’s gecreeerd

•

Afbakening scope

•

Scherp inzicht in risico’s Opdrachtgever en beheersplan

•

Processen ON inzichtelijk en afgestemd met processen OG

•

OG weet wanneer ‘communiceren’/beslissingen nemen

Rijkswaterstaat 10


Rolopvatting beoogde ON en RWS •

‘Omslag’ van OG in de lead naar ON die tempo bepaalt

•

OG faciliteert, observeert, luistert, stelt vragen, verschaft informatie

•

ON initieert, coordineert, analyseert (waardeoordeel!)

•

Eerst een plan, dan luisteren, dan praten

Rijkswaterstaat 11


12

Startbijeenkomst (kick-off meeting)

Training onderbouwingsfase

Gunningsbeslissing

Iteratieslagen

Rijkswaterstaat


Opdrachtverstrekkuing

Award meeting

Reviewmeeting (go/no go beslissing)

Proces op hoofdlijnen Onderbouwingsfase

Door beoogd ON in te dienen producten 1. Notitie verifieerbare prestatie-informatie 2. Dag-tot-dag planning onderbouwingsfase 3. Planning uitvoering 4. PMP 5. KPI’s voor OG en ON 6. Risicoregister gekoppeld aan WBS, geprioriteerd 7. In/out (wat zit er niet in de scope van ON) 8. Aannames/uitgangspunten 9. Concept termijnstaat 10.WR inclusief mijlpalenplanning

Rijkswaterstaat 13


Geleerde lessen • Beoogd ON heeft de opdracht al! • Onderbouwingsfase is het preplannen van de opdracht, niet het uitvoeren ervan! • Meer detail verwacht bij toprisico’s en processen in eerste fase van de opdracht • Beoogd ON doet er goed aan zelf BV-expertise in te huren • ON in de lead is een gezamenlijk leerproces Rijkswaterstaat 14


Wekelijkse Rapportage (WR) Oefenen met de WR

Rijkswaterstaat 15


Directeurenrapportage (DR) Management by exception

Rijkswaterstaat 16


De onderbouwingsfase is ter bescherming van de Opdrachtnemer!

Rijkswaterstaat 17


Project

Rijkswaterstaat 18


Ontwerpen en uitvoeren van de Verhoging Julian J. Ewellbrug (A50 te Veghel)

Rijkswaterstaat 19


Project “Brabantse Kanalen” • Zuid-Willemsvaart Omlegging Zuid-Willemsvaart Maas - Den Dungen Opwaardering Zuid-Willemsvaart Den Dungen - Veghel Vervanging Sluizen 4, 5 en 6 (gereed) Vervanging Sluizen 10 t/m 13 (gereed) Verhoging brug A50 te Veghel • Wilhelminakanaal Verbreden kanaal, bouw nieuw sluiscomplex Tilburg

Maas - Den Dungen Den Dungen - Veghel

Sluizen 4, 5, 6

Sluizen 10, 12

Wilhelminakanaal

Rijkswaterstaat 20


Hoofddoelstelling Hoofddoelstelling van Brabantse Kanalen: Betere bereikbaarheid Zuid Oost Brabant over water!

Voldoende bevaarbaarheid en bereikbaarheid voor de scheepvaart (klasse IV, 3-laags containervaart) waarbij een vlotte doorstroming van de scheepvaart mogelijk wordt gemaakt.

Rijkswaterstaat 21


Ligging Julian J. Ewelbrug

Rijkswaterstaat 22


Rijkswaterstaat 23


Selectie van partijen •

9 inschrijvers na voorselectie (omzet, ervaring, referenties)

•

Via natuurlijke selectie naar 7 partijen

•

Via beoordeling naar 1 partij

• •

Ranking: hoogste kwaliteit Een na laagste prijs

– Interviews – Beoordeling dossiers – Gecombineerd eindcijfer

Rijkswaterstaat 24


Contractzaken - Planning / alternatieve planning Inschrijvingsfase

Beoordelingsfase Onderbouwingsfase

Planning OG

Alternatief OG

Startbijeenkomst

04-12-2012

04-12-2012

Indienen inschrijvingen

08-04-2013

25-03-2013

Aanbesteding

09-04-2013

26-03-2013

Beoordeling en interviews

15-04 t/m 24-05-2013

01-04 t/m 25-04-2013

Voornemen tot gunning (gunningsbeslissing)

07-06-2013

03-05-2013

Pre-awardtraining, kick-off-, stakeholders- en awardmeeting

25-06-2013 e.v.

21-05-2013 e.v.

Gunning (opdrachtverlening)

16-09-2013

15-07-2013

‘BOUWVAK’ 6 WEKEN Rijkswaterstaat 25


Houding en gedrag team RWS •

Hoe ga ik me opstellen naar de beoogd ON?

•

Welke vragen ga ik stellen? En hoe? Doorvragen?

•

Aanspreken op…, samenwerking…, controle…

•

Volledige eerlijkheid en transparantie

•

Realistische verwachtingen: “een expert lost alle problemen op”

•

Beoogd ON aan het stuur

•

Hoeveel wil je weten? Dominante informatie! Rijkswaterstaat

26


Organisatie Rijkswaterstaat • • •

•

2 interne Opdrachtgevers: Regiodirecteur en GPO (voorheen DI) Back-office: GPO (DI), CIV (DID), WVL (DVS), ZN (DNB) Projectteam (IPM): – Contractmanagement – Omgevingsmanagement – Technisch Management – Projectbeheersing – Projectmanagement Best Value team: – Adviseur voor zowel beoogd ON als OG – Uitsluitend advies op proces en nooit op projectinhoud – Verzorgen trainingen en coaching – Intensieve betrokkenheid in onderbouwingsfase en daarna laagintensief contact via de Wekelijkse Rapportage Rijkswaterstaat

27


Keuzes projectaanpak RWS • • • • • • •

Projectteamleden OG waren vrijgemaakt voor deze fase Projectteamleden namen inhoudelijke beslissingen Backoffice was georganiseerd (adviseurs), korte lijnen Directe lijnen met counterparts; formele lijn via CM Transparantie Korte doorlooptijden; enkele dagen Volledig commentaar; nadeel soms veel en gedetailleerd, wel geprioriteerd in: – Showstoppers (wel/niet award meeting) – Risico’s – Niets aan de hand

Rijkswaterstaat 28


Organisatie Opdrachtnemer

Rijkswaterstaat 29


Onderbouwingsfase Rasenberg • • • •

•

in detail plannen welke prestatie ON en OG in uitvoering gaan leveren Hoe deze prestatie gemeten gaat worden Inhoud te organiseren meetings, te produceren documenten Organisatie benodigd • Inhuur expertise • Leunen op BV adviseur OG Rol ON?

Rijkswaterstaat 30


Oranjewoud nv Strukton Groep nv

Strukton Civiel bv

Cluster Projecten

Strukton Civiel Projecten

Cluster Wegen

Cluster Beton

Reef Infra

Colijn beheer bv

Ooms Civiel

Strukton Civiel Zuid-Oost bv

Rasenberg Infra Strukton Milieutechniek Grondbank Nederland

Strukton Infratechnieken

Cluster Internationaal

Strukton Immersion Projects Strukton Civil International

Strukton Prefab beton

Rijkswaterstaat

31

Onderdeel van Strukton Civiel


RASENBERG INFRA

RASENBERG WEGENBOUW B.V.

ROB B.V. ROB

Deelnemingen: ROS BV Van Rens Mobiliteit DRUCON

RASENBERG WEGENBOUW B.V.

CENTRALE PROJECTEN

REGIO ZUID-WEST

REGIO ZUID-OOST

ASFALT PRODUCTIE VERWERKING

KWALITEITSDIENST

Rijkswaterstaat

32



Rijkswaterstaat

33



Leerervaringen

Rijkswaterstaat 34


Startbijeenkomst (kick-off meeting) • • • •

Plan van aanpak, te presenteren aan OG en interne stakeholders Inschrijving, geïdentificeerde risico’s en planning pre award fase ON bepaalt moment indienen documenten Bekend maken doorlooptijd verificatie en het tijdstip van het bekendmaken van de verificatie

ON • Interne stakeholders OG • Review meeting toevoegen • Commitment OG • Kennismaking teams RWS en Rasenberg • ON in de ‘lead’ gelaten voor organisatie kick-off Rijkswaterstaat

35



1. Notitie prestatie-informatie ON • Bewijs geleverde prestatie • Dominante informatie OG • De vraagstelling van OG aan ON om dominante informatie in de dossiers op te nemen is zeer ruim te interpreteren en levert niet de gewenste verifieerbare informatie op • Voorbeeld: De vijzels beschikken over een overcapaciteit van 20% (waar uit 17 jaar ervaring blijkt dat 10% voldoende is)

Rijkswaterstaat

36



2. Dag-tot-dag planning onderbouwingsfase ON • Onbekendheid inhoud documenten • Beschikbaarheid OG, diverse rollen • Tijd benodigd voor verificatie en terugkoppeling bevindingen • Wel degelijk regel voor regel commentaar vanuit OG • Ontwikkelen samenwerkingsafspraken • Duur pre award versus gestanddoeningstermijn OG • ON heeft tijd nodig om op gang te komen. OG heeft informatie voorsprong / ON heeft informatie achterstand • Op dag 1 starten is een illusie • 8 weken was ambitie OG voor – na + specifiek voor dit project • Zijn de verwachtingen van de onderbouwingsfase duidelijk? Doorlopend leerproces voor OG en ON Rijkswaterstaat

37



3. Planning uitvoering ON • Conform eis PL110, noodzaak? • Acties OG opnemen • Beheersmaatregelen grootste risico’s opnemen OG • Iteratief proces • Elke keer een duidelijke verbeterslag (oa. koppelingen termijnstaat en WBS) • Planning was erg gedetailleerd, kan ook meer op hoofdlijnen

Rijkswaterstaat

38



4. PMP

ON • Conform eis PM120 • Compleet PMP, noodzaak? • Belangrijkste processen? (LEAN) • Relatie (ISO)systeem certificaat OG • Heeft meeste aandacht gevraagd van OG • KMS is basis voor PMP en moet dus staan als een huis! • Grote stap van eerste versie naar laatste versie; van algemeen naar projectspecifiek • Toegevoegde waarde bespreken tussentijdse versies • Indeling opmerkingen OG rood, oranje en groen • Vertrouwen in PMP is basis voor gunning • Parallel – los van BVP, maar wel omdat het BVP is - escalatie naar directieniveau (leverde erg veel op) • Beheersmaatregel: aanvullend DMP SE na gunning • Wat is een PMP op hoofdlijnen? Rijkswaterstaat

39



5. KPI’s ON • Waar ben je goed in? • OG doelstellingen en bedrijfsdoelstellingen • Beheersing belangrijkste risico’s OG • ‘Lead’ lag duidelijk bij ON •

Aanpassing van 1 KPI “afhandelen VTW’s door OG” naar 2 KPI’s 1. “van ongewenste gebeurtenis naar VTW” 2. “van VTW naar wijziging” Discussie over het “feit” is verplaatst van nr. 2 naar nr. 1

Rijkswaterstaat

40



6. Risicoregister ON • Conform eis RM110: • Compleet risicoregister, risico’s gekoppeld aan WBS • Wat zijn de belangrijkste risico’s i.r.t. bedreigingen project • Alle door OG en stakeholders aangedragen risico’s, inclusief risico’s ON: • Raad de oorzaak • Uitwerkingsniveau risico’s • Technische risico’s uit RI&E? OG • In eerste instantie koppeling per risico aan bijbehorende categorie, later ook aan WBS • Is gedaan en heeft duidelijke voordelen Rijkswaterstaat

41



7. In/out-lijst ON • Inclusief aannames en uitgangspunten aanbieding • Zwart/wit • Structuur WBS aanhouden OG • Aanpak op basis van objectenboom werkte niet (zwart/wit) • Aanpak op basis van risicodossier werkte wel (nuancering) • Je kunt niet een object buiten scope definiëren, wel een risico • Je kunt binnen een object met behulp van risico’s de grens van verantwoordelijkheid duidelijk markeren • Document heeft voor projectteam nog niet de meerwaarde die het zou moeten hebben. Nog te veel grijze gebieden. Echter geen verhoogd risico voor OG. Rijkswaterstaat

42



8. Aannames/uitgangspunten ON • Is opgenomen in de ‘In/out’ lijst OG • Is opgenomen in de ‘In/out’ lijst

Rijkswaterstaat

43



9. Concept termijnstaat ON • Conform vraagspecificatie 2 paragraaf 2.3.2 • Enkel betaling op fysiek product OG • Iteratief tot stand gekomen; duidelijke verbeterslagen • Laag risicoprofiel voor OG

Rijkswaterstaat

44



10. WR inclusief mijlpalenplanning ON • SMART omschrijving ongewenste gebeurtenis • Beheersing (tussen)mijlpalen OG • Oefenen in onderbouwingsfase werkt positief om verwachtingen helder te krijgen en de kinderziektes eruit te halen • Oefenen met meerdere personen ivm vervanging bij afwezigheid • Acceptatietermijnen meenemen in de bepaling van de mijlpalen

Rijkswaterstaat

45



Samenvatting aanpak ON • Onderdeel kick off meeting • Presenteren verkeersfasering op hoofdlijnen • Vastklikken weekend OG • Er is geen apart praatplaatje opgeleverd

Rijkswaterstaat

46



Award meeting ON • Review meeting: check documenten • Award meeting: plan van aanpak, KPI’s, visie samenwerking (V’s) • Van beoogd ON naar ON OG • Review meeting heeft zeker toegevoegde waard, verkort wel doorlooptijd. • Award meeting: ging vooraf wel druk van uit, deadline. • Award meeting: feestelijke afsluiting.

Rijkswaterstaat

47



Onderbouwing kansen ON • Conform aanbieding (dominante info en relatie doelstelling) • Verificatie stakeholders OG • Onderbouwing moest nog intern getoetst worden, kansen bleken in enkele gevallen door RWS niet als kans gehonoreerd. • 2 van de 6 aangeboden kansen zijn gehonoreerd.

Rijkswaterstaat

48



2 belangrijkste leerervaringen 1. Door een open houding is kennis- en/of informatieachterstand niet onoverkomelijk 2. De concretiseringsfase zoals wij hier doorlopen hebben heeft geleid tot diepgang in de geproduceerde documenten én wederzijds vertrouwen in de samenwerking. Hiermee wordt een goede start van het project geborgd.

Rijkswaterstaat

49



Rijkswaterstaat

50



Vragen? Discussie!

Rijkswaterstaat 51


Backup

Rijkswaterstaat 52


Marktstructuur Hoog

II. Best Value (leverancier in de lead)

III. Onderhandeld bod

Klant gunt op prijs en prestatie/kwaliteit

Prestatie

Minimale concurrentie Klant onderhandelt met leverancier

Leverancier gebruikt planning, risicomanagement en kwaliteitssysteem om afwijkingen te monitoren

Lange termijn

Klant controleert kwaliteitssysteem leverancier Expertise en professionaliteit

I. ‘Laagste prijs’ (klant in de lead)

IV. Instabiele markt

Verkeerde zijde aan het woord Management, directie, controle Geen transparantie Win-lose Lage winstmarge

Laag

Concurrentie © 2012, Arizona State University, PBSRG

53

Rijkswaterstaat Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

Hoog

Houding en gedrag •

Hoe ga ik me opstellen naar de beoogd ON?

•

Welke vragen ga ik stellen? En hoe? Doorvragen?

•

Aanspreken op…, samenwerking…, controle…

•

Volledige eerlijkheid en transparantie

•

Realistische verwachtingen: “een expert lost alle problemen op”

•

Beoogd ON aan het stuur

•

Hoeveel wil je weten? Dominante informatie! Rijkswaterstaat

54


Werkwijze risicogesprekken • Beoogd ON identificeert waar informatie ontbreekt en waar OG een activiteit moet ondernemen • Beoogd ON identificeert risico’s, aannames/uitgangspunten, beheersmaatregelen, te verwachten prestaties OG • OG identificeert benodigde informatie, stelt vragen (zie je een risico in F&F) en benoemt ‘witte vlekken’ • Power of small groups! Rijkswaterstaat 55


Werkwijze review documenten OG •

Iteratieve slagen in de review, tussendocumenten worden alleen IPM-leden en BVP-team voorgelegd

•

CM filtert reviewcommentaar alvorens door te zetten naar ON

•

Reviewcommentaar bundelen naar abstract niveau en gericht op zorgen en risico’s. Detailcommentaar in bijlage.

•

ON hoeft niet regel voor regel op detailcommentaar terug te koppelen (wel op het abstracte reviewcommentaar)

•

Einddocument gaat naar alle betrokken projectmedewerkers ter review Rijkswaterstaat

56


OG SCB

ON

WR

processen

Prestatiemeten KPI’s

Rijkswaterstaat 57

Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS18 april 2013

Systems Engineering als hulpmiddel (1) • Doel: op nader detailniveau onderbouwen dat inschrijving voldoet om tot een integraal uitgewerkt plan te komen. • overzicht/structuur vanuit meerdere perspectieven • Traceerbaar en transparant

Rijkswaterstaat 58


Systems Engineering als hulpmiddel (2)

Planning PMP

PMP

CBP

CBP

CBP

CBP

PMP

Kosten

Processen

Risico’s

Beheersmaatregelen

Kansen

Aannames

PMP

CBP CBP CBP

CBP

CBP

WP

WP

CBP

CBP

CBP

Rijkswaterstaat 59


KPI

Deelproject Verhoging A50 - Doelstellingen “ Het op een gecontroleerde en betrouwbare wijze verhogen van de Julian J. Ewellbrug te Veghel ten behoeve van het geschikt maken van de Zuid-Willemsvaart voor scheepvaartklasse IV, drie-laags containervaart van de Maas tot Veghel. “ Deze projectdoelstelling dient gerealiseerd te worden: • waarbij de hinder voor de (vaar)weggebruiker en woon/werkomgeving zo veel mogelijk wordt beperkt; • met een oplevering van het Werk uiterlijk op 10 december 2014; • met een zo efficiënt mogelijke inspanning van Opdrachtgever gedurende de gehele levenscyclus; • tegen zo laag mogelijke levensduurkosten (LCC-kosten) binnen het beschikbare aanlegbudget (€ 4.400.000 excl. BTW, incl. kansen).

Rijkswaterstaat 60


Geschiedenis •

Gebouwd door Rijkswaterstaat in samenwerking met Ballast Nedam / Grootint

•

Ontwerp 1997 – 1998

•

Ontwerpend architect; Hans van Heeswijk architecten Architectonisch: Verlopende hoogte en breedte van de brug (vleugelprofiel) leidt tot visueel zeer slank uiterlijk

•

Combinatie staal en beton= slank bouwen Deze combinatie is een impuls om toepassing van staal & beton in Nederland te stimuleren.

Uitvoering 1999 – 2000

Rijkswaterstaat 61


Projectscope De Werkzaamheden van de Verhoging van de Julian J. Ewellbrug omvatten globaal o.a. : • • • • • •

Verhogen van de vaste brug Verhogen van de landhoofden en de tussensteunpunten Aansluiten van de aansluitende wegvakken op de te verhogen vaste brug Aansluiten van de noordoostelijke afrit en de noordwestelijke toerit Verleggen / aanpassen van kabels en leidingen en verkeerssystemen Aanpassen wegmeubilair aan de nieuwe situatie

De volgende Onderhoudswerkzaamheden dienen binnen dit contract te worden uitgevoerd: • • •

Vervangen asfaltverharding op de brug Vervangen voegovergangen alle wegvakken Vervangen asfaltverharding afrit noordoost en oprit noordwest voor wat betreft de delen die niet aangepast dienen te worden ten behoeve van de Werkzaamheden ten behoeve van de verhoging van de brug

Rijkswaterstaat 62


Contract – Inschrijving en Beoordeling •

Design & Construct – niet openbare procedure

•

Best Value Procurement (aansluitende training)

• • • •

Focus op doelstellingen Opdrachtgever U bent de expert Aanbieden van kansen- en risicodossier Interviews met projectmanager en omgevingsmanager

• • •

Tijdens gunningsfase: hoofdlijnen Pre-awardfase: details Na aanbesteding: wekelijkse rapportage Rijkswaterstaat

63


Opzet onderbouwingsfase •

Aanvang: verzenden gunningsbeslissing

•

Verifiëren van prestatie-informatie in de inschrijving

•

Interne risicosessie OG mede op basis van OG risico’s andere inschrijvers

•

Kickoff: presentatie initiële plannen beoogd ON

•

Coördinatie met interne stakeholders

•

Review meeting

•

Award meeting en opdrachtverlening Rijkswaterstaat

64


Team RWS •

Projectteam (IPM): – Contractmanagement – Omgevingsmanagement – Technisch Management – Projectbeheersing – Projectmanagement

•

Best Value team: – Adviseur voor zowel beoogd ON als OG – Uitsluitend advies op proces en nooit op projectinhoud – Verzorgen trainingen en coaching – Intensieve betrokkenheid in onderbouwingsfase en daarna laagintensief contact via de Wekelijkse Rapportage Rijkswaterstaat

65


Kennisdelingsbijeenkomst. Best Value aanpak Onderbouwingsfase. Mark Lorkeers Geert van Stekelenburg Lucas Melis Johannes Hiemstra Wouter Smits

Recommend Documents